Creación de proyectos a partir de plantillas del proyecto

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Se pueden crear proyectos a partir de las plantillas del proyecto que se basan en las asignaciones de rol y de tarea estándares conforme a un tipo de proyecto. Las plantillas ayudan a garantizar uniformidad y eficiencia en la creación de proyectos. Utilice una plantilla de proyecto para copiar el contenido de la plantilla en un nuevo proyecto en lugar de crear un proyecto desde cero. También se puede escalar el presupuesto y la estimación del trabajo del proyecto completo. Para realizar la escalación, es preciso utilizar un porcentaje especificado, en lugar de copiar el contenido de un proyecto de plantilla tal cual. Se puede modificar cualquier información en el proyecto nuevo, la cual se copia de la plantilla.
Puede cambiar las plantillas del proyecto para que se adapten a las necesidades de su organización. También es posible duplicar las plantillas para crear nuevas para cada tipo de proyecto.
Uso de plantillas de proyecto con procesos
Las plantillas de proyecto pueden tener procesos asociados. El comportamiento de copia se ve afectado cuando se crea un proyecto con una plantilla con procesos asociados. Para que el personal y la WBS se copien en el nuevo proyecto, compruebe que el proceso de plantilla incluye las siguientes acciones de sistema:
  • Copiar la estructura de desglose del trabajo desde la plantilla. La acción del sistema copia las tareas de WBS y cualquier miembro del personal que está asignado a las tareas. Los miembros del personal deben asignarse a las tareas de la estructura de desglose del trabajo que se copian. Cuando utilice un proceso de plantilla, utilice esta acción de sistema para copiar las tareas de la estructura de desglose del trabajo y cualquier miembro del personal asignado de la plantilla.
  • Copiar personal desde plantilla Copia todo el personal de la plantilla (sin tener en cuenta si los miembros del personal están asignados a las tareas de WBS). Cuando utilice un proceso de plantilla, utilice esta acción del sistema para copiar todo el personal de la plantilla que no esté necesariamente asignado a tareas.
Designación de los proyectos como plantillas
Para que la creación del proyecto sea más eficaz, como propietario del proyecto, debe designar un proyecto como una plantilla de proyecto. A continuación, utilice la plantilla para crear proyectos nuevos. Antes de designar un proyecto como una plantilla de proyecto, asegúrese de que se cumplen las siguientes condiciones:
  • El proyecto no contiene ninguna entradas de tiempo con un valor mayor que cero.
  • El proyecto se cierra financieramente.
  • El proyecto no está asociado a transacciones (publicadas o no).
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto.
  2. Rellene el campo siguiente:
    • Plantilla
      Especifica la utilización del proyecto como una plantilla del proyecto para crear otros proyectos.
      Valor predeterminado:
      Desactivado.
      Obligatorio:
      No
      Seleccione la casilla de verificación.
  3. Guarde los cambios realizados.
Rellene Proyectos desde Plantilla
Para rellenar un proyecto nuevo, copie la información de una plantilla existente. Por ejemplo, puede copiar los tipos siguientes de información:
  • Las tareas y las estimaciones de tarea (ETC)
  • Las asignaciones de personal
  • Los planes de costes y beneficios
Cuando se copia un proyecto o solo las tareas desde una plantilla en
PPM (versión clásica)
, también se copian todos los vínculos del proyecto, el color del banner del proyecto y los asuntos pendientes. Los vínculos del proyecto se muestran en
PPM (versión clásica)
o en la nueva interfaz de usuario. Los asuntos pendientes y los colores del banner únicamente se muestran en
Clarity
. Consulte
Clarity
: Tareas, fases, hitos y asuntos pendientes del proyecto
.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto.
  2. Abra el menú Acciones, situado en el lado superior derecho de la página, y haga clic en Copiar proyecto de plantilla.
    Se mostrará la página Seleccionar plantilla de proyecto.
  3. Seleccione el botón que se encuentra al lado de la plantilla del proyecto y haga clic en Siguiente.
    Aparecerá la página Copiar opciones de plantilla.
  4. Rellene los campos siguientes:
    • Nombre de plantilla
      Muestra el nombre de la plantilla de proyecto, cuyos datos se utilizarán para rellenar el nuevo proyecto. Utilizar una plantilla para crear un proyecto con los siguientes tipos de información predefinida:
      • Roles del proyecto
      • Estructura de desglose del trabajo.
      • Planes financieros.
      • Documentos del proyecto
      Las plantillas permiten implementar proyectos con elementos comunes en la organización.
    • Escalar trabajo en
      Define el porcentaje que deben aumentar o reducir las estimaciones de trabajo en cada tarea para el nuevo proyecto. La escala es relativa a la plantilla.
      Valores:
      0-100 (donde cero significa que no hay cambios)
      Valor predeterminado
      : Cero
    • Escalar presupuesto en
      Define el porcentaje (positivo o negativo) como un factor de escala para las cantidades expresadas en dólares definidas en los planes de coste y de beneficios del proyecto.
      Valores:
      0-100 (donde cero significa que no hay cambios)
      Valor predeterminado
      : Cero
      Ejemplo
      : El proyecto de plantilla del 01/01/2012 al 31/12/2012 adjudica 10000 $ para el coste planificado y 20000 $ para el beneficio planificado para la duración de proyecto. Si se define el valor Escalar presupuesto en del 20 %, el plan se copia en los nuevos proyectos del siguiente modo. Supongamos que la duración del proyecto es la misma que la plantilla del proyecto:
      • El coste planificado muestra 12000 $ (se aumenta el valor original un 20 % más).
      • El beneficio planificado muestra 24000 $ (se aumenta el valor original un 20 % más).
    • Convertir recursos en roles
      Especifica que deben reemplazarse los recursos en el proyecto nuevo por los roles primarios o los roles de equipo de los recursos con nombre en la plantilla del proyecto. Si un recurso con nombre no tiene ningún rol primario o rol de equipo, el recurso con nombre se conservará en el proyecto nuevo. Esta configuración anulará la configuración de la gestión de proyecto predeterminada en la página Configuración.
      Por ejemplo, un plan de costes utiliza un recurso como un atributo de agrupación. Cuando se selecciona esta casilla de verificación, se copia el plan de costes de la plantilla. Sin embargo, los valores de recurso no se convierten en roles. Es posible que el valor de recurso sea el único valor que distingue una fila de detalle de elementos de línea de otra. Cuando falte este valor, las filas de detalle duplicadas pueden aparecer en el plan de costes.
      Valor predeterminado:
      Desactivado.
  5. Haga clic en Copiar.
Reglas para la copia de planes financieros desde las plantillas de proyecto
Las reglas siguientes se aplican cuando se copian planes financieros desde una plantilla a un proyecto nuevo o existente:
  • La entidad asociada con la plantilla debe coincidir con la entidad asociada al nuevo proyecto. Si no es así, los planes no se copiarán.
  • El ID de un plan financiero en la plantilla no debe coincidir con el ID de un plan financiero en el nuevo proyecto. De lo contrario, el plan financiero de la plantilla se copiará al nuevo proyecto y se agregará un sufijo al ID de plan.
  • Si tanto el proyecto al cual está copiando (el destino) como la plantilla tienen un plan de registro de costes (POR), el proyecto de destino retendrá su plan de registro. El plan de registro de la plantilla se copiará al proyecto de destino como un plan de costes que no es el plan de registro. Los períodos de inicio y final para este plan de costes se basan en las fechas de inicio y de finalización del proyecto de destino.
  • Los procesos activos no pueden ejecutarse en la plantilla. De lo contrario, el plan financiero no se copiará.
  • La plantilla no puede incluir planes de presupuestos enviados, aprobados, o rechazados. De lo contrario, los planes no se copiarán.
Campos de proyecto que se utilizan para la copia de planes financieros
Al copiar planes financieros a partir de una plantilla de proyecto, se utilizan algunos de los campos del proyecto creado en primer lugar. Los campos siguientes del proyecto de plantilla afectan a cómo se copian los planes financieros en el nuevo proyecto:
  • Fecha de inicio
Los períodos de tiempo de los planes financieros que se copian desde la plantilla del proyecto cambian en el proyecto nuevo en función de esta fecha de inicio. El valor de campo Fecha de finalización en la plantilla del proyecto no es relevante para los planes financieros. La fecha de finalización se calcula de forma automática para cada uno de los planes financieros que se basan en la duración del plan original en la plantilla y en las nuevas fechas de inicio.
  • Establecer fechas del coste planificado
    Este campo solo se tiene en cuenta si no existen planes de presupuestos en la plantilla del proyecto. Al seleccionar la opción, se conservan las mismas fechas para el beneficio y el coste planificados en la página de propiedades del presupuesto que las de inicio y finalización del proyecto. Si se anula la selección, se cambian las fechas para el beneficio y el coste planificados. El cambio se basa en la diferencia entre la fecha de inicio del proyecto de plantilla y la del nuevo proyecto.
  • Departamento
    Las reglas siguientes se aplicarán a la estructura organizativa del departamento:
    • Si se define una estructura de desglose de la organización del departamento en la plantilla del proyecto, este valor se copiará al nuevo proyecto.
    • Supongamos que selecciona el mismo departamento o uno diferente que pertenezca a la misma entidad asociada con la plantilla del proyecto. Los planes financieros se copian en el nuevo proyecto.
    • Supongamos que selecciona un departamento diferente que pertenezca a una entidad diferente a la asociada con la plantilla del proyecto. Los planes financieros no se copian en el nuevo proyecto. Sin embargo, las propiedades del presupuesto se copiarán.
  • Escalar presupuesto en
    Define el porcentaje (positivo o negativo) como un factor de escala para las cantidades expresadas en dólares definidas en los planes de coste y de beneficios del proyecto.
    Valores:
    0-100 (donde cero significa que no hay cambios)
    Valor predeterminado
    : Cero
    Ejemplo
    : El proyecto de plantilla del 01/01/2012 al 31/12/2012 adjudica 10000 $ para el coste planificado y 20000 $ para el beneficio planificado para la duración de proyecto. Si se define el valor Escalar presupuesto en del 20 %, el plan se copia en los nuevos proyectos del siguiente modo. Supongamos que la duración del proyecto es la misma que la plantilla del proyecto:
    • El coste planificado muestra 12000 $ (se aumenta el valor original un 20 % más).
    • El beneficio planificado muestra 24000 $ (se aumenta el valor original un 20 % más).
Ejemplo: Cómo se copian las fechas de inicio de los planes financieros desde una plantilla
Este ejemplo muestra cómo se configuran los períodos de inicio y finalización de los planes financieros que se crean mediante la copia de un proyecto desde una plantilla de proyecto. La plantilla con la fecha de inicio en diciembre de 2020 incluye los planes financieros siguientes:
  • El plan de costes A es el plan de registro y comprende dos años, de enero de 2021 a diciembre de 2022.
  • El plan de costes B comprende dos años, de junio de 2021 a junio de 2023.
  • El plan de beneficios C (asociado al plan de costes A) abarca tres años, de enero de 2023 a diciembre de 2026.
  • El plan de beneficios D (asociado al plan de costes B) abarca cuatro años, de julio de 2023 a julio de 2027.
  • El plan de beneficios E (no asociado a ningún plan de costes) comprende cuatro años, de junio de 2023 a junio de 2027.
Al copiar la información de la plantilla a un nuevo proyecto con la fecha de inicio Diciembre de 2021, los planes financieros se cambiarán. Los planes financieros cambian según la nueva fecha de inicio. Sin embargo, los planes mantienen el mismo intervalo de tiempo entre las fechas de inicio y finalización que se han definido originalmente en la plantilla.
Los planes financieros disponen ahora de los nuevos períodos siguientes de tiempo de inicio y de finalización:
  • El plan de costes A es el plan de registro y comprende dos años, de enero de 2022 a diciembre de 2023. Mantiene el lapso de un mes con la fecha de inicio del proyecto como antes.
  • El plan de costes B aún comprende dos años, de junio de 2022 a junio de 2024. Mantiene el lapso de seis meses con la fecha de inicio del proyecto.
  • El plan de beneficios C aún comprende tres años, de enero de 2024 a diciembre de 2027. Mantiene el lapso de dos años y un mes con la fecha de inicio del proyecto.
  • El plan de beneficios D aún comprende cuatro años, de julio de 2024 a julio de 2028. Mantiene el lapso de dos años y siete meses con la fecha de inicio del proyecto.
  • El plan de beneficios E todavía abarca cuatro años, de junio de 2024 a junio de 2028. Mantiene el lapso de dos años y seis meses con la fecha de inicio del proyecto, como anteriormente.
Copiar planes financieros desde las plantillas del proyecto
Siga estos pasos:
  1. Cree los períodos de tiempo fiscales que incluyen las fechas de inicio de los proyectos de plantilla y de destino.
  2. Realice una de las acciones siguientes:
    • Cree un proyecto a través de una plantilla.
    • Rellene un proyecto existente a partir de una plantilla.
    • Cree un proceso que realice una copia desde una plantilla a un proyecto existente.