Nueva experiencia de usuario: Gestión de la información financiera de las ideas

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Nieves, una gestora de proyectos, observa que algunas de las ideas tienen un potencial considerable y se pueden convertir en proyectos para agregar valor a su organización. Sin embargo, antes de que se puedan convertir las ideas de Nieves, es necesaria la experiencia financiera de Rita para proyectar el coste estimado de las ideas antes de poder enviarlas para su aprobación.
Rita desarrolla diversos planes de costes para las ideas de la lista. Rita también planea mostrar el desglose del coste para cada plan de costes y, por consiguiente, crea los detalles del plan de costes. Dado que el módulo financiero se encuentra activado en esta versión, ahorra tiempo a Nieves para ver el plan de costes y los detalles del plan de costes para las ideas que ya tienen las estimaciones financieras en la versión clásica de PPM.
Rita también puede completar los objetivos siguientes:
  • Ver todos los planes de costes financieros en la página Lista de planes.
  • Crear, editar y analizar los planes de costes.
  • Una vez esté listo, podrá marcar el plan de registro.
  • Ajustar el plan de costes en función del progreso de las ideas y crear un nuevo plan de costes que se añada al presupuesto existente o lo reemplace.
  • Las ideas que tienen planes de costes en la versión clásica de PPM se incluyen automáticamente en la vista Lista del plan de costes en la Nueva experiencia de usuario.  
  • Las vistas Lista de planes de costes y Detalles del plan de costes son compatibles con los atributos personalizados tanto en la cuadrícula como en la página de control flotante.Configúrelas una vez y los atributos estarán disponibles en las ideas.
  • Se puede enviar un plan de costes para su aprobación desde la Nueva experiencia de usuario, pero solo se pueden ver y aprobar los presupuestos desde la versión clásica de PPM.
  • Se puede vincular un plan de beneficios con una lista de planes de costes en la vista de cuadrícula o a través del control flotante en la Nueva experiencia de usuario. Sin embargo, se pueden crear planes de beneficios solamente en la versión clásica de PPM.
  • Dado que la idea utiliza el componente de cuadrícula común, la barra de estado de la cuadrícula muestra el promedio, el recuento, el mínimo, el máximo y la suma de las celdas seleccionadas en la cuadrícula. Por ejemplo, se pueden seleccionar varias filas de la columna Coste en el detalle del plan de costes y ver el coste planificado total y medio de esos atributos para una idea.
En los temas siguientes se describen las tareas que puede realizar un gestor financiero en Información financiera de la idea, en la
Nueva experiencia de usuario
:
2
Requisitos previos
Antes de comenzar a utilizar la función, asegúrese de que el administrador implementa los detalles de configuración siguientes:
  • Asegúrese de que el administrador haya configurado el módulo de la información financiera mediante esquemas.
  • Asegúrese de que la idea está activada financieramente y de que hay una entidad con períodos de tiempo fiscales activos asociada con la idea en la versión clásica de PPM. Para ello, asocie la idea a un departamento. Seleccione Departamento en el selector de columna y, a continuación, especifique el valor del departamento en la fila de la idea.
  • Verifique que el administrador le ha proporcionado uno o varios de los siguientes derechos de acceso:
    • Idea - Plan de costes - Editar todo
    • Idea - Plan de costes - Ver todo
    • Idea - Plan de costes - Editar
    • Idea - Plan de costes - Ver
Para obtener más información, consulte
Access Rights Reference (Referencia a los derechos de acceso de CA PPM)
en la edición en inglés de la documentación.
Trabajo con el plan de costes y detalles del plan de costes
Creación de un plan de costes
Puede crear varios planes de costes para una idea. Sin embargo, solo se puede establecer
un
plan de costes como plan de registro (POR). De forma predeterminada, el primer plan de costes se establece como el plan de registro de una idea.
Ejemplo
: Rita desarrolla planes de costes para el repositorio de archivado de correo electrónico de la idea para el ejercicio fiscal 2020 y 2021 para Nueva York y Londres para determinar los costes operativos y de capital en cada una de estas ubicaciones.
Siga estos pasos:
  1. Abra una idea y haga clic en
    Información financiera
    . La lista de planes de costes aparece en el diseño de la cuadrícula.
  2. Haga clic en el icono (
    +
    ) más. Aparece una nueva línea en la cuadrícula Lista de planes.
  3. Rellene los campos obligatorios, como
    Nombre del plan
    ,
    Período de inicio
    ,
    Período de finalización
    ,
    Atributos de agrupación, ID
    ,
    Tipo de período
    y otros campos que están disponibles en el selector de columna.
Los valores del campo
ID
solamente aparecen si la numeración automática está activada para el objeto Plan de costes en la versión clásica de Clarity PPM. Puede seleccionar uno o más atributos de agrupación predefinidos.
Asociación de un plan de costes a un plan de beneficios
Se puede vincular un plan de beneficios con una lista de planes de costes en la vista de cuadrícula o a través del control flotante en la Nueva experiencia de usuario. Sin embargo, se pueden crear planes de beneficios solamente en la versión clásica de PPM.
Siga estos pasos:
  1. Abra una idea y haga clic en
    Información financiera
    . La lista de planes de costes aparece en el diseño de la cuadrícula.
  2. Desplácese hasta el selector de columnas y seleccione Planes de beneficios. La columna Plan de beneficios se ha agregado a la cuadrícula del plan de costes.
  3. Si hay varios planes de beneficios en un plan de costes, haga clic en la lista desplegable de la fila y seleccione un plan de beneficios. El plan de beneficios está ahora asociado con el plan de costes.
Edición de un plan de costes
Si las estimaciones han cambiado para una idea, se puede editar y actualizar el plan de costes asociado desde el panel de detalles. También se pueden actualizar los detalles del elemento de línea para un plan de costes editando las filas de la misma cuadrícula. Haga doble clic en las celdas del plan para editar los valores del coste planificado. Se pueden copiar los costes planificados de la misma cuadrícula o de una hoja de Excel y se pueden pegar en otro lugar de la cuadrícula.
Ejemplo
: Rita recibe comentarios de que debe actualizar el tipo de período del plan de costes en el repositorio de archivado de correo electrónico para el ejercicio fiscal 2020 para que sea mensual en lugar de trimestral, agregar detalles específicos en la descripción y, a continuación, enviarlo para su aprobación.
Siga estos pasos:
  1. Abra una idea y haga clic en
    Información financiera
    . La lista de planes de costes aparece en el diseño de la cuadrícula.
  2. Realice ediciones en línea. De forma alternativa, seleccione un plan de costes y haga clic en
    DETALLES
    . Aparece el panel Detalles.
  3. Haga clic en el icono Detalles.
  4. Edite los detalles necesarios.
Las ediciones son visibles inmediatamente en el plan de costes.
Creación de un detalle de plan de costes
Se pueden crear detalles del plan de costes para una lista del plan de costes específica con el fin de ver el desglose de la adjudicación de costes. Puede profundizar en una lista del plan de costes para revisar la vista de detalles del plan de costes. También se pueden agregar detalles a los planes de costes a través de la edición en línea.
Ejemplo
: Nieves pide a Rita que muestre los detalles del plan de costes para los distintos planes de costes para ver el desglose del coste para todo el período.
Siga estos pasos:
  1. Inicie sesión en la
    Nueva experiencia de usuario
    .
  2. Vaya a
    Ideas
    en el menú principal.
  3. Abra una idea y haga clic en
    Información financiera
    . La lista de planes de costes aparece en el diseño de la cuadrícula.
  4. Seleccione un plan de costes. Se abrirá la página Detalles de plan de costes.
  5. Haga clic en el icono (
    +
    ) más. Aparecerá una nueva línea en la cuadrícula de detalles del plan de costes. Los atributos de agrupación que se han establecido en un plan de costes aparecen como columnas en la página de detalles del plan de costes. El atributo de agrupación ayuda a encontrar el coste agregado de un atributo de agrupación específico.
  6. Especifique los valores para los atributos y el coste implicado.
Se pueden copiar y pegar los valores del coste en la cuadrícula.
Si selecciona la opción
Rellenar desde las adjudicaciones
en la Lista de planes de costes, el coste implicado se rellena automáticamente en función de los valores preconfigurados.
 
Edición de los detalles del plan de costes
Si las estimaciones han cambiado para una idea, se pueden editar y actualizar los detalles del plan de costes asociado desde el panel de detalles. De forma alternativa, se pueden actualizar los detalles del elemento de línea para obtener los detalles del plan de costes editando las filas de misma cuadrícula. Haga doble clic en las celdas de detalles del plan para editar los valores del coste planificado. Se pueden copiar los costes planificados de la misma cuadrícula o de una hoja de Excel y se pueden pegar en otro lugar de la cuadrícula.
Siga estos pasos:
  1. Abra una idea y haga clic en
    Información financiera
    . La lista de planes de costes aparece en el diseño de la cuadrícula.
  2. Abra el plan de costes. Se abrirá la página Detalles de plan de costes.
  3. Seleccione un detalle del plan de costes, haga clic en
    Detalles
    y, a continuación, en el icono de detalles.
  4. Edite el coste de cada atributo según sea necesario. El coste total se actualiza en la página Detalles del plan de costes y es visible en el plan de costes.
Establecimiento del plan de registro y envío para su aprobación
Si se han definido varios planes de costes para una idea, el primer plan de costes se establece de forma predeterminada como el plan de registro (POR). Se puede establecer cualquier otro plan de costes como el plan de registro para una idea.El plan de registro se puede configurar mediante el menú Acciones de la cuadrícula, la propia cuadrícula o el control flotante.
Se puede enviar un plan de costes para su aprobación desde la Nueva experiencia de usuario, pero solo se pueden ver y aprobar los presupuestos desde la versión clásica de PPM.
Ejemplo
: Rita establece el plan de costes para FY2020 Nueva York como el plan de registro (POR) para que pueda enviarlo a las partes interesadas para su aprobación.
Siga estos pasos:
  1. Abra una idea y haga clic en
    Información financiera
    . La lista de planes de costes aparece en el diseño de la cuadrícula.
  2. Haga clic con el botón secundario del ratón en un plan de costes y seleccione
    Establecer como plan de registro
    . El plan de costes seleccionado es ahora el plan de registro de la idea.
  3. Haga clic con el botón secundario del ratón en el plan de costes y seleccione
    Enviar para aprobación
    .
Atributos de agrupación
Agrupe los datos del plan de costes según los atributos disponibles para analizar cómo se adjudicarán los fondos para cada tipo de trabajo de un atributo específico. Si se seleccionan los atributos Recurso y Rol de la columna de atributos de agrupación en un plan de costes, la página de detalles del plan de costes muestra el coste implicado para los recursos especificados y el rol al que pertenecen los recursos. Esto ayuda a determinar la cantidad estimada que se va a invertir en un rol específico y la cantidad invertida en usuarios pertenecientes a una idea. Si se seleccionan los atributos Departamento y Ubicación. Esto ayuda a determinar la cantidad estimada que se va a invertir en un departamento específico de una ubicación específica.
Ejemplo
: Rita desea agrupar el Departamento de adjudicación de costes y, por lo tanto, agrupa los detalles del plan de costes mediante el atributo Departamento. Esto ayuda a las partes interesadas a entender el desglose de los costes de cada departamento.
Siga estos pasos:
  1. Abra una idea y haga clic en
    Información financiera
    . La lista de planes de costes aparece en el diseño de cuadrícula.
  2. Especifique los atributos de agrupación del plan de costes. De forma alternativa, se pueden especificar los atributos de agrupación en el panel de detalles. Los atributos también se pueden ver en el filtro. Los atributos de agrupación que se han especificado en un plan de costes se enumeran como atributos en la página de detalles del plan de costes. Los atributos permiten agrupar y agregar el coste a un atributo específico.
Colaboración de la idea mediante la conversación desde el plan de costes y desde la página de detalles del plan de costes
Puede coordinarse con su equipo para tratar sobre una idea mediante el panel de conversaciones. Los miembros del equipo y los gestores pueden responder y mencionar a otro miembro del equipo en la conversación. Si la columna de conversación está activada en la cuadrícula de la idea, esto indica que una idea tiene una conversación asociada. El panel de detalles le permite iniciar la conversación.
Ejemplo
: Rita determina que el repositorio de archivado de correo electrónico de la idea para el ejercicio fiscal 2020 ya está listo y se puede enviar para su aprobación; notifica a Nieves a través del panel de conversación para revisar la idea antes de enviarla para su aprobación. Nieves recibe una notificación y abre el plan de costes. Verifica la lista de planes de costes y los detalles del plan de costes y confirma a Rita a través del panel de conversación de que la idea ya se puede enviar para su aprobación.
Siga estos pasos:
  1. Abra una idea y haga clic en
    Información financiera
    . La lista de planes de costes aparece en el diseño de cuadrícula.
  2. Seleccione un plan de costes. Aparecerá la ficha Detalles.
  3. Haga clic en la ficha
    Detalles
    e inicie la conversación. Se puede utilizar
    @nombre del recurso
    para buscar un miembro concreto del equipo.
El destinatario recibe una notificación.
Organización de las columnas en la cuadrícula
Es posible organizar las cuadrículas financieras mediante los controles de cuadrícula.
Siga estos pasos:
  1. En la cuadrícula puede pasar el ratón por encima de cualquier encabezado de columna y ver más opciones. Puede fijar columnas a la izquierda o a la derecha. También se puede ajustar automáticamente o restablecer el ancho de columna.
  2. Se puede agrupar por columnas para ver el coste agregado de un atributo específico.
  3. Se pueden mostrar y ocultar columnas en el plan de costes. Pase el ratón por encima de los encabezados de la fila y haga clic en el menú de columna. Seleccione las columnas que desea ver en la vista.
Adición/supresión de filas
Se pueden agregar filas en la lista del plan de costes y los detalles del plan de costes.
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en
    Agregar fila
    (
    +
    ) o haga clic con el botón secundario del ratón en una fila y seleccione
    Insertar fila abajo
    .
  2. Escriba o utilice el menú de búsqueda para especificar los atributos de agrupación para el nuevo elemento de la línea.
Para suprimir una fila de la cuadrícula, haga clic con el botón secundario del ratón en cualquier celda de la fila y haga clic en
Suprimir fila
.