Cierre, desactivación y supresión de proyectos e inversiones

ccppmop157
Cuando finaliza el ciclo de vida de un proyecto, realice una o varias de las siguientes actividades de cierre. Como gestor de proyectos, el cierre ocurre normalmente después de cualquier retrospectiva final, creación de líneas de referencia y análisis de los datos reales registrados. Una política válida en su organización puede incluir el cierre de los proyectos inactivos sin suprimirlos durante un año.
Nota
: Los procedimientos siguientes se aplican a los proyectos y a todas las inversiones que no son del proyecto disponibles como valor predeterminado.
 
 
Cierre financiero del proyecto
Para evitar reservar más datos reales en un proyecto, se puede cerrar el proyecto. El cierre de un proyecto indica que no se permite realizar más trabajo en el futuro. Las nuevas transacciones no pueden acumularse en el proyecto.
Siga estos pasos
:
  1. Haga clic en
    Página principal
    ,
    Gestión de la cartera
    y
    Proyectos
    .
  2. Abra el proyecto.
    1. Verifique que el proyecto no tenga ninguna ETC.
    2. Procese todas las transacciones financieras restantes en el trabajo en curso y registre todos los datos reales.
  3. Haga clic en
    Propiedades
    ,
    Valores de configuración
    .
  4. Expanda la sección
    Información financiera
    . Para impedir la asignación de más financiación, establezca el campo
    Estado financiero
    en
    Cerrado
    .
  5. Expanda la sección
    Tiempo y personal
    . Para evitar el registro de futuros datos reales, anule la selección de la casilla de verificación
    Abierto para entrada de tiempo
    . Si los usuarios ya habían reservado datos reales y guardado sus hojas de tiempo, los datos reales se registrarán aún cuando se aprueben las hojas de tiempo y se ejecute el trabajo de registro.
  6. Guarde los cambios.
Desactivar un proyecto
De forma predeterminada, solamente los proyectos activos aparecen en la página de lista de proyectos. Para eliminarlo de la lista, desactive el proyecto. La aplicación elimina los proyectos inactivos de muchas de las vistas predeterminadas que solo muestran los proyectos activos como, por ejemplo, informes y portlets predeterminados. El proyecto permanece en la base de datos y se puede incluir en las vistas mediante las opciones de filtrado.
Siga estos pasos
:
  1. Haga clic en
    Página principal
    ,
    Gestión de la cartera
    y
    Proyectos
    .
  2. Abra el proyecto.
  3. Seleccione
    Propiedades
    ,
    Valores de configuración
    .
  4. En la sección
    General
    , desactive la casilla de verificación
    Activo
    .
  5. Guarde los cambios.
  6. (Opcional) Se puede volver a activar un proyecto inactivo.
Marcar un proyecto para suprimir
Puede marcar el proyecto para su supresión únicamente cuando dicho proyecto esté inactivo. Los proyectos marcados para la supresión continúan apareciendo en la página de la lista de proyectos hasta que se ejecuta el trabajo Supresión de inversiones y períodos de informe de tiempo. Después de ejecutar la tarea, el proyecto se elimina de la base de datos.
Necesita los derechos de acceso de
supresión
para las inversiones y proyectos para marcarlos para su supresión.
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en
    Página principal
    ,
    Gestión de la cartera
    y
    Proyectos
    .
  2. Filtre la lista para ver los proyectos inactivos.
  3. Seleccione la casilla de verificación junto al proyecto y haga clic en
    Marcar para suprimir
    .
  4. Para confirmar, haga clic en
    .
Antes de la versión 15.5.1, si un proyecto tenía entradas de tiempo o datos de transacciones financieras no se podía marcar para su supresión. Se debían suprimir en primer lugar los períodos de tiempo que contenían los datos reales. A partir de la versión 15.5.1, se pueden suprimir las inversiones con datos de transacciones financieras o de la hoja de tiempo. Para activar esta función, seleccione la casilla de verificación
Permitir que se supriman las inversiones seleccionadas con hojas de tiempo y datos de la transacción
en la página
Valores de configuración
.
Cancelación de la supresión del proyecto
Se puede cancelar la supresión de un proyecto marcado para su supresión en estas situaciones:
  • Todavía no se ha ejecutado el trabajo Supresión de inversiones.
  • El proyecto se mantiene inactivo y se muestra en la página de la lista de proyectos.
Al cancelar la supresión, el proyecto no se suprimirá al ejecutar el trabajo Supresión de inversiones. Los proyectos inactivos continúan apareciendo en la lista de proyectos inactivos.
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en
    Página principal
    ,
    Gestión de la cartera
    y
    Proyectos
    .
  2. Filtre la lista para ver los proyectos inactivos.
  3. Seleccione la casilla de verificación que se encuentra junto al proyecto y haga clic en
    Cancelar supresión
    .
  4. Para confirmar, haga clic en
    .
Para ver la lista de proyectos inactivos y las inversiones que se han marcado para su supresión, complete los siguientes pasos:
  1. Configure la lista para mostrar el campo Borrar indicador definitivamente.
  2. Filtre u ordene la lista por el campo Borrar indicador definitivamente para revisar los proyectos que se han marcado para su supresión.
Supresión de un proyecto o inversión
Después de cerrar, desactivar y marcar un proyecto u otra inversión para su supresión, se podrá suprimir.
Solo se necesita el derecho de acceso
Trabajo - Ejecutar
para ejecutar el trabajo Suprimir inversiones y períodos de informe de tiempo. Para identificar los proyectos que no ha suprimido el trabajo, examine la salida del registro del trabajo después de ejecutar el trabajo.
Requisitos previos
Antes de suprimir una inversión con datos reales en la versión 15.5.1 o posterior, como gestor de proyectos o gestor financiero responsable de gestionar las inversiones, verifique los siguientes requisitos previos:
  • El estado financiero de la inversión se ha establecido en
    Cerrado
    para evitar que se produzcan nuevas transacciones.
  • El estado de la inversión se ha establecido en
    Inactivo
    .
  • Ninguna instancia del proceso se está ejecutando actualmente en la inversión.
  • Tiene los derechos de acceso para llevar a cabo las siguientes tareas:
    • Marcar las inversiones para su supresión
    • Ejecutar el trabajo Suprimir inversiones y períodos de informe de tiempo.
  • Las adjudicaciones de la jerarquía principal-secundario para la inversión son del 0 %, del 100 % o se han eliminado. Para verificar estos valores, complete las siguientes tareas:
    1. Abra el proyecto.
    2. Haga clic en
      Jerarquía
      ,
      Principales
      .
    3. Revise las adjudicaciones en varios elementos principales. Compruebe que solo un elemento principal tiene una adjudicación del 100 % y que el resto tienen un 0 %. De forma alternativa, elimine la inversión todos los elementos principales antes de suprimirlos.
  • El usuario que tenga el derecho de acceso para ejecutar el trabajo Suprimir inversiones y períodos de informe de tiempo revisa las inversiones y los períodos de tiempo que se han marcado para su supresión. Sin un gobierno adecuado, se pueden suprimir accidentalmente datos no deben suprimirse.
  • Si utiliza la Planificación de la versión, suprima las versiones y los requisitos asociados con la inversión.
Siga estos pasos:
  1. Configure la configuración de la gestión de proyectos para permitir a los usuarios marcar las inversiones con datos de transacciones y de la hoja de tiempo para suprimirlas. Consulte Definición de la configuración predeterminada del proyecto.
  2. Marque las inversiones para su supresión. Consulte
    Marcado de un proyecto para su supresión
    en este artículo.
  3. Revise los períodos de informe de tiempo y las inversiones marcados para su supresión. Si es necesario, cancele la supresión.
  4. Ejecute el trabajo Suprimir inversiones y períodos de informe de tiempo. El administrador también puede programar este trabajo para que se ejecute periódicamente.
    Para obtener más información sobre el trabajo, consulte
    Jobs Reference
    .
Supresión de proyectos y NPIO con datos reales
En la versión 15.5.1 o posterior, se pueden suprimir proyectos y otras inversiones que tienen datos reales en las hojas de tiempo, en las transacciones o en ambas. La siguiente tabla enumera las condiciones necesarias para la supresión de inversiones con datos reales:
Configuración de la administración de PM
¿Marcar la inversión para supresión?
Suprimir el parámetro de trabajo de inversiones
¿Se ha suprimido la inversión con datos reales?
Comprobado
Seleccionado*
Comprobado
Sin seleccionar
No
Sin seleccionar*
No
Sin seleccionar
No
Sin seleccionar*
No
Seleccionado*
No
*Si la configuración de administración de la gestión de proyectos no está seleccionada antes de ejecutar el trabajo, incluso con el parámetro de trabajo seleccionado la inversión
no
se suprimirá.
Después de ejecutar el trabajo Suprimir inversiones y períodos de informe de tiempo, se suprimirán todas las entradas de la transacción. Se elimina la inversión (aplicación, proyecto, producto). El registro del trabajo muestra lo que se ha suprimido como, por ejemplo:
REVMGR-20996: Purge Successful. Project Code: 57152PRD_LFES; Transactions Purged=1. 57152PRD_LFES (5002001) has been deleted.
Supresión de códigos de cargo específicos de la inversión
Cuando se suprime un proyecto, la aplicación elimina el código de cargo específico de la inversión de la tabla PRCHARGECODE de la base de datos. También se eliminan las filas de la matriz de tasas que utilizan el código de cargo específico de la inversión.
Los códigos de cargo específicos de la inversión están disponibles para proyectos, pero no lo están para inversiones no relacionadas con proyectos ni para tipos de inversión personalizados.
La secuencia de pasos siguiente resume el ciclo de vida de un código de cargo:
  1. Haga clic en
    Administración
    ,
    Gestión de proyectos
    ,
    Valores de configuración
    y seleccione la casilla de verificación
    Activar códigos de cargo específicos de la inversión
    . Haga clic en
    Guardar
    .
  2. Haga clic en
    Administración
    ,
    Gestión de proyectos
    ,
    Códigos de cargo
    y cree el código de cargo. Establezca el código de cargo en
    Abierto
    para que se muestre en la lista de selección de un proyecto.
  3. (Opcional) Otra forma de crear códigos de cargo específicos del proyecto es abrir el proyecto y hacer clic en la ficha
    Propiedades del proyecto
    . Puede crear el código en la subpágina
    Códigos de cargo
    .
  4. Seleccione un proyecto en el campo
    Inversión
    . No se puede cambiar ni suprimir este código de cargo directamente en la interfaz de usuario.
  5. Haga clic en
    Administración
    ,
    Finanzas
    ,
    Gestionar matriz
    .
    1. Cree una nueva matriz de tasas o utilice una existente. Configure el campo
      Código de cargo
      como una columna.
    2. Agregue una o más filas de la matriz de tasas con este código de cargo específico de la inversión.
  6. Actualice la inversión con este código de cargo. Cree entradas de tiempo y transacciones financieras con este emparejamiento de la inversión y el código del cargo.
  7. Establezca el campo
    Estado financiero
    del proyecto o inversión en
    Abierto
    .
  8. Haga clic en
    Página principal
    ,
    Gestión financiera
    ,
    Entrada de transacción
    y cree transacciones para recursos que utilizan el código de cargo en el proyecto o inversión.
  9. Ejecute los trabajos siguientes:
    • Trabajo de registro en trabajo en curso
    • Registrar transacciones a trabajo financiero
    • Trabajo Importar datos reales financieros
  10. Confirme que ve los datos reales registrados para estas transacciones en la página
    Equipo
    del proyecto o inversión.
  11. Cierre el proyecto y establézcalo en el estado
    Inactivo
    .
  12. Marque el proyecto o inversión para su supresión y ejecute el trabajo Suprimir inversiones y períodos de informe de tiempo.
  13. Revise el registro del trabajo para buscar mensajes que confirmen que este código de cargo ya no aparece en la lista de códigos de cargo.
  14. Haga clic en
    Administración
    ,
    Gestión de proyectos
    ,
    Códigos de cargo
    y confirme que el código de cargo ya no aparece.
  15. Haga clic en
    Administración
    ,
    Finanzas
    ,
    Gestión de la matriz
    y confirme que el código de cargo ya no aparece en las filas de la matriz de tasas donde se ha configurado como una columna.