Configuración de los valores financieros predeterminados, los códigos de cargo, los distribuidores y el trabajo en curso

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Como gestor financiero, cree los datos financieros predeterminados necesarios. Estos valores predeterminados permiten a los gestores de la inversión y a otros usuarios de negocio realizar sus tareas de gestión financiera. Los gestores de la inversión pueden planificar inversiones mediante el seguimiento de los costes y el procesamiento de las transacciones financieras. Se pueden tomar decisiones financieras sobre las inversiones basadas en datos financieros reales.
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Ejemplo: Creación de datos financieros para procesar transacciones financieras y planificar los costes de inversión
Un gestor financiero supervisa las contabilidades para un nuevo proyecto de actualización de recursos humanos (RRHH). La iniciativa incluye varias inversiones que se asignan a los gestores de inversión diferentes a través de la organización. Los gestores de inversiones desean realizar un seguimiento de los costes de inversión individual y procesar transacciones con respecto a la iniciativa global. El gestor financiero creará los datos financieros siguientes:
  • Los distribuidores V1 y V2 deben seguir el hardware y el material
  • Un perfil de la compañía activada en términos financieros
  • Inversiones, recursos y roles financieros
  • Códigos de tipo de entrada para distinguir las tasas de los recursos a tiempo completo de los contratistas
  • Códigos de cargo para distinguir el coste del trabajo regular de los gastos generales
Verificación de los requisitos previos
Antes de crear los datos financieros obligatorios, verifique que entiende los conceptos de gestión financiera siguientes:
  • Planificación del coste frente a los datos reales, ciclos de calendario fiscales, períodos de tiempo fiscales y cómo se definen en su organización.
  • Los resultados deseados para cualquier tipo de configuración. Después de empezar a utilizar los datos configurados para crear datos de la instancia, no se puede cambiar la configuración. No se pueden eliminar las unidades de estructura organizativa (OBS) de la ubicación y del departamento ni los períodos de tiempo fiscales. También se puede suprimir cualquier clasificación financiera que utiliza la aplicación.
  • Cómo desea establecer la estructura organizativa mediante entidad y las unidades de OBS de ubicación y departamento. La organización es importante porque cuando se utiliza la aplicación o se generan informes, la información se agrupa por el resultado deseado.
  • Cómo las configuraciones, clasificaciones y definiciones afectan al flujo de datos y al procesamiento de integraciones y reembolsos de terceros.
  • Cómo la configuración de datos afecta a los cálculos de costes/tasas del proyecto de la aplicación frente a la información financiera. Por ejemplo, las transacciones registradas en trabajo en curso (WIP).
Verifique que se han configurado los elementos financieros siguientes:
  • Ubicación de OBS y OBS del departamento y de la ubicación
  • Entidad
  • Clases financieras
  • Matrices de costes y tasas
  • Monedas
  • Inversiones (por ejemplo: proyectos, aplicaciones, activos)
  • Recurso y roles
Adición de proveedores
Se pueden definir los distribuidores para poder realizar un seguimiento de las compras en productos y servicios realizadas a un suministrador específico. Por ejemplo, se puede utilizar un distribuidor al introducir las transacciones para el material, gasto y equipamiento. La entrada del distribuidor ayuda a seguir la ubicación de compras que se hacen en las inversiones. Otros usos para distribuidores incluyen:
  • Encabezados de comprobantes
  • Propiedades del recurso y de la compañía
  • Integraciones de terceros para exportar datos financieros
Siga estos pasos:
  1. Abra Administración, seleccione Finanzas y a continuación Configuración.
    Aparecerá la estructura organizativa financiera.
  2. Haga clic en Distribuidores.
  3. Haga clic en Nuevo.
  4. Complete la información solicitada.
  5. Haga clic en Guardar.
Creación de perfiles de compañía
Se pueden crear perfiles de compañía para asociarlos a las inversiones al realizar la integración con los sistemas de facturación de terceros y, de este modo, poder clasificar los datos. Active y permita en términos financieros que los perfiles de la compañía procesen transacciones financieras y determinen cómo afectan los costes a las inversiones.
Defina las propiedades financieras de la compañía antes de configurar las direcciones de facturación. Se pueden configurar varias direcciones de facturación para una compañía. Se crea un perfil de dirección de facturación de marcador de posición de forma predeterminada mediante el ID y el nombre de la compañía. Puede editar el perfil para proporcionar la información de dirección de facturación.
La selección de una ubicación y un departamento financieros para una compañía rellena automáticamente la clase de trabajo en curso, la clase de inversión y la clase de compañía con valores predeterminados. Los valores predeterminados se rellenan solamente si se especifican estos valores para la entidad asociada con la ubicación y la OBS del departamento.
Siga estos pasos:
  1. Abra Página principal y desde Gestión financiera, haga clic en Compañías.
  2. Haga clic en Nuevo.
  3. Complete la información solicitada.
  4. Haga clic en Guardar.
  5. Abra el menú Propiedades y haga clic en Información financiera.
  6. Complete la información solicitada. Los campos siguientes requieren una explicación:
    • Estado financiero
      Indica el estado del perfil de la compañía.
      Valores
      :
      • Activo: se pueden crear inversiones activadas en términos financieros para la compañía.
      • Inactivo: no se pueden crear inversiones activadas en términos financieros para la compañía.
      • Ningún nuevo negocio: las inversiones activadas en términos financieros existen actualmente para la compañía pero no se pueden crear más inversiones.
    • Ubicación financiera
      Define la ubicación financiera de la compañía que se utiliza para el procesamiento de las transacciones financieras.
    • Departamento financiero
      Define el departamento que se asigna a la propiedad de la compañía. El valor para este campo se establece como valor predeterminado en el valor de la ubicación financiera para la compañía. Si se modifica este valor, el valor de ubicación puede cambiar también.
    • Clase de trabajo en curso
      Define la clase de trabajo en curso (WIP) que indica la categoría de transacción financiera para la compañía.
    • Clase de inversión
      Define la clase de inversión a la cual se asigna esta compañía. El valor se utiliza para clasificar las inversiones relacionadas con la compañía.
    • Company Class
      Define la clase de compañía a la cual se asigna esta compañía. El valor se utiliza para describir la compañía dentro de la organización.
    • Fecha de apertura
      Define la fecha efectiva en la que se activó financieramente la compañía.
  7. Guarde los cambios realizados.
  8. Haga clic en Direcciones de facturación y proporcione la información de dirección de la facturación.
  9. (Opcional) Abra el menú Propiedades y haga clic en Complementario.
    Aparecerán las propiedades complementarias de la compañía.
  10. Complete la información solicitada. Se puede introducir la dirección web de la compañía, el símbolo del marcador de stock y el gestor de cuentas. Los campos siguientes requieren una explicación:
    • ID externo
      Define el ID externo de la compañía. Este ID puede ser un ID relacionado con un ID de sistema de su compañía.
    • Índice
      Define el índice de uso para la compañía.
      Valores
      : Alto, Medio, Bajo
    • Código SIC
      Define el código SIC (Standard Industrial Classification/Código de clasificación industrial estándar) de la compañía.
    • División
      Define la división si la compañía es una división de una compañía matriz o afiliada.
    • Sector
      Define el sector asociado a la compañía.
      Valores
      : Productos de consumo, Educación, Finanzas, Gobierno, Asistencia sanitaria, Fabricación, Otro, Otros servicios, Tecnología
    • Propiedad
      Define el tipo de propiedad de la compañía.
      Valores
      : Corporación, Sociedad colectiva, Sociedad de responsabilidad limitada, Propiedad limitada o Propiedad individual.
    • Símbolo marcador
      Define el símbolo que utiliza la compañía en la bolsa.
    • Origen de la remisión
      Define el nombre e información de contacto de la persona que ha remitido a la compañía.
  11. Guarde los cambios.
Creación de los códigos de tipo de entrada
Para lograr los objetivos financieros siguientes, cree los códigos de tipo de entrada:
  • Clasifique los recursos que se asignan a las inversiones con fines de generación de informes.
  • Controle si una transacción es facturable.
  • Distinga los costes y las tasas que se basan en el tipo de trabajo que realizan los recursos. Por ejemplo, se aplican diferentes tasas para distinguir el trabajo regular de las horas extras en las transacciones financieras detalladas y publicadas en Trabajo en curso.
Siga estos pasos:
  1. Abra Administración y, en Gestión de proyectos, haga clic en Códigos de tipo de entrada.
  2. Haga clic en Nuevo.
  3. Complete la información solicitada. Los campos siguientes requieren una explicación:
    • Chargeable
      Indica si el código de tipo de entrada se puede utilizar en cálculos facturables. Los códigos facturables ayudan a procesar las transacciones financieras y realizar un seguimiento de los datos reales registrados para la planificación financiera.
  4. Guarde los cambios realizados.
Creación de los códigos de cargo
Para lograr los objetivos financieros siguientes, cree los códigos de cargo:
  • Procese las transacciones financieras y las hojas de tiempo.
  • Admita la planificación financiera para las inversiones.
  • Distinga los costes y las tasas por el tipo de trabajo que se realiza para las inversiones (en su mayoría proyectos).
Se pueden utilizar códigos de cargo para definir el tipo de trabajo que se asocia con las inversiones. Por ejemplo, se pueden utilizar códigos de cargo para calcular el coste real de tiempo de baja por enfermedad o tiempo de vacaciones. Las transacciones financieras detalladas se registran en Trabajo en curso.
Siga estos pasos:
  1. Abra Administración y, en Gestión de proyectos, haga clic en Códigos de cargo.
  2. Haga clic en Nuevo.
  3. Complete la información solicitada. El campo siguiente necesita una explicación:
    • Abierto para la entrada de tiempo
      Especifica si el recurso puede usar la hoja de tiempo para realizar un seguimiento del tiempo que se dedica a la asignación de tareas. Si está desactivada, no se puede seleccionar el código de cargo para las inversiones, las entradas de tiempo o las transacciones financieras.
      Valor predeterminado:
      Seleccionado
  4. Guarde los cambios realizados.
Si se selecciona el valor de configuración de gestión de proyectos
Activar códigos de cargo específicos de la inversión
, aparece el campo adicional
Nombre de la inversión
. Puede examinar y seleccionar un proyecto en este campo. El nuevo código de cargo solo se utiliza con este proyecto para realizar un seguimiento de las entradas de tiempo y de las transacciones financieras.
Configuración de los valores predeterminados del sistema
Se pueden establecer los valores predeterminados del nivel de sistema para las clases financieras, matrices de costes y tasas y otros valores de configuración financieros. Los valores predeterminados del sistema ayudan a simplificar la configuración financiera en las situaciones siguientes:
  • No existe mucha variación en el tipo de trabajo.
  • Un conjunto estándar de costes y tasas se aplican a todas las inversiones.
Se pueden anular los valores iniciales del sistema en el nivel de entidad o de inversión. Los valores predeterminados de nivel de inversión tienen prioridad sobre los de la entidad o del sistema.
Los valores predeterminados del sistema se aplican cuando falta la configuración de niveles inferiores de la jerarquía financiera como inversiones o recursos. Por ejemplo, no se puede configurar un proyecto con una matriz. En este caso, el software utiliza la matriz que se define en los valores predeterminados de la entrada de transacciones del proyecto.
Si ya se ha definido una entidad predeterminada en las propiedades de entidad, se rellena un valor de manera automática en los valores predeterminados de gestión financiera. De forma alternativa, se puede examinar y seleccionar una nueva entidad predeterminada en la página Valores predeterminados. Si se sobrescribe la entidad existente con un valor nuevo, la entidad seleccionada recientemente se convierte en la entidad predeterminada. Por el contrario, se puede deshacer esta entidad predeterminada y seleccionar una nueva entidad predeterminada de las propiedades de la entidad. El campo Entidad no es necesario, pero si no se establece una entidad predeterminada, la capacidad de gestión de recursos en la
Nueva experiencia de usuario
se ve afectada.
Siga estos pasos:
  1. Abra Administración, seleccione el menú Finanzas y, a continuación, haga clic en Configuración.
    Se mostrará la página de estructura organizativa financiera.
  2. Haga clic en el vínculo Valores predeterminados.
    Se mostrará la página
    Gestión financiera - Valores predeterminados
    .
  3. En la sección
    Mantenimiento de archivos
    , seleccione los valores predeterminados que se deben utilizar para la entidad, la ubicación, el departamento y las clases financieras.
  4. En la sección Proyecto, haga clic en el enlace Valores predeterminados de la entrada de transacción del proyecto.
    Aparece la página Entrada de transacción.
  5. En la sección Trabajo, rellene los siguientes campos:
    • Origen de la tasa
      Define la matriz predeterminada que se utiliza para determinar la tasa facturable del trabajo.
    • Origen del coste
      Define la matriz predeterminada que se utiliza para determinar los costes del trabajo.
    • Ubicación de origen
      Define la ubicación de origen predeterminada que se tiene en cuenta al utilizar una matriz para aplicar tasas y costes.
      El origen puede ser el empleado (es decir, recurso) o la ubicación de inversión que se basa en la OBS de ubicación asociada. Si la ubicación de origen predeterminada se establece al nivel de entidad, el sistema utiliza el valor de la entidad para determinar la ubicación de origen. La ubicación se define en los valores de configuración de trabajo en curso y se utiliza también para determinar la ubicación de origen.
    • Tipo de tipo de cambio
      Define el tipo de tasa de cambio de trabajo predeterminado que se basa en monedas activas para todas las inversiones en el sistema.
      Valores
      :
      • Promedio: La tasa derivada combinada en un período: semanal, mensual o trimestral.
      • Variable: La tasa variable que cambia frecuentemente, por ejemplo a diario.
      • Fijo: La tasa fija que no cambia a lo largo de un período de tiempo definido.
  6. En las secciones Material, Equipamiento y Gasto, rellene los campos siguientes:
    • Origen de la tasa
      Define las matrices predeterminadas que se utilizan para determinar la tasa facturable para el material, equipamiento o los gastos incurridos.
    • Ubicación de origen
      Indica que la unidad de OBS de ubicación de origen predeterminada se tiene en cuenta cuando el uso de una matriz para aplicar tasas y costes sea la ubicación de inversión.
    • Tipo de tipo de cambio
      Define el tipo de tasa de cambio de intercambio predeterminado que se basa en monedas activas para todas las inversiones en el sistema.
  7. Haga clic en Guardar y volver.
  8. En la sección General, rellene los campos siguientes para establecer el valor predeterminado tasas de métrica financiera. Estas tasas ayudan a calcular la métrica financiera de las inversiones como, por ejemplo: Valor presente neto (NPV), Retorno de inversión (ROI), Tasa interna de retorno (TIR), Tasa interna de retorno modificada (TIRM), período de retorno y una fecha de compensación. Las tasas predeterminadas definidas se pueden cambiar por otras en el nivel de inversión.
    • Coste total y anual del capital %
      Define la tasa financiera anual que se utiliza para calcular el coste total de capital de una inversión.
    • Tasa de reinversión anual %
      Define el tipo de interés anual que se utiliza para reinvertir el flujo de efectivo positivo de una inversión.
    • Ignorar roles o recursos de no trabajo al rellenar el plan de costes
      Especifica si la adjudicación del equipo o la ETC de asignación de roles y recursos de no trabajo se omite durante el rellenado automático de un plan de costes. Por ejemplo, rellenar desde el equipo de inversión. Cuando se desactiva la opción, todos los datos de una inversión se incluyen en el plan de costes. La opción está desactivada de forma predeterminada.
  9. Guarde los cambios realizados.
Cómo especificar los valores de configuración de trabajo en curso
Las transacciones del trabajo en curso permiten ajustar y revisar las transacciones antes de facturarlas. Las transacciones del trabajo en curso también agregan datos reales en los planes de costes. Los gestores de la inversión utilizan los últimos datos en los planes de costes para tomar decisiones de negocio y prepararse para reembolsos.
Para clasificar los datos financieros en reembolsos, transacciones publicadas en trabajo en curso y en planes de costes, se especifican los valores de configuración de trabajo en curso. Verifique que se selecciona el mismo valor para entidad, ubicación y departamento (es decir, Proyecto, Cliente o Empleado) como se muestra en la tabla siguiente.
Configuración de trabajo en curso
Opción de configuración 1
Opción de configuración 2
Opción de configuración 3
Entidad
Entidad del proyecto
Entidad del cliente
Entidad del empleado
Ubicación
Project Location
Ubicación del cliente
Ubicación del empleado
Departamento
Departamento del proyecto
Departamento del cliente
Departamento del empleado
Si los valores no coinciden con la entidad, la ubicación y el departamento, se pueden obtener resultados inesperados en las transacciones del trabajo en curso
.
Siga estos pasos:
  1. Abra Administración, seleccione el menú Finanzas y a continuación haga clic en Valores de configuración de trabajo en curso.
  2. Rellene los campos siguientes:
    • Entidad
      Define la entidad que determina cómo se clasifican los datos financieros en reembolsos, transacciones y planes de costes.
    • Ubicación
      Define la ubicación que determina cómo se clasifican los datos financieros en reembolsos, transacciones y planes de costes.
    • Departamento
      Define el departamento que determina cómo se clasifican los datos financieros en reembolsos, transacciones y planes de costes.
    • Nivel de antigüedad de los trabajos en curso (días)
      Define el número de días para cada uno de los niveles de los trabajos en curso. El valor se utiliza en la generación de informes para clasificar las transacciones imputables que no se han facturado.
  3. Haga clic en Guardar.