Gestión de los miembros de personal del equipo

ccppmop159
Se pueden gestionar muchos aspectos de los miembros del equipo, incluyendo la definición de propiedades, el coste del capital, la eliminación de miembros y la sustitución de miembros.
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Definición de las propiedades de los miembros del personal del equipo
Se puede definir y editar las propiedades de un miembro del personal del equipo. Por ejemplo, se puede definir un recurso como abierto para que la entrada de tiempo realice un seguimiento del tiempo que se dedica a las tareas del recurso en la hoja de tiempo.
Siga estos pasos:
  1. Abra un proyecto y haga clic en la ficha
    Equipo
    .
  2. Haga clic en el icono
    Propiedades
    para un recurso o rol.
  3. Rellene los campos siguientes:
    • % de adjudicación predeterminada
      Define el porcentaje de tiempo que desee adjudicar al recurso para este proyecto (es posible introducir 0 por ciento). Esta cantidad se refleja en las columnas Adjudicación y % de adjudicación en la página de personal del equipo del proyecto.
      Valor predeterminado:
      100 %
    • Estado de la reserva
      Define el estado de la reserva para el recurso.
      Valores:
      • Prerreservada: El recurso está programado provisionalmente para trabajar con la inversión.
      • En firme: El recurso está comprometido para trabajar con la inversión.
      • Mixta: El recurso está adjudicado en firme y prerreservado con la inversión o la adjudicación de prerreserva para el recurso no coincide con la adjudicación en firme. Los administradores pueden configurar
        Clarity
        para permitir o no las reservas mixtas.
      Valor predeterminado:
      Prerreserva
    • Estado de la solicitud
      Especifica el estado de la solicitud al vincular una solicitud con el registro del equipo. Los gestores de proyectos utilizan el estado de solicitud para controlar el estado de sus solicitudes y reservar manualmente un recurso sin utilizar una solicitud formal. Este campo es de solo lectura cuando el estado de solicitud es
      Nuevo
      ,
      Abierto
      o
      Propuesto
      , o cuando no hay ninguna petición.
      Valores:
      • Nuevo: El requisito de personal es nuevo. El gestor de proyectos no ha solicitado necesidades de personal.
      • Abierto: La petición de recurso está activada y ahora debe rellenarse.
      • Propuesto: La petición de recurso se ha propuesto.
      • Reservado: El gestor de proyectos ha aceptado el recurso propuesto.
      • Cerrado: Ninguna petición está asociada con el miembro del equipo.
      • Rechazado: No se ha aprobado la solicitud para asignar personal a este recurso o rol para el equipo de esta inversión.
      Valor predeterminado:
      Nuevo
    • Rol de inversión
      Define el rol de los recursos que se solicitan para el proyecto.
      Ejemplo:
      programador, analista de negocio o gestor de productos
    • Unidad de OBS de personal
      Define la afiliación de la unidad OBS del recurso que está asignada al proyecto.
      Valor predeterminado:
      Unidad de estructura de desglose de la organización predeterminada (si este valor se define para el proyecto)
    • Abierto para la entrada de tiempo
      Especifica si el recurso puede usar la hoja de tiempo para realizar un seguimiento del tiempo que se dedica a la asignación de tareas. El valor predeterminado de este campo se utiliza cuando se crea el recurso. Una vez creado el recurso, puede editar el valor predeterminado. Si la opción no está seleccionada, el recurso no puede registrar tiempo en ningún proyecto. Para que un recurso realice un seguimiento de tiempo en hojas de tiempo, las condiciones siguientes deben ser verdaderas:
      • La opción modo de seguimiento para el recurso está establecida en PPM.
      • La opción modo de seguimiento para el proyecto está establecida en PPM.
      • La opción abierto para la entrada de tiempo para el proyecto, equipo y tarea está seleccionada (activada).
    • Reanudar contraseñas
      Define las palabras clave en la reanudación del recurso.
    • Adjudicación planificada
      Define el período de tiempo durante el que es obligatorio que un recurso trabaje en el proyecto. El tiempo representa la cantidad total de disponibilidad que el recurso tiene en el proyecto (tal y como ha solicitado el gestor de proyectos).
      Adjudicación en firme
      Define la cantidad total de disponibilidad de reserva en firme de la cual se sirve el recurso en el proyecto (tal y como el gestor de recursos lo ha rellenado). Un valor de adjudicación en firme no existe hasta que el gestor de recursos adjudique en firme las adjudicaciones.
Configuración de % de capitalización del coste para los miembros de personal del equipo
Configure la página de personal del equipo para ver el porcentaje de capitalización de los costes de los miembros del personal del equipo. El valor de % de capitalización se utiliza para recuperar el desglose del coste por tipo de coste (capital frente a operativo) de la matriz de costes/tasas asociada. Cuando el gestor de inversiones crea un plan de costes y auto-rellena desde el equipo de inversión, el desglose del coste pasa a estar disponible en los detalles del plan de costes.
Para mostrar la división de capital y coste operativo para un miembro del equipo en un detalle de plan de costes, verifique los siguientes requisitos:
  • Asignación de tipo de coste como una columna en la matriz de costes/tasas asociada.
  • Agregar tipo de coste como un atributo de agrupación del plan de costes.
Por ejemplo, un miembro del equipo está adjudicado a una inversión por 40 horas y asignado a un porcentaje de capitalización del 25%. El coste de capital para el recurso como se define en la matriz de costes/tasas, con base en el rol, es 100. El importe del coste real del capital del detalle del plan financiero de este recurso es
1000
en función del siguiente cálculo:
Capital Cost = (Capitalization % * Allocation) * Cost
(25% of 40)*100 = 1000
El 75% restante del coste de este recurso se adjudica al coste operativo.
(75% of 40) *100 = 3000
Consulte para obtener más información sobre cómo configurar la página de lista de personal del equipo para mostrar el campo % de capitalización.
La edición del campo % de capitalización requiere el derecho de acceso
<inversión> - Editar información financiera
. Por ejemplo, para editar este campo para un proyecto, necesitará el derecho de acceso
Proyecto - Editar información financiera
.
Abrir o cerrar el proyecto para realizar un seguimiento del tiempo
Como gestor del proyecto, puede permitir a los miembros del personal seguir el tiempo que dedican a las tareas del proyecto en sus hojas de tiempo. También se requiere la apertura del perfil del miembro del personal para introducir horas en las tareas del proyecto.
Siga estos pasos:
  1. Abra un proyecto.
  2. Haga clic en el menú
    Propiedades
    y seleccione
    Valores de configuración
    .
  3. En la sección
    Tiempo y personal
    , rellene los campos siguientes:
    • Abierto para la entrada de tiempo
      Indica si los miembros del personal pueden introducir el tiempo en sus hojas de tiempo para esta inversión. Seleccione la casilla de verificación para activar la inversión para la entrada de tiempo. Desactive esta casilla de verificación y el miembro del personal no puede registrar tiempo para un proyecto específico. Cada miembro del personal también debe estar habilitado para la entrada de tiempo. La selección predeterminada para esta opción se utiliza cuando se crea el proyecto. Una vez creado el proyecto, puede editar la selección predeterminada.
      La configuración de este campo de proyecto no afecta a la configuración de la entrada de tiempo en el equipo del proyecto o tarea.
    • Modo de seguimiento
      : Indica el método de seguimiento utilizado para introducir tiempo para este recurso.
      • Clarity
        (valor predeterminado)
        : Los miembros del personal utilizan hojas de tiempo para introducir tiempo para las tareas que tienen asignadas.
      • Ninguno
        : los recursos que no son de trabajo, como gastos, materiales y equipamiento, hacen un seguimiento de los datos reales mediante comprobantes de transacción, o mediante un programador, como Open Workbench o Microsoft Project.
      • Otro:
        indica que los datos reales se importan desde un programa de terceros.
    • Código de cargo
      Seleccione el código de cargo predeterminado que se utilizará para todas las tareas del proyecto. Si introduce distintos códigos de cargo en el nivel de tarea en las hojas de tiempo, los códigos de cargo del nivel de la tarea harán caso omiso de los del nivel de proyecto.
  4. Envíe los cambios.
Eliminación de miembros de personal del equipo
Se pueden eliminar miembros del equipo de un proyecto siempre que no haya ninguna transacción registrada ni datos reales asociados a esos miembros del equipo. Si un miembro del equipo tiene una solicitud asociada que se encuentra en estado de
reserva
, cancele la reserva en primer lugar y, a continuación, elimine la solicitud, antes de eliminar al miembro del equipo del proyecto. Para obtener más información, consulte
Cancelar reserva en firme de recursos utilizando las solicitudes
.
Al eliminar un miembro del equipo del proyecto, no se suprime el recurso del sistema.
Siga estos pasos:
  1. Abra un proyecto y haga clic en la ficha
    Equipo
    .
  2. Seleccione un recurso y haga clic en
    Eliminar
    .
  3. Haga clic en
    para confirmar.
Sustitución de miembros del personal en Asignaciones de tareas
En la página Asignaciones de tareas, se puede sustituir un recurso con un rol o un recurso distinto. También se puede reemplazar un rol por un recurso.
Solo se pueden sustituir los miembros de personal del equipo en los proyectos inmovilizados. Si el proyecto está bloqueado, puede sustituir un rol de miembro del personal del equipo (sin sustituir tareas). Se pueden realizar sustituciones, siempre que se seleccione el valor de configuración predeterminado de la gestión de proyectos Permitir la edición de adjudicaciones si la inversión está bloqueada.
Si se desbloquea un proyecto, se pueden transferir asignaciones de recursos al recurso nuevo para reemplazar un recurso o rol existentes.
Verifique las siguientes condiciones antes de la sustitución de personal:
  • El miembro del personal del equipo original debe completar las entradas de tiempo de modo que los datos reales se registren antes de que se produzca la sustitución.
  • El recurso o el rol original no deben tener ninguna adjudicación pendiente.
Cómo se transfiere la información al personal de sustitución
Al sustituir un miembro del personal del equipo por otro, se transfiere cierta información sobre el proyecto al personal de sustitución. Por ejemplo:
  • Inicio disponible
    (
    la información solo se transfiere si la fecha de inicio disponible no ha pasado y si el personal de sustitución no está reservado para esa fecha)
  • Fin de disponibilidad
  • Adjudicación restante
  • Porcentaje de adjudicación
  • ETC restante
  • Tareas asignadas (esto solo ocurre si la opción Reasignar tareas al reemplazar rol incluida en los valores de configuración del proyecto en Administración está seleccionada)
  • Rol del proyecto (a menos que se sustituya también un rol)
La información de campo siguiente no se transferirá:
  • Asignaciones acabadas
  • Datos reales existentes
  • Datos reales pendientes
  • Estimaciones pendientes
  • Líneas de referencia
Sustitución de miembros del personal del equipo
Utilice uno de los métodos siguientes para sustituir los miembros de personal del equipo en los proyectos:
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4
Sustitución de recursos en tareas por miembros de personal del equipo no asignados
Si el campo Agrupación de asignaciones para un proyecto está establecido en Agrupación de recursos, se pueden reemplazar las asignaciones de tareas del proyecto con los miembros del personal que no están asignados al equipo del proyecto. Sin embargo, la opción no está disponible si el campo Agrupación de asignaciones para el proyecto está establecido en Equipo. En este caso, las asignaciones de tareas se pueden sustituir únicamente con miembros del personal asignados al equipo del proyecto.
Se puede sustituir un miembro del personal del equipo por otro, siempre que no se asignen a la misma tarea. Se pueden reemplazar también varios miembros del personal por uno solo.
La ETC y las fechas de asignación asociadas al recurso anterior se transfieren al recurso de sustitución. Si se sustituyen varios recursos por otro, la ETC combinada se transfiere de los miembros reemplazados al miembro de sustitución.
Las fechas de asignación de tarea omiten las fechas de asignación del proyecto. Los miembros del personal del equipo pueden asignarse a una tarea cuya fecha de finalización supere la fecha en la que el miembro se asignó al proyecto.
Sustitución de recursos en tareas por miembros de personal del equipo asignado
Se puede sustituir un miembro del personal del equipo por otro. Este método permitirá realizar lo siguiente:
  • Sustituir un miembro de personal del equipo por otro miembro de personal del equipo, incluidos los miembros que ya se han asignado a la misma tarea. Reemplazar un miembro de personal del equipo con otro permitirá consolidar el número de miembros asignados a la misma tarea.
  • Sustituir un miembro de personal del equipo asignado a una tarea distinta con el mismo miembro de personal del equipo.
Cuando se sustituye un miembro del personal del equipo por otro asignado, el nombre del miembro del personal (asignado) de sustitución aparece en lugar del miembro sustituido. La ETC se ajustará en consecuencia. Si la transferencia se realiza de un miembro único, o si se combina para varios miembros seleccionados para la sustitución, la ETC se transferirá tal y como aparece.
Sustitución de roles en tareas por miembros de personal del equipo asignados
Al reemplazar un rol por un recurso que se ha asignado al proyecto, la adjudicación del rol se agregará a la adjudicación existente para el recurso. Las reducciones de adjudicación del rol por la cantidad agregada al recurso.
Tenga en cuenta el siguiente comportamiento al sustituir los roles:
  • Cuando un rol se reduce completamente a través de su sustitución por un recurso con nombre, se observarán los comportamientos siguientes:
    • La adjudicación de rol se reduce a cero y el rol se eliminará de la página de personal del equipo.
    • Todas las asignaciones y estimaciones hasta finalizar (ETC) que se asignaron al rol se transfieren al recurso con nombre.
    • La adjudicación de rol se agregará a la adjudicación del recurso con nombre. En este caso, se sobreadjudicará el recurso con nombre (es decir, una adjudicación superior al 100 %).
  • Al sustituir parcialmente un rol por uno o más recursos con nombre, se observarán los siguientes comportamientos:
    • La adjudicación de rol se reducirá por la cantidad que va a sustituir y el rol permanecerá en la lista del equipo.
    • No se realiza ninguna transferencia de asignaciones a los recursos con nombre.
    • La cantidad de la adjudicación de rol que va a sustituir se agregará a las adjudicaciones del recurso con nombre.
  • Cuando se reemplaza un rol que tiene asignaciones y ETC para que la adjudicación del rol sea cero, el rol permanece en la lista del equipo. Vuelva a asignar la tarea a uno o más recursos y, a continuación, elimine el rol del equipo del proyecto.
También se puede reemplazar un rol con un miembro no asignado del personal del equipo. La opción únicamente está disponible si se selecciona Agrupación de recursos como la agrupación de asignaciones en las propiedades generales al crear el proyecto.
Reemplace los Recursos mediante la puntuación de disponibilidad
Puede utilizar la puntuación en disponibilidad para ayudarle a decidir cuál es el recurso que mejor se adapta, en términos de disponibilidad, para sustituir a otro en el proyecto. Una puntuación en disponibilidad se genera de forma automática para cada uno de los recursos a los que tiene acceso. La puntuación indica la coincidencia más cercana entre el recurso de sustitución y el sustituido. La disponibilidad se basa en la duración de la asignación y en la disponibilidad diaria del recurso. En general, cuanto mayor sea la puntuación, más exacta será la coincidencia.
Utilice este procedimiento para sustituir un miembro del personal de equipo asignado a una tarea usando una puntuación de disponibilidad para encontrar un sustituto.
Siga estos pasos:
  1. Abra un proyecto y haga clic en la ficha Equipo.
  2. Haga clic en el icono
    Buscador de recursos
    para el miembro del personal del equipo que se va a reemplazar.
  3. Seleccione la casilla de verificación que aparece junto al recurso que va a sustituir al recurso anterior y haga clic en Sustituir.
  4. En la página de confirmación, haga clic en sí.