Clarity
: Adjudicaciones de recursos y asignación de personal

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Como gestor de recursos (Derrick), utilice la opción Personal para gestionar las adjudicaciones del equipo y los requisitos de asignación de personal para las inversiones.
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Acerca de los recursos e inversiones en la
Clarity
Al gestor de recursos, se le concederán automáticamente los derechos de reserva y de edición de recursos para realizar las actividades de asignación de personal de los subordinados directos o del equipo.
Para reemplazar roles y cubrir las solicitudes de roles entrantes de la coordinadora de proyectos (Barb), verifique que dispone de derechos de reserva en firme o de prerreserva para esos roles del sistema y de derechos de visualización y edición de la inversión.
Utilice la vista Recursos con respecto a inversiones (también conocida como la vista Recursos) para ver una lista de los recursos. Para cada recurso, también se pueden ver las inversiones a las que están adjudicados. Dispone de derechos de reserva para estos recursos o son sus subordinados.
Si tiene acceso a la reserva de recursos o roles, verá todas las reservas de ese recurso en el sistema para equilibrar una carga específica. También puede ver todas las inversiones para las que está reservado el recurso. Al seleccionar una inversión, solo se podrán ver los detalles de la inversión siguientes en el panel Detalles (a menudo llamado control flotante):
  • Nombre de inversión
  • ID de la inversión
  • Gestor de inversión
No podrá ver ningún otro detalle de la inversión a menos que disponga de una vista de inversión adicional o de un acceso de edición. También es importante tener en cuenta que estas inversiones no aparecerán en la vista Inversiones con respecto a recursos. Las inversiones solo están visibles en los recursos individuales para que pueda planificar de forma precisa el recurso o rol específico.
Se puede responder las preguntas siguientes a partir de esta vista:
  • ¿En qué está trabajando mi equipo?
  • ¿Dónde están los cuellos de botella?
  • ¿Cómo puedo equilibrar la carga de trabajo?
Utilice la vista Solicitudes para revisar la lista de solicitudes de asignación de personal para las inversiones del coordinador de proyectos. Ayude a asignar personal a las inversiones y a equilibrar mejor la carga de trabajo del equipo en función de las solicitudes entrantes.
Para trabajar con recursos en
Clarity
, se deben definir calendarios base y de recursos en
PPM (versión clásica)
. La disponibilidad actual de los recursos utilizada con fines de planificación se basa en los calendarios. El modo de adjudicación de un recurso se basa en su disponibilidad. Consulte Configuración de turnos, calendarios y días de trabajo.
Vídeo: Configuración de las vistas de gestión de recursos (en inglés)
Para utilizar las nuevas vistas de gestión de recursos, los clientes existentes deben trabajar con sus administradores para verificar que sus datos pueden editarse en la
Clarity
.
En el siguiente vídeo, se proporciona las instrucciones para llevar a cabo las siguientes tareas en
PPM (versión clásica)
:
  • Rellenar las vistas de gestión de recursos con los datos.
  • Permitir a los usuarios acceder a la función Personal (Recursos).
  • Eliminar las adjudicaciones de reserva mixta.

Para reproducir el vídeo en pantalla completa, haga clic en el logotipo de YouTube situado a la derecha de la opción Configuración, en la parte inferior del vídeo.
Para obtener más información, consulte www.ca.com/es/products/ca-project-portfolio-management.html.
Gestión de las adjudicaciones por recurso
Una de las responsabilidades principales del gestor de recursos es equilibrar la capacidad del equipo con las solicitudes de asignación de personal entrantes.
La vista Recursos con respecto a inversiones permite realizar las siguientes tareas:
  1. Ver las adjudicaciones de inversiones activas de los recursos de los subordinados.
  2. Establezca o edite el porcentaje de adjudicación predeterminado para los recursos. El nuevo campo está disponible en las vistas Recursos con respecto a inversiones, Inversiones con respecto a recursos y Solicitud de rol.
  3. Vea el equivalente a tiempo completo (FTE) como un total basado en todas las adjudicaciones para cada miembro del equipo en la cuadrícula de períodos de tiempo. Los totales y los importes previstos también se muestran para cada miembro del equipo junto a los valores de FTE. El tipo y el rango de períodos de tiempo en la vista se muestran según la selección realizada en el calendario telescópico.
Por ejemplo, Derrick establece el calendario telescópico para que muestre cuatro columnas con los períodos de tiempo fiscales mensuales de 2016 (enero-abril) en las vistas de gestión de recursos. Mike Jones es un recurso subordinado activo de Derrick. Mike está asociado a tres inversiones activas como reservado o solicitado para los períodos. Está reservado para dos de las inversiones y solicitado para que trabaje en la restante. En este caso, el FTE total se calcula a partir de las tres inversiones para Mike para cada columna de período de tiempo de la cuadrícula.
Para configurar la vista predeterminada para ver las cantidades de adjudicación en horas, en lugar de en FTE, utilice el menú de la vista. Además, puede configurar si desea mostrar más períodos de tiempo en la columna de la vista. Para obtener más detalles, consulte .
En la vista Recursos con respecto a inversiones, haga clic en
Maximizar
para ver la lista completa de recursos y ocultar la vista Solicitudes. Haga clic en Restaurar para restaurar la vista.
Equilibrio de la carga de trabajo de los recursos
La vista Recursos con respecto a inversiones permite gestionar las adjudicaciones de recursos y equilibrar la carga de trabajo.
Por ejemplo, Derrick desea equilibrar la carga de trabajo de Beth Roberts con Tony Trevino, ya que Beth está sobreadjudicada. La siguiente imagen muestra el modo en que Derrick utiliza la ficha para ver únicamente a Beth y Tony:
La imagen muestra cómo Derrick utiliza la ficha Fijados para ver únicamente a Beth y a Tony
Para equilibrar parte de la carga de trabajo de Beth en Tony, Derrick agrega a Tony a la inversión ACME Phone Package 7.0, tal como se muestra en la imagen siguiente:
Para equilibrar parte de la carga de trabajo de Beth en Tony, Derrick agrega a Tony a la inversión ACME Phone Package 7.0, tal como se muestra en la imagen siguiente:
Para volver a equilibrar el trabajo de Beth en Tony, Derrick utiliza las funcionalidades de copiar y pegar para actualizar los valores. Beth ya no aparece con el color rojo de sobreadjudicación, tal como se muestra en la imagen siguiente:
Para volver a equilibrar el trabajo de Beth a Tony, Derrick utiliza las funcionalidades de copiar y pegar para actualizar los valores de forma rápida. Beth ya no aparece con el color rojo de sobreadjudicación, tal como se muestra en la imagen siguiente
En la ficha Fijados, solamente se pueden filtrar los recursos por Gestor de la inversión, OBS de inversión, Tipo de inversión e Inversión con estado activo.
Vista de resumen de las adjudicaciones de un miembro de un equipo
Para obtener un resumen rápido de las adjudicaciones, basta con revisar las filas de los miembros de un equipo. Expanda la fila para ver una lista de las inversiones a las que está adjudicado actualmente el miembro del equipo en los períodos de tiempo. La adjudicación total de las inversiones secundarias se resume en el nivel del recurso principal. La sobreadjudicación de un recurso se refleja en color rojo y la subadjudicación se refleja en color verde.
Agregación de adjudicaciones a la carga de trabajo de un miembro de un equipo
Si un miembro de un equipo todavía tiene capacidad, se le pueden agregar adjudicaciones a su carga de trabajo. Se aplican las condiciones siguientes:
  • El miembro del equipo todavía no está adjudicado a la inversión.
  • Se dispone de derechos de reserva en firme para el recurso y de derechos de visualización o edición para la inversión,
    o bien se dispone de derechos de prerreserva para el recurso y de derechos de edición para la inversión.
Expanda el recurso para el que desea agregar una adjudicación y haga clic en el icono del signo más (+), ubicado junto al recurso. Busque una inversión existente por nombre o ID y agréguela a la carga de trabajo del recurso. La búsqueda únicamente muestra las inversiones para las que se dispone de derechos de visualización o edición.
Eliminación de las adjudicaciones de la carga de trabajo de un miembro de un equipo
Se puede eliminar una inversión para la que se dispone de derechos de visualización o edición desde la adjudicación de un miembro de un equipo para reducir la carga. Se aplican las condiciones siguientes:
  • Se dispone de derechos de reserva en firme para el recurso y de derechos de visualización o edición para la inversión,
    o bien se dispone de derechos de prerreserva para el recurso y de derechos de edición para la inversión, y el estado de la reserva está establecido en prerreserva.
  • No hay datos reales registrados sobre la inversión.
  • La inversión no está bloqueada mediante un programador interno o externo, como Programación automática, Microsoft Project u Open Workbench.
Expanda el recurso para el que desea eliminar una adjudicación y haga clic en el icono en forma de aspa (X), ubicado junto al recurso.
Edición de las adjudicaciones de un miembro de un equipo
Mediante los derechos de inversión y de reserva de recursos, se puede editar el valor de una adjudicación para aumentar o disminuir la cantidad de tiempo que un recurso debe invertir en una asignación. Por ejemplo, un recurso está asignado actualmente para que trabaje a tiempo completo en una inversión (es decir, 1 FTE). Se desea que el recurso dedique solamente la mitad de su tiempo en esta inversión para que pueden dedicar el tiempo restante a otra inversión. En este caso, se pueden editar los valores de las adjudicaciones para ambas inversiones, de modo que el recurso esté adjudicado únicamente 0,50 FTE en cada inversión.
Puede establecer el campo % de adjudicación como 50 en ambas inversiones. La fila FTE muestra 0,50 como el valor para el recurso en ambas inversiones.
Si cambia manualmente el valor de FTE, en línea, para una cuadrícula de tiempo en particular, el nuevo valor se muestra solo para esa cuadrícula de tiempo. El resto de filas muestran el valor adjudicado, basado en el % de adjudicación definido para la inversión.
Ejemplo:
Mike Jones es un recurso que está asignado a una inversión Actualizar aplicación. Derrick es el gestor de recursos de Mike y define el % de adjudicación en 50 para la inversión (desde Inversión, panel Detalles, % de adjudicación). Si la unidad de medida es FTE para la vista de Derrick, la vista Recursos con respecto a inversiones muestra 0,50 como valor para la adjudicación de Mike en la inversión Actualizar aplicación. Supongamos que la capacidad de trabajo de Mike es 184 horas cada mes como empleado a tiempo completo. En tal caso, basándonos en la adjudicación predeterminada de 50 %, si la unidad de medida está establecida en Horas, entonces la adjudicación de Mike se mostrará como 184 horas/2=92 horas. Es decir, la mitad de su adjudicación de horas mensuales. La columna de horas muestra la distribución de horas para una inversión, en función del % de adjudicación definido. Si se selecciona la columna Previsión, esta columna muestra la información de previsión (número de horas x valor de tasa de previsión para la inversión o el recurso). El número de horas se calcula a partir del % de adjudicación definido por el recurso/rol en la inversión.
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Se aplican las siguientes condiciones para la edición de adjudicaciones existentes:
  • Se dispone de derechos de reserva en firme para el recurso y de derechos de visualización o edición para la inversión. Para extender la adjudicación más allá de las fechas de inicio o finalización de la inversión, se requieren derechos de edición para la inversión.
  • O bien se dispone de derechos de prerreserva para el recurso y de derechos de edición para la inversión, y el estado de la reserva actual está establecido en prerreserva. Una vez que el gestor de recursos ha aceptado una adjudicación (es decir, cambia el estado de la reserva del recurso de Prerreservada a En firme), ya no se puede editar la adjudicación.
  • La inversión no está bloqueada mediante un programador interno o externo, como Programación automática, Microsoft Project u Open Workbench.
Ejemplo: Intercambio de una adjudicación de un miembro del equipo a otro
Para realizar la sustitución de un recurso existente por otro, se debe utilizar la opción de copiar y pegar y la opción de supresión de la vista.
Siga estos pasos:
  1. Agregue la adjudicación de la inversión a la carga de trabajo del miembro del equipo de destino.
  2. Copie la cantidad de adjudicación del miembro del equipo original y péguela en la carga de trabajo del miembro del equipo de destino.
  3. Elimine las adjudicaciones de la inversión de la carga de trabajo del miembro del equipo original.
Edición de las propiedades generales de los recursos
Se pueden ver o editar las propiedades generales de los recursos para las cuales se dispone de derechos de visualización o edición.
Siga estos pasos:
En la vista Recursos con respecto a inversiones, haga clic en el nombre de un miembro del equipo para ver los detalles siguientes. Si dispone de derechos de edición sobre el recurso, se pueden editar algunos de los detalles. Algunos campos, como ID del recurso, Gestor del recurso y Activo, son de solo lectura.
  • Función primaria
    Define el rol principal para el miembro del equipo utilizado para buscar recursos basados en roles específicos.
  • Tipo de empleo
    Categoriza el tipo de empleo.
  • Código del tipo de entrada
    Categoriza el miembro del equipo (facturable o no facturable) para que pueda determinarse cómo calcular el coste del recurso.
  • Tasa de previsión
    Define la tasa por hora (la tasa de previsión × el número de horas adjudicadas para el período de tiempo mostrado) para calcular los costes previstos de adjudicación en función de la moneda del sistema. Cuando se agrega una inversión, la tasa de previsión de la adjudicación se rellena con la tasa de previsión del recurso. Se puede anular esta tasa a nivel de inversión para aplicar una tasa diferente a una adjudicación específica. Si una adjudicación existente no tiene ningún valor, se utiliza el valor de las propiedades generales del recurso.
    La tasa de previsión es visible solamente para los usuarios que tienen el derecho Tasa de previsión del recurso - Editar o Tasa de previsión del recurso - Ver.
Edición de las propiedades de adjudicación de las inversiones de un recurso
Se pueden ver o editar las propiedades de adjudicación de un equipo para las inversiones para las cuales se dispone de derechos de visualización o edición. Por ejemplo, se puede anular la tasa por hora prevista existente para la adjudicación de una inversión específica. O bien se puede confirmar una solicitud de recurso actualizando el estado de la reserva de Prerreservada a En firme. Para cambiar el estado de la reserva, se debe disponer de derechos de reserva en firme para el recurso. Para obtener más detalles acerca de las acciones que se pueden realizar en la vista Recursos en función de los derechos de acceso, consulte
Clarity
: Comparación con
PPM (versión clásica)
.
Independientemente de los derechos de inversión, se pueden ver y agregar conversaciones para una fila de adjudicación del equipo de una inversión.
Siga estos pasos:
  1. En la vista Recursos con respecto a inversiones, expanda el nombre de un miembro del equipo.
  2. Haga clic en el nombre de una adjudicación para el miembro del equipo para mostrar o actualizar los detalles siguientes. Algunos campos, como Inversión y Gestor de la inversión, son de solo lectura.
    • Fechas de adjudicación
      Define las fechas de inicio y de finalización para la adjudicación de un recurso para la inversión. Se pueden extender las fechas de adjudicación más allá de las fechas programadas para la inversión siempre y cuando se dispongan de los derechos de edición para la inversión. Si únicamente se dispone de derechos de visualización para la inversión, solamente se podrán actualizar las fechas de adjudicación dentro de los límites de las fechas programadas para la inversión.
    • Rol de inversión
      Define el rol para la adjudicación.
      Este rol está asociado al trabajo para la adjudicación de la inversión y puede ser diferente del rol principal del recurso.
    • Tasa de previsión
      Define la tasa por hora prevista para la adjudicación específica. Al editar este campo, se actualiza la tasa de previsión solamente para la adjudicación específica, y no para el resto de adjudicaciones. Este valor anula la tasa por hora prevista en las propiedades generales del recurso.
    • Estado de la reserva:
      Define el estado actual de la reserva para la adjudicación. Para cambiar el estado de la reserva de la adjudicación, se debe disponer de derechos de reserva en firme para el recurso.
  3. Haga clic en Conversaciones para ver, agregar o responder a los comentarios en la adjudicación de la inversión.
Filtrado de la vista Recursos con respecto a inversiones
De forma predeterminada, todos los recursos activos para los que se dispone de derechos de reserva aparecen en la vista. La vista se puede filtrar por recursos, inversiones o gestores para ver las sobreadjudicaciones o las subadjudicaciones acumuladas en el calendario telescópico para esta vista. En la cuadrícula, los datos de las adjudicaciones reflejan los totales acumulados del equipo con indicadores de sobreadjudicación y subadjudicación para el nuevo conjunto de recursos filtrados. Se recomienda filtrar la vista en el inicio de sesión inicial. Los cambios se guardan automáticamente y se mantienen en todas las sesiones de inicio de sesión hasta que se modifican de nuevo.
Se puede buscar un recurso, escribiendo directamente el nombre o el ID del recurso en el panel de filtro. Se puede escribir un nombre parcial o un valor de ID parcial para localizar el valor de búsqueda deseado.
Las opciones de filtrado siguientes están disponibles en la vista Inversiones con respecto a recursos:
  • Gestor de recursos
    Este campo permite filtrar por uno o más gestores de recursos activos. El resultado del filtro muestra todos los recursos activos para el gestor de recursos seleccionado. Los recursos se muestran según sus derechos de acceso.
  • OBS del recurso
    : Este campo permite filtrar por recursos que se basan en la estructura de desglose de la organización asignada a los recursos. En la vista, se mostrarán todos los recursos adjudicados a la estructura de desglose de la organización seleccionada. La lista del filtro muestra los primeros 25 valores según la entrada de datos y muestra los 25 valores siguientes al desplazarse hacia abajo. Puede obtener detalles de la estructura organizativa para una unidad, una unidad y sus predecesores o una unidad y sus descendientes.
  • Función primaria
    Este campo permite filtrar uno o varios roles principales para ver todos los recursos asociados con los roles en la cuadrícula de asignación de personal. La opción de filtrado del rol principal se conecta al calendario telescópico. Si abre el calendario, puede ver la adjudicación acumulada solamente de los recursos filtrados para el período de tiempo seleccionado.
  • Tipo de empleo
    Este campo permite filtrar por uno o varios tipos de empleo para ver los recursos del tipo seleccionado.
  • Recurso
    Este campo permite filtrar por uno o más recursos para los cuales dispone de derechos de reserva en firme o de prerreserva. De forma predeterminada, la vista muestra todas las inversiones activas e inactivas para el recurso seleccionado al expandir la fila del recurso.
  • Recurso con estado activo
    Este campo permite filtrar los recursos según el estado de la actividad. En la vista, se muestran todos los recursos con el estado de actividad seleccionado (por ejemplo, Inactivo).
  • Gestor de inversión
    Este campo permite filtrar por uno o varios valores para los gestores de inversiones activas. En la vista, se mostrarán todos los recursos adjudicados a las inversiones para los gestores de inversión seleccionados. Este filtro también está disponible en la ficha Fijados.
  • OBS de inversión
    : Este campo permite filtrar por estructura de desglose de la organización de inversión. Los resultados del filtro muestran todos los recursos activos adjudicados a las inversiones cuya estructura de desglose de la organización coincide con el valor seleccionado en el campo de filtro. La lista del filtro muestra los primeros 25 valores según la entrada de datos y muestra los 25 valores siguientes al desplazarse hacia abajo. Puede obtener detalles de la estructura organizativa para una unidad, una unidad y sus predecesores o una unidad y sus descendientes.
  • Investment Type
    Este campo permite filtrar los recursos en función del tipo de inversión (aplicación, idea, activo, producto, proyecto u otro trabajo). Los resultados muestran todos los recursos activos que están adjudicados a las inversiones cuyo tipo de inversión coincide con el valor de filtro seleccionado.
  • Inversión
    Este campo permite filtrar una o más inversiones activas. En la vista, se mostrarán todos los recursos adjudicados a la inversión seleccionada. Este filtro también está disponible en la ficha Fijados.
  • Inversión con estado activo
    : Este campo permite filtrar por estado de la actividad de inversión para las inversiones adjudicadas a recursos. En la vista, se mostrarán todas las inversiones con el estado de actividad seleccionado (por ejemplo, Inactivo). De forma predeterminada, únicamente se mostrarán las inversiones activas para los recursos adjudicados en la vista. Para ver las inversiones inactivas para los recursos adjudicados, utilice esta opción de filtro. Este filtro también está disponible en la ficha Fijados.
    Se puede utilizar la opción
    Borrar todo
    para borrar las selecciones del filtro. Borrar todo se muestra en el campo de filtro Inversiones con respecto a recursos, Inversiones con respecto a recursos y Solicitudes cuando se selecciona uno o más valores.
    En el ejemplo siguiente, puede ver la función de selección de varios filtros.
    Este GIF muestra los filtros de selección múltiple en la vista Recursos con respecto a inversiones.
Fijación de recursos para equilibrar una carga de trabajo específica
En la vista Recursos con respecto a inversiones, se pueden fijar los recursos para equilibrar el trabajo entre dos o más recursos de una vez. Puede continuar filtrando y buscando otros recursos sin que afecte a los recursos fijados. Los recursos fijados permanecen y se puede volver a ellos incluso después de haber ido a otras páginas de recursos.
Para fijar un recurso, haga clic en el icono de chincheta, ubicado junto al nombre del recurso en la ficha Todos. Haga clic en la ficha Fijados para visualizar los recursos fijados. Para eliminar un recurso de la ficha Fijados, haga clic en el icono de chincheta. Se pueden fijar hasta doscientos registros principales tanto en la vista Recursos con respecto a inversiones como en la vista Inversiones con respecto a recursos.
En la vista Fijados, las opciones de filtro Recurso y Gestor de recursos no están disponibles. Los filtros se guardan automáticamente y se mantienen en todas las sesiones de inicio de sesión hasta que se modifican de nuevo. Los resultados y el calendario telescópico de la ficha Fijados son independientes de los resultados y del calendario telescópico de la ficha Todos de la vista Recursos con respecto a inversiones. El filtrado dentro de la ficha Fijados permite ver las sobreadjudicaciones y las subadjudicaciones acumuladas en el calendario telescópico específico para los resultados en la ficha de la vista.
Ejemplo:
Derrick se encuentra en la ficha Fijados y visualiza cuatro recursos fijados y sus adjudicaciones de inversión, del modo siguiente:
  • Mike Jones y Beth Roberts están adjudicados a la inversión Planificación de la sala grande.
  • Hank Fisher está adjudicado a la inversión Gestión de los servicios de TI.
  • Sarah Smith no está adjudicada a ninguna inversión.
Derrick desea filtrar por dos inversiones específicas a las cuales están adjudicados los cuatro recursos fijados. Derrick desea comparar las adjudicaciones entre los recursos y las inversiones en la ficha Fijados. Derrick cambia los criterios de filtro del modo siguiente:
Derrick selecciona la opción de filtro Inversión y los filtros para la inversión Planificación de la sala grande.
Los resultados muestran a Mike Jones y Beth Roberts.
Cambio del horizonte de planificación
Para centrarse en un área de problema, utilice el calendario telescópico para seleccionar un conjunto diferente de períodos de tiempo. Los datos de adjudicación de la vista Recursos con respecto a inversiones se modifican para que coincidan con los períodos de tiempo seleccionados recientemente en el calendario. Ahora se puede equilibrar la carga de trabajo para el área de problema. Por ejemplo, se puede eliminar la adjudicación de un recurso sobreadjudicado y volver a asignarla a un recurso coincidente que esté subadjudicado.
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en el icono de calendario telescópico (cuadrícula), en la parte superior de la pantalla, para abrir el calendario y seleccionar un conjunto diferente de períodos de tiempo.
  2. Haga clic en la fecha que aparece antes del icono de cuadrícula para seleccionar un período de inicio diferente para el calendario telescópico.
    De forma predeterminada, el período de inicio para el calendario telescópico está establecido en Período de tiempo actual.
Consulte
Clarity
: Personalización de las vistas y del calendario telescópico de la asignación de personal
para obtener más detalles sobre cómo configurar el calendario telescópico.
Gestión de las adjudicaciones por inversión
Se puede cambiar la vista Recursos con respecto a inversiones para ver los datos de adjudicación agrupados por inversiones (también conocida como la vista Inversiones con respecto a recursos o Inversiones). En esta vista, expanda una inversión principal para ver los recursos y roles secundarios adjudicados a la inversión. Algunas de las adjudicaciones están prerreservadas y a la espera de ser comprometidas. La adjudicación total de los recursos y roles secundarios se resume en el nivel de la inversión principal. Las celdas marcadas en rojo representan las sobreadjudicaciones por recurso o rol adjudicadas a la inversión.
Para ver las inversiones en la vista Inversiones con respecto a recursos, debe disponer de derechos de visualización o edición para las inversiones.
El reemplazo de roles se realiza de uno por otro. Por lo tanto, si la adjudicación del rol excede el 100 %, el recurso de destino asume toda la cantidad, suponiendo que el recurso de destino esté disponible para la adjudicación completa. Por ejemplo, supongamos que tiene un rol con una tasa de disponibilidad diaria de 8 horas. También tiene un recurso con una tasa de disponibilidad diaria de 7,5 horas y ninguno de los dos recursos está reservado en ninguna otra inversión. El recurso está disponible el 100 % de su tasa de disponibilidad diaria. Cuando se lleva a cabo la acción de reemplazo del rol, el recurso consume por completo la adjudicación de rol, y este se elimina de la inversión en la vista Solicitudes.
Si el recurso de destino solamente está disponible de manera parcial, no se puede llevar a cabo el reemplazo de roles. Cuando un recurso de destino presenta un valor de tasa de disponibilidad diaria inferior al 100 %, el rol permanece en la inversión con la cantidad de adjudicación restante solicitada.
Ejemplo:
Derrick está consultando la vista Resource to Investments (Recursos con respecto a inversiones) y actualizando las adjudicaciones específicas de Mike. Derrick detecta que Mike está sobreadjudicado para la inversión ABC. Para liberar parte de la carga de trabajo de Mike, Derrick debe readjudicar parte del trabajo de Mike de la inversión XYZ. Ahora, Derrick ya puede adjudicar completamente a Mike a la inversión ABC. Derrick cambia a la vista Inversiones con respecto a recursos y expande la inversión XYZ. Derrick comprueba que Betty se puede encargar de realizar la carga de trabajo de la inversión XYZ de Mike. Derrick readjudica la carga de trabajo de Mike a Betty.
Desde la vista Inversiones con respecto a recursos, se pueden gestionar las adjudicaciones del modo siguiente:
  • Editar los datos de adjudicación existentes de recursos o roles en la cuadrícula de períodos de tiempo fiscales.
  • Editar las propiedades de un recurso desde la ventana Detalles. Haga clic en el nombre del recurso para ver los detalles.
  • Eliminar las adjudicaciones de un miembro de un equipo expandiendo la inversión principal y haciendo clic en el icono de aspa que aparece junto al nombre del recurso.
  • Editar una adjudicación de rol existente solicitada por el gestor desde la ventana Detalles. Haga clic en el nombre del rol para ver los detalles.
  • Reemplazar una solicitud de rol por un recurso con nombre desde la ventana Detalles. Después de seleccionar un recurso con nombre, haga clic en Reemplazar adjudicación.
  • Agregar las solicitudes de roles a las inversiones. Expanda la inversión y busque el rol solicitado.
  • Ver, editar o agregar conversaciones en el nivel de fila secundario. Haga clic en el nombre del recurso o del rol para abrir la ventana Detalles y, a continuación, haga clic en Conversaciones.
Cuando se encuentre en la vista Inversiones con respecto a recursos, haga clic en
Maximizar
para ver la lista completa de inversiones y ocultar la vista Solicitudes. Haga clic en Restaurar para restaurar la vista.
Cumplimiento de las solicitudes de asignación de personal
Otra responsabilidad principal de un gestor de recursos es garantizar la asignación de los recursos correctos con las habilidades adecuadas a las inversiones.
Se pueden realizar los siguientes tipos de reemplazos de rol:
  • Reemplazo de una solicitud de rol por un recurso que tenga el mismo rol principal que el rol solicitado: El recurso de destino asume el rol principal solicitado. La adjudicación es la misma que la adjudicación solicitada y el recurso se asigna a todas las tareas a las que estaba asignado el rol. Todas las conversaciones asociadas de la solicitud de rol se vinculan a la nueva adjudicación del recurso. La tasa de previsión de la inversión de la adjudicación de destino se establece en la tasa de previsión principal del recurso.
  • Reemplazo de una solicitud de rol por un recurso que tenga un rol principal distinto del rol solicitado: El recurso de destino asume el rol solicitado. El recurso se asigna a todas las tareas a las que estaba asignado el rol. Todas las conversaciones asociadas de la solicitud de rol se vinculan a la nueva adjudicación del recurso. La tasa de previsión de la inversión de la adjudicación de destino se establece en la tasa de previsión principal del recurso.
Sustituir un rol por un recurso con nombre
Se debe utilizar la vista Solicitudes para cumplir o negociar las solicitudes de asignación de roles enviadas por el coordinador de proyectos. La vista también incluye los roles agregados a los proyectos creados desde plantillas que contienen roles. Los roles de las plantillas de proyecto se crean en
PPM (versión clásica)
.
La vista Solicitudes muestra una lista jerárquica de las solicitudes entrantes de adjudicación, agrupadas por el tipo de rol para el cual se tienen derechos de reserva en firme o de prerreserva. Cuando se expande un nombre de rol, se muestra una lista de las adjudicaciones de inversión solicitadas para ese rol. Se pueden ver varias instancias de la misma inversión agrupadas bajo un nombre de rol, porque un rol se puede adjudicar varias veces a una única inversión.
La siguiente imagen muestra la vista Solicitudes. Las inversiones prerreservadas se muestran con un sombreado en azul mientras que las inversiones reservadas en firme se muestran sin ningún sombreado.
La imagen muestra la vista solicitudes de rol
La imagen muestra la vista solicitudes de rol
Para reemplazar un rol, verifique que se aplican las condiciones siguientes:
  • Se dispone de los derechos de visualización de inversiones combinados con los derechos de reserva en firme sobre los roles. O bien, se dispone de los derechos de edición de inversiones combinados con los derechos de prerreserva o de reserva en firme sobre los roles.
  • Se dispone de los derechos de prerreserva o de reserva en firme sobre los recursos con nombre que se pueden seleccionar para reemplazar los roles.
  • El recurso con nombre seleccionado todavía no está asignado a la inversión.
No se pueden cambiar las cantidades de adjudicación (FTE u horas) de los roles desde la vista Solicitudes. Utilice la vista Inversiones con respecto a recursos para editar las cantidades de adjudicación de los roles.
El reemplazo de roles se realiza de uno por otro. Por lo tanto, si la adjudicación del rol excede el 100 %, el recurso de destino asume toda la cantidad, suponiendo que el recurso de destino esté disponible para la adjudicación completa. Por ejemplo, supongamos que tiene un rol con una tasa de disponibilidad diaria de 8 horas. También tiene un recurso con una tasa de disponibilidad diaria de 7,5 horas y ninguno de los dos recursos está reservado en ninguna otra inversión. El recurso está disponible el 100 % de su tasa de disponibilidad diaria. Cuando se lleva a cabo la acción de reemplazo del rol, el recurso consume por completo la adjudicación de rol, y este se elimina de la inversión en la vista Solicitudes.
Si el recurso de destino solamente está disponible de manera parcial, no se puede llevar a cabo el reemplazo de roles. Cuando un recurso de destino presenta un valor de tasa de disponibilidad diaria inferior al 100 %, el rol permanece en la inversión con la cantidad de adjudicación restante solicitada.
Siga estos pasos:
  1. En la vista Solicitudes, expanda el rol para el cual se solicitan las adjudicaciones de inversión.
  2. Haga clic en el nombre de una inversión para la fila de adjudicación para mostrar los detalles de la adjudicación.
  3. Edite los detalles según sea necesario; por ejemplo, la tasa de previsión o el rol solicitado. Se debe disponer de derechos de edición para la inversión. Los campos siguientes necesitan una explicación:
    • Fechas de adjudicación
      Define las fechas de inicio y de finalización de adjudicación para la inversión. Se pueden extender las fechas de adjudicación más allá de las fechas programadas para la inversión siempre y cuando se dispongan de los derechos de edición para la inversión. Si únicamente se dispone de los derechos de visualización para la inversión y de los derechos de reserva en firme sobre el rol, solamente se podrán actualizar las fechas de adjudicación dentro de los límites de las fechas programadas para la inversión.
    • % de adjudicación
      : Define la adjudicación predeterminada para el rol/recurso adjudicado a una inversión. Se puede cambiar la adjudicación para una determinada cuadrícula de período de tiempo editando el valor en línea o estableciendo manualmente el valor en el panel Detalle del rol adjudicado a la inversión.
    • Tasa de previsión
      Define la tasa por hora prevista para la adjudicación de la inversión. Al editar este campo, se actualiza la tasa de previsión solamente para la adjudicación específica, y no para el resto de adjudicaciones. Esta cantidad se utiliza como una tasa solicitada y no se transfiere al reemplazo del rol.
    • Solicitud de rol
      Define un campo de formato libre que se puede actualizar para describir las solicitudes. Se pueden distinguir varias instancias del mismo rol solicitado en una única inversión. Por ejemplo, se puede agregar Administrador de base de datos (DBA) tres veces a una única inversión. Se puede actualizar cada uno para que sea Sr. DBA, DBA, Jr. o DBA-Intern.
    • Gestor de recursos
      Define el nombre del gestor de recursos solicitado. Para volver a asignar esta solicitud de asignación de personal, busque y seleccione un gestor de recursos diferente.
    • Adjudicar a
      Define el recurso con nombre adjudicado a la inversión para reemplazar el rol solicitado. Se puede seleccionar de una lista de sugerencias de recursos para los que se dispone de derechos de reserva en firme o de prerreserva. Si se define un rol principal para un recurso, también se puede ver el rol principal al lado del nombre del recurso.
  4. Haga clic en la lista desplegable situada junto al rol solicitado y seleccione un recurso con nombre para reemplazar el rol. Se puede introducir el nombre del rol para buscar los recursos con un rol principal coincidente.
  5. Haga clic en Reemplazar adjudicación para confirmar el recurso seleccionado como el reemplazo del rol.
Para ver, agregar o responder a los comentarios asociados con una adjudicación, haga clic en el nombre de la adjudicación de la inversión. En el panel Detalles, haga clic en Conversaciones. No es necesario disponer de derechos específicos para la inversión.
Aceptación de una solicitud de adjudicación para un recurso con nombre
Se debe utilizar la vista Inversiones con respecto a recursos para revisar y confirmar las solicitudes de asignación de personal para los recursos con nombre enviadas por el coordinador de proyectos. Por ejemplo, Barb solicita un recurso específico (Mike Jones) para el proyecto Portal de comercio electrónico. Barba introduce las adjudicaciones para Mike en el proyecto. Derrick inicia sesión y observa que Mike Jones está prerreservado para el proyecto Portal de comercio electrónico. Derrick abre las propiedades de la adjudicación de Mike y cambia el estado de la reserva a En firme. Los valores de las vistas de gestión de recursos se actualizan en consecuencia.
También se puede aceptar una solicitud de adjudicación desde la vista Recursos con respecto a inversiones. En la vista, expanda un nombre de recurso para mostrar las adjudicaciones solicitadas. Haga clic en el nombre de una adjudicación de una inversión para mostrar los detalles. En el panel Detalles, cambie el estado de la reserva de Prerreservada a En firme.
Para cambiar el estado de la reserva de Prerreservada a En firme, se debe disponer de derechos de reserva en firme para los recursos con nombre.
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en Recursos con respecto a inversiones para cambiar a la vista Inversiones con respecto a recursos.
  2. Expanda una inversión para ver los recursos y roles solicitados actualmente.
  3. Haga clic en el recurso con nombre para ver los detalles de la solicitud.
  4. Cambie el estado de la reserva de Prerreservada a En firme.
  5. Para ver, agregar o responder a los comentarios acerca de la solicitud, haga clic en Conversaciones.
Filtrado de las solicitudes
De forma predeterminada, la vista muestra todas las solicitudes de roles activas para los que se tiene derechos de reserva. Filtre la vista por gestor de recursos, rol o inversión para ver las solicitudes específicas. Después de seleccionar una vista concreta, se pueden seleccionar varios valores en función de la vista. Se recomienda filtrar la vista en el inicio de sesión inicial. Los cambios se guardan automáticamente y se mantienen en todas las sesiones de inicio de sesión hasta que se modifican de nuevo. Se puede buscar un rol escribiendo directamente el nombre o el ID del rol en el panel de filtro.
En los campos de filtro, utilice una búsqueda implícita por carácter comodín para encontrar un valor. Se puede escribir un nombre parcial o un valor de ID parcial para localizar el valor de búsqueda deseado.
Para utilizar los filtros específicos disponibles en la vista Solicitudes, siga estos pasos:
  • Gestor de recursos
    Seleccione uno más gestores de recursos solicitados para cumplir las solicitudes de roles. La vista mostrará todas las solicitudes asignadas a los gestores de recursos seleccionados. Esta búsqueda se rellena dinámicamente con una lista de gestores de recursos solicitados para los roles solicitados para los cuales se dispone de derechos de reserva. Si la búsqueda está vacía o no muestra su nombre, significará que no hay solicitudes de roles pendientes.
  • Rol
    Seleccione uno o más nombres de roles. El rol seleccionado aparece en la vista. Este es el tipo de rol solicitado. El nombre real de una solicitud de rol puede ser diferente del nombre de rol.
  • Rol con estado activo
    Seleccione el estado de la actividad para los roles para los que dispone de derechos de reserva. La vista mostrará todas las solicitudes de roles para el estado de la actividad seleccionado (por ejemplo, Inactivo). De forma predeterminada, únicamente se mostrarán los roles activos en la vista. Para ver las solicitudes de roles inactivas, utilice esta opción de filtro. Este es un filtro de selección única.
  • Gestor de inversión
    Seleccione uno o varios gestores de inversiones para las inversiones adjudicadas a las solicitudes de roles. La vista mostrará todas las solicitudes para las adjudicaciones para el gestor de inversiones seleccionado.
  • Investment Type
    Seleccione uno o más valores para filtrar las solicitudes de roles según el tipo de inversión.
  • Inversión
    Seleccione las inversiones para las cuales se solicitan adjudicaciones. La vista mostrará todas las solicitudes de roles para la inversión seleccionada.
  • Inversión con estado activo
    Seleccione el estado de la actividad para las inversiones para las cuales se solicitan adjudicaciones. La vista mostrará todas las solicitudes de roles para el estado de la inversión seleccionado (por ejemplo, inversiones inactivas asociadas a los roles solicitados). De forma predeterminada, la vista mostrará tanto las adjudicaciones de inversión activas como las inactivas.
    La siguiente imagen muestra los filtros de selección múltiple disponibles en la vista de solicitudes de roles. Si dispone de derechos globales de previsión, puede seleccionar la casilla de verificación Previsión y ver la información de previsión. En este ejemplo, se cambia el porcentaje de adjudicación y, en consecuencia, la cantidad de previsión también cambia según la tasa de previsión.
    Este GIF muestra los filtros de selección múltiple en la vista Solicitudes de roles y cómo se puede activar la información de previsión.