Creación de proyectos, equipos y tareas

ccppmop1592
Para planificar y completar los objetivos del trabajo, se debe configurar el proyecto, el equipo y las tareas. Asimismo, se deben asignar recursos a las tareas del proyecto. Como gestor de proyecto, se da prioridad y se aprueban los proyectos en función de diversos factores clave, incluidos los elementos siguientes:
  • Planes de negocio, estrategia de las TI y gobernanza
  • Restricciones de recursos, tiempo y presupuesto
  • Directrices de la arquitectura de las TI, políticas de gestión de riesgos y estándares
  • Cargas de trabajo actuales y planificadas
Normalmente, un proyecto se deriva de ideas, propuestas, proyectos sin aprobar de prueba, listas de trabajos pendientes o solicitudes de servicio.
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Creación de un proyecto
Se debe crear el proyecto para realizar un seguimiento del plan de trabajo de las inversiones. Por ejemplo, supongamos que dispone de un nuevo proyecto de desarrollo que se ha aprobado para el próximo ejercicio.
Siga uno de estos métodos
:
  • Creación del proyecto a partir de una plantilla
  • Creación del proyecto manualmente
Se puede crear también un proyecto mediante XOG; para ello, debe convertirse una idea en un proyecto mediante Open Workbench o Microsoft Project.
Creación de un proyecto a partir de una plantilla
Se puede crear el proyecto a partir de una plantilla. Las plantillas ayudan a respetar la coherencia y mejorar la eficacia de la creación de proyectos. Se puede crear un proyecto y guardarlo como una plantilla. También se puede utilizar la plantilla para crear un proyecto. Cuando se crea un proyecto desde una plantilla, la siguiente información se copiará desde la plantilla al nuevo proyecto:
  • Atributos generales del proyecto y campos personalizados.
  • Personal, participantes y grupos de participantes
  • Estructura de desglose del trabajo.
  • Asignaciones de tareas.
  • Asociaciones de unidades de Estructura de desglose de la organización (OBS).
  • Los valores de los campos % de adjudicación de recursos y Adjudicación para que el ETC quede alineado con estas cantidades.
  • Planes de costes y beneficios.
Las fechas de inicio y de finalización, la información de la línea de referencia y las propiedades financieras no se copian desde las plantillas a los proyectos nuevos. Si existen recursos de reserva en firme definidos en la plantilla del proyecto, los recursos se copiarán como prerreservados.
Siga estos pasos:
  1. Abra la Página principal y en Gestión de la cartera haga clic en Proyectos.
  2. Haga clic en Nuevo desde una plantilla.
  3. Seleccione una plantilla del proyecto y haga clic en Siguiente.
  4. Rellene los campos de la sección General. Los campos siguientes requieren una explicación:
    • Método de cálculo del porcentaje completado
      Especifica el método para calcular el valor % completado del proyecto y las tareas.
      Valores:
      • Manual: Utilice este método para introducir manualmente el porcentaje completado del proyecto, el resumen, las tareas de detalle y los hitos. Asimismo, seleccione este método de cálculo si se está utilizando el producto con Microsoft Project o un trabajo externo para calcular el porcentaje completado. El campo % completado aparece en la página de propiedades de la tarea. Al utilizar el método manual, el estado de una tarea no cambia automáticamente. El estado de la tarea cambia solamente cuando se actualiza manualmente el valor % completado o el estado.
      • Duration: Utilice este método para realizar un seguimiento del porcentaje completado según la duración. La duración es una medida del período total de tiempo de trabajo laborable y activo para una tarea, desde la fecha de inicio hasta la fecha de finalización de esta. El valor % completado de las tareas de resumen se calcula automáticamente conforme a la fórmula siguiente:
        Summary Task % Complete = Total Detail Task Duration Complete / Total Detail Task Duration
      • Effort. Utilice este método para calcular el porcentaje completado de las tareas de resumen y detalle, de manera automática, en función de las unidades de trabajo finalizadas por asignaciones de recursos. Si se asigna un recurso no laborable a una tarea, se ignoran el esfuerzo y los datos reales de dicho recurso en el cálculo. Los cálculos se basan en las fórmulas siguientes:
        Summary Task % Complete = Sum of Detail Task resource assignment Actuals / Sum of Detail Task resource assignment Effort Detail Task % Complete = Sum of resource assignment Actuals / Sum of resource assignment Effort
        Valor predeterminado
        : Manual
        Configure el método de cálculo del porcentaje completado al inicio del proyecto y no lo modifique.
      • Agrupación de asignaciones
        Especifica la agrupación de recursos permitidos al asignar recursos a tareas.
        Valores:
        • Solo equipo. Permite únicamente a los miembros del personal.
        • Agrupación de recursos. Permite a los recursos y miembros de personal del equipo para los cuales dispone de derechos de acceso para reservar un proyecto. Mediante esta opción, al asignar un recurso a una tarea, el recurso también se agregará como miembro de personal del equipo.
          Valor predeterminado:
          Agrupación de recursos
      • Establecer fechas del coste planificado
        Especifica si se sincronizan las fechas del coste planificado con las fechas de inversión. La selección de la opción para obtener un plan financiero detallado no afecta a las fechas de coste planificadas.
        Valor predeterminado:
        Seleccionado
  5. Rellene los campos de la sección Estructura de desglose de la organización (OBS). Esta información define las OBS que deben asociarse al proyecto con fines de seguridad, organizativos o informativos.
    • Organizativo
      Define las líneas de negocio para la organización encargada de la propuesta.
    • Departamento
      Define un departamento que se utiliza durante el procesamiento de transacción de contracargos para cobrar o abonar a los departamentos los costes. También se puede utilizar para hacer coincidir la inversión con las matrices de tasa y de coste. El campo se rellena automáticamente si un departamento se selecciona en la página de propiedades general. Esta estructura organizativa se clasifica en último lugar si existe más de una estructura organizativa.
    • Ubicación
      Define la ubicación utilizada para hacer coincidir la inversión con las reglas de débito y crédito para el procesamiento de transacciones de cargo y reembolso. La ubicación de la inversión se puede utilizar como una coincidencia en la matriz Coste/tasa. Si la inversión no tiene una ubicación, utilice la ubicación predeterminada de la entidad. Sin embargo, si la ubicación predeterminada de la entidad no está disponible, utilice la ubicación predeterminada del sistema.
  6. Rellene los siguientes campos de la sección Copiar opciones del proyecto de plantilla: Los campos siguientes requieren una explicación:
    • Escalar trabajo en
      Define el porcentaje que deben aumentar o reducir las estimaciones de trabajo en cada tarea para el nuevo proyecto. La escala es relativa a la plantilla.
      Valores:
      0-100 (donde cero significa que no hay cambios)
      Valor predeterminado
      : Cero
    • Escalar presupuesto en
      Define el porcentaje (positivo o negativo) como un factor de escala para las cantidades expresadas en dólares definidas en los planes de coste y de beneficios del proyecto.
      Valores:
      0-100 (donde cero significa que no hay cambios)
      Valor predeterminado
      : Cero
      Ejemplo
      : El proyecto de plantilla del 01/01/2012 al 31/12/2012 adjudica 10000 $ para el coste planificado y 20000 $ para el beneficio planificado para la duración de proyecto. Si se define el valor Escalar presupuesto en del 20 %, el plan se copia en los nuevos proyectos del siguiente modo. Supongamos que la duración del proyecto es la misma que la plantilla del proyecto:
      • El coste planificado muestra 12000 $ (se aumenta el valor original un 20 % más).
      • El beneficio planificado muestra 24000 $ (se aumenta el valor original un 20 % más).
    • Convertir recursos en roles
      Especifica que deben reemplazarse los recursos en el proyecto nuevo por los roles primarios o los roles de equipo de los recursos con nombre en la plantilla del proyecto. Si un recurso con nombre no tiene ningún rol primario o rol de equipo, el recurso con nombre se conservará en el proyecto nuevo. Esta configuración anulará la configuración de la gestión de proyecto predeterminada en la página Configuración.
      Por ejemplo, un plan de costes utiliza un recurso como un atributo de agrupación. Cuando se selecciona esta casilla de verificación, se copia el plan de costes de la plantilla. Sin embargo, los valores de recurso no se convierten en roles. Es posible que el valor de recurso sea el único valor que distingue una fila de detalle de elementos de línea de otra. Cuando falte este valor, las filas de detalle duplicadas pueden aparecer en el plan de costes.
      Valor predeterminado:
      Desactivado.
  7. Guarde los cambios.
Creación de un proyecto manualmente
El gestor de proyectos puede crear el proyecto manualmente si no desea utilizar una plantilla existente.
Siga estos pasos:
  1. Abra la Página principal y en Gestión de la cartera haga clic en Proyectos.
  2. Haga clic en Nuevo.
  3. Rellene los campos de la sección General. Los campos siguientes requieren una explicación:
    • Método de cálculo del porcentaje completado
      Especifica el método para calcular el valor % completado del proyecto y las tareas.
      Valores:
      • Manual: Utilice este método para introducir el porcentaje completado del proyecto, el resumen y las tareas de detalle manualmente. Asimismo, seleccione este método de cálculo si se está utilizando el producto con Microsoft Project o un trabajo externo para calcular el porcentaje completado. El campo % completado aparece en la página de propiedades de la tarea. Al utilizar el método manual, el estado de una tarea no cambia automáticamente. El estado de la tarea cambia solamente cuando se actualiza manualmente el valor % completado o el estado.
      • Duration: Utilice este método para realizar un seguimiento del porcentaje completado según la duración. La duración es una medida del período total de tiempo de trabajo laborable y activo para una tarea, desde la fecha de inicio hasta la fecha de finalización de esta. El valor % completado de las tareas de resumen se calcula automáticamente conforme a la fórmula siguiente:
        Summary Task % Complete = Total Detail Task Duration Complete / Total Detail Task Duration
      • Effort. Utilice este método para calcular el porcentaje completado de las tareas de resumen y detalle, de manera automática, en función de las unidades de trabajo finalizadas por asignaciones de recursos. Si se asigna un recurso no laborable a una tarea, se ignoran el esfuerzo y los datos reales de dicho recurso en el cálculo. Los cálculos se basan en las fórmulas siguientes:
        Summary Task % Complete = Sum of Detail Task resource assignment Actuals / Sum of Detail Task resource assignment Effort Detail Task % Complete = Sum of resource assignment Actuals / Sum of resource assignment Effort
        Valor predeterminado
        : Manual
        Configure el método de cálculo del porcentaje completado al inicio del proyecto y no lo modifique.
    • Agrupación de asignaciones
      Especifica la agrupación de recursos permitidos al asignar recursos a tareas.
      Valores:
      • Solo equipo. Permite únicamente a los miembros del personal.
      • Agrupación de recursos. Permite a los recursos y miembros de personal del equipo para los cuales dispone de derechos de acceso para reservar un proyecto. Mediante esta opción, al asignar un recurso a una tarea, el recurso también se agregará como miembro de personal del equipo.
      Valor predeterminado:
      Agrupación de recursos
    • Establecer fechas del coste planificado
      Especifica si se sincronizan las fechas del coste planificado con las fechas de inversión. La selección de la opción para obtener un plan financiero detallado no afecta a las fechas de coste planificadas.
      Valor predeterminado:
      Seleccionado
  4. Rellene los campos de la sección Estructura de desglose de la organización (OBS). Esta información define las OBS que deben asociarse al proyecto con fines de seguridad, organizativos o informativos.
  5. Guarde los cambios.
Como gestor de proyectos, utilice el portlet Mis proyectos en la página Descripción general (General) para ver una lista personal de sus proyectos favoritos. Se puede ver el estado de los proyectos de los cuales desea realizar un seguimiento. Por ejemplo, si está gestionando el proyecto
Migración de sistema de RRHH
, agréguelo al portlet Mis proyectos para ver el estado de alineación del negocio y de riesgos más recientes.
Defina las propiedades del proyecto
Tras crear un proyecto con la información básica, deben definirse las propiedades del proyecto. Entre ellas, se incluyen las siguientes:
  • Un conjunto de características para gestionar y organizar información financiera.
  • Factores de riesgo que pueden ocurrir durante el curso del proyecto.
  • Una línea de referencia de costes de proyecto y esfuerzo de trabajo en las diversas etapas del ciclo de vida del proyecto.
Definición de las propiedades generales
Al especificar las propiedades generales de un proyecto, se facilita la identificación y definición de sus características.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto.
  2. Rellene los campos de la sección General. Los campos siguientes requieren una explicación:
    • Gestor
      Especifica el recurso que gestiona el proyecto. Si no se especifica un gestor de proyectos durante la creación del proyecto, el creador de proyecto se convierte en el gestor de proyectos de forma predeterminada. El creador de proyecto también se convierte en el gestor de colaboraciones de forma predeterminada. Por consiguiente, durante la creación del proyecto, el gestor de proyectos suele ser también el gestor de colaboraciones. Sin embargo, el gestor de proyectos y el de colaboraciones son dos roles diferentes que no están relacionados necesariamente el uno con el otro. El único momento en que un gestor de proyectos se convierte automáticamente en gestor de colaboraciones es durante la creación del proyecto cuando no se especifica el gestor de proyectos.
    • Diseño de página
      Especifica el diseño de la página con el que ver la información del proyecto. Los diseños disponibles son específicos de cada compañía y dependen de los valores que establece el administrador de
      PPM (versión clásica)
      . Los diseños también dependen de si se ha instalado un complemento. Si no hay otros diseños disponibles, el campo será de solo lectura.
      Valor predeterminado:
      Vista predeterminada del proyecto
    • Riesgo
      Especifica el nivel de riesgo del proyecto tal y como se haya definido mediante los niveles de severidad que se seleccionaran para la lista predeterminada de factores de riesgo de la página de riesgo principal.
    • Objetivo
      Especifica el propósito o caso de negocio del proyecto.
      Valores:
      Evadir coste, Reducir el coste, Expandir el negocio, Mejora de infraestructura y Mantener el negocio.
    • Alineación
      Especifica la alineación con objetivos corporativos. Muestra un indicador de estado que señala el estado de alineación del proyecto.
      Valores:
      • 66 - 100 (Verde) = Alineado
      • 33 - 65 (Amarillo) Alineación en riesgo
      • 0 - 32 (Rojo) = Sin alineación
    • Estado
      Indica el estado de la inversión.
      Valores:
      Aprobado, Rechazado, No aprobado
      Valor predeterminado
      : No aprobado
    • Activo
      Especifica si la inversión está activa. La activación de la inversión permite publicar transacciones y consultar la inversión en portlets de planificación de capacidad.
      Valor predeterminado:
      Seleccionado
    • Programa
      Especifica si se desea utilizar un programa para crear proyectos.
      Valor predeterminado
      : Desactivado.
    • Plantilla
      Especifica si se desea utilizar el proyecto como una plantilla de proyecto a partir de la que se pueden crear otros proyectos.
      Valor predeterminado:
      Desactivado.
    • Obligatorio
      Especifica si fijar esta inversión al agregarla a una cartera. Este campo se utiliza durante la generación del escenario.
      Valor predeterminado:
      Desactivado.
Definición de las propiedades de programación
Se definen las propiedades de programación con los siguientes fines:
  • Abrir o cerrar el proyecto para realizar un seguimiento a lo largo del tiempo
  • Programar un proyecto automáticamente
  • Definir las opciones de personal predeterminadas
  • Configurar el método de cálculo de valor ganado predeterminado en el nivel del proyecto.
  • Asociar el proyecto a un período de informes de valor ganado
  • Anular el valor ganado
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto.
  2. Abra el menú Propiedades y, en Propiedades, haga clic en Programación.
  3. Rellene los campos de la sección Programación: Los campos siguientes requieren una explicación:
    • A partir de la fecha
      Define la fecha en la cual incluir los datos en estimaciones de presupuesto y de tiempo. Esta fecha se utiliza en los cálculos de análisis de valores ganados, como el coste presupuestado de trabajo programado (CPTP) y se encarga de los cálculos para los costes. La ETC para un proyecto no se ha programado en o antes de A partir de la fecha.
    • % completado
      Define el porcentaje de trabajo que se ha completado en el proyecto según el porcentaje de finalización de tareas y subproyectos. Este trabajo únicamente se muestra si el método de cálculo de % completado se establece en Duración o Esfuerzo.
      Valor predeterminado:
      0
      Valores
      : De 0 a 100
    • Método de cálculo del porcentaje completado
      Especifica el método para calcular el valor % completado del proyecto y las tareas.
      Valores:
      • Manual: Utilice este método para introducir el porcentaje completado del proyecto, el resumen y las tareas de detalle manualmente. Asimismo, seleccione este método de cálculo si se está utilizando el producto con Microsoft Project o un trabajo externo para calcular el porcentaje completado. El campo % completado aparece en la página de propiedades de la tarea. Al utilizar el método manual, el estado de una tarea no cambia automáticamente. El estado de la tarea cambia solamente cuando se actualiza manualmente el valor % completado o el estado.
      • Duration: Utilice este método para realizar un seguimiento del porcentaje completado según la duración. La duración es una medida del período total de tiempo de trabajo laborable y activo para una tarea, desde la fecha de inicio hasta la fecha de finalización de esta. El valor % completado de las tareas de resumen se calcula automáticamente conforme a la fórmula siguiente:
      Summary Task % Complete = Total Detail Task Duration Complete / Total Detail Task Duration Summary Task % Complete = Sum of Detail Task resource assignment Actuals / Sum of Detail Task resource assignment Effort Detail Task % Complete = Sum of resource assignment Actuals / Sum of resource assignment Effort
      • Effort. Utilice este método para calcular el porcentaje completado de las tareas de resumen y detalle, de manera automática, en función de las unidades de trabajo finalizadas por asignaciones de recursos. Si se asigna un recurso no laborable a una tarea, se ignoran el esfuerzo y los datos reales de dicho recurso en el cálculo. Los cálculos se basan en las siguientes fórmulas:
      Valor predeterminado
      : Manual
      Configure el método de cálculo del porcentaje completado al inicio del proyecto y no lo modifique.
    Verifique que las fechas de inicio y finalización de las tareas y asignaciones son las mismas, o si se encuentran entre las fechas de inicio y finalización del proyecto. De lo contrario, las fechas de inicio y de finalización del proyecto se vuelven a definir automáticamente según las fechas de inicio y de finalización de las tareas y las asignaciones.
  4. Rellene los campos de la sección Seguimiento: Los campos siguientes requieren una explicación:
    • Modo de seguimiento
      Indica el método de seguimiento que utilizan las asignaciones de recursos para introducir el tiempo dedicado a las tareas del proyecto.
      Valores:
      • Clarity. Las asignaciones de recurso utilizan hojas de tiempo para introducir tiempo en las tareas que tienen asignadas.
      • Ninguno. Los recursos que no sean los de trabajo realizan el seguimiento de los datos reales mediante los registros de transacciones financieras o mediante un programador de escritorio, como Open Workbench o Microsoft Project.
      • Otro. Los datos reales se importan mediante una aplicación de terceros.
      Valor predeterminado
      : Clarity
    • Código de cargo
      Define el código del cargo en el cual se cobrarán las transacciones del proyecto. Si también define códigos de cargo de nivel de tarea en las hojas de tiempo, los códigos de cargo de la tarea anularán este código.
  5. Seleccione la casilla de verificación Impedir las tareas de hoja de tiempo no asignadas si no desea permitir que los usuarios agreguen tareas de hoja de tiempo sin asignar en el proyecto.
  6. Rellene los campos de la sección Personal: Los campos siguientes requieren una explicación:
    • Unidad de estructura de desglose de la organización de personal predeterminada
      Define la unidad de estructura organizativa predeterminada configurada que se utiliza al agregar miembros de personal del equipo a este proyecto. Esta unidad OBS describe un requisito de personal y puede consistir en una agrupación de recursos, una ubicación específica o un departamento. Por roles de asignación con unidades de estructura organizativa y gestores de recursos, los roles podrán rellenarse con mayor precisión. La unidad de estructura organizativa de personal predeterminada se utiliza durante la planificación de la capacidad para analizar la demanda contra la capacidad mediante la estructura organizativa de personal como criterios de filtro.
      Ejemplo:
      Utilice la estructura organizativa para averiguar si dispone de capacidad suficiente para que los programadores de Atlanta satisfagan la demanda de los programadores de esa ubicación.
  7. Guarde los cambios.
Definición de las propiedades del riesgo
Puede evaluar el riesgo para un proyecto desde una lista predeterminada de factores de riesgo por nivel de severidad.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto y, en Propiedades, haga clic en Riesgo.
  2. Evalúe el riesgo del proyecto seleccionando las opciones de los factores contribuyentes.
  3. Guarde los cambios.
Definición de las propiedades del presupuesto
La información del presupuesto es esencial para la gestión y el análisis de las carteras. Una definición y un registro correctos de los costes planificados y la información de los beneficios ayudan a evaluar y analizar los proyectos.
Para ver todos los datos de una inversión en una cartera, el administrador de
PPM (versión clásica)
deberá ejecutar el trabajo Sincronizar inversiones de la cartera.
Con un presupuesto, se puede definir la métrica, además del Valor presente neto (VPN) del proyecto, el Retorno de la inversión (ROI) y la información de compensación. Se pueden definir también los costes y beneficios presupuestados y planificados del proyecto en un período de tiempo especificado. De forma alternativa, se puede definir un plan financiero detallado para presupuestar costes y beneficios en varios períodos. Si elige crear un plan financiero detallado, la información del plan detallado se rellena de forma automática en la página de propiedades del presupuesto.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto.
  2. Abra el menú Propiedades y haga clic en Presupuesto.
  3. Rellene los siguientes campos en la página Propiedades del presupuesto: Los campos siguientes requieren una explicación:
    • Presupuesto igual a los valores planificados
      Indica si desea que el coste y el beneficio presupuestado debe ser igual al coste planificado y a los valores de presupuesto. Si no marca esta casilla de verificación, podrá definir manualmente los valores del presupuesto.
  4. Guarde los cambios.
Definición de las dependencias del proyecto
Pueden existir relaciones de dependencia entre inversiones en la cartera. Utilice la página
Propiedades: Dependencias
de la inversión para identificar la relación. Se pueden producir dependencias entre el inicio y la finalización del esfuerzo de trabajo en conflicto o desde los excesos de presupuestos. En esta página, se puede realizar lo siguiente:
  • Agregar inversiones con limitaciones de dependencia
  • Indicar si estas inversiones dependen de su inversión o viceversa.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto.
  2. Abra el menú Propiedades y haga clic en Dependencias.
  3. Seleccione un modo para ver o agregar lo siguiente:
    • Inversiones que dependen de esta.
    • Inversiones de las que depende esta.
  4. Haga clic en Agregar para añadir más dependencias a la inversión.
  5. Seleccione un tipo de inversión en el menú desplegable Tipo, elija una inversión y haga clic en Agregar.
Creación del equipo del proyecto
Los miembros de proyectos y las tareas son los elementos principales de un proyecto. Ambos son esenciales para cumplir los objetivos del proyecto. Puede crear un equipo del proyecto que se componga de los siguientes miembros:
  • Personal del equipo
    Los recursos que el gestor de proyectos asigna a las tareas para realizar el trabajo. Se adjudica a los miembros de personal del equipo al proyecto. El miembro de personal del equipo puede componerse de trabajo, materiales, equipo y gastos del recurso o tipos de rol. Puede incluir recursos que no sean recursos o roles de trabajo para procesar transacciones financieras.
    Todos los miembros del equipo se convierten en participantes del proyecto si la configuración predeterminada de la gestión de proyectos (Agregar Miembros del personal como participantes de la inversión de manera automática) no se cambia en las opciones del sistema. Si se cambia la configuración predeterminada, el gestor de proyectos debe agregar manualmente a todos los participantes del proyecto mediante la página Participantes.
  • Participantes
    Los recursos que el gestor de proyectos agrega al proyecto. Los participantes pueden consultar las propiedades de proyecto, generar ideas y controlar el progreso. De forma predeterminada, los miembros del personal de equipo se convierten en participantes automáticos. Sin embargo, también se pueden agregar recursos que no sean miembros del personal de equipo como participantes del proyecto. El valor seleccionado para la opción Agregar Miembros del personal como participantes de la inversión de manera automática determina si el miembro del personal de equipo se convierte automáticamente en participante.
  • Grupos de participantes
    Un grupo de recursos que son participantes del proyecto.
Agregación de recursos, roles o equipos
Cuando sea necesario, utilice este procedimiento para agregar recursos, roles o equipos predefinidos al proyecto como miembros del personal del equipo. Se pueden agregar recursos, roles o equipos a un proyecto de manera automática cuando se asignan a una tarea del proyecto en la estructura de desglose del trabajo de la vista de Gantt.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto y haga clic en Equipo.
  2. Haga clic en Agregar.
  3. Seleccione los recursos, roles o equipos predefinidos que desee agregar al personal del proyecto y haga clic en Agregar.
  4. Guarde los cambios.
Definición de la adjudicación de recursos
Si resulta necesario, puede utilizarse este procedimiento con objeto de definir las adjudicaciones de los recursos que se han asignado al proyecto. La página del personal del equipo del proyecto indica el estado de la reserva de todas las inversiones a las cuales se ha adjudicado el recurso. Además, se puede ver el número de horas durante las que se adjudica el recurso a cada inversión y muestra una lista de las adjudicaciones planificadas y comprometidas del proyecto. Esta información ayuda a determinar la disponibilidad de recursos para un proyecto, o cuándo un recurso está reservado por exceso o por defecto y cuánto. A menos que cambie las fechas de reserva, el recurso se asigna automáticamente al proyecto durante su duración.
Utilice la columna escalada de tiempo de la lista para cambiar la mayoría de los valores relacionados con el tiempo para los recursos del proyecto. Se muestra la adjudicación por recurso, adjudicación y período de tiempo en esta columna. Puede editar la información como por ejemplo las celdas de tiempo para cada recurso. Cambiar las celdas de tiempo modifica la forma en la que la adjudicación planificada y comprometida se presenta en la columna escalada de tiempo.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto y haga clic en Equipo.
  2. Complete los campos de la página del personal del equipo del proyecto para los miembros del equipo obligatorios. Los campos siguientes requieren una explicación:
    • Estado de la reserva
      Define el estado de la reserva para el recurso.
      Valores:
      • Prerreservada: El recurso está programado provisionalmente para trabajar con la inversión.
      • En firme: El recurso está comprometido para trabajar con la inversión.
      • Mixta: El recurso está adjudicado en firme y prerreservado con la inversión o la adjudicación de prerreserva para el recurso no coincide con la adjudicación en firme.
      Valor predeterminado:
      Prerreserva
      % de adjudicación define el porcentaje de tiempo que se espera que el recurso funcione (como provisional o comprometido) en la inversión. El producto supone que cada uno de los miembros del personal del equipo se asigna al proyecto y a cada una de las tareas al 100 % de su tiempo disponible. Esa suposición es cierta si el recurso no se ha adjudicado a otras tareas en otros proyectos.
  3. Guarde los cambios.
Creación de tareas del proyecto
Un proyecto incluye varias tareas, que son actividades que empiezan y terminan en fechas definidas. Se pueden crear tareas mediante los siguientes métodos:
  • Inserción de una tarea en una ubicación de estructura de trabajo desglosada específica
  • Inserción de una nueva tarea utilizando una clave de acceso directo de teclado.
  • Copia de una tarea desde una plantilla de proyecto.
  • Uso de XOG
Este artículo no explica todos los métodos para crear una tarea.
Puede crear los siguientes tipos de tareas de proyecto:
  • Hito
    Una tarea de hito indica un punto crítico en un proyecto, como la finalización de la primera fase de la ejecución.
    Especifica una actividad o evento principal en un proyecto e indica la finalización de la fase, las entregas principales o cualquier logro significativo del proyecto durante su ejecución.
    En el plan del proyecto, cualquier tarea con una duración "cero" es un hito. Es decir, la fecha de inicio y finalización coinciden con las de las tareas de hito. Una vez guardado, se bloqueará el campo Inicio en la página de propiedades de la tarea.
  • Tarea clave
    Especifica si se desea designar esta tarea como clave. Una tarea clave es importante para otras tareas. Por ejemplo, la fecha de inicio de otras tareas puede depender de la tarea clave.
    Ejemplo
    : Si una tarea es aquella en la que la finalización es esencial para la fecha de inicio de otras tareas, marque esta tarea como tarea clave.
  • Duración fija
    Especifica la duración fija del tiempo de trabajo entre el inicio y la finalización de una tarea. La duración de la tarea permanece con el valor que se especificara y la aplicación vuelve a calcular las unidades del recurso conforme se cambian las asignaciones.
Antes de crear la estructura de trabajo desglosada, deben planificarse las tareas y la estructura a fin de ayudar a garantizar un uso efectivo.
De forma predeterminada, en el caso de los proyectos nuevos, aparecerá una nueva fila vacía (tarea) en Estructura de desglose del trabajo. Cuando se configura la vista de Gantt para que no aparezcan todos los campos obligatorios, no se mostrará ninguna tarea vacía inicial para los proyectos sin tareas. Además, tampoco se pueden realizar ediciones en línea.
Una tarea de resumen incluye subtareas y resúmenes de estas. Por ejemplo, un proyecto puede tener la creación de una nueva división como una tarea resumen y la formación de personal nuevo como una subtarea. Las dependencias pueden encontrarse entre las tareas del proyecto o fuera de ellas.
Inserción de una tarea en una ubicación de estructura de trabajo desglosada específica
Cuando resulte necesario, debe insertarse una tarea en una ubicación específica en la estructura de desglose del trabajo de la vista de Gantt.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto.
  2. Abra el menú Tareas y haga clic en Gantt.
  3. Seleccione la casilla de verificación junto al nombre del proyecto o haga clic en cualquier sitio de la fila de tarea para insertar la nueva fila de tarea por debajo. A continuación, realice una de estas acciones:
    • Utilice la clave de acceso directo de teclado:
      • Windows: pulse Insertar.
      • Macintosh: pulse Ctrl+I.
    • Haga clic en el icono Crear una nueva tarea en la vista de Gantt.
  4. Complete los campos de la página Crear tarea. Los campos siguientes requieren una explicación:
    • % completado
      Define el porcentaje de trabajo que se ha finalizado si la tarea ha finalizado parcialmente.
      Valores:
      • Cero. La tarea no se ha iniciado.
      • Del 1 al 99. La tarea dispone de datos reales o de la ETC y no se ha iniciado.
      • 100. La tarea está completa.
      Valor predeterminado:
      0
  5. Realice una de las siguientes acciones:
    • Haga clic en el icono Guardar de la barra de herramientas de vista de Gantt.
    • Para introducir una nueva tarea a continuación y en el mismo nivel que esta tarea, pulse Intro.
    • Pulse la tecla de tabulación del teclado para desplazarse al siguiente campo.
Copia de una tarea desde una plantilla de proyecto
Se pueden copiar las tareas predeterminadas desde una plantilla de proyecto al proyecto. El proceso copia toda la información de incidencias, riesgos y estimaciones que se asocia a las tareas.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto.
  2. Abra el menú Tareas y haga clic en Gantt.
  3. Haga clic en la flecha abajo del icono Crear una nueva tarea de la vista de Gantt y haga clic en Copiar tarea desde plantilla.
  4. Seleccione la plantilla del proyecto que contiene las tareas y haga clic en Siguiente.
  5. Seleccione las tareas que desea copiar en el proyecto.
  6. Haga clic en Copiar.
Gestión de la utilización de los recursos
La utilización de los recursos es la cantidad de esfuerzo del recurso que se necesita, o que se espera que se necesite, para finalizar una tarea. Con la página Proyecto, Tareas, Utilización de los recursos pueden realizarse las siguientes tareas:
  • Ver y editar el esfuerzo total calculado de cada tarea basándose en la siguiente fórmula:
    Esfuerzo total = Datos reales + ETC restante
  • Realizar la programación automática del proyecto.
De forma predeterminada, el diagrama de Gantt muestra el esfuerzo total por tarea por semana para todos los recursos asignados a la tarea. Puede cambiar la configuración del gráfico para visualizar diferentes variaciones de la información de la tarea y recurso.
Asigne personal a las tareas antes de ver la utilización de los recursos.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto.
  2. Abra el menú Tareas y haga clic en Utilización de los recursos.
  3. Edite los siguientes campos:
    • Tarea
      Define el nombre de la tarea. Puede hacer clic en el nombre de la tarea para abrir su página de propiedades.
    • ID
      Define el identificador único de la tarea (hasta 16 caracteres).
    • Inicio
      Define la fecha para comenzar a trabajar en la tarea.
      Valor predeterminado
      : Fecha actual
      El trabajo en una tarea no puede comenzar antes de la fecha de inicio del proyecto. Si la tarea ya se ha iniciado o finalizado, este campo no se encuentra disponible.
    • Finalización
      Define la fecha de finalización de la tarea.
      Valor predeterminado
      : Fecha actual
      El trabajo en una tarea no puede finalizar después de la fecha de finalización del proyecto. Si la tarea ya se ha iniciado o finalizado, el campo no se encuentra disponible.
  4. Guarde los cambios.
Asignación de recursos
Asigne recursos de trabajo a las tareas, de modo que puedan realizar el trabajo y registrar el tiempo de trabajo en las hojas de tiempo. También se puede asignar a las tareas gasto, material, y recursos de equipamiento. Se puede realizar un seguimiento de estos tipos de recursos mediante la hoja de tiempo y puede disponer de datos reales que se registran mediante transacciones.
No se pueden asignar recursos a hitos o tareas de resumen.
Asignación de recursos a tareas del proyecto
Mediante la página de asignaciones de tareas, puede verse una lista de los recursos asignados a una tarea.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto y haga clic en Tareas.
  2. Abra el menú Tareas y haga clic en Asignaciones.
  3. Realice una de las acciones siguientes en la página Asignaciones de tareas:
    1. Sustitución de los recursos asignados a una tarea
    2. Eliminación de los recursos asignados a una tarea
    3. Asignar recursos a una tarea a partir de la vista de Gantt.
Cómo asignar recursos desde la vista de Gantt
Se pueden asignar recursos para detallar tareas de la estructura de desglose del trabajo en la vista de Gantt mediante uno de estos métodos:
  • Edición en línea
    . Haga clic en el campo Recursos asignados que se encuentra junto a la tarea y empiece a introducir el nombre del recurso. Las sugerencias automáticas muestran una lista de recursos coincidentes que se pueden seleccionar y asignar.
    Para eliminar un recurso asignado, haga clic en Eliminar en la columna Recursos asignados. El recurso se elimina de la tarea al guardar. Si existen datos reales publicados del recurso, este se agregará de nuevo en la tarea al guardarla.
  • Uso de la barra de herramientas de Gantt
    . Seleccione una tarea y haga clic en el icono Asignar recursos de la barra de herramientas.
  • Uso de las propiedades de la tarea
    . Haga clic en el vínculo del nombre de una tarea para abrir sus propiedades. Desde las propiedades de la tarea, asigne recursos a la tarea.
Solo se pueden asignar recursos a las tareas de detalle.
La configuración de la agrupación de asignaciones para el proyecto determina los recursos que se pueden asignar a una tarea. El producto admite los valores de configuración de la agrupación de asignaciones siguientes:
  • Agrupación de recursos
    Se pueden realizar selecciones en una lista general de recursos accesibles. Al asignar un recurso ajeno al equipo del proyecto, el recurso se agrega al equipo del proyecto como miembro del personal.
  • Solo equipo
    Se puede elegir entre los recursos disponibles del equipo del proyecto. Los miembros del equipo deben pertenecer al personal del proyecto para poder asignarles una tarea.
Control del acceso a proyectos y subproyectos
Utilice las páginas Acceso a este proyecto para visualizar, otorgar y editar los derechos de acceso de nivel de instancia al proyecto. Puede ver los derechos de acceso en la página de vista completa. También se pueden editar y otorgar derechos de acceso en las páginas de la unidad de estructura de desglose de la organización (OBS), grupos y recursos. La siguiente ilustración muestra cómo encontrar el acceso a esta página del proyecto:
This figure illustrates how to find the Access to this Project pages.
Bloqueo de los subproyectos durante la programación automática
Durante la programación automática de los proyectos, se pueden establecer los subproyectos como de solo lectura para que se bloqueen. Si un subproyecto se bloquea durante la programación automática del proyecto principal, no se publica automáticamente una programación provisional para el subproyecto. Los programadores externos, como OWB o MSP, también cumplen con la configuración de solo lectura para un subproyecto.
Para acceder a un subproyecto en un programador externo, el usuario necesita acceso de visualización para el subproyecto y sus tareas.
Siga estos pasos:
  1. Abra el proyecto.
  2. Abra el menú Propiedades y haga clic en Subproyectos.
  3. Seleccione la casilla de verificación que aparece junto al subproyecto:
    • Establecer solo lectura: El subproyecto está bloqueado para publicar una programación provisional en el plan de registro. Una marca de verificación aparece en la columna Solo lectura de ese subproyecto.
    • Establecer lectura/escritura: Un usuario con acceso de edición al subproyecto puede publicar una programación provisional como plan de registro. Una marca de verificación desaparece de la columna Solo lectura de ese subproyecto.