Definición de los departamentos financieros

ccppmop157
Los departamentos financieros representan unidades en la estructura organizativa de la compañía. Puede configurar un departamento como uno de los siguientes elementos:
  • Proveedor de TI. El departamento es propietario de inversiones y servicios a los cuales se pueden subscribir otros departamentos.
  • Cliente de TI El departamento se suscribe a inversiones o servicios que proporciona un departamento proveedor de TI.
Requisitos previos
Es necesario realizar los siguientes pasos antes de empezar a trabajar con los departamentos:
  • Crear una entidad.
  • (Opcional) Asociar el departamento con las ubicaciones.
  • (Opcional) Asociar los recursos con el departamento..
  • (Opcional) Asociar inversiones con el departamento.
Gestionar los departamentos y subdepartamentos
Siga estos pasos:
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Creación de departamentos
Se puede crear un departamento asignándole un nombre, asociándolo a una entidad y, opcionalmente, seleccionando un departamento principal, un gestor del departamento y un gestor de relaciones de negocio. La jerarquía del departamento se establece seleccionando un departamento principal. Se puede revisar la lista de subdepartamentos que están asociados con el departamento en el menú de propiedades del departamento.
Cuando crea un departamento, también se crea una unidad de OBS correspondiente basada en la entidad y el departamento principal seleccionados.
Se puede editar un departamento después de haberlo creado. Si no se ha asociado un departamento con una ubicación, puede suprimirlo. Al suprimir un departamento, también se eliminan los subdepartamentos. Para revisar la lista de subdepartamentos que están asociados con su departamento, abra el departamento, abra el menú propiedades y haga clic en subdepartamentos.
Siga estos pasos:
  1. Abra Página principal, seleccione Organización y haga clic en Departamentos.
  2. Haga clic en Nuevo.
  3. Complete la información solicitada. Los campos siguientes requieren una explicación:
    • Entidad
      Define la entidad que se utiliza para asociar una estructura organizativa y unos valores predeterminados de planificación financiera con el departamento. Una vez creado el departamento, no puede cambiar este campo.
    • Departamento principal
      Especifica el departamento principal para este departamento. Obligatorio únicamente si el departamento es el subdepartamento de otro departamento.
      Ejemplo:
      el departamento de TI de banca personal es el departamento principal del grupo de desarrollo de aplicaciones.
    • Cliente de TI
      Muestra si el departamento es un suscriptor para inversiones o servicios que otros departamentos proporcionan o propietario.
    • Proveedor de TI
      Aparece si el departamento es propietario de inversiones o servicios a los cuales se pueden subscribir otros departamentos.
    • Gestor del departamento
      Especifica el gestor del departamento. El usuario que se selecciona como gestor del departamento obtiene automáticamente el derecho de acceso
      Departamento - Editar
      .
      Valor predeterminado
      : el campo se rellena con el ID de recurso del usuario que haya creado el departamento.
    • Gestor de relaciones empresariales
      Define al usuario que actúa de mediador entre el departamento y otros departamentos. El usuario que se selecciona como gestor de relaciones empresariales obtiene automáticamente el derecho de acceso
      Departamento - Ver
      .
    • Delegar aprobación de factura
      Indica si la aprobación de la factura se debe delegar a los subdepartamentos. Si no se selecciona esta opción, ningún subdepartamento de la rama podrá ver o aprobar facturas. Se acumularán todos los cargos en el departamento principal de nivel superior.
  4. Guarde los cambios realizados.
Se puede suprimir un departamento cuando se cumplen las condiciones siguientes:
  • No se hace referencia al departamento en la matriz de costes/tasas financieros.
  • El departamento no tiene ninguna transacción financiera asociada (registrada o no registrada).
  • El departamento no está configurado como departamento de sistema predeterminado.
  • Ningún recurso que esté activado financieramente está utilizando el departamento.
  • Ningún proyecto que esté activado financieramente está utilizando el departamento.
  • El departamento no está asociado a ninguna ubicación.
Definición del presupuesto de los departamentos.
También es posible hacer planes y seguimientos de los costes y beneficios del departamento. Se pueden establecer las fechas de inicio y de finalización del presupuesto. El dinero fluirá de forma continua y uniforme durante este período.
La métrica financiera siguiente no está disponible en las propiedades del Departamento como valor predeterminado: Calcular métrica de información financiera, VPN planificado, ROI planificado, Punto muerto planificado, TIR planificada, TIRM planificada, Período de recuperación planificado (en meses), VPN presupuestado, ROI presupuestado, Punto muerto presupuestado, TIR presupuestada, TIRM presupuestada y Período de recuperación presupuestado (en meses).
Se puede configurar la vista de propiedades del departamento para que el objeto de departamento muestre las métricas financieras. Para obtener más información, consulte el
Desarrollo de CA PPM Studio
.
Siga estos pasos:
  1. Abra Página principal, seleccione Organización y haga clic en Departamentos.
  2. Haga clic en el departamento.
  3. Haga clic en Propiedades, Presupuesto.
    Aparecerá la página de propiedades del presupuesto.
  4. Complete o revise los campos siguientes:
    • Moneda
      Muestra la moneda del sistema que se ha seleccionado.
    • Presupuesto igual a los valores planificados
      Indica si desea que el coste y el beneficio presupuestado debe ser igual al coste planificado y a los valores de presupuesto. Si no marca esta casilla de verificación, podrá definir manualmente los valores del presupuesto.
    • Planned Cost (Coste planificado)
      Define los costes planificados para el departamento. Este valor se distribuye entre las fechas de inicio y finalización del coste planificado.
    • Inicio de coste planificado y Finalización de coste planificado
      Define las fechas en que comienza y termina el coste planificado para el departamento.
    • Beneficio planificado
      Define el beneficio total planificado que recibirá el departamento.
    • Inicio de beneficio planificado y Finalización de beneficio planificado
      Define las fechas en que empezará y terminará el beneficio planificado para el departamento.
    • Coste del presupuesto
      Define el coste presupuestado para el departamento. Este valor se distribuye entre las fechas de inicio y de finalización del coste del presupuesto.
    • Inicio y finalización del coste del presupuesto
      Define las fechas en que comienza y termina el coste del presupuesto para el departamento.
    • Beneficio presupuestado
      Define el beneficio total del presupuesto que recibirá el departamento.
    • Inicio y finalización de beneficio presupuestado
      Define las fechas en que empezará y terminará el beneficio presupuestado para el departamento.
  5. Guarde los cambios realizados.
Gestión de las ubicaciones de los departamentos.
Se puede asociar un departamento con varias ubicaciones abriendo el departamento y haciendo clic en ubicaciones. Las ubicaciones deben ser de la misma entidad que la del departamento. Se pueden ver estas ubicaciones, y agregarlas o eliminarlas de un departamento.
Si las siguientes condiciones son aplicables al departamento, se puede eliminar la asociación entre el departamento y la ubicación.
  • Los recursos no están utilizando la ubicación y el departamento.
  • Los proyectos no están utilizando la ubicación y el departamento.
  • Las transacciones registradas y no registradas no están utilizando la ubicación y el departamento.
Gestión de recursos de departamento
Los recursos se convierten en miembros de un departamento al asociarlos a una estructura organizativa de departamento en la página de propiedades de recurso. Un recurso solo puede pertenecer a un departamento. La demanda de un departamento se compone del siguiente trabajo:
  • Todo el trabajo al cual se adjudican los recursos en el departamento.
  • Todo el trabajo al cual se adjudican los roles, el cual se especifica como proveniente del departamento.
La capacidad es la acumulación de la disponibilidad de todos los recursos que se han adjudicado a las inversiones del departamento.
Cómo consultar la adjudicación de recursos para departamentos
Se puede ver la demanda agregada y compararla con la capacidad de recursos del departamento y los subdepartamentos asociados.
Siga estos pasos:
  1. Abra Página principal, seleccione Organización y haga clic en Departamentos.
  2. Haga clic en el departamento y después en Recursos.
    Aparecerá la página Recursos de departamento.
  3. En la sección Acumulación de recursos de departamento, revise los campos siguientes:
    • Departamento
      Muestra el departamento o cualquiera de sus subdepartamentos. Haga clic en el icono Recursos para ver la lista de recursos que son miembros del departamento o para editar las adjudicaciones o las propiedades de un recurso. Haga clic en el icono Roles de un departamento o subdepartamento para ver los roles en ese departamento o subdepartamento, o para editar las adjudicaciones o las propiedades de un rol.
    • Adjudicación
      La agregación de la disponibilidad de los empleados a tiempo completo para cada período de tiempo.
  4. En la sección recursos de departamento, consulte la lista de recursos asociados con el departamento. Haga clic en un vínculo de recurso para consultar o editar las propiedades o las adjudicaciones para un recurso individual.
Planificación de la capacidad de recursos
Es posible planear y organizar la capacidad de recursos del departamento y los subdepartamentos de la manera siguiente:
  • Cree nuevos o gestione los escenarios de planificación de capacidad existentes.
  • Planifique la capacidad para los recursos conforme a las cargas de trabajo, las adjudicaciones, y las inversiones.
Siga estos pasos:
  1. Una vez ha abierto Departamento, haga clic en Recursos.
    Aparecerá la página Recursos de departamento.
  2. Abra el menú Escenario y utilice escenarios para planificar la capacidad de recursos
Gestión de las inversiones de departamento
Las inversiones están vinculadas a un departamento en el momento en que se asocian a una OBS del departamento en las propiedades de inversión. Una inversión solo puede pertenecer a un único departamento.
Puede ver una lista de todas las inversiones que están asociadas con el departamento seleccionado y, opcionalmente, también con los subdepartamentos.
Siga estos pasos:
  1. Una vez se ha abierto Departamento, haga clic en Inversiones.
    Aparecerá la lista de inversiones.
  2. Haga clic en un vínculo de inversión para consultar o editar la inversión.