MSP: Integración de proyectos con
PPM (versión clásica)

ccppmop159
Integre
PPM (versión clásica)
y Microsoft Project para gestionar proyectos agregados, proyectos principales, subproyectos y líneas de referencia. Puede abrir los planes del proyecto sin conexión y guardarlos de Microsoft Project en
PPM (versión clásica)
.
2
Cómo guardar un proyecto en
PPM (versión clásica)
Se puede guardar un proyecto desde Microsoft Project en
PPM (versión clásica)
o como un archivo en el equipo. Al guardar un proyecto, la base de datos guarda copias de los archivos MPP y XML. Los campos no asignados y la configuración global del Organizador de MSP se conservan para la siguiente sesión.
Siga estos pasos:
  1. Abra un proyecto.
  2. Haga clic en el menú
    Archivo
    .
  3. Haga clic en
    Guardar
    en el menú Integración de
    PPM (versión clásica)
    .
    El proyecto se guarda y está disponible en
    PPM (versión clásica)
    .
  4. (Opcional) Haga clic en
    Guardar como
    para guardar el proyecto como un archivo nuevo. Esta función requiere disponer de los derechos de acceso
    Proyecto - Crear
    . Introduzca un identificador único en el campo ID de proyecto. Si se utiliza la numeración automática del ID de proyecto, la interfaz recupera el siguiente ID de numeración automática durante la acción de Guardar como en
    PPM (versión clásica)
    .
  5. Seleccione la casilla de verificación
    Seguimiento
    para activar el modo de seguimiento en
    PPM (versión clásica)
    . Para guardar el proyecto y conservar las horas reales que se han introducido en Microsoft Project, no seleccione la casilla de verificación
    Seguimiento
    .
  6. Haga clic en Aceptar.
    El nombre del proyecto está duplicado en
    PPM (versión clásica)
    . Se puede cambiar el nombre del proyecto en Microsoft Project o en
    PPM (versión clásica)
    .
Apertura de un plan del proyecto sin conexión
Se puede trabajar en un proyecto sin conexión y, a continuación, importar los cambios a
PPM (versión clásica)
.
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en el menú Archivo y seleccione Guardar.
    La versión sin conexión del proyecto se guarda de forma local.
    No se debe guardar utilizando la opción Guardar del menú Integración de
    PPM (versión clásica)
    .
  2. Salga de Microsoft Project.
    Aparece el cuadro de diálogo
    Do you wish to retain the lock on
    <project name>
    .
  3. Haga clic en Sí para evitar que otros usuarios editen el proyecto.
    El proyecto está bloqueado para su uso.
  4. Después de completar las ediciones sin conexión, haga clic en Guardar en el menú Integración de
    PPM (versión clásica)
    .
    Se guardarán los cambios sin conexión en el proyecto.
  5. Abra el plan y verifique que se ven los cambios de
    PPM (versión clásica)
    en Microsoft Project.
    Se producen las siguientes actualizaciones:
    • El archivo MPP se descarga desde
      PPM (versión clásica)
      a Microsoft Project.
    • Se sobrescribirá el archivo MPP con el mismo nombre en el equipo.
    • El plan de Microsoft Project muestra las actualizaciones realizadas o recopiladas. Las actualizaciones incluyen cambios en hojas de tiempo, tareas, equipos del proyecto y asignaciones de recursos.
    • Verá la versión más actual del plan del proyecto.
Gestión de proyectos agregados
Con
PPM (versión clásica)
y Microsoft Project, se pueden gestionar proyectos agregados. Ambas aplicaciones permiten la creación de proyectos máster y subproyectos.
PPM (versión clásica)
también admite la creación de carteras y programas.
La siguiente información explica las diferencias entre cada enfoque de agregación y ofrece las mejores prácticas recomendadas:
  • Proyecto
    : Este enfoque proporciona un marco de colaboración para definir y realizar un seguimiento del trabajo que el equipo del proyecto ejecuta. Un proyecto realiza un seguimiento de los siguientes elementos del proyecto:
    • Tasks
    • Personal
    • Previsión
    • Presupuestos
    • Esfuerzo de trabajo real
    • Costes asociados con el trabajo y el no trabajo
    • Riesgos
    • Incidencias
    • Solicitudes de cambio
  • Programa
    : Este enfoque identifica los proyectos relacionados y actúa como marco. Los programas también proporcionan una vista top-down de todos los proyectos de un programa.
  • Proyecto principal y subproyecto
    : Un proyecto principal actúa como referencia de los subproyectos. Los subproyectos forman parte de un proyecto principal y tienen la misma funcionalidad. Se pueden realizar las siguientes tareas:
    • Agrupar los proyectos en un proyecto máster como subproyectos.
    • Agregar muchos subproyectos en un proyecto máster.
    • Ver los datos reales combinados y la ETC de los subproyectos.
    • Establecer los vínculos de los subproyectos que permiten crear planes y analizar un proyecto individual.
    • Ver, resumir y analizar el progreso de varios proyectos en el nivel del proyecto principal.
    • Utilizar proyectos máster con subproyectos para realizar planificaciones jerárquicas y adjudicaciones de recursos para proyectos.
  • Cartera
    : Este enfoque describe una recopilación de inversiones que comparten un presupuesto común o que compiten para los fondos. Las inversiones de la cartera incluyen proyectos, ideas, aplicaciones y activos. Se puede utilizar una cartera para conseguir las siguientes tareas:
    • Analizar y comparar valores como el retorno de la inversión y el riesgo.
    • Ejecutar posibles escenarios para refinar las estrategias y tácticas de ejecución. Se pueden basar las tácticas en activos limitados como, por ejemplo, los recursos y la financiación.
Directrices de agregación
  • Programa
    : Utilice la agregación de programas cuando necesite métricas detalladas del proyecto de bajo nivel para la generación de informes acumulados.
  • Máster y subproyecto
    : Utilice la agregación de máster y subproyecto al agrupar proyectos que tienen una relación programada entre ellos. Por ejemplo, el Proyecto 2 se inicia cuando se completa la entrega del Proyecto 1. A continuación, el Proyecto 3 se inicia después de finalizar el Proyecto 2, y así sucesivamente.
  • Cartera
    : Utilice la agregación de la cartera para un posible modelado de escenarios y para la generación de informes acumulados de alto nivel para las diferentes métricas del proyecto.
En la siguiente tabla se describen los atributos, los programas y los proyectos principales:
Atributos
Programa
Proyecto principal
Proyecto normal
Comentarios
Mostrar la suma de los valores de los subproyectos
Sí. Para obtener más información, consulte Gestión de proyectos principales mediante
Clarity
.
No
No aplicable
Puede ver los datos reales y el esfuerzo combinados para todos los proyectos de un programa. No está disponible en los proyectos máster.
Asignar miembros del personal a los proyectos
No
Sin comentarios.
Ver una lista consolidada de miembros del personal y sus valores respectivos en todo el grupo de proyectos.
No. Solamente se muestran los miembros del personal.
No aplicable
La lista de personal que aparece en un programa es de solo lectura y se agrega a partir de los subproyectos. No se puede editar esta lista.
Agregar participantes en la sección Colaboración
Se pueden agregar participantes a los programas, proyectos principales y subproyectos.
Crear tareas y definir una estructura de desglose del trabajo (EDT).
No
Sin comentarios.
Ver una estructura de desglose del trabajo (WBS) colectiva en todos los proyectos en la vista de Gantt
No puede asignar personal ni agregar tareas que no sean hitos a programas, por lo que no podrá crear ni aplicar una estructura de desglose del trabajo a los programas.
Creación de tareas
Solo hitos
Puede agregar hitos clave a programas, pero no puede agregar tareas clave o estimaciones de tareas.
Utilización de funciones de planificación
Puede crear presupuestos y previsiones para programas y proyectos.
Mostrar información consolidada en los proyectos agrupados
No aplicable
Sin comentarios.
Activar financieramente o activar la capacidad de realizar un seguimiento de los costes del proyecto desde las hojas de tiempo
No
Un programa no se puede activar financieramente.
Conectarse a las herramientas de programación (Open Workbench y Microsoft Project)
Solo lectura
Lectura/escritura
Lectura/escritura
El programa no contiene tareas propias. Se puede ver un programa como de solo lectura en Open Workbench y Microsoft Project.
Programar automáticamente en todos los proyectos relacionados
No
La diferencia funcional clave entre un programa (que no puede programar automáticamente) y un proyecto principal/subproyecto.
Crear la línea de referencia en todos los proyectos agrupados
Sin comentarios.
Mostrar una vista consolidada de todos los proyectos agrupados
No
No aplicable
La vista Cuadro de mandos del programa consolida los datos de varios proyectos asociados.
Gestión de proyectos máster mediante
PPM (versión clásica)
Se puede crear un proyecto principal y configurarlo con subproyectos en
PPM (versión clásica)
.
Siga estos pasos:
  1. Cree un proyecto en
    PPM (versión clásica)
    .
    El nuevo proyecto es el proyecto principal y actúa como un marco. No asigne recursos de personal al equipo del proyecto, ni cree tareas o realice un seguimiento de los datos reales en este proyecto principal.
  2. Cree subproyectos en
    PPM (versión clásica)
    .
    Los subproyectos son los proyectos de trabajo. Puede asignar recursos de personal al equipo del proyecto, crear tareas o realizar un seguimiento de los datos reales en este proyecto máster.
  3. Una vez creados los subproyectos, agréguelos al proyecto máster.
Al abrir un proyecto máster en Microsoft Project, también se abrirán todos los subproyectos relacionados.
Proyecto de agrupación de recursos compartidos de Microsoft Project
Con la interfaz heredada de Microsoft Project, puede tener un proyecto de agrupación de recursos compartidos. Cuando se abre un proyecto principal en Microsoft Project, se abren los subproyectos y se vinculan con el proyecto principal. Cuando los recursos se comparten entre varios proyectos, se crea localmente un proyecto de agrupación de recursos compartidos.
Ejemplo: Proyecto de agrupación de recursos compartidos
<nombre_proyecto>_pool.mpp
Este proyecto de agrupación de recursos compartidos permite que el proyecto máster comparta sus recursos con sus subproyectos. La agrupación de recursos compartidos está asociada con el proyecto principal y solo se abrirá cuando se abra el proyecto principal. Al guardar un proyecto máster de Microsoft Project en
PPM (versión clásica)
, todos los equipos del proyecto se actualizan con los recursos de la agrupación de recursos compartidos. Los subproyectos deben ser de lectura y escritura.
La interfaz de Microsoft Project (versión actualizada) integra los recursos que se comparten entre varios proyectos a través de la hoja de recursos del proyecto máster.
Uso compartido de recursos
  • Cuando se abre un proyecto máster por primera vez, los recursos de todos los subproyectos se combinan en la hoja de recursos del proyecto máster.
  • Se puede abrir un subproyecto de forma independiente sin abrir el proyecto principal relacionado ni los subproyectos del mismo nivel.
  • Cuando se vuelve a guardar un proyecto máster en
    PPM (versión clásica)
    , todos los equipos del proyecto se mantienen en sus respectivos proyectos.
  • Cuando se vuelve a guardar un proyecto principal en
    PPM (versión clásica)
    , el proyecto principal no guarda la lista de equipos en
    PPM (versión clásica)
    . En este caso, el proyecto principal se guarda en el equipo. Puede guardar una copia local del proyecto máster en el equipo utilizando la opción Guardar del menú Herramientas.
  • Al abrir un proyecto principal en Microsoft Project, los subproyectos relacionados se abrirán y se vincularán al proyecto principal.
  • Si no hay asignaciones para un miembro del equipo, el miembro del equipo se elimina del subproyecto cuando se guarda el subproyecto en
    PPM (versión clásica)
    .
Exportación de una línea de referencia
Una línea de referencia muestra una instantánea de todo el plan del proyecto. Cuando se exporta una revisión de la línea de referencia actual a un archivo MPP desde
PPM (versión clásica)
, se exporta una instantánea del proyecto. La descarga de una línea de referencia para un proyecto grande puede durar varios minutos. La aplicación puede admitir un número ilimitado de líneas de referencia, pero Microsoft Project solo es compatible con 11 líneas de referencia.
PPM (versión clásica)
tiene reglas de negocio de integración para gestionar y descargar las 11 líneas de referencia desde Microsoft. El tiempo necesario para exportar un proyecto a Microsoft Project aumenta con cada línea de referencia adicional.
Para gestionar varias líneas de referencia, se debe guardar cada revisión en una de las 11 ranuras de línea de referencia en el archivo MPP. Por ejemplo, la información de la revisión actual se guarda en la ranura de línea de referencia. La revisión de la línea de referencia anterior se guarda en la ranura de línea de referencia 1 y la última revisión de la línea de referencia se guarda en la ranura de línea de referencia 10. Se envía un máximo de 11 revisiones de línea de referencia en orden descendente según la fecha de la última modificación. El campo de la línea de referencia sin un número añadido se marca como la revisión actual.
La información sobre cada una de las 11 revisiones de línea de referencia se guarda en el archivo MPP.
  • La revisión actual se utiliza para actualizar la información de la línea de referencia del plan del proyecto. Todas las revisiones de línea de referencia restantes se utilizan para actualizar las otras ranuras de línea de referencia del plan del proyecto (es decir, de la línea de referencia a la línea de referencia 10) en el orden en el que se reciben.
  • Si el proyecto en Microsoft Project tiene información de la línea de referencia para la cual no hay ninguna información de revisión coincidente, se borrará dicha línea de referencia.
  • Si no se envía ninguna revisión de línea de referencia, se borrará toda la información de la línea de referencia que se encuentra en el archivo MPP en Microsoft Project.
Se recomienda descargar solamente la revisión de línea de referencia actual en Microsoft Project. La configuración de la línea de referencia actual de descarga afecta a todos los usuarios y a todos los proyectos.
Siga estos pasos:
  1. Seleccione los valores de configuración de la gestión de proyectos en
    PPM (versión clásica)
    .
  2. Haga clic en Administración.
  3. Seleccione la casilla de verificación Solo exportar líneas de referencia actuales al abrir inversiones en un programador.
Al guardar el proyecto en
PPM (versión clásica)
, Schedule Connect comprueba cada posible ranura de línea de referencia del proyecto. La verificación de
PPM (versión clásica)
empieza con la ranura de la línea de referencia y termina con la ranura de la línea de referencia 10.
  • Si una ranura de línea de referencia tiene información, la información de la revisión del archivo MPP se envía a
    PPM (versión clásica)
    .
  • Si no hay información disponible en una ranura de línea de referencia del archivo MPP, se considerará que la revisión es nueva. El ID, el nombre y la descripción predeterminados de la línea de referencia se utilizan para la revisión. Por ejemplo, la información se encuentra en la ranura de línea de referencia 3. El número 3 se añade al ID, al nombre y a la descripción predeterminados.
Si el archivo MPP contiene información para una revisión que tiene una ranura de línea de referencia vacía, Schedule Connect enviará la información revisada a
PPM (versión clásica)
. Un indicador de supresión indica a
PPM (versión clásica)
que suprima la revisión de línea de referencia.
PPM (versión clásica)
no admite la creación de una línea de referencia parcial de tareas. Se puede actualizar una línea de referencia existente creando solamente la línea de referencia de las nuevas tareas en
PPM (versión clásica)
o Microsoft Project cuando ya existe una línea de referencia inicial. Como práctica recomendada, actualice solamente las nuevas tareas.
Cómo guardar las líneas de referencia del proyecto principal en Microsoft Project
Si utiliza
PPM (versión clásica)
con Microsoft Project y crea varias líneas de referencia para un proyecto principal, se crea una línea de referencia (Línea de referencia 1) para el proyecto principal y sus subproyectos. Al guardar el proyecto principal en
PPM (versión clásica)
, la información de la línea de referencia para el proyecto principal incluye los valores de los subproyectos. Por ejemplo, un proyecto principal tiene una tarea con cinco horas de ETC y sus dos subproyectos tienen una tarea con diez horas de ETC cada uno. Cuando se vuelve a guardar el proyecto en
PPM (versión clásica)
, el uso de la línea de referencia del proyecto principal es de 25 horas.
  1. Apertura de un proyecto en Microsoft Project
  2. Vaya a Herramientas, Seguimiento y seleccione Guardar línea de referencia en el menú.
    Para obtener más información, consulte la documentación de ayuda en línea de Microsoft Project.
Apertura de subproyectos en Microsoft Project
Se pueden insertar proyectos de
PPM (versión clásica)
como subproyectos en un proyecto que se ha abierto en Microsoft Project (MSP). Los
subproyectos
se abren como lectura/escritura o solo lectura en función de la forma en que se ha abierto el proyecto máster en
PPM (versión clásica)
. El estado de lectura/escritura para cada uno de los subproyectos también determina la forma en que se abren.
Tenga cuidado al vincular subproyectos con varios proyectos máster. Puede hacer referencia a subproyectos en numerosas ocasiones desde distintos proyectos.
Cuando se abre un subproyecto de
PPM (versión clásica)
en Microsoft Project, se abre como lectura/escritura o solo lectura. El acceso depende de cómo se ha abierto el proyecto máster y el estado de lectura/escritura de cada uno de los subproyectos. Los subproyectos que se abren como proyectos independientes se abren sin ninguna asociación a sus proyectos principales ni a las agrupaciones de recursos compartidos. Al abrir un subproyecto y vincularlo a su proyecto máster, se crea un proyecto con una agrupación de recursos compartidos para compartir recursos entre varios proyectos.
Cuando se abre un proyecto en el modo de solo lectura, los subproyectos abiertos con él se cargan como archivos MPP independientes y también se abren en
PPM (versión clásica)
en modo de solo lectura. Si el subproyecto ya está abierto, permanecerá abierto en modo de lectura/escritura con cualquiera de sus subproyectos.
Se pueden actualizar proyectos máster y subproyectos de lectura/escritura, así como vincular proyectos máster a otros proyectos máster desde diferentes equipos.
Cómo guardar subproyectos en Microsoft Project
Puede guardar un subproyecto que tenga abierto en modo de lectura/escritura guardando el proyecto principal de Microsoft Project en
PPM (versión clásica)
. Las condiciones siguientes se verifican antes de que un subproyecto se guarde:
  • El subproyecto existe en
    PPM (versión clásica)
    . Si no existe, no se puede actualizar o crear el proyecto.
  • Tiene derechos de acceso suficientes para actualizar un subproyecto en modo de lectura/escritura. Si no dispone de suficientes derechos de acceso, no podrá actualizar los subproyectos a los que se hace referencia.
  • El subproyecto está bloqueado. Si no está bloqueado, no podrá actualizar el proyecto.
  • La versión del subproyecto en Microsoft Project coincide con la versión que se muestra en
    PPM (versión clásica)
    . Si no coincide, no podrá actualizar el proyecto porque existen versiones más nuevas del subproyecto en
    PPM (versión clásica)
    . No puede forzar un proceso para guardar subproyectos.
  • El recurso o el código de cargo existe en
    PPM (versión clásica)
    . Si no existe, no se puede actualizar el proyecto.
Derechos de acceso y bloqueos de subproyectos en Microsoft Project
Los derechos de acceso y los bloqueos controlan el acceso a los subproyectos. Cuando se abre un proyecto principal de
PPM (versión clásica)
en Microsoft Project, se verifican los derechos de acceso y los bloqueos en todos los subproyectos. Se verifica la siguiente información:
  • Si los derechos de acceso son insuficientes para abrir el subproyecto en modo de solo lectura. Si no tiene derechos suficientes en los subproyectos, no podrá abrir un proyecto principal. Se le informa que tiene derechos insuficientes en los subproyectos.
  • Tiene derechos de acceso insuficientes para abrir el subproyecto en modo de lectura/escritura, pero tiene derechos de acceso suficientes para abrirlo en el de solo lectura. Si intenta abrir un proyecto máster con subproyectos en modo de lectura/escritura cuando solo tiene derechos de acceso de solo lectura, se le informará. Si tiene derechos suficientes, podrá abrir los subproyectos en modo de solo lectura.
  • No se ha podido conseguir un bloqueo porque otro usuario ha bloqueado el proyecto. Si abre un proyecto máster con subproyectos (bloqueados por otro usuario) en modo de lectura/escritura, se le informará y podrá abrirlos en modo de solo lectura.
  • No se puede aplicar un bloqueo porque el proyecto ya está bloqueado. Si abre un proyecto máster con subproyectos (que ha bloqueado) en modo de lectura/escritura, se solicitará que vuelva a adquirir el bloqueo. También deberá revertir los proyectos a sus versiones actuales en
    PPM (versión clásica)
    .
Si el subproyecto ya está abierto en modo de lectura/escritura en Microsoft Project, se utilizará esta versión en lugar de abrir otra versión de
PPM (versión clásica)
.