Configurar ubicaciones financieras

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Las ubicaciones financieras representan las ubicaciones geográficas (o departamentos) en las que las compañías realizan sus negocios. Las ubicaciones, como ciudades, estados o países, están asociadas de forma única con una entidad. Si se han definido varias entidades que comparten la misma ubicación física, se deben definir ubicaciones separadas para cada entidad. Cada ubicación puede tener una dirección, número de teléfono y un nombre de gestor.
Ejemplo: Ubicaciones con nombre único para varias entidades
Forward Inc. tiene una filial en propiedad al 100 % que se llama
FI Back Office Systems
. Forward Inc. dispone de dos libros mayores separados para cada compañía. Al configurar la estructura financiera, Forward Inc. ha creado dos entidades: una para sí misma y otra para la filial en propiedad al 100%. Las dos compañías disponen de oficinas en la misma ubicación geográfica. Para crear entidades y poder asociar de forma única una misma ubicación a cada entidad, Forward Inc. ha creado dos OBS de ubicación. Estas son:
frd_locations
para la entidad Forward Inc. y
fi_locations
para la entidad FI Back Office Systems. Forward también ha creado ubicaciones de ciudad para cada ubicación de entidad, empleando para ello nombres e identificadores únicos.
Una vez configuradas estas ubicaciones, Forward Inc. asocia sus unidades de negocio, departamentos y grupos a las ubicaciones. De modo similar, FI Back Office Systems hace esta misma operación.
Se puede asociar una ubicación con varios departamentos y también asociar un departamento con varias ubicaciones. Las ubicaciones pueden ser ubicaciones principales para otras ubicaciones, de la misma forma que un país es el elemento principal de un estado o una región. Esta jerarquía automáticamente crea la estructura de desglose de la organización para la OBS del departamento y la OBS de la ubicación respectivas.
Crear las ubicaciones y asociar las ubicaciones a una entidad
Siga estos pasos:
  1. Abra Administración, seleccione Finanzas y a continuación Configuración.
    Aparecerá la estructura organizativa financiera.
  2. Haga clic en ubicaciones
  3. Haga clic en Nuevo y rellene la información solicitada. Los campos siguientes requieren una explicación:
    • Entidad
      Especifica la entidad a la cual pertenece esta ubicación. Una vez que se guarda, este campo ya no puede editarse.
    • Principal
      Especifica la ubicación a la cual pertenece esta ubicación.
  4. Guarde los cambios realizados.
Después de crear una ubicación, se pueden editar algunos de sus atributos. Sin embargo, no puede suprimir una ubicación si se utiliza o se asocia con cualquiera de los siguientes elementos:
  • Departamento
  • Información de cliente complementaria
  • Entidad
  • Valores predeterminados del sistema
  • Transacciones no publicadas o transacciones bajo ajuste
  • Recursos
  • Recargos o Adjudicación de libro mayor
Si una ubicación es un departamento principal a otras ubicaciones, se puede ver una lista de las sububicaciones. Abra la ubicación principal y haga clic en Sububicaciones en el menú Propiedades.
Departamentos asociados con las ubicaciones
Se puede asociar una ubicación con uno o más departamentos. Antes de realizar esta acción, compruebe que ha creado los departamentos y que los ha asociado a la misma entidad que la ubicación.
Siga estos pasos:
  1. Abra la ubicación.
  2. Haga clic en Propiedades, Departamentos.
  3. Haga clic en Agregar.
  4. Seleccione la casilla de verificación al lado de cada departamento que desee asociar con la ubicación, y haga clic en Agregar.
Los departamentos seleccionados se asocian con la ubicación.
Cómo eliminar las asociaciones del departamento de las ubicaciones
Si todas las situaciones siguientes son aplicables para el departamento, es posible eliminar la asociación entre el departamento y la ubicación.
  • Ninguna inversión que esté activada financieramente utiliza el departamento.
  • No hay ninguna transacción financiera asignada al departamento.
  • Ningún recurso activado financieramente utiliza el departamento.