Visualización y gestión de hojas de tiempo desde el diseño de cuadrícula

ccppmop1592
La cuadrícula Hojas de tiempo proporciona las capacidades de cuadrícula-filtro-vista (GFV). El diseño de cuadrícula permite agrupar, ordenar, filtrar, guardar vistas y exportar a CSV. Cuando se selecciona una fila de la cuadrícula, se abre el panel Hoja de tiempo detallada. En esta versión, se ha agregado el atributo ID de recurso a los filtros Gestor de recursos y Recursos en las hojas de tiempo. Este filtro es visible en las fichas Mi hoja de tiempo y Revisión y aprobación.
Se ha agregado el atributo ID de recurso a los filtros Gestor de recursos y Recursos en las hojas de tiempo. Este filtro es visible en las fichas Mi hoja de tiempo y Revisión y aprobación.
Esta sección contiene los siguientes temas:
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Requisitos previos
Asegúrese de que se cumplen los criterios siguientes:
  • Para introducir hojas de tiempo, asegúrese de que haya al menos
    una
    tarea o elemento de trabajo asociado con el recurso.
  • El valor de configuración Abierto para entrada de tiempo está seleccionado y el Modo de seguimiento está establecido en PPM para todos los recursos implicados.
  • Se puede ir a la ficha HOJAS DE TIEMPO en el espacio de trabajo de hojas de tiempo y ver la cuadrícula de hojas de tiempo si se dispone de los derechos de acceso necesarios. Si no se dispone de ninguno de los siguientes derechos de acceso, la ficha HOJAS DE TIEMPO estará visible, pero no se podrá visualizar ningún registro de la ficha. Asegúrese de que el objeto
    Recursos
    está asignado con los siguientes derechos de acceso:
    • Hojas de tiempo - Ir a
    • Recurso - Entrada de tiempo
      (para todos los usuarios)
    • Resource - Approve Time (Recurso - Aprobar tiempo)
      (para uno o varios recursos)
    • Hoja de tiempo - Aprobar todo
      -
      Global
    • Hoja de tiempo – Editar todo
      Global
    • Configure los módulos y fichas necesarios en el esquema de la hoja de tiempo.
      Clarity
      : Configuración de esquemas para proyectos e inversiones.
Mostrar u ocultar el Panel de columna para Mi hoja de tiempo
Se puede elegir mostrar u ocultar el Panel de columna en la ficha Mi hoja de tiempo.
Siga estos pasos:
  1. Inicie sesión en
    PPM (versión clásica)
    .
  2. Vaya a
    Administración
    ,
    Gestión de proyectos
    ,
    Opciones de la hoja de tiempo
    .
  3. Seleccione la casilla de verificación
    Permitir que el usuario final edite la configuración de las columnas
    . El Panel de columna está visible en MI HOJA DE TIEMPO.
  4. O bien, anule la selección de la casilla de verificación
    Permitir que el usuario final edite la configuración de las columnas
    y el Panel de columna se ocultará de la vista. De forma predeterminada, la casilla de verificación no está seleccionada.
  5. Haga clic en
    Aplicar a todos los recursos
    .
Especificación de las columnas que aparecerán en MIS HOJAS DE TIEMPO desde el Panel de columna
Si se selecciona la casilla de verificación
Permitir que el usuario final edite la configuración de las columnas
en
PPM (versión clásica)
, se podrán configurar las columnas que aparecerán en MIS HOJAS DE TIEMPO desde el panel de columnas de
Clarity
.
Siga estos pasos:
  1. Inicie sesión en
    PPM (versión clásica)
    .
  2. Vaya a
    Administración
    ,
    Gestión de proyectos
    ,
    Opciones de la hoja de tiempo
    .
  3. Seleccione la casilla de verificación
    Permitir que el usuario final edite la configuración de las columnas
    . El Panel de columna está visible en MI HOJA DE TIEMPO.
  4. Haga clic en
    Aplicar a todos los recursos
    .
  5. Inicie sesión en
    Clarity
    .
  6. Haga clic en cualquier hoja de tiempo de usuario y, a continuación, haga clic en el botón COLUMNAS para ver el Panel de columna. Todas las columnas se muestran en el Panel de columna. Seleccione las columnas en el Panel de columna para mostrarlas en la página MI HOJA DE TIEMPO. Las columnas seleccionadas son visibles para el inicio de sesión específico.
Especificación de las columnas que aparecerán en MIS HOJAS DE TIEMPO desde
PPM (versión clásica)
Si se selecciona la casilla de verificación
Permitir que el usuario final edite la configuración de las columnas
, se podrán configurar las columnas que aparecerán en MIS HOJAS DE TIEMPO desde
PPM (versión clásica)
.
Siga estos pasos:
  1. Inicie sesión en
    PPM (versión clásica)
    .
  2. Vaya a
    Administración
    ,
    Gestión de proyectos
    ,
    Opciones de la hoja de tiempo
    .
  3. En la sección
    Contenido y diseño predeterminados
    , mueva las columnas del cuadro
    Columnas disponibles
    al cuadro
    Columnas seleccionadas
    y haga clic en
    Aplicar
    .
  4. Haga clic en
    Aplicar a todos los recursos
    .
  5. Inicie sesión en
    Clarity
    .
  6. Haga clic en cualquier hoja de tiempo de usuario.
  7. Se muestran todas las columnas en función de las columnas que se han seleccionado en
    PPM (versión clásica)
    .
Visualización del indicador de esfuerzo y del indicador del tiempo del proyecto
Se puede mostrar u ocultar el Indicador de esfuerzo y el Indicador de tiempo del proyecto en
Clarity
desde
PPM (versión clásica)
.
Siga estos pasos:
  1. Inicie sesión en
    PPM (versión clásica)
    .
  2. Vaya a Administración, Gestión de proyectos, Opciones de la hoja de tiempo.
  3. En la sección Opciones de la Nueva experiencia de usuario (hojas de tiempo de la Nueva experiencia de usuario solamente) seleccione las siguientes casillas de verificación:
    • Mostrar indicador de esfuerzo
    • Mostrar indicador de tiempo del proyecto
  4. Haga clic en Aplicar a todos los recursos.
Visualización de hojas de tiempo en el diseño de cuadrícula
Se pueden ver hojas de tiempo en un diseño de cuadrícula.
Ejemplo
: Derrick, un gestor de recursos, puede ver todas las hojas de tiempo de las que es propietario y puede ver las hojas de tiempo de todos los recursos que necesita revisar para su aprobación en una cuadrícula configurable. Derrick puede filtrar las hojas de tiempo para ajustar la búsqueda. Puede configurar las columnas y ver los campos de su elección, lo que le permite guardar la configuración como una vista guardada para que el usuario y otros usuarios puedan utilizar la misma vista más adelante. Derrick también puede ver si los recursos han recibido notas y el número de notas que han recibido.
El panel Detalles proporciona las siguientes capacidades:
  • Ficha Hoja de tiempo
  • Ficha Notas
  • Detalles
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en Hojas de tiempo y, a continuación, en la ficha Hojas de tiempo.
  2. Visualice las hojas de tiempo desde la cuadrícula. En función del contenido predeterminado y de las columnas que se han activado en
    PPM (versión clásica)
    , se pueden seleccionar las columnas que se van a visualizar en la cuadrícula. El diseño de cuadrícula permite filtrar, ordenar, agrupar por columna y guardar vistas. Para obtener más información sobre el diseño de cuadrícula, consulte el tema
    Edición de datos en cuadrículas
    en Componentes comunes.
    No se puede crear un nuevo elemento de fila o editar los datos de la hoja de tiempo desde el diseño de cuadrícula.
  3. Seleccione una fila para que aparezca el botón del panel
    Detalles
    .
  4. Haga clic en el botón
    Detalles
    . El panel Detalles se abre y muestra los detalles de la hoja de tiempo para el recurso en la ficha
    Hoja de tiempo
    . El panel también contiene los botones IR A LA HOJA DE TIEMPO y REVISAR. El botón IR A LA HOJA DE TIEMPO aparece para todas las hojas de tiempo. El botón REVISAR aparece para todas las hojas de tiempo enviadas.
  5. Haga clic en
    IR A LA HOJA DE TIEMPO
    para ver la hoja de tiempo correspondiente en la ficha
    MI HOJA DE TIEMPO
    .
  6. Haga clic en
    REVISAR
    para ver los detalles de la hoja de tiempo del recurso. Aparece la página HOJA DE TIEMPO DEL RECURSO - DETALLES. Se pueden ver los detalles de la hoja de tiempo del recurso.
    1. También puede
      Aprobar
      o
      Devolver
      la hoja de tiempo desde esta página.
      Nota
      : En función de los valores de configuración
      Permitir que el usuario final edite la configuración de las columnas
      en
      PPM (versión clásica)
      , se muestra el botón COLUMNA.
    2. Una vez que haya finalizado, haga clic en
      Cerrar
      .
  7. Haga clic en la ficha
    Notas
    para agregar notas para el recurso. Aparece una marca de verificación en la columna Notas para el recurso seleccionado en la cuadrícula para indicar que existen notas para el recurso.
  8. Seleccione
    Número de notas
    en el seleccionador de columna para ver el número de notas recibidas por cada recurso en la cuadrícula.
  9. Haga clic en la ficha
    Detalles
    para ver los detalles de la hoja de tiempo. Para obtener más información sobre cómo utilizar el botón CONFIGURAR, consulte Componentes comunes.
Visualización de todas las hojas de horas de todos los estados
En esta versión se pueden ver todas las hojas de tiempo abiertas que se han creado en función del período de tiempo que se asigna a las tareas. Se podrán ver todas las hojas de tiempo no enviadas para las que se dispone de los siguientes derechos de instancia:
  • Recurso - Entrada de tiempo
  • Derechos de instancia Recurso - Aprobar tiempo
  • Hoja de tiempo - Aprobar todo y Hoja de tiempo - Editar todo
Ejemplo
: Mike, un contribuyente del proyecto, desea planificar su trabajo durante todo el mes de julio. Tiene que obtener una vista de todas las hojas de tiempo abiertas en julio. Esto ayuda a Mike a estimar y planificar su carga de trabajo durante las próximas semanas y a colaborar mejor con su equipo. Mike puede ver todas sus hojas de tiempo abiertas y actualizarlas según sea necesario. El siguiente procedimiento ayuda a Mike a ver sus hojas de tiempo abiertas y a introducir horas para las semanas respectivas según sea necesario.
Siga estos pasos:
  1. Vaya a
    Hojas de tiempo
    y haga clic en
    HOJAS DE TIEMPO
    . Automáticamente, todas las hojas de tiempo, sin tener en consideración su estado, se muestran en la cuadrícula Hoja de tiempo. De forma predeterminada, las hojas de tiempo se clasifican por Nombre de recurso y Fecha de inicio del período de tiempo.
  2. Seleccione una fila, haga clic en el panel
    Detalles
    y haga clic en
    Ir a la hoja de tiempo
    .
  3. Se abre la página
    MI HOJA DE TIEMPO
    .
  4. Haga clic en
    Crear hoja de tiempo
    para rellenar la hoja de tiempo para ese período de tiempo.
  5. Introduzca las horas para ese período de tiempo y haga clic en
    ENVIAR
    .
Filtro Estructura de desglose de la organización del recurso para la hoja de tiempo
El filtro Estructura de desglose de la organización del recurso se introduce en la cuadrícula Hoja de tiempo en esta versión de Clarity.
Ejemplo
: Derrick, el gestor de recursos, desea ver todas las hojas de tiempo que posee y las hojas de tiempo que necesita revisar para su aprobación desde la cuadrícula Hoja de tiempo. Con el filtro Estructura de desglose de la organización del recurso para las hojas de tiempo, Derrick ahora puede filtrar las hojas de tiempo utilizando la Estructura de desglose de la organización del recurso, localizar recursos desde ubicaciones específicas de su organización y guardar su búsqueda actual como una vista guardada para que otros usuarios de su equipo puedan utilizarla más adelante.
La Estructura de desglose de la organización del recurso solo está disponible en los filtros.
Atributo de búsqueda Tipo de empleo en la cuadrícula Hoja de tiempo
Derrick es un gestor de recursos. Desea revisar rápidamente las hojas de tiempo de su equipo en función de su estado de empleo, tanto si son contractuales como si están en la nómina de su organización. El atributo Tipo de empleo ahora está disponible para que Derrick pueda filtrar los recursos en función de si son empleados o contratistas. Derrick también puede seleccionar Tipo de empleo en el panel Detalles para configurar la columna en la cuadrícula Hoja de tiempo. Derrick ahora puede hacer lo siguiente:
  • Ver la búsqueda Tipo de empleo como un atributo en la cuadrícula Hoja de tiempo.
  • Filtrar los datos utilizando el atributo Tipo de empleo.
  • Seleccionar varios valores en la búsqueda Tipo de empleo y filtrar los datos.
  • Ver Tipo de empleo en la cuadrícula Hoja de tiempo y en el panel Detalles.
Revisión, aprobación y devolución de hojas de tiempo enviadas
El aprobador de hojas de tiempo con derechos de instancia para la aprobación de hojas de tiempo recibe una notificación cuando los usuarios envían sus hojas de tiempo. Se revisa y aprueba el tiempo registrado de los miembros del equipo de acuerdo con las tareas. Cuando es necesario, devuelve la hoja de tiempo para su corrección. El miembro del equipo recibe una notificación acerca de la devolución de la hoja de tiempo. Por ejemplo, si la hoja de tiempo muestra códigos incorrectos o si las horas se han aplicado a tareas incorrectas. El miembro del equipo recibe una notificación acerca de la hoja de tiempo devuelta y puede hacer las correcciones pertinentes y volver a enviar la hoja de tiempo. También se pueden revisar y aprobar las hojas de tiempo de los miembros del equipo de otros gestores de recursos siempre y cuando se disponga de derechos de aprobación de hojas de tiempo para ellos. Por ejemplo, si un gestor de recursos se va de vacaciones, puede solicitar que otro gestor de recursos revise y apruebe las hojas de tiempo de sus miembros del equipo.
  • Gestor de recursos
    : Cuando se inicia sesión por primera vez como gestor de recursos, de forma predeterminada solo se visualizan las hojas de tiempo enviadas de los subordinados directos (o Mi equipo), sobre los que tiene derechos de acceso de aprobación de hojas de tiempo. Para revisar hojas de tiempo en otros estados y para mostrar todos los subordinados directos, haga clic en Mostrar todo, ubicado junto a los miembros. Para revisar y filtrar hojas de tiempo enviadas a otros gestores de recursos, haga clic en Gestor de recursos y seleccione el gestor de recursos.
  • Gestor de proyectos:
    Un gestor de proyectos con derechos de acceso de aprobación de hojas de tiempo no ve ninguna hoja de tiempo enviada si no tiene ningún miembro del equipo bajo su gestión directa. En Mostrando, haga clic en la lista desplegable ubicada junto a Mi equipo y seleccione TODOS para mostrar todos los subordinados directos y el resto de recursos para los cuales dispone de derechos de aprobación de hojas de tiempo.
El filtro aplicado para revisar las hojas de tiempo continúa aplicándose a lo largo de los distintos períodos de las hojas de tiempo. Al cerrar sesión, el filtro se restablece en su valor predeterminado.
En este artículo, aprenderá lo siguiente:
Revisión de las hojas de tiempo enviadas
Haga clic en el nombre de un miembro del equipo para ver un panel contextual y mostrar la hoja de tiempo del miembro del equipo. En el caso de hojas de tiempo enviadas, está disponible la opción Revisar. Esta opción permite revisar la hoja de tiempo detallada del miembro del equipo antes de aprobar o devolver la hoja de tiempo. Utilice las flechas de navegación que se encuentran en la parte superior de la ventana de la hoja de tiempo detallada para continuar con la revisión de las hojas de tiempo adicionales enviadas por otros miembros del equipo.
timesheet_detail.png
Aprobación o rechazo de las hojas de tiempo enviadas desde la ficha Hojas de tiempo
Si se dispone de derechos de aprobación, utilice las Acciones masivas para aprobar o devolver varias hojas de tiempo al mismo tiempo. Este es un método eficiente cuando se tienen varios colaboradores del proyecto enviando hojas de tiempo.
Siga estos pasos:
  1. En el menú principal, haga clic en
    Hojas de tiempo
    .
  2. Vaya a la ficha
    Hojas de tiempo
    .
  3. En el diseño de hojas de tiempo, seleccione la Vista de cuadrícula.
  4. En el selector de columna, seleccione
    Período de tiempo abierto
    .
    La versión clásica de PPM filtra automáticamente los períodos de informe de tiempo cerrados y no se pueden revisar las hojas de tiempo de un período cerrado. En Clarity, la funcionalidad se ha mejorado para mostrar las hojas de tiempo abiertas y cerradas con la capacidad de filtrar por períodos abiertos o cerrados. Se puede utilizar el nuevo campo Período de tiempo abierto para filtrar por períodos de tiempo abiertos (= Sí) o cerrados (= No).
  5. Aplique los filtros y seleccione las opciones de filtro según sea necesario.
    1. Por ejemplo, establezca el Estado en Enviado para ver todas las hojas de tiempo que se encuentran en el estado Enviado.
  6. Seleccione las hojas de tiempo que desea aprobar o devolver.
  7. Se pueden utilizar las acciones masivas para hacer clic en
    Aprobar
    o
    Devolver
    .
    Las acciones masivas solo aparecen si se seleccionan las hojas de tiempo con el estado
    Enviado
    o
    Aprobado
    . No se puede utilizar el menú contextual para aprobar varias hojas de tiempo.
La siguiente imagen muestra cómo utilizar las acciones masivas para aprobar o devolver varias hojas de tiempo a la vez.