Nueva experiencia de usuario: Gestión de planes financieros

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Rita Lee.png
Rita es una gestora financiera. Entre sus responsabilidades clave se encuentran la realización de presupuestos, la proyección de flujos de dinero en efectivo y la determinación de cómo invertir en proyectos y financiarlos. Rita desea averiguar cuánto se espera que cueste un proyecto y minimizar el riesgo financiero. Como gestora financiera, puede utilizar la página Información financiera para acceder a los planes financieros de un proyecto. Rita también puede completar los objetivos siguientes:
  • Ver todos los planes de costes financieros en la página Lista de planes.
  • Crear, editar y analizar los planes de costes.
  • Cuando esté preparada, podrá marcar el plan de registro y enviarlo para su aprobación. (Cuando se aprueba un plan de costes, se convierte en el plan de presupuestos de un proyecto.)
  • Ajustar el plan de costes en función del progreso de los proyectos y crear un nuevo plan de costes que se añada al presupuesto existente o lo reemplace.
En los temas siguientes se describen las tareas que pueden realizar los gestores financieros en la
Nueva experiencia de usuario
:
3
De forma similar a como sucede con las funciones disponibles en la versión clásica de PPM, si dispone de derechos de acceso de
visualización
en un proyecto, puede acceder a la ficha Información financiera. Revise la sección
Gestor de la información financiera
en la
Nueva experiencia de usuario: Comparación con la versión clásica de Clarity PPM para asegurarse de que dispone de los derechos de acceso requeridos para realizar las tareas que se describen en este artículo.
Vídeos sobre la información financiera de Clarity PPM
Información financiera de un proyecto en Clarity PPM
El siguiente vídeo describe cómo Clarity PPM proporciona herramientas financieras conocidas para realizar un análisis exhaustivo, necesario para entregar un proyecto a tiempo y bajo el presupuesto asignado.

Cómo funciona la información financiera en Clarity PPM
El siguiente vídeo muestra cómo Clarity PPM le permite crear planes de presupuestos y planes de costes en CA Clarity PPM. También aprenderá a analizar el rendimiento financiero de los proyectos.

De forma similar a como sucede con las funciones disponibles en la versión clásica de PPM, si dispone de derechos de acceso de
visualización
en un proyecto, puede acceder a la ficha Información financiera. Revise la sección
Gestor de la información financiera
en la
Nueva experiencia de usuario: Comparación con la versión clásica de Clarity PPM para asegurarse de que dispone de los derechos de acceso requeridos para realizar las tareas que se describen en este artículo.
Para reproducir los vídeos en el modo de pantalla completa, haga clic en el logotipo de YouTube situado en la parte inferior.
Requisitos previos
Antes de utilizar las funciones que se encuentran en esta página, confirme los siguientes detalles de la configuración con el administrador:
  • Compruebe que el proyecto está activado financieramente y que hay una entidad con períodos fiscales activos asociada con el proyecto en la versión clásica de PPM. Consulte Gestión financiera de la versión clásica de Clarity PPM.
  • Compruebe que dispone de uno o más de los derechos de acceso siguientes:
Gestión de proyectos - Ir a
Proyectos - Ir a
Proyecto - Editar
Proyecto - Plan de costes - Editar
Proyecto - Plan de beneficios – Ver
Proyecto – Plan de presupuestos - Editar
Plan de presupuestos de Proyecto - Aprobar
Consulte
Access Rights Reference
(Referencia a los derechos de acceso de CA PPM) en la edición en inglés de la documentación.
Cómo trabajar con planes de costes
Creación de un plan de costes
Puede crear varios planes de costes para un proyecto. Después de considerar las alternativas, solo se puede establecer un plan de costes como el plan de registro (POR). De forma predeterminada, la página Información financiera de un proyecto muestra los detalles del plan de registro.
Siga estos pasos:
  1. Abra un proyecto y haga clic en
    INFORMACIÓN FINANCIERA
    .
    Aparecerán los detalles del plan para el plan de registro.
  2. Para ver los planes de costes existentes para un proyecto, haga clic en
    Lista de planes.
    De forma predeterminada, la lista se ordena por el campo de fecha de creación, en orden descendente. Puede ordenar por otro campo.
    • El criterio de ordenación se conserva incluso después de ir a otra página, agotarse el tiempo de espera de la sesión, actualizarse la página o cerrar la sesión en la aplicación.
    • El plan de registro siempre aparece en la parte superior de la lista.
  3. Haga clic en
    NUEVO PLAN
    .
    Aparecerá la página
    CREAR
    del plan de costes.
    01_Create Cost Plan.jpg
  4. Rellene los campos obligatorios, incluido
    NOMBRE DEL PLAN
    ,
    ID DEL PLAN
    ,
    TIPO DE PERÍODO
    ,
    PERÍODO DE INICIO
    ,
    PERÍODO DE FINALIZACIÓN
    y
    ATRIBUTOS DE AGRUPACIÓN
    . El campo
    ID DEL PLAN
    solamente aparece si la numeración automática está desactivada para el objeto Plan de costes en la versión clásica de
    Clarity PPM
    . Puede seleccionar uno o más atributos de agrupación. El administrador configura estos atributos en el objeto Plan de costes en la versión clásica de
    Clarity PPM
    .
  5. Vincule un plan de beneficios con el plan de costes mediante el campo
    PLAN DE BENEFICIOS
    . Antes de vincular un plan de beneficios a un plan de costes, asegúrese de disponer de los derechos adecuados para ver los planes de beneficios en la versión clásica de
    Clarity PPM
    . El derecho
    Plan de beneficios del proyecto - Ver
    permite visualizar los planes de beneficios asociados a un proyecto concreto.
  6. Haga clic en
    CREAR
    .
    Aparecerá el nuevo plan de costes. El menú
    VER
    se establece en
    Planificado
    .
  7. Para agregar un nuevo elemento de línea, haga clic en
    Agregar fila
    .
  8. Para cada fila, complete los siguientes detalles:
    1. Introduzca o seleccione los valores para los
      Atributos de agrupación
      que ha seleccionado para el plan de costes.
    2. Introduzca los costes planificados por período de tiempo.
Edición de la configuración del plan de costes
Se pueden cambiar algunos de los valores de configuración de un plan de costes.
  • El nombre del plan, la descripción, el ID, los períodos de inicio y finalización, etc. son propiedades del plan de costes seleccionado.
  • Otros valores de configuración, tales como
    PERÍODO DE TIEMPO
    y
    VISUALIZACIÓN DE LOS DECIMALES
    son la configuración de visualización de la página.
  • Se puede asociar un plan de beneficios a un plan de costes.
02_Cost Plan Settings.jpg
Siga estos pasos:
  1. Abra un proyecto y haga clic en
    INFORMACIÓN FINANCIERA
    .
    Aparecerán los detalles del plan para el plan de registro.
  2. Haga clic en
    Lista de planes
    .
  3. Seleccione un plan de costes.
  4. Haga clic en
    Valores de configuración
    .
    1. Edite el
      NOMBRE DEL PLAN
      o la
      DESCRIPCIÓN DEL PLAN
      .
    2. Si la numeración automática está desactivada, puede editar el
      ID de PLAN
      . Con la numeración automática activada no se puede cambiar el
      ID DEL PLAN
      .
    3. También se pueden cambiar los valores predeterminados que aparecen para los campos
      PERÍODO DE INICIO
      y
      PERÍODO DE FINALIZACIÓN
      del proyecto. Si cambia los períodos de inicio o finalización por un intervalo de fechas más corto, la aplicación elimina los datos detallados del plan de costes.
    4. Para definir el número de espacios decimales, seleccione una opción del campo
      VISUALIZACIÓN DE LOS DECIMALES
      . Cuando se selecciona 0, no aparecen decimales.
    5. En el campo
      PERÍODO DE TIEMPO
      , seleccione
      Mensual
      ,
      Trimestral
      o
      Anual
      . La aplicación ajusta los datos del período de inicio y finalización para que coincidan con la selección del período de tiempo.
      • EL valor predeterminado es
        Mensual
        cuando el tipo de período está establecido en
        13 períodos
        ,
        Semanal
        ,
        Quincenal
        o
        Ninguno
        , o cuando no existe un período de tiempo predeterminado para el objeto de Plan de costes en la versión clásica de PPM
        .
      • Si selecciona un valor en el campo
        PERÍODO DE TIEMPO
        que no coincide con el
        TIPO DE PERÍODO
        , los detalles del plan de costes dejan de ser editables.
    6. En el campo
      PLAN DE BENEFICIOS
      , seleccione el plan de beneficios que desea vincular al plan de costes.
    7. Los campos
      TIPO DE PERÍODO
      y
      MONEDA
      son de solo lectura y heredan sus valores predeterminados del objeto Plan de costes de la versión clásica de
      Clarity PPM
      .
  5. Haga clic en cualquier lugar fuera de la ventana
    VALORES DE CONFIGURACIÓN DEL PLAN
    para cerrarlo.
Rellenado de las filas del plan de costes con datos de la adjudicación o asignación
En lugar de agregar nuevas filas de los elementos de línea, se puede rellenar un plan de costes que se acaba de crear con datos actuales de la adjudicación o asignación.
03_Populate Cost Plan.jpg
Para rellenar automáticamente los planes de costes, verifique que los siguientes requisitos previos se han completado:
  • Se ha asociado una matriz de costes y tasas financieros con el proyecto en la versión clásica de
    Clarity PPM
    . Consulte Configuración de una matriz de tasas y coste financiero.
  • El proyecto asociado tiene al menos un miembro del personal (recurso, rol o equipo) para permitir que se pueda rellenar desde las adjudicaciones.
  • El proyecto asociado tiene al menos una tarea asignada para permitir el relleno desde las adjudicaciones.
Siga estos pasos:
  1. En la página
    Lista de planes
    , seleccione un plan.
    Aparecerán los detalles del plan.
  2. Haga clic en el menú
    Acciones (⋮)
    y seleccione una de las opciones siguientes:
    • Para rellenar el plan de costes con datos de la adjudicación de la inversión, haga clic en
      RELLENAR A PARTIR DE LAS ADJUDICACIONES
      .
    • Para rellenar el plan de costes con datos de la asignación de tareas, haga clic en
      RELLENAR DESDE LAS ASIGNACIONES
      .
  3. Edite los elementos de línea según sea necesario.
Para obtener más información sobre estas opciones, consulte Creación de planes financieros detallados en la documentación de la versión clásica de PPM.
Uso del porcentaje de capitalización
Al rellenar un plan de costes a partir de las adjudicaciones, se debe utilizar el campo "% de capitalización" para calcular los valores del tipo de coste (coste del capital frente a coste operativo).
  • De forma predeterminada, el atributo "% de capitalización" no está configurado en la página Personal del proyecto.
  • El porcentaje de capitalización predeterminado para las adjudicaciones de personal es del 0 %.
  • Todas las adjudicaciones se clasifican como costes operativos al 100 %.
  • Si se crea un plan de costes y se agrupa por tipo de coste a partir de las adjudicaciones, los detalles del plan se rellenan con los costes operativos solamente. El valor de configuración del tipo de coste a nivel de proyecto (capital u operativo) no se tendrá en cuenta en los cálculos.
  • Se puede configurar la cuadrícula Personal para agregar el atributo "% de capitalización". Con la combinación de derechos de acceso de edición de la inversión y edición de la información financiera mínima, se puede editar el atributo "% de capitalización". Cuando Tipo de coste es un atributo de agrupación, la opción
    Rellenar a partir de las adjudicaciones
    divide los costes de capital y los costes operativos en función del porcentaje de capitalización.
Por ejemplo:
Un miembro del equipo tiene adjudicadas 40 horas a un proyecto y se le ha asignado un porcentaje de capitalización del 25 %. El coste de capital para el recurso, tal y como se define en la matriz de costes y tasas y basado en el rol, es 100. La cantidad real del coste de capital en el detalle del plan de costes para este recurso es
1000
según se desprende del cálculo siguiente
:
(% de capitalización × Adjudicación) × Coste = Coste del capital
(25 % de 40) × 100 = 1000
El 75% restante del coste de este recurso se adjudica al coste operativo.
(75 % de 40) × 100 = 3000
Siga estos pasos:
  1. En la versión clásica de
    Clarity PPM
    , verifique que
    Tipo de coste
    está asignado como una columna en la matriz de costes y tasas asociada.
  2. En la
    Nueva experiencia de usuario
    , abra un proyecto y haga clic en
    PERSONAL
    .
  3. Haga clic en
    Panel de columna
    y agregue el atributo
    % de capitalización
    a la cuadrícula Personal del proyecto.
  4. Defina el porcentaje de capitalización del coste para las adjudicaciones de personal.
  5. Seleccione
    INFORMACIÓN FINANCIERA
    .
  6. En la página
    Lista de planes
    , cree un plan. Seleccione
    Tipo de coste
    como el atributo de agrupación.
  7. En la página
    Detalles del plan
    , seleccione
    Acciones ⋮
    ,
    RELLENAR A PARTIR DE LAS ADJUDICACIONES
    .
    Los elementos de la línea de detalles del plan se agrupan por coste coperativo y de capital para cada período fiscal.
Copia de un plan de costes
Puede crear un plan de costes desde una copia de un plan de costes existente. Por ejemplo, puede copiar un plan de costes, editar una parte del mismo y suprimir el resto. El plan copiado incluye los mismos atributos de agrupación, moneda y otros detalles que el plan de origen.
El campo
ID DEL PLAN
solo aparece si la numeración automática está desactivada para el objeto Plan de costes en la versión clásica de
Clarity PPM
.
Ejemplo:
Desea crear un plan de costes que cubra el período 2018-2023 y desea ver los números solo para el año actual (por ejemplo, 2018). En este caso, puede crear un plan de costes con los siguientes detalles y rellenar a partir de las asignaciones o adjudicaciones:
  • Tipo de período: Anual
  • Período de inicio: 2018
  • Período de finalización: 2023
A continuación, cree una copia del plan anterior y solo cambie los períodos de inicio y finalización en el año actual (por ejemplo, 2019).
04_Copy Cost Plan.jpg
Siga estos pasos:
  1. En la página
    Lista de planes
    , seleccione un plan de costes.
  2. Haga clic en el menú
    Acciones
    ⋮ y seleccione
    COPIAR
    .
    Aparecerá la página
    COPIAR PLAN
    .
  3. Edite las entradas predeterminadas para los campos obligatorios y opcionales:
    • PLAN DE ORIGEN
      Muestra el nombre del plan de origen.
    • PERÍODO DE INICIO
      Define el período de copia de inicio. Los datos se copian al plan de destino que se basa en este período de inicio y el período de inicio del plan de destino.
      Valor predeterminado
      : El periodo de inicio del plan de origen.
    • PERÍODO DE FINALIZACIÓN
      Define el período de fin de copiado. Los datos se copian en el plan de destino en función de este período de finalización y el período de finalización del plan de destino.
      Valor predeterminado
      : El período de fin del plan de origen.
    • ESCALAR POR %
      Define el porcentaje por el cual se escalarán (aumentando o disminuyendo) los valores de dólar en el plan copiado.
      Ejemplo:
      introduzca el valor 75% para aumentar los valores del plan de origen un 75% en relación al original.
      Valor predeterminado:
      0 %. No hay cambios en los valores.
    • NOMBRE DEL PLAN
      Define el nombre de plan de destino.
      Valor predeterminado
      : El nombre del plan de origen se prefija con
      Copia de
      .
    • ID DEL PLAN
      Define el ID de plan único del plan de destino.
      Valor predeterminado
      : el ID del plan de origen se prefija con
      Copia de
      .
    • DESCRIPCIÓN DEL PLAN
      Define una descripción del plan de destino.
      Valor predeterminado
      : la descripción del plan de costes de origen.
    • TIPO DE PERÍODO
      Muestra el tipo de período fiscal.
      Valor predeterminado
      : el tipo de período fiscal del plan de origen. No se puede cambiar el tipo de período predeterminado.
  4. Haga clic en
    CREAR
    .
    El plan de costes copiado aparecerá para que los usuarios lo puedan ver o editar.
Establecimiento del plan de registro
El plan de registro (POR) es el plan de costes que se va a usar como plan de presupuestos para un proyecto. Si ya tiene un plan de presupuesto aprobado, se puede utilizar el plan de registro para crear un nuevo plan de presupuesto. Para preparar un plan de costes para su aprobación como presupuesto, se debe convertir en el plan de registro (POR). El plan de costes POR siempre aparece en la parte superior de la página Lista de planes. En la página Detalles del plan, la imagen PLAN DE REGISTRO aparece en la parte superior, junto al nombre del plan.
Realice uno de los pasos siguientes:
  • En la página
    Lista de planes
    , haga clic en el menú
    Acciones (⋮)
    , junto a un plan de costes, y seleccione
    ESTABLECER COMO PLAN DE REGISTRO
    .
  • En la página
    Detalles del plan
    , haga clic en el menú
    Acciones ⋮
    , junto al nombre del plan, y seleccione
    ESTABLECER COMO PLAN DE REGISTRO
    .
05_Plan of Record.jpg
Supresión de un plan de costes
Puede realizar pasos similares para suprimir un plan de costes que ya no necesite. Se puede suprimir el plan de registro si es el único plan de costes disponible para un proyecto. En caso contrario, haga que otro plan de costes sea el plan de registro antes de suprimir el plan de registro actual.
Análisis de los planes de costes
06_Analyze Cost Plan.jpg
  1. En el menú principal, haga clic en
    Proyectos
    .
    Si tiene acceso a los cuadros de proyecto, haga clic en
    Cuadros de proyecto
    .
  2. Abra un proyecto y haga clic en
    Información financiera
    .
    Aparecerá el plan de registro.
  3. Para ver otros planes, haga clic en
    Lista de planes
    . Haga clic en un plan o haga clic en
    Volver a los detalles del plan
    .
  4. Utilice las vistas siguientes del menú
    Ver
    para analizar los datos:
    • Planificado:
      Esta vista muestra los costes planificados por período de tiempo. Haga doble clic en una celda del coste planificado para editarlo.
    • Coste planificado y coste real
      : Esta vista le ayuda a comparar los costes planificados y los reales. Esta vista también proporciona los datos de Coste restante y % coste gastado. Los costes se calculan del modo siguiente:
      • Coste restante
        =
        Coste planificado
        -
        Coste real
      • % coste gastado
        = (
        real/planificado
        ) x
        100
    • Datos reales
      : Esta vista muestra los costes reales registrados durante el período fiscal.
  5. Coste planificado y coste previsto
    : Esta vista le ayuda a comparar los costes planificados y previstos.
    El coste previsto es el coste total incurrido. El
    coste previsto
    combina el valor real del período anterior con el coste planificado para períodos de tiempo actuales y futuros. Los valores de previsión se calculan del modo siguiente:
    • Para el período de tiempo anterior,
      Previsión
      =
      Real
    • Para los períodos de tiempo actuales y futuros,
      Previsión
      =
      Planificado
    • Previsión
      (calculado) =
      Real
      +
      Previsión restante
    • Previsión restante
      =
      Coste real
      (publicado a través del último período fiscal completo) +
      Coste planificado
      (lo restante en el plan de costes del registro tras el último período fiscal completo)
      Por ejemplo, se establece el período de tiempo en
      Mensual
      y 20/05/2020 como la
      fecha de inicio
      del proyecto. En este caso, la previsión restante es el coste real desde el 30/04/2020 más el coste planificado en los períodos fiscales después del período fiscal que finaliza el 30/04/2020.
    • Variación
      =
      Planificado
      Previsión
    • % de variación
      = (
      Variación
      ÷
      Planificado
      ) ×
      100
Edición de los elementos de línea del plan de costes en la cuadrícula
Puede actualizar los detalles del elemento de la línea para un plan de costes mediante la edición de las filas en la misma cuadrícula. Puede editar los costes planificados en todas las vistas (Planificado, Coste planificado y coste real, o Coste planificado y coste previsto).
  • No se pueden editar los costes planificados en la vista Datos reales.
  • Puede editar los detalles del plan de costes en el mismo tipo de período en el que se ha creado el plan de costes. Por ejemplo, si crea un plan de costes utilizando el tipo de período
    Mensual
    , solo podrá agregar, editar o suprimir elementos de línea para períodos de tiempo mensuales.
Adición de filas
Solo puede agregar filas en las vistas Planificado, Coste planificado y coste real, y Coste planificado y coste previsto.
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en
    Agregar fila
    o haga clic con el botón secundario del ratón en una fila y seleccione
    Insertar fila abajo
    .
  2. Escriba o utilice el menú de búsqueda para especificar los atributos de agrupación para el nuevo elemento de la línea.
Edición del coste planificado
Haga clic en las celdas de la columna Planificado para editar los valores de coste planificado. Las otras columnas que utilizan el coste planificado en sus cálculos se actualizan en consecuencia para la vista. Se pueden copiar los costes planificados de la misma cuadrícula o de una hoja de Excel y se pueden pegar en otro lugar de la cuadrícula. Todos los cálculos y los costes se actualizan en todas las vistas del plan de costes.
Supresión de una fila
Para suprimir una fila de la cuadrícula, haga clic con el botón secundario del ratón en cualquier celda de la fila y haga clic en
Suprimir fila
.
Agrupación de datos por atributo
Agrupe los datos de planificación por cualquier atributo de agrupación disponible para analizar cómo se adjudicarán los fondos para cada tipo dentro de un atributo de agrupación. Por ejemplo, para ver la cantidad de coste que se está planificado para el trabajo externo frente al interno, agrupe los datos por clase de transacción. También puede ver los valores acumulados para cada tipo de trabajo.
Cuando los datos de planificación se agrupan por el atributo Recurso, podrá ver tanto los recursos como los equipos definidos en una columna única.
Siga estos pasos:
  1. Arrastre y suelte el atributo de agrupación en la sección
    Agrupar por
    .
  2. Expanda cada grupo para ver las filas individuales.
    Group By.gif
Cómo ocultar o mostrar columnas
En las vistas Coste planificado y coste real y Coste planificado y coste previsto, puede ocultar o mostrar todas las columnas de un tipo. Por ejemplo, se pueden mostrar todas las columnas del tipo Planificado u ocultar todas las columnas del tipo Real. Haga clic en el color correspondiente a un nombre de columna en la leyenda
MOSTRANDO
situada en la parte superior derecha de la página.
Revisión de las transacciones asociadas a los costes reales
En la vista Coste planificado y coste real o en la vista Datos reales, puede ver las transacciones de cada coste real. Cada valor del coste real aparecerá como un hipervínculo. Puede hacer clic en un coste individual y en los agregados de coste real de nivel de fila o columna. La ventana
Revisión de transacciones
muestra las columnas Fecha de transacción, Recurso y Tarea fijadas a la izquierda. Las unidades, el coste por unidad y el coste real aparecen fijados en la parte derecha. Todos los atributos de agrupación que selecciona aparecerán entre las columnas fijadas tal y como se muestra en el ejemplo siguiente.
Para trabajar con una lista específica de elementos, filtre la lista de transacciones utilizando ROL, RECURSO o DEPARTAMENTO DE RECURSOS, tal y como se muestra en la imagen siguiente.
Actuals Shot.png
Cómo trabajar con planes de presupuestos
Cuando se aprueba un plan de costes, se convierte en el plan de presupuestos de un proyecto. Puede enviar una parte de un plan de costes para su aprobación variando las fechas de inicio y fin del envío. Solo se envía para su aprobación la parte entre las nuevas fechas de inicio y fin. Cuando se aprueba un plan de costes, se convierte en un plan de presupuesto con un nuevo número de versión. Si hay un presupuesto anterior, se guarda por separado y se puede ver pero no editar.
Al enviar un plan de costes como plan de presupuestos, tenga en cuenta estas reglas:
  • Si existe un plan de presupuestos, el plan de costes enviado debe incluir los mismos atributos de agrupación para combinar los datos del plan de costes enviado con los datos de plan de presupuestos existente. Si los atributos de agrupación no coinciden, reemplace el plan de presupuestos existente o cancele el envío.
  • Solo se puede enviar o aprobar un plan de presupuestos a la vez.
  • Cuando se aprueba un presupuesto enviado, el presupuesto se convierte en el plan de registro.
  • Un presupuesto enviado se puede editar, pero no se puede editar un presupuesto aprobado o rechazado.
  • Si existe un presupuesto aprobado, los datos del plan de costes enviado se pueden combinar con el primero o pueden reemplazarlo.
Envío de planes de costes como planes de presupuesto
Envíe un plan de costes como plan de presupuestos para crear un nuevo presupuesto aprobado o para actualizar el presupuesto después de actualizar el plan de costes. Asigne un plan de costes como plan de registro antes de enviarlo para su aprobación. Si existe un plan de presupuestos aprobado, y crea o actualiza un plan de costes como plan de registro nuevo (POR), puede enviar el plan de registro para combinarlo con el plan de presupuestos aprobado o para sustituir el plan de presupuesto.
Siga estos pasos
:
  1. Haga clic en
    Proyectos
    .
  2. Abra un proyecto y haga clic en
    Información financiera
    . De forma predeterminada, aparece el plan de costes designado como Plan de registro.
  3. Haga clic en el menú
    ⋮ Acciones
    y seleccione
    ENVIAR PARA APROBACIÓN
    .
    Para enviar un plan de presupuestos, haga clic en
    Lista de planes
    y seleccione el menú
    Acciones ⋮
    asociado al plan de registro.
  4. Rellene los campos siguientes:
    • NOMBRE DEL PLAN
      Introduzca el nombre del plan de presupuestos.
    • ID DEL PLAN
      Define un ID único para el plan de presupuestos.
    • DESCRIPCIÓN DEL PLAN
      Proporcione una breve explicación del plan de presupuestos.
    • TIPO DE PERÍODO
      (no se puede modificar)
      Muestra el tipo de período asociado al plan de costes.
    • PERÍODO DE INICIO
      Muestra el período de inicio del plan de presupuestos. Para enviar una parte del plan de costes en lugar del plan completo para el presupuesto, seleccione un período de inicio diferente.
    • PERÍODO DE FINALIZACIÓN
      Muestra el período de fin del plan de presupuestos. Para enviar una parte del plan de costes en lugar del plan completo para el presupuesto, seleccione un período de finalización diferente.
    • PLAN DE BENEFICIOS
      Asocie un plan de beneficios al plan de presupuestos. Si ha asociado un plan de beneficios al plan de costes, el mismo plan de beneficios se adjuntará al plan de presupuestos.
    • OPCIÓN DE ENVÍO
      • Sustituir
        : Opción seleccionada de forma predeterminada al crear un nuevo plan de presupuestos.
      • Fusionar
        : Disponible cuando se revisa un plan de presupuestos. Permite combinar los cambios con el plan de presupuestos existente.
  5. Envíe el plan de costes para su aprobación.
Aprobación o rechazo de los planes de presupuestos enviados
Approve Budget.jpg
Siga estos pasos
:
  1. Haga clic en
    Proyectos
    .
  2. Abra un proyecto y haga clic en
    Información financiera
    . De forma predeterminada, aparece el plan de registro.
  3. Haga clic en
    Lista de planes
    y, a continuación, en
    PRESUPUESTOS
    para revisar la lista de presupuestos.
  4. En la barra de
    búsqueda
    , introduzca el nombre del presupuesto o el
    ID DEL PLAN
    para identificar el presupuesto que desea editar.
  5. Para aprobar o rechazar el presupuesto, haga clic en el menú
    Acciones ⋮
    y, a continuación, seleccione
    APROBAR PRESUPUESTO
    o
    RECHAZAR PRESUPUESTO
    .
  6. Para editar un presupuesto, haga clic en él.
    Se abrirá el presupuesto.
  7. Agregue una fila adicional o elimine una fila del presupuesto.
  8. Edite las cantidades en la columna
    PRESUPUESTO
    .
  9. Una vez finalizados los cambios, haga clic en el menú
    Acciones (⋮)
    y, a continuación, seleccione
    APROBAR PRESUPUESTO
    para aprobar el presupuesto.
  10. Para rechazar un presupuesto, seleccione la opción
    RECHAZAR PRESUPUESTO
    .
Cambios en el plan de presupuestos
  • La combinación ya existe
    : Si aparece el mensaje de error
    La combinación ya existe
    , significa que se ha agregado una nueva fila a un plan de presupuestos con los mismos atributos de agrupación que en una entrada anterior. En esta situación, se puede suprimir la fila innecesaria.
  • Cambio de la configuración del plan presupuestario:
    Cuando se hace clic en
    Valores de configuración
    , todos los campos son editables excepto MONEDA y TIPO DE PERÍODO. Si cambia el PERÍODO DE TIEMPO de su valor predeterminado, todos los campos se convertirán en campos de solo lectura.
  • No se puede editar un plan aprobado
    : Una vez que se envía un plan de costes para su aprobación, este se convierte en el plan de presupuestos enviado. Se puede editar el plan de presupuestos enviado; sin embargo, no se puede editar el plan de presupuestos después de que se apruebe.
Análisis de los planes de presupuestos
Analyze Budget Plans.jpg
Se puede utilizar la vista Presupuesto y la vista Coste presupuestado y coste de la previsión para analizar los planes de presupuestos.
  • Vista Presupuesto
    Muestra el coste planificado para todo el proyecto desde el inicio hasta la finalización del proyecto.
  • Variación entre el coste presupuestado y el de la previsión
    : Combina los costes reales, desde el inicio hasta el período anterior, y el coste planificado, del período actual en adelante. Suponga que tiene un proyecto de seis meses y se encuentra en el cuarto mes. Esta vista mostraría los costes reales de los cuatro primeros meses y el coste planificado para los próximos dos meses.
Cuando se utiliza la vista Coste presupuestado y coste de la previsión, también se puede ver la variación, que es la diferencia entre el coste presupuestado y el coste previsto.
Siga estos pasos
:
  1. Haga clic en
    Proyectos
    .
  2. Abra un proyecto y haga clic en
    Información financiera
    . De forma predeterminada, aparece el plan de costes designado como Plan de registro.
  3. Haga clic en
    Lista de planes
    y, a continuación, en
    PRESUPUESTOS
    para revisar la lista de presupuestos a los que puede acceder.
  4. En la barra de
    búsqueda
    , introduzca el nombre del presupuesto o el
    ID DEL PLAN
    para identificar el presupuesto que desea editar.
  5. Haga clic en el presupuesto para abrirlo.
  6. En la lista desplegable
    Vista
    , seleccione
    Presupuesto
    o
    Coste presupuestado y coste de la previsión
    .
  7. Seleccione la vista
    Coste presupuestado y coste de la previsión
    . Esta vista permite comparar los costes presupuestados y los costes de previsión.
    El
    coste previsto
    es el coste total incurrido. El
    coste previsto
    combina el valor real del período anterior con el coste planificado para períodos de tiempo actuales y futuros. Los valores de previsión se calculan del modo siguiente:
    • Para el período de tiempo anterior,
      Previsión
      =
      Real
    • Para los períodos de tiempo actuales y futuros,
      Previsión
      =
      Planificado
    • Previsión
      (calculado) =
      Real
      +
      Previsión restante
    • Previsión restante
      =
      Coste real
      (publicado a través del último período fiscal completo) +
      Coste planificado
      (lo restante en el plan de costes del registro tras el último período fiscal completo)
      Por ejemplo, se establece el período de tiempo en
      mensual
      y el proyecto es a partir de la fecha de 20/05/2018. En este caso, la previsión restante es el coste real desde el 30/04/2018 más el coste planificado en los períodos fiscales después del período fiscal que finaliza el 30/04/2018.
    • Variación
      =
      Presupuesto
      Previsión
    • % de variación
      = (
      Variación
      ÷
      Presupuesto
      ) x
      100
  8. Utilice los códigos de color asociados al campo
    MOSTRANDO
    para ver u ocultar las filas asociadas en la vista.
  9. (Opcional) Puede revisar las transacciones subyacentes con los costes reales detrás de un valor de previsión. El valor aparecerá como un hipervínculo en las celdas individuales y para los valores agregados de filas o columnas. Haga clic en el valor para abrir la ventana Revisión de la transacción, al igual que puede hacer con los planes de costes. Consulte
    Revisión de las transacciones asociadas a los costes reales
    en la sección anterior
    Análisis de los planes de costes
    .
Creación de una revisión del presupuesto
Un plan de costes aprobado se convierte en el plan de presupuestos para un proyecto. Dado que los proyectos son dinámicos y cambian continuamente, se pueden revisar diversas partes del presupuesto o puede reemplazarse el presupuesto totalmente. Puede hacer dos tipos de revisiones de un plan de presupuestos aprobado:
Revisión de plan de presupuestos combinado
  • Se envía un plan de costes con elementos de línea nuevos y se combinan los cambios con el plan de presupuesto existente.
  • Envíe una parte de un plan de costes cambiando las fechas de inicio y de finalización del envío, o actualice los valores del campo en períodos de tiempo específicos. Solamente puede enviar los períodos de tiempo modificados y combinarlos con el presupuesto.
Revisión de plan de presupuestos de sustitución
  • Envíe un plan de costes con elementos de la línea suprimidos y reemplace el presupuesto para eliminar dichos elementos de la línea del plan de presupuestos.
  • Se crea un plan de costes, utilizando distintos atributos de agrupación o tipos de período, y reemplace el presupuesto.
Los dos tipos de revisión proporcionan un historial de aprobaciones. Sin embargo, la función de sustituir permite suprimir elementos de la línea que ya no se necesitan, y revisar atributos de agrupación y períodos fiscales.
Al enviar un plan de costes que revisa un presupuesto existente, se especifica si se combinarán o se reemplazarán mediante la lista desplegable de opciones de envío. Este campo solamente aparece cuando hay al menos un presupuesto aprobado. Si el plan de costes nuevo tiene una estructura diferente que el presupuesto existente, Sustituir es la única opción.
Cuando se aprueba el plan de costes, se convierte en el plan de presupuestos revisado con un nuevo número de versión. Puede ver la versión anterior del presupuesto, que se guarda por separado. No se pueden editar planes de presupuestos anteriores o los planes de presupuestos aprobados actualmente.
Ejemplo 1: Uso de la opción Fusionar
Ya se ha enviado un presupuesto para los dos primeros meses de un proyecto de seis meses. Se debe agregar un administrador de base de datos como un recurso adicional y enviar el presupuesto para su aprobación para los próximos dos meses. En tales escenarios, se puede revisar el plan de costes mediante la adición de un administrador de base de datos al proyecto y asignarle las tareas para los próximos dos meses. Se podrá utilizar la opción RELLENAR DESDE LAS ASIGNACIONES para actualizar el plan de costes. Al enviar el plan de costes, se deberán utilizar los campos PERÍODO DE INICIO y PERÍODO DE FIN para enviar el plan de costes para los próximos dos meses.
Merge Budget.jpg
Siga estos pasos
:
  1. Haga clic en
    Proyectos
    .
  2. Abra un proyecto y haga clic en
    Información financiera
    . De forma predeterminada, se muestra el plan de costes designado como Plan de registro. El gestor del proyecto ya ha agregado el administrador de la base de datos como un recurso y le asigna las tareas adecuadas.
  3. Haga clic en el menú
    ⋮ Acciones
    y seleccione R
    ELLENAR DESDE LAS ASIGNACIONES
    para actualizar el plan de costes.
  4. Haga clic en el menú
    ⋮ Acciones
    y seleccione
    ENVIAR PARA APROBACIÓN
    .
  5. Introduzca los detalles relevantes. Asegúrese de introducir los valores correctos en los campos PERÍODO DE INICIO y PERÍODO DE FINALIZACIÓN.
  6. Seleccione el botón de opción
    FUSIONAR
    y haga clic en
    ENVIAR
    .
El gestor financiero relevante ahora puede revisar el nuevo plan de presupuestos y aprobarlo.
Ejemplo 2: Uso de la opción Sustituir
Se ha estado planificando un proyecto durante los últimos cuatro meses y ya se ha enviado un presupuesto estimado con los roles que se considera que serán necesarios para el proyecto. Un mes antes del inicio del proyecto, se crea un plan de costes con los recursos reales y se cambian los atributos de agrupación para incluir el departamento y la ubicación. A continuación, puede enviar el nuevo plan de costes para sustituir el plan de presupuestos aprobado.
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en
    Proyectos
    .
  2. Abra un proyecto y haga clic en
    Información financiera
    . De forma predeterminada, aparece el plan de costes designado como plan de registro.
  3. Haga clic en
    Lista de planes
    y, a continuación, en
    PLANES DE COSTES
    para ver todos los planes de costes existentes para el proyecto.
  4. Haga clic en
    NUEVO PLAN
    para crear un nuevo plan de costes. Introduzca varios detalles, como el
    NOMBRE DEL PLAN
    y el
    ID DEL PLAN
    .
  5. Seleccione el
    Departamento
    y la
    Ubicación
    como los atributos de agrupación.
  6. Haga clic en
    CREAR
    para crear un nuevo plan de costes.
    Para obtener más información sobre la creación de planes de costes, consulte la sección Creación de un plan de costes en esta página.
  7. Haga clic en el menú
    Acciones (⋮)
    y seleccione
    RELLENAR DESDE LAS ADJUDICACIONES
    o
    RELLENAR DESDE LAS ASIGNACIONES
    para actualizar el plan de costes. Dado que el gestor de proyectos ya ha reemplazado los roles genéricos por los recursos específicos que están trabajando en el proyecto, el plan de costes incluye los detalles precisos.
  8. Haga clic en el menú
    Acciones ⋮
    y seleccione
    ESTABLECER PLAN DE REGISTRO
    para actualizar este plan de costes como plan de registro.
  9. Haga clic en el menú
    ⋮ Acciones
    y seleccione
    ENVIAR PARA APROBACIÓN
    .
  10. Introduzca los detalles relevantes.
  11. Seleccione el botón de opción
    SUSTITUIR
    y haga clic en
    ENVIAR
    .
El gestor financiero relevante ahora puede revisar el nuevo plan de presupuestos y aprobarlo.
Otro ejemplo simple donde es posible que se desee reemplazar un presupuesto se da cuando ya no se necesita un elemento de la línea en el plan de presupuestos. Si se desea eliminar un elemento de línea del plan de presupuestos, se deberá suprimir el elemento de línea del plan de costes. Envíe el plan de costes revisado como reemplazo para el plan de presupuestos.
Organización de las columnas en la cuadrícula
Es posible organizar las cuadrículas financieras mediante los controles de cuadrícula que se describen en esta sección.
Siga estos pasos:
  1. En la cuadrícula puede pasar el ratón por encima de cualquier encabezado de columna y ver más opciones. Puede fijar columnas a la izquierda o a la derecha. También se puede ajustar automáticamente o restablecer el ancho de columna. En la imagen siguiente aparece un ejemplo del menú de las columnas.
    Pin Column.jpg
  2. Se pueden mostrar y ocultar columnas en el plan de costes. Pase el ratón por encima de cualquier encabezado de fila y haga clic. Seleccione las columnas que desea ver en la vista. En el ejemplo siguiente, el coste planificado se muestra solo en la sección Total, pero no en 2018-02.
    Hide Columns.jpg