Verwalten von Anforderungen

ccppmop1593
Anforderungen werden mit einzelnen Personaleinsatzanforderungen verknüpft und enthalten immer Verweise auf eine bestimmte Ressource oder Rolle. Die Anforderung wird mit den Details der Personaleinsatzanforderung aufgefüllt.
Wenn mehrere Ressourcen oder Rollen ausgewählt werden, wird eine neue Anforderung für die einzelnen Ressourcen oder Rollen erstellt (Personaleinsatzanforderung). Für eine Personaleinsatzanforderung kann immer nur eine ausstehende Anforderung vorliegen (mit dem Status
Neu
,
Offen
oder
Vorgeschlagen
). Sie können keine Anforderungen für Personaleinsatzanforderungen erstellen, die bereits über ausstehende Anforderungen verfügen. Wenn Sie für eine der ausgewählten Personaleinsatzanforderungen keine Anforderung erstellen können, schlägt das Erstellen für alle Anforderungen fehl. Eine Fehlermeldung wird angezeigt.
Als Projektmanager können Sie den in einer Anforderung angeforderten Zuordnungsbetrag ändern. Sie können eine Anforderung ändern, solange sie sich im Status
Neu
befindet. Vermeiden Sie Situationen, in denen der Ressourcenmanager bereits an der Anforderung arbeitet, teilweise eine Auswahlliste zusammengestellt hat und dann die Anforderung ändert.
Erfüllen der Personaleinsatzanforderung eines Projekts über Anforderungen
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Der Projektmanager definiert die Personaleinsatzanforderungen, indem er vorgemerkte Ressourcen oder Rollen als Projektteammitglieder hinzufügt.
  2. Der Projektmanager erstellt die Anforderungen auf Basis der vordefinierten Personaleinsatzanforderungen.
  3. Der Projektmanager legt neue Anforderungen vor, damit sie von Ressourcenmanagern überprüft werden können. Die Anforderung wird zu den entsprechenden Ressourcenmanagern weitergeleitet. Die Ressourcenmanager werden auf Grundlage des Standardbuchungsmanagers festgelegt, der in der Anforderung für die Ressource oder Rolle definiert ist.
  4. Der Ressourcenmanager reagiert auf Anforderungen, indem er eine Liste von Ressourcen vorschlägt. Der Ressourcenmanager kann Anforderungen auch ablehnen. In beiden Fällen wird der Projektmanager benachrichtigt.
  5. Der Projektmanager überprüft die vorgeschlagenen Zuordnungen und führt eine der folgenden Aktionen aus:
    • Lehnt die vorgeschlagene Anforderung ab. In diesem Fall wird die Anforderung erneut geöffnet, und der Ressourcenmanager wird benachrichtigt. Der Ressourcenmanager ändert die Vorschläge und legt sie erneut vor.
    • Akzeptiert die vorgeschlagene Anforderung. In diesem Fall wird die Ressourcenanforderung für das Projekt fest gebucht.
Erstellen von Anforderungen
Sie können Anforderungen unter Verwendung einer der folgenden Methoden erstellen:
  • Anforderung erstellen und ihren Status auf
    Neu
    setzen. Auf diese Weise können Sie die Anforderungen bearbeiten und zusätzliche Informationen hinzufügen, die nicht aus der Personaleinsatzanforderung übernommen wurden. Sie können auch Standardwerte wie das Fälligkeitsdatum oder den angeforderten Betrag ändern, indem Sie die Anforderungen manuell öffnen.
  • Anforderung erstellen und ihren Status auf
    Offen
    setzen. Auf diese Weise können Sie alle Anforderungen schnell und einfach vorlegen, wenn Sie keine Details ändern müssen. Die Details sind bereits in der Personaleinsatzanforderung definiert. Nachdem Sie eine Anforderung vorgelegt haben, wird der Ressourcenmanager per E-Mail benachrichtigt und kann die erforderlichen Aktionen ausführen.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie das Projekt, und klicken Sie auf "Team".
  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen einer vorgemerkten Ressource oder Rolle, und klicken Sie im Menü "Aktionen" auf "Anforderungen erstellen".
  3. Wählen Sie einen Anforderungstyp aus:
    Werte:
    • Ressourcen anfordern: Verwenden Sie diese Option, um neue Anforderungen zu erstellen.
    • Ressourcenbuchung aufheben: Verwenden Sie diese Option, um Anforderungen zu erstellen, damit eine Buchung aufgehoben und fest gebuchte Zeit freigegeben wird.
    • Ressourcen ersetzen: Verwenden Sie diese Option, um eine Buchung aufzuheben und eine fest gebuchte Ressource zu ersetzen.
  4. Wählen Sie für die einzelnen Ressourcen oder Rollen Buchungsmanager aus. Wenn der Ressourcenmanager oder Administrator einen standardmäßigen Buchungsmanager angegeben hat, wird dieser Wert automatisch aufgefüllt.
  5. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Klicken Sie auf "Erstellen", um Anforderungen mit dem Status
      Neu
      zu erstellen.
    • Klicken Sie auf "Erstellen und Öffnen", um eine Anforderung zu erstellen. Setzen Sie den Status auf
      Offen
      .
  6. Speichern Sie die Änderungen.
Bearbeiten nicht geöffneter Anforderungen
Als Projektmanager können Sie neue Anforderungen anzeigen, offene Anforderungen überwachen und nicht geöffnete Anforderungen bearbeiten. Sie können den Status einer Anforderung im Feld "Anforderungsstatus" anzeigen. Bei jeder Änderung des Anforderungsstatus wird das Feld "Anforderungsstatus" aktualisiert. Sie können nur Anforderungen mit dem Status "Neu" bearbeiten.
Wenn Sie eine offene Anforderung vorgelegt haben, wird der Ressourcenmanager durch eine Benachrichtigung zur Bearbeitung der Anforderung aufgefordert. Wenn eine Anforderung für eine benannte Ressource gilt, wird die benannte Ressource zur Ressourcenliste für die Anforderung hinzugefügt, sobald der Status auf "Offen" gesetzt wird.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie das Projekt, und klicken Sie auf "Team".
  2. Öffnen Sie das Menü "Team", und klicken Sie auf "Anforderungen".
  3. Klicken Sie auf den Namen der Anforderung, um die Eigenschaften zu bearbeiten.
  4. Füllen Sie die erforderlichen Informationen aus. Die folgenden Felder erfordern eine Erklärung:
    • Anforderungsname
      Ändern Sie den Namen der Anforderung so, dass er die Personaleinsatzanforderung besser beschreibt. Wenn die Anforderung erstellt wurde, wird das Feld mit dem Namen der ausgewählten Personaleinsatzanforderung aufgefüllt.
      Erforderlich
      : Ja
    • Fälligkeitsdatum
      Wählen Sie das Datum aus, an dem die Anforderung spätestens erfüllt werden muss. Das Datum wird üblicherweise vor dem Datum angezeigt, an dem Sie die Ressource anfordern.
    • Status
      Gibt den Status der Anforderung an. Um eine Anforderung vorzulegen, müssen Sie deren Status von "Neu" in "Offen" ändern.
      Erforderlich
      : Ja
      Werte
      : Neu, Offen, Vorgeschlagen, Geschlossen.
    • Angefordert von
      Zeigt den Namen des Projektmanagers an, der die Anforderung erstellt hat.
    • Buchungsmanager
      Zeigt den Namen des Buchungsmanagers der Ressource oder Rolle entsprechend der Personaleinsatzanforderung an.
    • Anforderungsname
      Zeigt den Namen der Personaleinsatzanforderung an. Anforderungen können auf alle Informationen des Teammitglieds zugreifen. Dies umfasst die Qualifikationen, den Zuordnungsbedarf oder die Rolle, die der Anforderung zugrunde liegen.
    • Angeforderte Ressource
      Zeigt den Namen der angeforderten Ressource oder Rolle an.
    • Projekt
      Zeigt den Namen des Projekts für die Anforderung an.
    • Buchung aufheben
      Zeigt den Status basierend auf der Option an, die bei der Anforderungserstellung aktiviert war. Zum Beispiel "Anforderung - Ressourcen", "Ressourcenbuchung aufheben" oder "Ressourcen ersetzen"
    • Ersetzen
      Zeigt den Status basierend auf der Option an, die bei der Anforderungserstellung aktiviert war.
      Werte
      : Ressourcen anfordern, Ressourcenbuchung aufheben, Ressourcen ersetzen
    • Angeforderter Wert
      Definieren Sie den Zeitraum, während dessen die Ressource für das Projekt arbeiten soll. Geben Sie auch den Prozentsatz der verfügbaren Zeit für die Ressource an.
  5. Speichern Sie die Änderungen.
Überprüfen und Buchen von vorgeschlagenen Zuordnungen
Einer Anforderung können viele Buchungen zugeordnet sein. Jede Ressource, die Sie der Anforderungs-Auswahlliste hinzufügen, stellt eine Buchung dar. Eine Buchung ist ein Datensatz einer Ressource, die an die Auswahlliste angehängt ist. Sie enthält die Zeit, für die die Ressource für das Projekt gebucht ist. Der Status der Buchung bestimmt, ob die Ressource für ein Projekt vorgeschlagen, zurückgewiesen oder gebucht wird.
Nachdem ein Ressourcenmanager eine Anforderung bearbeitet hat, wird der Anforderer durch eine Benachrichtigung darüber verständigt, dass eine Anforderung erfüllt oder teilweise erfüllt wurde. Sie können Informationen zu den angebotenen Ressourcen anzeigen. Sie können auch sehen, welche Personaleinsatzanforderungen sich im Status "Vorgeschlagen" befinden, was bedeutet, dass der Ressourcenmanager Zuordnungen für die Anforderung vorgeschlagen hat. Eine übergebene (d. h. feste) Zuordnung für die Ressourcen liegt erst dann vor, wenn Sie die Vorschläge akzeptiert haben. Sie können das Menü "Team" öffnen und auf "Anforderungen" klicken, um alle Anforderungen für die vorgeschlagenen Beträge anzuzeigen und mehrere Anforderungen gleichzeitig zu akzeptieren. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, auf der Seite der Teammitarbeiter oder der Teamanforderungen Details zu einzelnen Anforderungen aufzurufen.
In der folgenden Tabelle wird beschrieben, wie Sie Ressourcen fest für Projekte buchen können:
Feld "Anforderung - Genehmigung erforderlich"
Methode
Aktiviert
Der Projektmanager bucht eine Anforderung, die ein Ressourcenmanager vorgeschlagen hat.
Aktiviert
Projektmanager bucht eine Ressource oder Rolle fest für das Projekt. Sie verfügen über Rechte für feste Buchungen und das Zugriffsrecht
Projekt - Bearbeiten
.
Deaktiviert
Der Projektmanager oder Ressourcenmanager bucht eine Ressource oder Rolle direkt fest für das Projekt, wenn er über Berechtigungen zum festen Buchen verfügt.
Das Feld "Anforderung - Genehmigung erforderlich" wird im Bereich "Personaleinsatz" der Terminplaneigenschaften angezeigt.
Anzeigen von Ressourcenzuordnungen
Bevor Sie eine vorgeschlagene Ressource akzeptieren oder für ein Projekt buchen, überprüfen Sie deren Zuordnung für andere Projekte.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie das Projekt, und klicken Sie auf "Team".
  2. Klicken Sie neben der Ressource auf das Symbol "Ressourcenzuordnung", um Zuordnungen anzuzeigen.
Akzeptieren und Buchen einer einzelnen Anforderung
Zeigen Sie die Details der Anforderung an, bevor Sie eine vorgeschlagene Buchung akzeptieren. Als Projektmanager können Sie die gleichen Details der Anforderung sehen wie der Ressourcenmanager. Sie sehen, wie viel Zeit Sie angefordert haben, und wie viel Zeit der Ressourcenmanager und wen der Ressourcenmanager vorgeschlagen hat.
Wenn Sie das Feld "Anforderung - Genehmigung erforderlich" auswählen, kann der Ressourcenmanager Teammitglieder nicht direkt für ein Projekt buchen, auch dann nicht, wenn er zu festen Buchungen berechtigt ist. Nur Sie als Projektmanager können die Teammitglieder buchen.
Auf der Seite der Teammitarbeiter sehen Sie, dass die Ressource über eine autorisierte Zuordnung zum Projekt verfügt. Der Anforderungsstatus ist jetzt "Gebucht". Der Buchungsstatus hat sich von "Unverbindlich" in "Verbindlich" geändert.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie das Projekt, und klicken Sie auf "Team".
  2. Öffnen Sie das Menü "Team", und klicken Sie auf "Anforderungen".
  3. Klicken Sie auf das Symbol "Person mit Liste" rechts neben der gewünschten Anforderung.
    Die Seite
    Ressourcenanforderungen
    wird geöffnet. Die Seite enthält die angeforderte Zuordnung, die vorgeschlagene Zuordnung und die Abweichung. Das Histogramm zeigt die Gesamtverfügbarkeit der vorgeschlagenen Ressourcen an.
  4. Um den Vorschlag zu akzeptieren, klicken Sie auf "Buchen".
Akzeptieren und Buchen mehrerer Anforderungen
Sie können auf der Teammitarbeiterseite des Projekts mehrere Anforderungen gleichzeitig überprüfen und akzeptieren. Auf dieser Seite können Sie die durchschnittliche Verfügbarkeitsrate der vorgeschlagenen Anforderungen anzeigen. Sie können mehrere Anforderungen auswählen und auf die Schaltfläche "Buchen" klicken, um sofort alle Vorschläge zu akzeptieren.
Wenn ein Ressourcenmanager eine Ressource für ein Projekt bucht oder die geplante Zuordnung für eine Ressource ändert, wird der Buchungsstatus der zugehörigen Personaleinsatzanforderung automatisch aktualisiert, um den aktuellen Status widerzuspiegeln.
Der Buchungsstatus in der Personaleinsatzanforderung ändert sich auf Grundlage der Werte in der folgenden Tabelle:
Geplante Zuordnung
Feste Zuordnung
Buchungsstatus
Datumsbereich und Zuordnung wurden festgelegt
Kein(e)
Vorgemerkt
Datumsbereich und Zuordnung wurden festgelegt
Entspricht der geplanten Zuordnung
Fest gebucht
Datumsbereich und Zuordnung wurden festgelegt
Datumsbereich und Zuordnung liegen unter der Zuordnung nach Plan
Gemischt. Dieser Buchungsstatus wird nur angezeigt, wenn die Systemeinstellung für "Gemischte Buchung zulassen" aktiviert ist. Standardwert: aktiviert.
Datumsbereich und Zuordnung wurden festgelegt
Datumsbereich und Zuordnung liegen über der Zuordnung nach Plan
Gemischt
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie das Projekt, und klicken Sie auf "Team".
  2. Öffnen Sie das Menü "Team", und klicken Sie auf "Anforderungen".
  3. Wählen Sie die vorgeschlagenen Anforderungen aus, und klicken Sie auf "Buchen", um die ausgewählten Anforderungen zu akzeptieren.
  4. Kehren Sie zur Teammitarbeiterseite des Projekts zurück.
    Der Anforderungsstatus der Teammitglieder ist "Gebucht". Der Buchungsstatus ist "Fest gebucht", und geplante und übergebene Zuordnungen sind miteinander identisch.
Ablehnen einer Anforderung
Wenn Sie mit der vorgeschlagenen Verfügbarkeit einer benannten Ressource nicht zufrieden sind, können Sie die Anforderung zurückweisen. Außerdem können Sie eine oder mehrere Ressourcen aus der Auswahlliste der Ressourcen, die der Ressourcenmanager für eine bestimmte Rolle vorgeschlagen hat, ablehnen. Wenn Sie eine Ressourcenanforderung ablehnen, wird der Ressourcenmanager über die wieder geöffnete Anforderung benachrichtigt.
Sie können auch eine Anforderung öffnen, die Anforderungseigenschaften anzeigen und die Anforderung über die Schaltfläche "Ablehnen" ablehnen. Verwenden Sie die Diskussionsfunktion, um den Grund für Ihre Ablehnung festzuhalten.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie das Projekt, und klicken Sie auf "Team".
  2. Öffnen Sie das Menü "Team", und klicken Sie auf "Anforderungen".
  3. Wählen Sie eine oder mehrere vorgeschlagene Anforderungen aus, und klicken Sie auf "Ablehnen".
    Der Status der Anforderung ändert sich von "Vorgeschlagen" auf "Offen".
Buchen von überlasteten Ressourcen
Wenn die Anzahl der verfügbaren Stunden für eine Ressource unter der Gesamtanzahl der angeforderten Stunden liegt, wird die Seite "Verbleibende Verfügbarkeit - Bestätigung" angezeigt.
Auf der Seite
Verbleibende Verfügbarkeit - Bestätigung
wird angegeben, dass die Ressource überbucht wird, wenn Sie sie zum Projekt bzw. zur Investition hinzufügen. In der Spalte "Ressourcenzuordnung" wird die Anzahl von Stunden aufgeführt, die verwendet wird, wenn die Ressource zu 100 Prozent ihrer Verfügbarkeit gebucht ist (Standard). In der Spalte "Verbleibende Verfügbarkeit" wird die tatsächliche Anzahl der Arbeitsstunden angezeigt, die die Ressource für die Arbeit am Projekt zur Verfügung steht.
Wenn diese Seite angezeigt wird, können Sie folgende Aktionen ausführen:
  • Die Ressource überlasten
  • Buchen Sie die Ressource nur für die verbleibenden Stunden. Diese Stunden werden in der Spalte "Verbleibende Verfügbarkeit" aufgelistet.
Aufheben von festen Ressourcenbuchungen mithilfe von Anforderungen
Nehmen Sie an, Sie reduzieren den Inhalt und Umfang eines Projekts, oder eine Ressource ist für eine bestimmte Dauer nicht für das Projekt verfügbar. Sie können die Buchung von Ressourcen aufheben, um deren nicht zugeordnete Zeit für andere Projekte zu verwenden.
Sie können eine Ressourcenbuchung für ein Projekt vollständig oder teilweise aufheben. Der Betrag, für den die Buchung aufgehoben wird, ist standardmäßig die feste Zuordnung des Teammitglieds abzüglich der Zuordnung nach Plan.
Wenn Sie die Buchung der Ressourcenanforderung aufheben, wird der zugeordnete Ressourcenmanager benachrichtigt. Der Ressourcenmanager auf die Ressourcenanforderung ohne Buchungen reagieren.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie das Projekt, und klicken Sie auf "Team".
  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen der fest gebuchten Ressource, deren Buchung Sie aufheben möchten. Klicken Sie im Menü "Aktionen" auf "Anforderungen erstellen".
  3. Aktivieren Sie im Bereich "Anforderungstyp auswählen" die Option "Ressourcenbuchung aufheben (alle nicht im Plan enthaltenen festen Zuordnungen entfernen)".
  4. Um die Buchung der Ressource vollkommen aufzuheben, klicken Sie im Bereich "Ressourcen" auf "Erstellen" und "Öffnen".
    Die Teammitarbeiterseite des Projekts wird angezeigt. Der Buchungsstatus wird als "Gemischt" angezeigt. Ein Anforderung zur Buchungsaufhebung wird erstellt, um die Buchung weiterer Ressourcen um den gesamten Betrag der festen Zuordnung aufzuheben.
  5. Wenn die Buchung der Ressource nur teilweise aufgehoben werden soll, führen Sie die folgenden Schritte aus:
    1. Klicken Sie im Bereich "Ressourcen" auf "Erstellen".
      Die Teammitarbeiterseite des Projekts wird angezeigt.
    2. Klicken Sie auf die Verknüpfung "Anfragestatus" der Ressource, die den Status "Neu" hat.
      Die Seite "Anforderungseigenschaften" wird geöffnet.
    3. Geben Sie Betrag der Buchungsaufhebung an, indem Sie den Zeitraum und den Prozentsatz für die Buchungsaufhebung eingeben. Setzen Sie den Status anschließend auf "Offen".
  6. Speichern Sie die Änderungen.
Ersetzen nicht gebuchter Ressourcenanforderungen
Beim Aufheben der Buchung einer Ressource mithilfe einer Anforderung haben Sie die Möglichkeit, ein Ersatzmitglied des Teams anzufordern. Die Aktion ermöglicht es Ihnen, die Buchung der ausgewählten Ressource aufzuheben und ein neues Teammitglied anzufordern.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie das Projekt, und klicken Sie auf "Team".
  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen der fest gebuchten Ressource, deren Buchung Sie aufheben möchten. Klicken Sie im Menü "Aktionen" auf "Anforderungen erstellen".
  3. Wählen Sie im Bereich "Anforderungstyp auswählen" die Option "Ressourcen ersetzen" aus, damit alle festen Zuordnungen durch neue Ressource ersetzt werden.
  4. Klicken Sie im Bereich "Ressourcen" auf "Erstellen und Öffnen", um die Ressourcenbuchung vollständig aufzuheben.
    Die Teammitarbeiterseite des Projekts wird angezeigt. Der Buchungsstatus wird als "Gemischt" angezeigt. Ein Anforderung zur Buchungsaufhebung wird erstellt, um die Buchung der Ressourcen um den gesamten Betrag der festen Zuordnung komplett aufzuheben.
Anfordern zusätzlicher Buchungen
Wenn sich der Umfang des Projekts vergrößert, können Sie eine zusätzliche Zuordnung nach Plan für eine Ressource hinzufügen.
Der Prozess zum Übernehmen, Vorschlagen und Akzeptieren von Anforderungen entspricht dem in den obigen Abschnitten beschriebenen Prozess. Die beiden Anforderungen (die ursprünglich erstellte und die nach einer zusätzlichen Buchung erstellte) werden für die einzelnen Transaktionen als zwei separate Datensätze gespeichert.
Um die Buchung einer Ressource aufzuheben, reduzieren Sie die geplante Buchung. Um weitere Buchungen anzufordern, müssen Sie die geplante Buchung in Relation zur festen Buchung vergrößern.
Aufteilen von Buchungen
Um weitere Buchungen vorzunehmen und die Buchung von Anforderungen aufzuheben, können Sie Zuordnungen mithilfe der Option "Zuordnung verschieben" ändern. Erstellen Sie eine normale Anforderung, und aktivieren Sie die der Option "Buchung aufheben", um die Buchung einer Anforderung aufzuheben. Sie müssen diese beiden Aktionen als getrennte Vorgänge ausführen. Ein Teamdatensatz kann gleichzeitig maximal eine offene Anforderung und eine offene Anforderung zur Buchungsaufhebung enthalten.
Gehen Sie wie folgt vor:
  1. Öffnen Sie das Projekt, und klicken Sie auf "Team".
  2. Klicken Sie auf das Eigenschaftssymbol der fest gebuchten Ressource.
  3. Bearbeiten Sie das Diagramm "Zuordnung nach Plan" der Ressource.
  4. Erstellen Sie eine Anforderung.
    Die neue Anforderung fragt automatisch nach dem Unterschied zwischen der geplanten und der autorisierten Zeit.
Buchen bereits gebuchter Ressourcen
Sie können einem Projekt mehrere Instanzen einer Rolle hinzufügen, aber nicht mehrere Instanzen derselben benannten Ressource. Wenn bereits gebuchte Ressourcen zu Projekten gebucht werden, und die folgenden Umstände zutreffen, wird die folgende Fehlermeldung angezeigt:
Resource not booked because it exists in the team.
Bedingungen:
  • Eine Ressource wird für ein Projekt gebucht, für das sie bereits gebucht ist.
  • Es wird eine Ressource gebucht, die bereits zum Projektteam gehört, und Sie entscheiden sich dagegen, eine übereinstimmende Rollenzuordnung zu reduzieren.
Verwenden Sie die Seite "Teameigenschaften", um die Zuordnung für diese Ressource zu aktualisieren.
Beispiel
Sie können "Programmierer (1)" und "Programmierer (2)" zur selben Aufgabe zuweisen.