Búsqueda y uso compartido de documentos

ccppmop1592
HID_getting_started_share_documents
Es posible buscar y compartir políticas, procedimientos, artefactos de proyectos, borradores, requisitos, guías, contratos y otros documentos en dos repositorios:
  • El almacén de conocimiento
  • Gestor de documentos
Utilice el
Almacén de conocimiento
para guardar y acceder a los documentos genéricos. Utilice el
Gestor de documentos
para construir un repositorio para documentos relacionados con el programa o el proyecto. También se pueden adjuntar documentos, como un currículum o un formulario de solicitud, al perfil de un recurso.
Aunque la mayoría de los usuarios pueden acceder a estos repositorios, el acceso a los documentos específicos y a las carpetas varía. Con los permisos adecuados, los usuarios pueden crear nuevas carpetas, añadirles documentos y editar documentos y carpetas. Existen diferencias clave entre los derechos de acceso de los dos repositorios.
Para abrir una carpeta, abra
Página principal
y, en
Organización
, haga clic en
Almacén de conocimiento
. Si no se ve el vínculo
Almacén de conocimiento
, póngase en contacto con su administrador.
Los administradores pueden asignar
derechos de acceso
a nivel de Almacén de conocimiento y
permisos
a nivel de carpeta y documento.
2
Derechos de acceso a Almacén de conocimiento
La siguiente tabla incluye los derechos de acceso disponibles para gestionar o ver el contenido del Almacén de conocimiento:
Derecho de acceso
Descripción
Almacén de conocimiento - Administrar
Permite acceder a todas las carpetas y documentos.
Solamente los usuarios que cuentan con el derecho de acceso
Almacén de conocimiento - Administrar
pueden crear carpetas en el nivel superior del árbol de carpetas del Almacén de conocimiento.
Los usuarios con el derecho
Almacén de conocimiento - Acceder
y con los permisos adecuados pueden agregar subcarpetas y documentos a las carpetas.
Almacén de conocimiento - Acceder
Permite crear, editar y ver carpetas y documentos a los que tiene acceso.
Permite suprimir las carpetas que ha creado y los documentos que ha agregado.
Gestión de conocimiento - Ver todo
Permite ver todos los documentos.
Permisos para el Almacén de conocimiento y Gestor de documentos
El administrador concede derechos de acceso al almacén de conocimiento que se describen en la tabla siguiente. Cuando se crea o administra una carpeta o documento, se debe identificar a los usuarios que necesitan acceso a la carpeta o documento. A continuación, dé a los usuarios permiso de lectura, lectura/escritura o lectura/escritura/supresión en la carpeta o documento. El nivel de permiso determina las acciones que pueden realizar los usuarios en una carpeta o documento. Todos los participantes del Gestor de documentos cuentan con el permiso de lectura de forma automática. El gestor de proyectos, el gestor de programas, el gestor de recursos o el administrador conceden el resto de los permisos.
Permiso
Descripción
Lectura
En el menú CA Agile Vision pueden realizarse las tareas siguientes:
Abra la versión actual y las anteriores de un documento.
Extraiga la versión actual y las anteriores de un documento.
Lectura/escritura
En el menú CA Agile Vision pueden realizarse las tareas siguientes:
Abrir, leer, copiar y mover documentos.
Registrar o extraer documentos.
Ver el historial de registro o de extracción.
Ver las versiones del documento.
Ver y modificar las propiedades de documentos.
Adjuntar procesos para los documentos.
Añadir carpetas y documentos nuevos.
Lectura/escritura/supresión
Se dispone de todos los permisos de lectura/escritura, además se pueden mover y eliminar documentos y carpetas.
Creación de una carpeta
Las carpetas pueden contener documentos, estar vacías o incluir subcarpetas (carpetas de nivel superior). Las carpetas de nivel superior y las subcarpetas pueden contener documentos.
Para ver la lista de acciones de carpeta, desde una página de
Almacén de conocimiento
o
Gestor de documentos
, haga clic en el menú
Acciones
de una carpeta. Sus derechos de acceso y permisos determinan las acciones que se muestran.
Puede crear subcarpetas para una carpeta de nivel superior o para una subcarpeta. Cuando se crea una subcarpeta, la aplicación otorga de forma automática acceso de lectura/escritura para esa subcarpeta a los recursos que están seleccionados en el nivel superior. Estos recursos son participantes. Pueden seleccionarse recursos individuales en el grupo de participantes existente y otorgar acceso a más usuarios.
Creación de una carpeta para un proyecto o programa
Puede crear una carpeta para un proyecto o programa
Siga estos pasos:
  1. Abra la
    Página principal
    y, en
    Gestión de la cartera
    , haga clic en
    Proyectos
    o
    Programas
    .
  2. Abra el proyecto o programa y haga clic en
    Colaboración
    .
  3. Seleccione
    Nueva carpeta
    en el menú
    Acciones
    de la carpeta.
  4. Rellene la información solicitada y guarde los cambios.
Creación de una carpeta para un recurso
Se puede crear una carpeta para un recurso.
Siga estos pasos:
  1. Abra
    Página principal
    y en
    Gestión de recursos
    , haga clic en
    Recursos
    .
  2. Abra el recurso o rol y haga clic en
    Gestor de documentos
    .
  3. Seleccione
    Nueva carpeta
    en el menú
    Acciones
    de la carpeta.
  4. Rellene la información solicitada y guarde los cambios.
Gestión de una carpeta
Se puede gestionar una carpeta de los siguientes modos:
Adición de documentos a una carpeta
Puede agregar un máximo de cinco archivos a una carpeta de una vez.
Siga estos pasos:
  1. Abra la página
    Almacén de conocimiento
    de un programa o proyecto específico o la página
    Gestor de documentos
    de un recurso.
  2. Abra el menú
    Acciones
    de la carpeta y haga clic en
    Agregar documentos
    .
  3. Seleccione los archivos que va a agregar y rellene la información solicitada. Los campos siguientes requieren una explicación:
    • Activar extracción del documento
      Indica si los recursos con el acceso adecuado pueden extraer y editar el archivo.
    • Activar versiones
      Indica si los recursos con el acceso adecuado pueden crear otra versión del archivo.
  4. Haga clic en
    Agregar
    .
Descarga de archivos desde carpetas
Utilice las opciones
Descargar todos
o
Descarga gradual
para descargar archivos de una carpeta seleccionada a un archivo ZIP local. Si las opciones no aparecen en el menú
Acciones
, significa que no dispone de los permisos necesarios para descargar archivos.
Se puede descargar:
  • Todos los archivos y las subcarpetas en una carpeta seleccionada
  • Un subconjunto de archivos de la carpeta seleccionada. El subconjunto incluye aquellos archivos que se hayan modificado desde la última descarga y aquellos que no se hayan descargado todavía.
De forma predeterminada, el nombre del archivo zip será el nombre de la carpeta. Se puede seleccionar la ubicación de descarga del archivo. Cuando se descargan archivos desde una carpeta, la estructura del archivo no se mantiene en el archivo zip que se ha guardado.
Active el valor de configuración
Activar descarga de los documentos
antes de descargar cualquier archivo.
Descargar todos los archivos
Se pueden descargar todos los archivos seleccionados, incluidos los archivos en las subcarpetas.
Siga estos pasos:
  1. Abra la página
    Almacén de conocimiento
    de un programa o proyecto específico o la página
    Gestor de documentos
    de un recurso.
  2. Abra el menú
    Acciones
    de la carpeta y haga clic en
    Descargar todos
    .
    Si el tamaño supera el tamaño máximo de descarga que ha establecido el administrador, descargue un subconjunto de archivos de la carpeta.
  3. Guarde el archivo zip.
Descargar archivos de forma incremental
Puede descargar un subconjunto de archivos de una carpeta seleccionada. El archivo zip solo incluye archivos que se han modificado desde la última vez que los descargó y archivos que no ha descargado todavía.
Siga estos pasos:
  1. Abra la página
    Almacén de conocimiento
    de un programa o proyecto específico o la página
    Gestor de documentos
    de un recurso.
  2. Abra el menú
    Acciones
    de la carpeta y haga clic en
    Descarga gradual
    .
    Si el tamaño supera el tamaño máximo de descarga que ha establecido el administrador, descargue un archivo a la vez.
  3. Guarde el archivo zip.
Edición de las propiedades de carpeta o permisos
Al añadir recursos a una carpeta, estos se agrupan automáticamente como participantes con acceso de lectura/escritura en esta carpeta. El usuario que crea la carpeta recibe automáticamente los derechos de lectura, escritura y eliminación de acceso a la carpeta. Puede cambiar los permisos en cualquier momento.
Siga estos pasos:
  1. Abra la página
    Almacén de conocimiento
    de un programa o proyecto específico o la página
    Gestor de documentos
    de un recurso.
  2. Abra el menú
    Acciones
    de la carpeta y realice uno de los pasos siguientes:
    • Haga clic en
      Propiedades
      para editar las propiedades de la carpeta.
    • Haga clic en
      Permisos
      para editar los permisos de la carpeta.
    Seleccione
    Permisos en cascada
    para permitir que un recurso transfiera los derechos a todos los documentos y subcarpetas de la carpeta actual.
  3. Guarde los cambios.
Gestión de documentos
Se pueden gestionar los documentos de las siguientes maneras:
Extracción de documentos
Para ver un documento, ábralo en modo de solo lectura.
Para editar un documento, extráigalo de la carpeta. Cuando haya terminado, vuelva a registrarlo. Si se activa el control de versiones de un documento, se creará otra versión del documento automáticamente.
Siga estos pasos:
  1. Abra la página
    Almacén de conocimiento
    de un programa o proyecto específico o la página
    Gestor de documentos
    de un recurso.
  2. Localice el documento y, en el menú
    Acciones
    del documento, haga clic en
    Extraer
    .
  3. Guarde el documento en el escritorio y seleccione una ubicación para el archivo.
  4. Haga clic en Aceptar.
  5. Para deshacer una extracción de documentos, seleccione
    Deshacer la extracción
    en el menú
    Acciones
    del documento (opcional). Solamente el usuario que ha extraído el documento originalmente puede deshacer una extracción. Al deshacer una extracción, se desbloquea el documento y otros usuarios pueden extraer el documento.
  6. Para registrar el documento de nuevo con los cambios realizados, haga clic en
    Registrar
    en el menú
    Acciones
    del documento. Explore la copia actualizada en la ubicación que se ha seleccionado cuando se extrajo el documento.
Edición de las propiedades o permisos de documentos.
El usuario que agregó el documento puede actualizar sus propiedades.
Siga estos pasos:
  1. Abra la página
    Almacén de conocimiento
    de un programa o proyecto específico o la página
    Gestor de documentos
    de un recurso.
  2. Abra el menú
    Acciones
    del documento y realice uno de los pasos siguientes:
    • Haga clic en
      Propiedades
      para editar las propiedades de la carpeta.
    • Haga clic en
      Permisos
      para editar los permisos de la carpeta.
  3. Guarde los cambios.
Copia o desplazamiento de documentos
Es posible copiar o desplazar un documento.
Siga estos pasos:
  1. Abra la página
    Almacén de conocimiento
    de un programa o proyecto específico o la página
    Gestor de documentos
    de un recurso.
  2. Busque el documento para copiarlo o moverlo a una carpeta diferente y en el menú
    Acciones
    del documento, realice uno de los pasos siguientes:
    • Haga clic en
      Copiar
      .
    • Haga clic en
      Mover
      .
  3. Seleccione la carpeta de destino en la sección
    Seleccionar situación
    .
  4. Seleccione la casilla de verificación
    Notificar a los recursos/grupos
    para que los usuarios con acceso a este documento reciban una notificación acerca de la acción de copia.
  5. Haga clic en
    Copiar
    .
Trabajo con versiones de documentos
Utilice el control de versiones de documentos para guardar una versión del documento cada vez que se registra. Para utilizar el control de versiones del documento, se debe activar el control de versiones en el documento.
Cuando se activa el control de versiones, se puede:
  • Abrir y ver las versiones anteriores de un documento, pero no se pueden modificar.
  • Copie una versión específica de un documento en una carpeta distinta. Se requieren los permisos para revisar el documento después de copiarlo.
Siga estos pasos:
  1. Abra la página
    Almacén de conocimiento
    de un programa o proyecto específico o la página
    Gestor de documentos
    de un recurso.
  2. Localice el documento y, en el menú
    Acciones
    del documento, haga clic en
    Versiones
    .
  3. Abra el menú
    Acciones
    de la versión del documento y realice uno de los pasos siguientes:
    • Seleccione
      Abrir
      .
    • Seleccione
      Copiar
      .
Trabajo con procesos de documentos.
Los procesos de los documentos pueden resultar eficaces a la hora de enrutar un documento mediante un proceso de aprobaciones. Un proceso de documento puede vincularse con cualquier proyecto o programa asociados. Esto permite enviar notificaciones y acciones del proceso del documento a los recursos y los roles del proyecto.
La página
Procesos disponibles
muestra todos los procesos relacionados con el documento que el administrador ha creado. Se puede usar esta página para iniciar o suprimir un proceso. La página
Procesos iniciados
muestra los procesos en curso o finalizados. Se puede usar esta página para cancelar un proceso.
Para ver la página
Procesos disponibles
o
Procesos iniciados
, abra el
Almacén de conocimiento
y, en el menú
Acciones
del documento, haga clic en
Procesos
.
Siga estos pasos:
  1. Abra la página
    Almacén de conocimiento
    de un programa o proyecto específico o la página
    Gestor de documentos
    de un recurso.
  2. Localice el documento y, en el menú
    Acciones
    del documento, haga clic en
    Procesos
    .
  3. Haga clic en
    Disponible
    .
  4. Seleccione el proceso y realice uno de los pasos siguientes:
    • Haga clic en
      Iniciar
      .
    • Haga clic en
      Suprimir
      .
Búsqueda de documentos y formularios específicos
La herramienta de búsqueda global aparece en la barra de herramientas global. Utilice el campo de búsqueda global para realizar una búsqueda global sencilla a fin de buscar documentos específicos. Se puede buscar la información guardada en la aplicación en cualquier momento. Sin embargo, de forma predeterminada, deben transcurrir cinco minutos para que se pueda buscar información nueva. El administrador determina y puede cambiar la cantidad de tiempo.
Para realizar una búsqueda simple, haga clic en el icono Buscar e introduzca todo el término o parte de él y, a continuación, haga clic en Buscar.
  • Para realizar una búsqueda simple, introduzca todos los criterios de búsqueda o parte de ellos. Si se introduce una parte de un término, no es necesario añadir a la entrada un carácter comodín.
    No introduzca un carácter comodín (asterisco o signo de interrogación) como el primer carácter de los criterios de búsqueda.
  • Las búsquedas no distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo, las entradas Naranja, naranja y NARANJA devuelven los mismos resultados.
  • Si se introduce la frase de búsqueda
    Lista de perfil de recurso
    , sin comillas, la aplicación buscará los elementos que contengan cualquiera de estas palabras en cualquier orden. No obstante, si se introduce la frase entrecomillada ("Lista de perfiles de recurso "), solo se obtienen elementos con el texto exacto.
  • No utilice los siguientes caracteres en las búsquedas simples:
    @ = [] {} <>
  • La lista de resultados de búsqueda contiene solo los elementos para los que se dispone de derecho de visualización.
Refinación de una búsqueda con criterios de búsqueda adicionales
Utilice la búsqueda avanzada para valerse de criterios de búsqueda adicionales que hagan más precisos los resultados de la búsqueda. Utilice los campos y las opciones de la página Búsqueda avanzada para limitar la búsqueda. Se puede buscar de acuerdo con un criterio o con cualquier combinación de estos. Los resultados de las búsquedas incluyen solo los documentos para los que se tiene permisos de visualización o edición.
Para realizar una búsqueda avanzada, haga clic en el icono de Búsqueda en la parte superior derecha de la página. A continuación, haga clic en el vínculo de opciones avanzadas que aparece a la izquierda del campo de texto Buscar. Introduzca todo o parte del término de búsqueda en el campo de texto, rellene los campos para ajustar más la búsqueda y haga clic en Buscar. El campo siguiente necesita una explicación:
  • modo:
    Todas las palabras muestra los documentos que coinciden con todas sus palabras de búsqueda en cualquier orden. Cualquier palabra muestra los documentos que coincidan con cualquiera de las palabras de búsqueda. Frase exacta muestra los documentos que coincidan con todas las palabras de búsqueda en el orden en que se especifique.
Sugerencias de búsqueda
Utilice las siguientes técnicas para realizar búsquedas globales:
  • Caracteres comodín
  • Operadores booleanos
  • Subconsultas
Uso de caracteres comodín en las búsquedas globales
Con la herramienta Búsqueda global, se pueden realizar búsquedas con uno o varios caracteres comodín. No utilice los símbolos "*" o "?" como el primer carácter de una búsqueda.
  • Búsqueda con un solo carácter comodín
    La búsqueda con un solo carácter comodín busca términos que coincidan con el carácter sustituido. Para realizar una búsqueda con un solo carácter comodín, utilice el símbolo "?".
    Por ejemplo
    : si se desea buscar text o test, se introduce la consulta:
    te?t
  • Búsqueda con varios caracteres comodín
    Las búsquedas con varios caracteres comodín buscan cero o más caracteres. Para realizar una búsqueda con varios caracteres comodín, utilice el símbolo "*".
    Por ejemplo
    : para buscar test, tests o tester, introduzca lo siguiente:
    test*
    También puede utilizar búsquedas con caracteres comodín en medio de un término.
    Por ejemplo
    :
    te*t
Utilización de operadores booleanos en una búsqueda global
Los operadores booleanos permiten realizar búsquedas globales con varios términos que se combinan mediante operadores lógicos. Están admitidos los operadores booleanos siguientes:AND, +, OR, NOT y -.
Introduzca los caracteres booleanos en mayúsculas.
  • OR
    OR es el operador de conjunción predeterminado, lo que significa que, si no se hay ningún operador booleano entre dos términos, se utilizará OR. El operador OR vincula dos términos y encuentra un documento coincidente si alguno de los términos está presente en un documento. Esta operación es equivalente a una unión con conjuntos. Se puede utilizar el símbolo || en lugar del operador OR.
    Ejemplo
    : para buscar documentos que contengan "jakarta apache" o solo "jakarta", utilice la consulta:
    "jakarta apache" "jakarta"
    o
    "jakarta apache" OR "jakarta"
    , o
    "jakarta apache" || "jakarta"
  • Y
    El operador AND busca aquellos documentos en los que los dos términos estén presentes en cualquier lugar del texto de un único documento. Esta operación es equivalente a los conjuntos de intersección. Se puede utilizar el carácter especial && en lugar del operador AND.
    Ejemplo
    : para buscar "jakarta apache" y "jakarta CAPPM", utilice la consulta:
    "jakarta apache" AND "jakarta CAPPM"
    o
    "jakarta apache" && "jakarta CAPPM"
  • + (obligatorio)
    El operador +, u obligatorio, exige que el término que sigue al operador + esté presente en alguna parte de un campo de un único documento.
    Por ejemplo
    : para buscar documentos que contengan "jakarta" con o sin "CAPPM", utilice la consulta:
    +"jakarta CAPPM"
  • NOT
    El operador NOT excluye los documentos o formularios que contengan el término que aparece después del operador. Puede utilizar el símbolo de cierre de exclamación (!) en lugar del operador NO.
    Ejemplo:
    para buscar documentos que contengan "jakarta apache" pero no "jakarta CAPPM", se debe utilizar la consulta
    "jakarta apache" NOT "jakarta CAPPM"
    o
    "jakarta apache" ! "jakarta CAPPM"
    .
    El operador NOT no se puede utilizar con un solo término. Esta consulta no devuelve ningún resultado:
    NOT "jakarta apache"
  • - (prohibido)
    El operador -, o prohibido, excluye documentos que contengan el término que aparece después del operador -.
    Ejemplo
    : Para buscar documentos y formularios que contengan "jakarta apache" pero no "jakarta CAPPM", utilice la consulta:
    "jakarta apache" - "jakarta CAPPM"
    .
Subconsultas de formulario en una búsqueda global
Las subconsultas permiten controlar la lógica booleana durante las búsquedas globales agrupando cláusulas con paréntesis. Por ejemplo, para buscar documentos y formularios que contengan "jakarta" o "apache" y "sitio web", incluya la siguiente subconsulta en la consulta:
("jakarta" OR "apache") AND "sitio web"
La consulta anterior permite asegurarse de que "sitio web" existe y de que es posible que exista alguno de los términos "jakarta" o "apache".
Escape de caracteres especiales en las búsquedas globales
Utilice correctamente el escape en caracteres especiales durante las búsquedas globales. Para activar el escape de estos caracteres, utilice el carácter "\" (barra diagonal inversa) antes del carácter especial. Por ejemplo, para activar el escape de los caracteres especiales en la búsqueda global (1 + 1): 2, utilice la siguiente consulta:
(1\+1\)\:2
La siguiente tabla enumera los caracteres especiales que se pueden utilizar en las búsquedas globales:
Carácter especial
Descripción
Regla
+
signo de adición
\+
-
el signo menos
\-
&&
signo & doble
\&&
||
barras verticales dobles
\||
!
signo de exclamación final
\!
(
paréntesis izquierdo
\(
)
paréntesis derecho
\)
{
llave izquierda
\{
}
llave derecha
\}
[
corchete izquierdo
\[
]
corchete derecho
\]
^
acento circunflejo
\^
"
comillas
\"
~
tilde
\~
*
asterisco
\*
?
signo de interrogación final
\?
:
dos puntos
\:
\
barra diagonal invertida
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