Envío de una hoja de tiempo

ccppmop159
HID_getting_started_submit_timesheet
Como miembro o personal del equipo del proyecto, debe realizar un seguimiento del número de horas en las que trabaja en tareas específicas y enviar hojas de tiempo. El seguimiento del tiempo de trabajo mediante una hoja de tiempo permite a las compañías planificar los presupuestos de proyectos complejos, realizar un seguimiento de la adjudicación de recursos, implementar códigos de cargos, etc. Es posible que el gestor le solicite realizar un seguimiento de las horas que se dedican a tareas específicas para proyectos específicos. En función de la política de la compañía, es posible que el gestor también le pueda pedir que realice un seguimiento de las horas que se dedican a tareas bajo diversos códigos de cargo y métodos de entrada. Como usuario de la aplicación, realice un seguimiento de las horas de trabajo utilizando hojas de tiempo. El Gestor de recursos es responsable de gestionar el registro de horas de sus informes directos.
Las hojas de tiempo están disponibles en
Clarity
, en
PPM (versión clásica)
y en la aplicación móvil. El administrador o gestor puede recomendarle qué opciones están disponibles para su organización.
El siguiente flujo de trabajo muestra los pasos que se deben seguir para enviar la hoja de tiempo:
Mapa de procesos que muestra cómo enviar una hoja de tiempo
Image displaying how to submit a timesheet
2
Apertura de la hoja de tiempo para enviar el tiempo de trabajo
Una vez que el gestor ha registrado al usuario, este puede empezar a trabajar con
PPM (versión clásica)
. Para empezar a realizar un seguimiento del tiempo con hojas de tiempo, se accede a las hojas de tiempo que no se hayan enviado.
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en
    Página principal
    ,
    Personal
    ,
    Hojas de tiempo
    .
    Aparecen las hojas de tiempo que no se han enviado.
  2. Haga clic en el icono
    Hoja de tiempo
    situado junto a la hoja de tiempo.
    También se puede hacer clic en el icono
    Hoja de tiempo actual
    (símbolo de reloj) en la parte superior derecha de la página para abrir la hoja de tiempo de la semana actual.
En la versión 15.1 y versiones posteriores, no se pueden utilizar las hojas de tiempo de
PPM (versión clásica)
si el administrador activa las hojas de tiempo de
Clarity
.
Configurar la hoja de tiempo
Puede configurar las opciones de entrada de tiempo y el aspecto predeterminados para todas las hojas de tiempo. Por ejemplo, cambie el diseño de las columnas y establezca el orden de clasificación para las filas (tareas) en las hojas de tiempo. También se pueden establecer opciones para rellenar automáticamente una nueva hoja de tiempo.
Siga estos pasos:
  1. Inicie sesión en
    PPM (versión clásica)
    .
  2. Abra una hoja de tiempo. Los cambios de configuración se aplican a todas las hojas de tiempo. Solo está cambiando la forma en que se ven las hojas de tiempo. Los datos de la hoja de tiempo no cambian.
  3. Haga clic en el vínculo
    Configurar
    en la esquina inferior derecha de la página.
  4. En la sección
    Contenido y diseño
    , en la lista Columnas disponibles, seleccione las etiquetas de las columnas que desea mostrar en la hoja de tiempo. Para moverlas a la lista
    Columnas seleccionadas
    , haga clic en la flecha
    Mover hacia la derecha
    .
  5. Especifique las siguientes opciones de ordenación:
    • Columna de orden predeterminado
      Especifica la columna para clasificar las tareas en la página Hoja de tiempo. Por ejemplo, ordene las tareas por su inversión principal, descripción, nombre corto o fecha de inicio. Los valores varían en función de la lista Columnas seleccionadas.
    • Orden de clasificación
      • Ascendente
        : Ordena la columna desde el valor más bajo al más elevado.
      • Descendente
        : Ordena la columna desde el valor más elevado al más bajo.
  6. En la sección
    Opciones de entrada de tiempo
    , seleccione todas las opciones que desea utilizar para rellenar automáticamente una nueva hoja de tiempo.
    • Rellenar tareas asignadas
      Rellena automáticamente la nueva hoja de tiempo con asignaciones de tareas que están abiertas actualmente. Las asignaciones abiertas tienen un intervalo de fechas dentro del período de tiempo de la hoja de tiempo nueva y, generalmente, un valor de ETC pendiente o aceptado distinto de cero. El intervalo incluye también el número de días que el administrador ha establecido en la página
      Opciones de la hoja de tiempo
      . El campo
      Rellenar intervalo de tiempo
      incluye un valor de configuración para los días anteriores y posteriores al inicio del período de tiempo (valor predeterminado = 7 días). Si una asignación abierta tiene un valor de ETC distinto de cero, también aparecen las tareas en un período de tiempo futuro fuera del intervalo.
    • Copiar las entradas de tiempo de una hoja de tiempo anterior
      Rellena automáticamente una hoja de tiempo nueva con las entradas de la tarea abiertas de la hoja de tiempo anterior.
      • Incluir los datos reales de la hoja de tiempo anterior (excepto los incidentes)
        Incluye automáticamente las horas reales de la hoja de tiempo anterior con las siguientes dos excepciones:
        • Esta opción no copia los datos reales de los incidentes.
        • Esta opción no copia los datos reales para entradas de tiempo únicas, como las vacaciones o los períodos de baja por enfermedad, de los
          días no laborables
          del calendario del recurso.
    • Unidad de visualización
      Indica la unidad de medida para las entradas de tiempo. Los valores disponibles son
      Horas
      y
      Días
      . Por lo general, se introduce el tiempo en horas redondeadas en cuartos de hora aproximados. Por ejemplo, 8,00 horas o 4,25 horas.
    • Decimales
      Indica el número de espacios decimales que deben utilizarse para que la entrada de tiempo seleccionada muestre la unidad seleccionada.
  7. Haga clic en
    Guardar
    .
Relleno de una hoja de tiempo
Cuando se abre por primera vez una hoja de tiempo, esta se encuentra en blanco y no contiene ninguna tarea. Se puede rellenar automáticamente la hoja de tiempo actual con tareas.
Nota
: En dependencia de cómo configura el usuario (o el administrador) las opciones de la hoja de tiempo, el rellenando automático de la hoja de tiempo realiza una de las tareas siguientes:
  • Copia todas las asignaciones de la tarea en la hoja de tiempo actual.
  • Copia las entradas de la hoja de tiempo de la hoja de tiempo enviada más recientemente (y opcionalmente incluye los datos reales) a la hoja de tiempo actual.
Siga estos pasos:
  1. Abra la hoja de tiempo de la semana actual.
    No aparecen entradas de tareas debido a que la hoja de tiempo es nueva.
  2. Si desea definir o cambiar las opciones disponibles para rellenar automáticamente una hoja de tiempo nueva, haga clic en
    Configurar
    . Para obtener más información sobre la configuración de las opciones parar rellenar la hoja de tiempo, consulte Configuración de la hoja de tiempo.
  3. Haga clic en
    Rellenar
    para rellenar la hoja de tiempo en función de las opciones de configuración que ha establecido el usuario o el administrador.
Nota:
El botón
Rellenar
aparece solamente si se establecen las opciones de rellenado automático.
Adición manual de entradas a una hoja de tiempo
Después de rellenar la hoja de tiempo con las tareas, se pueden agregar más tareas del proyecto. Para agregar más tareas a una hoja de tiempo, se utiliza la función de adición de tareas.
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en el botón
    Agregar tarea
    en la hoja de tiempo abierta.
    Se abre una página con una lista de tareas disponibles para el usuario.
  2. Seleccione la casilla de verificación que se encuentra junto a las tareas que desea agregar a la hoja de tiempo y, a continuación, haga clic en el botón
    Agregar
    situado en la parte inferior de la página.
Especificación de códigos de cargo y tipo de entrada (opcional)
Los códigos de tipo de entrada y de cargo se utilizan para la creación de nóminas. Si la compañía utiliza estos códigos, el gestor de proyectos los puede poner a disposición de los usuarios en sus hojas de tiempo. Puede que el gestor también desee que se dividan las entradas en este proceso. Verifique la política de la compañía acerca de los códigos de cargo y del tipo de entrada antes de enviar las hojas de tiempo.
Siga estos pasos:
  1. Abra una hoja de tiempo.
  2. Seleccione un código de tipo de entrada o de cargo en las listas desplegables
    Código de tipo de entrada
    o
    Código de cargo
    en la fila de entrada de tiempo.
  3. (Opcional) Seleccione la casilla de verificación situada junto a la entrada de la hoja de tiempo que desea dividir y haga clic en
    Dividir
    .
    Este paso es adecuado cuando el gestor desea que se introduzcan horas específicas con dos códigos de cargo diferentes. Después de dividir la entrada, se puede seleccionar un código de tipo o código del cargo en el campo Código del tipo de entrada o Código del cargo para la segunda entrada.
  4. Guarde los cambios realizados.
(Opcional) Agregar una fila de hoja de tiempo en una categoría indirecta
El gestor también puede solicitar que se agreguen filas a una hoja de tiempo en una categoría indirecta.
Las nuevas hojas de tiempo en
Clarity
15.x ya no admiten entradas de tiempo indirectas. Utilice
Otro trabajo
. Se debe tener en cuenta que se pueden observar diferencias en los totales si se ha introducido y aprobado tiempo indirecto mediante hojas de tiempo de
PPM (versión clásica)
y más tarde se ha cambiado a
Clarity
en
Clarity
15.x.
Siga estos pasos:
  1. Abra una hoja de tiempo.
  2. Haga clic en
    Nueva fila indirecta
    .
  3. Seleccione
    Códigos de cargo
    o
    Códigos de tipo de entrada
    (si procede).
  4. Guarde los cambios realizados.
Introducción del tiempo de trabajo en la hoja de tiempo
Para registrar el tiempo que se ha trabajado cada día en asignaciones de tareas específicas, se utiliza la página de hoja de tiempo del período de trabajo actual.
Se puede distribuir también el número de horas para una tarea única uniformemente entre todos los días laborables introduciendo el número total de horas que se han trabajado en la columna Total para la fila de entrada de tiempo. Si introduce valores en las dos celdas, Fecha y Total, el valor de la celda Fecha anula el valor de la celda Total.
Siga estos pasos:
  1. Abra una hoja de tiempo.
  2. Introduzca el número de horas que ha trabajado diariamente en cada asignación en las celdas
    Fecha
    de la hoja de tiempo.
  3. Guarde los cambios realizados.
Envío de la hoja de tiempo para su aprobación
La hoja de tiempo enviada se remite al aprobador de hojas de tiempo. El estado de la hoja de tiempo es
No aprobado
hasta que se aprueba.
Realice una de las acciones siguientes:
  • En la página de la lista de hojas de tiempo, seleccione la hoja de tiempo y haga clic en
    Enviar para aprobación
    .
  • Abra la hoja de tiempo y haga clic en
    Enviar para aprobación
    .
Corrección de una hoja de tiempo devuelta
Cuando el gestor devuelve una hoja de tiempo para corregirla, el usuario recibe una notificación. El método de esta notificación depende de la configuración de la cuenta.
Siga estos pasos:
  1. Abra la hoja de tiempo devuelta. Por ejemplo, haga clic en el vínculo de la notificación de su administrador.
    La hoja de tiempo devuelta puede incluir notas del gestor sobre lo que se debe corregir. Los iconos de papel y lápiz de la hoja de tiempo indican si hay notas nuevas.
  2. Realice las correcciones necesarias en la hoja de tiempo.
  3. Envíe la hoja de tiempo para su aprobación.
    El gestor recibirá una notificación de que la hoja de tiempo corregida está lista para la revisión y la aprobación.
Ajuste de una hoja de tiempo registrada
Una vez que el gestor ha aprobado la hoja de tiempo enviada, los datos de tiempo reales se registran en
PPM (versión clásica)
. Se pueden realizar ajustes en una hoja de tiempo registrada para las siguientes entradas:
  • Tareas que están abiertas para la entrada de tiempo y que están asociadas a un proyecto activo. El proyecto debe estar también abierto para la entrada de tiempo.
  • Las tareas indirectas (de forma predeterminada, las tareas indirectas se consideran activas)
  • Tareas de incidentes de un objeto de inversión sin proyecto activo (NPIO). Los NPIO deben estar abiertos para la entrada de tiempo. Se recomienda a los usuarios de
    Clarity
    15.6 que consulten la siguiente sugerencia.
Se han eliminado las restricciones para los NPIO principales asociadas al último punto anterior en la versión 15.6. En versiones anteriores, no se podía ajustar una fila para un incidente de una hoja de tiempo si su aplicación principal se había cerrado para la entrada de tiempo o si estaba inactiva. Los usuarios podían registrar el tiempo para el mismo incidente, pero no podían ajustar la entrada de tiempo porque la fila era de solo lectura, ya que la aplicación asociada se había cerrado para la entrada de tiempo. Como solución alternativa, se debía volver a abrir la aplicación para la entrada de tiempo. A partir de la versión 15.6, se pueden ajustar las filas para incidentes de una hoja de tiempo cuando la inversión principal está activa o inactiva y cuando el valor de configuración Abierto para entrada de tiempo está seleccionado (abierto) o sin seleccionar (cerrado).
Siga estos pasos:
  1. Abra la hoja de tiempo registrada.
  2. Haga clic en
    Ajustar
    .
    • El botón
      Ajustar
      se muestra en la hoja de tiempo registrada únicamente si al menos una de las tareas de la hoja de tiempo está activa.
    • Las tareas inactivas de la hoja de tiempo aparecen como entradas de solo lectura.
  3. Edite una o varias tareas activas de la hoja de tiempo.
El botón
Suprimir
no aparece al ajustar una hoja de tiempo. Si se ha reservado tiempo con respecto a una tarea de forma incorrecta, no se puede eliminar la entrada de tiempo de la hoja de tiempo. Sin embargo, se pueden establecer los valores para poner la tarea a cero. Esta configuración indica que no hay horas reservadas realmente para la tarea.