Personalización de un cuadro de mandos

ccppmop157
Se pueden utilizar cuadros de mandos personales para mostrar la información específica que el usuario desea ver. Se puede crear un cuadro de mandos con fichas y con varias páginas. A continuación, se pueden agregar portlets personalizados o de stock.
También se puede compartir un cuadro de mandos y ver los cuadros de mandos que otros usuarios han compartido con el usuario. También se puede exportar un cuadro de mandos o portlet a Microsoft Excel o PowerPoint.
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Diferencias entre el cuadro de mandos y el portlet
La tabla siguiente resalta las diferencias funcionales entre una página de cuadro de mandos y portlet.
Funcionalidad
Cuadro de mandos
Página de portlet
Resultado exportado
Ajustar a la página
Un portlet por diapositiva u hoja
Ajustar a la página
Uso compartido con usuarios específicos
No
Tipo de página
Página con fichas
Página sin fichas
Página con fichas
Página sin fichas
Vista de portlet
Plantillas de dos columnas
Plantillas de tres columnas
Plantillas de dos columnas
Plantillas de tres columnas
Vista de fila
Ejemplos de cuadro de mandos
Los escenarios siguientes muestran cómo los miembros del equipo y el gestor del equipo pueden utilizar un cuadro de mandos.
Ejemplo 1: Estado del proyecto
Karen, un miembro del equipo que es responsable de mantener el seguimiento de la información para varios proyectos, creará un cuadro de mandos con fichas. En la página de detalles del cuadro de mandos nuevo, Karen crea los portlets que mostrarán los datos del cuadro de mandos. Los portlets incluyen la información siguiente:
  • Riesgos del proyecto
  • Presupuesto
  • Adjudicación de recursos
  • Hitos
Karen configura su cuadro de mandos determinando qué portlets deben estar presentes en cada ficha. A continuación, ajusta el diseño de los portlets arrastrándolos y soltándolos en la posición correspondiente del diseño de la ficha. Agrega un filtro para buscar información para todos los portlets al mismo tiempo. También puede exportar una copia de los datos a PowerPoint.
Antes de cada reunión de equipo semanal, Karen ve el cuadro de mandos para controlar sus proyectos, exporta los resultados a PowerPoint y proporciona la información a su delegado de equipo. El delegado del equipo incluirá las diapositivas de PowerPoint en la agenda de reunión habitual del equipo para proporcionar el estado.
Ejemplo 2: Estado de una tarea
Roberto, un miembro del equipo que no dispone del derecho de creación de cuadros de mandos, va a Cuadros de mandos. Roberto puede ver dos cuadros de mandos que el gestor del equipo comparte con él: el equipo de desarrollo de seguridad y las entradas de tiempo semanales. Roberto ve el cuadro de mandos del equipo de desarrollo de seguridad. Ve que tiene cinco tareas de desarrollo asignadas y tres errores de software. A continuación, hará clic en la primera tarea para obtener más detalles. Luego, empieza a trabajar en la tarea.
Ejemplo 3: Estado del equipo
Stan, el gestor del equipo crea un cuadro de mandos con dos fichas: trabajo de equipo y estado del equipo. Rellena las fichas con los portlets creados anteriormente con los portlets de stock. Stan agrega los portlets siguientes:
  • Miembros del equipo
  • Errores y problemas por componentes
  • Tareas por miembro de equipo
  • Entradas de tiempo por miembro de equipo
  • Trabajo completado y trabajo restante
Stan no permite a otros personalizar su cuadro de mandos. Comparte el cuadro de mandos con toda la unidad de desarrollo de estructura organizativa y con el equipo de dirección ejecutiva, de manera que les permite consultar portlets en el cuadro de mandos.
Requisitos previos del cuadro de mandos
El administrador asigna los siguientes derechos de acceso globales requeridos para trabajar con los cuadros de mandos y portlets:
  • Cuadro de mandos - Crear
    Permite crear un cuadro de mandos.
  • Cuadro de mandos - Ir a
    Proporciona acceso al vínculo Cuadros de mandos en el menú Personal.
  • Portlet - Crear
    Permite crear un portlet.
  • Portlet - Ir a
    Proporciona acceso al vínculo Portlets en el menú Personal.
El acceso a un cuadro de mandos no incluye automáticamente el acceso a la información del proyecto. Se deben tener también derechos de acceso a la información mostrada en un cuadro de mandos. Si se comparte un cuadro de mandos, el resto de usuarios también deben disponer de los mismos derechos para poder visualizar la información compartida.
El uso compartido de un cuadro de mandos con un usuario no garantiza automáticamente que el usuario pueda ver el cuadro de mandos. El usuario debe disponer del derecho de acceso
Cuadro de mandos - Ir a
para que la opción Cuadro de mandos aparezca en el menú
Personal
.
Antes de configurar un cuadro de mandos, tenga en cuenta los puntos siguientes:
  • El número de portlets que desee incluir.
    Esta información ayuda a determinar si se necesitan páginas con etiqueta.
  • Cómo se presentará la información en los portlets.
    Se puede planificar la presentación visual de los gráficos o la presentación estadística que es posible con filas y columnas.
  • Los usuarios con los cuales se puede compartir.
    Algunos usuarios pueden no tener derechos a la información que se presenta en los portlets. Además, se deben tener en cuenta los individuos a los cuales se les pueden otorgar privilegios de gestor para el cuadro de mandos.
Cree un cuadro de mandos
Al crear un cuadro de mandos, tendrá la capacidad de consultar y gestionar el cuadro de mandos.
Siga estos pasos:
  1. Abra la
    Página principal
    y, en
    Personal
    , haga clic en
    Cuadros de mandos
    .
  2. Haga clic en Nuevo.
  3. Complete la información solicitada. Los campos siguientes requieren una explicación.
    • Type
      Especifica si el cuadro de mandos es una página única o por fichas.
      Seleccione
      Página con fichas
      para agregar fichas al cuadro de mandos.
    • Personalizable
      Especifica si los usuarios con los cuales comparte un cuadro de mandos pueden modificar la copia que aparece en la lista de cuadro de mandos. Los cambios individuales que se han realizado a un cuadro de mandos son locales para el usuario que los realice. Los cambios se sobrescriben cuando el propietario del cuadro de mandos o un usuario con privilegios de administrador publica cambios nuevos.
  4. Guarde los cambios.
Configuración del diseño del cuadro de mandos
Una plantilla de vista facilita una guía para el cuadro de mandos que aparece. Una plantilla de diseño determina el número de portlets que aparecen en una fila y la anchura del porcentaje para cada posición del portlet. Si un portlet es grande (por ejemplo, un portlet de cuadrícula con muchas columnas), se podrá superar el espacio adjudicado en una fila. En este caso, el portlet no se truncará. Sin embargo, si el tamaño es mayor se tendrá que adaptar moviendo los portlets a otra fila cuando se muestre el cuadro de mandos. Esto significa que, en algunos casos, el cuadro de mandos que aparezca puede que no sea exactamente idéntico al que se muestra en la sección
Contenido y diseño
.
Para establecer el diseño de un cuadro de mandos, seleccione un diseño de plantilla y, a continuación, agregue portlets y arrástrelos a la posición en la sección
Contenido y diseño
. Abra la página
Detalles del cuadro de mandos
para completar el diseño del cuadro de mandos. En la página de detalles, se pueden realizar las tareas siguientes:
  • Crear portlets.
  • Agregar los portlets que se han creado y los portlets de almacenamiento a los cuales se les ha concedido el acceso.
  • Seleccionar una plantilla de diseño.
  • Arrastre y coloque los portlets en las posiciones apropiadas.
  • Ver el cuadro de mandos.
  • Exportar la información del cuadro de mandos
  • Compartir el cuadro de mandos.
Se puede configurar un diseño del cuadro de mandos con o sin fichas.
Configuración de un cuadro de mandos sin fichas
Se pueden agregar los portlets existentes a un cuadro de mandos.
Siga estos pasos:
  1. Abra la
    Página principal
    y, en
    Personal
    , haga clic en
    Cuadros de mandos
    .
  2. Abra la página de detalles para el cuadro de mandos.
  3. Haga clic en el icono
    Agregar portlet
    de la sección
    Contenido y diseño
    .
  4. Seleccione la casilla de verificación para cada portlet y haga clic en
    Agregar
    .
  5. Seleccione la plantilla de la vista.
    Es posible desplazar el ratón sobre todas las plantillas de la lista para el formato de columna que representa. La plantilla seleccionada determina el número de columnas que aparecerán en el cuadro de mandos. Esta selección también define el porcentaje de adjudicación del cuadro de mandos para cada columna.
  6. Arrastre y suelte las columnas para arreglar los portlets en el orden que desee.
  7. Guarde los cambios.
Configuración de un cuadro de mandos con fichas
Cuando se crea un cuadro de mandos, se deberá designar el
Tipo
como
Página con fichas
para agregar fichas al cuadro de mandos. Se puede agregar una ficha al cuadro de mandos y portlets a la ficha.
Siga estos pasos:
  1. Abra la
    Página principal
    y, en
    Personal
    , haga clic en
    Cuadros de mandos
    .
  2. Abra la página de detalles para el cuadro de mandos con el tipo
    Página con fichas
    .
  3. Haga clic en el icono
    Agregar ficha
    de la sección
    Contenido y diseño
    .
  4. Rellene la información solicitada y guarde los cambios.
Agregar un portlet a un cuadro de mandos
Se pueden añadir portlets a un cuadro de mandos.
Siga estos pasos:
  1. Abra la
    Página principal
    y, en
    Personal
    , haga clic en
    Cuadros de mandos
    .
  2. Abra la página de detalles para el cuadro de mandos.
  3. Seleccione la ficha que debe configurarse en la sección
    Contenido y diseño
    .
  4. Haga clic en el icono
    Agregar portlet
    de la sección
    Contenido y diseño
    .
  5. Seleccione la casilla de verificación para cada portlet que desee agregar al cuadro de mandos y haga clic en
    Agregar
    .
  6. Seleccione la plantilla de la vista.
    Es posible desplazar el ratón sobre todas las plantillas de la lista para el formato de columna que representa. La plantilla que se ha seleccionado determina cuántas columnas aparecen en el cuadro de mandos y el porcentaje del cuadro de mandos que se adjudica a cada columna.
  7. Arrastre y suelte los iconos del portlet en la posición de la ficha.
  8. Guarde los cambios.
  9. Repita estos pasos para configurar cada ficha.
 
Comparta un cuadro de mandos
Puede compartir un cuadro de mandos con un usuario, con un grupo de usuarios, o con un grupo de estructura organizativa. Cuando se comparte, el cuadro de mandos aparecerá en la lista de cuadros de mandos del usuario para la consulta. De forma predeterminada, cuando se comparte con un usuario, solamente se dispone de derechos de visualización.
También se pueden otorgar derechos de gestor a un usuario. Los derechos permiten al usuario cambiar y publicar el cuadro de mandos para todos los que puedan consultar el cuadro de mandos. Otorgue este permiso únicamente a unos cuantos usuarios de confianza.
Se puede permitir también a un usuario realizar cambios en la copia compartida del cuadro de mandos que aparece en la lista de cuadro de mandos del usuario. Los cambios se aplican solamente a la versión del usuario y no los pueden consultar otros usuarios. Los cambios se quedan en la copia del usuario hasta que el propietario del cuadro de mandos o un usuario con derechos de gestor publica los cambios. Estos cambios sobrescribirán todos los cambios personalizados.
Siga estos pasos:
  1. Abra la
    Página principal
    y, en
    Personal
    , haga clic en
    Cuadros de mandos
    .
  2. Abra la página de detalles, abra el menú
    Acciones
    y haga clic en
    Uso compartido
    .
  3. Haga clic en el menú apropiado para agregar un recurso, grupo o unidad de estructura organizativa.
    Haga clic en
    Vista completa
    para ver los nombres de usuarios que disponen de acceso al cuadro de mandos a través de un medio distinto al uso compartido.
  4. Haga clic en
    Add
    .
  5. Seleccione las casillas de verificación junto a los individuos, grupos y grupos de estructura organizativa con los cuales desee compartir y, a continuación, haga clic en
    Agregar
    .
  6. Para asignar los derechos de gestor, seleccione un usuario en la página
    Recursos
    . Seleccione
    Gestor
    en el menú desplegable de la columna
    Derechos de acceso
    .
  7. Guarde los cambios.
Personalización de un cuadro de mandos compartido
Para personalizar otro cuadro de mandos de usuario que se comparta con usted, debe contar con acceso de gestor a dicho cuadro de mandos. Únicamente usted podrá visualizar los cambios. El resto de usuarios que consulten el cuadro de mandos, no podrán. Si el creador del cuadro de mandos modifica y publica el cuadro de mandos, sus cambios personales se perderán.
Se puede personalizar:
  • Nombre y descripción del cuadro de mandos.
  • Contenido del cuadro de mandos. Es posible agregar y eliminar portlets.
  • Filtros de página para los portlets.
  • Vista de portlet.
Siga estos pasos:
  1. Abra la
    Página principal
    y, en
    Personal
    , haga clic en
    Cuadros de mandos
    .
  2. Abra la página de detalles, abra el menú
    Acciones
    y haga clic en
    Ver cuadro de mandos
    .
  3. Haga clic en
    Personalizar
    .
  4. Seleccione el menú apropiado y modifique el cuadro de mandos.
  5. Guarde los cambios.
Publicación de un cuadro de mandos
Un gestor de cuadro de mandos puede publicar cambios en un cuadro de mandos. Al publicar un gestor de cuadro de mandos, los cambios nuevos afectarán a todos los usuarios que pueden ver el cuadro de mandos. Si un usuario ha personalizado el cuadro de mandos, los cambios nuevos publicados sobrescribirán los antiguos.
Siga estos pasos:
  1. Abra la
    Página principal
    y, en
    Personal
    , haga clic en
    Cuadros de mandos
    .
  2. Haga clic en el nombre del cuadro de mandos que desee cambiar y publicar.
  3. Modifique el cuadro de mandos (en caso de que sea necesario) y haga clic en
    Guardar
    .
  4. Haga clic en
    Publicar
    y, a continuación, haga clic en
    para publicar.
Exportación de cuadros de mandos
Se puede exportar un cuadro de mandos desde la página de detalles o desde un cuadro de mandos que se muestra para la visualización. Los contenidos de un cuadro de mandos o portlet individual mostrado en un cuadro de mandos se pueden exportar a Microsoft Excel o PowerPoint. El tamaño de exportación máximo para Excel y PowerPoint es 300 registros. Sin embargo, no hay ningún límite cuando se utiliza la opción
Exportar a Excel
(solo datos).
Es posible ajustar la información exportada a una página en PowerPoint. También se puede colocar cada portlet exportado en una página diferente. Este enfoque evita comprimir todos los portlets en una sola página, tal y como aparecen en un cuadro de mandos.
  • Para exportar cada portlet a una página separada con el tamaño del cuadro de mandos actual, seleccione
    Un portlet por diapositiva/hoja
    .
  • Para exportar cada portlet a una página separada y ajustar el portlet a la página, seleccione las opciones
    Un portlet por diapositiva/hoja
    y
    Ajustar a la página
    .
  • Para ajustar todos los portlets exportados en una única hoja o página, verifique que las dos casillas de verificación están borradas. Algunos portlets se pueden truncar si el número de portlets es mayor que lo que la página de PowerPoint puede alojar al realizar la exportación a PowerPoint.
Siga estos pasos:
  1. Abra la
    Página principal
    y, en
    Personal
    , haga clic en
    Cuadros de mandos
    .
  2. Abra la página de detalles para el cuadro de mandos.
  3. Seleccione las casillas de verificación adecuadas para el campo
    Exportar
    para indicar cómo desea que aparezcan los portlets.
  4. Abra el menú
    Acciones
    y haga clic en
    Exportar a Excel
    o
    Exportar a PowerPoint
    .
Exportación de portlets
Para exportar un portlet individual, primero hay que mostrar el cuadro de mandos. Algunos portlets de stock están restringidos y no se pueden exportar.
Si está exportando un portlet de gráfico, el gráfico aparece en el formato de gráfico nativo de Microsoft Office.
Siga estos pasos:
  1. Abra la
    Página principal
    y, en
    Personal
    , haga clic en
    Cuadros de mandos
    .
  2. Abra la página de detalles, abra el menú
    Acciones
    y haga clic en
    Ver cuadro de mandos
    .
  3. Abra el menú
    Opciones
    en el portlet que desea exportar y seleccione una de las opciones siguientes:
    • Exportar a Excel (solo datos)
      . Incluye la información de portlet pero no incluye gráficos.
    • Exportar a Excel
      . Incluye la información de portlet y algunos gráficos de portlet.
    • Exportar a PowerPoint
      . Incluye la información de portlet y algunos gráficos de portlet.
    Aparecerá el cuadro de diálogo de descarga de archivos.
  4. Haga clic en
    Abrir
    para visualizar el archivo sin guardar o haga clic en Guardar para guardar el archivo.
Eliminación de un portlet desde el cuadro de mandos
Al eliminar un portlet de un cuadro de mandos, este no se suprime. Para suprimir el portlet permanentemente, suprímalo desde la página de la lista de
portlets.
Siga estos pasos:
  1. Abra la
    Página principal
    y, en
    Personal
    , haga clic en
    Cuadros de mandos
    .
  2. Abra la página de detalles para el cuadro de mandos.
  3. Haga clic en el icono Eliminar en el portlet en la sección
    Contenido y diseño
    .
  4. Guarde los cambios.