Riesgos, incidencias, solicitudes de cambio y acciones de un proyecto

ccppmop159
Como gestor de proyectos, se pueden identificar y gestionar riesgos, incidencias y solicitudes de cambio. También se pueden asignar elementos de acción a uno mismo y a otros usuarios.
Un proceso de gestión de riesgos de un proyecto incluye la identificación, análisis, planificación, seguimiento y comunicación de los riesgos. Se desea tomar decisiones informadas a partir de la valoración de los problemas potenciales y de la severidad de su impacto. Como gestor de proyectos, se debe crear un riesgo o una incidencia, e intentar evaluar, medir y gestionar el riesgo. Puede identificar los riesgos en cualquier momento durante el ciclo de vida del proyecto. Se puede escalar un riesgo a una incidencia cuando parece probable que afecte al proyecto de forma significativa. Las solicitudes de cambio surgen a raíz de incidencias y pueden ayudar a facilitar resoluciones efectivas.
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Ejemplo: Proceso de gestión de riesgos
El siguiente diagrama de flujo de trabajo describe una forma de gestionar los riesgos, las incidencias y las solicitudes de cambio de un proyecto:
Imagen que describe cómo gestionar los riesgos del proyecto
Image describing how to manage project risks
Por ejemplo, el equipo del proyecto está desarrollando un nuevo producto mediante una nueva tecnología. Los recursos de la organización que tienen experiencia en esta tecnología son limitados. El equipo debe utilizar recursos externos para completar el proyecto. El producto incluye API de terceros y requiere aprobaciones legales. El equipo identifica dos riesgos que afectan al proyecto:
  • Un número limitado de recursos cualificados
  • Una dependencia en el proceso de aprobación
Tras un análisis del impacto de los riesgos en el proyecto, el gestor de proyectos crea un riesgo para los recursos limitados y una incidencia para la dependencia.
Se pueden utilizar procesos para automatizar el flujo de trabajo para la gestión de riesgos de un proyecto. Por ejemplo, se pueden crear procesos para recibir notificaciones cuando se modifique la pista de auditoría para un riesgo. Se puede crear un proceso para enviar notificaciones cuando se completen las tareas relacionadas con la incidencia. Se debe aplicar la información en esta página sobre los riesgos, las incidencias y las solicitudes de cambio para los procesos automatizados. Consulte Configuración de procesos.
Revisión de los requisitos previos
Para realizar todas las tareas de este artículo, es preciso contar con los siguientes derechos de acceso:
  • Proyecto - Riesgo, Incidencia, Solicitud de cambio - Crear/Editar
  • Proyecto - Riesgo, Incidencia, Solicitud de cambio - Suprimir
  • Proyecto - Riesgo, Incidencia, Solicitud de cambio - Suprimir - Todo
  • Proyecto - Riesgo, Incidencia, Solicitud de cambio - Editar - Todo
  • Proyecto - Riesgo, Incidencia, Solicitud de cambio - Ver
  • Proyecto - Riesgo, Incidencia, Solicitud de cambio - Ver - Todo
Creación de un riesgo
Un
riesgo
es un evento futuro potencial que tiene un impacto positivo o negativo en un objetivo del proyecto. Identifique los riesgos de un proyecto de forma temprana a fin de ser consciente de los posibles efectos en el alcance del proyecto, la programación, el presupuesto y otros factores. En este artículo, el equipo decide mitigar el riesgo de los recursos limitados empleando recursos externos. El gestor de proyectos crea un riesgo detallado que proporciona toda la información y selecciona Disponibilidad de recursos en la lista desplegable Categoría.
Si la puntuación general de un riesgo detallado difiere de la que se ha asignado, los dos componentes de gestión de riesgos interactuarán. La puntuación del riesgo detallado anula la tasa que se ha asignado. Si se crea un riesgo detallado sin asignar tasas, las puntuaciones de las entradas del riesgo colorearán el factor correspondiente de la lista. La eliminación de un riesgo detallado cambia la puntuación de riesgo general del proyecto así como la puntuación de riesgo combinado para dicha categoría de riesgo concreta.
Siga estos pasos:
  1. Abra un proyecto y haga clic en
    Riesgos, Incidencias, Cambios
    .
  2. Haga clic en
    Nuevo
    .
  3. Rellene los campos de la sección
    General
    :
    • Categoría
      Muestra la categoría a la que pertenece el riesgo.
      Valores:
      • Flexibilidad:
        El proyecto no se puede adaptar.
      • Financiación:
        La financiación del proyecto no está adjudicada o está disponible pero con limitaciones.
      • Interfaz humana:
        La interfaz de usuario (IU) está mal definida.
      • Implementación:
        Existen incertidumbres relativas al esfuerzo de implementación y a la aceptación del usuario.
      • Interdependencias
        : El proyecto depende de otros proyectos.
      • Objetivos:
        Los requisitos, los objetivos, el alcance y los beneficios son irracionales, poco claros y no se pueden medir ni verificar.
      • Cultura organizativa:
        El proyecto requiere cambios en la estructura organizativa, los procesos de negocio, los procedimientos o las políticas.
      • Disponibilidad de recursos:
        La disponibilidad de recursos interna es incierta, por lo que se requieren recursos externos.
      • Patrocinio
        : El patrocinio no está claramente identificado ni comprometido.
      • Adaptabilidad:
        En el futuro, no será sencillo admitir el proyecto y requerirá actualizaciones importantes.
      • Técnico:
        La tecnología del proyecto no se ha probado; se requieren nuevos expertos internos o externos.
      Cuando se especifica una categoría de riesgo, el resultado general de este anula cualquier selección de estado diferente que se realice para el factor o la categoría del riesgo.
    • Propietario
      Define el nombre del recurso que gestiona el riesgo. Este recurso es el responsable de comprobar que el riesgo se gestiona y controla correctamente a lo largo de su ciclo de vida.
      Valor predeterminado
      : el recurso conectado actualmente.
    • Fecha del impacto
      Define la fecha en la que las repercusiones procedentes de este riesgo podrían influir en el proyecto. Si se identifica una fecha de impacto, introduzca una fecha en el campo Fecha prevista para la resolución.
      Valor predeterminado
      : Fecha actual
    • Tipo de respuesta
      Define el tipo de respuesta que se desea hacer con este riesgo.
      Valores:
      • Vigilar
        . No se desea responder a un riesgo. Este tipo se asigna normalmente a cualquier riesgo cuya puntuación de riesgo calculado sea baja. Aunque la probabilidad de riesgo o impacto no sea suficiente para garantizar una acción, aún se desea mantener el riesgo abierto y supervisarlo.
      • Aceptar
        . Se acepta la exposición a riesgo y, en algunos casos, no existe intención alguna de efectuar un seguimiento de este.
      • Transferir
        . Se desea transferir el riesgo a un proyecto diferente. Una vez transferido, se podrá cerrar el riesgo.
      • Mitigar.
        Se desea aplicar una estrategia de respuesta del riesgo para resolverlo.
      Valor predeterminado: Vigilar
      .
      Nota:
      En este artículo, seleccione
      mitigar
      .
  4. Haga clic en Save.
  5. Rellene los campos de la sección
    Detalles
    :
    • Supuestos
      Define los supuestos que determinan que este elemento podría ser un riesgo. Se pueden comprobar estas suposiciones para asegurarse de que siguen siendo válidas a lo largo del ciclo de vida del riesgo. Si las suposiciones cambian, el impacto o probabilidad del riesgo también puede cambiar.
    • Riesgos asociados
      Define los riesgos del proyecto que se asocian a este riesgo. Solo se puede vincular este riesgo con riesgos dentro de este proyecto.
    • Incidencias asociadas
      Define las incidencias del proyecto que se asocian a este riesgo. Únicamente se puede vincular este riesgo con incidencias de este proyecto.
  6. Rellene los campos de la sección
    Cuantificar riesgo
    :
    • Probabilidad
      Define la probabilidad de que se produzca el riesgo. La probabilidad de riesgo se utiliza para calcular la exposición al riesgo.
      Valores: Bajo
      (1),
      Medio
      (2) o
      Alto
      (3).
      Valor predeterminado: Bajo
    • Riesgo calculado
      Muestra la puntuación calculada conforme a las selecciones que se han realizado en los campos
      Probabilidad
      e
      Impacto
      .
      Valores:
      • 1-3 (Verde): El riesgo calculado es bajo.
      • 4-6 (Amarillo): El riesgo calculado es medio.
      • 7-9 (Rojo): El riesgo calculado es alto.
    • Impacto
      Define el efecto del riesgo en el proyecto. El efecto del riesgo en la programación, el coste, la compatibilidad y el rendimiento del proyecto determina el impacto de este. Este impacto de riesgo se utiliza para calcular la exposición al riesgo.
      Valor predeterminado: Bajo
  7. Adjunte un documento que proporcione información valiosa del riesgo y su mitigación o efecto en el proyecto (si procede) en la sección
    Archivos adjuntos
    .
  8. Rellene los siguientes campos en la sección
    Resolución
    :
    • Resolución
      Define la resolución final del riesgo una vez que se ha mitigado. Los datos de resolución son útiles para recordar el resultado de una estrategia de respuesta de riesgo al planificar o al aproximarse a los planes de riesgos de proyecto futuros.
      Nota:
      Se puede definir una resolución al tiempo que se crea el riesgo o antes de cerrarlo.
    • Riesgos residuales
      Especifica los riesgos que se han encontrado o creado en el proyecto como consecuencia de la mitigación que se ha llevado a cabo para resolver el riesgo. A diferencia de los riesgos asociados, lo riesgos residuales no comparten resultados similares, pero surgen a partir de una acción puesta en marcha con el fin de resolver el riesgo.
  9. Guarde los cambios.
Creación de una estrategia de respuesta al riesgo
Una vez que se ha tomado la decisión de mitigar el riesgo, se debe asignar el propietario del riesgo para que desarrolle una estrategia de respuesta. Las estrategias de respuesta del riesgo documentan las acciones, los requisitos de seguimiento y otra información de soporte que se requiera para reducir la probabilidad de que se produzcan riesgo y su impacto.
Sin tener en cuenta a quién pertenece el riesgo, las estrategias de respuesta individuales pueden asignarse a recursos diferentes y cada estrategia de respuesta puede tener su propia fecha de vencimiento. Estas fechas y nombres pueden usarse con procesos para enviar notificaciones y recordatorios a los propietarios de riesgos. Generalmente, se crea una estrategia de respuesta del riesgo cuando se selecciona un tipo de respuesta de mitigación.
En algunos casos, se puede aceptar la exposición a riesgo y no efectuar un seguimiento de este.
Siga estos pasos:
  1. Abra un proyecto y haga clic en
    Riesgos, Incidencias, Cambios
    .
  2. Abra el riesgo.
  3. Abra el menú
    Propiedades
    y haga clic en
    Estrategia de respuesta
    .
  4. Complete los campos y haga clic en
    Agregar
    para guardar los cambios.
Cierre de un riesgo
Una vez que se mitiga un riesgo de manera efectiva, debe cambiarse el estado de este a Cerrado y, a continuación, introducirse la resolución final. Una resolución detallada puede ayudarle a recordar el resultado de una estrategia de respuesta de riesgo al planificar o plantear planes futuros de riesgo del proyecto.
Siga estos pasos:
  1. Abra un proyecto y haga clic en
    Riesgos, Incidencias, Cambios
    .
  2. Abra el riesgo.
  3. Cambie el
    estado
    a
    Cerrado
    .
  4. Introduzca el modo en el que se ha mitigado el riesgo en la sección
    Resolución
    .
  5. Guarde los cambios.
Creación de un riesgo a partir de una incidencia
Puede crear riesgos para abordar las incertidumbres, minimizando así las consecuencias costosas de problemas imprevistos o no gestionados. Puede crear estrategias de respuesta para riesgos y asociar riesgos a tareas y procesos.
Puede crear nuevos riesgos a partir de incidencias existentes. La información básica de los campos comunes se traslada al nuevo problema para una fácil configuración. Puede volver a conectar con el problema de origen desde el riesgo para una navegación fácil entre los registros. Además, puede asociar manualmente los riesgos o problemas entre ellos. Esto es útil para comprender las relaciones entre riesgos y problemas, lo que ofrece una mejor gestión general de un proyecto.
Siga estos pasos:
  1. Abra un proyecto y haga clic en
    Riesgos, Incidencias, Cambios
    .
  2. Abra el menú
    Riesgos/incidencias/cambios
    y haga clic en
    Incidencias
    .
  3. Haga clic en el nombre de la incidencia.
  4. Haga clic en
    Crear riesgo
    .
  5. Rellene los campos de la sección General. La mayoría de los campos son los mismos que los campos descritos anteriormente en esta página.
  6. Haga clic en
    Guardar
    .
  7. Rellene los campos de la sección Detalles:
    • Síntomas de riesgo
      Define los síntomas que identifican este elemento como riesgo.
    • Descripción del impacto
      Muestra una descripción del resultado que tuvo el riesgo en el proyecto.
    • Fecha de impacto del riesgo
      Muestra la fecha en la que las repercusiones del riesgo impactaron en el proyecto.
    • Fecha prevista para la resolución
      Muestra la fecha prevista de resolución del riesgo.
    • Supuestos
      Muestra los supuestos que determinaron el riesgo.
    • Riesgos asociados
      Define los riesgos dentro de este proyecto que se asocian con este riesgo. Solo se puede vincular este riesgo con riesgos dentro de este proyecto.
    • Incidencias asociadas
      Define los problemas dentro de este proyecto que se asocian con este riesgo. Solo se puede vincular este riesgo con riesgos dentro de este proyecto.
    • Tipo de respuesta
      Define el tipo de respuesta que se desea hacer con este riesgo.
      Valores:
      • Vigilar. No se desea responder a un riesgo. Este tipo se asigna normalmente a cualquier riesgo cuya puntuación de riesgo calculado sea baja. En otras palabras, aunque la probabilidad de riesgo o el impacto no sea suficiente para garantizar una acción, aún desea mantener el riesgo abierto y controlarlo.
      • Aceptar. Se acepta la exposición a riesgo y, en algunos casos, no existe intención alguna de efectuar un seguimiento de este.
      • Transferir. Se desea transferir el riesgo a un proyecto diferente. Una vez transferido, se podrá cerrar el riesgo.
      • Mitigar. Se desea aplicar una estrategia de respuesta del riesgo para resolverlo.
      Valor predeterminado
      : Vigilar.
  8. Rellene los campos de la sección Cuantificar riesgo:
    • Probabilidad
      Define la probabilidad de que ocurra el impacto. La probabilidad de riesgo se utiliza para calcular la exposición al riesgo.
      Valores:
      Bajo (1), Medio (2) o Alto (3).
      Valor predeterminado:
      Bajo.
    • Riesgo calculado
      Muestra la puntuación calculada conforme a las selecciones que se han realizado en los campos Probabilidad e Impacto.
      Valores de riesgo:
      • 4-6 (Amarillo): El riesgo calculado es medio.
      • 7-9 (Rojo): El riesgo calculado es alto.
      • 1-3 (Verde): El riesgo calculado es bajo.
    • Impacto
      Muestra el efecto del riesgo particular en el proyecto, que es determinado por el efecto del riesgo en el rendimiento del proyecto, adaptabilidad, coste y programación. Este impacto de riesgo se utiliza para calcular la exposición al riesgo.
      Valores:
      Bajo (1), Medio (2) o Alto (3).
      Valor predeterminado:
      Bajo.
  9. Adjunte los documentos, si existe alguno en la sección Archivos adjuntos.
  10. Rellene los campos de la sección Resolución:
    • Resolución
      Define la resolución final una vez que se ha mitigado el riesgo. Los datos de resolución son útiles para recordar el resultado de una estrategia de respuesta de riesgo al planificar o al aproximarse a los planes de riesgos de proyecto futuros.
    • Riesgos residuales
      Especifica los riesgos que se han encontrado o creado en el proyecto como consecuencia de la mitigación que se ha llevado a cabo para resolver el riesgo. A diferencia de los riesgos asociados, lo riesgos residuales no comparten resultados similares, pero surgen a partir de una acción puesta en marcha con el fin de resolver el riesgo.
  11. Guarde los cambios realizados.
Después de crear un riesgo, este aparece en la lista de riesgos. El icono de marca de verificación en la columna Por encima del umbral de la página de riesgos indica que la puntuación en riesgos ha superado el umbral de riesgo.
Crear un riesgo a partir de la solicitud de cambio
Cuando crea un riesgo a partir de una solicitud de cambio, algunos de los campos se rellenan con información de la solicitud de cambio relacionada. Para ver la solicitud de cambio original a partir del riesgo, abra el riesgo y haga clic en el ID del campo Solicitud de cambio originaria.
Siga estos pasos:
  1. Abra un proyecto y haga clic en
    Riesgos, Incidencias, Cambios
    .
  2. Abra el menú Riesgos/incidencias/cambios y haga clic en Solicitudes de cambio.
  3. Haga clic en el nombre de la solicitud de cambio.
  4. Haga clic en
    Crear riesgo
    .
  5. Rellene los campos de la sección General. La mayoría de los campos son los mismos que los campos descritos anteriormente en esta página.
  6. Rellene los campos de la sección Detalles:
    • Síntomas de riesgo
      Define los síntomas que identifican este elemento como riesgo.
    • Descripción del impacto
      Muestra una descripción del resultado que tuvo el riesgo en el proyecto.
    • Fecha de impacto del riesgo
      Muestra la fecha en la que las repercusiones del riesgo impactaron en el proyecto.
    • Supuestos
      Define los supuestos que determinan que este elemento podría ser un riesgo. Se pueden comprobar estas suposiciones para asegurarse de que siguen siendo válidas a lo largo del ciclo de vida del riesgo. Si las suposiciones cambian, el impacto o probabilidad del riesgo también puede cambiar.
    • Riesgos asociados
      Define los riesgos dentro de este proyecto que se asocian con este riesgo. Solo se puede vincular este riesgo con riesgos dentro de este proyecto.
    • Incidencias asociadas
      Define los problemas dentro de este proyecto que se asocian con este riesgo. Solo se puede vincular este riesgo con riesgos dentro de este proyecto.
  7. Rellene los siguientes campos de la sección Cuantificar riesgo. La mayoría de los campos son los mismos que los campos descritos anteriormente en esta página.
  8. Adjunte los documentos en la sección Archivos adjuntos.
  9. Rellene los campos de la sección Resolución.
  10. Guarde los cambios realizados.
Asignación de índices de riesgo
Las organizaciones normalmente prefieren financiar proyectos que presenten una media de riesgos baja y media. A menos que un proyecto de alto riesgo pueda ofrecer beneficios sustanciales o sea esencial desde el punto de vista estratégico para los objetivos del negocio, éste se puede finalizar. Puede evaluar una lista predeterminada de posibles factores de riesgo para cada proyecto en la página de riesgos principal. Los colores siguientes se utilizan para mostrar el resultado de riesgo en forma de un indicador de estado:
  • Rojo = Riesgo alto
  • Amarillo = Riesgo medio
  • Verde = Riesgo bajo
Después de asignar tasas de riesgo a los factores individuales, se calculará un nivel de riesgo total para el proyecto. El cálculo se basa en los niveles de riesgo combinados de todos los factores de riesgo de la lista. El nivel de riesgo general aparece en la parte superior de la lista de factores.
Puede valorar los riesgos en la página de riesgos principal. Los demás componentes de la gestión de riesgos y las acciones que puede llevar a cabo se encuentran en la página de riesgos dentro de un proyecto. Cree un riesgo detallado en la página de riesgos y asígnelo a una categoría de riesgo.
  • La categoría equivale a una de las categorías o factores de riesgo que se enumeran en la página de lista de riesgos. Si la puntuación general de un riesgo detallado difiere del índice que se le ha asignado en la página principal del riesgo, los dos componentes de gestión de riesgos interactuarán. La puntuación del riesgo detallado anula la tasa que se ha asignado. Si crea un riesgo detallado sin asignar tasas, las puntuaciones de las entradas del riesgo colorearán el factor correspondiente de la lista.
  • Algunas categorías de riesgo de la sección Factores que contribuyen de la página de riesgos principal son de solo visualización. Una vez creado el riesgo detallado y de asignarle una categoría, no se puede editar la categoría de riesgo correspondiente de la sección Factores de riesgo en las propiedades del riesgo del proyecto. Se puede actualizar el índice actualizando el riesgo correspondiente en la página de lista de riesgos.
La eliminación de un riesgo detallado cambia la puntuación de riesgo general del proyecto así como la puntuación de riesgo combinado para dicha categoría de riesgo concreta. Estos dos valores aparecen en la sección Factores que contribuyen de la página de riesgos principal.
Por ejemplo, usted suprime un riesgo de financiación detallado y existen varios riesgos del tipo de categoría de riesgo. Se volverá a calcular la puntuación en riesgos de esa categoría/factor de riesgo en función de la puntuación combinada de todos los riesgos restantes de esa categoría. Sin embargo, si suprime un riesgo de financiación y solo se conserva un riesgo de la categoría, puede seleccionar un valor de riesgo en el menú desplegable Financiación.
Se pueden asignar índices a los factores de riesgo del proyecto. Los factores de riesgo aparecen en la sección Factores que contribuyen de la página. El campo Riesgo, en la parte superior de la página, indica un nivel de riesgo combinado para el proyecto. El nivel de riesgo se basa en todas las selecciones que se han realizado en la sección Factores contribuyentes de la página.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto y, en Propiedades, elija un valor para Seleccionar riesgo.
  2. Seleccione las opciones para evaluar el riesgo.
    • Objetivos
      Especifica si los requisitos, los objetivos, el alcance y los beneficios son razonables, están claramente definidos, y se pueden medir y verificar.
    • Patrocinio
      Indica si el patrocinio está claramente definido y comprometido.
    • Financiación
      Especifica si la financiación del proyecto se encuentra disponible sin limitaciones.
    • Disponibilidad de recursos
      Indica si los recursos internos se encuentran disponibles para el proyecto sin limitaciones y los recursos externos no son obligatorios.
    • Interdependencias
      Especifica si el proyecto no depende de otros.
    • Técnico
      Indica si la tecnología del proyecto está probada y son obligatorios nuevos conocimientos internos o externos.
    • Interfaz humana
      Especifica si el proyecto tiene una interfaz de usuario (IU) bien definida.
    • Cultura organizativa
      Indica si el proyecto requiere un pequeño cambio en la cultura organizativa, los procesos empresariales, los procedimientos o las políticas.
    • Adaptabilidad
      Especifica si el proyecto podrá admitirse fácilmente en el futuro y no requerirá actualizaciones importantes.
    • Implementación
      Indica si existen dudas menores acerca del esfuerzo de implementación y la aceptación del usuario.
    • Flexibilidad
      Especifica si el proyecto puede adaptarse fácilmente.
  3. Guarde los cambios.
    De este modo, cambiarán los indicadores de estado junto a cada factor de riesgo según el color asignado al nivel que ha seleccionado para cada riesgo.
Puntuación de riesgo calculada
Puede introducir y ver una puntuación de riesgo calculada en la sección Cuantificar riesgo de la página de propiedades de riesgo. La puntuación de riesgo se calcula en función de las selecciones que se realizan en los campos Probabilidad e Impacto de esta página. Se evalúan los niveles de probabilidad e impacto de la siguiente manera:
  • Bajo = 1
  • Medio = 2
  • Alto = 3
Por ejemplo, se establece el nivel de probabilidad de riesgo en Alto (3) y el nivel de impacto en Medio (2). La puntuación de riesgo calculada es 6. La puntuación de riesgo calculada se utiliza junto con el valor del umbral de riesgo a nivel de sistema para todos los proyectos y establecido por el administrador de
PPM (versión clásica)
. El
umbral de riesgo
es el nivel de riesgo aceptable que se puede tolerar sin representar la estrategia de respuesta del riesgo. El umbral de riesgo es útil porque los proyectos pueden tener cientos de riesgos. La única forma de gestionarlos es centrarse en los más importantes.
La matriz de puntuación del riesgo y el umbral del riesgo contienen valores predeterminados. Se puede establecer como alto o bajo, según sea lo más apropiado para su organización. Puede observar si el riesgo se encuentra por encima del umbral en la página de riesgos. Puede diseñar procedimientos o procesos para tratar los riesgos que superan el umbral.
Para obtener más información sobre cómo se calculan las puntuaciones de riesgo y qué factores determinan el color de la puntuación, consulte el artículo TEC439319 en Soporte en línea de CA.
Configuración de la matriz de puntuación en riesgos
Utilice la matriz Configuración de la puntuación del riesgo para establecer la puntuación en riesgos de una combinación determinada de impacto y probabilidad. El sistema utiliza la matriz para determinar el grado de riesgo (Alto, Medio, Bajo) en función de los factores de impacto y probabilidad de un riesgo.
De forma predeterminada, se pueden utilizar las siguientes puntuaciones de clasificación de riesgos para clasificar los factores de impacto y probabilidad:
  • Bajo
  • Medio
  • Alto
Impacto y Probabilidad son los atributos de búsqueda en el sistema que tienen valores numéricos (LOOKUP_ENUM) asignados a ellos. El producto de los valores de impacto y probabilidad proporciona el valor de riesgo Calculado para un riesgo.
Siga estos pasos:
  1. En Administración, seleccione Valores de configuración del riesgo en Gestión de proyectos.
  2. Para cada fila Impacto del riesgo (Bajo, Medio y Alto), seleccione una Probabilidad del riesgo (Bajo, Medio y Alto) para cada columna.
Configuración de la matriz de puntuación en riesgos mediante los valores personalizados
De forma predeterminada, la búsqueda Índice de riesgo utiliza los siguientes ID alfabéticos para los niveles de puntuación.
  • L = 0 (bajo)
  • M = 50 (medio)
  • H = 100 (alto)
Se puede configurar la matriz de puntuación en riesgos mediante la adición de valores personalizados para las siguientes búsquedas.
  • Índice de riesgo
  • Impacto del riesgo
  • Probabilidad del riesgo
Para utilizar las puntuaciones personalizadas (como Bajo-Medio, Medio-Alto, Superalto) para puntuar los factores Impacto y Probabilidad, se deben configurar los valores de Índice de riesgo. Los valores o puntuaciones personalizados aparecen en la matriz Configuración de la puntuación en riesgos. Se pueden seleccionar los valores personalizados desde los menús desplegables para las filas Impacto del riesgo y las columnas Probabilidad del riesgo.
De forma predeterminada, las búsquedas Impacto del riesgo y Probabilidad del riesgo utilizan los siguientes ID numéricos para indicar los niveles de impacto y probabilidad:
  • 1 = Bajo (0)
  • 2 = Medio (50)
  • 3 = Alto (100)
Para definir valores personalizados para los factores Impacto y Probabilidad, configure los valores de búsqueda Probabilidad del riesgo e Impacto del riesgo. Los valores personalizados Impacto del riesgo aparecen en la matriz Configuración de la puntuación del riesgo como filas adicionales con menús desplegables que muestran "Seleccionar". Los valores personalizados Probabilidad del riesgo aparecen en la matriz Configuración de la puntuación en riesgos como columnas adicionales con menús desplegables que muestran "Seleccionar". Haga clic en Seleccionar a fin de seleccionar el valor de impacto o probabilidad de riesgo apropiado para una fila o columna de la matriz.
Siga estos pasos:
  1. En Administración, seleccione Búsquedas en Administración de datos.
  2. Filtre la búsqueda que desee configurar (por ejemplo, Índice de riesgo - LMH estándar)
  3. Haga clic en Valores y, a continuación, haga clic en Nuevo a fin de definir un valor personalizado para la búsqueda.
  4. Defina los atributos de valor personalizados. Por ejemplo, agregue el siguiente valor de índice de riesgo personalizado:
    • Nombre del valor de búsqueda = Bajo-Medio
    • ID= 25
    • Partición = Sistema
  5. Haga clic en Guardar y volver.
  6. Haga clic en Reordenar valores.
  7. Utilice las flechas hacia arriba y hacia abajo para ubicar el nuevo valor personalizado en el orden correcto.
  8. Haga clic en Guardar y volver.
Después de agregar valores personalizados para las búsquedas Índice de riesgo, Impacto del riesgo o Probabilidad del riesgo, vaya a la página Valores de configuración del riesgo en Administración y seleccione los valores que se han agregado recientemente en la matriz Configuración de la puntuación en riesgos. Para obtener más información, consulte Configuración de la matriz de puntuación en riesgos.
Agregación de notas para los riesgos, las incidencias o las solicitudes de cambio
Se pueden agregar notas acerca de un riesgo, una incidencia o una solicitud de cambio. Las notas agregadas se muestran en una lista de la página notas respectiva. Las notas aparecen en el orden en el que se crearon; las más recientes aparecen al inicio de la lista. Desde esta página, podrá clasificar la lista de notas y agregar notas adicionales. No se puede editar ni responder a estas notas.
Vea las notas en la sección de la lista de la página de riesgos. Los usuarios con acceso a la página Riesgos/incidencias/cambios de un proyecto pueden ver las notas.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto y haga clic en Riesgos, Incidencias, Cambios.
  2. Abra el menú Riesgos/incidencias/cambios y seleccione un elemento.
  3. Abra Riesgos, Incidencias o Solicitudes de cambio para agregar una nota.
  4. Haga clic en Notas.
  5. Complete los campos y haga clic en Agregar para guardar las notas.
Asociación de tareas clave con un riesgo
Puede asignar un riesgo a una tarea existente o crear una nueva. También se pueden asignar riesgos a una o varias tareas clave. Una tarea clave es importante de algún modo. Por ejemplo, la fecha de inicio de otras tareas puede depender de la tarea clave. Mediante la página de tareas asociadas a riesgos, se puede ver una lista de las tareas asociadas al riesgo. Se pueden asociar los riesgos creados a las tareas clave y verlos en la página de riesgos asociados a la tarea. No puede responder a los riesgos que aparecen en la página ni editarlos. Los recursos que disponen de acceso al proyecto pueden ver los riesgos.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto y haga clic en Riesgos, Incidencias, Cambios.
  2. Haga clic en el nombre del riesgo.
  3. Haga clic en Tareas asociadas.
  4. Para agregar una tarea existente, haga clic en Agregar tareas existentes. Seleccione la casilla de verificación que se encuentra junto a la tarea clave para asociarla al riesgo y haga clic en Vínculo a.
  5. Para agregar una nueva asociación de tarea, haga clic en Nuevo.
  6. Rellene los campos de la sección General:
    • Hito
      Designar la tarea como hito. Los hitos son tareas que tienen una fecha de vencimiento pero no una duración (un período entre la fecha de inicio y de finalización). Una vez guardado, se bloqueará el campo Inicio en la página de propiedades de la tarea.
      Valor predeterminado:
      Desactivado.
      No se puede asignar personal a hitos ni designarlos como tareas de resumen.
    • Tarea clave
      Especifica si desea identificar esta tarea como una tarea clave. Una tarea clave es importante de algún modo. Por ejemplo, la fecha de inicio de otras tareas puede depender de la tarea clave.
      Ejemplo:
      si la finalización de esta tarea es esencial para la fecha de inicio de otras tareas, marque esta tarea como tarea clave.
      Valor predeterminado:
      Seleccionado
    • Estado
      Muestra el estado de la tarea que se basa en el valor de % completado. Este campo se calcula y se actualiza automáticamente según el valor en % de finalización de la tarea.
      Valores:
      • Finalizado. Indica que la tarea de ETC es cero y el porcentaje completado es 100.
      • No iniciado. Los datos reales no están registrados y el porcentaje completado es cero.
      • Iniciado. Muestra cuándo registra un recurso datos reales en la asignación de la tarea. El porcentaje que se ha realizado en la tarea es de más de cero y menor a 100.
      Valor predeterminado:
      No iniciado
    • % completado
      Define el porcentaje de trabajo que se ha finalizado si la tarea ha finalizado parcialmente.
      Valores:
      • Cero. La tarea no se ha iniciado.
      • Del 1 al 99. La tarea dispone de datos reales o de la ETC y no se ha iniciado.
      • 100. La tarea está completa.
      Valor predeterminado:
      0
    • Código de cargo
      Define el código de cargo de la tarea. Los códigos de cargo del nivel de tarea reemplazan a los códigos de cargo de nivel del proyecto donde ambos han sido especificados.
    • Debe comenzar el
      Define la fecha en la que se debe iniciar la tarea. Esta fecha se utiliza como una restricción de fecha durante la programación automática.
    • Debe finalizar el
      Define la fecha en la que debe finalizar la tarea. Esta fecha se utiliza como una restricción de fecha durante la programación automática.
    • No comenzar antes de
      Define la fecha de inicio más próxima posible para una tarea. Esta fecha se utiliza como una restricción de fecha durante la programación automática.
    • No comenzar después de
      Define la fecha de inicio más tardía posible para la tarea. Esta fecha se utiliza como una restricción de fecha durante la programación automática.
    • No finalizar antes de
      Define la fecha de finalización más temprana posible para una tarea. Esta fecha se utiliza como una restricción de fecha durante la programación automática.
    • No finalizar después de
      Define la fecha de finalización más tardía posible para una tarea. Esta fecha se utiliza como una restricción de fecha durante la programación automática.
    • Excluir de la programación automática
      Especifica si se van excluir las fechas para esta tarea durante el proceso de programación automática.
      Valor predeterminado:
      Desactivado.
      Obligatorio:
      No
      Este campo funciona con el campo
      Programar asignaciones en tareas excluidas
      en la página de programación automática. Por ejemplo, se excluye la tarea de programación automática pero se permiten cambios en las fechas de asignación de recurso de tareas excluidas durante la programación automática. El proceso de la programación automática cambia las fechas de asignación de recursos de tarea, manteniéndose dentro de las fechas de inicio y finalización de la tarea.
  7. Guarde los cambios realizados.
Gestión de la lista de valores para la búsqueda de las categorías de riesgo
La lista de valores definida por el sistema para las categorías de riesgo (búsqueda RIM_CATEGORY_TYPE) son valores sugeridos. Puede editar esta lista para satisfacer las necesidades de su organización en el cálculo y gestión de los riesgos.
Puede crear atributos definidos por el usuario y agregarlos a la fórmula media ponderada del riesgo. Los valores de búsqueda para el tipo de categoría (ID=RIM_CATEGORY_TYPE) se gestionan a través de la aplicación de forma distinta a la simple adición de los valores de búsqueda mediante Administración, Administración de datos, Búsquedas.
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en
    Administración
    ,
    Studio
    ,
    Objetos
    .
  2. Abra el objeto
    Proyecto
    y haga clic en la ficha
    Atributos
    .
  3. Cree un nuevo atributo de número. Por ejemplo,
    Mi factor de riesgo
    con el ID
    my_risk_factor
    .
    1. Haga clic en el botón
      Agregar
      .
    2. Seleccione el tipo de atributo. En este caso, es
      número
      .
    3. Complete los campos necesarios y haga clic en
      Guardar
      .
  4. Agregue este nuevo atributo al atributo Puntuación en riesgos (que se encuentra en la lista de atributos Objeto del proyecto).
  5. Haga clic en el atributo
    Puntuación en riesgos
    (id = risk)
  6. En la página
    Propiedades de riesgo
    , haga clic en el vínculo
    [Crear fórmula media ponderada]
    .
  7. Agregue el atributo nuevo definido por el usuario (
    my_risk_factor
    ) a la fórmula media ponderada.
  8. Puede eliminar los valores definidos por el sistema y otros atributos de la fórmula media ponderada si no desea utilizarlos.
  9. Haga clic en
    Guardar
    o
    Enviar
    .
  10. Compruebe la lista de búsqueda
    Tipo de categoría de riesgo
    de los valores:
    1. Haga clic en
      Administración
      ,
      Administración de datos
      ,
      Búsquedas
      .
    2. Busque el ID = RIM_CATEGORY_TYPE, abra la búsqueda y vaya a la ficha
      Valores
      .
      Ahora verá el atributo Puntuación en riesgos definido por el usuario agregado recientemente y denominado
      Mi factor de riesgo
      como un valor en esta búsqueda.
  11. Ubique este nuevo atributo (
    my_risk_factor
    ) en una subpágina del objeto Proyecto para que los usuarios puedan introducir un valor en el campo para el cálculo de la puntuación de riesgo.
  12. También puede eliminar cualquiera de los atributos definidos por el sistema para la puntuación en riesgos si no desea utilizarlos.
  13. Para actualizar las vistas, vaya a
    Administración
    ,
    Studio
    ,
    Objetos
    , abra el objeto
    Proyecto
    y haga clic en la ficha
    Vistas
    .
  14. Publique las vistas modificadas del proyecto si se realizan modificaciones en las vistas de lista, en las vistas de filtro o en otras opciones. No es necesaria la publicación de las modificaciones en las páginas de propiedades.
Automatización de la gestión de riesgos
El proceso de asignación de riesgos es un proceso de gestión de riesgos disponible. Como gestor o administrador del proceso, utilice el proceso de asignación de riesgos para gestionar la asignación y la resolución de los riesgos del proyecto. De forma predeterminada, este proceso no está activo. El administrador del proceso lo activa antes de iniciar el proceso de asignación de riesgos. Una vez activado, puede acceder e iniciar el proceso de riesgos en la ficha Procesos.
Un proceso se puede personalizar mediante reglas empresariales adicionales. Para obtener más información, consulte
Configuración de procesos
.
El proceso de asignación de riesgos realiza los pasos siguientes. El proceso envía notificaciones sobre cada acción o paso a los asignatarios designados.
  1. Un usuario crea un nuevo riesgo del proyecto con el estado
    Abierto
    e inicia manualmente el proceso de asignación de riesgos.
  2. El proceso comprueba si se especifica una categoría de riesgo
    .
    Si se especifica una categoría de riesgo, crea una acción para el gestor de proyectos para asignar un propietario del riesgo.
    Si no se especifica una categoría de riesgo, crea una acción para que el gestor de proyectos introduzca una categoría de riesgo. El propietario del riesgo cambia el estado del riesgo a
    Trabajo en curso
    .
  3. Una vez que se asigna un riesgo a un propietario, el proceso crea una acción para que el propietario del riesgo seleccione un método de resolución del riesgo (mitigar, vigilar, transferir o aceptar).
    • Si se acepta el riesgo, crea una acción para que el gestor de proyectos apruebe la aceptación del riesgo. Si se aprueba la aceptación del riesgo, marca el riesgo como Resuelto. Si se ha denegado la aceptación del riesgo, la acción vuelve al propietario del riesgo para seleccionar un nuevo enfoque para la resolución del riesgo.
    • Si se está vigilando el riesgo, crea una acción para que el propietario del riesgo observe el riesgo. Una vez completada la acción, el riesgo se marca como Resuelto.
    • Si se mitiga el riesgo, crea una acción para que el propietario del riesgo defina los pasos de mitigación del riesgo. Una vez completada la acción, el riesgo se marca como Resuelto.
    • Si se va a transferir el riesgo, crea una acción para que el propietario del riesgo transfiera el riesgo a un grupo o propietario distinto. Una vez completada la acción, el riesgo se marca como Resuelto.
  4. Después de que se haya resuelto el riesgo, el propietario del riesgo cambia el estado del riesgo a
    Cerrado
    .
Creación de una incidencia y cierre de un riesgo
Una
incidencia
es un evento que ha afectado al proyecto. Cuando el plan de mitigación del riesgo produce un error, se puede escalar el riesgo a una incidencia. Cree una incidencia del riesgo existente y, a continuación, ciérrelo. La nueva incidencia hereda el nombre, la descripción del riesgo y algunos de sus valores, por ejemplo, Estado (Abierto) y Fecha de creación (fecha del calendario actual). Siempre queda la posibilidad de volverlo a vincular al riesgo original. La creación de una incidencia a partir de un riesgo proporciona concienciación, acciones y tareas en torno a una incidencia para que el equipo del proyecto pueda solucionarlo. Además, permite al equipo mantener un seguimiento de los problemas y su resultado para ser analizados al cierre del proyecto y para una futura planificación del proyecto.
También se pueden conectar otros riesgos o incidencias relacionadas con esta. La conexión de todas las incidencias y riesgos relacionados ayuda a realizar un seguimiento de las dependencias y a reconocer tendencias en futuros análisis y auditorías.
En este artículo, como parte del plan de mitigación, se emplean contratistas externos para completar el proyecto. Sin embargo, estos contratistas no tienen el nivel de experiencia necesario, lo que está afectando al progreso de entrega del proyecto. Ahora, el riesgo se convierte en una incidencia y el gestor del proyecto crea una incidencia a raíz de este riesgo y lo cierra.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto y haga clic en
    Riesgos, Incidencias, Cambios
    .
  2. Abra el riesgo.
  3. Haga clic en
    Crear incidencia
    .
  4. Rellene los campos de la sección
    General
    :
    • Categoría
      Define la categoría a la que pertenece la incidencia.
      Valores:
      • Flexibilidad:
        El proyecto no se puede adaptar.
      • Financiación:
        La financiación del proyecto no está adjudicada o está disponible pero con limitaciones.
      • Interfaz humana:
        La interfaz de usuario (IU) está mal definida.
      • Implementación:
        Existen incertidumbres relativas al esfuerzo de implementación y a la aceptación del usuario.
      • Interdependencias
        : El proyecto depende de otros proyectos.
      • Objetivos:
        Los requisitos, los objetivos, el alcance y los beneficios son irracionales, poco claros y no se pueden medir ni verificar.
      • Cultura organizativa:
        El proyecto requiere cambios en la estructura organizativa, los procesos de negocio, los procedimientos o las políticas.
      • Disponibilidad de recursos:
        La disponibilidad de recursos interna es incierta, por lo que se requieren recursos externos.
      • Patrocinio
        : El patrocinio no está claramente identificado ni comprometido.
      • Adaptabilidad:
        En el futuro, no será sencillo admitir el proyecto y requerirá actualizaciones importantes.
      • Técnico:
        La tecnología del proyecto no se ha probado; se requieren nuevos expertos internos o externos.
    • Propietario
      Define el nombre del recurso que gestiona la incidencia. Este recurso es el responsable de comprobar que la incidencia se gestiona y controla correctamente a lo largo de su ciclo de vida.
      Valor predeterminado
      : el recurso conectado actualmente.
  5. Rellene los campos de la sección
    Detalles
    .
  6. Adjunte un documento que proporcione información valiosa de la incidencia y su resolución o efecto en el proyecto (si procede) en la sección
    Archivos adjuntos
    .
  7. Complete la sección
    Resolución
    tras resolver la incidencia.
  8. Haga clic en
    Guardar y volver
    para ir a la página
    Propiedades de riesgo
    y cerrar el riesgo.
  9. Cambie el
    estado
    a
    Cerrado
    .
  10. Guarde los cambios.
Creación de incidencias
Cree una incidencia cuando el riesgo afecte al proyecto de una manera significativa. Dado que se prevé un retraso en el proceso de aprobación, el gestor de proyectos crea una incidencia y asigna la categoría como dependencia.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto y haga clic en
    Riesgos, Incidencias, Cambios
    .
  2. Abra el menú
    Riesgos, Incidencias, Cambios
    y haga clic en
    Incidencias
    .
  3. Haga clic en
    Nuevo
    .
  4. Rellene los campos de la sección
    General
    :
    • ID de la incidencia
      Define el identificador único de la incidencia. No se puede cambiar el identificador una vez que se guarde la incidencia.
    • Categoría
      Define la categoría a la que pertenece la incidencia.
      Valores:
      • Flexibilidad:
        El proyecto no se puede adaptar.
      • Financiación:
        La financiación del proyecto no está adjudicada o está disponible pero con limitaciones.
      • Interfaz humana:
        La interfaz de usuario (IU) está mal definida.
      • Implementación:
        Existen incertidumbres relativas al esfuerzo de implementación y a la aceptación del usuario.
      • Interdependencias
        : El proyecto depende de otros proyectos.
      • Objetivos:
        Los requisitos, los objetivos, el alcance y los beneficios son irracionales, poco claros y no se pueden medir ni verificar.
      • Cultura organizativa:
        El proyecto requiere cambios en la estructura organizativa, los procesos de negocio, los procedimientos o las políticas.
      • Disponibilidad de recursos:
        La disponibilidad de recursos interna es incierta, por lo que se requieren recursos externos.
      • Patrocinio
        : El patrocinio no está claramente identificado ni comprometido.
      • Adaptabilidad:
        En el futuro, no será sencillo admitir el proyecto y requerirá actualizaciones importantes.
      • Técnico:
        La tecnología del proyecto no se ha probado; se requieren nuevos expertos internos o externos.
    • Propietario
      Define el nombre del recurso que gestiona la incidencia. Este recurso es el responsable de comprobar que la incidencia se gestiona y controla correctamente a lo largo de su ciclo de vida.
      Valor predeterminado
      : el recurso conectado actualmente.
    • Creador
      Muestra el nombre del recurso que ha creado la incidencia.
      Valor predeterminado
      : el recurso conectado actualmente.
  5. Rellene los campos de la sección
    Detalles
    .
  6. Adjunte un documento que proporcione información valiosa de la incidencia y su resolución o efecto en el proyecto (si procede) en la sección
    Archivos adjuntos
    .
  7. Complete la sección
    Resolución
    tras resolver la incidencia.
  8. Guarde los cambios.
Cierre de una incidencia
Una vez que se resuelva la incidencia, debe cambiarse el estado a Cerrado e introducir una resolución final. Una resolución detallada puede ayudarle a recordar el resultado de una incidencia al planificar o plantear futuros planes de proyectos.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto y haga clic en
    Riesgos, Incidencias, Cambios
    .
  2. Abra el menú
    Riesgos, Incidencias, Cambios
    y haga clic en
    Incidencias
    .
  3. Abra el problema.
  4. Cambie el
    estado
    a
    Cerrado
    .
  5. Introduzca el modo en el que se ha resuelto la incidencia en la sección
    Resolución
    .
  6. Guarde los cambios.
Creación de una incidencia a partir de un riesgo o de una solicitud de cambio
Se pueden crear incidencias a partir de riesgos o de solicitudes de cambio para escalar un riesgo grave a un nivel superior. También puede crear incidencias independientes de los riesgos y solicitudes de cambio. Al igual que con los riesgos, puede asociar problemas con los procesos, tareas y acciones.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto y haga clic en Riesgos, Incidencias, Cambios.
  2. Abra el menú Riesgos/incidencias/cambios y haga clic en Incidencias o en Solicitudes de cambio.
  3. Haga clic en Nuevo o en el nombre de una solicitud de cambio y, a continuación, haga clic en Crear incidencia.
  4. Complete la información solicitada.
    • Propietario
      Define el nombre del recurso que gestiona el riesgo. Este recurso es el responsable de comprobar que la incidencia se gestiona y controla correctamente a lo largo de su ciclo de vida. Si se crea una incidencia a partir de un riesgo cerrado, el valor para este campo se toma del campo Propietario de la página en la página Propiedades de riesgo.
      Valor predeterminado:
      El recurso conectado actualmente.
  5. Rellene los campos de la sección Detalles.
  6. Adjuntar todos los documentos.
  7. Rellene el campo Resolución en la sección correspondiente.
  8. Guarde los cambios.
Importación de un incidente desde otro sistema de registro
Si la organización utiliza un sistema distinto para crear y supervisar incidencias, como Microsoft Excel o Access, utilice XML Open Gateway (XOG) para importarlas a
PPM (versión clásica)
. Para obtener más información, consulte el
Desarrollo de XML Open Gateway (XOG)
.
Cierre la solicitud de cambio y sígala como un incidente.
Puede crear de forma rápida una solicitud de cambio a partir de un problema existente. La información básica de los campos comunes se copia a la nueva solicitud de cambio para una fácil configuración. Se proporciona un vínculo a la solicitud de cambio originaria en la página Propiedades del problema para poder desplazarse de forma sencilla entre los registros. Además, puede asociar manualmente los problemas o solicitudes de cambio entre ellos. La asociación puede ayudarle a entender las relaciones entre los problemas y las solicitudes de cambio, y proporcionar una gestión del proyecto global mejor. Haga clic en el ID del campo Solicitud de cambio originaria para ver la solicitud de cambio originaria.
Siga estos pasos:
  1. Abra la solicitud de cambio.
  2. Cambie el estado a Cerrado.
  3. Guarde los cambios realizados.
  4. Haga clic en Crear incidencia.
  5. Rellene los campos de la sección General. El campo siguiente necesita una explicación:
    • Propietario
      Define el nombre del recurso que gestiona el riesgo. Este recurso es el responsable de comprobar que la incidencia se gestiona y controla correctamente a lo largo de su ciclo de vida. Si se crea una incidencia a partir de un riesgo cerrado, el valor para este campo se toma del campo Propietario de la página en la página Propiedades de riesgo.
      Valor predeterminado
      : el recurso conectado actualmente.
  6. Rellene los campos de la sección Detalles. El campo siguiente necesita una explicación:
    • Fecha prevista para la resolución
      Define la fecha prevista para resolver la incidencia. La fecha tiene que ser igual o anterior a la fecha de impacto.
      Valor predeterminado
      : Fecha actual
  7. Adjuntar todos los documentos.
  8. Rellene el campo Resolución en la sección correspondiente.
  9. Guarde los cambios realizados.
Asociación de tareas clave existentes con incidentes
Se pueden asociar tareas al incidente y puede ver una lista de tareas que se asocian con el incidente. Puede asociar las tareas, tareas clave e hitos a un problema. No se puede responder a los incidentes que aparecen en esta página ni editarlos. De forma predeterminada, no todas las tareas que se asocian con el incidente se muestran en la lista. Para ver todas las tareas asociadas al incidente, expanda el filtro, seleccione Todas en el campo del filtro Tarea clave y haga clic en Filtrar.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto y haga clic en Riesgos, Incidencias, Cambios.
  2. Abra el menú Riesgos, Incidencias, Cambios y haga clic en Incidencias.
  3. Haga clic en el nombre de la incidencia.
  4. Haga clic en Tareas asociadas.
  5. Haga clic en Añadir tareas existentes.
  6. Seleccione la casilla de verificación de la tarea para asociarla con la incidencia y haga clic en Vínculo a.
Creación de una solicitud de cambio
Una
solicitud de cambio
es una alteración para aumentar o reducir el presupuesto, la programación o el alcance del proyecto. Cree una solicitud de cambio cuando la resolución de la incidencia afecte al presupuesto, la programación o el alcance del proyecto o cuando la incidencia no se resuelva. Al registrar una solicitud de cambio se facilita el análisis del proyecto y se aprenden de eventos pasados. Puede crear solicitudes de cambio para enviar y realizar un seguimiento de las solicitudes del interesado. Las solicitudes de cambio son solicitudes para ampliar o reducir el alcance del proyecto o los planes o para revisar las programaciones. Puede realizar una solicitud de cambio para una solicitud de mejora, defecto, requisito modificado o función nueva del producto. Puede seguir el estado de solicitud de cambio a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Como gestor de proyectos, se puede crear una solicitud de cambio para extender el plazo de entrega de un proyecto para solucionar un problema de disponibilidad con los recursos u otra dependencia.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto y haga clic en
    Riesgos, Incidencias, Cambios
    .
  2. Para crear una solicitud de cambio a partir de una incidencia, abra el menú
    Riesgos/incidencias/cambios
    y haga clic en
    Incidencias
    . Abra una incidencia y haga clic en
    Crear solicitud de cambio
    .
  3. Para crear una nueva solicitud de cambio, abra el menú Riesgos/incidencias/cambios y haga clic en Solicitud de cambio. Haga clic en Nuevo.
  4. Rellene los campos de las secciones
    General
    y
    Detalles
    . La mayoría de los campos son los mismos que los campos descritos anteriormente en esta página.
  5. Adjunte un documento que proporcione información valiosa de la solicitud de cambio y su resolución o efecto en el proyecto (si procede) en la sección
    Archivos adjuntos
    .
  6. Rellene los campos de la sección
    Efecto
    :
    • Impacto en la línea de referencia
      Describe cómo pueden afectar los cambios de la solicitud a la línea de referencia del proyecto.
    • Impacto en otros proyectos
      Describe cómo puede afectar la solicitud a otros proyectos.
    • Cambio en el coste
      Define la cantidad del coste del presupuesto del proyecto que puede cambiar según la solicitud de cambio. El campo Coste del presupuesto se explica en la página de propiedades del presupuesto.
    • Cambio en la programación
      Define el número de días que la solicitud puede retrasarse o acelerar la programación del proyecto total.
    • Cambio en los recursos
      Introduzca un número que refleje la solicitud de incremento o descenso del número de recursos necesarios para el proyecto.
  7. Rellene los campos de la sección
    Valoración
    .
  8. Haga clic en
    Guardar y volver
    para ir a la página Propiedades de la incidencia y cerrar la incidencia.
  9. Cambie el
    estado
    a
    Cerrado
    .
  10. Guarde los cambios.
Creación de solicitudes de cambio a partir de un riesgo.
Puede crear solicitudes de cambio a partir de riesgos existentes. El campo Riesgo originario se muestra en la página de propiedades de solicitud de cambio. Este campo es un vínculo al riesgo del que se ha derivado la solicitud de cambio. La información básica, como por ejemplo el nombre del riesgo y el número de ID se copian a la nueva solicitud de cambio para poder configurarla de forma sencilla.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto y haga clic en Riesgos, Incidencias, Cambios.
  2. Haga clic en el nombre del riesgo.
  3. Haga clic en Crear solicitud de cambio.
  4. Rellene los campos en la página.
  5. Guarde los cambios realizados.
Cierre de una solicitud de cambio
Después de resuelta una solicitud de cambio, cambie su estado a "Cerrado" e introduzca una resolución final para la solicitud. Una resolución detallada puede ayudar a recordar el resultado de una solicitud al planificar o plantear futuros proyectos.
Siga estos pasos:
  1. Abra la solicitud de cambio.
  2. En la sección Propiedades generales, cambie el estado a "Cerrado" e introduzca un motivo para el cambio solicitado.
  3. Guarde los cambios realizados.
Visualización de una pista de auditoría para un riesgo, incidencia o solicitud de cambio
Se puede ver cuándo y qué usuario ha modificado determinados campos. De este modo, puede efectuar un seguimiento de los cambios por recurso y fecha. El administrador puede configurar la auditoría para que audite y conserve un registro de las operaciones que se ejecutan en las solicitudes de cambio. Cuando los usuarios editan un riesgo, una incidencia o una solicitud de cambio, las ediciones aparecen en la página Pista de auditoría.
Puede ver los atributos de una solicitud que han sufrido un cambio. Los campos se visualizan en la mitad inferior de la página de la pista de auditoría de la solicitud de cambio. Los detalles incluyen el nombre del recurso que ha realizado la modificación y cuándo. Para poder ver la página de pista de auditoría de la solicitud de cambio, el administrador debe configurar la auditoría. Para obtener más información, consulte
Studio Development
en la sección Reference de la documentación en inglés.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto y haga clic en Riesgos, Incidencias, Cambios.
  2. Abra el menú Riesgos/incidencias/cambios y haga clic en Riesgos, incidencias o solicitudes de cambio.
  3. Abra el elemento y haga clic en Auditoría.
  4. Filtre la lista.
Autoasignación de una acción o asignación de una acción a otros usuarios
Las acciones de un proyecto son recordatorios acerca de trabajos que un usuario se asigna a sí mismo o a otros usuarios, y que otros usuarios también asignan al usuario. Puede utilizar acciones para efectuar un seguimiento del progreso de los proyectos y para asegurar que un proyecto se ha finalizado a tiempo.
Cree acciones relacionadas con el proyecto desde un proyecto. Al crear una acción, se convierte en el propietario de la acción o la puede asignar a recursos que puedan acceder a ella. Como propietario, puede modificarla y eliminarla.
Siga estos pasos:
  1. Abra Página principal y desde Personal, seleccione Organizador.
  2. Haga clic en Nuevo.
  3. Rellene los campos de la sección General. Los campos siguientes necesitan una explicación:
    • Repetitivo
      Indica si la acción tiene lugar en intervalos regulares. Si la acción solo se produce una vez, borre la casilla de verificación.
    • Frecuencia
      Especifica cada cuánto tiempo vuelve a repetirse la acción. Por ejemplo, si necesita un informe sobre el estado cada semana, introduzca 1 en el campo Frecuencia.
  4. Rellene los siguientes campos en la sección Notificar. Los campos siguientes necesitan una explicación:
    • Notificar a los asignatarios
      Indica si el recurso asignado recibe una notificación por correo electrónico o SMS en la página Descripción general.
      Valor predeterminado:
      Desactivado.
    • Enviar recordatorio
      Señala si se va a enviar una notificación de recordatorio por correo electrónico a los recursos asignados en la fecha de vencimiento de la acción.
      Valor predeterminado:
      Desactivado.
    • Tiempo antes del recordatorio
      Si está activada la casilla de verificación
      Enviar recordatorio, el campo define la cantidad de tiempo que debe transcurrir antes de que la acción venza y se produzca el recordatorio. Por ejemplo, introduzca 15 en el campo y seleccione Minutos en el campo
      Unidades.
  5. Seleccione los recursos a los que asignar la acción en la sección Asignatarios. Haga clic en Selección avanzada para elegir de entre una lista de mayor tamaño de todos los recursos y grupos de recursos.
  6. Guarde los cambios.