Configuración de una entidad financiera

ccppmop157
Crear una entidad financiera es el primer paso en la configuración de la gestión financiera. Se pueden definir tantas entidades como se desee. Cada entidad posee un conjunto único de ubicaciones y departamentos para los cuales las entidades son compatibles en términos financieros. Para establecer este límite financiero, se deben asociar las entidades con una OBS geográfica para las ubicaciones y con una OBS de organización para departamentos. Una vez definida la entidad, se pueden crear planes financieros y establecer costes para las inversiones.
Los controladores financieros pueden establecer valores predeterminados al nivel de la entidad para sugerir la estructura del plan de costes recomendada para la organización. Por ejemplo, pueden predefinir el tipo de período fiscal y los atributos de agrupación para todos los planes de costes. Los valores predeterminados se rellenan automáticamente en los planes de costes de inversión individuales tras crearlos. Los gestores de proyecto pueden cambiar estos valores predeterminados para sus inversiones específicas.
 
 
Para permitir y utilizar la gestión financiera, primero debe configurarse una entidad para definir el marco financiero interno de la organización. La configuración de la entidad proporciona los beneficios siguientes:
  • Un proceso de planificación financiera estandarizado para todas las inversiones.
  • Visibilidad sobre cómo se realiza un seguimiento de los costes de la inversión.
Ejemplo: Configuración de una entidad para la planificación financiera
El gestor financiero en una corporación de TI configura una entidad financiera para proporcionar a los gestores de inversión el marco básico para construir planes financieros detallados. El gestor financiero define las clases financieras siguientes para clasificar la información en la organización para procesarse en términos financieros:
  • Clases de recursos para distinguir entre recursos locales y externos.
  • Los clase de transacción para clasificar consulta, desarrollo y tipos de transacción de ventas.
Para permitir que la planificación del coste basada en períodos mensuales, el gestor financiero selecciona un tipo de período de tiempo fiscal mensual que comprende del 1 de enero al 31 de diciembre. El gestor financiero selecciona a continuación los atributos de agrupación siguientes para conducir la estructura de todos los elementos de la línea del plan de costes de la inversión:
  • Recurso
  • Rol
  • Clase de transacción
Cumplimiento de los requisitos previos
Antes de configurar una entidad financiera, complete estos requisitos previos:
Conceptos de gestión financiera
Verifique que entiende los conceptos de gestión financiera siguientes:
  • Planificación del coste frente a los datos reales, ciclos de calendario fiscales, períodos de tiempo fiscales y cómo se definen en su organización.
  • Los resultados deseados para cualquier tipo de configuración. Después de empezar a utilizar los datos configurados para crear datos de la instancia, no se puede cambiar la configuración. Por ejemplo, no se pueden suprimir períodos de tiempo fiscales, unidades de OBS del departamento o de la ubicación o clasificaciones financieras que utiliza la aplicación.
  • Cómo desea establecer la estructura organizativa mediante entidad y las unidades de estructura organizativa de ubicación y departamento (OBS). La organización es importante porque cuando se utiliza la aplicación o se generan informes, la información se agrupa por el resultado deseado.
  • Cómo las configuraciones, clasificaciones y definiciones afectan al flujo de datos y al procesamiento de integraciones y reembolsos de terceros.
Creación de la OBS y de la entidad
Verifique que se han configurado los elementos siguientes:
  • Una configuración de varias monedas con una moneda del sistema de activación.
  • Una ubicación financiera y una OBS del departamento financiero.
  • Una entidad asociada con la ubicación financiera y la OBS del departamento financiero.
  • Unidades de OBS del despartamento y de la ubicación para la entidad que se asocian entre ellas.
Atributos de agrupación
Determine los criterios para agrupar los datos de planificación financiera. Establecer atributos de agrupación para los detalles de los elementos de línea del plan de costes.
Ejemplo: Atributos de agrupación
  • Tipo de coste
    : Incluye los elementos de la línea separados para los costes operativos y de capital.
  • Código de cargo
    : Incluye tipos diferentes de costes operativos y de capital, como costes operativos corregidos o variables.
Creación de las clases financieras
Para procesar información financiera clasificando recursos, inversiones y transacciones, cree las clases financieras siguientes:
  • Clases de recurso
    : Distingue los tipos diferentes de recursos para la generación de informes. Le permite aplicar costes y tasas diferentes para los recursos como los empleados y contratistas.
  • Clases de compañía
    : Describe clientes o compañías dentro de la organización como clientes internos y clientes externos.
  • Clases de trabajo en curso
    : Utiliza como columnas en una matriz para determinar las tasas y los costes de transacciones reales o los costes planificados. Por ejemplo, utiliza clases de trabajo en curso para distinguir entre tipos de inversión o tamaños (aplicación grave, aplicación de SOP, producto heredado) y proporcione el coste y las tasas coincidentes. Se pueden utilizar también las clases de trabajo en curso con fines de generación de informes financieros o para los recursos facturables de agrupación o no facturables.
  • Clases de inversión
    : Distingue los servicios que proporciona una organización a sus clientes como administrativo o mantenimiento. Otros ejemplos incluyen tipos de inversión como proyectos, activos, aplicaciones o tipos de proyecto sin ánimo de lucro, proyecto principal, proyecto de gobierno.
  • Clases de transacción
    : Clasifica el tipo de trabajo que registran los recursos y distingue los costes, como el trabajo interno o de contrato.
Al principio, asocie un clase de recurso al tipo de recurso de trabajo y una clase de transacción al tipo de transacción de trabajo solamente. Se pueden crear las otras clases del tipo de recurso y transacción (material, equipamiento y gastos) después de configurar la gestión financiera.
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en 
    Administración
    ,
    Finanzas
    ,
    Configuración
    .
    Aparecerá la estructura organizativa financiera.
  2. En la sección
    Clasificaciones
    , haga clic en el nombre del vínculo para una clase.
  3. Haga clic en
    Nuevo
    .
  4. Rellene los campos de la página y haga clic en
    Guardar
    .
    Al crear una clase de recurso, seleccione la casilla de verificación
    Activo
    para que la clase de recurso esté disponible para usarse como referencia nueva para los recursos, planes de costes y transacciones.
Creación de períodos fiscales
Defina períodos de tiempo fiscales activos para una entidad como unidades para la generación de informes y el procesamiento financiero. En función de estos períodos de tiempo, los gestores de la inversión pueden crear planes financieros detallados o reglas de reembolso. Por ejemplo, si se hacen planes por períodos semanales, configure y active los períodos fiscales semanales para la entidad. Los períodos, años e intervalos de fecha que se seleccionan crean automáticamente una serie de períodos de tiempo.
Una vez se activa y se empieza a utilizar un período de tiempo fiscal, no se pueden modificar las fechas o desactivar el período de tiempo.
Los períodos fiscales son necesarios para las siguientes capacidades disponibles en la
Nueva experiencia de usuario
:
  • Calendario telescópico de personal (Gestión de recursos) en CA PPM 15.2 o posterior
  • Mapas de ruta en CA PPM 15.4 o superior (las hojas de ruta requieren tipos de períodos fiscales anuales)
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en 
    Administración
    ,
    Finanzas
    ,
    Configuración
    .
    Aparecerá la estructura organizativa financiera.
  2. En la sección
    Estructura organizativa
    , haga clic en
    Entidades
    .
  3. Seleccione una entidad.
  4. Haga clic en
    Períodos de tiempo fiscales
    .
  5. Haga clic en
    Nuevo
    y rellene los campos de la página.
    • Tipo de período
      Define el tipo de período, por ejemplo, mensual o trimestral. Tras crear un período de tiempo, no se puede modificar este valor.
    • Fecha de inicio
      Define la fecha de inicio para el período o el intervalo de períodos de tiempo.
    • Fecha de finalización
      Define la fecha de finalización para el período de tiempo o intervalo de períodos de tiempo.
  6. Haga clic en
    Guardar
    .
Una vez que los períodos de tiempo están
activos
, no se puede editar ni la fecha de inicio ni la fecha de finalización. Solamente se pueden editar las fechas de inicio y de finalización de períodos
inactivos
. Para evitar la superposición de períodos o intervalos de fechas para un tipo determinado (por ejemplo, mensual o trimestral), se debe editar únicamente la fecha de inicio del
primer
período de tiempo fiscal y la fecha de finalización del
último
período de tiempo fiscal. Si se intenta editar las fechas de cualquier otro período que se encuentre entre el primer y el último período, aparecerá un mensaje de error indicando que no se pueden crear intervalos.
Al definir tipos de períodos fiscales mensuales, se recomienda incluir el mes actual en el intervalo de fechas para garantizar la correcta ejecución del trabajo Extracción de datamart.
Activación de períodos fiscales
Todos los períodos de tiempo fiscales dentro del intervalo de fechas se crean con el estado
Inactivo
. Para permitir a los gestores de la inversión utilizar los períodos de tiempo en planes financieros detallados, active los períodos de tiempo. Por ejemplo, si se crean mensualmente períodos fiscales durante un año, se deben activar todos los períodos mensuales. Una vez que los períodos estén activos, se pueden crear planes financieros detallados para ellos o utilizarlos en los valores de configuración de Datamart.
Si un período de tiempo se utiliza activamente en la planificación financiera, las transacciones y las facturas, no podrá suprimirse.
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en 
    Administración
    ,
    Finanzas
    ,
    Configuración
    .
  2. En la sección
    Estructura organizativa
    , haga clic en
    Entidades
    .
  3. Seleccione una entidad.
  4. Haga clic en
    Períodos de tiempo fiscales
    .
  5. Seleccione cada período fiscal que se va a activar.
  6. En el menú
    Acciones
    , haga clic en
    General
    ,
    Activar
    .
  7. Haga clic en
    Guardar
    .
Crear valores predeterminados de plan
Para crear los tipos siguientes de valores predeterminados para los planes financieros detallados de todas las inversiones, utilice los valores predeterminados del plan:
  • Atributos de agrupación
    . Agrupa los datos de planificación financiera por criterios específicos. Por ejemplo, para ver la estructura de costes del proyecto por distintos departamentos y ubicaciones, seleccione Departamento y Ubicación como los atributos de agrupación predeterminados para todos los planes financieros.
  • Tipo de período de tiempo fiscal
    . Categoriza los datos de planificación financiera por tipo de período de tiempo específico. Por ejemplo, para ver una estructura mensual de los valores de costes de forma predeterminada, seleccione un tipo de período de tiempo mensual para todos los planes de costes.
    Se pueden editar solamente los datos para el tipo de período de tiempo seleccionado. Se pueden ver los datos para los otros tipos de período de tiempo pero no se pueden editar los datos.
  • Períodos de inicio y de finalización
    . Especifica el intervalo de fechas para crear planes financieros manuales. Por ejemplo, para establecer como valor predeterminado los períodos de inicio y de finalización de todos los planes financieros dentro de un intervalo, se debe especificar 1 de enero como la fecha de inicio y 31 de diciembre como la fecha de finalización.
  • Planes bloqueados
    . Bloquea los planes financieros para impedir a los gestores que cambien los atributos de agrupación en el nivel de inversión.
  • Fecha de bloqueo
    . Rige los períodos de tiempo. Por ejemplo, introduzca 31 de diciembre para impedir que los períodos de tiempo de los planes financieros detallados cambien antes de esta fecha.
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en 
    Administración
    ,
    Finanzas
    ,
    Configuración
    .
  2. En la sección
    Estructura organizativa
    , haga clic en
    Entidades
    .
  3. Seleccione una entidad.
  4. Haga clic en
    Valores predeterminados del plan
    .
  5. Rellene los campos en la página:
    • Fecha de bloqueo
      .
      Especifica la fecha en la cual se pueden editar los períodos de tiempo para un plan. No se pueden editar los períodos de tiempo para un plan financiero detallado previo a la fecha de bloqueo.
      No se pueden editar manualmente los planes financieros detallados para períodos de tiempo anteriores a la fecha de bloqueo. Sin embargo, si se rellenan automáticamente los planes de costes mediante Rellenar desde equipo de inversión o Rellenar desde asignaciones de tarea, los períodos de tiempo se actualizan con independencia de la fecha de bloqueo.
    • Bloquear estructura del plan
      Especifica si se desea impedir que los gestores puedan anular valores predeterminados de plan al definir planes de costes.
    • Atributos de agrupación
      Definen las categorías para diseñar la estructura de los detalles de los elementos de línea para el plan de costes y el plan de beneficios.
  6. Haga clic en
    Guardar
    .