Gestión de solicitudes

ccppmop1591
Las solicitudes están asociadas con los requisitos de personal solo; siempre contienen referencias a un recurso o rol específico. La solicitud utiliza los detalles del requisito de personal para rellenar la solicitud.
Al seleccionar múltiples recursos o roles, se crea una solicitud nueva para cada recurso o rol (requisito de personal). Para un requisito concreto de personal, solo puede haber una solicitud pendiente (con el estado
Nuevo
,
Abierto
o
Propuesto
). No se puede crear solicitudes de los requisitos que ya tengan solicitudes pendientes de personal. Si no puede crear solicitudes para ninguno de los requisitos de personal seleccionados, se producirá un error en la operación de creación de todas las solicitudes. Aparecerá un mensaje de alerta.
Como gestor de proyectos, puede editar la cantidad de adjudicación solicitada en una solicitud. Una solicitud se puede editar siempre que su estado sea
Nuevo
. Evite situaciones en las que el gestor de recursos está trabajando ya en la solicitud, tiene una lista de recursos parcialmente reunida y, después, se producen cambios en la solicitud.
Cumplimiento de los requisitos de personal del proyecto a través de solicitudes
Siga estos pasos:
  1. El gestor de proyectos define los requisitos de personal añadiendo los recursos prerreservados o roles como miembros del equipo del proyecto.
  2. El gestor de proyectos crea solicitudes en función de los requisitos de personal predefinidos.
  3. El gestor de proyecto envía nuevas solicitudes para que los gestores de recursos pueden empezar a tenerlas en cuenta. La solicitud se remite a los gestores de recursos adecuados. Los gestores de recursos se determinan en función del gestor de reserva predeterminado que se haya definido para el recurso o rol en la solicitud.
  4. El gestor de recursos dirige las solicitudes proponiendo una lista de recursos. El gestor del recurso también puede declinar una solicitud. En ambos casos, se notifica al gestor de proyecto.
  5. El gestor de proyectos revisa las adjudicaciones propuestas y realiza una de las acciones siguientes:
    • Rechaza la solicitud propuesta. En este caso, la solicitud se vuelve a abrir y se notifica al gestor del recurso. El gestor del recurso modifica y vuelve a enviar las propuestas.
    • Acepta la solicitud propuesta. En este caso, la solicitud del recurso se reserva en firme en el proyecto.
Crear solicitudes
Se pueden crear requisitos mediante uno de los métodos siguientes:
  • Cree la solicitud y establezca su estado en
    Nuevo
    . De este modo, puede editar las solicitudes para agregar información adicional no trasladada desde el requisito de personal. Además, puede cambiar los valores predeterminados, como la fecha de vencimiento o el importe solicitado, abriendo las solicitudes manualmente.
  • Cree la solicitud y establezca su estado en
    Abierto
    . De este modo, puede enviar rápidamente todas las solicitudes cuando no sea necesario editar ninguno de los detalles. Los detalles ya se han definido en el requisito de personal. Después de enviar una solicitud, se notifica al gestor del recurso a través de un correo electrónico y éste puede trabajar con la solicitud.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto y haga clic en Equipo.
  2. Seleccione la casilla de verificación de un recurso o rol prerreservado y, en el menú Acciones, haga clic en Crear solicitudes.
  3. Seleccione un tipo de solicitud:
    Valores:
    • Solicitar recursos: Seleccione esta opción para crear nuevas solicitudes.
    • Cancelar recursos: Seleccione esta opción para crear solicitudes para cancelar reservas y liberar tiempo reservado en firme.
    • Sustituir recursos: Seleccione esta opción para cancelar la reserva y sustituir un recurso reservado en firme.
  4. Seleccione un gestor de la reserva para cada recurso o rol. Si el administrador o el gestor del recurso especifica un gestor de la reserva predeterminado, este valor se rellenará automáticamente.
  5. Realice una de las acciones siguientes:
    • Haga clic en Crear para crear las solicitudes con el estado
      Nuevo
      .
    • Haga clic en Crear y abrir para crear una solicitud. Establezca el estado como
      Abierto
      .
  6. Guarde los cambios realizados.
Editar las solicitudes de la solicitud no abierta
Como gestor de proyectos, puede ver las nuevas solicitudes, controlar las solicitudes abiertas y editar cualquier solicitud sin abrir. Puede ver el estado de una solicitud en el campo Estado de la solicitud. Siempre que cambie el estado de la solicitud, se actualizará el campo Estado de la solicitud. Solo puede editar las peticiones de solicitudes cuyo estado sea Nuevo.
Después de enviar una solicitud abierta, el gestor de recursos recibe una notificación para trabajar en la solicitud. Si una solicitud es para un recurso con nombre, dicho recurso se añade automáticamente a la lista de recursos para la solicitud cuando el estado cambia a Abierto.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto y haga clic en Equipo.
  2. Abra el menú Equipo y haga clic en Solicitudes.
  3. Haga clic en el nombre de la solicitud para editar las propiedades.
  4. Complete la información solicitada. Los campos siguientes requieren una explicación:
    • Nombre de la solicitud
      Cambie el nombre de la solicitud para describir el requisito de personal. Cuando se crea la solicitud, el campo se rellena con el nombre del requisito de personal seleccionado.
      Obligatorio:
    • Fecha de vencimiento
      Seleccione la última fecha de rellenado de la solicitud. Generalmente, la fecha aparece antes de la fecha en que usted requiere el recurso.
    • Estado
      Indica el estado de la solicitud. Para enviar una solicitud, cambie su estado de Nuevo a Abierto.
      Obligatorio:
      Valores:
      Nuevo, Abierto, Propuesto o Cerrado
    • Solicitado por
      Muestra el nombre del gestor de proyectos que ha creado la solicitud.
    • Gestor de la reserva
      Muestra el nombre del gestor de la reserva del recurso o rol de acuerdo con el requisito de personal.
    • Nombre de requisito
      Muestra el nombre de requisito de personal. Cada solicitud puede acceder a toda la información del miembro del equipo. Por ejemplo, habilidades, adjudicación necesaria o rol en el que se basa la solicitud.
    • Recurso solicitado
      Muestra el nombre del rol o recurso solicitado.
    • Proyecto
      Muestra el nombre del proyecto para la solicitud.
    • Cancelar la reserva
      Muestra el estado en función de la opción seleccionada al crear la solicitud. Por ejemplo: Solicitar recursos, Cancelar la reserva de los recursos o Sustituir recursos.
    • Sustituir
      Muestra el estado en función de la opción seleccionada al crear la solicitud.
      Valores
      : Solicitar recursos, Cancelar la reserva de los recursos o Sustituir recursos.
    • Importe solicitado
      Defina el período para que el recurso trabaje en el proyecto. Especifique también el porcentaje del tiempo disponible para el recurso.
  5. Guarde los cambios realizados.
Proposición de adjudicaciones de reserva y revisión
Una solicitud puede tener muchas reservas asociadas. Cada recurso que agrega a la lista de recursos de solicitud constituye una reserva. Una reserva es sencillamente un registro de un recurso que se adjunta a la lista de recursos y que contiene la cantidad de tiempo que el recurso se reserva para el proyecto. El estado de la reserva determina si el recurso se ha propuesto, rechazado o reservado en un proyecto.
Después de que el gestor del recurso trabaje con una solicitud, el solicitante recibe una notificación de que alguien ha rellenado o ha rellenado parcialmente una solicitud. Puede ver información acerca de los recursos que ofrecen. También puede ver qué requisitos de personal tienen el estado Propuesto, que significa que el gestor del recurso ha propuesto adjudicaciones en la solicitud. Una adjudicación comprometida (o en firme) para los recursos existe solo cuando acepta las propuestas. Puede abrir el menú Equipo y hacer clic en Solicitudes para ver todas las solicitudes de los importes propuestos y aceptar varias solicitudes de una vez. También puede acceder a cualquier solicitud individual desde la página de personal del equipo o de solicitudes del equipo.
La tabla siguiente describe el procedimiento para reservar en firme recursos para los proyectos:
Campo Aprobación de solicitud necesaria
Método
Seleccionado
El gestor de proyectos reserva una solicitud que ha propuesto un gestor de recurso.
Seleccionado
El gestor de proyectos reserva en firme un recurso o un rol directamente para el proyecto. Tienen derecho de acceso de reserva en firme y el derecho
Proyecto – Editar
.
Sin activar
El gestor de proyectos o el gestor del recurso reserva en firme un recurso o un rol directamente para el proyecto si tiene derechos de reserva en firme.
El campo Aprobación de solicitud necesaria aparece en la sección Personal de la página de propiedades de programación.
Visualización de adjudicaciones de recursos
Antes de aceptar un recurso propuesto o reservarlo en un proyecto, revise sus adjudicaciones en otros proyectos.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto y haga clic en Equipo.
  2. Haga clic en el icono Adjudicación de recursos que aparece junto al recurso para ver adjudicaciones.
Aceptación y reserva de una sola solicitud
Vea los detalles de la solicitud antes de aceptar una reserva propuesta. Como gestor de proyectos, puede ver los mismos detalles de la solicitud que ve el gestor de recursos. Verá cuánto tiempo solicitó, cuánto propuso el gestor del recurso y a quién propuso el gestor del recurso.
Cuando selecciona el campo Aprobación de solicitud necesaria, el gestor del recurso no puede reservar miembros del equipo directamente para un proyecto, incluso aunque tenga derechos de acceso de reserva en firme. Solamente los gestores de proyectos pueden efectuar reservas de miembros del equipo.
En la página de personal del equipo, puede ver que el recurso tiene adjudicación comprometida en el proyecto. El estado de la solicitud es ahora Reservado. El estado de la reserva ha cambiado de Prerreservada a En firme.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto y haga clic en Equipo.
  2. Abra el menú Equipo y haga clic en Solicitudes.
  3. Haga clic en el icono Persona con lista que se encuentra a la derecha de la solicitud deseada.
    Aparecerá
    la página de solicitud de recursos. Esta página muestra la adjudicación solicitada, la adjudicación propuesta y la variación. El histograma muestra la disponibilidad total de los recursos propuestos.
  4. Para aceptar la propuesta, haga clic en Reservar.
Aceptación y reserva de varias solicitudes
Se pueden revisar y aceptar varias solicitudes al mismo tiempo en la página de personal del equipo del proyecto. En esta página, puede ver la tasa de disponibilidad promedio de las solicitudes propuestas. Puede seleccionar varias solicitudes y hacer clic en el botón Reservar para aceptar todas las propuestas a la vez.
Cuando un gestor de recursos reserva un recurso en un proyecto o cambia la adjudicación planificada de un recurso, el estado de la reserva del requisito de personal asociado se actualiza de forma automática para reflejar el último estado.
El estado de la reserva en el requisito de personal cambia según los valores en la tabla siguiente:
Adjudicación planificada
Adjudicación en firme
Estado de la reserva
Se han establecido el intervalo de fechas y la adjudicación.
Ninguno
Prerreservada
Se han establecido el intervalo de fechas y la adjudicación.
Igual a la adjudicación planificada.
En firme
Se han establecido el intervalo de fechas y la adjudicación.
El intervalo de fechas y la adjudicación es inferior a la adjudicación planificada.
Mixta: Este estado de la reserva solo se muestra cuando está activada la configuración del sistema Permitir reserva mixta. Valor predeterminado: Activada.
Se han establecido el intervalo de fechas y la adjudicación.
El intervalo de fechas y la adjudicación sobrepasa la adjudicación planificada.
Mixta
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto y haga clic en Equipo.
  2. Abra el menú Equipo y haga clic en Solicitudes.
  3. Seleccione las solicitudes propuestas y haga clic en Reservar para aceptar las solicitudes seleccionadas.
  4. Vuelva a la página de personal del equipo del proyecto.
    Los miembros del equipo tendrán un estado de la solicitud reservado. El estado de la reserva será En firme y las adjudicaciones planificadas y comprometidas serán iguales.
Rechazo de una solicitud
Si no está satisfecho con la disponibilidad propuesta de un recurso con nombre, puede rechazar la solicitud. Puede rechazar también uno o más recursos de la lista de recursos que ha propuesto el gestor del recurso para un rol específico. Cuando se rechaza una solicitud del recurso, se notifica al gestor del recurso el caso de solicitud reabierta.
También puede abrir una solicitud, ver las propiedades de solicitud y rechazarla mediante del botón Rechazar. Utilice la función Debates para registrar el motivo del rechazo de la solicitud.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto y haga clic en Equipo.
  2. Abra el menú Equipo y haga clic en Solicitudes.
  3. Seleccione una o más solicitudes propuestas y haga clic en Rechazar.
    El estado de la solicitud cambia de Propuesta a Abierta.
Reserva de recursos sobreadjudicados
Si las horas disponibles de un recurso son menores que el número total de horas, aparecerá la página Confirmación de disponibilidad restante.
La página Confirmación de disponibilidad restante
indica que el recurso está reservado en exceso al agregarlo al proyecto o a la inversión. La columna Adjudicación de recursos al 100% muestra el número de horas que se utilizaron al reservar el recurso al 100% (valor predeterminado) de su disponibilidad. La columna Disponibilidad restante indica el número real de horas de trabajo disponibles para que el recurso trabaje en su proyecto.
Cuando aparezca la página, puede:
  • Sobreadjudicar el recurso.
  • Reservar el recurso solamente para la cantidad restante. Esta cantidad se indica en la columna Disponibilidad restante.
Cancelar la reserva de recursos de reserva en firme mediante el uso de solicitudes
Supongamos que reduce el alcance de un proyecto o que un recurso no está disponible para una duración del proyecto en particular. Podrá cancelar la reserva de los recursos reservados en firme para utilizar el tiempo no adjudicado en otro proyecto.
Se puede cancelar la reserva de un recurso por completo o parcialmente de los proyectos. La cantidad cancelada establece como valor predeterminado la adjudicación en firme del miembro del equipo menos la adjudicación planificada.
Después de cancelar la reserva de la solicitud del recurso, se notifica al gestor del recurso asociado. El gestor de recursos puede continuar ocupándose de la solicitud de recursos no reservados.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto y haga clic en Equipo.
  2. Seleccione la casilla de verificación situada junto al nombre del recurso reservado en firme para el que desea cancelar la reserva. A continuación, en el menú acciones, haga clic en crear solicitudes.
  3. En la sección para la selección de un tipo de solicitud, seleccione Cancelar la reserva de los recursos (Eliminar todas las adjudicaciones en firme no incluidas en el plan).
  4. Para cancelar la reserva de un recurso por completo, haga clic en Crear y abrir en la sección Recursos.
    Aparecerá la página del personal del equipo del proyecto en la que se mostrará el estado de la reserva como Mixta. Se creará una solicitud de cancelación de reserva para cancelar la reserva del recurso para toda la cantidad de adjudicación en firme.
  5. Para cancelar parcialmente la reserva de un recurso, realice los pasos siguientes:
    1. En la sección Recursos, haga clic en Crear.
      Aparecerá la página del personal del equipo del proyecto.
    2. Haga clic en el enlace de estado de solicitud del recurso cuyo estado sea Nuevo.
      Aparecerá la página de propiedades de la solicitud.
    3. Especifique la cantidad de cancelación de la reserva introduciendo el período y el porcentaje de cancelación de la reserva. A continuación, cambie el estado a Abierto.
  6. Guarde los cambios realizados.
Sustituir las solicitudes de recursos no reservados
Si se cancela la reserva de un recurso a través de una solicitud, puede solicitar un miembro del equipo sustituto. La acción le permite cancelar la reserva del recurso seleccionado y solicitar un nuevo miembro del equipo.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto y haga clic en Equipo.
  2. Seleccione la casilla de verificación situada junto al nombre del recurso reservado en firme para el que desea cancelar la reserva. A continuación, en el menú acciones, haga clic en crear solicitudes.
  3. En la sección para seleccionar el tipo de solicitud, elija Sustituir recursos a fin de sustituir todas las adjudicaciones en firme por un nuevo recurso.
  4. En la sección de recursos, haga clic en crear y abrir para cancelar la reserva del recurso completamente.
    Aparecerá la página del personal del equipo del proyecto en la que se mostrará el estado de la reserva como Mixta. Se creará una solicitud de cancelación de la reserva para cancelar la reserva del recurso por completo para toda la cantidad de adjudicación en firme.
Solicitud de reservas adicionales
Si el proyecto se amplía, puede agregar adjudicaciones planificadas adicionales para un recurso.
El proceso de envío, propuesta y aceptación de una solicitud es idéntico al proceso descrito en las secciones anteriores. Las dos solicitudes (la creada inicialmente y la creada para solicitar más reservas) se almacenan como dos registros separados de las transacciones individuales.
Para cancelar la reserva de un recurso, hay que reducir la reserva planificada. Para solicitar una reserva adicional, hay que aumentar la reserva planificada en comparación con la reserva en firme.
División de reserva
Para cancelar la reserva de la solicitud y realizar más reservas, cambie las adjudicaciones con la opción Desplazar adjudicación. Cree una solicitud regular y seleccione la opción Cancelar la reserva para cancelar la reserva de una solicitud. Debe realizar las dos diferentes acciones como tareas individuales. Un registro de equipo puede tener hasta una solicitud abierta y una solicitud cancelada al mismo tiempo.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto y haga clic en Equipo.
  2. Haga clic en el icono Propiedades para el recurso con reserva en firme.
  3. Edite el gráfico Adjudicación planificada del recurso.
  4. Cree una solicitud.
    La nueva solicitud solicita automáticamente la diferencia entre el tiempo planificado y el comprometido.
Reserva de recursos ya reservados
Puede añadir múltiples instancias de un rol a un proyecto, pero no múltiples instancias del recurso con el mismo nombre. Al reservar recursos ya reservados en proyectos, aparecerá el mensaje de error siguiente en estas circunstancias:
Resource not booked because it exists in the team.
Circunstancias:
  • Reserva de un recurso para un proyecto para el que ya se ha reservado.
  • Reserva de un recurso que ya forma parte del equipo del proyecto y usted decide no reducir una adjudicación de rol coincidente.
Utilice la página de propiedades de equipo para actualizar la adjudicación para este recurso.
Ejemplo
Puede asignar programador (1) y programador (2) a la misma tarea.