Cumplimiento de las solicitudes del recurso

ccppmop157
Asigne miembros del equipo para proyectos y otras inversiones mediante uno de los dos métodos:
asignación directa de personal
o
solicitudes del recurso
. En el método de asignación directa de personal, el gestor de proyectos asigna directamente miembros del equipo a las inversiones. La asignación directa de personal funciona bien cuando los gestores de proyectos tienden a controlar sus propios recursos. Tienen derechos de reserva sobre los recursos que necesitan y pueden asignar directamente personal sus proyectos.
La revisión de la asignación de personal del proyecto se puede lograr de varias formas. Un gestor de recursos puede buscar excesos de reservas o desequilibrios entre capacidad y demanda; para ello, debe examinar las páginas Planificación de recursos que incluyen los problemas de asignación de personal en todos los recursos y proyectos. A los gestores de recursos se les pueden conceder derechos de reserva en firme. Aunque los gestores de proyectos pueden planificar (reservar previamente) su personal, los gestores de recursos pueden conservar el derecho a comprometer (reservar en firme) los miembros del equipo individualmente.
Este método también puede implicar la realización de un proceso de contratación de personal de varios pasos. El gestor de proyectos asigna inicialmente roles y establece otros requisitos de asignación de personal y, a continuación, ajusta el estado de la solicitud en
Abierto
. Un gestor de recursos rellena la solicitud para reservar en firme (comprometido) el recurso o para reemplazar el rol solicitado por un recurso específico.
Con las solicitudes, un gestor de proyectos
solicita
recursos y un gestor de recursos los asigna a las inversiones. Los gestores de proyectos pueden crear solicitudes sencillas o detalladas que soliciten recursos para varios períodos.Además de la función asociada con la asignación directa de personal, las peticiones también proporcionan la siguiente función:
  • Enrutamiento y notificación
  • Proceso de aprobación y revisión
  • Historial de solicitudes de asignación de personal y adjudicaciones.
Como gestor de recursos, utilice este artículo para asignar miembros del equipo con solicitudes del recurso.
 
Solicitudes de recurso
Una solicitud es una petición para asignar personal a un determinado proyecto con recursos de trabajo. El beneficio principal de las solicitudes es la planificación. Si se omite una solicitud y se asigna un recurso directamente a un proyecto, podría hacer peligrar su propio proyecto. El motivo es que realiza la asignación sin saber nada sobre los otros proyectos en los que puede estar trabajando el recurso. Por lo tanto, puede sobrecargar al recurso o asignar el recurso equivocado. Los destinatarios de la solicitud tienden a ser gestores de recursos que conocen las cargas de trabajo de sus recursos. De esta forma, cuando se envía una solicitud, los gestores de recursos asignan los recursos más apropiados a los proyectos.
Puede utilizar la petición de recursos para los siguientes fines:
  • Crear solicitudes de recursos a la medida que se adapten a las necesidades de proyectos específicos
  • Realizar una búsqueda inmediata de recursos que se adapten a los requisitos de una solicitud
  • Discutir una solicitud con sus destinatarios
Tenga en cuenta que las solicitudes son específicas de un proyecto, lo que significa que no se puede crear una solicitud que proporcione personal a varios proyectos a la vez. Cada solicitud contiene una solicitud para solamente un requisito de personal y puede servir solo para un proyecto.
Envío y notificación de solicitudes
Cuando se crea una solicitud, esta se envía al gestor de la reserva adecuado según los siguientes parámetros:
  • Si se define un gestor de reserva predeterminado para el recurso o rol, la solicitud se envía a dicho gestor de reserva. Si no se define ningún gestor de reserva predeterminado, entonces la estructura de desglose de la organización del requisito de personal se combina con el rol del requisito de asignación de personal para determinar el gestor de reserva.
  • Si no existe una asignación de gestor de reserva para un rol y una estructura de desglose de la organización específica, entonces la aplicación busca en la cadena de roles de la estructura de desglose de la organización hasta encontrar un gestor. La cadena de roles se refiere a roles que tienen roles principales. Por ejemplo, un "ingeniero de automatización" puede tener un "ingeniero de control de calidad" como rol principal.Si no se puede asociar un rol a una estructura de desglose de la organización (OBS) en las cadenas de roles y de OBS, la petición no se envía.
  • El gestor de proyectos (creador de la solicitud) y el gestor de reserva (gestor de recursos) reciben una notificación de los cambios de estado en las solicitudes. Si no se selecciona ningún gestor de la reserva, no se enviará ninguna notificación.
  • Los usuarios con los derechos de acceso adecuados pueden ver la solicitud en su lista filtrándose en solicitudes no asignadas.
  • El campo gestor de reserva puede cambiarse en cualquier momento para reflejar otro gestor de recursos. La utilidad para realizar cambios permite a los gestores de recursos enrutar las solicitudes otra vez.
  • El valor del campo Solicitado por en la página de las propiedades de la solicitud predetermina al creador de la solicitud. Si usted no es el actual Solicitado por el usuario, cambie el valor del campo Solicitado por para igualarlo al suyo. Cambie este valor, si procede, especialmente si su compañía tiene una cadena de enrutamiento que continúa hasta varias personas.
  • Solamente los usuarios que figuren en los campos
    Solicitado por
    y
    Gestor de la reserva
    reciben notificaciones relacionadas con las solicitudes abiertas. No se notifica a los recursos solicitados y reservados. La notificación de los recursos se produce cuando el recurso se añade al proyecto como participante del personal. Se puede ajustar para que se produzca de manera automática cuando el recurso está reservado en firme. Para obtener más detalles, póngase en contacto con el administrador.
La siguiente tabla muestra las partes a las que se les envía una notificación cuando se produce un cambio en el estado de una solicitud:
Cambios de estado de una solicitud
Solicitado por
Gestor de reserva
Creado
 
 
De Nuevo a Abierto
Notificado
Notificado
De Abierto a Nuevo
Notificado
 
De Abierto a Propuesta
Notificado
Notificado
De Propuesta a Reservado
Notificado
Notificado
De Abierto a Reservar
(si hay solicitud, no se requiere aprobación)
Notificado
 
Cambios en el gestor de la reserva
Notificado
El nuevo gestor de la reserva y el antiguo reciben notificaciones.
Cambio de Solicitado por
 
 
Cerrada
Notificado
Notificado
Deleted
 
 
  • Se puede determinar el formato de notificación de solicitud (es decir, el diseño del mensaje y el método de entrega) desde la página Notificaciones, en Valores de configuración de la cuenta.
  • Como administrador, puede configurar un proceso automatizado para identificar las distintas etapas del ciclo de vida de una solicitud. Automáticamente también se pueden emitir notificaciones en todas las etapas.
Búsqueda de recursos para atender las solicitudes de los roles
Como gestor de recursos, al recibir una solicitud de rol, encuentre y proponga como mínimo un recurso que se ajuste al rol descrito en el requisito de adjudicación de personal. Si se proponen varios recursos, se deben adjudicar los recursos de manera adecuada, de modo que la cantidad de la solicitud se divida entre los recursos. Por ejemplo, si un recurso se requiere durante una semana, proponga dos recursos como se muestra a continuación:
  • Recurso 1 del lunes al miércoles
  • Recurso 2 de jueves a viernes.
Siga estos pasos:
  1. Abra Página principal y desde Gestión de recursos, haga clic en Solicitudes del recurso.
  2. Haga clic en el nombre de la solicitud del recurso y, a continuación, haga clic en Recursos o en el icono Persona con lista situado junto a la solicitud.
  3. Haga clic en Agregar.
    La información que aparece en la página Buscar recursos se basa en los requisitos que se especificaron en la solicitud de personal. Se pueden modificar los criterios de búsqueda para encontrar recursos más aptos.
  4. Seleccione un recurso y haga clic en Añadir para ubicarlo en la lista de recursos propuestos.
    Si una solicitud tiene un solo recurso, el recurso se seleccionará. El recurso es el candidato propuesto en la lista de seleccionados.
  5. Seleccione al candidato deseado y haga clic en Agregar.
    Aparece la página Recursos de solicitud con la página Recursos activa.
  6. Si se añaden varios recursos a la solicitud, expanda cada recurso para editar la cantidad de adjudicación calculada.
  7. Haga clic en Proponer.
    Aparece la página Solicitudes de recurso y el estado de la solicitud se actualiza a
    Propuesto
    .
Gestión de las solicitudes de recursos
Como gestor de recursos, se pueden ver, proponer y reservar solicitudes.
También se pueden recibir notificaciones para cada solicitud asignada al usuario. Las notificaciones de correo electrónico y las notificaciones en la página principal incluyen un vínculo a la página Propiedades de solicitud. Se puede usar también la página de solicitudes del proyecto para ver las solicitudes.
Siga estos pasos:
  1. Abra Página principal y desde Gestión de recursos, haga clic en Solicitudes del recurso.
  2. Utilice la sección Filtro de solicitud situada en la parte superior de la página Solicitudes de recurso para buscar una o varias solicitudes utilizando varios criterios de búsqueda. Puede buscar por nombre de la solicitud, ID, proyecto asociado, prioridad o estado. Introduzca los criterios de filtro en la sección Filtro de la página y haga clic en Filtrar.
  3. Haga clic en el vínculo de solicitud para abrir la solicitud y editarla. La página contiene las siguientes fichas:
    • Propiedades
      Esta página proporciona los detalles introducidos por el solicitante de la solicitud.
    • Recursos
      Use esta página para encontrar recursos y agregarlos a las solicitudes.
    • Debates
      Utilice esta página para iniciar y participar en debates sobre la solicitud.
    • Procesos
      Use esta página para crear, ejecutar y seguir los procesos de solicitud.
    • Pista de auditoría
      Use esta página para realizar seguimientos de los cambios en el objeto de solicitud (si los campos de solicitud están activados para las auditorías). Para obtener más detalles, póngase en contacto con el administrador.
  4. Dependiendo de los derechos de acceso, se puede cambiar cualquiera de los campos disponibles en las distintas fichas.
  5. Haga clic en Guardar y volver.
Propuesta de adjudicaciones para rellenar una solicitud de recursos
Las solicitudes de recursos con nombre incluyen un recurso propuesto, lo que facilita la respuesta. Para abordar solicitudes para recursos con nombre, abra una solicitud y trátela individualmente. O seleccione varias solicitudes y propóngalas al gestor de proyectos.
Siga estos pasos:
  1. Abra Página principal y desde Gestión de recursos, haga clic en Solicitudes del recurso.
  2. Haga clic en el icono de Persona con lista junto a la solicitud.
  3. Haga clic en Proponer con objeto de proponer el recurso al gestor de proyectos en la hora y la cantidad de adjudicación solicitadas.
    Aparece la página Solicitudes de recurso y el estado de la solicitud se actualiza a Propuesto.
  4. Para abordar varias solicitudes con nombre:
    1. Seleccione la lista de recursos con nombre y haga clic en Proponer para proponer las adjudicaciones al gestor del proyecto.
    2. Edite la cantidad de adjudicación para los recursos nombrados directamente en la cuadrícula.
    3. Seleccione la lista de recursos con nombre y haga clic en Proponer para proponer las adjudicaciones al gestor del proyecto.
    Aparece la página Solicitudes de recurso y el estado de la solicitud se actualiza a Propuesto.
  5. Confirme los cambios en el histograma del recurso que muestra cuántas solicitudes ha efectuado el gestor de proyectos en una semana:
    • La parte amarilla del histograma representa la cantidad de horas que se necesita el recurso en este proyecto en particular.
    • La parte del histograma de color verde representa el tiempo necesario en otros proyectos.
    • La parte del histograma de color rojo muestra los lugares en los que el recurso está sobreadjudicado.
  6. La opción Aprobación de solicitud necesaria para el proyecto está desactivada (no es necesaria la aprobación de un gestor de proyecto):
    • El botón Reservar aparece en la página en lugar del botón Proponer. Haga clic en Reservar para reservar en firme de manera automática el recurso para el proyecto, sin la necesidad de obtener aprobación por parte del gestor de proyectos.
    • Si no tiene el derecho de acceso Proyecto - Editar, el botón Proponer aparece en la página en lugar del botón Reservar. Haga clic en Proponer para enviar la reserva para su aprobación, en vez de reservarla directamente para el proyecto. A continuación, cuando el gestor de proyectos vea la página Equipo del proyecto: Solicitudes, aparecerán en la página los botones Reservar y Rechazar.
Reducción de las adjudicaciones de recurso
Después de abrir una solicitud, si decide que un recurso está sobreadjudicado, puede reducir la adjudicación.
Siga estos pasos:
  1. Abra Página principal y desde Gestión de recursos, haga clic en Solicitudes del recurso.
  2. Edite los campos en la página.
  3. Para evitar una sobreadjudicación, reduzca la adjudicación del recurso.
  4. Guarde la nueva cantidad de adjudicación.
    El sombreado en amarillo representa la nueva cantidad reservada para el proyecto. Verde representa las reservas de otros proyectos. Rojo indica sobreadjudicación y ya no aparece.
También se puede utilizar este procedimiento desde un recurso abierto:
  1. Haga clic en el icono Propiedades que aparece a la izquierda del nombre del recurso.
  2. Edite los segmentos de adjudicación existentes y agregue algunos nuevos.
  3. Haga clic en Guardar y volver.
Participar en debates de solicitud
Se pueden cambiar mensajes sobre solicitudes con otros interesados.
  • Un hilo del debate comienza con la primera respuesta, que aparece bajo el mensaje original.
  • Los mensajes posteriores aparecen en orden descendente ordenados por fecha y hora.
  • Solo los usuarios con acceso a la solicitud pueden participar en los debates.
Siga estos pasos:
  1. Abra Página principal y desde Gestión de recursos, haga clic en Solicitudes del recurso.
  2. Abra una solicitud.
  3. Haga clic en Debates.
  4. Haga clic en el icono del mensaje o en Expandir.
    1. Para iniciar un debate, haga clic en Nuevo.
    2. Para responder a un mensaje existente, haga clic en la línea de asunto del mensaje.
  5. Rellene los campos siguientes:
    • Asunto:
      define el asunto del mensaje.
    • Texto del mensaje:
      define el texto del mensaje.
    • Archivos adjuntos
      : haga clic en el icono Explorar para adjuntar un documento.
    • Notificar a participantes:
      especifica si desea que los destinatarios del debate reciban una notificación por correo electrónico cuando llegue un mensaje nuevo para su revisión.
      Valor predeterminado
      : Seleccionado
    Configure la notificación y las configuraciones del correo electrónico de la página Valores de configuración de la cuenta: Notificaciones.
  6. Haga clic en Guardar y Volver para enviar el mensaje.
    Su mensaje aparece en la sección de la página Discusiones de solicitudes: Mensajes.
  7. (Opcional) Para contraer todos los subprocesos abiertos, haga clic en Debates.
Tipos de estado de solicitud
El campo Estado de una solicitud se encuentra en la página Propiedades de solicitud. El propietario de la solicitud (también llamado "solicitante") es la única persona que puede cambiar su estado inicial de
Nuevo
a otro valor (normalmente
Abierto)
. Otros destinatarios pueden cambiar también el estado.
  • Nueva
    Todas las solicitudes empiezan con este estado hasta que el propietario envía la solicitud o cambia manualmente el estado. Cuando esté todo preparado para que el gestor de la reserva cumplimente la solicitud, cambie el estado a
    Abierto
    .
  • Abierto
    Este estado indica que la solicitud está activa y que tiene que rellenarse. El solicitante que crea la solicitud es el que cambia el estado a
    Abierto
    . Se notifica al gestor de reserva.
  • Propuesta
    El gestor de la reserva propone reservas para atender la solicitud. El solicitante recibe una notificación. El solicitante revisa los recursos propuestos. Si el solicitante rechaza los recursos identificados por el gestor de la reserva, el estado de solicitud cambia a
    Abierto
    .
    El estado Propuesto está disponible si tiene el derecho de acceso
    Proyecto - Adjuntar recursos a entradas de peticiones
    . Además, es necesario seleccionar la configuración Aprobación de petición necesaria para el proyecto.
  • Reservado
    Este estado indica que un gestor de proyectos o un gestor de recursos ha aceptado (reservado) el recurso en la solicitud. El estado de solicitud cambia automáticamente a Reservado y se notifica tanto al solicitante como al gestor de la reserva. El estado "Reservado" está disponible si:
    • Si tiene el derecho de acceso
      Proyecto – Editar
      y si es necesaria la aprobación de la solicitud.
    • Si tiene el derecho de acceso
      Proyecto – Adjuntar recursos de solicitudes
      y no es necesaria la aprobación de la solicitud.
  • Cerrada
    Este estado indica que no se requiere ningún trabajo más. Solamente el solicitante puede cerrar una solicitud. Si el gestor de la reserva declina una solicitud abierta, el estado de la solicitud cambia automáticamente a Cerrado.
Establecer un gestor de reserva predeterminado para los recursos
Como gestor a cargo de los recursos, puede definir un gestor de reserva predeterminado para cada recurso y rol en el sistema. Por consiguiente, las solicitudes se enrutan automáticamente al gestor de recursos apropiado sin ninguna intervención del gestor de proyectos.
La definición del gestor de la reserva es opcional. Si está definido, el campo Gestor de la reserva de una solicitud es el predeterminado para este gestor de recursos y aparece en la página de propiedades del recurso. Si no se define este campo, el gestor de proyectos puede definirlo en el nivel de solicitud o dejarlo en blanco. Si el campo se deja en blanco, los derechos de acceso del gestor de recursos disponible decidirán la adjudicación de esta solicitud.
En los roles, se puede usar la asignación entre roles y la estructura de desglose de la organización para definir el gestor de reserva predeterminado.
Siga estos pasos:
  1. Abra Página principal y en Gestión de recursos, haga clic en Recursos.
  2. Haga clic en el nombre de un recurso para abrir las propiedades de dicho recurso.
  3. Especifique el gestor de reserva para el recurso en la sección General.
  4. Guarde los cambios.
Declinación de una solicitud de recursos abierta
Una solicitud se puede declinar por varios motivos. Por ejemplo, porque había una restricción en la selección de recursos o porque la disponibilidad es limitada.
Siga estos pasos:
  1. Abra Página principal y desde Gestión de recursos, haga clic en Solicitudes del recurso.
  2. Haga clic en el vínculo de la solicitud.
  3. Configure el estado como
    Cerrado
    y haga clic en
    Guardar y volver
    .
  4. (Opcional) Publique una nota en la página Debates para explicar el motivo por el cual se ha declinado la solicitud.
Cancelación de la reserva de una solicitud
Los administradores, gestores de proyectos y gestores de recursos pueden trabajar juntos para eliminar las reservas de las solicitudes de recursos.
  • Como gestor del proyecto, en ocasiones le es posible reducir el alcance de un proyecto o un recurso no está disponible para un período determinado. No podrá cancelar la reserva de los recursos reservados en firme para utilizar el tiempo no reservado en otro proyecto. Se puede cancelar la reserva de un recurso por completo o parcialmente de los proyectos. Al cancelar la reserva de un recurso, se elimina la adjudicación en firme para el recurso en el futuro.
  • Como gestor de recursos, debe trabajar con el gestor de proyectos para confirmar la reserva y la cancelación de reserva de un recurso. Recuerde a los gestores de proyectos que no se puede cancelar la reserva de un rol o un requisito prerreservado de personal.
  • Como administrador, configure la aplicación para que la puedan utilizar los usuarios. Los gestores solo pueden eliminar la reserva si está activada la opción Permitir reserva mixta. Las reservas mixtas admiten las diferencias entre las adjudicaciones planificadas y en firme. La eliminación de reservas de un recurso restablece la adjudicación en firme para coincidir con la adjudicación planificada. Por ejemplo, un gestor establece una adjudicación en firme en 10 semanas y, a continuación, cambia la adjudicación planificada a 8 semanas. La operación Cancelar la reserva de los recursos elimina dos semanas de adjudicación en firme.
Siga estos pasos:
  1. Como administrador:
    1. Abra el menú Administración y en Gestión de proyectos seleccione Valores de configuración.
    2. Seleccione la casilla de verificación Permitir reserva mixta y haga clic en Guardar.
  2. Como gestor de proyectos:
    1. Abra la Página principal y, en Gestión de la cartera, haga clic en Proyectos.
    2. Abra un proyecto y haga clic en la ficha Equipo.
    3. Identifique las fechas de adjudicación en firme específicas para el miembro del equipo cuya reserva desea cancelar. Ajuste los segmentos de la fecha de adjudicación planificada a 0 % (o una cantidad diferencial que elimine la adjudicación en firme).
    4. Guarde los cambios. El estado de la reserva del miembro del equipo cambia a
      Mixta
      .
    5. Seleccione la casilla de verificación de uno o varios miembros del equipo con el estado de reserva Mixta.
      No se puede cancelar la reserva de un rol o requisito de personal prerreservado.
    6. Haga clic en el menú Acciones y seleccione Crear solicitudes.
    7. Seleccione Cancelar la reserva de los recursos como valor del campo Tipo de solicitud. Seleccione un gestor de la reserva para cada recurso. El gestor de la reserva predeterminado aparece automáticamente.
    8. Haga clic en Crear y abrir para crear una solicitud
      abierta
      . Haga clic también en Crear para crear solicitudes con el estado
      Nuevo
      .
    9. Haga clic en el menú de la ficha Equipo y seleccione Solicitudes.
      Se crea la solicitud en la página Team Requisitions (Solicitudes del equipo) del proyecto. Si una solicitud contiene una solicitud para eliminar la reserva de un recurso específico, verá una marca de verificación en la columna Cancelar la reserva. En función de los derechos y procesos internos, puede hacer clic en la solicitud y cancelar el recurso usted mismo. Continúe con los siguientes pasos si un gestor de recursos independiente gestiona la solicitud.
  3. Como gestor de recursos:
    1. Abra Página principal y desde Gestión de recursos, haga clic en Solicitudes del recurso.
      Si una solicitud contiene una solicitud para eliminar la reserva de un recurso específico, verá una marca de verificación en la columna Cancelar la reserva. En este momento, se puede cancelar la reserva o rechazar la solicitud para cancelar la reserva.
    2. Seleccione el vínculo de la solicitud cuya reserva desea cancelar.
      La página de Propiedades de solicitud muestra el mensaje siguiente:
      Esta solicitud sirve únicamente para dar de baja.
    3. Haga clic en Cancelar la reserva.La aplicación elimina o actualiza todos los futuros segmentos de la adjudicación en firme para que coincidan con los segmentos de la adjudicación planificada. Únicamente puede cancelar la reserva de los intervalos de fechas venideras. No se puede cancelar la reserva de fechas pasadas.
    4. En función de la cantidad de reservas canceladas, el estado de la reserva del miembro del equipo puede mostrarse como
      Mixta
      . El gestor de proyectos puede actualizar manualmente el estado de la reserva a
      En firme
      o, si sigue un proceso formal, puede utilizar la acción Commit Hard Allocation (Comprometer la adjudicación en firme).
  4. (Opcional) Una solicitud para reemplazar recursos selecciona las casillas de verificación Cancelar la reserva y Sustituir de la página Propiedades de solicitud. Este tipo de solicitud permite seleccionar un recurso de sustitución para la persona cuya reserva se está cancelando.
    1. Repita los pasos del gestor de proyectos incluidos en el paso 2, pero esta vez, seleccione Sustituir recursos como tipo de solicitud.
      En este tipo de solicitud, aparece la ficha Recursos.
    2. Haga clic en la ficha Recursos.
    3. Haga clic en Agregar.
    4. Aplique los criterios de filtro para restringir la búsqueda de un recurso de sustitución.
    5. Agregue un nuevo recurso; aquél que mejor se adapte a la disponibilidad del recurso reemplazado.
    6. Si tiene los derechos de acceso necesarios, aparece el botón Sustituir. Haga clic en Sustituir para sustituir directamente el recurso cancelado por el nuevo recurso.
    7. Si no dispone de los derechos de acceso requeridos, el gestor de proyectos puede revisar el reemplazo propuesto y reservar el recurso.
  5. El software aplica las reglas siguientes cuando se cancelan las reservas de recursos mediante solicitudes:
    1. La curva de adjudicación planificada representa la cantidad total de adjudicación que solicita el gestor de proyectos para el recurso. La curva de adjudicación en firme representa la cantidad de adjudicación que el gestor de recursos compromete. El estado de la reserva de un recurso cambia si las cantidades de adjudicación difieren entre los segmentos de la adjudicación planificada y en firme.
    2. Cuando no se reservan recursos, la aplicación reduce la cantidad de adjudicación
      en firme
      o comprometida que supere la adjudicación
      planificada
      . La solicitud de cancelación de reserva resultante se resta de la curva de adjudicación en firme a partir de los segmentos de adjudicación planificada que están por debajo de los segmentos de adjudicación de reserva en firme coincidentes.
    3. Cuando se selecciona el tipo de solicitud Sustituir recursos, la función Cancelar la reserva en la solicitud se activa automáticamente. La aplicación genera una solicitud con dos propiedades nuevas (Cancelar la reserva = verdadero y reemplazar = verdadero).
    4. La cantidad cancelada establece como valor predeterminado la adjudicación en firme del miembro del equipo menos la adjudicación total. Si la adjudicación total es igual o superior a la adjudicación en firme, la cantidad cancelada es cero.
    5. La cantidad de cancelación de la reserva establece como valor predeterminado las cancelaciones de reservas desde hoy. Se puede ajustar la fecha y la cantidad de solicitudes a una cancelación de reservas parcial.
    6. En el caso de las cancelaciones directas de reservas (la opción de sustitución está desactivada), la aplicación no muestra ninguna ficha Recurso. En lugar de una opción proponer, se puede cancelar la reserva o declinarla. Cuando no se cancela la reserva, la adjudicación del miembro del equipo se disminuye sin obtener la aprobación del gestor de proyectos. Al declinar, la adjudicación del miembro del equipo no disminuye. En ambos casos, se envía una notificación al gestor de proyectos y el estado de la solicitud se establece a
      reservado
      .
    7. Para una cancelación de la reserva de la reposición, aparecerá la ficha Recurso. Se va a asignar otro recurso para sustituir el recurso original y llevar a cabo la adjudicación. La cantidad solicitada es igual a la adjudicación total de los miembros del equipo existentes cuya reserva se está cancelando. El miembro del equipo que cancela la reserva no aparecerá en la lista de recursos. La cancelación de reservas es un atributo de la solicitud. Se puede rellenar la solicitud exactamente como se rellenaría cualquier solicitud estándar con las opciones para propuesto, preferido, aceptar y rechazar. Además de la reserva, la aplicación también realiza la cancelación de reservas.
      Si se tienen derechos de reserva, se puede poner a cero la adjudicación en firme del miembro del equipo sin necesidad de enviar una solicitud.
Modificar y volver a enviar propuestas
Cuando se recibe una notificación indicando que el gestor de proyectos ha rechazado los recursos en una solicitud, se puede modificar y reenviarla.
Siga estos pasos:
  1. Abra Página principal y desde Gestión de recursos, haga clic en Solicitudes del recurso.
  2. Haga clic en el vínculo de la solicitud.
  3. Haga clic en Debates para consultar el motivo del rechazo.
  4. Seleccione y proponga el recurso que mejor coincida con la solicitud. Suprima los otros recursos.
    Aparece la página Solicitudes de recurso y el estado de la solicitud se actualiza a
    Propuesto
    .
Gestión de procesos de solicitud automatizados
La activación de una notificación de petición es cualquier cambio iniciado por el usuario en el estado de la petición. Si el estado de las
nuevas
solicitudes no se cambia a
abierto
, los destinatarios no lo sabrán y no podrán completar la nueva solicitud.
Para evitar la incertidumbre en las notificaciones, configure un proceso de notificación automatizada que identifique distintas etapas del ciclo de vida de una solicitud. Un proceso automatizado puede emitir una notificación siempre que se alcance una nueva etapa.
Cuando se crea un proceso en una petición, solo estará disponible para esa solicitud. Cuando un administrador crea un proceso de solicitud global, el proceso estará disponible para su uso por parte de todas las solicitudes. Los derechos de acceso globales son necesarios para crear un proceso global.
Siga estos pasos:
  1. Abra Página principal y desde Gestión de recursos, haga clic en Solicitudes del recurso.
  2. Seleccione una solicitud y haga clic en la ficha Procesos.
    Aparece la página de procesos para la solicitud. La ficha Procesos muestra dos opciones de menú:
    Disponible
    e
    Iniciado
    .
  3. Para ver las instancias de procesos en ejecución, haga clic en
    Iniciado
    (valor predeterminado). Aparecen las instancias del proceso que están programadas para ejecutarse o que se ejecutan. Se puede seguir el progreso.
  4. Para ver los procesos locales que se aplican solo a esta solicitud y cualquier proceso global de cualquier solicitud, haga clic en
    Disponible.
    1. Para definir un proceso nuevo, haga clic en Nuevo.
    2. Guarde los cambios.
      El nuevo proceso aparece en la lista de procesos de solicitud disponibles.
  5. Para iniciar un proceso manualmente, seleccione la casilla de verificación y, a continuación, haga clic en Inicio.
  6. Para establecer el objeto del proceso de solicitud, haga clic en Agregar objeto vinculado.
Solicitudes de auditoría
La página Pista de auditoría de la solicitud permite ver cuándo se han modificado ciertos campos del problema. También se puede ver quién realiza los cambios. De este modo, puede efectuar un seguimiento de los cambios por recurso y fecha. El administrador selecciona los campos de solicitud que están disponibles en la página.
Siga estos pasos:
  1. Abra Página principal y desde Gestión de recursos, haga clic en Solicitudes del recurso.
  2. Haga clic en una solicitud y, a continuación, en Auditoría.
  3. Filtre la lista.
    Se mostrarán los campos de auditoría para la solicitud.