Clarity
: Documentos y vínculos del proyecto

ccppmop1581
HID_newux_docs_and_links
En la
Clarity
de
PPM (versión clásica)
, los equipos de un proyecto pueden compartir los documentos del proyecto y organizar los vínculos. Los documentos de un proyecto son fundamentales para lograr una colaboración de equipo eficaz y cumplir las auditorías de cumplimiento. Se pueden cargar y descargar políticas, procedimientos, borradores, requisitos, contratos y otros artefactos del proyecto. Los usuarios pueden cargar hasta cinco archivos con un tamaño máximo de 20 MB cada uno.
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Los miembros del equipo pueden utilizar diferentes herramientas de colaboración y uso compartido de archivos, como Microsoft SharePoint, cuando trabajan en sus proyectos. Como gestor de proyectos, se pueden organizar los vínculos internos de
Clarity
y los vínculos externos a otros sitios, documentos y contenido. Utilice la página VÍNCULOS como un concentrador central para todos los artefactos de proyecto internos y externos que se utilizan para gestionar el proyecto.
Con el derecho de acceso
Proyecto - Ver
, los miembros del equipo pueden ver y abrir los vínculos. Con el derecho de acceso
Proyecto - Editar
, los miembros del equipo también pueden crear, actualizar y suprimir los vínculos.
  1. Abra un proyecto y haga clic en
    VÍNCULOS
    .
  2. Para crear un vínculo, haga clic en
    AGREGAR VÍNCULO
    .
    1. Introduzca la dirección URL, o copie y pegue una dirección URL válida que empiece por http://, https:// o www.
    2. Introduzca un nombre de vínculo descriptivo para identificar el vínculo. La aplicación también intenta mostrar un icono o una imagen para la dirección URL.
    3. Pulse la tecla
      INTRO
      .
    El nuevo vínculo aparece en la sección
    GENERAL
    .
  3. Para agrupar los vínculos en una nueva sección, haga clic en
    AGREGAR VÍNCULO
    en la sección
    GENERAL
    y, a continuación, haga clic en
    NUEVA CATEGORÍA
    .
  4. Repita los pasos anteriores para definir al menos un nuevo vínculo en la nueva categoría.
  5. Para cambiar el nombre de una categoría o sección, haga clic en
    Cambiar nombre
    . Cambie el nombre de la nueva categoría. Después de cambiar el nombre, puede repetir el paso 3 para agregar una nueva categoría.
  6. También se pueden completar estos pasos adicionales:
    • Para organizar los vínculos, arrástrelos y suéltelos en cada sección o categoría.
    • Para editar un nombre para mostrar para el vínculo o la dirección URL, haga clic en
      Editar
      .
    • Para suprimir un vínculo, haga clic en
      Suprimir X
      , en la esquina superior derecha del vínculo.
    • Una vez que se han suprimido todos los vínculos de una sección, esta también se elimina.
También puede agregar vínculos en las tareas individuales y en otras ubicaciones en
PPM (versión clásica)
. Al agregar vínculos de protocolo file://, se aplican las siguientes limitaciones del explorador:
  • Clarity
    no admite los vínculos de protocolo file://.
  • Los vínculos de protocolo file:// solo son accesibles en Microsoft Edge y en Internet Explorer 11, aunque todavía solo son compatibles con
    PPM (versión clásica)
    .
  • Los vínculos de protocolo file:// no son accesibles en los exploradores Chrome, Firefox y Safari.
Debido a que los vínculos de protocolo file:// se pueden definir en la página Vínculos del proyecto en
PPM (versión clásica)
, estos se muestran en la página Vínculos del proyecto en
Clarity
. Sin embargo, no se admiten. En las últimas pruebas realizadas, a menudo no tenían el comportamiento esperado.
Si necesita vínculos de protocolo file:// en los proyectos, es recomendable seguir la estrategia siguiente:
  1. Elimine el módulo VÍNCULOS del esquema del proyecto.
  2. Cree un módulo Canal que redirija a los usuarios a la página Vínculos del proyecto en
    PPM (versión clásica)
    .
Dado que la
Clarity
no admite vínculos a nivel de tarea, los usuarios no se encontrarán con esta incidencia en ese nivel.
Configuración de vínculos dinámicos a otras páginas de la aplicación
Clarity
Puede configurar vínculos dinámicos con información de marcador de posición utilizando las variables del sistema compatibles. Cuando los usuarios hacen clic en estos vínculos, los valores actuales sustituyen las variables. Puede agregar un solo vínculo dinámico que dirige a los usuarios a páginas específicas con atributos personalizados en la dirección URL. Los ejemplos incluyen páginas de
PPM (versión clásica)
, sitios de Microsoft Sharepoint y otras páginas de contenido.
Dado que las direcciones URL sin formato utilizan las variables dinámicas, se pueden copiar y pegar en varios proyectos o se pueden utilizar los mismos vínculos en plantillas (asociados a los esquemas) para asegurar la coherencia entre todos los proyectos. Pase el ratón sobre un vínculo para ver la dirección URL resuelta. Existen opciones de vínculos dinámicos similares disponibles con la función de canales. Los administradores pueden definir hasta cinco (5) canales que proporcionan a los usuarios empresariales capacidades de vínculos dinámicos sin salir de la página del proyecto actual en
Clarity
. Consulte
Clarity
: Configuración de los esquemas para proyectos e inversiones
.
Esta función es compatible con los siguientes datos de vínculos dinámicos:
Objetivo o destino del vínculo:
Variable en la dirección URL:
1
ID del proyecto
: Para establecer un vínculo al contenido para el proyecto actual mediante el ID, inserte la variable
internalID
.
{internalID}
2
Código del proyecto
: Para establecer un vínculo al contenido para el proyecto actual mediante un código, inserte la variable
code
del ID de atributo de API.
{code}
3
Usuario
: Para personalizar el vínculo para el usuario actual, inserte la variable
userName
.
{userName}
4
Gestor de proyectos
: Para vincular al contenido para el gestor de proyectos actual, inserte la variable
manager
.
{manager}
5
Nombre del proyecto
: Para establecer un vínculo al contenido para el proyecto actual mediante el nombre, introduzca la variable
name
.
{name}
Ejemplo de vínculo dinámico 1: Vínculos de
Clarity
a
PPM (versión clásica)
Desea definir un único vínculo genérico que se pueda utilizar en varios proyectos. Desea que el vínculo capture el ID del proyecto actual y abra la página Capacidad del rol del equipo en
PPM (versión clásica)
.
  • El siguiente ejemplo muestra la dirección URL abstracta que se puede especificar en la página Vínculos del proyecto:
http://<ppm_server>/niku/nu#action:projmgr.invRoleCapacity&id=${internalID}
  • El siguiente ejemplo muestra la dirección URL fijada para el vínculo en vivo seleccionable con valores resueltos para las variables:
http://<ppm_server>/niku/nu#action:projmgr.invRoleCapacity&id=5001234
Ejemplo de vínculo dinámico 2: Concatenación o unión de los parámetros del vínculo
El siguiente ejemplo muestra cómo se pueden concatenar cadenas específicas de variables en una dirección URL con un signo &:
http://<my_sharepoint_server>/ProjectManager=${manager}&ProjectCode=${code}
Ejemplo de vínculo dinámico 3: Seguridad basada en los derechos de acceso del usuario
El ejemplo siguiente muestra los pasos que revelan el comportamiento de la seguridad que se aplica cuando usuarios diferentes hacen clic en los vínculos dinámicos.
  1. Como administrador, configure un vínculo del proyecto con la siguiente dirección URL dinámica a una aplicación externa:
    http://some.link?id=${internalID}&projectName=${name}
  2. Configure dos usuarios:
    1. PM_user_A
      tiene derechos de acceso globales para ver todos los proyectos.
    2. test_user_B
      solo tiene derechos de visualización de nivel de instancia en el proyecto P1.
  3. En este ejemplo, queremos centrarnos en el acceso a la aplicación externa en el contexto de los dos proyectos siguientes:
    1. P1
      : internalId 5001084
    2. P2
      : internalId 5001083
  4. Cuando cada usuario hace clic en el mismo vínculo,
    Clarity
    comprueba sus derechos de visualización globales y de instancia en cada proyecto antes de devolver datos del proyecto.
  • El vínculo abstracto PM_user_A proporciona valores de parámetro fijo para el ID y el nombre del proyecto para ambos proyectos.
  • El vínculo abstracto test_user_B solo proporciona valores de parámetro fijo para el proyecto P1. El vínculo para el proyecto P2 no proporcionará datos válidos para test_user_B. Solo se debe transferir el ID de proyecto interno (5001083), suponiendo que el usuario ha podido obtener una página de origen para ese proyecto, pero no el nombre del proyecto porque este usuario no tiene permisos.
Carga de documentos
De forma predeterminada, los gestores de proyectos y los miembros de un equipo pueden ver, editar, cargar, descargar, suprimir y agregar etiquetas a todos los documentos asociados a su proyecto. Varía el acceso a los documentos específicos.
  • Los miembros que no forman parte del equipo y que disponen del derecho de acceso
    Proyecto - Editar
    pueden ver y editar todos los documentos.
  • Los miembros que no forman parte del equipo y que disponen del derecho de acceso
    Proyecto - Ver
    pueden ver y descargar documentos.
El administrador determina los valores de configuración de los documentos del proyecto. Por ejemplo, establezca el campo Extensiones de archivo autorizadas para limitar los tipos de archivo válidos. Consulte Configuración general del sistema.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto y haga clic en
    DOCUMENTOS
    .
  2. En la esquina superior derecha, haga clic en
    Cargar
    y seleccione uno o más archivos para cargarlos desde el equipo o desde un servidor.
    Los archivos se agregan al proyecto.
    No se pueden cargar archivos vacíos.
  3. Si se carga otro archivo con el mismo nombre que un documento existente, seleccione
    Sobrescribir
    o
    Crear copia
    . La sobrescritura reemplaza un archivo existente. La creación de una copia crea una copia duplicada del archivo específico y le añade un número secuencial al final del nombre. Por ejemplo, aparecen los nombres de archivo como
    archivo.doc
    ,
    archivos(1).doc
    y
    archivo(2).doc
    .
    Clarity
    no admite el control de versiones. Si se requiere el control de versiones de documentos para el entorno, se debe utilizar
    PPM (versión clásica)
    .
La siguiente imagen animada muestra cómo cargar documentos:
Imagen que muestra cómo cargar documentos.
Aplicación de etiquetas a un documento
Se pueden aplicar etiquetas a los documentos cargados. Se pueden agregar un máximo de treinta caracteres a una etiqueta. La aplicación sugiere una o más etiquetas coincidentes de la lista existente de etiquetas para el proyecto actual.
Es posible que la ventana actual del explorador no pueda mostrar todas las etiquetas. Para ver todas las etiquetas, haga clic en el icono
Mostrar/Editar etiquetas
o ajuste el zoom o la anchura del explorador.
La siguiente ilustración muestra cómo aplicar etiquetas a un documento:
Imagen que muestra cómo aplicar etiquetas a un documento.
Ordenación de los documentos
Se pueden ordenar los documentos para facilitar su búsqueda. Se puede ordenar la lista de documentos de las cuatro maneras siguientes:
  • Nombre:
    Ordena los archivos alfabéticamente por nombre de archivo.
  • Propietario:
    Ordena los archivos alfabéticamente por nombre de propietario.
  • Modificado:
    Ordena los archivos por la última vez que se modificaron.
  • Tamaño:
    Ordena los archivos por tamaño del archivo.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto y haga clic en la ficha
    Documentos
    .
  2. Haga clic en la columna que desee ordenar.
  3. Para invertir el orden, haga clic en el icono de comillas angulares hacia arriba o hacia abajo.
De forma predeterminada, la ordenación está establecida en
Modificado
y muestra los archivos agregados recientemente.
Búsqueda de documentos de proyectos
Se puede encontrar un documento buscando por su nombre o por las etiquetas asociadas. También se pueden ordenar, renombrar, agregar etiquetas y suprimir documentos en los resultados de la búsqueda.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto y haga clic en la ficha
    Documentos
    .
  2. En el cuadro de búsqueda, escriba el nombre del documento o la etiqueta asociada.
  3. Haga clic en el icono de búsqueda o pulse la tecla
    Intro
    en el teclado.
    Puede descargar el documento, renombrarlo o incluso suprimirlo.
Al hacer clic en el icono Cancelar en el cuadro de búsqueda, se restablece la ubicación de la carpeta en la carpeta raíz.
Creación de una carpeta
Se puede crear una estructura de carpetas para el trabajo del equipo para que el usuario y su equipo dispongan de fácil acceso a las carpetas y a los documentos importantes. Las carpetas pueden contener documentos, estar vacías o incluir subcarpetas (carpetas de nivel superior). Las carpetas de nivel superior y las subcarpetas pueden contener documentos. Puede crear subcarpetas para una carpeta de nivel superior o para una subcarpeta.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto y haga clic en la ficha
    Documentos
    .
  2. Haga clic en
    Nueva carpeta
    para crear una nueva carpeta.
  3. Utilice el panel
    Mostrar carpetas
    o las rutas de navegación para ver todas las carpetas y navegar por el directorio de carpetas.
Supresión de un archivo o carpeta
La supresión permanente de un documento, elimina el archivo. No se pueden recuperar ni restaurar los archivos desde la papelera de reciclaje.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto y haga clic en la ficha
    Documentos
    .
  2. Vaya a la carpeta apropiada.
  3. Junto al archivo o carpeta que desee suprimir, haga clic en el icono de más opciones y, a continuación, en
    Suprimir
    .