Nueva experiencia de usuario: Captura, desarrollo y aprobación de nuevas ideas

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HID_newux_ideas
Develop new ideas with Clarity PPM 15.6 and newer editions.
Como desarrollador de negocio, gestor de la cartera, gestor de proyectos o gestor de productos, puede captar la demanda de nuevas ideas en toda la organización, así como de los partners y clientes. Desarrolle y evalúe nuevas ideas en la cuadrícula Ideas. Apruebe y financie las ideas más prometedoras y rechace las ideas con prioridad baja para que los usuarios y los equipos no les asignen ningún presupuesto ni tiempo.
Utilice la cuadrícula Ideas en la
Nueva experiencia de usuario
para crear, editar, revisar y aprobar ideas como se muestra a continuación:
2
Requisitos previos
Antes de utilizar la cuadrícula Ideas, verifique que el administrador le ha concedido los derechos de acceso apropiados:
  • Gestión de ideas - Ir a
  • Ideas - Ir a
  • Ideas - Crear
  • Recurso - Ver Ideas - Todo
    o
    Idea - Ver - Todo
  • Recurso - Aprobar ideas - Todo
    o
    Idea - Aprobar - Todo
Como administrador, consulte
Access Rights Reference
en la edición en inglés de la documentación. La página
Demand Management Access Rights
describe los derechos de acceso requeridos para interactuar con las ideas. Los derechos necesarios generalmente son los mismos para la versión clásica de PPM y para la
Nueva experiencia de usuario
.
Visualización de ideas
Ejemplo
: Sid Patel es un gestor de la cartera y responsable de la toma de decisiones clave para su organización. Entiende que las ideas son la base para el éxito de una organización. Utiliza la cuadrícula Ideas para revisar e identificar las ideas que necesitan inversiones. También rechaza otras ideas para que los usuarios y los equipos no inviertan demasiado tiempo en ellas.
image2019-4-3_9-30-39.png
Siga estos pasos:
  1. En el menú principal, haga clic en
    Ideas
    .
    Aparecerá la página
    Ideas
    .
  2. Al visualizar la cuadrícula por primera vez, aparecerán los campos siguientes:
    • Asunto
      Define el resumen/nombre de la idea.
    • Tipo de idea
      Es un campo personalizado que se importa al importar el complemento Acelerador de PMO. Para obtener más información sobre el complemento Acelerador de PMO, consulte la sección Complemento: Acelerador de PMO de la documentación.
    • Categoría de idea
      Es un campo personalizado que se importa al importar el complemento Acelerador de PMO.
    • Prioridad de idea
      Define el valor que el gestor de la idea asigna a la idea. El valor corresponde a la prioridad del riesgo. Se puede seleccionar Baja (valor predeterminado), Media o alta.
    • Start Date
      Indica la fecha de inicio de la idea.
    • Planned Cost (Coste planificado)
      Define los costes planificados del desarrollo de una idea. Este valor se distribuye entre las fechas de inicio y finalización del coste planificado.
      Antes de la versión 13.2, puede actualizar directamente el campo Coste planificado. Sin embargo, desde la versión 13.2, el campo coste planificado no ha sido editable. En su lugar, es la suma de los campos Coste operativo planificado y Coste del capital planificado.
    • Beneficio planificado
      Define el beneficio planificado total que el usuario recibirá de esta idea.
    • Valor presente neto planificado
      Muestra el valor presente neto planificado (NPV) de la inversión.
    • Retorno de la inversión planificado
      Muestra el retorno de la inversión planificado (ROI) de esta inversión.
    • Estado
      Muestra el estado de la idea.
      Para obtener más información, consulte la sección
      El proceso de aprobación de la idea en la página Gestión de ideas.
      Para mostrar u ocultar campos en la cuadrícula Ideas, haga clic en
      Panel de columna
      .
Asociación de ideas con esquemas
Se puede asociar una idea a un esquema que el administrador o el diseñador de contenido de PMO ha creado para su equipo o unidad de negocio. Un esquema le permite mostrar información que es importante para los requisitos empresariales específicos de diversos departamentos.
Ejemplo
: Sid Patel, el gestor de la cartera, utiliza la página Ideas para evaluar las ideas desde los equipos de desarrollo del producto y de arquitectura del producto según diferentes criterios. Evalúa las ideas enviadas por el equipo de desarrollo del producto según el impacto financiero como, por ejemplo, el coste planificado y el beneficio planificado. Para el equipo de arquitectura del producto, su evaluación se basa en detalles técnicos como el ajuste de la arquitectura, el cumplimiento tecnológico y el cumplimiento normativo. Sid desea que los equipos asocien ideas con los esquemas de ideas correspondientes para que solo aparezcan los detalles importantes cuando se revisen las ideas.
Siga estos pasos:
  1. En el menú principal, haga clic en
    Ideas
    .
    Aparecerá la página
    Ideas
    .
  2. Haga clic en
    Panel de columna
    y, a continuación, seleccione y agregue el campo Esquema a la cuadrícula Ideas.
  3. Identifique la idea que desea asociar con un esquema y haga doble clic en la celda Esquema para seleccionar el esquema adecuado.
  4. Haga clic en
    Asunto
    para ver los detalles asociados con la idea. El administrador o el diseñador del contenido de PMO deciden el diseño y los campos de la página Detalles cuando configuran los esquemas.
Solo se pueden ver los esquemas de ideas que el administrador ha publicado en la
Nueva experiencia de usuario
. Si el administrador no ha publicado ningún esquema personalizado, la idea se asociará con el esquema de idea estándar. Para obtener más información, consulte Nueva experiencia de usuario: Configuración de esquemas para ideas.
Asociación de ideas con unidades OBS
Se puede asociar una idea con las unidades OBS del departamento, de la ubicación, de la organización y del recurso predeterminado. También puede disociar o actualizar una idea de la unidad OBS correspondiente.
Prerrequisitos:
Como administrador, debe asegurarse de que el atributo del objeto específico se asocia con la idea desde la interfaz de la versión clásica de Clarity PPM. Para obtener más información sobre la OBS, consulte Configuración de una estructura de desglose de la organización.
Siga estos pasos:
  1. En el menú principal, haga clic en
    Ideas
    .
    Aparecerá la página Ideas.
  2. Desplácese hasta el selector de columnas y seleccione las siguientes unidades OBS:
    • Departamento
    • Ubicación
    • Organizativo
    • Unidad de estructura de desglose de la organización de recursos predeterminada
    Las columnas asociadas se agregan a la cuadrícula Ideas.
Filtrado de ideas
También se puede utilizar la cuadrícula Idea para clasificar rápidamente las ideas, así como para reducir su cantidad y quedarse solamente con aquellas que sean relevantes para el escenario de negocio actual.
Ejemplo
: Suponga que desea revisar las ideas que no están aprobadas y que tienen un valor del retorno de la inversión (ROI) de entre el 100 % y el 200 %. Podrá utilizar el filtro en la cuadrícula Ideas para identificar y revisar rápidamente estas ideas.
Updated Filter Ideas.gif
Siga estos pasos:
  1. En la cuadrícula Ideas, haga clic en
    Filtro
    .
  2. Haga clic en
    Agregar filtro
    y seleccione una columna.
  3. Introduzca los criterios de filtro. Se pueden aplicar varios filtros a la cuadrícula Ideas en función de las necesidades del negocio.
    La cuadrícula Ideas se actualiza para mostrar los resultados.
  4. Para eliminar un filtro, haga clic en (
    X
    ). Para eliminar todos los filtros, haga clic en
    ELIMINAR TODO
    .
    Filter Close.jpg
Creación de ideas
Capture la demanda de nuevos productos, proyectos, servicios, aplicaciones y otras inversiones creando y desarrollando nuevas ideas.
Siga estos pasos:
  1. En el menú principal, haga clic en
    Ideas
    .
    Aparecerá la página
    Ideas
    .
  2. Haga clic en
    Nueva fila
    para agregar una nueva idea a la cuadrícula Idea. También puede hacer clic con el botón secundario del ratón en la cuadrícula y seleccionar
    Insertar fila abajo
    .
  3. Introduzca valores en los siguientes campos obligatorios:
    1. Asunto
      Introduzca el nombre o el resumen de la idea.
    2. Estado
      El estado se establece automáticamente en
      No aprobado
      .
    3. ID
      Introduzca un identificador único para la idea. Cuando está activada la numeración automática, el campo ID es de solo lectura.
  4. Introduzca valores en los campos opcionales relevantes, tales como
    Tipo de idea
    ,
    Prioridad de la idea
    y
    Fecha de inicio
    .
Creación y gestión de vistas
La cuadrícula Ideas se puede personalizar para que se muestren únicamente las columnas relevantes y se capture la información requerida de forma rápida y eficaz. Asimismo, se pueden guardar las personalizaciones como vistas a las que se puede acceder más adelante. Las vistas guardadas también están disponibles para todos los usuarios con acceso a la cuadrícula Ideas.
Ejemplo:
Suponga que desea revisar las ideas que no están aprobadas y que tienen un ROI de entre el 100 % y el 200 %. Puede utilizar un par de filtros en la cuadrícula Ideas para identificar las ideas adecuadas. Ahora puede guardar este diseño como una vista para asegurarse de que tanto usted como sus compañeros pueden ver rápidamente las ideas no aprobadas con un alto retorno de la inversión, y tomar decisiones más efectivas.
Ideas 3.jpg
Para evitar la creación de varias copias de vistas prácticamente iguales, no guarde una nueva vista a menos que sus propiedades sean diferentes de una vista existente. Una estrategia sencilla es crear un conjunto básico de vistas que todos los usuarios puedan compartir. Los usuarios pueden hacer pequeños ajustes a estas vistas principales sin tener que guardar necesariamente nuevas vistas. Puede seguir trabajando en una vista sin guardar. Sin embargo, para conservar los filtros, los valores de configuración y las configuraciones de la cuadrícula, se debe guardar la vista.
Siga estos pasos:
  1. En el menú principal, haga clic en
    Ideas
    .
    Aparecerá la página
    Ideas
    .
  2. Agregue las columnas requeridas a la cuadrícula y establezca los filtros apropiados. La etiqueta
    SIN GUARDAR
    aparece al lado del campo VISTA.
  3. Utilice
    OPCIONES DE VISUALIZACIÓN
    para especificar la configuración de los campos
    VISUALIZACIÓN DE LOS DECIMALES DE DINERO
    y
    VISUALIZACIÓN DE LOS DECIMALES DE NÚMERO
    . La vista actual aparece como SIN GUARDAR.
  4. Haga clic en
    VER, GUARDAR COMO
    .
  5. En el panel GUARDAR VISTA
    , introduzca un nuevo nombre. Para sustituir una vista existente, deje el mismo nombre. Haga clic en
    GUARDAR
    y haga clic en
    CONFIRMAR
    .
  6. Haga clic en
    GUARDAR.
    La vista se guarda y permanece activa como vista actual.
  7. Para gestionar las vistas, haga clic en
    VISTA, GESTIONAR
    .
  8. En el panel
    GESTIONAR VISTAS
    , haga clic en una de las dos fichas siguientes:
    • CREADO POR MÍ:
      Esta ficha muestra las vistas que ha creado el usuario. Para cambiar el nombre de una vista, seleccione el nombre de la vista e introduzca un nombre nuevo. Para suprimir una vista, haga clic en
      X (Suprimir)
      .
    • CREADO POR OTROS:
      Esta ficha muestra las vistas creadas por otros usuarios. La ficha muestra el nombre de la vista, el propietario y las opciones para ocultar o mostrar la vista en la lista de vistas.
  9. Haga clic en
    X
    para cerrar el panel
    Gestionar vistas
    .
Edición de ideas
Como gestor de la cartera o responsable de la toma de decisiones, se pueden editar ideas de las siguientes maneras:
  • Directamente en la cuadrícula Idea
  • Mediante el panel de detalles (a menudo denominado ventana desplegable)
Edición de ideas directamente en la cuadrícula Ideas
Ejemplo:
Está revisando ideas y desea cambiar la prioridad y la fecha de inicio de una idea que puede ofrecer valor inmediato para su organización.
Edit Ideas.gif
Siga estos pasos:
  1. En el menú principal, haga clic en
    Ideas
    . Aparecerá la página
    Ideas
    .
  2. Utilice FILTRO o VISTA para identificar la idea que desea editar.
  3. Ahora puede realizar las siguientes acciones en función de las columnas:
    • Introducir valores directamente en una columna.
    • Seleccionar los valores de una lista desplegable.
    • Seleccionar una fecha mediante el selector de fecha.
    • Introducir o anular marcas de verificación.
En este escenario, el gestor de la cartera debe identificar la idea adecuada y hacer doble clic en el valor del campo
Prioridad de la idea
para cambiar la prioridad de la idea. A continuación, debe hacer doble clic en el valor de la columna
Fecha de inicio
y utilizar el selector de fecha para cambiar la fecha de inicio.
Si se dispone del derecho de acceso
Idea - Editar - Todo
o
Recurso - Editar ideas - Todo
, no se podrá cambiar el estado de una idea a
Aprobado
. Se podrá editar una idea y cambiar su estado a
Enviar para aprobación
.
Edición de ideas mediante el panel Detalles
En la
Nueva experiencia de usuario
15.6.1, se ha introducido el panel Detalles (a menudo denominado "control flotante") para la cuadrícula Ideas. Este panel permite a los propietarios del proyecto y a los usuarios empresariales con derechos de acceso configurar los campos que deben aparecer en el panel Detalles. Los usuarios pueden arrastrar y soltar nuevos campos en el diseño, ajustar su posición en el formulario y guardar los valores de configuración en una vista. Los cambios de configuración del usuario se mantienen en su sitio para los diferentes diseños disponibles en la página actual (por ejemplo, cuadrícula, tablero, lista o escala de tiempo). Los usuarios pueden realizar estos cambios en una vista sin guardar o conservarlos en vistas guardadas que puedan compartirse con otros usuarios. La capacidad de agregar, colocar y eliminar campos ayuda a mejorar la productividad del usuario. Se tarda menos tiempo en ir a otras páginas para localizar un campo.
Ejemplo
: Cuando revise los detalles asociados a una idea, desea validar si se ha aprobado una idea y quién la ha aprobado antes de revisar los detalles adicionales. Se pueden agregar estos campos al panel Detalles.
Ideas Details.gif
Siga estos pasos:
  1. En el menú principal, haga clic en
    Ideas
    .
    Aparecerá la página Ideas.
  2. Utilice FILTRO o VISTA para identificar la idea que desea editar.
  3. Haga clic en cualquier columna asociada a una idea en la cuadrícula Ideas para mostrar la ficha
    Detalles
    .
  4. Haga clic en
    CONFIGURAR
    para mostrar una lista de todos los atributos que están disponibles para el objeto de idea.
  5. Arrastre y suelte los atributos relevantes en el diseño Detalles; se mostrarán como campos editables.
  6. Ajuste las posiciones de los campos en el diseño de detalles arrastrándolos y colocándolos en posiciones importantes.
  7. Una vez finalizados los cambios, guarde su vista si desea que otros usuarios se beneficien de los cambios.
Edición del estado de una idea
Puede cambiar el estado de una idea:
  • Si el estado de una idea es
    No aprobado
    , solamente se podrá cambiar el estado a
    Enviar para aprobación
    .
  • Si el estado de una idea es
    Enviar para aprobación
    y se dispone de derechos para aprobar una idea, se podrá cambiar el estado a
    Aprobado
    ,
    Rechazado
    o
    Incompleto
    .
    • Si se rechaza una idea o se marca como
      Incompleto
      , el propietario de la idea podrá perfeccionar la idea.
    • Podrá cambiar su estado a
      Enviar para aprobación
      para que pueda revisarse la idea de nuevo.
  • Si el estado de una idea es
    Aprobado
    , no podrá cambiarlo a
    No aprobado
    ; sin embargo,
    podrá cambiarlo a
    Enviar para aprobación
    .
Aprobación de ideas
Como propietario o responsable de la toma de decisiones con los derechos de acceso adecuados, puede evaluar y aprobar ideas. Por ejemplo, una vez que se cumplen los criterios de aceptación, desea aprobar una idea enviada por uno de los empleados de su organización.
Siga estos pasos:
  1. En el menú principal, haga clic en
    Ideas
    .
    Aparecerá la página
    Ideas
    .
  2. Busque la idea que desea aprobar en la cuadrícula Ideas. Para facilitar la búsqueda, aplique una vista guardada o utilice uno o más filtros.
  3. Haga doble clic en el valor de la columna
    Estado
    y cambie el estado a
    Aprobado
    .
Vinculación de ideas y elementos del mapa de ruta
En un escenario de mapa de ruta, se puede asociar un elemento del mapa de ruta a un proyecto, una inversión personalizada o una idea existente. Solamente se mostrarán los proyectos, las inversiones personalizadas y las ideas a los cuales se tenga al menos derechos de acceso de visualización. Una vez que una idea se ha vinculado a un elemento del mapa de ruta, ya no se podrá asociar a otros elementos del mapa de ruta. Consulte Nueva experiencia de usuario: Planificación top-down con mapas de ruta.
Exportación de ideas
Como gestor de la cartera o responsable de la toma de decisiones, se pueden exportar los datos de la cuadrícula Ideas a un archivo de valores separados por comas (CSV) para trabajar sin conexión, o bien para importar los datos a otros sistemas. Para obtener más información sobre cómo exportar datos, revise la sección Exportación de los datos de una cuadrícula a un archivo CSV en la página Guía de procedimientos iniciales de la Nueva experiencia de usuario de Clarity PPM.
Siga estos pasos:
  1. En el menú principal, haga clic en
    Ideas
    .
    Aparecerá la página
    Ideas
    .
  2. Haga clic en Exportar a CSV.
La exportación convierte los valores de porcentaje (%) de las cuadrículas en valores decimales. Por ejemplo, si la columna Retorno de la inversión planificado de la cuadrícula muestra el valor 131 %, se guarda como 1,31 en el archivo CSV exportado.
Trucos y sugerencias para la solución de problemas
Algunos de los problemas comunes que pueden surgir al utilizar la cuadrícula Ideas son los siguientes:
API-1007: No está autorizado para procesar la solicitud. Póngase en contacto con el administrador del sistema para obtener los derechos de seguridad necesarios.
Este mensaje de error aparece al intentar realizar actividades para las que no se tiene los derechos adecuados. Por ejemplo, si se dispone del derecho
Idea - Editar - Todo
y se intenta crear una idea. Únicamente se podrá crear una idea si se dispone del derecho
Ideas - Crear
.
CMN-0009: El atributo Estado tiene un valor de búsqueda no válido 4.
Este mensaje de error aparece al intentar cambiar el estado de una idea pero no se dispone de los derechos adecuados. Por ejemplo, si se dispone del derecho
Idea - Editar - Todo
y se intenta cambiar el estado de una idea a
Aprobado
. Únicamente se podrá aprobar una idea si se dispone del derecho
Recurso - Aprobar ideas - Todo
o
Idea - Aprobar - Todo
.