Creación de recursos y roles

ccppmop157
Como gestor de recursos o administrador de aplicaciones, primero cree roles como marcadores de posición para los recursos que requieren los proyectos. A continuación, cree los recursos que se contratan para cubrir la demanda que representan las adjudicaciones del rol. Finalmente, asigne los recursos a los equipos del proyecto oportunos.
Por ejemplo, cree un rol para un técnico de campo y, a continuación, cree recursos para el personal y los contratistas. Se puede crear un rol avanzado para un técnico de campo de contacto con más habilidades. Cree un rol de equipamiento que no sea del trabajo cuando un proyecto requiera maquinaria. A continuación, cree una entrada de recurso para cada pieza de equipamiento disponible que la compañía tenga en propiedad o en arrendamiento.
La aplicación utiliza las propiedades financieras del recurso para aplicar los costes y las tasas correctas a las transacciones de trabajo. Para registrar el tiempo y para aparecer en las páginas financieras y en los informes, active las propiedades financieras del recurso. Los datos reales financieros únicamente son visibles en el producto únicamente si un recurso se activa financieramente.
El diagrama siguiente muestra los pasos requeridos para crear recursos y roles:
Esta imagen muestra los pasos necesarios para crear un recurso o rol.
Esta imagen muestra los pasos necesarios para crear un recurso o rol.
Siga estos pasos:
2
 
 
Revisión de los requisitos previos
Asegúrese de que el administrador haya cumplido los siguientes requisitos previos:
  • Configure la jerarquía de habilidades.
  • Asigne los derechos de acceso necesarios.
Vídeo: Creación de una jerarquía de habilidades
El siguiente vídeo lo proporciona CA Technologies.
 

 
Para reproducir en pantalla completa, haga clic en el logotipo de YouTube situado a la derecha de Configuración, en la parte inferior de la pantalla de vídeo.
Creación de un rol o recurso de trabajo
Se puede crear un recurso de trabajo mediante el menú Página principal o Administración. Por lo general, un gestor de recursos crea un recurso de trabajo en el menú Inicio. A continuación, el administrador podrá activar el estado del usuario y asignar derechos y las credenciales de inicio de sesión.
Siga estos pasos:
  1. Los administradores pueden utilizar los siguientes pasos secundarios para crear nuevos usuarios. Si no es administrador, omita los pasos 1 y 2.
    1. Haga clic en
      Administración
      ,
      Organización y acceso
      ,
      Recursos
      .
    2. Haga clic en
      Nuevo
      y rellene los campos obligatorios, incluido un ID de recurso y un nombre de usuario únicos.
    3. Haga clic en
      Guardar y continuar
      para desplazarse por las páginas con fichas para el nuevo recurso.
    4. Haga clic en
      Volver
      y asegúrese de que el nuevo recurso aparezca en la lista con el estado activo.
      Se ha creado un nuevo registro de usuario. Un gestor de recursos puede continuar definiendo el recurso de trabajo.
  2. Como gestor de recursos, haga clic en
    Página principal
    ,
    Gestión de recursos
    ,
    Recursos
    .
  3. Haga clic en
    Nuevo
    o aplique los filtros de búsqueda para buscar la entrada del recurso de usuario que se ha creado en el paso 1 para definir más detalles acerca del recurso.
  4. En el campo
    Recurso o rol
    , seleccione
    Recurso
    .
  5. En el campo
    Tipo de recurso
    , seleccione
    Trabajo
    .
  6. Haga clic en
    Siguiente
    .
  7. Rellene la página
    Crear recurso - Trabajo
    , incluidos los siguientes campos:
    • Rol principal
      Indica el rol principal para el recurso. Los roles pueden cambiar de inversión a inversión. Un rol principal permite a otros recursos consultar de un vistazo el área principal de competencia de este recurso.
    • Categoría
      Define la categoría que identifica el área de experiencia del recurso.
      Ejemplo
      : Desarrollo de software o Marketing de producto.
    • Externo
      Especifica si el recurso funciona para una compañía externa.
      Valor predeterminado:
      Desactivado.
    • Disponibilidad
      Define el número de horas de un día laborable que el recurso está disponible para trabajar o durante las que se espera que trabaje. El número de disponibilidad se multiplica automáticamente por cinco, que es el número de días de una
      semana
      laborable estándar.
      Valor predeterminado: 8
      Nota
      : Este campo es obligatorio y su valor debe ser mayor de cero para el tipo de trabajo del recurso o del rol. La ETC se basa en la disponibilidad. Un tipo de gasto de recurso o rol que se asigna a una tarea no tiene una ETC predeterminada.
    • Código del tipo de entrada
      Especifica un código que se utiliza para el recurso en las transacciones financieras.
    • Modo de seguimiento
      Indica el método de seguimiento utilizado para introducir tiempo para este recurso.
      Valores:
      • PPM
        (anteriormente Clarity):
        Los miembros del personal utilizan hojas de tiempo para introducir tiempo en las tareas que tienen asignadas. Anteriormente
        Clarity
        .
      • Ninguno
        : Los recursos no laborables realizan el seguimiento de los datos reales mediante comprobantes de transacción o mediante un programador como, por ejemplo, Open Workbench o Microsoft Project.
      • Otro
        : Indica que los datos reales se importan desde un programa de terceros.
      Valor predeterminado:
      PPM
    • Abierto para la entrada de tiempo
      Especifica si el recurso puede usar la hoja de tiempo para realizar un seguimiento del tiempo que se dedica a la asignación de tareas. Si está vacío, el recurso no puede registrar tiempo en ningún proyecto.
      Valor predeterminado: Seleccionado
    • Incluir en datamart
      Especifica el recurso para la inclusión en datamart. Cuando se borra, el recurso no se agrega a datamart.Esta casilla de verificación establece un indicador en el recurso o rol. Se incluyen los datos financieros para portlets e informes cuando se ejecuta el trabajo de extracción de datamart. Por ejemplo, se tiene un contratista externo con una tarifa plana. No necesita los datos reales de modo que se establece ese recurso o rol como desactivado: no incluido en el datamart. La mayor parte de los empleados y contratistas rellenan una hoja de tiempo. Como que necesita datos reales, seleccione la casilla para incluir este recurso en el datamart.
      Valor predeterminado: Desactivado.
    • Gestor de recursos
      Identifica el nombre de la persona que crea el recurso.
      Valor predeterminado: El recurso conectado actualmente.
    • Gestor de la reserva
      Indica el gestor de reservas predeterminado para este recurso de trabajo.
  8. Haga clic en
    Guardar
    .
  9. Para definir la disponibilidad de un recurso o rol, haga clic en la ficha
    Calendario
    .
  10. (Opcional) Haga clic en la ficha
    Propiedades
    y en
    Información de contacto
    . Rellene estos campos y guarde los cambios.
  11. Como administrador, active el nuevo recurso y cree su contraseña de inicio de sesión inicial (a menos que utilice el inicio de sesión único):
    1. Haga clic en
      Administración
      ,
      Organización y acceso
      ,
      Recursos
      .
    2. Introduzca un filtro para buscar el nuevo recurso por ID o por estado.
    3. Abra el recurso y cambie a
      Activo
      el valor del campo
      Estado
      . También puede seleccionar el recurso y hacer clic en
      Activar
      .
    4. Establezca una contraseña y confirme la contraseña.
    5. Haga clic en
      Guardar y volver
      .
No se pueden suprimir los recursos de trabajo (usuarios) debido a que el sistema mantiene su historial para conservar la integridad referencial. Si un usuario abandona la organización, el administrador puede bloquearle su cuenta de usuario. Si un usuario se conecta nuevamente, el administrador puede desbloquear su cuenta de usuario. Si un usuario definido como un recurso de trabajo sale y se conecta de nuevo, se recomienda crear un nuevo registro del recurso en lugar de reactivar el antiguo. Al crear un nuevo registro, se conserva el historial del registro anterior. Deje el antiguo registro del recurso en el estado
Inactivo
. De forma similar, cuando un recurso o rol está activo financieramente, incluirá datos de gestión financiera. No se puede suprimir ni editar el valor del ID del recurso.
Creación de un recurso o un rol que no sean de trabajo
Se pueden crear roles o recursos que no sean de trabajo, incluido el equipamiento, el material o los gastos. Cree un rol como marcador de posición en un proyecto para facilitar la planificación de las tareas y calcular el alcance de trabajo.
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en
    Página principal
    ,
    Gestión de recursos
    ,
    Recursos
    .
  2. Haga clic en
    Nuevo
    .
  3. En el campo
    Recurso o rol
    , seleccione
    Recurso
    o
    Rol
    .
  4. En el campo
    Tipo de recurso
    , seleccione
    Equipamiento
    ,
    Material
    o
    Gasto
    .
  5. Haga clic en
    Siguiente
    .
  6. Complete la página incluyendo los campos siguientes:
    • Rol principal
      Especifica un nivel de rol más alto que el rol actual en una jerarquía.
      Ejemplo
      : El rol Desarrollador de aplicaciones es un elemento principal del rol Desarrollador web.
    • Rol principal
      Indica el rol primario para el recurso. Los roles pueden cambiar de inversión a inversión. Un rol primario permite a otros recursos consultar de un vistazo el área primaria de competencia de este recurso.
    • Categoría
      Define la categoría que identifica el área de experiencia del recurso.
      Ejemplo
      : proyector, servidor, camión
    • Externo
      Especifica si el recurso funciona para una compañía externa.
      Valor predeterminado:
      Desactivado.
    • Disponibilidad
      Este campo representa el número de horas de un día laborable durante las que se espera que trabaje un recurso. El número de disponibilidad se multiplica automáticamente por cinco, que es el número de días de una semana laborable estándar. El valor de ETC se basa en cálculos de disponibilidad. Un recurso o rol del tipo
      gasto
      que se asigna a una tarea no tiene una ETC predeterminada.
      Este campo es obligatorio y su valor debe ser mayor que cero solo para el tipo de trabajo del recurso o del rol. El material y equipamiento (pero no los gastos) también pueden tener un valor de disponibilidad.
      Valor predeterminado
      : 8
    • Gestor de recursos
      Identifica el nombre del gestor que tiene derechos de acceso para realizar tareas como establecer la adjudicación de este recurso.
      Valor predeterminado
      : El recurso conectado actualmente.
    • Gestor de recursos
      Identifica el nombre de la persona que crea el recurso.
      Valor predeterminado
      : El recurso conectado actualmente.
    • Gestor de la reserva
      Indica el gestor de reservas predeterminado para este recurso de trabajo.
  7. Haga clic en
    Guardar
    .
  8. Para definir la disponibilidad de un recurso o rol, haga clic en la ficha
    Calendario
    .
  9. (Opcional) Haga clic en el menú
    Propiedades
    y en Principal, haga clic en
    Información financiera
    . Rellene estos campos y guarde los cambios.
  10. (Opcional) Para los recursos de trabajo y de gasto solamente, haga clic en el menú
    Propiedades
    y en Principal, haga clic en
    Información de contacto
    . Rellene estos campos y guarde los cambios.
Asignación de habilidades a recursos de trabajo
Se pueden utilizar las habilidades para describir los talentos que posee un recurso de trabajo o un rol para las tareas del proyecto. El hecho de definir las habilidades de los recursos de trabajo es útil para otros usuarios que desean asignar los recursos más cualificados a los roles en los proyectos.
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en
    Página principal
    ,
    Gestión de recursos
    ,
    Recursos
    .
  2. Abra el recurso o el rol.
  3. Haga clic en la ficha
    Habilidades
    .
    Se muestra la página Habilidades del recurso, en la que se muestran las habilidades del recurso o el rol seleccionados.
  4. Introduzca los criterios de filtro para una habilidad existente o haga clic en
    Mostrar todo
    .
  5. Para agregar una habilidad a la lista, haga clic en
    Agregar
    .
    La página Seleccionar habilidades aparece para mostrar todas las habilidades disponibles en la jerarquía de habilidades para todos los recursos y los roles.
  6. Introduzca los criterios de filtro para una habilidad existente o haga clic en
    Mostrar todo
    .
  7. Seleccione una habilidad y haga clic en
    Agregar
    .
    Para agregar una habilidad a la jerarquía de habilidades, póngase en contacto con el administrador. También asegúrese de que no haya desactivado las búsquedas del sistema necesarias para las habilidades del recurso. Si desactiva Nivel de interés del recurso, Nivel de competencia del recurso u otros valores de búsqueda, es posible que los usuarios no puedan agregar habilidades.
  8. Haga clic en
    Guardar
    .
  9. Para cada habilidad, seleccione valores para los campos
    Nivel de competencia
    ,
    Interés
    y
    Ponderación
    .
    1. Asigne el nivel de competencia a recurso de trabajo como valoración del nivel de habilidad del recurso.
    2. Para indicar cuán importante es esta habilidad para el recurso o rol, asigne un nivel de interés. Por ejemplo, un recurso con un nivel de interés de 7 - medio tiene un mayor interés en desarrollar una habilidad. Un recurso con un nivel de interés de 4 - medio representa menos interés.
    3. Utilice el factor de ponderación como elemento de desempate en caso de que existan varias habilidades que tengan el mismo nivel de calificación e interés.
  10. Haga clic en
    Guardar
    .
Activación financiera del recurso o rol
Se deben activar financieramente todos los recursos o roles involucrados en transacciones financieras. Activar el recurso o función incluye los datos financieros asociados en funciones como la planificación financiera y de previsión.
No se puede seleccionar un departamento financiero ni una ubicación financiera específicos para los roles por las siguientes razones:
  • Una misma función se puede compartir con varios recursos del mismo proyecto o de proyectos distintos y en la misma OBS de departamento o en una distinta.
  • No se pueden registrar las horas reales para los roles (solo es posible hacerlo para los recursos con nombre o equipos definidos).
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en
    Página principal
    ,
    Gestión de recursos
    ,
    Recursos
    .
  2. Abra el recurso o el rol.
  3. Haga clic en la ficha
    Propiedades
    y seleccione
    Información financiera
    en
    Principal
    .
  4. Complete la sección
    Complementario
    , incluidos los campos siguientes:
    • Financieramente activo
      Indica si los atributos financieros de un recurso o rol están activados para registrar actividades de gestión financiera con respecto a una inversión.
    • Clase de transacción
      Especifica un valor definido de usuario que agrupa los tipos de transacción para el procesamiento financiero del recurso o rol.
    • Clase de recurso
      Clasifica recursos y roles activados financieramente y se utiliza para el procesamiento financiero.
  5. Si el tipo de recurso es
    Trabajo
    , rellene los campos
    Departamento de información financiera
    y
    Ubicación de información financiera
    .
  6. (Opcional) Solamente en el caso de los recursos, rellene los siguientes campos en la sección
    Tasas y costes
    .Los gestores de recursos utilizan estos valores con fines informativos y de generación de informes. En las transacciones financieras, se utiliza la matriz de tasas.
      • Tasa de facturación de destino
        Utilice este campo para almacenar la tasa de facturación de este recurso.
      • Moneda de la tasa de facturación de destino
        En entornos de múltiples monedas, seleccione el código de moneda de facturación que se utilizará en toda la aplicación para este recurso.
      • Facturación de % de destino
        Introduzca el porcentaje de destino de la tasa de facturación para este recurso, si procede. Por ejemplo, en determinados compromisos, la tasa de facturación de destino de un consultor es de 175,00 USD por hora. El asesor forma parte de otra implementación de la solución que incluyen cincos recursos que facturan 200 $ por hora al 100 %. Establezca el porcentaje del destino de horas facturables para el consultor a solamente un 50 %. Por debajo de este umbral, el asesor podría reasignarse a otro compromiso.
  7. (Opcional) Solamente en el caso de los recursos, rellene los siguientes campos en la sección
    Gastos
    .
  8. Guarde los cambios.
Configuración de gestores de la reserva por estructura de desglose de la organización (OBS) de un rol
Se puede utilizar este procedimiento para definir uno o más gestores de la reserva en función de las unidades de la estructura de desglose de la organización (OBS). Por ejemplo, dispone de un solo rol de analista del negocio, pero en distintas ubicaciones. Se puede especificar el gestor de la reserva para analistas del negocio en cada área, o nodo, de una estructura de desglose de la organización (OBS). Más adelante, los gestores de proyectos y recursos pueden crear peticiones de recursos que utilizan dicha información de reserva. Puede establecer la estructura de desglose de la organización (OBS) del personal de la asignación. Cuando se crea una petición, se inserta el gestor de la reserva adecuado.
  1. Haga clic en
    Página principal
    ,
    Gestión de recursos
    ,
    Recursos
    .
  2. En la lista de recursos y roles, abra un rol.
  3. Haga clic en la ficha
    Reserva de estructura de desglose de la organización
    . Esta ficha solamente aparece cuando se abre un rol.
  4. Haga clic en
    Agregar
    .
  5. Seleccione una
    Unidad OBS
    y el
    Gestor de la reserva
    para esa unidad.
  6. Haga clic en
    Guardar y volver
    .
  7. Haga clic en
    Agregar
    en cada gestor de la reserva y unidad OBS que se defina.
  8. Para copiar las asignaciones de gestor de la reserva y unidad OBS de otro rol, haga clic en
    Copiar desde el rol
    .
  9. Para copiar las asignaciones de gestor de la reserva y unidad OBS que se definen en otro rol, haga clic en
    Copiar al rol
    .
  10. Para eliminar las asignaciones de estructura de desglose de la organización de la reserva, selecciónelas de la lista y, a continuación, haga clic en
    Eliminar
    .
Nuevo: Configuración de equipos
La versión 15.5 ha introducido el concepto del recurso de equipo, un equipo definido que puede trabajar de manera independiente como un nuevo tipo de recurso, pero que también puede rellenarse con roles y recursos de trabajo con nombre.
Cree equipos en la
Nueva experiencia de usuario
. Con los siguientes derechos de acceso, se puede editar un recurso de equipo en la versión clásica de PPM:
  • Recurso - Ir a
    : Este derecho global proporciona acceso a la lista de recursos en la versión clásica de PPM.
  • Recurso - Editar
    : Este derecho global, de instancia o a nivel de la estructura de desglose de la organización permite al usuario editar las propiedades generales de un recurso de equipo en la versión clásica de PPM.
  • Recurso - Editar información financiera
    : Este derecho global, de instancia o a nivel de la estructura de desglose de la organización permite al usuario editar las propiedades financieras de un equipo en la versión clásica de PPM.
 
20180831-TEAMS.jpg
 
 
c1.png
 
Ir a
: En el menú principal, haga clic en
Administración
y, a continuación, haga clic en
Equipos
.
 
c2.png
 
Apertura de un equipo
: Se puede crear un equipo (haga clic en
NUEVO EQUIPO
) o abrir uno existente haciendo clic en su nombre.
 
c3.png
 
Asignación de personal al equipo
: Una vez que haya creado el equipo, agregue los recursos y roles. Como administrador, gestione la asignación de derechos de acceso específicos para que los usuarios con licencia puedan acceder al equipo como un recurso en toda la aplicación. Un usuario no requiere derechos de acceso para el personal del equipo; únicamente para el recurso del equipo.
  • Asigne los siguientes derechos de acceso para permitir a un usuario agregar asignaciones de equipo desde la página Personal o la página Personal del proyecto. Estos derechos también permiten al usuario adjudicar un equipo a una inversión:
    Recurso - Prerreservar
    Recurso - Reserva en firme
  • Asigne los derechos de acceso siguientes para permitir a un usuario que agregue un equipo como propietario de una tarea:
    Recurso - Ver
 
c4.png
 
Conjunto de propiedades reducido
: Después de crear un nuevo equipo en la
Nueva experiencia de usuario
, el equipo está disponible en la interfaz de usuario clásica como un recurso de equipo. El recurso del equipo no requiere todas las propiedades que aparecen para un recurso de trabajo humano.
 
c5.png
 
Seguimiento del tiempo del equipo
: Se puede activar el seguimiento de tiempo para un equipo completo. Por ejemplo: un gestor de recursos configura un equipo para el trabajo estacional. El equipo se compensa en una tarifa plana y puede determinar por sí solo cómo dividir las tareas de trabajo y compensación por las entradas de tiempo del equipo.
  • Asigne los siguientes derechos de acceso para permitir que un usuario introduzca o apruebe hojas de tiempo para un equipo:
    Resource - Time Entry (Recurso - Entrada de tiempo)
    Resource - Approve Time (Recurso - Aprobar tiempo)
 
c6.png
 
Propiedades financieras del equipo
: Se pueden editar las propiedades financieras de un recurso del equipo. Un recurso de equipo puede tener propiedades financieras activadas y su propia tasa de coste definida en la matriz de tasas. Las características de un equipo aparecen en los planes financieros. Los datos del equipo se pueden rellenar en un plan de costes mediante la acción de rellenado desde las adjudicaciones y asignaciones del proyecto. Cuando se registran los datos reales del equipo en el módulo financiero, estos se muestran en los planes financieros y en Revisión de la transacción registrada.