Nueva experiencia de usuario: Medición del progreso y publicación de informes de estado del proyecto

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Nicole.jpg
Para un gestor de proyectos, la información sobre el estado de un proyecto es uno de los componentes más importantes de la gestión eficaz de proyectos. Mediante la generación de informes de estado del proyecto de forma periódica, puede asegurarse de que los equipos están centrados en su trabajo y también garantizar el éxito de los proyectos a lo largo de todo su ciclo de vida. También se pueden compartir los informes del proyecto con todo el equipo de PMO y otros interesados en formato PDF para que se actualice constantemente el estado y los riesgos asociados con el proyecto.
Generación de informes del estado de los proyectos:
  • Facilita que la comunicación sea eficaz
  • Establece un proceso para que se pueda repetir lo que se ha obtenido
  • Mide el rendimiento del equipo
  • Documenta las acciones necesarias para implementar y mitigar el riesgo
  • Destaca los aspectos en los cuales debería centrarse el equipo para corregir problemas o para mantener el progreso requerido para satisfacer o superar las expectativas del cliente
Se requieren los siguientes derechos para trabajar con el estado de un proyecto en la
Nueva experiencia de usuario
.
  • Derechos de acceso
    Proyecto - Editar
    e
    Informe de estado
    para crear nuevos informes.
  • Derechos de acceso
    Informe de estado - Editar todo
    y
    Proyecto - Editar
    para editar los informes de estado.
El grupo de acceso Gestor de proyectos de PMO contiene todos los derechos de acceso necesarios para acceder a un proyecto y crear informes de estado en la Nueva experiencia de usuario. Para obtener más información sobre los derechos de acceso y otros detalles sobre la generación de informes sobre el estado del proyecto, consulte la sección Nueva experiencia de usuario: Comparación con la versión clásica de Clarity PPM.
Se puede utilizar la ficha Estado para realizar las siguientes actividades:
Uso del estado del proyecto predeterminado
Ejemplo:
Nicole es una gestora de proyectos y desea ver el estado actual de un proyecto. Desea evaluar si el proyecto está en el programa y las métricas de esfuerzo y de coste actuales. A continuación, compartirá sus conclusiones con el equipo en una próxima reunión con el equipo.
Status Report Default.jpg
Para ver el estado actual del proyecto, se debe abrir el proyecto y hacer clic en la ficha
Estado
. Se muestra el borrador más reciente del informe de estado de forma predeterminada, el cual resume el proyecto actual.
A continuación se especifican algunos de los widgets clave que se pueden actualizar en el estado predeterminado.
Nombre del widget
Descripción
Módulo de estado de nivel alto
Overall Status.jpg
Permite ver el estado de un proyecto en un solo vistazo. El módulo de estado de nivel alto se incluye en el estado del proyecto de forma predeterminada. Se puede eliminar este widget del estado del proyecto y agregar widgets de estado individuales en su lugar.
  • Estado general
    : El estado global del proyecto se deriva del estado de la programación, el estado del ámbito y el estado de los costes y el esfuerzo. El estado global también está visible en el mosaico del proyecto. Los colores de estado de la página de informes de estado y de los cuadros de proyecto (por ejemplo, verde para Al día o rojo para En riesgo) se basan en la configuración de las asignaciones para mostrar para el atributo Estado global del objeto Informe de estado. Para obtener más información sobre cómo configurar las asignaciones para mostrar de los atributos, consulte
    CA PPM Studio Objects and Attributes
    .
  • Estado de la programación
    : El estado de la programación indica si la programación del proyecto está al día o si difiere en menor o mayor medida de la programación original.
  • Estado del ámbito:
    Indica si el ámbito del proyecto está al día o si difiere en menor o mayor medida del ámbito original.
  • Coste y esfuerzo:
    Indica si la cantidad de esfuerzo y el importe presupuestado consumidos en el proyecto están al día con respecto a las estimaciones originales.
Métrica del esfuerzo
Effort Metrics.jpg
Le permite revisar:
  • El esfuerzo total estimado para el proyecto
  • El esfuerzo total que han enviado los miembros del equipo acerca del proyecto
  • El balance del esfuerzo del proyecto
El valor del informe de estado se basa en el valor seleccionado para el valor de configuración Unidad de visualización predeterminada para esfuerzo de trabajo en la versión clásica de
Clarity PPM
. El valor de configuración aparece en Administración, Gestión de proyectos.
Métrica del coste
Cost Metrics.jpg
Le permite revisar:
  • El presupuesto aprobado total del proyecto
  • El presupuesto total que se ha agotado hasta la fecha
  • El presupuesto del balance del proyecto
Actualización de informes de estado y logros clave
Status Report.jpg
Le permite compartir un resumen del informe de estado y resaltar los logros clave del equipo editando estos campos de texto personalizados.
Próximas dos semanas
Next2Weeks.jpg
Le permite revisar las tareas que van a vencer a partir del lunes de la semana siguiente.
Si existen informes de estado del proyecto en la versión clásica de
Clarity PPM
, el sistema rellena la información del último informe de borrador (basado en la fecha del informe) en la ficha Actual. Si solamente hay informes con el estado Final (es decir, no hay borradores) en la versión clásica de
Clarity PPM
, el sistema crea una instancia de informe con el estado Borrador a partir del último informe de estado de acuerdo con la fecha del informe. Cuando el gestor de proyectos o un usuario con los derechos de acceso pertinentes se desplaza hasta la página Estado en la Nueva experiencia de usuario por primera vez, la información del informe de estado de borrador se rellena en la ficha Actual.
Personalización del estado del proyecto
Ejemplo
: Nieves comparte el estado con su equipo y realmente ayuda al equipo a entender el estado actual del proyecto. Sin embargo, el equipo solicita a Nicole que realice los cambios siguientes en el informe:
  • Agregue la fase actual y las tareas completadas al estado y elimine el calendario que muestra las tareas para las dos semanas siguientes
  • Agregue los riesgos al proyecto para que los riesgos se puedan comunicar al equipo de gestión
  • Agregue un campo personalizado que resalte al colaborador clave del mes
  • Asegúrese de que el estado del proyecto se puede establecer en Proyecto iniciado durante la fase inicial del proyecto
A continuación, se describen las diferentes tareas que deberá realizar Nicole para personalizar el informe del proyecto y que refleje el progreso del equipo.
3
3
Adición o eliminación de widgets del estado del proyecto
Se puede personalizar el estado de un proyecto para incluir o excluir información mediante la adición o eliminación de widgets.
Customize Status Report1.jpg
Siga estos pasos:
  1. Para personalizar un informe de estado, haga clic en
    Configurar.
    Aparecerá el cuadro de diálogo
    Personalizar el informe de estado
    .
  2. Seleccione los widgets que se van a incluir en el informe. En este escenario, Nicole seleccionaría las casillas de verificación
    Tareas finalizadas
    y
    Fase actual
    .
  3. Para eliminar widgets del informe, anule la selección de las casillas de verificación asociadas. En este escenario, Nicole borraría la casilla de verificación
    Próximas 2 semanas
    .
  4. Haga clic en el símbolo de aspa (X) para cerrar el cuadro de diálogo
    Personalizar el informe de estado
    .
  5. Para restaurar el diseño predeterminado, haga clic en
    Restablecer diseño
    .
  6. Puede arrastrar y soltar widgets para cambiar el diseño del informe.
Adición de riesgos, incidencias, cambios y tareas al estado del proyecto
A partir de
Clarity PPM
15.6.1, se pueden agregar riesgos, incidencias, cambios y tareas al estado del proyecto.
Risks Details.gif
Siga estos pasos
:
  1. Asegúrese de que se han marcado los riesgos, incidencias, cambios y tareas para que se incluyan en el estado del proyecto. Consulte Creación de riesgos, incidencias o cambios.
    1. Haga clic en Riesgos, Incidencias o Cambios para ir a la página correspondiente.
    2. Haga clic en cualquier columna asociada a un riesgo, una incidencia o un cambio para mostrar la ficha
      Detalles
      .
    3. Haga clic en
      CONFIGURAR
      para mostrar una lista de todos los atributos que están disponibles.
    4. Arrastre y suelte el indicador
      Incluir en el informe de estado
      en el diseño de detalles.
    5. Seleccione el indicador
      Incluir en el informe de estado
      para asegurarse de que el riesgo, la incidencia o el cambio se incluyen en el estado del proyecto.
      Se puede ir a la página de tareas, seleccionar la vista de cuadrícula y seleccionar el indicador
      Incluir en el informe de estado
      para seleccionar las tareas que se deben incluir en el estado.
  2. Seleccione la lista de atributos asociados a riesgos, atributos, cambios o tareas que se mostrarán en el informe de estado.
    Los riesgos, las incidencias, los cambios y las tareas tienen varios atributos que se pueden mostrar en el informe de estado. Utilice el icono
    Configurar
    asociado con la cuadrícula correspondiente para seleccionar los atributos que se mostrarán en el informe.
    Configure Risks.gif
    1. Para personalizar un informe de estado, haga clic en
      Configurar.
      Aparecerá el cuadro de diálogo
      Personalizar el informe de estado
      .
    2. Seleccione
      Riesgos
      para agregarlo al informe de estado y haga clic en (X) para cerrar el cuadro de diálogo
      Personalizar el informe de estado
      .
    3. En el widget Riesgos, haga clic en
      Configurar
      para seleccionar los atributos que se deben mostrar en el informe de estado.
    4. Seleccione los atributos correspondientes.
    5. En función del área disponible en el informe de estado,
      Clarity PPM
      calcula si los atributos que está seleccionando se pueden incluir en el informe.
    6. Cuando se muestra el mensaje
      se ha alcanzado el número máximo de columnas
      , no se podrán agregar atributos adicionales a la cuadrícula.
    7. Haga clic en
      Cerrar
      para guardar los cambios.
Cómo agregar atributos personalizados al estado del proyecto
El estado del proyecto se asocia con el objeto personalizado del informe de estado en Clarity PPM. Este objeto del informe de estado se instala cuando se instala el complemento Acelerador de PMO. Si ha creado atributos personalizados de un tipo de datos compatible en el objeto del informe de estado, puede agregarlos al estado del proyecto. En este escenario, Nicole solicita al administrador que cree un atributo mediante el cual se pueda resaltar al colaborador clave del mes. El administrador crea el atributo y verifica que tiene un alias de API para que el atributo esté disponible en la
Nueva experiencia de usuario
. Nicole ahora puede agregar este atributo al estado del proyecto. Para crear un atributo personalizado, consulte Clarity PPM Studio Objects and Attributes.
Key Contr.jpg
Se puede crear un atributo personalizado con los tipos de datos siguientes para garantizar que el atributo se incluye en el estado del proyecto:
  • Texto
  • Cadena larga
  • pedido
  • Dinero
  • Booleano
  • Fecha
  • Búsqueda con valor único
  • Búsqueda con varios valores
  • Número calculado
  • Cadena calculada
  • Datedata calculado
Edición de los valores de estado del proyecto
También puede solicitar al administrador que edite la búsqueda
Estado del informe de estado
para agregar valores adicionales a la búsqueda. A continuación, se puede editar el objeto Informe de estado y editar los atributos importantes como, por ejemplo, el estado de la programación, el estado del alcance y el estado del coste y del esfuerzo para editar los colores asociados con cada valor de búsqueda. El estado general del proyecto se deriva de estos tres atributos. En nuestro escenario, Nieves pide al administrador que agregue
Iniciado
a la búsqueda del
Estado del informe de estado
.
Siga estos pasos
:
  1. Inicie sesión en
    Versión clásica de PPM
    .
  2. Haga clic en
    Administración
    ,
    Administración de datos
    ,
    Búsquedas
    .
  3. Utilice las opciones de filtro para localizar y abrir la búsqueda
    Estado del informe de estado
    .
  4. Haga clic en
    Valores
    y utilice el botón
    Nuevo
    para agregar un nuevo valor. En nuestro escenario, se agregará el valor
    Iniciado
    .
    Edit Lookup.jpg
  5. Haga clic en
    Guardar y volver
    para guardar los cambios.
  6. Haga clic en
    Administración
    ,
    Objetos
    y utilice las opciones de filtro para localizar y abrir el objeto
    Informe de estado
    .
  7. Haga clic en
    Atributos
    y utilice las opciones de filtro para identificar y abrir el atributo correspondiente. En este escenario, Nicole abre el atributo
    Estado de la programación
    .
  8. Utilice la sección Asignaciones para mostrar para asociar un color con el nuevo valor añadido a la búsqueda
    Informe de estado
    . En nuestro escenario, el administrador asociaría el color gris al valor
    Iniciado
    .
    Edit Color.jpg
  9. Haga clic en
    Guardar y volver
    para finalizar los cambios.
Análisis de las tendencias del proyecto
El análisis de las tendencias de un proyecto es una técnica utilizada habitualmente en la gestión de proyectos que permite usar los datos de un proyecto y determinar las posibles variaciones con respecto a las líneas de referencia (presupuesto, coste, programación o ámbito). Estos datos pueden ayudar a anticipar y prever la variación que se puede esperar si el proyecto no se ajusta a las estimaciones durante un período de tiempo específico. Se pueden anticipar tendencias específicas y se pueden realizar ajustes para minimizar los riesgos, maximizar la eficacia del equipo y entregar el proyecto a tiempo.
Los indicadores de tendencia (flechas hacia arriba y hacia abajo, hacia la derecha e izquierda) en los indicadores de los informes de estado se basan en el valor más reciente del indicador comparado con el valor del anterior estado publicado.
  • Flecha hacia arriba:
    El estado del borrador más reciente es mejor que el estado publicado anterior.
  • Flecha horizontal (neutra):
    El estado del borrador más reciente es el mismo que el estado publicado anterior.
  • Flecha hacia abajo:
    El estado del borrador más reciente es peor que el estado anterior.
El color de las flechas y de los indicadores del informe de estado se basan en el valor del estado más reciente:
  • Verde
    : Al día
  • Naranja
    : Necesita ayuda (variación leve)
  • Rojo
    = En riesgo (variación significativa)
Por ejemplo, una flecha verde hacia arriba para el indicador de Programación indica que la programación del proyecto tiene una tendencia creciente y que está al día para cumplir con el plazo de entrega. Se pueden actualizar los valores de los indicadores; el estado global se actualiza en función de los valores más recientes. La siguiente información permite determinar el estado de los distintos indicadores:
  • Métrica del esfuerzo:
    Muestra las horas de los miembros del equipo restantes para el proyecto.
  • Métricas del coste:
    Muestra el presupuesto disponible más reciente para el proyecto.
  • Próximo trabajo e indicadores de las tareas completadas.
El informe de estado inicial para un nuevo proyecto no muestra indicadores de tendencia porque no hay datos anteriores. En el momento en el que se publican informes adicionales, aparecen las flechas de tendencia que comparan el estado actual con el último estado publicado. Por ejemplo, si la tendencia del estado global del estado actual es mejor que el anterior estado publicado, se muestra una flecha verde hacia arriba.
La siguiente imagen muestra los indicadores de tendencia de un proyecto de muestra:
La siguiente imagen muestra los indicadores de tendencia de un proyecto de muestra.
Si no está utilizando los informes de estado, se pueden ocultar los identificadores de estado (Al día, Necesita ayuda, En riesgo) en los cuadros de los proyectos y en los encabezados del proyecto. En la versión clásica de PPM, elimine las asignaciones de visualización en el atributo Estado global del objeto Informe de estado. Consulte
Vistas de objeto de CA PPM Studio
,
Configuración de asignaciones de visualización
para obtener más información.
Organización de fichas en la cuadrícula de estado del proyecto
La ficha Estado tiene una cuadrícula de dos columnas. Se pueden realizar dos actividades clave para organizar los widgets en la cuadrícula de estado del proyecto.
  1. Se puede arrastrar y soltar el icono que se encuentra en la esquina superior derecha de cada widget allí donde sea necesario dentro de la cuadrícula.
  2. Se puede arrastrar un widget para acomodarlo en una sola columna o expandirlo para que se ajuste a la anchura de las dos columnas.
La mayoría de widgets como la actualización de informes de estado, las métricas de costes y las métricas de esfuerzo requieren solamente una columna. Se puede arrastrar un widget de una sola columna a la izquierda o a la derecha para asegurarse de que ocupa dos columnas. Algunos widgets como, por ejemplo, las próximas dos semanas, los riesgos, las incidencias, los cambios y las tareas se muestran mejor en dos columnas porque suelen mostrar una gran cantidad de información. Aunque se pueden arrastrar estos widgets y cambiar su tamaño para ajustarlos en una sola columna, no se recomienda, ya que reduce la legibilidad del contenido en estas cuadrículas.
Hay dos tipos de widgets disponibles en la página Estado:
  • Los widgets que se muestran mejor en una columna: la mayor parte de los widgets, como la actualización del informe de estado, las métricas de costes y las métricas de esfuerzo requieren solamente una columna. Se puede arrastrar un widget de una sola columna a la izquierda o a la derecha para asegurarse de que ocupa dos columnas.
  • Los widgets que se muestran mejor en dos columnas: algunos widgets como, por ejemplo, las próximas dos semanas, los riesgos, las incidencias, los cambios y las tareas se muestran mejor en dos columnas porque suelen mostrar una gran cantidad de información. Puede cambiar el tamaño de estos widgets para que se ajusten a una sola columna.
Publicación de los informes de estado del proyecto
Se puede obtener una vista preliminar de los informes de estado actuales y anteriores en formato PDF. También se puede publicar un informe de estado para crear una nueva instancia de informe de estado desde el informe de estado de la vista preliminar. Se adjunta un PDF al informe de estado más reciente que, a continuación, puede compartir con los interesados del proyecto.
Consulte con el administrador para verificar que .PDF es una de las
Extensiones de archivo autorizadas
en
Administración
,
Opciones del sistema
en la versión clásica de PPM.
Informes sobre el estado completo
Una vez completado un informe de estado, se puede publicar después de realizar la vista preliminar de las últimas actualizaciones en tiempo real. Cada vez que se obtiene una vista preliminar de un informe, se sobrescribirán los borradores anteriores de la vista preliminar del informe con el borrador más reciente. Al publicar un informe, el atributo de estado del informe de estado cambia de
Borrador
a
Final
y se crea un PDF del informe en la sección Informes. Solamente aparecen en la sección Informes los informes de estado que se publican en Nueva experiencia de usuario.
Nuevos informes sobre el estado
Se crea un nuevo informe de estado en función del informe de estado publicado más recientemente. En el nuevo informe, las flechas de tendencias aparecen como neutrales y se pueden cambiar los estados del indicador, editar los campos de entrada y así sucesivamente, para el próximo período de generación de informes.
Informes de estado y exploradores de Microsoft
Cuando se visualiza un informe de estado en un explorador de Microsoft como, por ejemplo, Internet Explorer o Microsoft Edge, no se ve un archivo PDF en el explorador debajo de la ficha Informes en el área Estado de un proyecto. En su lugar, se verá una imagen del informe de estado con un vínculo de descarga. Haga clic en el vínculo para descargar el informe de estado como un PDF.
Siga estos pasos:
  1. Abra un proyecto y haga clic en
    Estado
    .
  2. Para ver todos los informes de estado anteriores publicados (con el estado
    Final
    ) y el borrador actual, haga clic en
    Informes
    .
    El informe de estado
    borrador
    actual solo aparece si se ha hecho clic previamente en Vista previa actual para obtener una vista previa del informe de estado actual en formato PDF.
  3. Para generar una vista previa del informe de estado actual antes de su publicación, haga clic en
    Vista previa actual
    .
    Se recomienda hacer clic en
    Vista previa actual
    antes de hacer clic en
    Publicar
    para verificar que el informe de estado se ha actualizado con la información más reciente disponible del proyecto en el sistema.
  4. Para publicar el informe de estado del borrador actual, haga clic en
    Publicar
    .
Actualización del estado del proyecto en una cuadrícula
Además de la ficha
Estado
que le permite ver y publicar informes de estado en formato PDF, los administradores también pueden configurar un esquema de proyecto para incluir una cuadrícula
Informe del estado
. Consulte la sección Nueva experiencia de usuario: Configuración de los esquemas para proyectos e inversiones para obtener más información.
image2018-11-19_14-40-45.png
Utilice esta página para actualizar los atributos personalizados o en stock del objeto Informe de estado del proyecto. Puede actualizar los valores de los informes de estado actuales y anteriores.
Se recomienda utilizar ya sea la ficha Estado para generar informes de estado en formato PDF o la cuadrícula Informe del estado, pero no ambas al mismo tiempo. El uso de ambas para el mismo proyecto puede resultar confuso. Por ejemplo, cuando se publica un informe de estado en PDF en la ficha Estado, se producen los cambios siguientes en la cuadrícula:
  • Aparecerá una nueva instancia de informe de estado.
  • El valor en el campo Estado del informe cambia de
    Borrador
    a
    Final
    .
  • Los valores de la instancia del informe de estado anteriores se copiarán a la nueva instancia.
El cambio manual del estado del informe de Borrador a Final en la cuadrícula es similar a lo que sucede al publicar; sin embargo, no se crea ningún archivo PDF en la ficha Estado, en Informes. Los usuarios pueden percibir esta brecha en el comportamiento entre el informe de estado en PDF y el informe de estado de la cuadrícula. Los valores del informe de estado Final en la cuadrícula no se copiarán para crear un informe de estado de borrador publicable en la ficha Estado, en Informes. Los usuarios de la página de estado en PDF esperan que se genere un PDF cuando ellos u otros usuarios marcan el estado
Final
en la cuadrícula; sin embargo, no se generará ningún PDF para ese registro del informe de estado.
Consulte el gráfico siguiente para decidir si desea utilizar la página de informe de estado tradicional o la nueva cuadrícula Informe de estado.
Capacidad
Página de estado
Cuadrícula del informe de estado
Generar un informe de estado del proyecto en formato PDF
No
Publicar un nuevo informe de estado con los valores del informe de estado anterior
No
Ver y editar atributos personalizados
Revisar los informes de estado actuales y anteriores
  • Los gestores de proyectos requieren el derecho de acceso
    Informe del estado - Editar todo
  • Los miembros del equipo requieren el derecho de acceso
    Informe del estado - Ver todo
  • Los derechos de instancia o globales
    Informe del estado - Ver
    controlan la visualización de una o más instancias del informe de estado
  • Son necesarios los derechos de instancia
    Informe del estado - Editar
    y los derechos de acceso globales
    Informe del estado - Editar todo
    para actualizar las instancias de informe de estado*
  • La cuadrícula no permite la supresión de instancias de informes de estado
Vistas guardadas
No
Filtrado
No
Secciones de diseño de informes configurables como Logros clave, Tareas finalizadas, Próximas 2 semanas, Métricas del esfuerzo y Métricas del coste
No
*Para obtener más información sobre un problema conocido que puede producirse con esta función, consulte la guía Actualización e impacto de los cambios.