MSP: Integración de tareas con CA PPM

ccppmop157
Este artículo explora los términos de la tarea y los campos reservados en entornos de
Clarity PPM
integrados con Microsoft Project (MSP). Utilice este artículo para obtener información sobre el seguimiento del tiempo, la finalización de tareas y la carga de patrones y contornos. Este artículo también cubre hitos, duraciones, horas reales, tareas de trabajo fijas y asignaciones de tareas de recursos.
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Términos de la tarea y campos reservados
Clarity PPM
y Microsoft Project admiten las metodologías del Project Management Institute (PMI) como prácticas efectivas de gestión de proyectos. Cada aplicación adoptó diferentes terminologías para conceptos comunes como, por ejemplo, el trabajo o uso, o el trabajo restante o la estimación hasta finalizar (ETC). Aprenda los dos términos para interpretar la misma información en
Clarity PPM
y Microsoft Project. Por ejemplo, como gestor de proyectos, desea saber cuánto tiempo tiene un recurso para trabajar en una tarea. A continuación, se puede ver el campo Trabajo restante en Microsoft Project y el campo ETC en
Clarity PPM
.
Término de MSP
Término
de CA PPM
Descripción
Trabajo (Trabajo restante + Trabajo real)
Uso total (ETC + Datos reales)
El trabajo es la cantidad total de esfuerzo que se ha programado para realizarse en una tarea en la duración especificada de todos los recursos asignados.
Trabajo restante
Estimación hasta finalizar (ETC)
Las horas restantes estimadas que se requieren para completar la tarea.
Trabajo real
Datos reales
Las horas reales comunicadas y publicadas por el equipo.
Capacidad máxima
Adjudicación de proyectos
Las unidades representan la cantidad de tiempo que un recurso está asignado a un proyecto. Por ejemplo, un recurso tiene una disponibilidad diaria de 8 horas. Si el recurso está adjudicado a un proyecto al 100 % o si el valor de Capacidad máxima es igual a 1, significa que el usuario gasta un día completo en ese proyecto en particular. Cuando el valor de Capacidad máxima del recurso es del 25 %, el recurso dedica 2 horas del total de 8 horas al día en ese proyecto.
Unidades de asignación
Porcentaje máx. de carga
Las unidades representan la cantidad de tiempo que un recurso está asignado a una tarea. Se trata de un subconjunto de opciones de la Capacidad máxima. Por ejemplo, un valor del 100 % indica que el recurso está utilizando todas las unidades de la Capacidad máxima de esa asignación de recursos concreta. Un valor del 50 % indica que la mitad de la adjudicación del proyecto del recurso se aplica a esa tarea.
Duración
Duración
Definición de
Clarity PPM
:
Calcula el número de días laborables, inclusive la fecha de inicio y la fecha de finalización. Independientemente de si se puede ubicar una división o no durante la tarea.
Definición de Microsoft Project
: Calcula la duración de una tarea mediante el recuento de la cantidad de tiempo de trabajo activo entre el inicio y la finalización programados de la tarea. Por lo general, es el tiempo incluido entre el inicio y la finalización de la tarea y no el tiempo de recuento entre las tareas divididas.
Una tarea dividida tiene una programación interrumpida. Por ejemplo, se puede dividir una tarea de dos días que no requiera un trabajo contiguo. De este modo, el primer día de trabajo está programado para el lunes y el segundo día se programa para el jueves.
% completado
% completado
Debe especificar manualmente el valor del campo % completado en Microsoft Project y en
Clarity PPM
.
% del trabajo
completado
% gastado
Microsoft Project
calcula este campo de la siguiente manera: Datos reales/Trabajo total
Donde Trabajo total = Trabajo real + Trabajo restante.
Clarity PPM
calcula este campo del siguiente modo: Datos reales / Uso.
Donde Uso = Datos reales + Estimación hasta finalizar.
Tipo (a nivel de la tarea)
Variable (condicionado por la disponibilidad de los recursos)
Duración fija, Booleano; activado o no activado.
Microsoft Project incluye los siguientes tipos de tarea:
  • Trabajo fijo
  • Unidades fijas
  • Duración fija
En Microsoft Project, Trabajo = Unidades * Duración.
  • Cuando una tarea se establece en Trabajo fijo, la cantidad del trabajo de la asignación permanece constante. Independientemente del cambio de duración o del número de recursos (unidades de asignación) asignados a la tarea.
  • Cuando una tarea se establece en Unidades fijas, el número de unidades de asignación permanece constante. Independientemente de la cantidad de trabajo o de la duración de la tarea.
  • Cuando una tarea se establece en Duración fija, la duración de la asignación permanece constante. Independientemente del número de recursos (unidades de asignación) asignados o de la cantidad de trabajo.
    Se puede establecer una Tarea en Duración fija en
    Clarity PPM
    . Se debe establecer manualmente la tarea en Trabajo fijo o Unidades fijas en Microsoft Project. También se puede establecer esta tarea como predeterminada en Microsoft Project.
Dividir tarea
Dividir tarea
Microsoft Project y
Clarity PPM
comparten el mismo término. Sin embargo, difieren en cómo crean la división.
A veces, se interrumpe el trabajo en una tarea. Se pueden dividir las tareas para indicar períodos de tiempo en los que no se realiza el trabajo en días concretos. Si se sabe por adelantado cuándo se producirán interrupciones en una tarea, se puede dividir la tarea al crearla. Si la interrupción se produce una vez que se ha iniciado una tarea, se puede dividir en ese momento y utilizar la división para mostrar cuándo se espera que el trabajo continúe en el resto de la tarea. En Microsoft Project, la adición de divisiones a una tarea no cambia la duración, pero cambia la Duración transcurrida.
Los campos comunes de las tareas del proyecto que suele utilizar un gestor de proyectos se reservan para la integración.
Estos campos comunes actúan como campos de clave primaria en la integración. No cambie ningún valor de estos campos de recursos comunes reservados.
Se pueden producir los siguientes impactos negativos si se cambian los valores de estos campos reservados:
  • Un desglose en el control de versiones
  • Incapacidad para guardar el proyecto en
    Clarity PPM
  • Generación de informes incorrecta fuera de
    Clarity PPM
La tabla siguiente muestra la asignación entre los campos de proyectos de Microsoft Project y de
Clarity PPM
:
Campo de MSP
Campo de CA PPM
Menú Archivo/Propiedades/Ficha Resumen/Campo Título
Nombre del proyecto
Menú Archivo/Propiedades/Ficha Personalizada/Propiedades
Campos de Versión e ID de proyecto (prversion y prUID)
Propiedades del proyecto reservadas.
Texto1
ID de la tarea (número de WBS)
Texto2
Dirección URL de las directrices transferida a Microsoft Project
Texto3
ID único de la tarea
Marca1
Indica una tarea clave en
Clarity PPM
.
Trabajo, unidades y duración (WUD)
WUD es un acrónimo que se deriva de la siguiente ecuación:
   Work = Units × Duration
Cuando se actualiza uno de estos tres campos, Microsoft Project vuelve a calcular la ecuación. Así pues, dada la ecuación: 40 horas de trabajo = 100 % unidades x 5 días de duración. Si el gestor de proyectos actualiza la duración a 10 días introduciendo 10 en el campo de duración y, a continuación, hace clic fuera de ese campo, Microsoft Project actualizará automáticamente el trabajo para que sea igual a 80 horas. Esto funciona realmente bien y como se esperaba, la
mayoría
de veces. Las cosas empiezan a ir mal para el jefe de proyecto que no está al corriente de todo cuando cambia un valor marcado como el tipo Tarea fija para esa tarea. Por ejemplo, si se cambia el valor de la duración de una tarea de duración fija.
¿La palabra
fija
es un nombre equívoco? Microsoft Project admite tres tipos de tareas: Trabajo fijo, Unidad fija y Duración fija. Aunque se utiliza la palabra
Fija
, Microsoft Project permite que el gestor de proyectos sobrescriba el valor en el campo fijo.
La duración también es
fija
al nivel de la asignación. Es posible tener una asignación que empieza una semana y una segunda asignación que se inicia durante una segunda semana. Cada asignación tiene una duración de 5 días, pero la duración total de la tarea es de 10 días.
Cuando se cambia el valor fijo y no se entiende cuál de los otros dos campos se actualizan al hacerlo, se pueden crear problemas fácilmente. Si desea volver a la configuración original actualizando el campo que se ha modificado de forma inesperada, Microsoft Project considerará la actualización como otra oportunidad para volver a calcular la ecuación de WUD. Muchas veces, esto produce otro valor inesperado. Por lo tanto, ahora el usuario se encuentra metido en una espiral de frustración sin la capacidad de volver a la configuración original.
En esta sección se explican funciones predeterminadas importantes de Microsoft Project. Curiosamente, muchos usuarios de Microsoft Project nunca han aprendido a utilizar las funciones tratadas en esta sección. Informan de que se sienten frustrados cuando dedican horas a intentar reconciliar sus planes de los proyectos en Microsoft Project.
En la tabla siguiente se muestran los valores que calcula Microsoft Project. Las celdas de la tabla sombreadas se indican también con un asterisco (*). Microsoft Project actualiza estos campos cuando se cambian los valores fijos. También se recomienda crear un plan de proyecto de MSP independiente que tenga los tipos de tarea Trabajo fijo, Duración fija y Unidades fijas, y familiarizarse con estos cálculos.
Tipo de tarea
Cuando se cambian las unidades fijas
Cuando se cambia la duración fija
Cuando se cambia el trabajo fijo
Duración
Trabajo
Trabajo*
Unidades
Trabajo
Duración
Unidades
Duración*
Unidades
Duración*
Trabajo
Duración
  • En una tarea Duración fija, Microsoft Project recalcula el trabajo cuando se sobrescribe el valor de la tarea Duración fija.
  • En una tarea Trabajo fijo, Microsoft Project recalcula la duración cuando se sobrescribe el valor de la tarea Trabajo fijo.
  • En una tarea Unidades fijas, Microsoft Project recalcula la duración cuando se sobrescribe el valor de la tarea Unidades fijas.
Una actualización del estado de la tarea también actualiza el estado del recurso
La función
Actualizar el estado de la tarea
actualiza el estado del recurso
en Microsoft Project y actualiza automáticamente el estado de los proyectos. Por ejemplo, introduzca 25 % en el campo % completado para una tarea de 40 horas. Microsoft Project muestra automáticamente 10 horas de datos reales en el campo
Trabajo real
. El programa también reduce el campo
Trabajo restante
a 30 horas.
Este comportamiento puede introducir una incidencia cuando Microsoft Project está integrado con
Clarity PPM
. Cuando se activan las hojas de tiempo de
Clarity PPM
(Modo de seguimiento = Clarity o CA PPM),
Clarity PPM
se convierte en el propietario de las horas reales. Las horas reales del plan del proyecto de Microsoft Project no se respetan y se descartan cuando se guarda el proyecto en
Clarity PPM
.
Nota: No aparece ningún mensaje de error para indicar que las horas reales se han descartado durante el almacenamiento. Como gestor de proyectos, tenga en cuenta este comportamiento.
Si se activa esta configuración, el gestor de proyectos que desconoce la situación puede actualizar el campo % completado de Microsoft Project. Microsoft Project crea horas reales en el plan del proyecto que, a continuación, se eliminan al guardarlo en
Clarity PPM
.
Si se abre el proyecto en Microsoft Project, puede ocurrir lo siguiente:
  • Las horas reales desaparecen del plan
  • El campo Trabajo restante disminuido muestra el valor reducido
  • Las fechas de la tarea se vuelven a programar
  • Si una tarea que se ha vuelto a programar se encuentra en la ruta crítica, la fecha de finalización del proyecto podría cambiar.
Para evitar esta situación:
  • Anule la selección del campo Actualizar estado de la tarea actualiza el estado del recurso en la ficha Herramientas > Opciones > Cálculo.
  • Si debe utilizar este campo, utilícelo solamente cuando el Modo de seguimiento del proyecto sea igual a Ninguno.
Nuevo atributo de Tipo de tarea de Microsoft Project
En CA PPM 15.5 y versiones posteriores, se puede indicar cómo se asigna una tarea al valor del
tipo de tarea
de Microsoft Project. CA PPM 15.5 y versiones posteriores incluyen un nuevo atributo de
tarea
llamado
Tipo de tarea de Microsoft Project
que representa el tipo de tarea de Microsoft Project. El nuevo atributo obtiene su valor de uno de los siguientes valores de búsqueda:
0 - Fixed Units 1 - Fixed Duration 2 - Fixed Work
El nuevo atributo Tipo de tarea de Microsoft Project (
msp_task_type
) es compatible con la integración de CA PPM con Microsoft Project y está disponible en la versión clásica de PPM, en la Nueva experiencia de usuario, en Microsoft Project y en XOG.
En las versiones anteriores, los valores del tipo de tarea de Microsoft Project se perdían al convertir del controlador heredado al nuevo controlador XML y CA PPM no tenía en cuenta los tipos de tarea de MSP. En la versión 15.5 y versiones más recientes, cuando se utiliza el nuevo controlador de MSP para abrir un archivo existente guardado en el formato heredado de MSP, los tipos de tareas de MSP se leen desde el archivo guardado y se combinan en el nuevo archivo. Cuando el nuevo archivo se vuelve a guardar en PPM, los tipos de tareas de MSP se copian en PPM y se guardan en el nuevo atributo Tipo de tarea de Microsoft Project utilizando nuevas reglas de sincronización.
Los valores heredados del tipo de tarea se conservan después de una actualización. Se puede abrir un proyecto guardado en CA PPM con el controlador OLE heredado con el nuevo controlador XML y con los tipos de tarea original intactos.
Ejemplo:
  1. Cree un proyecto en CA PPM 15.4.1 o en una versión anterior con el controlador heredado antes de actualizar a la versión 15.5 o posterior.
  2. Cree tres tareas y configure el tipo de tarea en la página Lista de tareas.
    1. Establezca el msp_task_type de la Tarea1 en
      Duración fija
      .
    2. Establezca el msp_task_type de la Tarea2 en
      Unidades fijas
      .
    3. Establezca el msp_task_type de la Tarea3 en
      Trabajo fijo
      .
  3. Abra el proyecto con el controlador heredado.
    1. La Tarea1 debe tener el tipo
      Duración fija
      .
    2. La Tarea2 debe tener el tipo
      Unidades fijas
      .
    3. La Tarea3 debe tener el tipo
      Trabajo fijo
      .
  4. Abra el mismo proyecto en Microsoft Project con el nuevo controlador después de actualizar a CA PPM 15.5 o posterior:
    1. La Tarea1 sigue mostrando
      Duración fija
      .
    2. La Tarea2 sigue mostrando
      Unidades fijas
      .
    3. La Tarea3 sigue mostrando
      Trabajo fijo
      .
Comportamiento del tipo de tarea de MSP
Antes de CA PPM 15.5, la aplicación admitía dos tipos de tarea diferentes:
Duración fija
y
Duración no fija
. Si una tarea tenía la
Duración fija
o no se indicaba utilizando un atributo booleano (
prIsFixed
) en el objeto de tarea en PPM. Microsoft Project admite tres (3) tipos de tareas (
Duración fija, Trabajo fijo
y
Unidades fijas
) que se corresponden a la programación, el coste y las dimensiones del alcance, respectivamente.
Para solucionar la asignación, CA PPM 15.5 y el nuevo controlador de MSP proporcionan las mejoras siguientes:
  • Un nuevo atributo de objeto de tarea de PPM sincronizado con el atributo booleano Duración fija heredado.
  • Se han realizado ajustes en la integración de MSP para aprovechar el nuevo atributo.
  • Nuevo procesamiento que puede leer los archivos XML de MSP heredados para los tipos de tarea y transformarlos en los archivos XML del nuevo controlador de MSP.
  • Exposición del nuevo atributo de tipo de tarea de Microsoft Project en PPM y en el elemento XOG del proyecto.
  • Una nueva función que permite a las plantillas del proyecto incorporar el atributo Tipo de tarea de Microsoft Project en nuevos proyectos.
En entornos que se integran con Microsoft Project, actualice sus prácticas recomendadas para que los usuarios sepan cómo desea que su organización establezca este valor. Cuando los usuarios cambian el valor del atributo existente de la tarea
Duración fija
o del nuevo atributo Tipo de tarea de Microsoft Project, los dos atributos deben permanecer sincronizados:
  • Si se selecciona
    Duración fija
    , al hacer clic en Guardar, CA PPM establecerá el
    Tipo de tarea de MSP
    en
    Duración fija
    .
  • Si el valor de
    Duración fija
    es false (no seleccionado), CA PPM restablecerá el
    Tipo de tarea de MSP
    a
    Unidades fijas
    .
  • Si el
    Tipo de tarea de MSP
    es
    Duración fija
    , CA PPM establecerá
    Duración fija
    en true (casilla de verificación seleccionada).
  • Si el
    Tipo de tarea de MSP
    es
    Unidades fijas
    o
    Trabajo fijo
    , CA PPM establecerá la
    Duración fija
    en false (no seleccionado).
  • Si ambos atributos se han establecido en un nuevo valor, prevalece el valor existente para el atributo heredado
    Duración fija
    . Es decir, cuando se selecciona la casilla de verificación
    Duración fija
    y el
    Tipo de tarea de MSP
    ya está establecido en
    Unidades fijas
    o
    Trabajo fijo
    , la casilla de verificación tiene precedencia. Cuando se guarda, la aplicación restablece el
    Tipo de tarea de MSP
    a
    Duración fija
    .
Si no se establece ningún valor en las tareas de CA PPM para el Tipo de tarea de Microsoft Project (
msp_task_type
), se utilizará el tipo de tarea predeterminado definido en Microsoft Project para la tarea al abrirla en dicho programa.
Ejemplo:
  1. Cree un proyecto en CA PPM 15.5 o posterior.
  2. Cree dos tareas.
  3. Configure la Duración fija y el Tipo de tarea de Microsoft Project en la página Lista de tareas.
    1. Marque el MPT de la Tarea1 para la
      Duración fija
      .
    2. No marque la Tarea2 con ningún tipo.
  4. Abra el proyecto en Microsoft Project con el nuevo controlador.
  5. Establezca el tipo de tarea predeterminado en las opciones de programación en Unidad fija y configure el campo del tipo.
    1. La Tarea1 muestra el tipo
      Duración fija
      .
    2. La Tarea2 muestra
      Unidades fijas
      .
  6. Cierre Microsoft Project sin guardar.
  7. Establezca el tipo de tarea predeterminado en las opciones de programación en
    Trabajo fijo
    .
  8. Abra el proyecto en Microsoft Project.
    1. La Tarea1 ahora muestra el tipo
      Duración fija
      .
    2. La Tarea2 muestra el tipo
      Trabajo fijo
      .
Nuevo atributo del objeto de tarea de PPM
Nombre del atributo
: Tipo de tarea de Microsoft Project
ID de atributo
: msp_task_type
ID de atributo de la API
: mspTaskType
Valor predeterminado
: Sin valor predeterminado. Se recomienda no establecer un valor predeterminado. Este atributo no es obligatorio. Si se establece un valor predeterminado en este atributo, se establecerá el atributo predeterminado de PPM, pero no se establecerá el valor predeterminado en Microsoft Project.
Búsqueda
: Tipo de tarea de Microsoft Project (MSP_TASK_TYPE)
Valores de búsqueda válidos
: Unidades fijas (0), Duración fija (1), Trabajo fijo (2)
Sincronización
: El atributo booleano heredado Duración fija (ID: prlsfixed) se sincroniza con el nuevo Tipo de tarea de MSP.
Desactivación del tiempo de seguimiento en el nivel de tarea
Se ha visto en secciones anteriores que la aplicación de datos reales erróneos a una tarea puede conducir a un cambio de la fecha de inicio o de finalización de una tarea. Esto también puede cambiar la fecha de finalización del proyecto en caso de que esté en la ruta crítica. Para minimizar este riesgo,
Clarity PPM
proporciona una función al gestor de proyectos para poder alternar una tarea como abierta o cerrada para el seguimiento de tiempo. De esta forma, los miembros del equipo del proyecto solo tendrán acceso en sus hojas de tiempo a las tareas que están abiertas para el seguimiento del tiempo, evitando que las horas se coloquen accidentalmente en tareas que no deben tener horas reales aplicadas.
Para cualquier tarea, el gestor de proyectos puede eliminar la capacidad de realizar un seguimiento del tiempo. Esto resulta útil cuando:
  • El proyecto está compuesto por distintas fases y no desea que los recursos realicen accidentalmente un seguimiento del trabajo futuro.
  • Se ha terminado una tarea y no se debe cargar más tiempo a ella.
Esta función se configura y gestiona en
Clarity PPM
. Para configurarla en la interfaz de usuario de la tarea de
Clarity PPM
:
  1. Coloque el campo Abierto para entrada de tiempo en la vista de la tarea.
  2. Haga clic en el campo y establézcalo en seleccionado.
  3. Guárdelo.
Esta función se gestiona solamente en la interfaz de usuario de
Clarity PPM
; no se encuentra en Microsoft Project.
1.png
Actualización de una tarea al estado Finalizado
Microsoft Project permite al gestor de proyectos cambiar el estado de una tarea mediante varios métodos. Si se integra con
Clarity PPM
, se recomienda utilizar un enfoque específico. Si no es así, Microsoft Project intentará agregar horas reales adicionales a la tarea que, al guardarse en
Clarity PPM
, se eliminarán.
Siga estos pasos:
  1. En
    Clarity PPM
    , abra una tarea.
  2. Borre el valor de Estimación hasta finalizar (ETC) en el área de asignación del recurso.
  3. Seleccione Finalizado en el campo desplegable Estado de la sección de la tarea.
Nota
:
Clarity PPM
muestra un mensaje de error si el estado Finalizado se selecciona antes de que el campo ETC se quede en cero. Lo que hay que tener en cuenta es que una tarea no se ha completado siempre que quede una ETC.
El escenario que resalta esta incidencia se muestra a continuación (consulte la siguiente captura de pantalla):
  • Trabajo = 40 horas. El miembro del equipo ha finalizado la tarea y el trabajo real registrado en la hoja de tiempo es de 19 horas. Se desea cerrar esta tarea para que refleje que las 19 horas de trabajo real eran las necesarias.
  • Primero se hace clic en Microsoft Project para cambiar el valor de Trabajo restante a 0. Microsoft Project ajustará el valor del trabajo para que sea la nueva suma del Trabajo restante (0 horas) + Trabajo real (19 horas).
  • Cambie el campo % completado a 100 %.
Esta secuencia garantiza que el valor del trabajo resultante refleje correctamente el número de horas registradas en la tarea. En este ejemplo, 19 horas es correcto.
Imagen sobre la integración de Microsoft Project que muestra las actualizaciones de una tarea.
Actualización de una tarea al estado Finalizado (proceso incorrecto)
El escenario que resalta esta incidencia se muestra a continuación:
  • El valor de Trabajo es de 40 horas; el miembro del equipo finaliza después de 19 horas y se desea cerrar esta tarea para que solo refleje 19 horas.
  • Si la primera vez que se hace clic en Microsoft Project es para cambiar el valor del campo % completado al 100 %, Microsoft Project responderá buscando el valor del trabajo y, a continuación, se asegurará de que las horas reales coincidan con este valor. En este caso, sobrescribirá las 19 horas con las 40 horas en el campo Trabajo real. Este comportamiento no es el que espera el gestor del proyecto. Por lo tanto, la duración de la tarea se basará ahora en 40 horas, en lugar de en 19 horas.
  • Cuando se guarda el proyecto en
    Clarity PPM
    , se producirán dos situaciones:
    • Las horas reales adicionales que Microsoft Project acaba de agregar (21 horas añadidas recientemente) se eliminarán sin previo aviso. De esta forma, los datos reales de
      Clarity PPM
      para esta tarea permanecerán en 19 horas.
    • Cuando se vuelve a abrir el proyecto en Microsoft Project, la tarea muestra 19 horas de datos reales y no hay trabajo restante. Esto puede confundir al gestor de proyectos, ya que parece que se hayan perdido horas reales.
Patrones de carga y contornos
En esta sección se explica la asignación entre los patrones de carga de Microsoft Project y de
Clarity PPM
, así como la configuración del patrón de carga predeterminado recomendado en
Clarity PPM
, que es el patrón de carga uniforme.
Microsoft Project hace referencia a los patrones de carga de asignación de recursos como contorno. Un contorno es el modo en el que el trabajo de un recurso en una tarea se programa a lo largo del tiempo. Tanto
Clarity PPM
como Microsoft Project ofrecen varios tipos de patrones de carga que se pueden aplicar a la asignación de un recurso.
Clarity PPM
y Microsoft Project usan términos diferentes en esta área. Las dos listas siguientes muestran las asignaciones. Se debe tener en cuenta que es importante en qué ubicación se crea
por primera vez
la asignación, ya sea en
Clarity PPM
o en Microsoft Project.
Cuando se crea una tarea en la interfaz de usuario de
Clarity PPM
y se abre el proyecto en Microsoft Project:
Campo de
Clarity PPM
Campo de Microsoft Project
Fijo
Con contorno
Uniforme
Uniforme
Decreciente
Decreciente
Creciente
Creciente
Contorno
El contorno de trabajo específico (si la tarea se ha creado en Microsoft Project cuando se ha guardado el proyecto).
Por ejemplo: Tortuga, Campana, etc.
Cuando se crea una tarea en Microsoft Project y se guarda el proyecto en
Clarity PPM
, la asignación se revierte. Las opciones Pico final, Pico inicial, Doble pico, Campana y Tortuga en Microsoft Project se convierten en Contorno.
Patrón de carga predeterminado recomendado uniforme
El administrador de
Clarity PPM
deberá establecer la configuración del
patrón de carga predeterminado
en
Clarity PPM
(Herramienta de administración, Gestión de proyectos, Valores de configuración, Gestión de proyectos, Valores de configuración, Patrón de carga predeterminado).
De las cinco opciones disponibles, se recomienda seleccionar la opción Uniforme cuando la empresa se ajusta a uno de estos escenarios:
  • Cuando Microsoft Project es su única herramienta de programación
  • Cuando la empresa utiliza tanto Microsoft Project como Open Workbench como programadores
Las razones para esta recomendación son las siguientes:
  • El modo en que Microsoft Project distribuye la estimación hasta finalizar (ETC) cuando se utilizan patrones de contornos decrecientes y crecientes
  • El rendimiento al abrir y guardar en
    Clarity PPM
    .
A continuación se tratan las razones.
ETC de Microsoft Project cuando se utilizan patrones de contornos decrecientes y crecientes
Escenario 1
: Microsoft Project es el único programador utilizado.
Recomendación:
El patrón de carga predeterminado recomendado en
Clarity PPM
es Uniforme.
La curva de Microsoft Project para el patrón de carga creciente y decreciente necesitará una tarea de 40 horas y, en realidad, se ampliará la duración de la tarea. Consulte la siguiente captura de pantalla en la que hemos creado cada una de estas tareas de 40 horas en
Clarity PPM
, una con el patrón de carga inicial, otra con el patrón de carga uniforme y la última con el patrón de carga final. A continuación, se abre el proyecto en Microsoft Project.
Real: Solo la tarea con el patrón de carga uniforme se ha iniciado el lunes y ha finalizado el viernes. Las tareas con los patrones de carga inicial y final se han ampliado en 9 días.
Impacto potencial: Si estas tareas se encuentran en la ruta crítica, la fecha de finalización del proyecto ahora está programada para más adelante de lo previsto.
5.png
Escenario 2
: Open Workbench es el único programador utilizado.
Recomendación
: Cualquier patrón de carga es correcto (inicial, final, de contorno, uniforme y fijo).
Nota
: La mayoría de los gestores de proyectos prefieren el patrón de carga inicial como valor predeterminado.
Escenario 3
: Se utilizará una combinación de Microsoft Project y Open Workbench.
Recomendación
: Consulte los comentarios realizados en el escenario 1.
Configuración de un hito de Microsoft Project
Por definición, los hitos no tienen ninguna duración ni esfuerzo asignados. En cambio, un hito es un punto en el tiempo que puede o no tener una persona responsable. Los campos de Microsoft Project están diseñados para que un gestor de proyectos pueda crear un hito utilizando más de un proceso. A continuación, nos centraremos en el mejor enfoque para crear un hito en Microsoft Project para que no se convierta en una tarea si el gestor de proyectos debe volver a configurar el hito en otro momento.
Si se trata de la secuencia que utiliza para crear un hito, lo está haciendo de la forma más segura posible y no tiene que preocuparse por la conversión del hito en una tarea más adelante.
  1. Abra el cuadro Información de tarea.
  2. Haga clic en la ficha Opciones avanzadas.
  3. Haga clic en el cuadro
    Marcar
    la tarea como hito
    .
  4. NO
    introduzca un valor de
    cero
    en el cuadro
    Duración
    .
Si lo hace y en algún momento en el futuro otro valor se coloca en el campo
Duración
, el hito se convertirá en una tarea.
6.png
Ejemplo: Creación de un hito (no recomendado)
No se recomiendan los pasos de este ejemplo.
Si se trata de la secuencia que utiliza para crear un hito, puede que el hito cambie a una tarea en ciertas circunstancias, tal y como se describe a continuación.
  1. Abra el cuadro Información de tarea.
  2. Haga clic en la ficha Opciones avanzadas.
  3. Haga clic en el cuadro
    Marcar
    la tarea como hito
    .
  4. Introduzca el valor 0 en el cuadro
    Duración
    .
    Pueden haber acciones subsiguientes que conviertan este hito en una tarea. Esto es debido a que Microsoft Project no conserva la marca de verificación que se ha colocado en el cuadro del hito si se realiza una de las acciones siguientes.
    El hito se puede convertir en una tarea en las siguientes circunstancias:
    • Se le agrega un valor de
      duración
      distinto de cero.
    • El
      Trabajo restante
      se agrega a una asignación de recurso en el hito
Reglas de negocio para los hitos
Clarity PPM
permite al usuario de Microsoft Project:
  • Colocar el hito en la cadena de dependencia.
Clarity PPM
no permite al usuario de Microsoft Project:
  • Asignar trabajo restante a un recurso asignado a un hito.
    Clarity PPM
    no recomienda al usuario de Microsoft Project:
  • Colocar una duración en el hito (por definición de PMI, un hito no tiene duración)
Si el hito está en la ruta crítica y, a continuación, se convierte accidentalmente en una tarea, el cambio puede repercutir en la fecha de finalización del proyecto.
Unidad de duración más pequeña
El valor de duración más pequeño de
Clarity PPM
es un día. No reconoce la duración a nivel de la hora. Los niveles más bajos de Microsoft Project son Horas y Minutos.
Esta diferencia suele ser pequeña, pero puede provocar diferentes valores de duración en los informes de
Clarity PPM
y de Microsoft Project.
La duración ha cambiado de forma inesperada a cero días
Las duraciones cambian de forma inesperada a 0 días, lo que provoca que la duración de la tarea sea 0 y, a su vez, convierte la tarea en un hito. Además, la fecha de finalización ya no refleja las fechas de finalización programadas correctas.
Pasos para reproducir este problema: Es un caso raro en el que un único recurso se ha asignado a una tarea y, a continuación, el gestor de proyectos decide que la persona ya no es necesaria en esa tarea. En lugar de suprimir la asignación, el gestor de proyectos cambia el valor 0 de la unidad de la asignación del recurso.
Resultado: Con la asignación del recurso convertida en cero en la tarea, la duración de la tarea se vuelve a calcular para que sea cero. Esto se debe a que la Duración = Unidades de asignación (ETC)/Disponibilidad del recurso, por lo que en este caso: Duración = 0/8 horas = 0. Y, dado que un hito tiene una duración de cero, Microsoft Project convierte la tarea en un hito.
Copia y pegado de tareas
Al copiar o pegar filas en Microsoft Project, se deberán seleccionar los campos y no los cuadros numéricos en gris situados a la izquierda (lo que haría resaltar la fila completa).
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Si se selecciona la casilla numérica gris de la izquierda, se copiarán TODOS los campos relacionados con la tarea. El problema es que se van a copiar los campos ocultos que contienen valores que
Clarity PPM
espera que sean únicos. El resultado es que ahora habrá duplicados de los valores únicos, en concreto de los campos de texto del proyecto 1 y 3.
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Gestión de las horas reales para el seguimiento del tiempo
A veces, los gestores de proyectos preguntan si pueden agregar manualmente el tiempo de una persona directamente al plan de Microsoft Project. La respuesta es afirmativa, pero es posible que la configuración necesaria para permitir esta acción sea demasiado tediosa para mantenerla de forma continuada. El motivo es que esto significaría que el tiempo de todos los miembros del equipo debería introducirse manualmente. Por ejemplo, si había 15 miembros del equipo y la duración del proyecto era de 12 meses, esto significaría que alguien tendría que ser el responsable de introducir manualmente el tiempo de todos los usuarios a lo largo del año. Por este motivo, la mayoría de las empresas deciden implementar la función de la hoja de tiempo de
Clarity PPM
.
Sin embargo, hay ocasiones en las que es necesario introducir manualmente el tiempo de una persona en
Clarity PPM
. En ese caso, el administrador de
Clarity PPM
utilizará una entrada de transacción para ello. Aunque se trata de una tarea manual, puede servir una finalidad cuando sea necesario.
En resumen:
  • El escenario más común es cuando todos los recursos, empleados o contratistas deben realizar un seguimiento de su tiempo mediante la hoja de tiempo de
    Clarity PPM
    . Esto requiere que cada recurso tenga licencia para iniciar sesión en
    Clarity PPM
    .
  • Un escenario menos común es cuando solo se autoriza a los empleados para que tengan acceso a la hoja de tiempo de
    Clarity PPM
    . Se pide a los contratistas que realicen un seguimiento manual de su tiempo y que lo envíen al administrador de
    Clarity PPM
    para que lo introduzca manualmente a través de la pantalla Entrada de transacción.
  • El escenario menos frecuente, pero uno que es compatible, es cuando el gestor de proyectos introduce manualmente el tiempo de todos los miembros del equipo del proyecto en el plan del proyecto. En este escenario, no se emplea la hoja de tiempo de
    Clarity PPM
    .
El siguiente gráfico enumera las configuraciones de los campos de
Clarity PPM
necesarios para admitir cada uno de los escenarios descritos anteriormente:
Escenario
Configuración de recursos
Configuración del proyecto
Todos los usuarios que utilicen
la hoja de tiempo de
Clarity PPM
Modo de seguimiento =
CA PPM
Modo de seguimiento =
CA PPM
No hay hojas de tiempo, se introduce de forma manual el tiempo en el plan del proyecto
Modo de seguimiento =
Ninguno
Modo de seguimiento =
Ninguno
Todos los empleados utilizan la hoja de tiempo de
Clarity PPM
. Los contratistas no pueden iniciar sesión en
Clarity PPM
, por lo que su tiempo debe introducirse de forma manual.
Modo de seguimiento de los empleados internos =
Clarity PPM
Modo de seguimiento de los contratistas =
Ninguno
Nota: El tiempo
de los contratistas debe introducirse manualmente a través de
la pantalla Entrada de transacción en
Clarity PPM
.
Modo de seguimiento =
CA PPM
Tenga mucho cuidado, asegúrese de que los miembros del equipo realicen un seguimiento de su tiempo de forma precisa y en el día adecuado, o la fecha de finalización del proyecto puede retrasarse de forma innecesaria.
Las horas reales del equipo del proyecto afectan de forma significativa a la programación del proyecto. Si la programación se registra correctamente, será predecible. Sin embargo, si se registra incorrectamente, es posible que se vea un comportamiento inesperado de la programación.
Consideraciones sobre las horas reales
Es probable que los recursos asignados al proyecto utilicen hojas de tiempo en
Clarity PPM
para introducir el trabajo semanal que realizan en las tareas del proyecto que tienen asignadas. Estas hojas de tiempo incluyen automáticamente las tareas que ha programado para la semana.
Las hojas de tiempo se envían y se aprueban antes de que se puedan publicar en el plan del proyecto. Los datos reales pendientes aparecen en Microsoft Project antes de publicar los datos reales. El campo Datos reales pendientes se puede asignar a Microsoft Project.
Cuando se registra una hoja de tiempo, se modifica el campo ETC (Estimación hasta finalizar) en cualquier asignación con datos reales en esa hoja de tiempo. La ETC se reduce en función de la cantidad de datos reales, de modo que el trabajo total de la asignación sigue siendo el mismo.
En Microsoft Project, las asignaciones con un contorno de trabajo asignado como
Con contorno
(
Fijo
en
Clarity PPM
) se procesan de forma diferente. En este caso, se eliminan las estimaciones programadas para la semana que no se han introducido como horas reales. El resultado, en función de cuándo se programen las estimaciones en Microsoft Project, puede ser una disminución del trabajo total.
En Microsoft Project, las asignaciones de contornos de trabajo se restablecen a
Con contorno
si se edita la distribución de trabajo en la vista de la escala de tiempo. Si se modifica el total del trabajo real o restante para la asignación, el contorno de trabajo no se modifica.
El envío de una hoja de tiempo no cambiará inmediatamente las fechas de finalización de las tareas que se encontraban en esa hoja de tiempo. Por ejemplo, cuando el trabajo de una tarea tarda más de lo planificado (se han introducido más datos reales de lo planificado), el resultado es una nueva estimación hasta finalizar reducida. Recuerde, Microsoft es una herramienta de programación y la reprogramación del trabajo solo se producirá cuando el plan se exporte a Microsoft Project.
Cuando se lleva a cabo menos trabajo en una tarea durante la semana que el trabajo planificado,
Clarity PPM
programará este trabajo a una tasa más alta dentro de la programación de la tarea. En este caso, al abrir el proyecto en Microsoft Project, la tarea se vuelve a programar y la fecha de finalización se retrasa.
Las tareas no notificadas en una hoja de tiempo pueden cambiar debido al registro de la hoja de tiempo del recurso asignado.
Clarity PPM
presupone que la hoja de tiempo de una persona es una contabilidad completa del trabajo del proyecto que ha completado esa semana. Si una tarea programada no aparece en la hoja de tiempo, implica que el recurso no ha realizado ningún trabajo en esa tarea y se debe volver a programar para la semana siguiente o posterior.
Al abrir el proyecto en Microsoft Project, se programará. Esto se aplica incluso si se utiliza el modo Cálculo manual en Microsoft Project. Como resultado, las fechas de finalización de la tarea y la distribución del trabajo de los recursos en Microsoft Project pueden ser diferentes de los valores de
Clarity PPM
.
Impacto de las horas reales en las programaciones de tareas:
  • El día en el que se registran los primeros datos reales afecta a la fecha de inicio de la tarea y, en último término, a la fecha de finalización del proyecto si esta tarea se encuentra en la ruta crítica.
  • Por el contrario, si una tarea termina el viernes y, a continuación, un miembro negligente del equipo realiza un seguimiento de las horas durante el miércoles siguiente, la fecha de finalización de la tarea se situará en ese miércoles.
  • En caso de que se trabajen días parciales, la duración aumenta y, en último término, cambia la fecha de finalización del proyecto.
Impacto de Microsoft Project en las horas reales en las tareas Unidad fija y Trabajo fijo
Este impacto suele traducirse en la prolongación y el desplazamiento de las fechas de finalización. El siguiente diagrama muestra cómo las horas reales colocadas incorrectamente en una hoja de tiempo afectan a la duración de la tarea en las tareas Unidad fija y Trabajo fijo.
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Impacto de Microsoft Project en las horas reales en las tareas Duración fija
Microsoft Project le permite seleccionar el tipo de tarea Duración fija.
! La palabra
fija
puede considerarse un nombre equívoco. Muchos usuarios cuentan con que la duración de la tarea realmente se inmoviliza al utilizar la Duración fija. Las horas reales colocadas incorrectamente cambian la duración de una tarea Duración fija.
Adición de horas reales directamente a Microsoft Project
Las reglas de negocio de
Clarity PPM
determinan cómo se gestionan las horas reales de las hojas de tiempo. Las reglas de negocio se escriben de forma que todos los miembros del equipo del proyecto realicen un seguimiento de su tiempo mediante la hoja de tiempo de
Clarity PPM
, o que ninguno de ellos lo haga y, en su lugar, todas las horas se escriban directamente de forma manual en el plan del proyecto de Microsoft Project.
Los resultados siguientes ilustran el impacto de la adición de horas reales a un plan de Microsoft Project. El proyecto está configurado para que solo permita que las horas reales provengan de las hojas de tiempo de
Clarity PPM
. Si se escriben datos reales en el plan y, a continuación, se guardan en
Clarity PPM
, se produce el procesamiento siguiente:
  • Los datos reales introducidos de forma manual no se importan. En su lugar, estas entradas desaparecen (no hay ningún mensaje de error). La ETC ya no está sincronizada con la estimación del esfuerzo original.
  • Microsoft Project cambia el patrón de carga de la tarea cuando un usuario modifica manualmente las horas de una asignación en Microsoft Project. El patrón se asigna al patrón fijo en
    Clarity PPM
    . Los cambios en el comportamiento del registro de tiempo se producen incluyendo la eliminación de la ETC sin utilizar en la semana actual.
El siguiente gráfico refleja los respectivos valores de configuración:
Escenario
Valores de configuración de los campos de
Clarity PPM
Todos los miembros del equipo del proyecto que utilizan hojas de tiempo de
Clarity PPM
Modo de
seguimiento
del recurso =
Clarity PPM
Modo de
seguimiento
del proyecto =
Clarity PPM
Se pueden introducir manualmente las horas reales en un proyecto con esta configuración mediante la página Entrada de transacción de
Clarity PPM
.
Todas las horas reales se introducen manualmente en el plan del proyecto de Microsoft Project.
Modo de
seguimiento
del recurso = Ninguno
Modo de
seguimiento
del proyecto = Ninguno
Tareas, tareas de resumen y configuraciones de hitos
Microsoft Project permite que el gestor de proyectos sea excepcionalmente flexible con cómo y dónde se colocan los recursos, las horas reales, las duraciones, etc.Las reglas de negocio de
Clarity PPM
son muy específicas y relativamente más restrictivas si se comparan con las reglas de negocio de Microsoft Project.
Hay reglas de configuración específicas para lo que está y no está permitido en Microsoft Project para que el plan del proyecto de Microsoft Project tenga en cuenta las reglas de integración de
Clarity PPM
. Si no se siguen estas reglas de configuración, es posible que se produzca una de las tres situaciones siguientes:
  • Asignación de un recurso a una tarea de resumen. Aunque esto se permite en Microsoft Project, las reglas de negocio de
    Clarity PPM
    no permiten la asignación de tareas de resumen. Esta acción producirá el siguiente mensaje de error al guardar:
    No se admiten las asignaciones de tareas de resumen.
  • Colocación del trabajo restante de un hito directamente en el plan del proyecto de Microsoft Project: El hito se convertirá en una tarea la próxima vez que se abra el plan del proyecto de Microsoft Project en
    Clarity PPM
    . El motivo: El proyecto se guardará correctamente en
    Clarity PPM
    . La incidencia aquí, sin embargo, es que
    Clarity PPM
    considera que un hito es un punto en el tiempo.Las reglas de negocio de
    Clarity PPM
    establecen que si un elemento tiene una estimación hasta finalizar (trabajo restante), significa que es una tarea. Por lo tanto, la próxima vez que abra el proyecto en Microsoft Project, este hito aparecerá como una tarea.
  • Colocación de las horas reales de un hito directamente en el plan del proyecto de Microsoft Project: si no hay ningún recurso asignado al hito y se han añadido horas reales al hito (Microsoft Project permite agregar horas reales a una tarea sin recursos asignados), el proyecto se guardará correctamente en
    Clarity PPM
    y las horas reales continuarán existiendo la próxima vez que abra el proyecto en Microsoft Project.
    Si hay un recurso asignado al hito y se agregan horas reales a esa asignación del recurso, el proyecto se guardará correctamente en
    Clarity PPM
    . Pero las horas reales se eliminan durante la acción de guardar, sin que se produzca un mensaje de error. Por lo tanto, la próxima vez que se abra el proyecto desde Microsoft Project, las horas reales no aparecerán.
La siguiente gráfica ilustra las reglas de configuración:
 
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Asignaciones de tareas y fechas de inicio y finalización de los recursos
Preste atención a las fechas de inicio y finalización de la asignación de los recursos en una tarea. No hay ninguna tarea cuya fecha de inicio sea anterior a todas las fechas de inicio de la asignación o cuya fecha de finalización sea posterior a todas las fechas de finalización de la asignación. Es posible que se produzca un salto en la programación del proyecto o incluso su detención.
Salto
: Supongamos que la tarea debe comenzar el lunes. Por lo tanto, se crea la tarea y se asigna a Sally. Todo está bien. Pero, a continuación, se entera que Sally no puede iniciar la tarea hasta el jueves, por lo que ajustará la fecha de inicio de la asignación en consecuencia. Tenga en cuenta que Microsoft Project mostrará que la tarea se está iniciando el jueves y no el lunes que necesitaba comenzar. Pero si no hay nadie para trabajar el lunes, lógicamente, la tarea no debe comenzar hasta que llegue la primera persona. Si la tarea se encuentra en la ruta crítica, se podría producir un salto en la fecha de finalización del proyecto.
Detención
: Una tarea cuya finalización se encuentra después que todas las asignaciones finalicen obtiene una nueva fecha de finalización anterior que se corresponde con la fecha de inicio de la última fecha de finalización de la asignación. La fecha de finalización del proyecto se puede detener si la tarea se encuentra en la ruta crítica.