Creación de planes financieros detallados

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La planificación financiera detallada permite calcular la financiación para las inversiones mediante los planes de costes. Se puede conseguir la aprobación para la financiación a través de planes de presupuesto. Como parte del proceso de aprobación, se pueden asociar los planes de costes con planes de beneficios con el fin de calcular el beneficio de las inversiones.
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Requisitos previos para la creación de planes financieros detallados
Antes de crear planes financieros detallados, verifique que existen los siguientes elementos:
  • Configurar una entidad financiera y definir períodos fiscales para la entidad.
  • Configure una inversión financieramente habilitada.
  • Consulte la
    guía de referencia sobre derechos de acceso
    y verifique que cada usuario tenga los derechos de acceso apropiados para trabajar con la planificación financiera.
Seleccione una vista de plan financiero
Las siguientes vistas proporcionan los detalles de los planes de costes o de presupuesto:
  • Vista de la moneda de inversión: esta vista predeterminada muestra solo los datos para el plan de costes o presupuesto seleccionado. No aparece ningún dato secundario. La vista muestra detalles a costes e ingresos en la moneda nacional de la inversión. Se incluyen atributos de agrupación que aparecen en columnas separadas. Si dispone de los derechos de acceso apropiados, puede editar la vista.
  • Vista de la moneda de facturación: esta vista es igual que la vista de la moneda de inversión, si bien esta muestra los detalles de costes e ingresos en la moneda de facturación, de acuerdo con un tipo de cambio predefinido. La vista de la moneda de facturación es aplicable en sistemas que utilizan múltiples monedas y en los cuales la moneda de facturación es distinta de la moneda nacional de la inversión.
    El tipo de cambio que se utiliza en los cálculos de facturación depende de los siguientes factores:
    • La moneda de la inversión o la moneda nacional de la entidad y la moneda de facturación establecidas en las propiedades financieras de la inversión.
    • El tipo de tasa de cambio que controla el tipo de transacción (por ejemplo, una transacción de trabajo o una transacción de material) establecido en las propiedades financieras de la inversión. Siempre se utiliza el tipo de cambio promedio.
      Los cálculos de facturación siguientes se activan cuando se producen cambios en los costes o en los ingresos de un plan financiero para una fila determinada.
      • El coste de facturación se calcula como Coste * Tipo de cambio
      • Los ingresos de facturación se calculan como Ingresos * Tipo de cambio
      • El coste total es el valor del coste de facturación
      • Los ingresos totales es el valor de los ingresos de facturación
      Los cambios realizados sobre los tipos de cambio o la moneda de facturación no causan el recálculo de los importes de facturación.
Siga estos pasos:
  1. Abra la inversión.
  2. Abra el menú Planes financieros y haga clic en Planes de costes, Planes de beneficios o Planes de presupuestos.
    Aparecerá la página de lista Plan.
  3. Haga clic en el nombre del plan para abrir los detalles del plan.
  4. Seleccione la vista que desee en el menú desplegable Mostrar.
Creación de planes de costes
Los planes de costes son una alternativa a los resúmenes financieros, en caso que se desee crear un plan detallado que comprenda más de un período de tiempo fiscal. Se puede tener un seguimiento de los costes planificados, de los costes de los datos reales y de las variaciones a lo largo de la vida de una inversión. Además, se pueden analizar los datos según distintos atributos o criterios de agrupación. Se puede definir un plan de costes manualmente o rellenarlo automáticamente y enviarlo como presupuesto de inversión para la aprobación.
Utilice la planificación de costes con el fin de facilitar el proceso de planificación financiera en la organización e imponer estándares. Un plan de costes consiste en lo siguiente:
  • Atributos de agrupación
  • Detalles en elementos de línea
En caso de que se supriman todos los planes de costes, inclusive el plan de registro, se puede utilizar la página de resumen financiero para definir los datos de planificación de costes para la inversión. No se suprimen los planes de presupuesto asociados que puede que desee utilizar para futuras referencias. Para obtener más información, consulte
Crear resúmenes financieros
.
Los planes de costes se pueden configurar de manera que muestren los siguientes campos de ingresos: De forma predeterminada estos campos no están disponibles. Las transacciones publicadas deben existir para que estos campos muestren valores.
  • Unidades reales
    Muestra la unidad real agregada para un período fiscal determinado.
  • Coste real
    Muestra el coste real agregado para un período fiscal determinado que se calcula como Unidades reales * Coste.
  • Ingresos reales
    Muestra la tasa de facturación real para un período fiscal determinado que se calcula como Unidades reales * Tasa.
  • Variación del coste
    Muestra el delta entre Coste y Coste real.
  • Variación de ingresos
    Muestra el delta entre Ingresos e Ingresos reales.
  • Variación de unidades
    Muestra el delta entre Unidades y Unidades reales.
Ejemplo: Gestionar un plan de costes
La planificación de costes empieza en el nivel de inversión, y debe pasar por diversas iteraciones de proyecciones y revisiones de coste, con el fin de producir el presupuesto aprobado final. Los presupuestos de inversión se pueden reinvertir hasta el nivel de departamento y progresivamente hasta niveles más elevados, tal y como se desee. Con tal de perfeccionar el proceso de planificación, los interventores financieros pueden estandarizar las formas de captura y análisis de los costes para toda la organización. Estos estándares se aseguran de que todos los costes sean fácilmente reconocibles y de que lleguen a los niveles deseados. Los controladores financieros tienen la opción de implementar procesos de aprobación de presupuesto estandarizados con el fin de revisar y de aprobar los presupuestos individuales y de departamento.
El ejemplo siguiente muestra cómo gestionar los planes de costes que se basan en estándares que ha definido el controlador financiero. Cuando un gestor financiero aprueba un plan de costes, éste se convierte en el plan de presupuestos para una inversión.
  1. El controlador financiero configura estándares predeterminados y globales de nivel de entidad para proporcionar sugerencias de la estructura de planificación de costes recomendada.
  2. El gestor de proyectos realiza lo siguiente:
    • Crea planes de costes para una inversión tal y como se estima en el presupuesto.
    • Designa un plan de costes específico como en el plan de registro.
    • Opcionalmente, el plan de registro se asocia con un plan de beneficios.
    • Envía el plan de registro para la aprobación de presupuesto.
    • Opcionalmente, se asocia el plan de beneficios con el presupuesto enviado.
  3. Un gestor financiero u otra autoridad designada aprobará o rechazará el plan de costes que se ha enviado como plan de presupuestos.
Plan de registro
El plan de registro es el plan de costes que se va a usar como plan de presupuestos para una inversión. Si hay algún plan de presupuesto aprobado, se puede utilizar el plan de registro para crear un nuevo plan de presupuesto. De forma predeterminada, el plan de costes original que se ha creado para una inversión se convierte en el plan de registro. Se puede volver a asignar el plan de registro a cualquier plan y enviarlo para la aprobación de presupuesto. Se pueden conservar los planes de costes restantes como material de referencia en el futuro.
En caso de que se supriman todos los planes de costes, inclusive el plan de registro, se puede utilizar la página de resumen del estado financiero para definir los datos de la planificación de costes para la inversión. Eliminar el plan de registro u otros planes de coste no elimina los planes de presupuesto asociados.
Cuando se agrega una inversión a una cartera, el plan de registro del plan de costes se asocia automáticamente a todos los escenarios de la cartera relacionados con la inversión. Esta asociación con el plan de registro sirve para verificar que los costes de la inversión están incluidos en los escenarios de la cartera. Posteriormente, si se selecciona un plan de registro diferente para la inversión, el nuevo plan de registro se utiliza en la cartera siempre que no exista ningún presupuesto aprobado para la inversión. Una vez se ha aprobado el presupuesto, cambiar el plan de registro no tiene ningún efecto sobre el valor que aparece en las páginas de resumen financiero de la inversión. El valor del resumen financiero es el mismo valor que aparece en la cartera.
Agrupación de datos de plan de costes
Se pueden agrupar los datos de plan de costes mediante el uso de diferentes criterios o atributos con el fin de consultar los detalles de los datos por periodo de tiempo. La estructura de los detalles de los elementos de línea del plan de costes está basada en los atributos de agrupación y en los períodos de tiempo seleccionados.
El controlador financiero puede configurar atributos de agrupación predeterminados de forma global al definir una entidad. El gestor de proyectos puede cambiar los atributos predeterminados al definir el alcance del plan de costes inicial de nivel de inversión. Únicamente estarán disponibles los atributos de agrupación que defina en el alcance inicial para la selección al agregar los detalles de los elementos de línea. Se debe seleccionar al menos un valor para cada atributo de agrupación disponible o seleccionar la opción de rellenar automáticamente los detalles de los elementos de línea. Se crearán filas de detalle de elementos de línea individuales para cada una de las combinaciones de valores seleccionados para todos los atributos de agrupación disponibles.
Cuando se define un plan de costes, si un atributo de agrupación en particular no se selecciona, este queda oculto en las páginas de planificación de costes. Sin embargo, seguirá disponible en las páginas de configuración. No es necesario configurar la página para ocultar manualmente el atributo.
Detalles de los elementos de la línea del plan de costes
Este ejemplo muestra cómo crear filas de detalle de elementos de línea en un plan de costes basado en los valores que se han seleccionado a partir de los atributos de agrupación disponibles.
  1. Jim el gestor de proyectos del proyecto ARP en la compañía Forward, Inc. crea un plan de costes y selecciona los siguientes atributos de agrupación:
    • Ubicación
    • Departamento
  2. En los detalle del plan de costes, Jim selecciona los siguientes valores para cada uno de los atributos de agrupación:
    • Ubicación: Boston, MA y San Francisco, CA
    • Departamento: Desarrollo de software y TI corporativa
    El sistema crea filas de detalle de elementos de línea que se basan en cada combinación única de los valores de ubicación y departamento seleccionados.
    Jim ya puede definir los valores de unidad y coste para cada período de tiempo y consultar el desglose del plan de costes para cada combinación única de departamento y ubicación.
Definir manualmente los planes de costes
Se puede o bien crear un plan de costes manualmente, o bien rellenar automáticamente un plan de costes. Los siguientes pasos describen cómo definir manualmente un plan de costes.
Antes de poder crear planes de costes, verifique que existen los siguientes elementos:
  • Configure los períodos fiscales activos.
  • Configure una inversión financieramente habilitada.
Siga estos pasos:
  1. Acceda a la Página principal y en Gestión de la cartera haga clic en una inversión (por ejemplo, Proyectos).
    Aparecerá la página de lista.
  2. Abra la inversión.
    Aparece la página Propiedades.
  3. Abra el menú Planes financieros y haga clic en Planes de costes.
    Aparecerá la lista de planes de costes
  4. Haga clic en Plan manual nuevo.
    Se mostrará la página Crear.
  5. Rellene los campos siguientes:
    • Nombre del plan
      Define el nombre para el plan de costes.
    • ID de plan
      Define un ID único para el plan de costes.
    • Descripción
      Describe el plan de costes.
    • Tipo de período
      Define el tipo de período de tiempo del plan.
      Valor predeterminado
      : el tipo de período, como se define en los valores predeterminados del plan de entidad. Si ningún tipo de período se especifica en los valores predeterminados de plan, se rellena el tipo de período de las propiedades de entidad.
      Valores
      : 13 períodos, Semanal, Quincenal, Mensual, Trimestral y Anual
    • Período de inicio del plan
      Define el inicio del período fiscal del plan de costes.
      Valor predeterminado
      : El período de inicio está definido en los valores predeterminados de plan de entidad. Si no se especifica ningún período de inicio en los valores predeterminados de plan, el período de inicio se basa en el tipo de período de la entidad y la fecha de inicio del proyecto. Si no se encuentra ningún período activo para las fechas de inicio y de fin de proyecto, no se muestra ningún período de inicio predeterminado.
    • Período de finalización del plan
      Define el fin del período fiscal del plan de costes.
      Valor predeterminado
      : El período de finalización está definido en los valores predeterminados del plan de entidad. Si no hay ningún período de finalización especificado en los valores predeterminados de plan, el período de finalización se basa en el tipo de período de la entidad y en la fecha de finalización del proyecto. Si no se encuentra ningún período activo para la fecha de fin de proyecto, no se muestra ningún período de fin predeterminado.
    • Plan de beneficios
      Define el plan de beneficios asociado con el plan de costes.
    • Moneda
      Muestra la moneda nacional de la entidad.
    • Plan de registro
      Indica si este plan de costes es el plan de registro.
    • Atributos de agrupación
      Define las categorías que se utilizarán para definir la estructura de detalles del elemento de la línea del plan de costes.
      Valor predeterminado:
      los atributos de agrupación están definidos en los valores predeterminados de plan de entidad.
  6. Guarde los cambios y haga clic en Detalles.
    Aparecerá la página Detalles de plan de costes.
  7. Haga clic en Agregar.
    Aparecerá la página para seleccionar los valores de los atributos de agrupación.
  8. Seleccione uno o más valores para cada atributo de agrupación y guárdelos. Seleccione por lo menos un atributo de agrupación antes de guardar un plan de costes. Los atributos de agrupación no seleccionados en las propiedades del plan de costes no se muestran en los detalles del elemento de línea.
    Se creará una fila de detalle de los elementos de línea para cada combinación única de los valores de atributos de asignación seleccionados.
  9. Revise o complete los siguientes campos según sus preferencias. No se pueden editar los campos de total.
    • Coste total
      Muestra el coste total en relación a los costes especificados para cada período de tiempo.
    • Unidades totales
      Muestra las unidades totales en relación a las unidades especificadas para cada período de tiempo.
    • Ingresos totales
      Muestra el coste total en relación a la unidad y coste especificados para cada período de tiempo.
    • % total
      Muestra el porcentaje para los detalles de los elementos de la línea con base en el coste total.
    • Detalles de la unidad, de los ingresos y del coste
      Define el coste, las unidades de esfuerzo de trabajo y los ingresos para cada período de tiempo en el plan de costes. Las unidades de esfuerzo de trabajo se basan en la disponibilidad de roles o de recursos para la inversión asociada.
  10. Guarde los cambios realizados.
Rellenar automáticamente los planes de costes
Al crear un plan de costes, se puede rellenar el plan automáticamente con valores del equipo de inversión (es decir, recursos o roles) o con asignaciones de tareas. El rellenado automático de un plan de costes ahorra tiempo.
También es posible volver a rellenar un plan de costes existente.
Los valores se rellenan automáticamente en un plan de costes, en función de los atributos financieros predefinidos siguientes:
  • Los períodos de inicio y fin se basan en el tipo de período fiscal de la entidad asociada y en las fechas de inicio y fin de la inversión asociada.
    La función para rellenar los campos automáticamente utiliza las fechas de inicio y finalización de la inversión para determinar períodos de tiempo fiscales activos definidos en la entidad asociada. Todos los períodos de tiempo fiscales se rellenan ignorando la fecha de bloqueo definida en los valores predeterminados del plan de entidad.
  • Los atributos de agrupación se basan en los atributos de agrupación predeterminados que están definidos en la entidad asociada. Si los atributos de agrupación predeterminados no están definidos en la entidad, estos atributos se pueden definir en el plan de costes.
  • Los valores de los atributos de agrupación están basados en el equipo de inversión o en las asignaciones de tarea.
  • Los costes e ingresos para los recursos se basan en los costes y tasas definidos en la matriz de costes/tasas financieros que están asociados con la inversión. Verifique que existe una matriz de coste/tasa que cubre la duración entera de la inversión asociada al plan de costes. Si no hay ninguna tasa o coste definida en la matriz del período de inversión, aparecerá un mensaje de error.
  • La matriz se asocia a la inversión en la sección pertinente. Por ejemplo, para el trabajo, la matriz se asocia dentro de la sección Tasas de transacción de trabajo.
  • Las unidades de trabajo están basadas en la suma de las unidades de trabajo de todos los roles o recursos. Los roles o recursos proceden del equipo de inversión o de la asignación de la tarea con los mismos valores de atributo de la agrupación que en la fila de detalles del elemento de la línea.
  • Cuando se rellenan los valores a partir del equipo de inversión, aparece una fila de candidato para cada miembro del equipo. Sin embargo, si dos miembros del equipo tienen los mismos valores en sus atributos de agrupación, se crea una fila de detalles de elementos de línea para representar a ambos miembros del equipo. Por ejemplo, si se realiza la agrupación por clase de transacción y por departamento, y dos de los miembros del equipo tienen la misma clase de transacción y departamento, el producto crea una fila de detalle de elementos de la línea para el plan de costes. Esta fila representa el valor de la suma de los dos registros porque cada fila de detalles debe contener una combinación única de valores de atributo de agrupación.
  • El producto sustituye costes, ingresos e importes de unidades en filas creadas manualmente solamente si la fila tiene atributos de agrupación que existen en la inversión.
Cuando se rellena automáticamente un plan de costes, tanto los recursos de trabajo como los recursos de no trabajo utilizan las unidades de la estructura de desglose de la organización (OBS) del departamento y de la ubicación asociadas con el valor de la ubicación de origen en la entidad. Por ejemplo, si el valor de la ubicación de origen para un recurso es "Inversiones" en la entidad, los departamentos y las ubicaciones asociados con la inversión se utilizan para las cantidades planificadas. Para cantidades de transacciones reales, los recursos de trabajo y los recursos de no trabajo utilizan las unidades de la estructura de desglose de la organización (OBS) asociadas con la configuración de trabajo en curso. Por ejemplo, en un plan de costes que se agrupa por departamento o ubicación, se puede acabar con dos filas cuando los valores de configuración del trabajo en curso utilizan el origen de los empleados y cuando los valores de configuración de la entidad utilizan el origen de la inversión.
Rellenar planes de costes de equipo de inversión
Cuando se rellena automáticamente un plan de costes a partir del equipo de inversión, el sistema utiliza los valores que se encuentran en la siguiente tabla de los miembros del equipo de inversión para rellenar los campos del plan de costes. Si uno de los miembros del equipo no tiene definido algún valor, se utiliza el valor correspondiente de la inversión o se deja el campo en blanco.
Valor
Miembro del equipo
Origen principal
Origen secundario
Código de cargo
Recurso o rol
Inversión
Ninguno. El campo está vacío si el valor no se define en la inversión.
Tipo de coste
Recurso o rol
Inversión
Tomando como base el % de capitalización especificado en el nivel de equipo para el recurso o rol, los valores de capital u operativos se transfieren a la matriz de costes/tasas asociada. El desglose del coste por capital y valores operativos correspondientes se muestran en los detalles del plan de costes, siempre y cuando las condiciones siguientes sean verdaderas:
  • El tipo de coste es una columna asignada en la matriz de costes/tasas.
  • El tipo de coste es un atributo de agrupación en los detalles del plan de costes.
N/D (el tipo de coste es un campo obligatorio para una inversión)
Código del tipo de entrada
Recurso
Recurso
Ninguno. El campo aparece vacío si el valor no está definido en el recurso o si el miembro del equipo es un rol.
Código del tipo de entrada
Rol
N/D
El campo aparece vacío si el miembro del equipo es un rol.
Departamento
Recurso de trabajo
Ubicación de origen de la entidad
Inversión
Departamento
Recurso de no trabajo
Ubicación de origen de la entidad
Inversión
Departamento
Rol
Unidad de estructura organizativa de personal
Inversión
Ubicación
Recurso de trabajo
Ubicación de origen de la entidad
Inversión
Ubicación
Recurso de no trabajo
Ubicación de origen de la entidad
Inversión
Ubicación
Rol
Unidad de estructura organizativa de personal
Inversión
Clase de transacción
Recurso
Recurso
Ninguno. El campo está vacío si el valor no se define en el recurso.
Clase de transacción
Rol
Rol*
Ninguno. El campo está vacío si el valor no se define en el rol.
Recurso
Recurso
Miembro del equipo
Ninguno
Recurso
Rol
ND
El campo aparece vacío si el miembro del equipo es un rol.
Clase de recurso
Recurso
Recurso
Ninguno. El campo está vacío si el valor no se define en el recurso.
Clase de recurso
Rol
Rol*
Ninguno. El campo está vacío si el valor no se define en el rol.
Rol
Recurso
Rol de equipo
Si no hay ningún rol de equipo, se utiliza el rol primario del recurso. El campo está vacío si el recurso no tiene ningún rol primario.
Rol
Rol
Rol de equipo
Si no hay ningún rol de equipo, se utiliza el (rol de) miembro de equipo.
* El rol que se obtiene para el atributo rol.
Ejemplo: Rellenar los detalles de los elementos de línea desde el equipo de inversiones
Este ejemplo muestra cómo se rellena automáticamente la fila de detalle de los elementos de línea de un plan de costes con los valores de costes e ingresos a partir equipo de inversión.
  • Jim, el gestor de proyectos de Forward, Inc. crea un plan de costes para el proyecto ARP que utiliza la siguiente información para definir el alcance del plan:
    • Períodos fiscales mensuales del 1 de enero al 31 de marzo
    • Atributos de agrupación: Recurso, Rol, Clase de transacción
  • Jim selecciona la opción de rellenar los detalles de los elementos de línea del plan de costes a partir del equipo de inversión.
  • De acuerdo con el alcance del plan de costes definido y de los valores de los miembros del equipo del proyecto, el sistema identifica internamente la fila de la siguiente tabla como una fila de detalle del elemento de la línea candidata:
Recurso
Rol
Clase de transacción
Ubicación
Departamento
Sam Ricci
Desarrollador-1
Facturable
Los Ángeles
Desarrollo
  • El sistema pasa los valores de los atributos financieros de la fila del candidato a la matriz de costes/tasas de la siguiente tabla que define los costes en función de los valores de rol y ubicación. El sistema transfiere todos los atributos financieros con los que es compatible la matriz de costes/tasas (no solo valores de atributos de agrupación).
Rol
Ubicación
Coste
Desarrollador-1
San Francisco
85
Desarrollador-1
Los Ángeles
83
Desarrollador-2
San Francisco
75
Desarrollador-2
Los Ángeles
72
  • El sistema identifica 83 como el coste aplicable tras combinar los valores de rol, ubicación y clase de transacción, entre otros, con las filas de la matriz.
  • De acuerdo con el coste y con la fila del candidato identificada anteriormente, el sistema crea la fila de detalle del elemento de la línea de la siguiente tabla del plan de costes:
Recurso
Rol
Clase de transacción
01 ene - 31 ene
01 feb - 29 feb
01 mar - 31 mar
Sam Ricci
Desarrollador-1
Facturable
83
83
83
Rellenar planes de costes desde asignaciones de tarea
Cuando se rellena automáticamente un plan de costes a partir de la asignación de tareas, el producto utiliza los valores de la siguiente tabla de las asignaciones de tareas para rellenar los campos del plan de costes. Si una asignación no tiene definido algún valor, se utiliza el valor correspondiente de la inversión o se deja el campo en blanco.
Valor
Asignación de tarea
Origen principal
Origen secundario
Código de cargo
Recurso o rol
Tarea
Inversión. El campo está vacío si el valor no se define en la inversión.
Tipo de coste
Recurso o rol
Tarea
Inversión
Código del tipo de entrada
Recurso
Recurso
Ninguno. El campo aparece vacío si el valor está inactivo o no está definido en el recurso, o si el recurso es un rol.
Código del tipo de entrada
Rol
No aplicable
Ninguno. El campo aparece vacío si el asignatario de la tarea es un rol.
Departamento
Recurso
Ubicación de origen de la entidad
Inversión
Departamento
Recurso de no trabajo
Ubicación de origen de la entidad
Inversión
Departamento
Rol
Unidad de estructura organizativa de personal
Inversión
Ubicación
Recurso
Ubicación de origen de la entidad
Inversión
Ubicación
Recurso de no trabajo
Ubicación de origen de la entidad
Inversión
Ubicación
Rol
Unidad de estructura organizativa de personal
Inversión
Clase de transacción
Recurso
Recurso
Ninguno. El campo aparece vacío si el valor no está definido en el recurso o si la asignación de la tarea es un rol.
Clase de transacción
Rol
Rol*
Recurso
Recurso
Asignatario de la tarea
Recurso
Rol
No aplicable
Si el asignatario de la tarea es un rol, el campo aparece vacío.
Clase de recurso
Recurso
Recurso
Ninguno. El campo está vacío si el valor no se define en el recurso.
Clase de recurso
Rol
Rol*
Ninguno. El campo está vacío si el valor no se define en el rol.
Rol
Recurso
Rol de tarea
Rol de equipo. Si el rol del equipo no está definido, se utiliza el rol primario del recurso. El campo está vacío si no se define ningún rol primario del recurso.
Rol
No aplicable
Rol de tarea
Rol de equipo. Si el rol del equipo no está definido, se utiliza el (rol del) miembro de equipo.
* El rol que se obtiene para el atributo Rol.
Preparación para rellenar automáticamente los planes de costes
Realice los pasos siguientes para configurar los planes de costes para que se rellenen automáticamente:
  1. Defina los valores predeterminados del plan en la entidad para el tipo de período de tiempo fiscal y atributos de agrupación.
  2. Defina los costes y tasas en la matriz de costes/tasas.
  3. Active la inversión en términos financieros, asocie una matriz de coste/tasa y asigne recursos o roles activos a tareas del proyecto.
  4. Active en términos financieros el recurso o el rol. Esta acción se recomienda para proyecciones de coste más exactas.
Rellenado automático de los planes de costes
Cree un plan de costes nuevo rellenando el plan mediante valores del equipo de inversión o las asignaciones de tarea automáticamente.
Siga estos pasos:
  1. Abra Página principal, seleccione Gestión de la cartera y haga clic en una inversión.
    Aparecerá la página de lista.
  2. Abra la inversión.
    Aparece la página Propiedades.
  3. Abra el menú Planes financieros y haga clic en Planes de costes.
    Aparecerá la lista de planes de costes
  4. Abra el menú Acciones, seleccione General y haga clic en uno de los siguientes elementos.
    • Nuevo desde equipo de inversión
    • Nuevo desde asignaciones de tarea
    La página de propiedades mostrará los valores predeterminados de la entidad e inversión asociadas. Puede aceptar estos valores predeterminados o modificarlos.
  5. Introduzca un nombre, ID, y descripción para el plan de costes.
  6. Guarde los cambios realizados.
    Aparecerá la página Detalles de plan de costes. Las filas de detalle de los elementos de línea se rellenan a partir del equipo de inversión o de las asignaciones de tareas.
  7. (Opcional) Abra el menú Acciones, seleccione General y haga clic en uno de los elementos siguientes para rellenar los detalles de plan de costes.
    • Rellenar desde equipo de inversión
    • Rellenar desde asignaciones de tarea
  8. Guarde los cambios realizados.
Edición de planes de costes
Los detalles referidos a los costes y a las unidades de un plan de costes se pueden editar haciendo clic en los campos en la interfaz de usuario y cambiando los valores. Solo se puede editar el plan de costes de períodos que no se solapen con la fecha de bloqueo definida en los valores predeterminados de plan de entidad.
Siga estos pasos:
  1. Con el plan de costes abierto, desplácese hasta el período de tiempo adecuado para el plan mediante las flechas hacia la izquierda y hacia la derecha que aparecen en la sección Detalles de la unidad, de los ingresos y del coste.
  2. Edite los siguientes campos:
    • Unidades
      Muestra el número de unidades para el período de tiempo.
    • Coste
      Muestra el coste para el período de tiempo.
    • Ingresos
      Muestra los ingresos para el período de tiempo.
  3. Guarde los cambios realizados.
Creación del plan de registro
Convierta un plan de costes en el plan de registro (POR) para preparar el envío del plan de costes para la aprobación del presupuesto.
Siga estos pasos:
  1. Abra la inversión.
  2. Abra el menú Planes financieros y haga clic en Planes de costes.
    Aparecerá la lista de planes de costes
  3. Haga clic en el icono Establecer plan de registro junto al plan que desee convertir en plan de registro.
    Aparecerá una marca de verificación en la columna Plan de registro del plan seleccionado.
    Ahora puede enviar el plan de costes que se aprobará como presupuesto.
Creación de planes de beneficios
Cuando se crea un plan de beneficios y se asocia a un plan de costes, resulta posible calcular el ROI o el VPN de una inversión. Aunque los planes de costes pueden pasar por un proceso de aprobación para convertirse en un presupuesto formal no es necesario aprobar los planes de beneficios. Mientras que un plan de beneficios puede estar asociado a un número ilimitado de planes de costes, un plan de costes solo puede tener asociado un plan de beneficios.
Para gestionar los planes de beneficios, cree planes nuevos para asociar los planes de costes o actualizar los planes existentes.
No se puede suprimir un plan de beneficios que se asocia con un plan de costes.
Siga estos pasos:
  1. Abra la inversión.
  2. Abra el menú Planes financieros y haga clic en Planes de beneficios.
  3. Haga clic en Nuevo y rellene la información solicitada. Los campos siguientes requieren una explicación:
    • Tipo de período
      Define la unidad de período de tiempo que aparecerá en el plan de beneficios.
    • Período de inicio del plan
      Define el primer período de tiempo que se va a incluir en el plan.
    • Período de finalización del plan
      Define el último período de tiempo que se va a incluir en el plan.
  4. Guarde los cambios realizados.
Adición de los detalles de los elementos individuales a los planes de beneficios
Siga estos pasos para agregar detalles de elementos de línea a un nuevo plan de beneficios. Los detalles agregados aparecen bajo el campo Detalle en la página Detalle del plan de beneficios - Lista. Solo se pueden definir detalles para los períodos de tiempo aplicables al plan de beneficios.
Siga estos pasos:
  1. Con el plan de beneficios abierto, haga clic en Agregar.
  2. Introduzca los detalles del plan de beneficios en el campo Detalle.
    Agregue tantos detalles de los beneficios como resulte necesario.
  3. Guarde los cambios realizados.
    Los detalles del plan de beneficios muestran los detalles introducidos por el usuario.
  4. Para cada detalle de beneficios, complete y revise los siguientes campos en la sección Detalles de los beneficios.
    • Beneficio
      Define la cantidad de beneficio planificada para el período de tiempo.
    • Beneficio real
      Define la cantidad de beneficio real para el período de tiempo.
    • Variación
      Muestras la diferencia entre el beneficio real y planificado para el período de tiempo.
  5. Guarde los cambios realizados.
  6. Revise los campos siguientes de cada elemento de la línea de detalle de beneficio.
    • % de beneficio
      Muestra el porcentaje del elemento de la línea del detalle de beneficio, puesto que este contribuye al plan de beneficios total.
    • Beneficios totales
      Muestra el beneficio total para el elemento de la línea del detalle de beneficio.
    • Beneficio real
      Define la cantidad de beneficio real para el período de tiempo.
    • Variación
      Muestras la diferencia entre el beneficio real y planificado para el período de tiempo.
Asociación de planes de beneficio a planes de costes
Siga estos pasos para asociar un plan de beneficio a un plan de costes.
Siga estos pasos:
  1. Con el plan de costes abierto, haga clic en Propiedades.
  2. En el campo de Plan de Beneficios, seleccione un plan de beneficios.
  3. Haga clic en Save.
Asociación de planes de beneficio a presupuestos enviados
La asociación del plan de beneficios a un plan de costes se extiende al presupuesto enviado. Esta asociación solo se puede modificar mientras el presupuesto tenga el estado Registrado. Una vez que se aprueba la asociación del plan de beneficios, esta ya no se puede modificar.
Siga estos pasos:
  1. Con el plan de presupuestos abierto, haga clic en Propiedades.
  2. En el campo de Plan de Beneficios, seleccione un plan de beneficios.
  3. Haga clic en Save.
Creación de planes de presupuesto
Cuando se aprueba un plan de costes, éste se convierte en el plan de presupuestos para una inversión. Puede enviar una parte de un plan de costes para su aprobación variando las fechas de inicio y fin del envío. Solo se envía para su aprobación la parte entre las nuevas fechas de inicio y fin. Cuando se aprueba un plan de costes, se convierte en un plan de presupuesto con un nuevo número de versión. Si hay un presupuesto anterior, se guarda por separado y se puede ver pero no editar.
Al enviar un plan de costes como plan de presupuestos, tenga en cuenta estas reglas:
  • Si existe un plan de presupuestos, el plan de costes enviado debe incluir los mismos atributos de agrupación para combinar los datos del plan de costes enviado con los datos de plan de presupuestos existente. Si los atributos de agrupación no coinciden, reemplace el plan de presupuestos existente o cancele el envío.
  • Solo se puede enviar o aprobar un plan de presupuestos a la vez.
  • Cuando se aprueba un presupuesto enviado, el presupuesto se convierte en el plan de registro.
  • Un presupuesto enviado se puede editar, pero no se puede editar un presupuesto aprobado.
  • Si existe un presupuesto aprobado, los datos del plan de costes enviado se pueden combinar con el primero o pueden reemplazarlo.
Envío de planes de costes como planes de presupuesto
Envíe un plan de costes como plan de presupuestos para crear un nuevo presupuesto aprobado o para actualizar el presupuesto después de actualizar el plan de costes. Asigne un plan de costes como plan de registro antes de enviarlo para su aprobación. Si existe un plan de presupuestos aprobado, y crea o actualiza un plan de costes como plan de registro nuevo (POR), puede enviar el plan de registro para combinarlo con el plan de presupuestos aprobado o para sustituir el plan de presupuesto.
Siga estos pasos:
  1. Abra la inversión.
  2. Abra el menú Planes financieros y haga clic en Planes de costes.
    Aparecerá la lista de planes de costes
  3. Copie el valor en el campo de ID. Necesita este valor en uno de los siguientes pasos.
  4. Abra el menú Acciones, seleccione General y haga clic en Enviar el plan de registro para su aprobación.
  5. Complete la información solicitada.
    Los campos siguientes requieren una explicación:
    • ID de plan
      Define un ID único para el plan de presupuestos. Pegue el valor de ID en este campo.
    • Período de inicio del plan
      Muestra el período de inicio del plan de presupuestos. Para enviar una parte del plan de costes en lugar del plan completo para el presupuesto, seleccione un período de inicio diferente.
    • Período de finalización del plan
      Muestra el período de fin del plan de presupuestos. Para enviar una parte del plan de costes en lugar del plan completo para el presupuesto, seleccione un período de fin diferente.
    • Atributos de agrupación
      Muestra los atributos de agrupación del plan de costes.
      Si desea combinar el plan de costes con un presupuesto aprobado existente, los atributos de agrupación del plan de costes deben coincidir. Si son diferentes, se puede reemplazar el plan de presupuesto entero o cancelar la solicitud de aprobación.
    • Opciones de envío
      Especifica si se combina el plan de costes que se está enviando con el presupuesto aprobado o si lo reemplaza.
      Esta opción está oculta si se envía el primer plan de costes para su aprobación. La opción se establece como Sustituir y es de solo lectura si los atributos de agrupación o los períodos son diferentes de los atributos del presupuesto aprobado.
  6. Haga clic en Enviar para aprobación.
    El plan de costes designado como el plan de registro se envía como plan de presupuestos.
Aprobación o rechazo de los planes de presupuestos enviados
Utilice este procedimiento para aprobar o rechazar un plan de costes enviado como presupuesto. Antes de aprobar o rechazar un plan de presupuestos, se pueden editar los campos en la sección Detalles de la unidad, de los ingresos y del coste según sea necesario. También se pueden agregar detalles del elemento de la línea al plan.
Un presupuesto aprobado no se puede editar. Debe enviar un nuevo presupuesto para su aprobación que sustituya el viejo presupuesto.
Siga estos pasos:
  1. Abra la inversión.
  2. Abra el menú Planes financieros y haga clic en Planes de presupuestos.
    Aparecerá la lista de planes de presupuestos.
  3. Abra el plan de presupuesto enviado.
    Aparecerán los detalles del presupuesto.
  4. Edite los campos en la sección Detalles de la unidad, de los ingresos y del coste y guarde los cambios.
  5. Haga clic en Aprobar o Rechazar.
Creación de una revisión del presupuesto
Un plan de costes aprobado se convierte en el plan de presupuestos de una inversión. Dado que los elementos de una inversión cambian, se pueden revisar diversas partes del presupuesto o se puede reemplazar el presupuesto totalmente. Puede hacer dos tipos de revisiones de un plan de presupuestos aprobado:
Revisión de plan de presupuestos combinado
  • Se envía un plan de costes con elementos de línea nuevos y se combinan los cambios con el plan de presupuesto existente.
  • Envíe una parte de un plan de costes cambiando las fechas de inicio y de finalización del envío, o actualice los valores del campo en períodos de tiempo específicos. Solamente puede enviar los períodos de tiempo modificados y combinarlos con el presupuesto.
Revisión de un plan de presupuestos de sustitución
  • Envíe un plan de costes con elementos de la línea suprimidos y reemplace el presupuesto para eliminar dichos elementos de la línea del plan de presupuestos.
  • Se crea un plan de costes, utilizando distintos atributos de agrupación o tipos de período, y reemplace el presupuesto.
Los dos tipos de revisión proporcionan un historial de aprobaciones. Sin embargo, la función de sustituir permite suprimir elementos de la línea que ya no se necesitan, y revisar atributos de agrupación y períodos fiscales.
Al enviar un plan de costes que revisa un presupuesto existente, se especifica si se combinarán o se reemplazarán mediante la lista desplegable de opciones de envío. Este campo solamente aparece cuando hay al menos un presupuesto aprobado. Si el plan de costes nuevo tiene una estructura diferente que el presupuesto existente, Sustituir es la única opción.
Cuando se aprueba el plan de costes, se convierte en el plan de presupuestos revisado con un nuevo número de versión. Puede ver la versión anterior del presupuesto, que se guarda por separado. No se pueden editar planes de presupuesto anteriores o los planes de presupuestos aprobados actuales.
El siguiente diagrama muestra de qué forma crea un administrador financiero una revisión del presupuesto.
Imagen que describe de qué forma crea un administrador financiero una revisión del presupuesto
Image describing how a financial administrator creates a budget revision
Ejemplo: Revisar el plan de presupuestos
El siguiente ejemplo muestra las opciones para actualizar el plan de presupuestos en este artículo. Forward, Inc. tiene un proyecto nuevo que está planificado para este año. Alice gestiona el proyecto y ya ha creado un plan de costes (ProjectA_estimatedCP-00) con los roles necesarios y los costes estimados.
Necesita los siguientes roles:
  • Un arquitecto de software
  • Tres ingenieros de software de Java
  • Dos ingenieros de pruebas
Alice no ha asignado todavía el personal al proyecto. En el plan de costes enviado, agregó roles para cada puesto y rellenó el plan de costes para los seis meses del proyecto.
Al crear el plan de costes, Alice utilizó las siguientes propiedades para su plan de costes:
  • Atributos de agrupación: Rol
  • Tipo de período de tiempo: trimestral
  • Fechas de inicio y finalización: 2 de julio - 31 de diciembre
Envió las estimaciones para su aprobación como plan de presupuesto actual. El gestor de productos de Alice aprobó el presupuesto estimado. El gestor sabe que el presupuesto cambiará antes de que el proyecto empiece.
Realice los pasos siguientes:
Revisión de los requisitos previos
Para completar todas las tareas, tenga en cuenta esta información:
Derechos de acceso
Disponga de los siguientes derechos de acceso:
  • Información financiera - Plan de costes - Editar
  • Información financiera - Plan financiero - Enviar para aprobación
  • Proyecto - Plan de presupuestos - Ver
  • Proyecto - Plan de presupuestos – Editar
Tareas finalizadas
Realice las siguientes tareas antes de comenzar:
  • Cree un plan de costes para la inversión.
  • Especifique el plan de costes como el plan de registro.
  • Envíe el plan de registro para la aprobación y haga que se apruebe como el plan de presupuestos para la inversión.
Información adicional
Después de enviar un plan de costes para la aprobación, se convierte en el plan de presupuestos enviado. Se puede editar el plan de presupuesto enviado; no se puede editar el plan de presupuesto después de que se apruebe.
Adición de elementos de la línea al presupuesto
Agregue elementos de la línea al plan de costes y combine las nuevas líneas en el presupuesto. Por ejemplo, puede agregar un rol a un plan de costes y enviar el plan de costes para su aprobación como un cambio combinado.
Ejemplo: Revisar el presupuesto con un nuevo rol
Elena determina que el proyecto nuevo necesita un editor técnico para documentar la ayuda en línea. Agrega el rol de Editor técnico sénior al plan de costes y envía el plan revisado, ProjectA_estimatedCP-00, como revisión combinada para el presupuesto.
Siga estos pasos:
  1. Abra la Página principal y, en Gestión de la cartera, haga clic en el tipo de inversión adecuado (por ejemplo, Proyectos).
  2. Abra la inversión y haga clic en Planes financieros.
  3. Abra el menú Planes financieros y haga clic en Planes de costes.
  4. Abra el plan de costes.
  5. Haga clic en Agregar para añadir el nuevo elemento de la línea.
    Aparece la página Detalles del plan de costes: Propiedades y muestra campos para cada atributo de agrupación que aparece en el plan de costes. Por ejemplo, si Rol es un atributo de agrupación, aparece el campo Rol.
  6. Seleccione los valores del nuevo elemento de la línea (por ejemplo, roles) que desee agregar.
  7. Haga clic en Guardar y volver.
  8. Introduzca los detalles de período de tiempo para el elemento de la línea.
  9. Guarde los cambios y haga clic en Volver.
  10. Haga clic en Acciones y seleccione Establecer como plan de registro.
    Si el plan de costes ya es el plan de registro, omita este paso.
  11. Haga clic en Sí para confirmar.
  12. Haga clic en Acciones y seleccione Enviar el plan de registro para su aprobación.
    Si recibe el mensaje
    Error: Ya existe un presupuesto enviado
    , significa que hay otro plan de costes para la inversión como plan de presupuesto enviado.
    El plan de presupuestos enviado debe aprobarse o rechazarse para poder enviar otro plan para su aprobación.
  13. Introduzca los valores solicitados.
  14. Seleccione Combinar en la lista desplegable Enviar opción.
  15. Haga clic en Enviar para aprobación.
  16. Abra el menú Planes financieros y haga clic en Planes de presupuestos para ver la lista de planes de presupuestos y su estado.
    Ha enviado un plan de costes para la aprobación que combina un elemento de la línea en el presupuesto existente.
Cambio de valores del período de tiempo en el presupuesto
Se pueden revisar los valores del período de tiempo de un plan de costes, así como combinarse en el plan de presupuestos existente. Al combinar valores de uno o varios períodos de tiempo, puede hacer que el presupuesto sea preciso, sin necesidad de reemplazar todo el presupuesto. Por ejemplo, recibe una financiación creciente para que el presupuesto contemple los aumentos en los costes de recursos. Solamente puede revisar el coste del recurso para los meses afectados.
Si ha establecido una fecha de bloqueo en la entidad financiera, puede editar solamente el plan de costes para los períodos
tras la fecha de bloqueo
.
Ejemplo: Añadir períodos de tiempo al plan de presupuestos
Elena revisa los planes del proyecto con su gestor y se da cuenta de que debe agregar tres meses para una función obligatoria nueva. Alice revisa el plan de costes agregando tres meses al proyecto y rellena los campos con información de costes para cada recurso. Envía el plan de costes revisado, con el ID ProjectA_estimatedCP-00, como revisión combinada solamente con los meses adicionales.
Siga estos pasos:
  1. Abra la Página principal y, en Gestión de la cartera, haga clic en el tipo de inversión adecuado (por ejemplo, Proyectos).
  2. Abra la inversión y haga clic en Planes financieros.
  3. Abra el menú Planes financieros y haga clic en Planes de costes.
  4. Abra el plan de costes.
  5. Vaya al período de tiempo correcto para el plan de la sección Detalles de la unidad, de los ingresos y del coste.
  6. Edite los campos Unidades, Coste e Ingresos del período de tiempo, como se muestra en la siguiente gráfica:
    This figure illustrates how you click the time period that you want to select and enter the values for Units, Cost, and Revenue.
  7. Guarde los cambios y haga clic en Volver.
  8. Haga clic en Acciones y seleccione Establecer como plan de registro.
    Si el plan de costes ya es el plan de registro, omita este paso.
  9. Haga clic en Sí para confirmar.
  10. Haga clic en Acciones y seleccione Enviar el plan de registro para su aprobación.
    Si recibe el mensaje
    Error: Ya existe un presupuesto enviado
    , significa que hay otro plan de costes para la inversión como plan de presupuesto enviado.
    El plan de presupuestos enviado debe aprobarse o rechazarse para poder enviar otro plan para su aprobación.
  11. Especifique los valores Período de inicio y Período de fin solamente para los meses en los que vaya a agregar o a actualizar los valores.
  12. Seleccione Combinar en la lista desplegable Enviar opción.
  13. Haga clic en Enviar para aprobación.
  14. Abra el menú Planes financieros y haga clic en Planes de presupuestos para ver la lista de planes de presupuestos y su estado.
    Ha enviado un plan de costes para la aprobación que combina las revisiones de períodos de tiempo en el presupuesto existente.
Supresión de elementos de la línea del presupuesto
Suprima los elementos de la línea innecesarios y envíe el plan de costes como reemplazo del presupuesto. Por ejemplo, si desea eliminar un elemento de la línea del plan de presupuestos, suprima el elemento de la línea del plan de costes. Envíe el plan de costes revisado como reemplazo para el plan de presupuestos.
Seleccione Sustituir para suprimir elementos de la línea. Al seleccionar Combinar, se impide la supresión y el elemento de la línea permanece en el plan de presupuesto enviado.
Ejemplo: Suprimir un rol y reemplazar el presupuesto
Varios meses antes de que comience el proyecto, Alice descubre que debe transferir el recuento de un ingeniero de prueba a otro proyecto. Suprime el elemento de la línea para el rol para el ingeniero de prueba junior del plan de costes, ProjectA_estimatedCP-00, y envía el plan para su aprobación. Alice selecciona Sustituir para eliminar el elemento de la línea del presupuesto.
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en
    Inicio
    ,
    Gestión de la cartera
    y seleccione un tipo de inversión.
  2. Abra la inversión y haga clic en
    Planes financieros
    .
  3. Abra el menú
    Planes financieros
    y haga clic en
    Planes de costes
    .
  4. Abra el plan de costes.
  5. Seleccione el elemento de la línea que desea suprimir y haga clic en
    Suprimir
    .
  6. Haga clic en
    para confirmar y, a continuación, en
    Volver
    .
  7. Haga clic en
    Acciones
    y seleccione
    Establecer como plan de registro
    .
    Si el plan de costes ya es el plan de registro, omita este paso.
  8. Haga clic en
    para confirmar.
  9. Haga clic en
    Acciones
    y seleccione
    Enviar el plan de registro para su aprobación
    .
    Si recibe el mensaje
    Error: Ya existe un presupuesto enviado
    , significa que hay otro plan de costes para la inversión como plan de presupuesto enviado.
    El plan de presupuestos enviado debe aprobarse o rechazarse para poder enviar otro plan para su aprobación.
  10. Seleccione Sustituir en la lista desplegable Enviar opción.
  11. Haga clic en Enviar para aprobación.
  12. Abra el menú Planes financieros y haga clic en Planes de presupuestos para ver la lista de planes de presupuestos y su estado.
    Ha enviado un plan de costes que sustituye el presupuesto existente para su aprobación.
Sustitución del presupuesto por un nuevo plan de costes
Elija nuevos atributos de agrupación y tipos de períodos de tiempo para el presupuesto creando y enviando un nuevo plan de costes que reemplace el plan de presupuestos aprobado. Por ejemplo, cuando planifique un proyecto futuro, proporcione un presupuesto estimado con los roles que cree que necesitará. Antes del inicio del proyecto, se crea un plan de costes con los recursos reales y se cambian los atributos de agrupación para incluir Departamento y Ubicación. A continuación, puede enviar el nuevo plan de costes para sustituir el plan de presupuestos aprobado.
Ejemplo: Enviar un plan de costes nuevo y reemplazar el presupuesto
Alice llena todos los puestos del equipo y conoce el coste de cada recurso. Tiene recursos en dos ubicaciones y desea agruparlos por departamento y ubicación. Además, el gestor de productos solicita que utilice períodos de tiempo mensuales en lugar de trimestrales. Elena crea un plan de costes y agrega cada recurso con sus detalles de coste. Realiza las siguientes selecciones en las propiedades del plan de costes:
  • Atributos de agrupación: Ubicación y Departamento
  • Tipo de período de tiempo: Mensual
Alice guarda los cambios como ProjectA_actualCP-00 y envía el nuevo presupuesto para su aprobación.
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en Inicio, Gestión de la cartera y seleccione un tipo de inversión.
  2. Abra la inversión y haga clic en Planes financieros.
  3. Abra el menú Planes financieros y haga clic en Planes de costes.
  4. Cree un plan de costes y rellénelo.
  5. Haga clic en Guardar y en Volver.
  6. Haga clic en Acciones y seleccione Establecer como plan de registro.
    Si el plan de costes ya es el plan de registro, omita este paso.
  7. Haga clic en Sí para confirmar.
  8. Haga clic en Acciones y seleccione Enviar el plan de registro para su aprobación.
    El campo Enviar opción enumera Sustituir como la única opción disponible. Debe reemplazar el presupuesto cuando los atributos de agrupación o el tipo de período de tiempo fiscal no coinciden con las propiedades seleccionadas para el presupuesto existente.
    Si recibe el mensaje
    Error: Ya existe un presupuesto enviado
    , significa que hay otro plan de costes para la inversión como plan de presupuesto enviado.
    El plan de presupuestos enviado debe aprobarse o rechazarse para poder enviar otro plan para su aprobación.
  9. Haga clic en Enviar para aprobación.
  10. Abra el menú Planes financieros y haga clic en Planes de presupuestos para ver la lista de planes de presupuestos y su estado.
    Ha enviado un plan de costes que sustituye el presupuesto existente para su aprobación.
Verificación del plan de presupuestos revisado
Después de enviar el plan de costes para su aprobación, estará disponible como plan de presupuestos enviado. Puede ver el estado del plan de presupuestos, así como editar el plan si dispone de los derechos de acceso apropiados.
Ejemplo: Editar y verificar el plan de presupuestos enviado
Alice ha enviado el plan de costes revisado para su aprobación. El plan permanece en el estado del plan de presupuestos enviado hasta que el gestor lo apruebe. Verifica si se han combinado las revisiones con el presupuesto o si lo han reemplazado correctamente. Mientras Alice revisa el plan, observa que el valor del coste de octubre no es correcto para uno de los recursos. Cambia manualmente el valor y guarda los cambios. El gestor aprueba el presupuesto y Alice ha revisado correctamente el plan de presupuestos aprobado con los cambios.
Siga estos pasos:
  1. Abra la Página principal y, en Gestión de la cartera, haga clic en el tipo de inversión adecuado (por ejemplo, Proyectos).
  2. Abra la inversión y haga clic en Planes financieros.
  3. Abra el menú Planes financieros y haga clic en Planes de presupuestos.
  4. Abra el plan de presupuestos enviado para ver las revisiones y verificar que son correctas.
  5. Edite los valores en el plan de presupuestos con las revisiones necesarias.
  6. Guarde los cambios y haga clic en Volver.
    Una vez que haya verificado que el presupuesto enviado es correcto y se haya aprobado, se habrá revisado correctamente el plan de presupuestos aprobado.
Copiar planes financieros
Se puede copiar un plan financiero existente de una inversión para crear un plan nuevo. También se puede copiar un plan financiero al crear una inversión a partir de una de plantilla de inversión que incluya planes financieros.
Recuerde que se aplican estas reglas cuando se copia un plan financiero existente para crear un plan nuevo:
  • En el plan de costes de destino, el tipo de período fiscal y los valores de los atributos de agrupación predeterminados son los del plan de costes de origen. Estos valores no se pueden modificar.
  • Las instancias de proceso que están asociadas con el plan financiero de origen no se copian en el nuevo plan.
  • Los procesos que están asociados con los planes de costes o de beneficios están disponibles en el nuevo plan para generar instancias de proceso.
  • Se pueden copiarlos planes de costes y de beneficios pero no se pueden copiar los planes de presupuestos.
Cómo se copian los datos de los planes financieros
Este ejemplo muestra cómo se copian los datos del plan de origen al plan de destino, en función de los siguientes datos introducidos por el usuario:
  • Períodos de tiempo que se van a copiar del plan de origen
  • Períodos de inicio y de fin del plan de destino
  • Jim el gestor del proyecto ARP de Forward, Inc. decide copiar un plan de costes existente para crear un nuevo plan. El plan de costes existente comprende los siguientes períodos de tiempo:
    • Período de inicio: 1 de enero de 2009 - 31 de enero 2009
    • Período de fin: 1 de diciembre de 2009 - 31 de diciembre de 2009.
  • En la página Copiar plan de costes, Jim especifica los siguientes períodos de copia en la sección Copiar datos desde el plan de costes de origen.
    • Período de inicio 1 de junio de 2009 - 30 de junio de 2009.
    • Período de fin: 1 de diciembre de 2009 - 31 de diciembre de 2009.
  • En las sección Plan de costes de destino de la misma página, Jim especifica los siguientes períodos de inicio y de fin para el plan de costes de destino:
    • Período de inicio del plan 1 de enero de 2011 - 31 de enero de 2011.
    • Período de fin del plan 1 de diciembre de 2011 - 31 de diciembre de 2011.
    Los datos de los períodos que abarcan desde junio de 2009 hasta diciembre de 2009 en el plan de origen se copian en los períodos que abarcan desde enero de 2011 hasta junio de 2011 en el plan de destino.
Copia de planes de costes
Siga estos pasos para copiar un plan de costes existente de una inversión para crear un nuevo plan de costes. Se puede copiar el plan de costes por completo o solamente una parte del mismo y realizar modificaciones.
Siga estos pasos:
  1. Abra la inversión.
  2. Abra el menú Planes financieros y haga clic en Planes de costes.
    Aparecerá la página de lista.
  3. Seleccione la casilla de verificación que se encuentra junto al plan de costes que desee copiar.
  4. Abra el menú Acciones, seleccione General y haga clic en Copiar plan de costes.
    Aparecerá la página Copiar plan de costes.
  5. Complete o revise los campos siguientes en la sección Copiar datos desde el plan de costes de origen:
    • Nombre del plan de origen
      Muestra el nombre del plan de origen.
    • Período de inicio
      Define el período de copia de inicio. Los datos se copian al plan de destino que se basa en este período de inicio y el período de inicio del plan de destino.
      Valor predeterminado
      : El periodo de inicio del plan de origen.
    • Período de fin
      Define el período de fin de copiado. Los datos se copian en el plan de destino de acuerdo con este período de fin y el período de fin del plan de destino.
      Valor predeterminado
      : El período de fin del plan de origen.
    • Escalar por %
      Define el porcentaje por el cual se escalarán (aumentando o disminuyendo) los valores de dólar en el plan copiado.
      Ejemplo:
      introduzca el valor 75% para aumentar los valores del plan de origen un 75% en relación al original.
      Predeterminado:
      0%. No hay cambios en los valores.
  6. Complete o revise los campos siguientes en la sección Plan de costes de destino:
    • Nombre del plan
      Define el nombre de plan de destino.
      Valor predeterminado:
      El nombre del plan de origen se prefija con "Copia de".
    • ID de plan
      Define el ID de plan único del plan de destino.
      Valor predeterminado
      : el ID del plan de origen se prefija con "Copia de".
    • Descripción
      Especifica una descripción para el plan de destino.
      Valor predeterminado
      : la descripción del plan de costes de origen.
    • Tipo de período
      Muestra el tipo de período fiscal.
      Valor predeterminado
      : el tipo de período fiscal del plan de origen. No se puede cambiar el tipo de período predeterminado.
    • Período de inicio del plan
      Define el período de inicio de plan del plan de destino.
      Valor predeterminado
      : el período de inicio del plan de origen.
    • Período de finalización del plan
      Define el período de fin de plan del plan de destino.
      Valor predeterminado
      : el período de fin del plan de origen.
    • Plan de beneficios
      Muestra el plan de beneficios que se ha asociado con el plan de origen (si existe).
    • Moneda
      Muestra el tipo de moneda del sistema que se ha seleccionado durante la configuración financiera.
    • Atributos de agrupación
      Muestra los atributos de agrupación del plan.
      Valor predeterminado
      : los atributos de agrupación del plan de origen. Estos atributos de agrupación no se pueden modificar.
  7. Guarde los cambios realizados.
    El plan de costes se copia y el nuevo plan aparece la página Lista de planes de costes.
Copia de planes de beneficios
Siga estos pasos para copiar un plan de beneficios existente para crear un nuevo plan de beneficios. Es posible copiar un plan completo o solo una parte del plan. Después de copiar el plan, puede modificarlo.
Siga estos pasos:
  1. Abra la inversión.
  2. Abra el menú Planes financieros y haga clic en Planes de beneficios.
    Aparecerá la lista de planes de beneficios
  3. Seleccione el plan de beneficios que desee copiar.
  4. Abra el menú Acciones, seleccione General y haga clic en Copiar plan de beneficios.
    Aparecerá la página Copiar plan de beneficios.
  5. Complete o revise los campos siguientes en la sección Copiar datos del plan de beneficios de origen:
    • Nombre del plan de origen
      Muestra el nombre del plan de origen.
    • Período de inicio
      Define el período de copia de inicio. Los datos se copian al plan de destino que se basa en este período de inicio y el período de inicio del plan de destino.
      Valor predeterminado
      : El periodo de inicio del plan de origen.
    • Período de fin
      Define el período de fin de copiado. Los datos se copian en el plan de destino de acuerdo con este período de fin y el período de fin del plan de destino.
      Valor predeterminado
      : El período de fin del plan de origen.
    • Escalar por %
      Define el porcentaje por el cual se escalarán (aumentando o disminuyendo) los valores de dólar en el plan copiado.
      Ejemplo:
      introduzca el valor 75% para aumentar los valores del plan de origen un 75% en relación al original.
      Predeterminado:
      0%. No hay cambios en los valores.
  6. Rellene los siguientes campos de la sección Plan de beneficios de destino de la página.
    • Nombre del plan
      Define el nombre de plan de destino.
      Valor predeterminado:
      El nombre del plan de origen se prefija con "Copia de".
    • ID de plan
      Define el ID de plan único del plan de destino.
      Valor predeterminado
      : el ID del plan de origen se prefija con "Copia de".
    • Tipo de período
      Muestra el tipo de período fiscal.
      Valor predeterminado
      : el tipo de período fiscal del plan de origen. No se puede cambiar el tipo de período predeterminado.
    • Período de inicio del plan
      Define el período de inicio de plan del plan de destino.
      Valor predeterminado
      : el período de inicio del plan de origen.
    • Período de finalización del plan
      Define el período de fin de plan del plan de destino.
      Valor predeterminado
      : el período de fin del plan de origen.
  7. Guarde los cambios realizados.
    Aparecerán las propiedades del plan de beneficios, y en ellas se mostrarán los valores del plan de beneficios acabados de copiar.
  8. Revise la cantidad en el campo Beneficio total, que refleja el porcentaje de escala que se aplica durante el copiado de los datos del plan de origen.
  9. Haga clic en Detalle para revisar o modificar los detalles del plan de beneficios.
    La cantidad de beneficio total aparece desglosado para los nuevos períodos de planificación. Aparecen cero valores para los períodos que ya no forman parte del nuevo plan de beneficios.