Configuración de las notificaciones y plantillas de notificación

ccppmop1592
HID_admin_configure_notification_templates
Puede activar y desactivar las notificaciones para todos los usuarios en el nivel del sistema. También puede configurar plantillas de notificación y modificar el diseño del formato predeterminado de la notificación de correo electrónico.
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Publicación o guardado de la configuración predeterminada de notificación
Puede activar y desactivar las notificaciones para todos los usuarios en el nivel del sistema. También puede actualizar la configuración de notificación solamente para los usuarios que se crearon después de que publicara o guardara por última vez, así como para los usuarios que no actualizaron su configuración de notificación.
Por ejemplo, puede configurar notificaciones de hojas de tiempo solo por correo electrónico y, a continuación, hacer clic en Publicar. La función Publicar sobrescribe la configuración de notificación, si hay alguna, que los propios usuarios individuales han establecido. Con el botón Guardar se puede actualizar la configuración de notificación solamente para los usuarios que se crearon después de que dicho administrador publicara o guardara por última vez, así como para los usuarios que no configuraron su configuración de notificación en el nivel del recurso. La función Guardar no se aplica a los usuarios que modificaron la configuración de notificación.
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en
    Administración
    ,
    Administración de datos
    y
    Notificaciones
    .
  2. En la ficha
    Configuración predeterminada de notificación
    , modifique la configuración de forma que se adecue a sus requisitos empresariales.
  3. Haga clic en
    Publicar
    para aplicar la nueva configuración a todos los usuarios.
  4. Haga clic en
    Guardar
    para aplicar la nueva configuración a los usuarios que se crearon después de que publicara o guardara por última vez, así como a los usuarios existentes que no habían actualizado su configuración de notificación.
  5. Haga clic en
    Restablecer
    para cambiar la configuración a los valores que se guardaron o publicaron por última vez.
Si los usuarios desean cambiar la configuración de las notificaciones después de ejecutar la función
Publicar
, pueden activar o desactivar la configuración de las notificaciones solamente para ellos. Los usuarios pueden hacer clic en
Página principal
, seleccionar
Valores de configuración de la cuenta
y, a continuación,
Notificaciones
.
Configurar una plantilla de notificación
Las plantillas de notificación contienen etiquetas de atributo de objeto en el asunto y cuerpo del mensaje que actúan como marcadores de posición. Las plantillas de notificación corresponden a áreas funcionales específicas, como acciones, escalaciones y procesos. Cuando se envía un mensaje a un destinatario a través de una alerta, correo electrónico o SMS, se crea automáticamente una instancia de la plantilla de notificación. Si la plantilla de notificación contiene etiquetas de atributo, las etiquetas nuevas sustituyen a las antiguas con el valor del atributo correspondiente en la instancia de notificación.
Por ejemplo, <project.name> aparece en el asunto o descripción de una plantilla de notificación en el área funcional del proyecto. Su entrada reemplaza el marcador de posición por el nombre del proyecto cuando se entregue el mensaje.
Se pueden configurar plantillas de notificación mediante la adición y eliminación de etiquetas de atributo y vínculos en el asunto y cuerpo del mensaje de la plantilla de notificación.
  • Utilice la página de propiedades de notificación para editar el asunto de la plantilla de notificación y el cuerpo.
  • Utilice la página de plantillas de notificación para ver la lista de plantillas de notificación.
  • Las plantillas de notificación modificadas se muestran en la lista con un icono de marca de verificación amarillo en la columna Modificado.
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en
    Administración
    ,
    Administración de datos
    y
    Notificaciones
    .
    Aparece la página
    Plantillas de notificación
    .
  2. Selecciones los criterios del filtro:
    • Área funcional
      Define el área funcional del producto al que pertenece la notificación (por ejemplo, las hojas de tiempo).
    • Nombre de notificación
      Define un nombre único para la plantilla de notificación.
    • Descripción
      Especifica la descripción de la plantilla de notificación.
    • Modificado
      Especifica si el contenido de plantilla de notificación se modifica a partir de los valores de configuración del valor predeterminado de la plantilla.
  3. Haga clic en
    Filtrar
    .
  4. Haga clic en el nombre de una plantilla para modificar sus propiedades.
    1. Se puede editar el asunto y el cuerpo de la plantilla de notificación.
    2. Haga clic en
      Vista preliminar
      para examinar el aspecto de los cambios.
  5. Haga clic en
    Guardar y volver
    .
Configurar una plantilla de notificación del proceso
Puede modificar plantillas de notificación del proceso en el nivel de sistema y en el nivel de definición del proceso. Si se modifica una plantilla en el nivel del sistema, estos cambios se aplican automáticamente a las plantillas de notificación correspondientes en el nivel de definición de proceso. Los cambios no se aplican a las plantillas de notificación que ha configurado explícitamente. Si modifica una plantilla en el nivel de definición del proceso, estos cambios se aplican automáticamente a la plantilla de notificación en el nivel de sistema. Los cambios también se aplican a todas las instancias de la plantilla de notificación del proceso correspondientes de ese proceso.
Si se va a exportar información de proceso mediante XML Open Gateway, cualquier modificación de las plantillas de proceso en el nivel de instancia realizadas no se exporta con la información del proceso. Utilice los archivos XML de lectura y escritura de notificación de proceso para exportar e importar información de notificación por separado.
Adición de variables de atributos al asunto de la plantilla de notificación
El campo asunto de la notificación define lo que se muestra en la línea de asunto de una notificación para un recurso.
Siga estos pasos:
  1. Abra la plantilla de notificación.
  2. Haga clic en el icono
    Explorar
    situado junto al campo Asunto de la notificación para agregar una variable de atributo.
    Aparecerá la página de selección de la variable.
  3. Seleccione las variables de atributo que se van a agregar a la plantilla de notificación.
  4. Haga clic en
    Agregar
    .
    Las variables de atributo seleccionadas se agregarán al texto del campo.
  5. Guarde los cambios realizados.
Adición de variables de atributos al cuerpo de la plantilla de notificación
El campo Contenido de notificación define lo que visualiza en el cuerpo de una notificación para un recurso.
Siga estos pasos:
  1. Abra la plantilla de notificación.
  2. Haga clic en el icono
    Explorar
    junto al campo Cuerpo de la notificación para agregar una variable de atributo.
    Aparecerá la página de selección de la variable.
  3. Seleccione las variables de atributo que se van a agregar a la plantilla de notificación.
  4. Haga clic en
    Agregar
    .
    Las variables de atributo seleccionadas se agregarán al texto del campo.
  5. Haga clic en
    Guardar
    .
Agregar hipervínculos a una plantilla de notificación
Agregar hipervínculos para que se muestren en el cuerpo de las notificaciones para un recurso.
Siga estos pasos:
  1. Abra la plantilla de notificación.
  2. Haga clic en el icono
    Explorar
    que se encuentra al lado del campo Contenido de notificación.
    Aparecerá la página de variables o enlaces de atributo.
  3. Haga clic en
    Vínculos
    .
  4. Seleccione el vínculo que se va a agregar al cuerpo de la plantilla de notificación y realice una de las siguientes acciones:
    • Deje el texto predeterminado en el campo Texto de vínculo para visualizar el texto como hipervínculo.
      Por ejemplo, de forma predeterminada, la opción muestra "Para acceder a esta acción, haga clic
      aquí
      " en el cuerpo de la plantilla de notificación.
    • Borre el campo Texto de vínculo para utilizar la URL estándar como hipervínculo.
      Por ejemplo, la opción muestra "Para acceder a este elemento de acción, haga clic en:
      <URL>
      " en el cuerpo de la plantilla de notificación.
    • Borre el texto predeterminado del campo Texto de vínculo. Introduzca el texto que se va a mostrar para que aparezca como hipervínculo.
      Por ejemplo, introduzca "documento de servicio" como texto de visualización de una plantilla de notificación de una acción. El texto "Para acceder a este elemento de acción, haga clic en
      documento de servicio
      " se muestra en el cuerpo de la plantilla de notificación.
    Se cierra la ventana. Los cambios se aplican en el cuerpo de la plantilla de notificación. El hipervínculo agregado se agregará al texto del campo de forma predeterminada.
  5. Haga clic en
    Agregar
    .
  6. Guarde los cambios realizados.
Vista preliminar de una plantilla de notificación
Puede previsualizar el aspecto de la plantilla de notificación que recibe un recurso.
Siga estos pasos:
  1. Abra la plantilla de notificación.
  2. Haga clic en
    Vista preliminar
    .
  3. Cierre la ventana de vista previa.
La vista preliminar muestra una aproximación de la notificación final, tal y como la ven los destinatarios. El aspecto real de la notificación de correo electrónico predeterminada tradicional se muestra a continuación:
image2019-5-31_16-49-20.png
Restauración de valores predeterminados para una plantilla de notificación
Se pueden restaurar las plantillas de notificación modificadas a sus valores predeterminados del sistema. La página Plantillas de notificación indica las plantillas de notificación modificadas con una marca de verificación en la columna Modificado.
Siga estos pasos:
  1. Abra la plantilla de notificación.
  2. Haga clic en
    Restaurar valores predeterminados
    .
Novedad: Configuración del formato predeterminado de notificación de correo electrónico con su propio logotipo y marca
En la versión 15.6.1 y versiones más recientes, los administradores pueden sustituir el logotipo predeterminado de CA Technologies (ahora es una compañía Broadcom) con su propio logotipo en las notificaciones de correo electrónico que el sistema envía para informar a los usuarios. Después de aplicar los estilos de fuentes adicionales e insertar los encabezados y los pies de página personalizados, los usuarios finales reciben las futuras notificaciones con un estilo más moderno y receptivo que se ajusta a sus estándares de comunicación y de marca corporativa.
Como administrador, puede ajustar los valores de configuración en la nueva página Formato de notificación. Los valores de configuración definen la hoja de estilo en cascada (CSS) que el sistema aplica a las plantillas para todas las notificaciones de correo electrónico de
Clarity
.
Siga estos pasos:
  1. En el menú principal de
    PPM (versión clásica)
    , haga clic en
    Administración
    ,
    Administración de datos
    ,
    Notificaciones
    .
  2. En la ficha
    Plantillas de notificación
    , configure las plantillas para las áreas funcionales que reconoce su organización.
  3. En la ficha
    Configuración predeterminada de notificación
    , seleccione la casilla de verificación Correo electrónico para, al menos, un área funcional. (
    ¿Por qué?
    Este procedimiento explica cómo modificar el formato de la plantilla de correo electrónico que solo se aplica si la organización utiliza notificaciones de correo electrónico.)
  4. En la ficha
    Formato de notificación
    , configure los valores de configuración disponibles para sustituir el formato del sistema por sus propias opciones de logotipo, texto y estilo.
  5. En el campo
    Logotipo del correo electrónico de la compañía
    , haga clic en
    Seleccionar archivo
    .
    1. Seleccione un archivo de imagen apropiado.
    2. En el futuro, los administradores pueden no recordar qué archivo se ha seleccionado o su apariencia exacta. Para ver el logotipo actual, haga clic en
      Descargar
      .
    3. Para eliminar el logotipo personalizado, haga clic en
      Eliminar
      .
  6. Configure el
    Encabezado de mensaje
    opcional:
    1. En el campo
      Encabezado de correo electrónico
      , introduzca el mensaje personalizado (sólo texto).
    2. También se pueden ajustar las opciones de fuente, tamaño y estilo de negrita para el encabezado.
  7. Configure el formato del
    Cuerpo del mensaje
    :
    1. Puede ajustar las opciones de fuente, tamaño y estilo de negrita para el texto de la notificación.
    2. Puede ajustar las opciones de fuente, tamaño y estilo de negrita para el hipervínculo de la notificación.
      El
      texto
      representa una etiqueta para los datos de la variable. En esta versión, los datos de la
      variable
      se aplican al aspecto del texto. Los estilos de los
      hipervínculos
      de
      PPM (versión clásica)
      ahora tienen un aspecto y una apariencia más modernos. Con texto inverso en un fondo sombreado, los hipervínculos parecen un botón. Para que entienda mejor estos conceptos, consulte la siguiente imagen:
      notify_format_2.jpg
  8. Configure el
    Pie de página del mensaje
    :
    1. En el campo
      Pie de página del correo electrónico
      , introduzca el mensaje personalizado (solo texto).
    2. También se pueden ajustar las opciones de fuente, tamaño y estilo de negrita para el texto opcional del pie de página del correo electrónico.
  9. Cuando haya terminado, haga clic en
    Guardar
    .
Aspectos destacados de la función de notificación personalizada
La imagen siguiente destaca las capacidades esenciales que se ofrecen con esta nueva función y también muestra las funciones heredadas relacionadas:
notify_format.jpg
c1.png
Logotipo y encabezado
: Seleccione un archivo de logotipo para que aparezca en las notificaciones de correo electrónico. Esta imagen establece el tono y la marca para las comunicaciones de
Clarity
con los usuarios empresariales. Se aplican las mismas restricciones de imagen para las fotos de avatar de los usuarios. La imagen puede ocupar toda la anchura del cuerpo del correo electrónico y parecer un banner. Aunque la imagen de ejemplo anterior muestra la imagen del logotipo a la izquierda del saludo (en el ejemplo, "Hi <nombre de usuario>") para reducir la altura vertical, la imagen siempre se centra por encima del saludo en el diseño final. También puede introducir un mensaje opcional de encabezado y establecer su fuente, tamaño y estilo de negrita.
c2.png
Texto del cuerpo del mensaje e hipervínculo
: Se puede configurar la fuente, el tamaño y el estilo de negrita predeterminados del texto y los hipervínculos en el mensaje del correo electrónico de notificación. El contenido del mensaje varía en función del área funcional y también puede modificarse.
c3.png
Pie de página del mensaje
: También puede introducir un mensaje opcional del pie de página y establecer la fuente, el tamaño y el estilo de negrita.
c4.png
Propiedades de notificación
: El contenido de los mensajes de correo electrónico que reciben los usuarios varía en función del área funcional y también se puede modificar. Esta capacidad no es nueva;
PPM (versión clásica)
ofrecía plantillas de notificación configurables desde la versión 13.x. La vista preliminar muestra la disposición general de los datos de texto y variables; sin embargo, no muestra las opciones de estilo del nuevo formato.
Pruebe los nuevos valores de configuración del formato de la notificación con una cuenta de usuario de prueba en un entorno de prueba con diferentes exploradores compatibles, aplicaciones de cliente web y de escritorio de correo electrónico y sistemas operativos diferentes antes de ponerlo en marcha en un entorno de producción.
Limitaciones de la notificación personalizada
  • No hay ninguna opción de restauración para restablecer el formato predeterminado de notificación.
  • El formato de la notificación solo se aplica a las notificaciones de correo electrónico.