Nueva experiencia de usuario: Revisión y aprobación de hojas de tiempo

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El gestor de recursos revisa y aprueba las hojas de tiempo para los recursos que él gestiona. Se debe disponer de derechos de aprobación de hojas de tiempo para estos recursos. También se pueden revisar y aprobar las hojas de tiempo como un gestor de proyectos, siempre que se disponga de los derechos de aprobación de hojas de tiempo para los recursos. Como recurso, también se puede acceder a las hojas de tiempo desde Rally Agile Central si se dispone del derecho de acceso Hojas de tiempo - Ir a. La revisión y aprobación de hojas de tiempo es esencial para el buen funcionamiento de todo el proyecto y ayuda de las formas siguientes:
  • Permite controlar la adjudicación de recursos y el presupuesto.
  • Permite gestionar el tiempo de la programación.
  • Permite medir el rendimiento de los miembros del equipo.
  • Permite medir el proyecto planificado con respecto a los datos reales.
Se pueden enviar recordatorios a los usuarios sobre el envío de las hojas de tiempo, aprobar o devolver todas las hojas de tiempo enviadas y agregar notas a las hojas de tiempo enviadas o devueltas.
 
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Antes de comenzar, revise la información de
Revisión y aprobación de hojas de tiempo
en Nueva experiencia de usuario: Comparación con la versión clásica de Clarity PPM. Esta información permite comprender mejor las capacidades relacionadas con las hojas de tiempo en la
Nueva experiencia de usuario
.
Envío de recordatorios para las hojas de tiempo
El aprobador de hojas de tiempo puede enviar recordatorios a un usuario específico o a todos los usuarios que no hayan enviado todavía sus hojas de tiempo. Puede enviar recordatorios a los miembros del equipo de las columnas Abierto y Devuelto. La columna Abierto muestra a todos los usuarios (miembros del equipo) que todavía no han enviado sus hojas de tiempo. Las hojas de tiempo devueltas se consideran abiertas y se deben actualizar y volver a enviar oportunamente.
  • Cuando se envía un recordatorio:
    • Aparece el icono
      Recordatorio enviado
      en la lista de los miembros del equipo con la hora a la que se ha enviado el recordatorio.
    • Se envía una notificación de recordatorio al miembro del equipo en función de la configuración sobre notificaciones de usuario establecida en la versión clásica de
      Clarity PPM
      . Los miembros del equipo reciben un correo electrónico, un mensaje de texto SMS, una notificación en la Nueva experiencia de usuario o en la versión clásica de CA PPM, o una combinación de cualquiera de estas opciones. Como administrador, consulte Configuración de las notificaciones y plantillas de notificación
  • Si no se ha enviado ningún recordatorio, el botón Enviar recordatorio está disponible.
  • Después de enviar un recordatorio a un usuario, si se selecciona el usuario de nuevo, el botón Recordar de nuevo está disponible la siguiente vez que se accede al usuario.
La siguiente imagen muestra cómo enviar un recordatorio inicial de hoja de tiempo:
 
La siguiente imagen muestra cómo enviar un recordatorio inicial de hoja de tiempo.
 
La siguiente imagen muestra cómo enviar un recordatorio de seguimiento:
 
Imagen que ilustra cómo enviar un recordatorio de seguimiento.
 
Adición de notas en hojas de tiempo
El aprobador de hojas de tiempo puede agregar los siguientes tipos de notas a los miembros del equipo:
  • Notas genéricas a nivel de hoja de tiempo para recordar a los miembros del equipo de que envíen sus hojas de tiempo
  • Notas específicas en el nivel del elemento de la línea de la hoja de tiempo para notificar a los miembros del equipo acerca de los problemas encontrados en sus hojas de tiempo enviadas.
Para agregar una nota genérica a un miembro del equipo para toda la hoja de tiempo (por ejemplo, para incluir un mensaje de recordatorio), haga clic en el nombre del miembro del equipo en la columna Miembro del equipo. En el control flotante que se abre, haga clic en Notas y agregue el mensaje. Aparece un indicador de nota en la columna Miembro del equipo para la fila del miembro del equipo, tal como se muestra en la imagen siguiente:
timesheet_level_note
timesheet_level_note
Agregación de notas a entradas de hojas de tiempo
Al consultar una hoja de tiempo enviada, se puede hacer clic en Hoja de tiempo detallada para ver los elementos de la línea en la hoja de tiempo. En la vista detallada se puede agregar una nota específica para un elemento de la línea de tareas individuales en la hoja de tiempo. Aparece un indicador de nota para el elemento de la línea en la cuadrícula de la hoja de tiempo, tal como se muestra en la imagen siguiente:
timesheet_lineitem_notes
timesheet_lineitem_notes
Vídeo: Revisión y aprobación de hojas de tiempo (en inglés)
En el siguiente vídeo, se proporciona una explicación de cómo revisar y aprobar hojas de tiempo de los miembros del equipo y de otros equipos para los cuales se dispone de derechos de aprobación de hojas de tiempo.
 

 
Para reproducir el vídeo en el modo de pantalla completa, haga clic en el logotipo de YouTube, situado en la parte inferior del vídeo. Para obtener más información sobre CA PPM, consulte www.ca.com/es/products/ca-project-portfolio-management.html.
Revisión, aprobación y devolución de hojas de tiempo enviadas
El aprobador de hojas de tiempo con derechos de instancia para la aprobación de hojas de tiempo recibe una notificación cuando los usuarios envían sus hojas de tiempo. Se revisa y aprueba el tiempo registrado de los miembros del equipo de acuerdo con las tareas. Cuando es necesario, devuelve la hoja de tiempo para su corrección. El miembro del equipo recibe una notificación acerca de la devolución de la hoja de tiempo. Por ejemplo, si la hoja de tiempo muestra códigos incorrectos o si las horas se han aplicado a tareas incorrectas. El miembro del equipo recibe una notificación acerca de la hoja de tiempo devuelta y puede hacer las correcciones pertinentes y volver a enviar la hoja de tiempo. También se pueden revisar y aprobar las hojas de tiempo de los miembros del equipo de otros gestores de recursos siempre y cuando se disponga de derechos de aprobación de hojas de tiempo para ellos. Por ejemplo, si un gestor de recursos se va de vacaciones, puede solicitar que otro gestor de recursos revise y apruebe las hojas de tiempo de sus miembros del equipo.
  • Gestor de recursos:
    Cuando se inicia sesión por primera vez como gestor de recursos, de forma predeterminada únicamente se muestran las hojas de tiempo enviadas de los subordinados directos (o Mi equipo) sobre los que se tiene derechos de acceso de aprobación de hojas de tiempo. Para revisar hojas de tiempo en otros estados y para mostrar todos los subordinados directos, haga clic en Mostrar todo, ubicado junto a los miembros. Para revisar y filtrar hojas de tiempo enviadas a otros gestores de recursos, haga clic en Gestor de recursos y seleccione el gestor de recursos.
  • Gestor de proyectos:
    Un gestor de proyectos con derechos de acceso de aprobación de hojas de tiempo no visualiza ninguna hoja de tiempo enviada si no tiene ningún miembro de equipo bajo su gestión directa. En Mostrando, haga clic en la lista desplegable ubicada junto a Mi equipo y seleccione TODOS para mostrar todos los subordinados directos y el resto de recursos para los cuales dispone de derechos de aprobación de hojas de tiempo.
El filtro aplicado para revisar las hojas de tiempo continúa aplicándose a lo largo de los distintos períodos de las hojas de tiempo. Al cerrar sesión, el filtro se restablece en su valor predeterminado.
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en Hojas de tiempo.
  2. Revise la hora a la que un miembro del equipo ha enviado una hoja de tiempo haciendo clic en el nombre del miembro del equipo.
  3. (Opcional) Para revisar y filtrar hojas de tiempo enviadas a otros gestores de recursos, haga clic en Gestor del recurso y seleccione el gestor de recursos.
  4. Cuando haya finalizado, opcionalmente, agregue una nota a la hoja de tiempo y realice una de las acciones siguientes:
    • Para aprobar una hoja de tiempo, haga clic en Aprobar (icono de pulgar hacia arriba).
    • Para devolver una hoja de tiempo para su corrección, haga clic en Devolver (icono de pulgar hacia abajo).
La imagen siguiente muestra cómo se pueden aprobar o devolver hojas de tiempo enviadas o revisar la hoja de tiempo detallada de un miembro del equipo.
 
La imagen siguiente muestra cómo se pueden aprobar o devolver hojas de tiempo enviadas o revisar la hoja de tiempo detallada de un miembro del equipo.
 
Como alternativa, se pueden aprobar o devolver todas las hojas de tiempo enviadas de la misma página de una sola vez, como se muestra en la imagen siguiente:
 
approve_return_all.png
 
Se notifica al usuario informándole de que se ha aprobado o devuelto la hoja de tiempo.
Haga clic en el nombre de un miembro del equipo para ver un control flotante contextual y mostrar la hoja de tiempo del miembro del equipo. En el caso de hojas de tiempo enviadas, está disponible la opción Hoja de tiempo detallada. Esta opción permite revisar la hoja de tiempo detallada del miembro del equipo antes de aprobar o devolver la hoja de tiempo directamente desde el control flotante. Utilice las flechas de navegación que se encuentran en la parte superior del control flotante para continuar con la revisión de las hojas de tiempo adicionales enviadas por otros miembros del equipo.
La siguiente imagen muestra cómo aprobar o devolver una hoja de tiempo enviada después de haber revisado sus detalles en el control flotante:
 
timesheet_detail.png
 
Ajuste de hojas de tiempo registradas
Cuando un recurso envía una hoja de tiempo, los datos reales están
pendientes
hasta que se aprueba la hoja de tiempo. Si los datos reales consumen la ETC restante, se cambia el estado pendiente y se cambian las fechas pendientes de la asignación original. Después de aprobar la hoja de tiempo, se actualizan los datos reales pendientes, el estado y las fechas de la asignación de recursos.
De forma ocasional, es posible que una hoja de tiempo registrada deba ajustarse para corregir errores de entrada de tiempo, como horas incorrectas o códigos de cargo incorrectos. El aprobador de hojas de tiempo puede hacer clic en Ajustar para crear una hoja de tiempo de ajuste. La hoja de tiempo de ajuste aparece como una nueva hoja de tiempo abierta para el miembro del equipo asociado. Se puede agregar una nota para el miembro del equipo para informarle acerca del ajuste. Después de enviar, aprobar y registrar la hoja de tiempo de ajuste, esta nueva hoja de tiempo sustituye a la hoja de tiempo registrada anteriormente devuelta.
Visualización de hojas de tiempo de otros usuarios en un período de informe de tiempo cerrado
Cuando un período de informe de tiempo está cerrado, el gestor de recursos puede ir al período y ver los detalles de una hoja de tiempo de otros miembros del equipo desde la ficha Hoja de tiempo. Para editar, ajustar o procesar una hoja de tiempo, el período debe estar abierto. El administrador del sistema puede volver a abrir un período de informe de tiempo.
Búsqueda o filtrado de hojas de tiempo
Se pueden filtrar hojas de tiempo para recursos haciendo una búsqueda de un nombre de recurso o gestor de recursos. Se puede filtrar por aquellos recursos para los cuales se dispone de derechos de acceso de aprobación de hojas de tiempo. Asimismo, se pueden ver, aprobar, devolver y ajustar las hojas de tiempo de los recursos subordinados de otro gestor.
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en Hojas de tiempo y seleccione la ficha
    Revisión y aprobación
    .
    Aparecerá una lista de los miembros del equipo con el período de tiempo actual.
  2. Utilice la barra Buscar o filtrar para buscar las hojas de tiempo como se muestra a continuación. Se pueden seleccionar varios valores para las opciones de filtrado.
    • Recurso
      Filtra por todos los recursos para los cuales se dispone de derechos de aprobación de hojas de tiempo.
    • Gestor de recursos
      Filtra por los gestores de recursos de los recursos para los cuales se dispone de derechos de aprobación de hojas de tiempo.
    • OBS del recurso
      Filtra por todos los recursos asociados a una estructura organizativa para los cuales se dispone de derechos de aprobación de hojas de tiempo.
  3. Revise la hora a la que un miembro del equipo ha enviado una hoja de tiempo haciendo clic en el nombre del miembro del equipo.
  4. Opcionalmente, agregue una nota a la hoja de tiempo y realice una de las acciones siguientes:
    • Para aprobar una hoja de tiempo, haga clic en
      Aprobar
      (icono de pulgar hacia arriba).
    • Para devolver una hoja de tiempo para su corrección, haga clic en
      Devolver
      (icono de pulgar hacia abajo).
La ilustración siguiente muestra cómo se pueden filtrar las hojas de tiempo por gestores de recursos:
 
Esta imagen ilustra los filtros de recursos en las hojas de tiempo
 
Acceso a las hojas de tiempo de CA PPM desde CA Agile Central
Los miembros del equipo pueden acceder a sus hojas de tiempo de
Clarity PPM
directamente desde
CA Agile Central
. Póngase en contacto con el administrador o consulte
Configuración
de
Hojas de tiempo de CA PPM desde
CA Agile Central
con CA en el tema
Integración de CA PPM con CA Agile Central
para obtener más información.
La función de integración de la hoja de tiempo no es compatible si se está utilizando
Clarity PPM
SaaS con CA On Demand Portal.
Puede configurar el inicio de sesión único para la función de integración de la hoja de tiempo en un entorno de CA PPM SaaS y CA Agile Central SaaS. Consulte
Integración de CA PPM con CA Agile Central
para obtener más información.