Clarity
: Revisión y aprobación de hojas de tiempo

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El gestor de recursos revisa y aprueba las hojas de tiempo para los recursos que él gestiona. Se debe disponer de derechos de aprobación de hojas de tiempo para estos recursos. También se pueden revisar y aprobar las hojas de tiempo como un gestor de proyectos, siempre que se disponga de los derechos de aprobación de hojas de tiempo para los recursos. Como recurso, también se puede acceder a las hojas de tiempo desde
Rally
si se dispone del derecho de acceso Hojas de tiempo - Ir a. La revisión y aprobación de hojas de tiempo es esencial para el buen funcionamiento de todo el proyecto y ayuda de las formas siguientes:
  • Permite controlar la adjudicación de recursos y el presupuesto.
  • Permite gestionar el tiempo de la programación.
  • Permite medir el rendimiento de los miembros del equipo.
  • Permite medir el proyecto planificado con respecto a los datos reales.
Se pueden enviar recordatorios a los usuarios sobre el envío de las hojas de tiempo, aprobar o devolver todas las hojas de tiempo enviadas y agregar notas a las hojas de tiempo enviadas o devueltas.
Antes de comenzar, revise la información de
Revisión y aprobación de hojas de tiempo
en
Clarity
: Comparación con
PPM (versión clásica)
. Esta información permite comprender mejor las capacidades relacionadas con las hojas de tiempo en
Clarity
.
Envío de recordatorios para las hojas de tiempo
El aprobador de hojas de tiempo puede enviar recordatorios a un usuario específico o a todos los usuarios que no hayan enviado todavía sus hojas de tiempo. Puede enviar recordatorios a los miembros del equipo de las columnas Abierto y Devuelto. La columna Abierto muestra a todos los usuarios (miembros del equipo) que todavía no han enviado sus hojas de tiempo. Las hojas de tiempo devueltas se consideran abiertas y se deben actualizar y volver a enviar oportunamente.
  • Cuando se envía un recordatorio:
    • aparece el icono
      Recordatorio enviado
      en la lista de los miembros del equipo con la hora a la que se ha enviado el recordatorio.
    • Se envía una notificación de recordatorio al miembro del equipo en función de la configuración sobre notificaciones de usuario establecida en
      PPM (versión clásica)
      . Los miembros del equipo reciben un correo electrónico, un mensaje de texto SMS, una notificación en
      Clarity
      o en
      PPM (versión clásica)
      , o una combinación de cualquiera de estas opciones. Como administrador, consulte Configuración de las notificaciones y plantillas de notificación.
  • Si no se ha enviado ningún recordatorio, el botón Enviar recordatorio está disponible.
  • Después de enviar un recordatorio a un usuario, si se selecciona el usuario de nuevo, el botón Recordar de nuevo está disponible la siguiente vez que se accede al usuario.
La siguiente imagen muestra cómo enviar un recordatorio inicial de hoja de tiempo:
Image illustrating how to send an initial timesheet reminder.
La siguiente imagen muestra cómo enviar un recordatorio de seguimiento:
Image illustrating how to send a follow-up reminder.
Adición de notas en hojas de tiempo
El aprobador de hojas de tiempo puede agregar los siguientes tipos de notas a los miembros del equipo:
  • Notas genéricas a nivel de hoja de tiempo para recordar a los miembros del equipo de que envíen sus hojas de tiempo
  • Notas específicas en el nivel del elemento de la línea de la hoja de tiempo para notificar a los miembros del equipo acerca de los problemas encontrados en sus hojas de tiempo enviadas.
Para agregar una nota genérica a un miembro del equipo para toda la hoja de tiempo (por ejemplo, para incluir un mensaje de recordatorio), haga clic en el nombre del miembro del equipo en la columna Miembro del equipo. En el panel Detalles que se abre, haga clic en Notas y agregue el mensaje. Aparece un indicador de nota en la columna Miembro del equipo para la fila del miembro del equipo, tal como se muestra en la imagen siguiente:
timesheet_level_note
timesheet_level_note
Agregación de notas a entradas de hojas de tiempo
Al consultar una hoja de tiempo enviada, se puede hacer clic en Hoja de tiempo detallada para ver los elementos de la línea en la hoja de tiempo. En la vista detallada se puede agregar una nota específica para un elemento de la línea de tareas individuales en la hoja de tiempo. Aparece un indicador de nota para el elemento de la línea en la cuadrícula de la hoja de tiempo, tal como se muestra en la imagen siguiente:
timesheet_lineitem_notes
timesheet_lineitem_notes
Vídeo: Revisión y aprobación de hojas de tiempo (en inglés)
En el siguiente vídeo, se proporciona una explicación de cómo revisar y aprobar hojas de tiempo de los miembros del equipo y de otros equipos para los cuales se dispone de derechos de aprobación de hojas de tiempo.

Para reproducir el vídeo en el modo de pantalla completa, haga clic en el logotipo de YouTube, situado en la parte inferior del vídeo.
Revisión, aprobación y devolución de hojas de tiempo enviadas
El aprobador de hojas de tiempo con derechos de instancia para la aprobación de hojas de tiempo recibe una notificación cuando los usuarios envían sus hojas de tiempo. Se revisa y aprueba el tiempo registrado de los miembros del equipo de acuerdo con las tareas. Cuando es necesario, devuelve la hoja de tiempo para su corrección. El miembro del equipo recibe una notificación acerca de la devolución de la hoja de tiempo. Por ejemplo, si la hoja de tiempo muestra códigos incorrectos o si las horas se han aplicado a tareas incorrectas. El miembro del equipo recibe una notificación acerca de la hoja de tiempo devuelta y puede hacer las correcciones pertinentes y volver a enviar la hoja de tiempo. También se pueden revisar y aprobar las hojas de tiempo de los miembros del equipo de otros gestores de recursos siempre y cuando se disponga de derechos de aprobación de hojas de tiempo para ellos. Por ejemplo, si un gestor de recursos se va de vacaciones, puede solicitar que otro gestor de recursos revise y apruebe las hojas de tiempo de sus miembros del equipo.
  • Gestor de recursos
    : Cuando se inicia sesión por primera vez como gestor de recursos, de forma predeterminada solo se visualizan las hojas de tiempo enviadas de los subordinados directos (o Mi equipo), sobre los que tiene derechos de acceso de aprobación de hojas de tiempo. Para revisar hojas de tiempo en otros estados y para mostrar todos los subordinados directos, haga clic en Mostrar todo, ubicado junto a los miembros. Para revisar y filtrar hojas de tiempo enviadas a otros gestores de recursos, haga clic en Gestor de recursos y seleccione el gestor de recursos.
  • Gestor de proyectos:
    Un gestor de proyectos con derechos de acceso de aprobación de hojas de tiempo no ve ninguna hoja de tiempo enviada si no tiene ningún miembro del equipo bajo su gestión directa. En Mostrando, haga clic en la lista desplegable ubicada junto a Mi equipo y seleccione TODOS para mostrar todos los subordinados directos y el resto de recursos para los cuales dispone de derechos de aprobación de hojas de tiempo.
El filtro aplicado para revisar las hojas de tiempo continúa aplicándose a lo largo de los distintos períodos de las hojas de tiempo. Al cerrar sesión, el filtro se restablece en su valor predeterminado.
En este artículo, aprenderá lo siguiente:
Revisión de las hojas de tiempo enviadas
Haga clic en el nombre de un miembro del equipo para ver un panel contextual y mostrar la hoja de tiempo del miembro del equipo. En el caso de hojas de tiempo enviadas, está disponible la opción Revisar. Esta opción permite revisar la hoja de tiempo detallada del miembro del equipo antes de aprobar o devolver la hoja de tiempo. Utilice las flechas de navegación que se encuentran en la parte superior de la ventana de la hoja de tiempo detallada para continuar con la revisión de las hojas de tiempo adicionales enviadas por otros miembros del equipo.
timesheet_detail.png
Aprobación o rechazo de las hojas de tiempo enviadas desde la ficha Revisión y aprobación
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en
    Hojas de tiempo
    en el menú principal.
  2. Vaya a la ficha
    Revisión y aprobación
    .
  3. Haga clic en el nombre del recurso.
    (Opcional) Para filtrar las hojas de tiempo enviadas a otros gestores de recursos, haga clic en Gestor del recurso y seleccione el gestor de recursos.
  4. Para aprobar una hoja de tiempo, haga clic en el icono de pulgar hacia arriba.
  5. Para devolver una hoja de tiempo para su corrección, haga clic en el icono de pulgar hacia abajo.
La siguiente imagen muestra cómo aprobar o devolver una hoja de tiempo enviada desde la ficha
Revisión y aprobación
.
The following image illustrates how you can approve or return a submitted timesheet from the Review Approve tab.
La siguiente imagen muestra cómo aprobar o devolver todas las hojas de tiempo enviadas desde la ficha
Revisión y aprobación
.
The following image illustrates how you can approve all or return all the submitted timesheet from the Review and Approve tab.
Aprobación o rechazo de las hojas de tiempo enviadas desde el diseño de cuadrícula
Si se dispone de derechos de aprobación, utilice las Acciones masivas para aprobar o devolver varias hojas de tiempo al mismo tiempo. Este es un método eficiente cuando se tienen varios colaboradores del proyecto enviando hojas de tiempo.
Siga estos pasos:
  1. En el menú principal, haga clic en
    Hojas de tiempo
    .
  2. Vaya a la ficha
    Hojas de tiempo
    .
  3. En el diseño de hojas de tiempo, seleccione la Vista de cuadrícula.
  4. En el selector de columna, seleccione
    Período de tiempo abierto
    .
  5. Aplique los filtros y seleccione las opciones de filtro según sea necesario.
    1. Por ejemplo, establezca el Estado en Enviado para ver todas las hojas de tiempo que se encuentran en el estado Enviado.
  6. Seleccione las hojas de tiempo que desea aprobar o devolver.
  7. Se pueden utilizar las acciones masivas para hacer clic en
    Aprobar
    o
    Devolver
    .
    Las acciones masivas solo aparecen si se seleccionan las hojas de tiempo con el estado
    Enviado
    o
    Aprobado
    . No se puede utilizar el menú contextual para aprobar varias hojas de tiempo.
La siguiente imagen muestra cómo utilizar las acciones masivas para aprobar o devolver varias hojas de tiempo a la vez.
Ajuste de hojas de tiempo registradas
Cuando un recurso envía una hoja de tiempo, los datos reales están
pendientes
hasta que se aprueba la hoja de tiempo. Si los datos reales consumen la ETC restante, se cambia el estado pendiente y se cambian las fechas pendientes de la asignación original. Después de aprobar la hoja de tiempo, se actualizan los datos reales pendientes, el estado y las fechas de la asignación de recursos.
De forma ocasional, es posible que una hoja de tiempo registrada deba ajustarse para corregir errores de entrada de tiempo, como horas incorrectas o códigos de cargo incorrectos. El aprobador de hojas de tiempo puede hacer clic en Ajustar para crear una hoja de tiempo de ajuste. La hoja de tiempo de ajuste aparece como una nueva hoja de tiempo abierta para el miembro del equipo asociado. Se puede agregar una nota para el miembro del equipo para informarle acerca del ajuste. Después de enviar, aprobar y registrar la hoja de tiempo de ajuste, esta nueva hoja de tiempo sustituye a la hoja de tiempo registrada anteriormente devuelta.
Visualización de hojas de tiempo de otros usuarios en un período de informe de tiempo cerrado
Cuando un período de informe de tiempo está cerrado, el gestor de recursos puede ir al período y ver los detalles de una hoja de tiempo de otros miembros del equipo desde la ficha Hoja de tiempo. Para editar, ajustar o procesar una hoja de tiempo, el período debe estar abierto. El administrador del sistema puede volver a abrir un período de informe de tiempo.
Búsqueda o filtrado de hojas de tiempo
Se pueden filtrar hojas de tiempo para recursos haciendo una búsqueda de un nombre de recurso o gestor de recursos. Se puede filtrar por aquellos recursos para los cuales se dispone de derechos de acceso de aprobación de hojas de tiempo. Asimismo, se pueden ver, aprobar, devolver y ajustar las hojas de tiempo de los recursos subordinados de otro gestor.
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en Hojas de tiempo en el menú principal y seleccione la ficha
    REVISIÓN Y APROBACIÓN
    .
    Aparecerá una lista de los miembros del equipo con el período de tiempo actual.
  2. Utilice la barra Buscar o filtrar para buscar las hojas de tiempo como se muestra a continuación. Se pueden seleccionar varios valores para las opciones de filtrado.
    • Recurso
      Filtra por todos los recursos para los cuales se dispone de derechos de aprobación de hojas de tiempo.
    • Gestor de recursos
      Filtra por los gestores de recursos de los recursos para los cuales se dispone de derechos de aprobación de hojas de tiempo.
    • OBS del recurso
      Filtra por todos los recursos asociados a una estructura organizativa para los cuales se dispone de derechos de aprobación de hojas de tiempo.
  3. Revise la hora a la que un miembro del equipo ha enviado una hoja de tiempo haciendo clic en el nombre del miembro del equipo.
  4. Opcionalmente, agregue una nota a la hoja de tiempo y realice una de las acciones siguientes:
    • Para aprobar una hoja de tiempo, haga clic en
      Aprobar
      (icono de pulgar hacia arriba).
    • Para devolver una hoja de tiempo para su corrección, haga clic en
      Devolver
      (icono de pulgar hacia abajo).
La ilustración siguiente muestra cómo se pueden filtrar las hojas de tiempo por gestores de recursos:
This image illustrates resource filters on timesheets
Acceso a las hojas de tiempo de
Clarity
desde Rally
Los miembros del equipo pueden acceder a sus hojas de tiempo de
Clarity
directamente desde
Rally
. Póngase en contacto con el administrador o consulte
Configuración
de hojas de tiempo de
Clarity
desde
Rally
.
La función de integración de la hoja de tiempo no es compatible si se está utilizando
Clarity
SaaS con CA On Demand Portal.
Puede configurar el inicio de sesión único para la función de integración de hojas de tiempo en un entorno de
Clarity
SaaS y Rally SaaS. Para obtener más información, consulte .