MSP: Intercambio de datos con
Clarity PPM

ccppmop158
Cuando se abre o guarda un proyecto con Microsoft Project (MSP), Schedule Connect coordina el intercambio de datos y las actualizaciones entre
Clarity PPM
y MSP, incluso cuando se producen cambios simultáneamente. Para activar el intercambio de datos, asigne campos de MSP a los campos de
Clarity PPM
. La información clave como, por ejemplo, los recursos y las reglas de coste, se controla en
Clarity PPM
. Si se modifica esta información en MSP, los cambios no se guardan en
Clarity PPM
.
2
Si trabaja en
Clarity PPM
Studio, introduzca el campo PRNAME en la tabla MSPField en minúsculas y establezca el valor del ID del atributo.
Clarity PPM
Studio utiliza este valor. Sin embargo,
Clarity PPM
no asigna atributos de asignación personalizados a Microsoft Project.
Apertura de proyectos en Microsoft Project
Puede abrir cualquier proyecto activo para el que tenga derechos de visualización o edición desde
Clarity PPM
. Para abrir proyectos desde
Clarity PPM
, deberán tener el formato de MSP. Las tareas que se crean con fechas establecidas en
Clarity PPM
que sean diferentes de la fecha de inicio del proyecto adquieren la restricción
No comenzar antes de
para que no se ejecuten todavía. La estimación de trabajo para cada rol en cada tarea se carga en Microsoft Project, incluida la distribución del trabajo en el tiempo.
Los derechos de acceso para ver o editar un proyecto permiten abrir el proyecto en modo de solo lectura o lectura/escritura desde
Clarity PPM
en Microsoft Project. Si se asignan derechos de acceso de solo lectura a un proyecto o si el proyecto está bloqueado actualmente, se puede abrir el proyecto en modo de solo lectura.
No puede abrir proyectos con el mismo ID del proyecto y el mismo nombre del archivo MPP en Microsoft Project desde diferentes servidores de
Clarity PPM
en el equipo. Para abrir correctamente un proyecto en esta situación, en primer lugar suprima el archivo MPP que ha guardado localmente. A continuación, abra el proyecto con el ID del proyecto duplicado de los otros servidores de
Clarity PPM
.
Siga estos pasos:
  1. Si el proyecto está abierto en Microsoft Project, guárdelo y ciérrelo.
  2. Cierre todos los cuadros de diálogo abiertos o permita que finalicen las interacciones con Microsoft Project.
  3. Realice estos pasos al intentar abrir un proyecto desde un servidor de
    Clarity PPM
    diferente:
    1. Salga de Microsoft Project.
    2. Cambie la configuración del servidor en Schedule Connect.
  4. Seleccione Microsoft Project en el menú
    Abrir en el programador
    .
  5. Seleccione una de las siguientes opciones:
    • Solo lectura: Abre el proyecto desbloqueado en Microsoft Project.
      Lectura-Escritura. (Predeterminado) Abre el proyecto en Microsoft Project y bloquea el proyecto en
      Clarity PPM
      .
      Si los derechos de acceso solo permiten ver el proyecto o si otro usuario bloquea el proyecto, la opción Solo lectura estará seleccionada de forma predeterminada y el cuadro de lista no estará disponible.
  6. Haga clic en
    Ir
    .
  7. Cuando abra un proyecto de
    Clarity PPM
    en Microsoft Project, ocurrirá lo siguiente:
    • Su inicio de sesión en
      Clarity PPM
      se enviará automáticamente a Microsoft Project. No es necesario iniciar sesión en Schedule Connect para abrir un proyecto de
      Clarity PPM
      en Microsoft Project.
    • El proyecto se abrirá en Microsoft Project. Si Microsoft Project ya se está ejecutando, se utilizará esa instancia de Microsoft Project. Todos los proyectos que ya estén abiertos en Microsoft Project permanecerán abiertos.
    • Si abre el proyecto de
      Clarity PPM
      en Microsoft Project en modo de lectura/escritura, otros usuarios solo podrán abrirlo en modo de solo lectura.
Apertura de proyectos de
Clarity PPM
en Microsoft Project
Después de configurar la conexión a un servidor de
Clarity PPM
, puede abrir un proyecto de
Clarity PPM
en Microsoft Project. Puede abrir cualquier proyecto activo de
Clarity PPM
para el que tenga derechos de visualización o edición.
La ventana Abrir desde Clarity muestra una lista de proyectos activos de
Clarity PPM
, con formato para Microsoft Project, que se pueden editar o ver.
Siga estos pasos:
  1. Inicie Microsoft Project.
  2. Haga clic en la ficha
    CA Clarity PPM Integration
    y elija
    Open
    .
  3. Ver la siguiente información:
    • Project ID
      Define el identificador único para el proyecto que se encuentra normalmente numerado automáticamente.
      Límite:
      20 caracteres.
      Obligatorio:
    • Nombre
      Muestra el nombre del proyecto. Este valor se basa en el campo Nombre del proyecto en la página de propiedades del proyecto.
    • Locked By
      Define el nombre de usuario del recurso que está editando el proyecto en ese momento.
    • Manager
      Especifica la dirección de correo electrónico del recurso responsable de la gestión del proyecto.
  4. Seleccione el proyecto y haga clic en Open.
    Si el proyecto está bloqueado y se ha guardado localmente, se le pedirá que abra la versión de
    Clarity PPM
    y que sustituya la versión local.
  5. Haga clic en Yes para abrir la versión de
    Clarity PPM
    .
Opciones Save y Save As de Microsoft Project
Cuando se guarda un proyecto que se ha actualizado en Microsoft Project (MSP) en
Clarity PPM
, el proyecto guardado refleja la programación actualizada. El archivo MPP del proyecto se carga en
Clarity PPM
para incluir la información discreta como las programaciones de las tareas y las cantidades de trabajo de los recursos.
Si está utilizando la interfaz de Microsoft Project (la versión más reciente y
no
la versión heredada), no podrá realizar la acción
Save As
en un proyecto existente de
Clarity PPM
.
Utilice
Save
y
Save As
en Microsoft Project para guardar el archivo localmente. Utilice Schedule Connect para guardar proyectos en
Clarity PPM
.
Si sale de Microsoft Project sin guardar el proyecto localmente, se le pedirá que guarde el proyecto. Si lo hace, el proyecto se guardará de forma local pero no se volverá a guardar en
Clarity PPM
. Se guarda en
Clarity PPM
utilizando el botón
Save
del menú
Clarity PPM
Integration
.
Cómo guardar nuevos proyectos en
Clarity PPM
desde Microsoft Project
Se puede crear un proyecto en Microsoft Project y, a continuación, guardarlo en
Clarity PPM
. Se presupone lo siguiente:
  • El usuario tiene derechos de acceso para crear proyectos en
    Clarity PPM
    .
  • Los recursos o códigos de cargo a los que se hace referencia en el proyecto existen en
    Clarity PPM
    .
  • El proyecto no está protegido con contraseña. Para verificar si el proyecto está protegido con contraseña, seleccione la opción Save.
Al guardar en
Clarity PPM
un proyecto nuevo que se ha creado en Microsoft Project, se producirán automáticamente las siguientes acciones:
  • Se convertirá en el gestor de proyectos de
    Clarity PPM
    .
  • El proyecto está bloqueado en
    Clarity PPM
    .
  • El proyecto permanece abierto en Microsoft Project.
Si el ID del proyecto existe en
Clarity PPM
, puede guardar un proyecto sobrescribiéndolo en otro existente; para ello, debe hacer clic en
Guardar como...
en la barra de herramientas
Integración de
Clarity PPM
. Si se sobrescribe un proyecto existente, la información del nuevo proyecto sustituirá la información del proyecto existente. Las tareas no planificadas y las tareas asignadas con datos reales se mueven a la fase de resumen Deleted Tasks como tareas suprimidas.
Si abre un proyecto desde
Clarity PPM
, el ID del proyecto que se almacena en el archivo MPP se utilizará como el ID del proyecto predeterminado. Si el proyecto no se abre desde
Clarity PPM
, el título del proyecto se utilizará como el ID del proyecto.
Para cambiar el ID del proyecto, cree un proyecto en
Clarity PPM
. Los ID de proyecto son únicos. Si existe el ID del proyecto, puede sustituir el proyecto existente por la información del nuevo proyecto.
Si cambia el ID, el nombre del archivo MPP cambia para que coincida.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto en Microsoft Project.
  2. Haga clic en la barra de menús
    Integración de CA Clarity PPM
    y haga clic en Guardar como... para ver una lista de proyectos activos para los que tiene derechos de acceso.
  3. Defina la siguiente información:
    • Project ID
      . Define el identificador único para el proyecto que se encuentra normalmente numerado automáticamente.
      Límite:
      20 caracteres.
      Obligatorio:
    • Local file name
      . Define la ruta local predeterminada y el nombre del archivo MPP del proyecto. De forma predeterminada, el nombre del archivo MPP es el ID del proyecto. Si el nombre del proyecto ya existe, la información del nuevo proyecto sustituirá la del que ya existía.
      La ruta y el nombre de archivo se basan en los valores de configuración de Tools, Option y Save en Microsoft Project. Los cambios realizados en la configuración no surten efecto hasta la próxima vez que inicie Microsoft Project.
      Track Mode
      . Indica el método de seguimiento que utilizan las asignaciones de recursos para introducir el tiempo dedicado en las tareas del proyecto.
      Valores:
      • Clarity. (Predeterminado) Las asignaciones de recursos utilizan hojas de tiempo para introducir tiempo en las tareas que tienen asignadas.
      • Ninguno. Los recursos que no son los de trabajo realizan el seguimiento de los datos reales mediante los registros de transacciones financieras o mediante un programador de escritorio como, por ejemplo, Open Workbench o Microsoft Project.
      • Otro. Los datos reales se importan mediante una aplicación de terceros.
  4. Guarde el proyecto.
Cómo guardar copias de proyectos existentes de
Clarity PPM
como proyectos nuevos
Cuando se guarda una copia de un proyecto existente de
Clarity PPM
como un proyecto nuevo, toda la información del proyecto se copia en el nuevo proyecto. Ambos proyectos existen independientemente el uno del otro. No se comparte ningún archivo. Además, los bloqueos se eliminan del proyecto, a menos que se guarde localmente como un archivo MPP mediante las funciones estándares de guardado de Microsoft Project.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto en Microsoft Project desde
    Clarity PPM
    .
  2. Haga clic en la ficha
    Clarity PPM
    Integration
    y seleccione Save As...
  3. Introduzca un ID de proyecto de
    Clarity PPM
    que sea nuevo y único, y haga clic en Save As.
    Se guarda una copia del proyecto como un proyecto nuevo en
    Clarity PPM
    .
Cómo guardar proyectos existentes en
Clarity PPM
desde Microsoft Project
Para guardar un proyecto existente en
Clarity PPM
, debe tener derechos de acceso de edición y una opción de bloqueo en el proyecto. No se puede guardar cuando otro usuario ha bloqueado el proyecto o cuando el usuario no lo ha bloqueado. En caso necesario, se puede forzar que se guarde el proyecto. Una vez que haya guardado el proyecto existente, puede continuar modificando el proyecto.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto en Microsoft Project.
  2. Haga clic en la barra de menús
    Clarity PPM
    Integration
    y haga clic en Save As...
    El proyecto permanece abierto y bloqueado. Si no tiene un bloqueo en el proyecto, puede forzar que se guarde.
  3. Haga clic en Sí.
Recuperación de datos desde Microsoft Project
Al guardar un proyecto en
Clarity PPM
, se actualiza la información sobre un proyecto, incluidas las tareas y las asignaciones. Se aplican las excepciones siguientes:
  • La información sobre los recursos y los códigos de cargo no se actualiza ni se crea.
  • No se actualiza la información de seguimiento de tiempo sobre las asignaciones de seguimiento, como las horas reales.
  • Las tareas y las asignaciones no planificadas no se actualizan ni se suprimen, incluso cuando se fuerza un proceso para guardarlas.
  • Las ediciones manuales de la información de la línea de referencia no se guardan.
No se pueden suprimir proyectos, tareas ni miembros del personal del equipo que han enviado datos reales en las hojas de tiempo. No se pueden eliminar las asignaciones de recursos de las tareas que han enviado datos reales. Cuando se intenta suprimir una asignación con datos reales, las estimaciones (ETC) se establecen en cero. Cuando se intenta suprimir una tarea con datos reales, la tarea se marca como
Finalizada
.
Las tareas se reubican en una tarea de resumen Tareas suprimidas en la estructura de desglose del trabajo (WBS).
Clarity PPM
crea esta fase o reutiliza una fase existente y establece el ID de la tarea en un valor que no está localizado.
Clarity PPM
y Microsoft Project pueden reconocer la tarea en función de la configuración del idioma.
Cuando se abre un proyecto en Microsoft Project, la información de costes se recupera de la matriz de costes financieros en
Clarity PPM
. Las tasas de coste determinan el coste asociado a un recurso asignado a una tarea del proyecto. Las tasas de coste de Microsoft Project se recuperan del campo Coste en la matriz de costes de
Clarity PPM
. Estos costes se muestran a lo largo del tiempo por tarea y a nivel del proyecto.
Microsoft Project admite las tasas de coste variables en el tiempo y específicas del proyecto. Los cambios que se realizan en las tasas de coste en Microsoft Project son solo para propósitos
hipotéticos
y no se pueden guardar en
Clarity PPM
.
Cambios de la hoja de tiempo y de la transacción simultáneos
Microsoft Project combina cualquier cambio simultáneo que se produzca en las hojas de tiempo y en las transacciones. Se pueden actualizar las hojas de tiempo o las transacciones financieras en
Clarity PPM
que puedan afectar a la información sobre los proyectos que se están actualizando. Cuando un proyecto está bloqueado, se bloquean la mayoría de las actualizaciones de las hojas de tiempo y de las transacciones que afectan a un proyecto. Los cambios siguientes se conservan y se combinan al guardar proyectos en
Clarity PPM
:
  • Tareas no planificadas
    . Las tareas no planificadas se colocan en una tarea resumen Tareas no planificadas en Microsoft Project hasta que un gestor de proyectos las mueva. Las tareas no planificadas ocurren cuando los miembros del personal hacen lo siguiente:
    • Crear nuevas tareas no planificadas.
    • Crear una asignación no planificada registrando el tiempo real con respecto a las tareas a las que no se han asignado los miembros del personal del equipo.
    Cuando se guarda el proyecto en
    Clarity PPM
    , no se suprimen las asignaciones ni las tareas no planificadas. Cualquier tarea o asignación no planificadas que se abren en Microsoft Project se marcan como
    Planificadas
    . Se pueden suprimir tareas y asignaciones no planificadas de Microsoft Project más adelante.
  • Estimaciones pendientes
    . Los miembros del personal del equipo pueden establecer estimaciones pendientes (ETC) en
    Clarity PPM
    . Si cambia este campo de Microsoft Project a una asignación de seguimiento, el cambio se ignorará cuando se vuelva a guardar el proyecto en
    Clarity PPM
    con una excepción. Esta excepción se produce cuando se aceptan o rechazan los valores de estimación pendiente y un miembro del personal del equipo no está modificando simultáneamente la estimación en
    Clarity PPM
    .
  • Notas
    . Los miembros del personal pueden agregar notas a las tareas de
    Clarity PPM
    .
  • Datos reales
    . Tanto los datos reales aprobados como los que no se han aprobado se muestran como datos reales pendientes en el plan del proyecto.
Se realiza un seguimiento de las asignaciones cuando el campo Modo de seguimiento de
Clarity PPM
se establece en Clarity u Otro para los proyectos y recursos asociados.
Clarity PPM
se ocupa del mantenimiento de la información de los campos Datos reales, Datos reales hasta la fecha, Datos reales pendientes y Estimaciones pendientes (excepto si se dejan en blanco). Se ignora cualquier cambio realizado en campos de Microsoft Project.
Hojas de tiempo y datos reales registrados
Las hojas de tiempo de
Clarity PPM
afectan a los datos reales de Microsoft Project (MSP). Las asignaciones de recursos de su proyecto normalmente utilizan hojas de tiempo en
Clarity PPM
para introducir el trabajo semanal en las tareas asignadas. Estas hojas de tiempo incluyen automáticamente las tareas que se han programado para la semana. Los recursos envían su hoja de tiempo y el gestor de proyectos las aprueba antes de publicarlas en el plan del proyecto. Los datos reales pendientes aparecen en Microsoft Project antes de publicar los datos reales.
Asigne el campo
Datos reales pendientes
de
Clarity PPM
a un campo numérico personalizado en Microsoft Project.
Cuando se registra una hoja de tiempo, se ajustan las estimaciones (ETC) sobre las asignaciones para las que un recurso introduce los datos reales de la hoja de tiempo. Por lo general, la ETC reduce la cantidad de datos reales, de modo que el trabajo total de la asignación sigue siendo el mismo.
En Microsoft Project, las asignaciones con un contorno de trabajo asignado en Con contorno (Fijo en
Clarity PPM
) se procesan de forma diferente. En este caso, la ETC que se programa para la semana o con anterioridad a ella se sustituye por los datos reales. Además, se conserva la ETC programada después de la semana. El resultado, en función de cuándo se programen las estimaciones en Microsoft Project, puede aumentar o disminuir el trabajo total.
En Microsoft Project, las asignaciones de contorno de trabajo se restablecen a Con contorno si se edita la distribución del trabajo. Si se modifican las distribuciones del trabajo real o restante total, el contorno de trabajo no se modificará.
La mayoría de las veces, el registro de una hoja de tiempo no cambia inmediatamente las fechas de finalización de las tareas de la hoja de tiempo. Por ejemplo, cuando el trabajo de una tarea tarda más de lo planificado (se han introducido más datos reales de lo planificado), el resultado es una nueva ETC reducida. Se finaliza menos trabajo en una tarea que lo que se había planificado para la semana, se programa con una tasa más alta dentro de la programación de la tarea. En este caso, cuando se abre el proyecto de
Clarity PPM
en Microsoft Project, la tarea se vuelve a programar y la fecha de finalización se retrasa.
Se supone que una hoja de tiempo registrada tiene la contabilidad completa del trabajo del proyecto que el recurso ha realizado esa semana. Una tarea programada que no aparece en la hoja de tiempo implica que el recurso no ha completado ningún trabajo en esa tarea. El gestor de proyectos debe volver a programar la tarea para la siguiente semana o para más adelante.
Cuando se abre un proyecto de
Clarity PPM
en Microsoft Project, se programa incluso si se utiliza la opción
Manual Calculation
en Microsoft Project. Como resultado, las fechas de finalización de la tarea y la distribución de trabajo de los recursos en Microsoft Project pueden ser diferentes de las de
Clarity PPM
. Después de registrar los datos reales, rehaga el plan. Al rehacer el plan se garantiza que el trabajo estará equilibrado. Además, la tasa de progreso no exige un cambio del alcance, secuencia u otros elementos del proyecto.
Duraciones transcurridas en Microsoft Project
Los gestores de proyectos pueden introducir la duración como días laborables o días transcurridos (días naturales) en Microsoft Project. Una duración transcurrida es la cantidad de tiempo que se tarda en finalizar una tarea, teniendo como base un día de 24 horas y una semana de 7 días, incluidas las vacaciones y otros días no laborables. Para programar tareas a fin de que se ejecuten durante el horario laboral o no laboral, el gestor de proyectos asigna una duración transcurrida a una tarea (debe preceder la abreviatura de la duración con la letra
e
) en Microsoft Project. Por ejemplo,
3ed
indica que han transcurrido tres días, con independencia de que sean laborables o no laborables. Se puede definir la duración transcurrida en días, semanas o meses solamente (no se admiten las horas).
La interfaz de Microsoft Project (
no
la versión heredada) conserva los valores de duración transcurrida cuando se abre un proyecto de Microsoft Project y se guarda en
Clarity PPM
. En el caso de las dependencias de la tarea de Microsoft Project, esta interfaz también conserva las duraciones transcurridas, tanto para los adelantos (aceleraciones o solapamientos) como para los retrasos (demoras o discontinuidades) en la programación. Se admiten los siguientes tipos de dependencia:
  • Fin-Inicio
  • Inicio-Inicio
  • Inicio-Fin
  • Fin-Fin
Sin embargo, las duraciones transcurridas se pueden ver y editar solo en Microsoft Project. Las duraciones transcurridas de Microsoft Project se mantienen en
Clarity PPM
, a menos que se modifique la fecha de inicio o finalización, la duración o las dependencias de la tarea. Si lo hace, las duraciones se convierten en días laborables.
Se requiere Microsoft Project 2010 o una versión posterior para conservar las duraciones transcurridas en
Clarity PPM
.
La Interfaz heredada de Microsoft Project
no
conserva los valores de Microsoft Project en
Clarity PPM
. Las duraciones que son días transcurridos en Microsoft Project se convierten en días laborables en
Clarity PPM
.
Actualizaciones de
Clarity PPM
que afectan a las duraciones transcurridas en MSP
Las acciones en
Clarity PPM
que afectan a los valores de inicio, finalización o duración de la tarea anulan los valores que se guardaron en MSP. A continuación, se muestran algunos ejemplos de acciones en
Clarity PPM
que pueden afectar a los valores de duración transcurrida que se han introducido previamente en MSP:
  • Ejecución de la programación automática
  • Cambio de la fecha de inicio de la tarea
  • Cambio de la fecha de finalización de la tarea
  • Edición de asignaciones de tareas que afectan a las fechas de inicio o de finalización de la tarea
  • Cambio de las fechas de inicio o finalización del proyecto (si la tarea se encuentra fuera de las nuevas fechas)
  • Registro de datos reales para las asignaciones de tareas:
    • Según la ETC que permanezca después del registro, la fecha de finalización de la tarea puede cambiar.
    • Si el registro actualiza la fecha de finalización de la tarea, la duración transcurrida se vuelve a calcular como días laborables.
  • Edición de dependencias de las tareas a medida que convierte el valor transcurrido en días laborables. Por ejemplo:
    • Uso de la vista de Gantt para arrastrar y soltar una dependencia de la tarea
    • Edición del contacto de la dependencia o el tiempo de retraso en la página Propiedades o Dependencias de la tarea
Dependencias externas de Microsoft Project
Se pueden insertar dependencias en un proyecto abierto sin tener que abrir el proyecto desde el que se ha creado la relación dependiente. En Microsoft Project (MSP), se pueden insertar dependencias introduciendo el nombre de archivo y el ID de tarea de la tarea dependiente.
Si una tarea tiene una dependencia en otra tarea de un proyecto diferente, el ID del segundo proyecto no se muestra con el nombre de su tarea en Microsoft Project. Si utiliza un controlador de Microsoft Project antes de la versión 14.x, el ID del proyecto se muestra con la columna Nombre de la tarea en este formato: IDProyecto\nombreTarea. Con los nuevos controladores de Microsoft Project, solo se muestra el nombre de la tarea.
Por ejemplo, la siguiente imagen muestra el proyecto PR1059 y una tarea
Network Map
que tiene una dependencia en la tarea
Define Scope
de otro proyecto, PR1028. Cuando se utiliza el controlador de la versión 14.2, el nombre de la tarea aparece en Microsoft Project.
Imagen que muestra las tareas dependientes en Microsoft Project.
Cuando se guarda un proyecto con dependencias externas, las tareas externas se actualizan según sea necesario.