Configuración de una matriz de tasas y coste financiero

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Una matriz de tasas y coste financiero está formada por las propiedades generales que describen la matriz y por columnas que identifican los criterios utilizados para hacer coincidir tasas y costes con transacciones. Es posible definir matrices de tasas que se utilizan durante el procesamiento de transacciones financieras para determinar los costes y las tasas de facturación o cargos. Se pueden crear matrices de tasas y costes para el trabajo, los materiales, los equipamientos y los recursos de gastos.
Se pueden establecer matrices predeterminadas en el nivel de sistema, de entidad y de inversión. En primer lugar, el producto busca y aplica las matrices del nivel de inversión, continúa con las del nivel de entidad y finalmente con las del nivel del sistema. Es posible establecer ubicaciones de tasas predeterminadas tanto a nivel de entidad como a nivel de sistema. Si no se puede establecer la coincidencia con una matriz, se pueden introducir costes y tasas manualmente al crear las transacciones.
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Ejemplo: Configuración de una matriz de costes/tasas en función de la clase de recurso
La compañía de gestión de documentos captura costes en el sistema financiero mediante la clase de recurso y el código de tipo de entrada de los recursos que se asignan a sus inversiones. La compañía tiene cuatro clases de recursos diferentes que se asignan a dos códigos de tipo de entrada diferentes. Las clase de recurso y los códigos de tipo de entrada tienen costes diferentes que se asocian con ellos.
Por ejemplo, un trabajo facturable tiene un coste real de 100 dólares mientras que un trabajo no facturable no tiene ningún coste asociado. El coste para las clases de recursos que no son laborables se calcula como 1 dólar x cantidad.
Para cumplir los requisitos corporativos, el gestor financiero configura una matriz de costes/tasas con cinco filas diferentes. Una fila representa cada combinación de clase de recurso (de trabajo y no de trabajo) y el código del tipo de entrada. El gestor rellena la fila con el coste adecuado. Las filas matriciales definen los criterios para aplicar costes a los recursos para el procesamiento de las transacciones. La tabla siguiente muestra las filas matriciales:
Desde la fecha
Hasta la fecha
Clase de recurso
Código del tipo de entrada
Actual Cost (Coste real)
1/1/2019
31/12/2019
Trabajo
Facturable
100 $
1/1/2019
31/12/2019
Trabajo
Non facturable
0,00 $
1/1/2019
31/12/2019
Gasto
*
1 $
1/1/2019
31/12/2019
Materiales
*
1 $
1/1/2019
31/12/2019
Equipamiento
*
1 $
Verificación de los requisitos previos
Antes de configurar una matriz de costes/tasas, complete estos requisitos previos:
  1. Verifique que entiende los conceptos de gestión financiera siguientes:
    • Planificación del coste frente a los datos reales, ciclos de calendario fiscales, períodos de tiempo fiscales y cómo se definen en su organización.
    • Los resultados deseados para cualquier tipo de configuración. Después de empezar a utilizar los datos configurados para crear datos de la instancia, no se puede cambiar la configuración. Por ejemplo, no se pueden suprimir períodos de tiempo fiscales, unidades de OBS del departamento o de la ubicación o clasificaciones financieras que utiliza la aplicación.
    • Cómo desea establecer la estructura organizativa mediante entidad y las unidades de estructura organizativa de ubicación y departamento (OBS). La organización es importante porque cuando se utiliza la aplicación o se generan informes, la información se agrupa por el resultado deseado.
    • Cómo las configuraciones, clasificaciones y definiciones afectan al flujo de datos y al procesamiento de integraciones y reembolsos de terceros.
  2. Compruebe que ha creado y configurado una entidad financiera, tal y como se describe en el escenario
    Cómo configurar entidades financieras
    .
  3. Verifique que ha configurado previamente una moneda.
  4. Verifique que dispone de la información siguiente recopilada que es necesaria para planificar la matriz:
    1. Determine si la matriz se basa en el rol de recurso, el recurso, el código de tipo de entrada o el código de cargo, entre otros. Si se basa en inversiones o recursos, verifique que se hayan activado en términos financieros.
    2. Establezca una convención de nombres para la matriz.
    3. Verifique y active la moneda que se requiere para la matriz.
    4. Determine si la matriz se debe marcar como privada. En este caso, determine quién debe tener acceso a ella.
    5. Cree un dato que se tiene que utilizar en la matriz antes de que la matriz se establezca. Por ejemplo, no se puede agregar el rol del gestor de recursos a la matriz hasta que se agregue en Gestión de recursos.
    6. (Opcional) Configure códigos de coste más margen para utilizarlos para subir el precio del dato real o de los costes estándares en la matriz de costes/tasas.
Creación de una matriz de tasas y coste
Como gestor financiero, se puede asegurar que se aplican los costes y las tasas estándares a todos los planes financieros detallados y a las transacciones para inversiones. Cree un coste estándar/matriz de tasa que proporcione valores predeterminados desde una matriz de tasas centralizada en el sistema financiero. La información predeterminada normalizada elimina la necesidad para definir costes y tasas para los distintos planes financieros y las transacciones individualmente.
Rellene la matriz con los tipos siguientes de valores financieros:
  • Costes planificados para utilizar las inversiones en planes financieros detallados.
  • Tasas de facturación para las transacciones financieras que se procesan en las inversiones.
Una matriz de tasas determina la estructura de tasas que cubre todos los modelos de precios. En función de sus necesidades, cree una o más matrices. Por ejemplo, configure una matriz de tasas para proyectos
externos
y otra para proyectos
internos
. Se recomienda que incluya trabajo, materiales, equipamiento y tipos de recursos del gasto en la matriz. A continuación, se pueden definir los costes y las tasas para el trabajo y los recursos que no sean del trabajo para la planificación del coste y el procesamiento de la transacción financiera. También se recomienda utilizar códigos de cargo para facilitar la definición de costes y tasas.
Cuando se copia una matriz de costes o tasas, se agrega una nueva matriz que utiliza las propiedades definidas para la matriz existente.
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en
    Administración
    ,
    Finanzas
    ,
    Gestionar matriz
    .
  2. Haga clic en
    Nuevo
    y complete los campos siguientes:
    • Nombre de la matriz
      Introduzca el nombre único para identificar esta matriz.
    • Tipo de matriz
      Se selecciona el tipo de
      Coste/tasa
      predeterminado.
    • Moneda predeterminada de la matriz
      Define la moneda predeterminada para esta matriz. Este campo solo se muestra cuando se activan varias monedas.
    • Ubicación
      Define la OBS de ubicación relacionada con una entidad. Se aplican las tasas y los costes a las transacciones solamente cuando hay una coincidencia para la inversión, para recurso o para la ubicación de la OBS de entidad. Se recomienda dejar este espacio de campo en blanco porque no puede dar lugar a ninguna tasa que se aplique.
    • Entidad
      Define la entidad financiera que se asocia a la matriz. Se aplican las tasas y los costes a las transacciones solamente cuando hay una coincidencia para la inversión, para recurso o para la entidad. Se recomienda dejar este espacio de campo en blanco porque no puede dar lugar a ninguna tasa que se aplique.
    • Privada
      Especifica si esta matriz está restringida a usuarios determinados.
  3. Haga clic en
    Guardar y continuar
    . Vaya al paso 3 en el procedimiento siguiente.
Asignación de columnas a la matriz
Decida qué columnas se necesitan en la matriz. Por ejemplo, para permitir que los gestores de inversión vean un desglose de la capital real y los gastos operativos en los planes de costes, asigne el tipo de coste como una columna en la matriz.
Determine el orden de la columna de la matriz para que la evaluación de la transacción se realice correctamente. Para configurar las condiciones en las cuales se aplican las tasas, asigne hasta diez columnas a la matriz de costes/tasas. Se procesan transacciones mediante las columnas matriciales para determinar las tasas y los costes.
El orden de las columnas determina la ponderación y el filtro que controlan las tasas y los costes. El tratamiento transaccional lee las columnas de izquierda a derecha. Por ejemplo, si la primera columna es Cliente y la segunda es Proyecto, solo se ejecutarán en esta matriz los proyectos asociados al cliente seleccionado.
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en
    Administración
    ,
    Finanzas
    ,
    Gestionar matriz
    .
  2. En la columna
    Nombre de matriz
    , seleccione una matriz.
  3. Seleccione una columna de la lista de columnas
    Disponible
    y haga clic en
    Agregar
    .
    El campo o columna aparece en la lista
    Elementos seleccionados
    .
  4. Cambie el orden de las columnas seleccionadas desplazándolas hacia arriba o hacia abajo en la lista. Haga clic en las flechas hacia abajo o hacia arriba. La fecha de arriba corresponde a la izquierda y la de abajo, a la derecha de la matriz.
  5. Haga clic en
    Guardar y continuar
    . Vaya al paso 3 en el procedimiento siguiente.
Adición de filas a la matriz
Complete la definición matricial de costes/tasas mediante la adición de filas de los valores específicos para las columnas matriciales. Por ejemplo, si se ha asignado Rol de recurso y Clase de transacción como columnas matriciales, cree filas seleccionando combinaciones únicas de roles y clases de transacción.
Nota
: Verifique que cada fila matricial es única y que las fechas no se superponen.
Las filas matriciales permiten definir los criterios para aplicar tasas y costes a las inversiones y a los recursos para el procesamiento transaccional. La matriz de muestra de las siguientes filas de tabla definen el coste y la tasa para el rol Analista del negocio para dos clases de transacción diferentes.
Desde la fecha
Hasta la fecha
Función del recurso
Clase de transacción
Rate
Coste estándar
Actual Cost (Coste real)
Moneda
01/01/13
31/12/13
Analista empresarial
Employee
90
90
100
USD
01/01/13
31/12/13
Analista empresarial
Contract
100
100
90
USD
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en
    Administración
    ,
    Finanzas
    ,
    Gestionar matriz
    .
  2. Seleccione una matriz.
  3. Haga clic en
    Editar filas de matriz
    .
  4. Haga clic en
    Nuevo
    .
  5. Rellene los dos campos de fecha obligatorios.
    • Desde la fecha
      Define el inicio del intervalo de fechas efectivo para esta fila. Se aplicarán las tasas y costes de esta matriz a todas las transacciones procesadas dentro del intervalo.
    • Hasta la fecha
      Define el fin del intervalo de fechas efectivo para esta fila.
  6. Introduzca valores para cualquier columna de la matriz que se hayan agregado.
  7. Rellene los siguientes campos estándares para las filas de la matriz:
    • Rate
      Define la tasa de facturación para aplicar a una transacción para la fila. Es obligatorio introducir un valor de al menos 0.00. Para equipamiento, materiales y gastos, la tasa equivale a cantidad. Por ejemplo, si el coste de un servidor es 100000 dólares, la tasa queda configurada en 1.
    • Coste estándar
      Define el coste estándar asociado con cualquier transacción que coincida con los criterios establecidos en la matriz. Este atributo generalmente no se utiliza en todo el producto pero se puede utilizar en la generación de informes de coste definidos por el usuario.
    • Actual Cost (Coste real)
      Define el coste real asociado con cualquier transacción que coincida con los criterios establecidos en la matriz. El Coste real se puede utilizar en la generación de informes personalizada.
    • Moneda
      Especifica la moneda para la fila de la matriz. Este valor puede ser diferente para cada fila de la matriz y se asigna cuando se produce una coincidencia de transacción.
      Este campo solo se muestra cuando se activan varias monedas.
    • Código de coste más margen
      Especifica el código de coste más margen que se utiliza cuando una transacción coincide con los criterios establecidos en la matriz.
  8. Haga clic en
    Guardar y volver
    .
Una vez completadas estas tres tareas, se habrá configurado correctamente una matriz de costes/tasas. La matriz se aplica a los costes estándares y a las tasas de todas las transacciones financieras desde una tabla de costes/tasas centralizada.
Incremento de tasas para matrices de costes/tasas
Cuando se aumenta una tasa, ello afecta a la matriz en conjunto. Por lo menos debe existir una fila en la matriz para que se pueda completar este procedimiento.
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en
    Administración
    ,
    Finanzas
    ,
    Gestionar matriz
    .
  2. Seleccione una matriz.
    Aparecerá la página con fichas
    Editar filas de matriz
    .
  3. Seleccione la casilla de verificación de una fila.
  4. Haga clic en
    Incremento de la tasa
    .
  5. Cambie cualquiera de las siguientes entradas:
    • % de tasa
      Define el porcentaje de incremento que se debe aplicar a la tasa para el período especificado.
    • % del coste estándar
      Define el porcentaje de incremento que se debe aplicar al coste estándar para el período especificado.
    • Porcentaje de coste real
      Define el porcentaje de incremento que se debe aplicar al coste real para el período especificado.
    • Fecha origen desde
      Define el inicio del intervalo de fechas para las filas de la matriz afectadas por la modificación de la tasa.
    • Fecha origen hasta
      Define el fin del intervalo de fechas para las filas de la matriz afectadas por la modificación de la tasa.
    • Nueva fecha desde
      Define el inicio del intervalo de fechas efectivo para esta nueva fila de la matriz.
    • Nueva fecha hasta
      Define el fin del intervalo de fechas efectivo para esta nueva fila de la matriz.
  6. Haga clic en
    Vista preliminar
    y haga pruebas con la matriz.
Desbloqueo de matrices
Las matrices que están siendo visualizadas o modificadas por un usuario quedan bloqueadas, y por lo tanto ningún otro usuario podrá visualizarlas o modificarlas.
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en
    Administración
    ,
    Finanzas
    ,
    Gestionar matriz
    .
  2. Haga clic en
    Matrices bloqueadas
    .
  3. Seleccione la matriz que desea desbloquear.
  4. Haga clic en
    Desbloquear
    .