Gestión del registro de tiempo para los miembros del equipo

ccppmop158
El
gestor de recursos
utiliza el producto para gestionar el registro de horas de los recursos de empleados que se presentan. El
gestor de proyectos
usa el producto con el fin de gestionar el registro de horas para las tareas del proyecto.
Los recursos emplean hojas de tiempo semanales con objeto de realizar un seguimiento del tiempo y las actividades. Los recursos acceden a las hojas de tiempo actuales y registran el tiempo real que han empleado en las tareas que se les han adjudicado (normalmente, en horas). Los recursos registran el tiempo de las asignaciones, como las tareas del proyecto, los incidentes, el trabajo indirecto y cualquier momento que empleen en otras actividades.
Se pueden modificar los proyectos y tareas en función de las cuales los recursos individuales pueden registrar tiempo. Cuando un recurso envía una hoja de tiempo para su aprobación, se recibe una acción para revisar la hoja de tiempo. Esta hoja de tiempo se aprueba o devuelve al recurso para que realice correcciones.
Los gestores de proyectos reciben notificaciones únicamente para la hoja de tiempo que contiene tareas en sus proyectos.
Cuando se aprueba una hoja de tiempo, el tiempo de cada tarea se publica en los datos reales. Los gestores de proyectos pueden comparar el tiempo real que se ha registrado con las estimaciones y así supervisar el progreso de los proyectos.
Requisitos previos
  • Haber configurado los recursos, las tareas del proyecto y las actividades.
  • Los recursos han configurado la aplicación para que envíe notificaciones para determinadas condiciones, como cuando vence la hoja de tiempo.
  • Los recursos completan y envían sus hojas de tiempo.
El siguiente diagrama describe cómo un recurso o gestor de proyectos gestiona el registro de tiempo de sus subordinados directos:
Imagen que describe cómo un recurso o gestor de proyectos gestiona el registro de tiempo de sus subordinados directos
Imagen que describe cómo un recurso o gestor de proyectos gestiona el registro de tiempo de sus subordinados directos
Siga estos pasos:
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Actualización de los permisos de la hoja de tiempo
Como gestor de proyectos o recursos, ajusta manualmente la capacidad de los recursos de empleados de especificar tiempo para tareas y proyectos concretos. Cambia las tareas y los proyectos de los que los recursos pueden generar informes.
Desactivación de la entrada de tiempo para un recurso
Al desactivar la opción de entrada de tiempo para un recurso, este ya no puede utilizar la funcionalidad de hoja de tiempo. Incluso si dispone de los derechos de acceso necesarios, no podrá crear ni editar hojas de tiempo. El sistema generará un mensaje de error.
  1. Haga clic en
    Página principal
    ,
    Gestión de recursos
    ,
    Recursos
    .
  2. Haga clic en el nombre del recurso.
  3. Haga clic en
    Propiedades
    ,
    Valores de configuración
    .
  4. Anule la selección de la casilla de verificación
    Abierto para la entrada de tiempo
    .
  5. Haga clic en
    Save
    .
Desactivación de la entrada de tiempo para un proyecto
El siguiente procedimiento se aplica a nivel de proyecto e impide que un usuario introduzca tiempo para el proyecto.
  1. Haga clic en
    Página principal
    ,
    Gestión de la cartera
    y
    Proyectos
    .
  2. Haga clic en el nombre del proyecto.
  3. Haga clic en
    Propiedades
    ,
    Valores de configuración
    .
  4. Anule la selección de la casilla de verificación
    Abierto para la entrada de tiempo
    .
  5. Haga clic en
    Save
    .
Desactivación de la entrada de tiempo para un equipo del proyecto
El siguiente procedimiento se aplica a nivel de equipo del proyecto e impide que un usuario introduzca tiempo para un recurso o el equipo.
  1. Haga clic en
    Página principal
    ,
    Gestión de la cartera
    y
    Proyectos
    .
  2. Haga clic en el nombre del proyecto.
  3. Haga clic en la ficha
    Equipo
    .
  4. Para cada recurso o rol, haga clic en la celda
    Abierto para entrada de tiempo
    y seleccione
    No
    .
  5. Haga clic en
    Save
    .
Desactivación de la entrada de tiempo para una tarea
  1. Haga clic en
    Página principal
    ,
    Gestión de la cartera
    y
    Proyectos
    .
  2. Haga clic en el nombre del proyecto.
  3. Haga clic en
    Tareas
    para mostrar la lista de tareas.
  4. Haga clic en el nombre de la tarea.
  5. Haga clic en
    Propiedades
    ,
    Valores de configuración
    .
  6. Anule la selección de la casilla de verificación
    Abierto para la entrada de tiempo
    .
  7. Haga clic en
    Save
    .
Notificación a los recursos acerca del vencimiento de las hojas de tiempo
Los recursos suelen enviar hojas de tiempo semanalmente, lo que proporciona tiempo a los gestores para que las revisen y aprueben. Si un empleado no envía una hoja de tiempo puntualmente, se le puede enviar una notificación.
Cuando se notifique a los recursos, reciben notificaciones en una o varias de las siguientes formas dependiendo de cómo se configuran para recibir una notificación:
  • Una alerta
  • Un correo electrónico en la bandeja de entrada
  • Un mensaje de texto en su teléfono en función de un número de teléfono válido en el perfil del recurso
Consulte para obtener más información sobre cómo se pueden configurar los recursos para recibir notificaciones del sistema.
El texto de la notificación se basa en la hoja de tiempo: las plantillas de notificaciones de vencimiento se encuentran disponibles en la herramienta de administración.
Siga estos pasos:
  1. Abra la hoja de tiempo del recurso.
    Aparecerá la página Hoja de tiempo.
  2. Haga clic en Notificar.
    Se envía al empleado una notificación acerca del vencimiento de la hoja de tiempo.
Procesamiento de las hoja de tiempo enviadas
Cuando un recurso envía una hoja de tiempo, usted recibe una notificación para revisar dicha hoja. Como gestor de recursos o proyectos, debe revisar y aprobar el tiempo que se registra para cada proyecto o tarea.
Los gestores de proyectos únicamente reciben notificaciones de envío de la hoja de tiempo si esta contiene elementos asociados a ella. Se envían notificaciones a los usuarios que dispongan de los derechos de acceso
Hoja de tiempo del recurso - Aprobación
a nivel de la instancia. No se envía ninguna notificación para los usuarios con derechos de acceso global de aprobación. Esta política impide que haya demasiados mensajes de correo electrónico no deseado para ese usuario.
Siga estos pasos:
  1. Abra Página principal y, en Personal, haga clic en Hojas de tiempo.
  2. Filtre las hojas de tiempo enviadas.
  3. Abra la hoja de tiempo que se debe procesar.
  4. Haga clic en el icono Notas de la hoja de tiempo para agregar o editar notas en función de las entradas individuales o la hoja de tiempo completa (opcional).
  5. Realice uno de los pasos siguientes:
    • Aprobar:
      Se aprueba la hoja de tiempo y el tiempo que se registra en cada tarea se agrega a los datos reales de cada tarea.
    • Devolver hoja de tiempo:
      Clarity PPM
      devuelve la hoja de tiempo para que el recurso la corrija y se le notifica que se le ha devuelto la hoja de tiempo.
Restauración de valores predeterminados de la hoja de tiempo
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en
    Administración
    ,
    Gestión de proyectos
    ,
    Opciones de la hoja de tiempo
    .
    Aparecerá la página Opciones de la hoja de tiempo.
  2. Haga clic en
    Restaurar valores predeterminados
    .
  3. Haga clic en
    para confirmar.
    Aparecerá la página Opciones de la hoja de tiempo.
  4. Guarde los cambios realizados.