Clarity: Asignación de tareas del proyecto a recursos, roles y equipos

ccppmop1592
Como gestor de proyectos, Scrum Master o gestor de recursos, puede gestionar las asignaciones de tareas, realizar la planificación de recursos y roles, y controlar los valores de la estimación hasta finalizar (ETC) para los miembros del equipo directamente dentro de un proyecto utilizando el módulo Asignaciones.
Algunos puntos clave que hay que recordar al utilizar el módulo ASIGNACIONES son los siguientes:
  • Las vistas guardadas en el módulo ASIGNACIONES, incluida la configuración de detalles, se comparten en diferentes objetos.
  • Clarity
    conserva la configuración del usuario para FTE u Horas, independientemente de la vista.
  • El Período de inicio y el Período de finalización de una vista guardada en el módulo ASIGNACIONES se mantiene en todos los objetos.
  • Las vistas guardadas creadas en el módulo ASIGNACIONES del objeto de proyecto en versiones anteriores de
    Clarity
    estarán disponibles en el módulo ASIGNACIONES de la inversión personalizada después de actualizar a la versión 15.7.1.
  • Si una tarea como, por ejemplo, la fase no es compatible con las asignaciones, verá el mensaje "Este tipo de tarea no es compatible con las asignaciones" al desplazarse a la ficha Asignaciones.
  • Las acciones no son compatibles con los hitos o las tareas de resumen.
  • Todos los cambios de configuración de la cuadrícula realizados en la cuadrícula Asignaciones que se encuentran en el panel Detalles se reflejan en la ficha Asignaciones. A la inversa, todos los cambios de configuración de la cuadrícula realizados en la ficha Asignaciones se reflejan en la cuadrícula Asignaciones del panel Detalles.
  • Las vistas en la ficha Asignaciones y en la cuadrícula Asignaciones del panel Detalles son independientes. Esto significa que si se crea una vista en la ficha Asignaciones, no estará disponible en la cuadrícula Asignaciones del panel Detalles. De forma similar, si se crea una vista en la cuadrícula Asignaciones del panel Detalles, no estará disponible en el módulo Asignaciones.
Requisitos previos
  • Antes de intentar ver las métricas por período, verifique que se ha configurado una cantidad suficiente de intervalos de tiempo fiscales. Por ejemplo, si tiene previsto ver los datos que abarcan 52 semanas, defina estas 52 semanas por adelantado.
  • Establezca las preferencias de Unidad de medida. Se pueden ver los datos de esfuerzo en unidades de horas o en equivalentes a tiempo completo (FTE).
El módulo Asignaciones aprovecha la tecnología de curva de SQL introducida en
Clarity
15.9.1 para mejorar significativamente el control de los datos por fases. Ahora podrá ver los datos por fases de tiempo sin las ventanas de tiempo restrictivas disponibles en la versión clásica de PPM. La tecnología de curva de SQL también permite agregar datos por fases de tiempo utilizando la funcionalidad Agrupar por. Permite a
Clarity
visualizar la disponibilidad restante de todos los recursos (disponibilidad del recurso - adjudicaciones agregadas de los recursos en las inversiones) en la cuadrícula Personal entre todas las inversiones. El trabajo Fijación de intervalos de tiempo: Agrupar por está programado para ejecutarse cada cinco minutos. Si no se ejecuta este trabajo en el entorno, es posible que no se vean datos de métricas precisos.
  • Si no se muestra la ficha Asignaciones del proyecto, póngase en contacto con el administrador para configurar el esquema del proyecto con el módulo Asignaciones. El módulo Asignaciones aparece en la parte inferior del cuadro del proyecto si es uno de los primeros cuatro módulos configurados en el esquema del proyecto.
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En esta sección se tratan los siguientes temas:
Vídeo: Adición de asignaciones a proyectos
El siguiente vídeo describe cómo agregar asignaciones a los proyectos.

Este vídeo no estará disponible cuando descargue la documentación en formato PDF. Haga clic aquí para ver el vídeo en YouTube.
Configuración de la agrupación de asignaciones
Una agrupación de asignaciones define el ámbito de los recursos que se tienen para asignar tareas. Están disponibles las opciones siguientes:
Solo equipo (valor predeterminado):
Especifica que solo se pueden seleccionar los recursos, roles y equipos que se agregan en la ficha PERSONAL para asignar tareas. Si se selecciona esta opción, primero se deben agregar los recursos, roles y equipos necesarios a la ficha PERSONAL y, a continuación, se deben asignar a las tareas.
Agrupación de recursos:
Especifica que se pueden elegir recursos de la agrupación de recursos global para asignar tareas. En este caso, puede elegir cualquier recurso para el que tenga derechos de reserva. Si se selecciona esta opción, no será necesario rellenar la ficha PERSONAL manualmente. El recurso y los roles seleccionados en la ficha Asignación se agregan automáticamente a la ficha PERSONAL.
Siga estos pasos:
  1. En el menú principal de Clarity, haga clic en
    Proyectos
    o
    Cuadros de proyecto
    .
  2. Abra un proyecto.
  3. Complete los pasos siguientes para configurar la agrupación de asignaciones para el proyecto:
    1. En la vista de cuadrícula, haga clic en el icono Panel de columnas en el panel derecho.
    2. Busque
      Agrupación de asignaciones
      y selecciónela.
      La columna Agrupación de asignaciones se agrega a la vista de cuadrícula.
    3. Haga clic en una fila y cambie la configuración de
      Agrupación de asignaciones
      a Solo equipo o Agrupación de recursos para esa instancia.
    La configuración de la agrupación de asignaciones se actualiza para el proyecto seleccionado.
Asignación de tareas
Como gestor de proyectos, Scrum Master o gestor de recursos, asigne tareas a los recursos, roles o equipos adecuados para que las personas adecuadas estén implicadas en cada tarea. Se puede asignar más de un recurso, rol o equipo a una tarea en función de la complejidad de la tarea.
Se pueden asignar tareas a recursos, roles o equipos mediante uno de los métodos siguientes:
  • Asignar trabajo a nivel de tarea: este método permite agregar o modificar asignaciones en el contexto de una tarea específica. Se puede utilizar este método cuando se desea asignar una tarea a recursos, roles o equipos específicos.
  • Asignar trabajo a nivel de recurso: este método permite agregar o modificar asignaciones en todas las tareas del proyecto. Se puede utilizar este método cuando se desea asignar un recurso, un rol o un equipo a tareas específicas en el proyecto.
Solo se puede asignar un recurso o equipo a una tarea una sola vez. Sin embargo, se puede asignar una tarea a diferentes instancias del mismo rol. Agregue el rol tantas veces como sea necesario para la asignación de tareas en la ficha PERSONAL. Por ejemplo, si se desea asignar una tarea a dos desarrolladores, agregue el rol Desarrollador dos veces en la ficha PERSONAL. Utilice el panel de columna de la ficha PERSONAL para agregar el campo Nombre de requisito para distinguir entre las diferentes instancias del mismo rol.
En cualquiera de los casos, se pueden asignar tareas a un recurso desde la agrupación de recursos global o desde la lista Personal, en función de la configuración de la agrupación de asignaciones para el proyecto seleccionado. Para obtener más información, consulte Configuración de la agrupación de asignaciones.
Más información:
Adición, modificación, supresión o visualización de asignaciones a nivel de tarea
Asigne el trabajo a nivel de la tarea cuando desee que recursos, roles o equipos específicos trabajen en una tarea. Sid, el gestor de proyectos, desea asignar un arquitecto, un desarrollador y un diseñador de la experiencia de usuario a la tarea de investigación y desarrollo para que todos trabajen conjuntamente para completar el trabajo de investigación y desarrollo con el resultado deseado.
Siga estos pasos:
  1. En el menú principal de Clarity, haga clic en
    Proyectos
    o
    Cuadros de proyecto
    .
  2. Abra un proyecto.
  3. Complete los pasos siguientes para asignar el trabajo a nivel de tarea:
    1. Haga clic en la ficha
      Tareas
      .
    2. Haga clic en la tarea a la que desea asignar recursos. En este ejemplo, haga clic en la tarea Investigación y desarrollo.
    3. Haga clic en el panel
      DETALLES
      .
    4. Haga clic en la ficha
      Asignaciones
      del panel
      Detalles
      .
    5. Agregue los recursos, equipos o roles que desee asignar a la tarea.
      El personal seleccionado se asigna a la tarea. Se pueden modificar o suprimir las asignaciones hasta que se registran datos reales para la asignación.
    6. Haga clic en
      Expandir
      para utilizar algunas funciones clave de la cuadrícula común como Vistas, Agrupar por, Filtrar y Exportar a CSV.
      Group
De forma alternativa, puede utilizar la ficha
Lista de tareas
del proyecto para asignar tareas, siempre que el administrador haya configurado el módulo Lista de tareas en el esquema del proyecto. La ficha
Lista de tareas
agrupa las asignaciones por tareas y proporciona una vista rápida de las asignaciones para cada tarea del proyecto. También se puede hacer clic en cualquiera de las tareas en la ficha
Lista de tareas
y agregar las asignaciones en el panel derecho.
Adición, modificación, supresión o visualización de asignaciones a nivel de recurso
Asigne el trabajo a nivel de recurso cuando desee asignar un recurso, rol o equipo a tareas específicas en el proyecto o en un elemento de inversión. Por ejemplo, Sid desea que los arquitectos revisen y aprueben todas las tareas de diseño. Desea poder seleccionar el rol de arquitecto y asignar todas las tareas de diseño al rol, en lugar de abrir cada tarea de diseño y agregar a los arquitectos a las tareas.
Siga estos pasos:
  1. En el menú principal de Clarity, haga clic en
    Proyectos
    o
    Cuadros de proyecto
    .
  2. Abra un proyecto.
  3. Complete los pasos siguientes para asignar el trabajo a nivel de recurso:
    1. Haga clic en la ficha
      Asignaciones
      .
    2. Haga clic en
      +
      para agregar una asignación. Seleccione el recurso, rol o equipo al que desea asignar tareas. En este ejemplo, seleccione el rol de arquitecto.
      En función de la configuración de la Agrupación de asignaciones, se puede seleccionar un recurso de la agrupación de recursos global o solamente del personal. Para obtener más información, consulte la sección
      Configuración de la agrupación de asignaciones
      .
    3. Seleccione el nombre de la tarea en el campo
      Tarea
      . Un nombre adecuado de las tareas ayuda a identificar y asignar rápidamente las tareas. Por ejemplo, se puede agregar el prefijo "Diseño:" a las tareas de diseño de modo que se puedan seleccionar fácilmente de la lista y no se pierda la adición de ninguna.
    4. Repita los pasos 2 y 3 para todas las tareas de diseño que desee asignar a los arquitectos.
      El personal seleccionado se asigna a la tarea. Se pueden modificar o suprimir las asignaciones hasta que se registran los datos reales.
Verificación de las asignaciones de tareas
Una vez finalizadas todas las asignaciones, se puede garantizar que todas las tareas tienen las personas y los roles necesarios implicados y que cada rol tiene las tareas correctas asignadas.
Siga estos pasos:
  1. En el menú principal de Clarity, haga clic en
    Proyectos
    o
    Cuadros de proyecto
    .
  2. Abra un proyecto.
  3. Complete los pasos siguientes para agrupar las tareas:
    1. Haga clic en la ficha
      Asignaciones
      .
    2. Para ver las asignaciones por tarea, haga lo siguiente:
      1. Arrastre la columna
        Tarea
        a la sección
        Agrupar por
        .
      2. Expanda cada tarea y asegúrese de haber agregado los recursos, roles y equipos necesarios.
    3. Para ver las asignaciones por rol o recurso, haga lo siguiente:
      1. Arrastre la columna
        Recurso
        a la sección
        Agrupar por
        .
      2. Expanda cada rol o recurso y asegúrese de que se les asignan las tareas correctas.
      La siguiente captura de pantalla muestra la página ASIGNACIONES con las asignaciones agrupadas por roles del recurso:
      image2019-5-20_18-3-55.png
      Cuando se agrupa por recurso, tarea o propietario, la aplicación agrega valores escalados de tiempo como, por ejemplo, ETC, EAC y datos reales para el coste o el esfuerzo. Salga del modo de agrupar por para editar los valores escalados de tiempo.
De forma alternativa, puede utilizar la ficha
Lista de tareas
del proyecto para asignar tareas, siempre que el administrador haya configurado el módulo Lista de tareas en el esquema del proyecto. La ficha
Lista de tareas
agrupa las asignaciones por tareas y proporciona una vista rápida de las asignaciones para cada tarea del proyecto. También se puede hacer clic en cualquiera de las tareas en la ficha
Lista de tareas
y agregar las asignaciones en el panel derecho.
Planificación de las asignaciones de recursos y roles para las tareas del proyecto
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en
    ASIGNACIONES
    .
  2. Para aplicar una vista, haga clic en
    VISTA
    y seleccione una vista guardada. También puede seguir trabajando en una vista sin guardar.
  3. Para filtrar los datos en la cuadrícula, haga clic en
    Filtrar
    .
    1. Haga clic en
      AGREGAR FILTRO
      .
    2. Seleccione un campo del filtro.
    3. Seleccione uno o más valores de filtro. Haga clic en el espacio en blanco neutral que se encuentra encima de la barra de filtro para aplicar el filtro a la cuadrícula.
      image2019-5-20_18-10-5.png
  4. Para agrupar los datos, arrastre el encabezado de columna a la barra
    Agrupar por
    .
  5. Para ordenar los datos, haga clic en un encabezado de columna o pulse la tecla de
    mayúsculas
    mientras hace clic en un máximo de cuatro columnas.
  6. Para la planificación de recursos, la cuadrícula muestra las métricas por período que abarcan varios períodos de tiempo. Haga clic en
    Opciones de la vista
    .
    1. Especifique las preferencias para la visualización de los datos monetarios y numéricos.
    2. En el campo
      MÉTRICAS POR PERÍODO
      , seleccione una o más métricas.
    3. En el campo
      PERÍODOS
      , seleccione una unidad de tiempo (semanas, meses, trimestres o años).
    4. Seleccione el
      PERÍODO DE INICIO
      y el
      PERÍODO DE FINALIZACIÓN
      . Los valores de estos campos se ajustan al valor seleccionado en el campo
      PERÍODOS
      .
  7. Para guardar la vista actual, haga clic en
    Ver
    ,
    Guardar como
    .
  8. Haga clic en
    X (Cerrar)
    .
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Dos o más atributos pueden tener el mismo nombre o etiqueta en la interfaz de usuario, pero representan tipos de datos diferentes. Por ejemplo, el módulo Asignación muestra
Coste real
como el tipo de datos
Moneda
y
Coste real
como un atributo
variable en el tiempo
para los datos de la curva del coste real que aparecen en las métricas por período. Otros ejemplos son
Datos reales
,
ETC
y
ETC Cost
(Coste ETC).
Actualización de los valores de celda de la columna Total y de las columnas Métricas por período
Las cuadrículas
PERSONAL
y
ASIGNACIONES
son compatibles con las siguientes funciones y opciones sutiles:
  • Se puede configurar la cuadrícula (haga clic en el
    Panel de columna
    ) para mostrar los valores de adjudicación en una columna
    Total
    , en las columnas de la métrica por período, o en ambas.
  • Cuando se muestran ambas, se pueden introducir valores separados en cada columna por período y ver su valor contado en la columna
    Total
    .
  • Por el contrario, se puede introducir un valor en
    Total
    y ver que la aplicación propaga dinámicamente la adjudicación a lo largo de los períodos restantes en la vista actual.
También se pueden copiar y pegar los valores que abarcan varias celdas; sin embargo, es posible que se obtengan resultados inesperados.
  • Al copiar y pegar en una cuadrícula, verifique que las columnas y las dimensiones de la celda que desea copiar y pegar son las mismas.
  • No se recomienda copiar y pegar los valores de la columna
    Total
    y de las columnas Métricas por período en la misma operación. Utilice una opción o la otra. En otras palabras, no intente actualizar los valores de la columna
    Total
    y de las columnas por período en una sola operación de pegado.
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