Clarity
: Gestión de planes financieros mediante el nuevo módulo Información financiera

ccppmop1581
Rita es una gestora financiera. Entre sus responsabilidades clave se encuentran la realización de presupuestos, la proyección de flujos de dinero en efectivo y la determinación de cómo invertir en proyectos y financiarlos. Rita desea averiguar cuánto se espera que cueste un proyecto y minimizar el riesgo financiero. Para analizar los aspectos financieros de un proyecto, puede utilizar el nuevo módulo Información financiera para proyectos que se basa en la cuadrícula genérica de
PPM (versión clásica)
. Rita puede utilizar las funciones de la cuadrícula genérica para realizar acciones como las siguientes:
  • Personalizar la cuadrícula y guardar las vistas. Las vistas guardadas se comparten en los módulos financieros de diferentes tipos de inversión.
  • Filtrar los datos en la cuadrícula en función de los requisitos del negocio.
  • Utilizar la opción de menú para realizar acciones rápidas en los planes de costes y en los planes de presupuestos.
  • Utilizar la opción Agrupar por para separar la vista de filas relacionadas con subtotales agregados siempre que sea necesario.
  • Utilizar el panel de columna para mostrar u ocultar atributos en el diseño.
  • Exportar los distintos planes de costes, los detalles del plan de costes, los planes de presupuestos y los detalles del plan de presupuestos junto con los datos de la cuadrícula en un archivo CSV.
  • Editar los datos asociados con los planes de costes y los planes de presupuestos directamente en la cuadrícula o mediante el diseño de detalles.
El siguiente vídeo describe cómo trabajar con la información financiera en proyectos.

Este vídeo no estará disponible cuando descargue la documentación en formato PDF. Haga clic aquí para ver el vídeo en YouTube.
Rita también puede completar los objetivos siguientes:
  • Ver todos los planes de costes financieros en la página Lista de planes.
  • Crear, editar y analizar los planes de costes.
  • Cuando esté preparada, podrá marcar el plan de registro y enviarlo para su aprobación. (Cuando se aprueba un plan de costes, se convierte en el plan de presupuestos de un proyecto.)
  • Ajustar el plan de costes en función del progreso de los proyectos y crear un nuevo plan de costes que se añada al presupuesto existente o lo reemplace.
01_Create Cost Plan.jpg
Esta sección contiene los temas siguientes que ayudan a un gestor financiero a realizar varias tareas utilizando
Clarity
:
3
Requisitos previos
Antes de implementar la función, asegúrese de que el administrador implementa los siguientes detalles de la configuración:
  • Asegúrese de que el proyecto está asociado con el esquema en la vista de cuadrícula del proyecto. Para ello, agregue la columna del esquema desde el selector de columna y seleccione el esquema que desee asociar al proyecto.
  • Un administrador puede decidir si los Planes financieros (finanzas anteriores) o Información financiera (nuevas Finanzas) aparecen cuando los usuarios abren un proyecto. Se puede agregar el nuevo módulo Información financiera de los proyectos al diseño predeterminado para el esquema estándar. Para obtener más información, consulte Configuración de los esquemas para proyectos.
    01_Create Cost Plan.jpg
  • Asegúrese de que el proyecto está activado financieramente y que hay una entidad con períodos fiscales activos asociada con el proyecto en
    PPM (versión clásica)
    . Para obtener más información, consulte Gestión financiera de
    PPM (versión clásica)
    . Para asociar el proyecto a un departamento, seleccione Departamento en el selector de columna y, a continuación, especifique el valor en el Departamento.
  • Asegúrese de que dispone de uno o más de los derechos de acceso siguientes:
    • Proyecto - Editar
    • Gestión de proyectos - Ir a
    • Proyectos - Ir a
    • Proyecto - Plan de costes - Ver todo
    • Proyecto - Plan de costes - Editar todo
    • Proyectos - Plan de presupuestos - Ver todos
    • Proyectos - Plan de presupuestos - Editar todo
    • Proyectos - Plan de presupuestos – Aprobar todo
    • Proyectos - Plan de presupuestos - Rechazar todo
    • Proyectos - Plan de beneficios – Ver todos
    • Proyectos - Plan de beneficios – Editar todo
    • Proyectos - Plan de presupuestos – Aprobar todo
Trabajo con el plan de costes y detalles del plan de costes
Se puede trabajar con el plan de costes y los detalles del plan de costes tal y como se muestra a continuación:
Creación de un plan de costes
Puede crear varios planes de costes para un proyecto. Sin embargo, solo se puede establecer
un
plan de costes como plan de registro (POR). De forma predeterminada, el primer plan de costes se establece como el plan de registro de un proyecto.
Siga estos pasos:
  1. Abra un proyecto y haga clic en
    INFORMACIÓN FINANCIERA
    .
    Aparece la subpágina para los planes de costes y los planes de presupuestos. Para ver los planes de costes existentes para un proyecto, haga clic en
    Planes de costes
    y la lista aparecerá en un diseño de cuadrícula.
  2. Haga clic en el icono más (
    +
    ). Aparece una nueva línea en la cuadrícula Lista de planes.
  3. Rellene los campos obligatorios, como
    NOMBRE DEL PLAN
    ,
    ID DEL PLAN
    ,
    TIPO DE PERÍODO
    ,
    PERÍODO DE INICIO
    ,
    PERÍODO DE FINALIZACIÓN
    , ATRIBUTOS DE AGRUPACIÓN y otros campos que están disponibles en el selector de columna.
    El campo
    ID DEL PLAN
    solo aparece si la numeración automática está desactivada para el objeto Plan de costes en
    PPM (versión clásica)
    .
Edición de detalles del plan de costes
Si las estimaciones han cambiado para un proyecto, se pueden editar y actualizar los detalles del plan de costes asociado desde el panel de detalles. De forma alternativa, puede actualizar los detalles del elemento de la línea para un detalle del plan de costes mediante la edición de las filas en la misma cuadrícula. Haga doble clic en las celdas de detalles del plan para editar los valores del coste planificado.
Siga estos pasos:
  1. Abra un proyecto y haga clic en
    INFORMACIÓN FINANCIERA
    . Aparece la subpágina para los planes de costes y los planes de presupuestos.
  2. Abra el plan de costes de la lista que aparece en el diseño de cuadrícula. Se abrirá la página Detalles de plan de costes.
  3. Haga doble clic en la celda y edite el coste de cada atributo según sea necesario. El coste total se actualiza en la página Detalles del plan de costes y es visible en el plan de costes.
  4. Si selecciona la opción Rellenar a partir de las adjudicaciones en la lista del plan de costes, el coste implicado se rellenará automáticamente en función de los valores preconfigurados. El proyecto asociado debe tener al menos un miembro del personal (recurso, rol o equipo) para permitir que se pueda rellenar desde las adjudicaciones.
  5. Si selecciona la opción Rellenar desde las asignaciones en la Lista de planes de costes, el coste implicado se rellena automáticamente en función de los valores preconfigurados. El proyecto asociado debe tener al menos una tarea asignada para permitir el relleno desde las adjudicaciones.
Establecimiento del plan de registro
El plan de registro (POR) es el plan de costes que se va a usar como plan de presupuestos para un proyecto. Si se han definido varios planes de costes para una inversión personalizada, el primer plan de costes se establece de forma predeterminada como el plan de registro (POR). Se puede establecer cualquier otro plan de costes como el plan de registro para un proyecto. En la página Detalles del plan, la imagen PLAN DE REGISTRO aparece en la parte superior, junto al nombre del plan.
Siga estos pasos:
  1. Abra un proyecto y haga clic en
    INFORMACIÓN FINANCIERA
    . Aparece la subpágina para los planes de costes y los planes de presupuestos.
  2. Abra el plan de costes de la lista que aparece en el diseño de cuadrícula.
  3. Haga clic en el menú
    ⋮ Acciones
    y seleccione
    Establecer como plan de registro
    . El plan de costes seleccionado es ahora el plan de registro de la inversión personalizada.
Copia de un plan de costes
Puede crear un plan de costes desde una copia de un plan de costes existente. Por ejemplo, puede copiar un plan de costes, editar una parte del mismo y suprimir el resto. El plan copiado incluye los mismos atributos de agrupación, moneda y otros detalles que el plan de origen.
Siga estos pasos:
  1. Abra un proyecto y haga clic en
    INFORMACIÓN FINANCIERA
    . Aparece la subpágina para los planes de costes y los planes de presupuestos.
  2. Abra el plan de costes de la lista que aparece en el diseño de cuadrícula.
  3. Haga clic en el menú
    ⋮ Acciones
    y seleccione
    Copiar
    .
  4. Complete los campos obligatorios, como
    NOMBRE DEL PLAN
    ,
    ID DEL PLAN
    ,
    DESCRIPCIÓN DEL PLAN
    ,
    TIPO DE PERÍODO
    ,
    PERÍODO DE INICIO
    ,
    PERÍODO DE FINALIZACIÓN
    ,
    PLAN DE BENEFICIOS
    y
    ESCALAR POR %
    .
    Aquí, Escalar por % define el porcentaje por el cual se escalarán (aumentando o disminuyendo) los valores de dólar en el plan copiado.
    Ejemplo:
    introduzca el valor 75% para aumentar los valores del plan de origen un 75% en relación al original.
    Predeterminado:
    0%. No hay cambios en los valores.
  5. El campo
    ID DEL PLAN
    solo aparece si la numeración automática está desactivada para el objeto Plan de costes en
    PPM (versión clásica)
    .
  6. Haga clic en
    CREAR
    .
    El plan de costes copiado aparecerá para que los usuarios lo puedan ver o editar.
Supresión de un plan de costes
Puede realizar pasos similares para suprimir un plan de costes que ya no necesite. Se puede suprimir el plan de registro si es el único plan de costes disponible para un proyecto. En caso contrario, haga que otro plan de costes sea el plan de registro antes de suprimir el plan de registro actual.
Atributos de agrupación
Agrupe los datos del plan de costes por cualquier atributo disponible para analizar cómo se adjudicarán los fondos para cada tipo dentro de un atributo de agrupación.
Siga estos pasos:
  1. Abra un proyecto y haga clic en
    INFORMACIÓN FINANCIERA
    . Aparece la subpágina para los planes de costes y los planes de presupuestos.
  2. Abra el plan de costes de la lista que aparece en el diseño de cuadrícula.
  3. Especifique los atributos de agrupación del plan de costes. De forma alternativa, se pueden especificar los atributos de agrupación en el panel de detalles. Los atributos también se pueden ver en el filtro. Los atributos de agrupación que se han especificado en un plan de costes se enumeran como atributos (columnas) en la página de detalles del plan de costes. Los atributos permiten agrupar y agregar el coste a un atributo específico.
Colaboración mediante la conversación desde el plan de costes y desde la página de detalles del plan de costes
Puede coordinarse con su equipo para tratar un proyecto mediante el panel Conversaciones. Los miembros del equipo y los gestores pueden responder y mencionar a otro miembro del equipo en la conversación. El atributo de conversación está disponible en la vista de cuadrícula para indicar con una marca de comprobación que hay una conversación asociada con un plan de costes específico o un detalle del plan de costes. Se puede comunicar solamente mediante el panel de detalles en la página de control flotante de detalles.
Siga estos pasos:
  1. Abra un proyecto y haga clic en
    INFORMACIÓN FINANCIERA
    . Aparece la subpágina para los planes de costes y los planes de presupuestos.
  2. Abra el plan de costes de la lista que aparece en el diseño de cuadrícula. Aparecerá la ficha Detalles.
  3. Haga clic en la ficha Detalles e inicie la conversación. Se puede utilizar
    @
    para buscar un miembro concreto del equipo. El destinatario recibe una notificación.
Adición/supresión de filas
Se pueden agregar filas en la lista del plan de costes y los detalles del plan de costes.
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en
    Agregar fila
    (
    +
    ) o haga clic con el botón secundario del ratón en una fila y seleccione
    Insertar fila abajo
    .
  2. Escriba o utilice el menú de búsqueda para especificar los atributos de agrupación para el nuevo elemento de la línea.
Para suprimir una fila de la cuadrícula, haga clic con el botón secundario del ratón en cualquier celda de la fila y haga clic en
Suprimir fila
.
Cómo trabajar con planes de presupuestos
Cuando se aprueba un plan de costes, se convierte en el plan de presupuestos de un proyecto. Puede enviar una parte de un plan de costes para su aprobación variando las fechas de inicio y fin del envío. Solo se envía para su aprobación la parte entre las nuevas fechas de inicio y fin. Cuando se aprueba un plan de costes, se convierte en un plan de presupuesto con un nuevo número de versión. Si hay un presupuesto anterior, se guarda por separado y se puede ver pero no editar.
Al enviar un plan de costes como plan de presupuestos, tenga en cuenta estas reglas:
  • Si existe un plan de presupuestos, el plan de costes enviado debe incluir los mismos atributos de agrupación para combinar los datos del plan de costes enviado con los datos de plan de presupuestos existente. Si los atributos de agrupación no coinciden, reemplace el plan de presupuestos existente o cancele el envío.
  • Solo se puede enviar o aprobar un plan de presupuestos a la vez.
  • Cuando se aprueba un presupuesto enviado, el presupuesto se convierte en el plan de registro.
  • Un presupuesto enviado se puede editar, pero no se puede editar un presupuesto aprobado o rechazado.
  • Si existe un presupuesto aprobado, los datos del plan de costes enviado se pueden combinar con el primero o pueden reemplazarlo.
Envío de planes de costes como planes de presupuesto
Envíe un plan de costes como plan de presupuestos para crear un nuevo presupuesto aprobado o para actualizar el presupuesto después de actualizar el plan de costes. Asigne un plan de costes como plan de registro antes de enviarlo para su aprobación. Si existe un plan de presupuestos aprobado, y crea o actualiza un plan de costes como plan de registro nuevo (POR), puede enviar el plan de registro para combinarlo con el plan de presupuestos aprobado o para sustituir el plan de presupuesto.
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en
    Proyectos
    .
  2. Abra un proyecto y haga clic en
    Información financiera
    . De forma predeterminada, aparece el plan de costes designado como Plan de registro.
  3. Haga clic en el menú
    ⋮ Acciones
    y seleccione
    ENVIAR PARA APROBACIÓN
    .
    Para enviar un plan de presupuestos, haga clic en
    Lista de planes
    y seleccione el menú
    Acciones ⋮
    asociado al plan de registro.
  4. Rellene los campos siguientes:
    • NOMBRE DEL PLAN
      Introduzca el nombre del plan de presupuestos.
    • ID DEL PLAN
      Define un ID único para el plan de presupuestos.
    • DESCRIPCIÓN DEL PLAN
      Proporcione una breve explicación del plan de presupuestos.
    • TIPO DE PERÍODO
      (no se puede modificar)
      Muestra el tipo de período asociado al plan de costes.
    • PERÍODO DE INICIO
      Muestra el período de inicio del plan de presupuestos. Para enviar una parte del plan de costes en lugar del plan completo para el presupuesto, seleccione un período de inicio diferente.
    • PERÍODO DE FINALIZACIÓN
      Muestra el período de fin del plan de presupuestos. Para enviar una parte del plan de costes en lugar del plan completo para el presupuesto, seleccione un período de finalización diferente.
    • PLAN DE BENEFICIOS
      Asocie un plan de beneficios al plan de presupuestos. Si ha asociado un plan de beneficios al plan de costes, el mismo plan de beneficios se adjuntará al plan de presupuestos.
    • OPCIÓN DE ENVÍO
      • Sustituir
        : Opción seleccionada de forma predeterminada al crear un nuevo plan de presupuestos.
      • Fusionar
        : Disponible cuando se revisa un plan de presupuestos. Permite combinar los cambios con el plan de presupuestos existente.
  5. Envíe el plan de costes para su aprobación.
Aprobación o rechazo de los planes de presupuestos enviados
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en
    Proyectos
    .
  2. Abra un proyecto y haga clic en
    Información financiera
    . De forma predeterminada, aparece el plan de registro.
  3. Haga clic en
    Lista de planes
    y, a continuación, en
    PRESUPUESTOS
    para revisar la lista de presupuestos.
  4. En la barra de
    búsqueda
    , introduzca el nombre del presupuesto o el
    ID DEL PLAN
    para identificar el presupuesto que desea editar.
  5. Para aprobar o rechazar el presupuesto, haga clic en el menú
    Acciones ⋮
    y, a continuación, seleccione
    APROBAR PRESUPUESTO
    o
    RECHAZAR PRESUPUESTO
    .
  6. Para editar un presupuesto, haga clic en él.
    Se abrirá el presupuesto.
  7. Agregue una fila adicional o elimine una fila del presupuesto.
  8. Edite las cantidades en la columna
    PRESUPUESTO
    .
  9. Una vez finalizados los cambios, haga clic en el menú
    Acciones ⋮
    y, a continuación, seleccione
    APROBAR PRESUPUESTO
    para aprobar el presupuesto.
  10. Para rechazar un presupuesto, seleccione la opción
    RECHAZAR PRESUPUESTO
    .
Cambios en el plan de presupuestos
  • La combinación ya existe
    : Si aparece el mensaje de error
    La combinación ya existe
    , significa que se ha agregado una nueva fila a un plan de presupuestos con los mismos atributos de agrupación que en una entrada anterior. En esta situación, se puede suprimir la fila innecesaria.
  • No se puede editar un plan aprobado
    : Una vez que se envía un plan de costes para su aprobación, este se convierte en el plan de presupuestos enviado. Se puede editar el plan de presupuestos enviado; sin embargo, no se puede editar el plan de presupuestos después de que se apruebe.
Creación de una revisión del presupuesto
Un plan de costes aprobado se convierte en el plan de presupuestos para un proyecto. Dado que los proyectos son dinámicos y cambian continuamente, se pueden revisar diversas partes del presupuesto o puede reemplazarse el presupuesto totalmente. Puede hacer dos tipos de revisiones de un plan de presupuestos aprobado:
Revisión de plan de presupuestos combinado
  • Se envía un plan de costes con elementos de línea nuevos y se combinan los cambios con el plan de presupuesto existente.
  • Envíe una parte de un plan de costes cambiando las fechas de inicio y de finalización del envío, o actualice los valores del campo en períodos de tiempo específicos. Solamente puede enviar los períodos de tiempo modificados y combinarlos con el presupuesto.
Revisión de plan de presupuestos de sustitución
  • Envíe un plan de costes con elementos de la línea suprimidos y reemplace el presupuesto para eliminar dichos elementos de la línea del plan de presupuestos.
  • Se crea un plan de costes, utilizando distintos atributos de agrupación o tipos de período, y reemplace el presupuesto.
Los dos tipos de revisión proporcionan un historial de aprobaciones. Sin embargo, la función de sustituir permite suprimir elementos de la línea que ya no se necesitan, y revisar atributos de agrupación y períodos fiscales.
Al enviar un plan de costes que revisa un presupuesto existente, se especifica si se combinarán o se reemplazarán mediante la lista desplegable de opciones de envío. Este campo solamente aparece cuando hay al menos un presupuesto aprobado. Si el plan de costes nuevo tiene una estructura diferente que el presupuesto existente, Sustituir es la única opción.
Cuando se aprueba el plan de costes, se convierte en el plan de presupuestos revisado con un nuevo número de versión. Puede ver la versión anterior del presupuesto, que se guarda por separado. No se pueden editar planes de presupuestos anteriores o los planes de presupuestos aprobados actualmente.
Otro ejemplo simple donde es posible que se desee reemplazar un presupuesto se da cuando ya no se necesita un elemento de la línea en el plan de presupuestos. Si se desea eliminar un elemento de línea del plan de presupuestos, se deberá suprimir el elemento de línea del plan de costes. Envíe el plan de costes revisado como reemplazo para el plan de presupuestos.
Organización de las columnas en la cuadrícula
Es posible organizar las cuadrículas financieras mediante los controles de cuadrícula que se describen en esta sección.
Siga estos pasos:
  1. En la cuadrícula puede pasar el ratón por encima de cualquier encabezado de columna y ver más opciones. Puede fijar columnas a la izquierda o a la derecha. También se puede ajustar automáticamente o restablecer el ancho de columna. En la imagen siguiente aparece un ejemplo del menú de las columnas.
  2. Se pueden mostrar y ocultar columnas en el plan de costes. Pase el ratón por encima de cualquier encabezado de fila y haga clic. Seleccione las columnas que desea ver en la vista. En el ejemplo siguiente, el coste planificado se muestra solo en la sección Total, pero no en 2018-02.