Nueva experiencia de usuario: Gestión de riesgos, incidencias y cambios

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Como scrum master o gestor de proyectos, se pueden crear nuevos riesgos, incidencias y solicitudes de cambio en cada proyecto. Se debe trabajar con el equipo para mitigar el riesgo o, si el impacto es lo suficientemente grande, generarlo como una incidencia. También se puede enviar una solicitud de cambio para que las partes interesadas puedan revisarla y aprobarla.
Nicole es una gestora de proyectos. Nicole está revisando los riesgos, las incidencias y las solicitudes de cambio con su equipo para los proyectos que gestiona. Durante el proceso de revisión, Nicole crea, actualiza y suprime filas de tres cuadrículas y registra información acerca de cada elemento nuevo.
En los temas siguientes se describen las tareas que pueden realizar los gestores de proyectos o expertos en scrum en la
Nueva experiencia de usuario
:
 
 
Verificación de los requisitos previos
Compruebe que dispone de los derechos de acceso necesarios para trabajar con riesgos, incidencias y cambios. Consulte la siguiente documentación para obtener más información:
  • Para obtener una lista completa de los derechos de acceso necesarios para gestionar los cambios, las incidencias y los riesgos de un proyecto, consulte
    Project and Portfolio Management Access Rights
    .
  • Para consultar los derechos de acceso necesarios para gestionar los cambios, las incidencias y los riesgos de un proyecto, consulte la sección
    Gestor de proyectos
    en la Nueva experiencia de usuario: Comparación con la versión clásica de Clarity PPM.
Personalización de las cuadrículas de riesgos, incidencias y cambios
Se pueden personalizar las columnas que se desean ver en las cuadrículas de riesgos, incidencias y cambios.
Siga estos pasos:
  1. Abra un proyecto.
  2. Haga clic en
    Riesgos
    ,
    Incidencias
    o
    Cambios
    para ir a la página correspondiente.
  3. Haga clic en
    Panel de columna
    .
    1. Seleccione las columnas que desea mostrar u ocultar.
    2. Para cerrar el panel de columna, haga clic en el signo del aspa
      X (Cerrar)
      .
  4. Para mover las columnas, arrástrelas y suéltelas.
  5. Para fijar una columna a la izquierda o a la derecha, haga clic en el menú
    de encabezado de columna y seleccione
    Fijar columna
    . En el submenú, seleccione
    Fijar izquierda
    ,
    Fijar derecha
    o
    Sin fijación
    .
  6. Para cambiar el tamaño de una columna, haga clic en la línea divisoria de columna y arrastre la izquierda o derecha.
  7. Para ordenar la cuadrícula, haga clic en un encabezado de columna. Cada clic cambia el orden a ascendente o descendente.
  8. Para restablecer la cuadrícula a los valores de columna predeterminados, haga clic en el menú
    de encabezado de columna y seleccione
    Restablecer columnas
    .
Creación de riesgos, incidencias o cambios
El administrador puede marcar ciertos campos como obligatorios en la versión clásica de
Clarity PPM
. Los campos obligatorios aparecen con un asterisco (*) en las fichas de riesgos, incidencias y cambios y se deben mostrar en la cuadrícula para poder guardar una fila en la cuadrícula.
Además, el administrador puede designar algunos campos como "Valor obligatorio" y definir valores predeterminados para estos campos en la versión clásica de
Clarity PPM
. Los valores predeterminados para los atributos se rellenan automáticamente.
La siguiente imagen muestra la cuadrícula de riesgos de un proyecto.
 
RIC.jpg
 
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto.
  2. Haga clic en Riesgos, Incidencias o Cambios para ir a la página correspondiente.
  3. Para agregar una fila a la parte superior de la cuadrícula, haga clic en el icono del signo más (+)
    .
    Asegúrese de seleccionar los campos obligatorios mediante el selector de columna.
  4. Para agregar una fila debajo de una fila existente, haga clic con el botón secundario del ratón en una celda de la fila y seleccione
    Insertar fila abajo
    .
    Se agrega una nueva fila a la cuadrícula y el campo Nombre se rellena automáticamente con Nuevo riesgo, Nueva incidencia o Nuevo cambio.
Adición de varias filas de riesgos, incidencias o cambios
Siga estos pasos:
  1. Abra la ficha Riesgos, Incidencias o Cambios de un proyecto.
  2. Agregue varias filas en blanco a la cuadrícula utilizando una de las siguientes opciones:
    • Haga clic en el icono del signo más (+), en la parte superior de la página.
    • Haga clic con el botón secundario del ratón en una celda de una fila existente y seleccione la opción
      Insertar fila abajo
      en el menú contextual de la cuadrícula.
La página muestra un máximo de 500 riesgos, incidencias o cambios para un proyecto. Cuando la página se actualiza o se agota el tiempo de espera de la sesión, se suprimen todas las filas no guardadas que aparecen en la página siguiente (no en la página actual en la que se encuentra). Se actualiza la página cuando se llevan a cabo las siguientes acciones:
  • Ordenar la cuadrícula
  • Seleccionar o anular la selección de una columna en el panel de columna
  • Hacer clic en la barra de herramientas de paginación
  • Salir de la cuadrícula
  • Actualizar el explorador
Edición de riesgos, incidencias o cambios
Como gestor de proyectos o responsable de la toma de decisiones, puede editar riesgos, incidencias o cambios:
  • Directamente en la cuadrícula
  • Mediante el panel de detalles (a menudo denominado ventana desplegable)
Edición de riesgos, incidencias o cambios directamente en la cuadrícula
  1. Abra un proyecto.
  2. Haga clic en Riesgos, Incidencias o Cambios para ir a la página correspondiente.
  3. Ahora puede realizar las siguientes acciones en función de las columnas:
    • Introducir valores directamente en una columna.
    • Seleccionar los valores de una lista desplegable.
    • Seleccionar una fecha mediante el selector de fecha.
    • Introducir o anular marcas de verificación.
Edición de riesgos, incidencias o cambios mediante el panel de detalles
El panel de detalles (a menudo denominado ventana desplegable) se ha introducido en la
Nueva experiencia de usuario
15.6.1. Este panel permite a los propietarios del proyecto y a los usuarios empresariales con derechos de acceso configurar los campos que deben aparecer en el panel Detalles. Los usuarios pueden arrastrar y soltar nuevos campos en el diseño, ajustar su posición en el formulario y guardar los valores de configuración en una vista. Los cambios de configuración del usuario se mantienen en su sitio para los diferentes diseños disponibles en la página actual (por ejemplo, cuadrícula, tablero, lista o escala de tiempo). Los usuarios pueden realizar estos cambios en una vista sin guardar o conservarlos en vistas guardadas que puedan compartirse con otros usuarios. La capacidad de agregar, colocar y eliminar campos ayuda a mejorar la productividad del usuario. Se tarda menos tiempo en ir a otras páginas para localizar un campo.
Ejemplo:
Nicole, gestora de proyectos, desea revisar y seleccionar rápidamente los riesgos que se deben incluir en el informe de estado de un proyecto. Desea agregar el indicador Incluir en el informe de estado en el panel de detalles de los riesgos.
 
Risks Details.gif
 
Siga estos pasos:
  1. Abra un proyecto.
  2. Haga clic en Riesgos, Incidencias o Cambios para ir a la página correspondiente.
  3. Haga clic en cualquier columna asociada a un riesgo, una incidencia o un cambio para mostrar la ficha
    Detalles
    .
  4. Haga clic en
    CONFIGURAR
    para mostrar una lista de todos los atributos que están disponibles.
  5. Arrastre y suelte los atributos relevantes en el diseño Detalles; se mostrarán como campos editables.
  6. Ajuste las posiciones de los campos en el diseño de detalles arrastrándolos y colocándolos en las posiciones apropiadas.
  7. Una vez finalizados los cambios, guarde su vista si desea que otros usuarios se beneficien de los cambios.
Conversaciones del equipo sobre los riesgos, las incidencias o los cambios
Se puede iniciar una conversación con un equipo completo desde un riesgo, incidencia o cambio. Los pasos siguientes describen cómo iniciar una conversación de equipo sobre un riesgo de muestra. El procedimiento es el mismo que el de las incidencias y los cambios.
 
Risks Conversations.gif
 
Siga estos pasos:
  1. Vaya a la página Riesgos, Incidencias o Cambio.
  2. Haga clic en cualquier celda asociada a un riesgo, una incidencia o un cambio. La ficha
    DETALLES
    se muestra debajo de
    Panel de columna
    .
  3. Haga clic en la ficha
    DETALLES
    . Se muestra el panel Conversaciones.
  4. Introduzca los comentarios y haga clic en
    PUBLICAR
    .
Uso de filtros con riesgos, incidencias o cambios
También puede utilizar la opción de filtros en las páginas Riesgo, Incidencias o Cambios para clasificarlas rápidamente y quedarse solamente con aquellas que sean relevantes para el escenario de negocio actual.
Ejemplo: suponga que desea revisar los riesgos que están abiertos y que están por encima del umbral. Se puede utilizar el filtro para identificar rápidamente los riesgos, las incidencias y los cambios y revisarlos.
 
RIC Filters.jpg
 
Para obtener más información sobre el uso de los filtros, consulte la página Guía de procedimientos iniciales de la Nueva experiencia de usuario de Clarity PPM.
Creación y gestión de vistas para riesgos, incidencias o cambios
Las páginas Riesgos, Incidencias o Cambios se pueden personalizar para que se muestren únicamente las columnas relevantes y se capture la información requerida de forma rápida y eficaz. Asimismo, se pueden guardar las personalizaciones como vistas a las que se puede acceder más adelante. Las vistas guardadas también están disponibles para todos los usuarios con acceso a la cuadrícula Ideas.
Ejemplo:
Desea revisar los riesgos que están abiertos y que están por encima del umbral. Puede utilizar un par de filtros en la página Riesgos para identificar los riesgos adecuados. Ahora puede guardar este diseño como una vista para asegurarse de que el usuario y sus compañeros pueden ver rápidamente los riesgos que están abiertos y que están por encima del umbral.
 
RIC Views.jpg
 
Para evitar la creación de varias copias de vistas prácticamente iguales, no guarde una nueva vista a menos que sus propiedades sean diferentes de una vista existente. Una estrategia sencilla es crear un conjunto básico de vistas que todos los usuarios puedan compartir. Los usuarios pueden hacer pequeños ajustes a estas vistas principales sin tener que guardar necesariamente nuevas vistas. Puede seguir trabajando en una vista sin guardar. Sin embargo, para conservar los filtros, los valores de configuración y las configuraciones de la cuadrícula, se debe guardar la vista.
Para obtener más información sobre el uso de las vistas, consulte la página Guía de procedimientos iniciales de la Nueva experiencia de usuario de Clarity PPM.
Exportación de riesgos, incidencias y cambios
Como gestor de la cartera o responsable de la toma de decisiones, puede exportar los datos de la cuadrícula Ideas a un archivo de valores separados por comas (CSV) para trabajar sin conexión, o bien importar los datos a otros sistemas. Para obtener más información sobre la exportación de datos a CSV, revise la página Guía de procedimientos iniciales de la Nueva experiencia de usuario de Clarity PPM.
Supresión de riesgos, incidencias y cambios
Para suprimir una fila de riesgo, incidencia o cambio, haga clic con el botón secundario del ratón en la fila de la cuadrícula y, a continuación, haga clic en
Suprimir fila
. La supresión de un riesgo, incidencia o cambio también suprime las conversaciones asociadas.