Clarity: Tareas, fases, hitos y asuntos pendientes del proyecto.

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Una estructura de desglose del trabajo incluye las fases, los hitos y las tareas. A continuación, se describen cada uno de estos conceptos.
Tareas:
Una tarea es una unidad de trabajo de un plan que se asigna a uno o varios recursos durante un período específico. Una tarea puede tener hitos para medir el progreso.
Hitos
: Los hitos permiten realizar un seguimiento y medir el progreso. Por ejemplo, agregue un hito llamado finalización de la puerta de la fase de planificación. El hito se considera completado solo cuando se han completado todas las tareas de la fase de planificación.
Fases:
Las tareas y los hitos relacionados se pueden agrupar bajo una fase común en el ciclo de vida del proyecto. Por ejemplo, se puede crear una fase de planificación seguida de una fase de diseño. Se puede desglosar la fase de planificación en tareas de planificación, tales como la definición del plan de recursos, la identificación de los requisitos de la infraestructura y la identificación de los requisitos de almacenamiento. Las fases muestran los datos reales acumulados y la ETC de las tareas secundarias.
Esta página de ayuda en línea es principalmente para las personas que trabajan en tareas dentro de un proyecto. Para actualizar tareas que abarcan varios proyectos, o para miembros del equipo que trabajan en tareas y asuntos pendientes sin necesidad de trabajar dentro de un proyecto, utilice la página Tareas de varios proyectos o la página Mis tareas. Consulte : Seguimiento de tareas y Elementos pendientes.
Clarity
Esta página contiene las secciones siguientes:
2
Vídeo: Introducción a las tareas
El siguiente vídeo le ofrece una introducción a las tareas.

Este vídeo no estará disponible cuando descargue la documentación en formato PDF. Haga clic aquí para ver el vídeo en YouTube.
Comprensión de las características de la tarea
Las tareas incluyen las siguientes características:
  • Puede asignar solamente a las tareas los recursos de trabajo, los roles y los equipos definidos como miembros del personal.
  • Si el nuevo miembro del personal reemplaza un rol específico del proyecto, se puede eliminar el rol de la tarea.
  • No se puede cambiar la fecha de inicio de una tarea que ya tenga datos reales registrados.
  • Se puede convertir una tarea a una fase o hito cambiando su tipo en los detalles de la tarea. No se puede convertir ninguna tarea que contenga datos reales registrados o asignaciones. 
  • Se puede convertir una fase a una tarea o hito cambiando su tipo en los detalles de la fase. No se puede convertir una fase si tiene tareas secundarias.
  • Si una tarea está asociada a una fase, no se puede convertir a una fase.
  • Si se marca una tarea como completada, el valor del campo Estimación hasta finalizar se establece en cero (0) y el del campo Porcentaje completado se establece en 100 %.
  • Para suprimir una tarea, vaya a la página Detalles de la tarea y haga clic en SUPRIMIR TAREA. No se puede suprimir una tarea si la tarea tiene datos reales registrados.
Creación y organización de tareas en una jerarquía
Dependiendo de la plantilla que se ha utilizado para crear el proyecto, la ficha Tareas estará rellenada previamente con las tareas de la plantilla. Se pueden crear tareas adicionales para las necesidades específicas del proyecto.
Se pueden crear tareas en los tres diseños: Escala de tiempo, Tablero y Cuadrícula. Sin embargo, solo se pueden agrupar las tareas y organizarlas en una jerarquía en el diseño Escala de tiempo. Por lo tanto, si desea crear tareas de resumen y agregar tareas de detalles en las tareas de resumen, utilice el diseño Escala de tiempo. 
Siga estos pasos:
  1. En el menú principal de Clarity, haga clic en
    Proyectos
    o
    Cuadros de proyecto
    .
  2. Abra un proyecto.
  3. Complete los pasos siguientes para crear o editar las tareas:
    1. Utilice el icono
      +
      en el diseño Escala de tiempo. Se creará una nueva tarea de nivel 1 en la estructura de desglose de trabajo.
    2. Haga clic en el panel
      Detalles
      , cambie el nombre de la tarea y actualice los otros valores. 
    3. Haga clic con el botón secundario del ratón en la tarea y seleccione la opción
      INSERTAR SECUNDARIO
      para crear una subtarea. La tarea existente se convierte en una tarea de resumen.
      • No se puede crear una tarea secundaria para un hito.
      • Una tarea con dependencias no se puede convertir en una tarea de resumen.
      • Una tarea con asignaciones no se puede convertir en una tarea de resumen.
      • Una tarea resumen no es compatible con las asignaciones.
      • Cuando se suprime la última tarea secundaria por debajo de una tarea resumen, se convierte en una tarea normal.
    4. Seleccione una tarea en la estructura de desglose de trabajo y haga clic con el botón secundario del ratón para seleccionar la opción
      INSERTAR ELEMENTO RELACIONADO
      para crear una tarea en el mismo nivel directamente en la tarea seleccionada.
    5. Arrastre y suelte las tareas para cambiar el orden o para moverlas por la jerarquía.
      • Arrastrar y soltar una tarea dentro de la misma jerarquía de fase o tarea resumen
      • Arrastrar y soltar una tarea a otra tarea resumen o jerarquía de fase
      • Arrastrar y soltar una tarea resumen dentro de una tarea resumen o de fase diferente
        • Todas las tareas resumen anidadas y las tareas secundarias se copian automáticamente y la escala de tiempo de las tareas resumen o de fase se ajustan adecuadamente
      • Arrastrar y soltar una fase dentro de otra fase
        • No se puede mover una fase por debajo de una tarea resumen
        • No se puede mover una fase por debajo de una tarea secundaria de la misma fase
timeline
Se pueden utilizar los diseños Escala de tiempo, Cuadrícula y Tablero para gestionar las tareas de forma eficaz. Para obtener más información, consulte Gestión de tareas utilizando diferentes diseños.
Colaboración con las partes interesadas en las tareas
Se pueden iniciar conversaciones con los miembros del equipo del proyecto para colaborar en una tarea concreta. Se pueden utilizar estas conversaciones para registrar debates y decisiones relacionados con la tarea o para solicitar a un miembro del equipo que realice una actividad para la tarea.
Siga estos pasos:
  1. Vaya a la ficha Tareas.
  2. Seleccione una tarea del diseño de escala de tiempo, tablero o cuadrícula. Aparecerá el panel Detalles.
  3. Haga clic en la ficha Conversaciones y agregue un comentario. Utilice el formato @nombrederecurso para dirigirse a un miembro concreto del equipo y publique la conversación.
    Solo se pueden abordar los recursos agregados en la ficha PERSONAL.El usuario mencionado recibirá la notificación cuando haga clic en el icono de campana Notificación de Clarity.
Creación de los elementos pendientes para las tareas
Se pueden crear asuntos pendientes para una fase, un hito o una tarea para dividir el trabajo en actividades más pequeñas. Por ejemplo, la tarea Planificación de la actualización de la base de datos puede incluir los siguientes asuntos pendientes:
  • Recibir la aprobación de gestión
  • Programar el recurso de administración de bases de datos
Se pueden crear hasta un máximo de 25 asuntos pendientes por tarea. El estado de los elementos de la lista de asuntos pendientes no afecta al estado de la tarea principal. El usuario decide cuándo está completada la tarea. Las secciones Abierto y Finalizado para las listas de asuntos pendientes se pueden expandir y contraer.
Siga estos pasos:
  1. Vaya a la ficha
    Tareas
    .
  2. Seleccione una tarea del diseño de escala de tiempo, tablero o cuadrícula.
    El diseño
    Detalles
    se muestra en el panel derecho.
  3. Haga clic en la ficha
    Asunto pendiente
    .
  4. En la sección Abierto, haga clic en
    NUEVO ASUNTO PENDIENTE
    e introduzca una breve descripción (hasta 256 caracteres) en el campo
    Agregar asunto pendiente
    . A continuación, pulse la tecla Intro.
  5. Haga clic en el
    selector de fecha
    para agregar una fecha de vencimiento opcional. La fecha de vencimiento debe estar dentro de la fecha de inicio y de finalización del objeto principal como, por ejemplo, el proyecto o el elemento de inversión.
  6. Haga clic en
    Asignar
    para seleccionar un propietario opcional para el asunto pendiente. Puede seleccionar cualquier recurso de trabajo activo, rol o equipo para los que tenga al menos el derecho de acceso Recurso - Ver. Los recursos, roles y equipos que están disponibles para el propietario de la tarea también están disponibles para los asuntos pendientes. Puede actualizar la fecha de vencimiento o el propietario en cualquier momento para los asuntos pendientes abiertos y completados.
  7. Para marcar un asunto pendiente como completado, seleccione el icono del círculo vacío que aparece junto al nombre del asunto pendiente.
  8. El elemento se mueve a la sección Finalizado con un icono de marca de verificación para indicar que se ha completado.
  9. Para reabrir un asunto pendiente, haga clic en la marca de verificación y el elemento volverá al estado Abierto.
Asignación de miembros del personal a las tareas del proyecto
Asigne el trabajo a nivel de la tarea cuando desee que recursos, roles o equipos específicos trabajen en una tarea.Sid, el gestor de proyectos, desea asignar un arquitecto, un desarrollador y un diseñador de la experiencia de usuario a la tarea de investigación y desarrollo para que todos trabajen conjuntamente para completar el trabajo de investigación y desarrollo con el resultado deseado.
Siga estos pasos:
  1. En el menú principal de Clarity, haga clic en
    Proyectos
    o
    Cuadros de proyecto
    .
  2. Abra un proyecto.
  3. Complete los pasos siguientes para asignar recursos a las tareas:
    1. Haga clic en la ficha
      Tareas
      .
    2. Haga clic en la tarea a la que desea asignar recursos. En este ejemplo, haga clic en la tarea Investigación y desarrollo.
    3. Haga clic en el panel
      DETALLES
      .
    4. Haga clic en la ficha
      Asignaciones
      del panel
      Detalles
      .
    5. Agregue los recursos, equipos o roles que desee asignar a la tarea.
      El personal seleccionado se asigna a la tarea. Se pueden modificar o suprimir las asignaciones hasta que se registran datos reales para la asignación.
    6. Haga clic en
      Expandir
      para utilizar algunas funciones clave de la cuadrícula común como Vistas, Agrupar por, Filtrar y Exportar a CSV. 
Para obtener más información sobre las asignaciones, consulte Asignación de tareas del proyecto a recursos, roles y equipos.
Adición de campos adicionales a la ficha Detalles
El administrador puede configurar qué atributos pueden agregar o eliminar de la ficha Detalles del panel DETALLES el resto de usuarios. Los usuarios con los derechos de acceso apropiados pueden elegir los campos adicionales y organizarlos en el diseño.
Siga estos pasos:
  1. En el menú principal de Clarity, haga clic en
    Proyectos
    o
    Cuadros de proyecto
    .
  2. Abra un proyecto.
  3. Complete los pasos siguientes para agregar más campos a la ficha Detalles:
    1. Seleccione una tarea del diseño de escala de tiempo, tablero o cuadrícula.
      Aparecerá el panel DETALLES.
    2. Haga clic en la ficha
      DETALLES
      .
    3. Haga clic en
      Configurar
      .
    4. Especifique el nombre del campo. Al empezar a escribir, verá los campos que coinciden.
    5. Arrastre y suelte el campo obligatorio de la lista a la ficha Detalles. Puede mover los campos y colocarlos en el orden que desee.
      Coloque todos los campos obligatorios (indicados con un asterisco *) juntos en la parte superior para facilitar su uso.
    6. Haga clic en Salir cuando haya terminado.
Algunos de los atributos clave que se pueden ver en la ficha Detalles son los siguientes:
  • Propietario: define un recurso o un equipo definido como propietario de la tarea. No se puede seleccionar un rol como propietario de la tarea. El propietario no necesita ser un miembro del personal.
  • Estimación hasta finalizar (ETC): define el trabajo total restante para la tarea en horas del recurso (horas totales - datos reales). Se debe tener en cuenta lo siguiente:
    • El valor inicial se rellena automáticamente en función de la disponibilidad y adjudicación de los recursos (asignatarios) asignados a esa tarea.
    • Se puede sobrescribir el valor predeterminado de ETC en cualquier momento con su propia estimación.
    • Si cambia el valor de una tarea, las asignaciones asociadas también se actualizarán a excepción de cualquier asignación con datos reales o una ETC de cero (0,0), ya que no se espera ninguna otra ETC en este escenario.
    • Todas las ETC de todas las tareas se agregan en el nivel de la fase. Antes de poder introducir un valor de ETC, se debe crear una asignación para la tarea. 
  • Porcentaje completado: define un porcentaje estimado de la cantidad de trabajo que se ha completado en una tarea. El valor de porcentaje completado se puede editar siempre que el campo Cálculo completo de % esté establecido en Manual en la configuración del proyecto en
    PPM (versión clásica)
    .
Ejemplo: en este ejemplo, el usuario introduce solo las letras CR en la palabra Critical para localizar el campo crítico. El usuario arrastra el campo Crítico a la parte superior del campo Estado para colocarlo encima de ese campo. El usuario hace clic en Salir y el nuevo campo está disponible para que otros usuarios lo actualicen.
A continuación se especifican un par de reglas que se aplican al cambiar las fechas de la tarea:
  • Cuando se cambia la Fecha de finalización de la tarea, se actualiza la duración de la tarea. Sin embargo, la fecha de inicio no cambiará.
  • Cuando se cambia la fecha de inicio de la tarea, se actualiza la fecha de finalización de la tarea. Sin embargo, la duración de la tarea no cambia.
Cambio de la unidad de medida para el esfuerzo de trabajo
Se puede cambiar la unidad de medida para el esfuerzo de trabajo en las tareas. Esta personalización solo es aplicable al usuario y no afectará a las vistas de otros usuarios. Se puede establecer la unidad de medida en FTE, Horas o Días.
  1. Haga clic en el menú desplegable situado junto al avatar y seleccione
    Configuración
    .
  2. Haga clic en
    General
    para cambiar la
    Unidad de medida
    . Para ver el esfuerzo en horas, establezca la unidad de medida en horas.
    Los datos reales, la ETC y los valores de esfuerzo total en la tarea se actualizan según la nueva unidad de medida. Por ejemplo, un valor de ETC de 2 Equivalentes a tiempo completo (FTE) cambia a 16 horas para una tarea de un día si se considera una tasa de disponibilidad de 8 horas al día.
Agrupación de tareas en función de un rol o estado
Se pueden agrupar tareas en función de un atributo para ver mejor la distribución de la tarea. Por ejemplo, se pueden agrupar tareas por el atributo Rol para ver las tareas asignadas a cada rol o por Estado para obtener un resumen rápido de las tareas en cada estado.
Solo se pueden agrupar tareas en la vista de cuadrícula.
Siga estos pasos:
  1. Abra la ficha Tareas y cambie a la vista de cuadrícula.
  2. Arrastre el encabezado de columna deseado a la barra Agrupar por. Por ejemplo, arrastre el encabezado de la columna Estado a la barra Agrupar por para ver las tareas agrupadas por su estado.
    Para agrupar por otra columna, arrastre esa columna a la barra Agrupar por. La columna anterior se elimina automáticamente y los datos se agrupan según la nueva columna. Se puede agrupar solamente por una columna al mismo tiempo. 
La página TAREAS admite la entrada de uno o más vínculos útiles a sitios externos que pueden ayudar al propietario de la tarea a completar su trabajo. Por ejemplo, una tarea financiera puede incluir un vínculo a un índice financiero y una tarea de construcción puede incluir un vínculo a un sitio que captura datos importantes del tiempo y del entorno.
Siga estos pasos:
  1. En
    Clarity
    , abra un elemento de inversión y vaya al módulo
    Tareas
    .
  2. Seleccione una tarea del diseño de escala de tiempo, tablero o cuadrícula. Aparecerá el diseño
    DETALLES
    .
  3. Haga clic en la ficha
    Vínculos
    .
  4. Haga clic en
    Nuevo vínculo
    .
    1. Introduzca una dirección URL para un vínculo externo.
    2. Introduzca un nombre de vínculo fácil de usar.
  5. Haga clic en
    TERMINADO
    .
Los vínculos dinámicos con parámetros variables sensibles al proyecto no son compatibles. (Estas opciones de vínculos dinámicos están disponibles con los módulos del esquema del proyecto Vínculo y Canal).
Actualización de la ETC para una tarea
Se puede actualizar la ETC a nivel de tarea.
  • Las hojas de tiempo solamente recopilan datos de las tareas que tienen un valor de ETC distinto de cero.
  • Clarity
    no admite la actualización de valores de ETC a nivel de asignación.
  • Si se actualiza un valor de ETC a nivel de tarea, las reglas de la aplicación impedirán que se agreguen valores de ETC adicionales a las asignaciones con un valor de ETC real o cero (0,00). Para anular este tipo de asignación, se deben actualizar directamente los valores de ETC en la asignación (no a través de la propagación de valores de ETC a nivel de tarea).
Siga estos pasos:
  1. En la ficha Tareas, expanda el panel
    Columnas
    en el panel derecho y agregue la columna
    ETC
    . De forma alternativa, haga clic en el panel
    DETALLES
    .
  2. Actualizar los valores de ETC.
    La aplicación propagará el valor total proporcional a todas las asignaciones.
Supresión de tareas y fases
Se pueden suprimir las tareas que no tienen ningún valor real registrado. Cuando se suprime la última tarea secundaria de una tarea de resumen o fase, la tarea de fase se convierte en una tarea normal. Actualice la página para ver las tareas de fase que han dejado de ser tareas de fase en el carril entrante. Para suprimir una fase de proyecto, suprima todos los hitos y las tareas secundarias de la fase. No se puede suprimir una fase si tiene tareas o hitos por debajo.
Gestión de tareas utilizando diferentes diseños
En
Clarity
, pueden gestionarse tareas, fases e hitos mediante el uso de tres diseños clave:
  1. Diseño de la escala de tiempo:
    Permite ver y gestionar las tareas en una escala de tiempo jerárquica para que se puedan ver y gestionar las diferentes tareas de subnivel y sus relaciones.
  2. Diseño de tablero:
    Permite ver las tareas como tarjetas. El tablero tiene un diseño de carriles en columnas y las tareas se pueden ordenar con precisión mediante la función de arrastrar y soltar en el tablero.
  3. Diseño de cuadrícula:
    Analiza las tareas rápidamente mediante un diseño de cuadrícula inspirado en Excel.
Se deben tener en cuenta los puntos clave siguientes al utilizar el módulo TAREAS:
  • Las vistas guardadas en el módulo TAREAS, incluida la configuración de detalles, se comparten entre diferentes objetos.
  • Clarity
    conserva la configuración del usuario para FTE u Horas, independientemente de la vista.
  • Las vistas guardadas creadas en el módulo TAREAS del objeto de proyecto en versiones anteriores de
    Clarity
    estarán disponibles en el módulo TAREAS de la inversión personalizada después de actualizar a la versión 15.7.1.
  • La lista de selección local, cuando se utiliza en las vistas guardadas, se elimina automáticamente cuando se accede a la misma desde otra instancia de objeto.
  • Los atributos personalizados creados en
    PPM (versión clásica)
    Studio en el objeto de tarea se pueden utilizar entre proyectos e inversiones personalizadas.
Funciones estándares en los diseños de escala de tiempo, cuadrícula y tablero
  • Uso de filtros para identificar tareas
  • Almacenamiento de vistas para personalizar la experiencia
  • Edición de tareas mediante el menú Acciones (tres puntos)
  • Edición de tareas mediante el panel DETALLES
Las siguientes funciones clave están disponibles en todos los diseños que le ayudan a ver y editar tareas en
Clarity
.
Uso de filtros para identificar tareas
Se pueden utilizar las funciones de filtrado para clasificar las tareas e identificar las tareas importantes rápidamente. Para obtener más información sobre los filtros, consulte la Guía de procedimientos iniciales de
Clarity
.
Almacenamiento de vistas para personalizar la experiencia
Clarity
admite la modificación y el almacenamiento de vistas por parte de varios usuarios. Cada usuario puede modificar sus propias vistas guardadas o trabajar en una vista sin guardar. Las vistas de las cuadrículas responden a una amplia variedad de acciones de usuario dentro de las cuadrículas. Se pueden guardar los filtros, las preferencias de Opciones de la vista, la configuración del panel de detalles y la configuración de las columnas y las tarjetas del tablero.Para obtener más información sobre las vistas, consulte la Guía de procedimientos iniciales de
Clarity
.
Edición de tareas mediante el menú Acciones (tres puntos)
Clarity
permite trabajar con programadores como, por ejemplo, el diagrama de Gantt de
Clarity
, Microsoft Project u Open Workbench. Se pueden configurar programadores en el atributo de formato del programador del proyecto. Este atributo está disponible tanto en
PPM (versión clásica)
como en
Clarity
.
Puede utilizar el menú Acciones (tres puntos) para acceder a los programadores correspondientes. 
Edición de tareas mediante el panel DETALLES
Los propietarios de la inversión y los usuarios empresariales con derechos de acceso pueden configurar y utilizar el panel Detalles para ver y actualizar rápidamente los campos en
Clarity
. El panel Detalles está disponible como un diseño de dos columnas. Se puede cambiar su tamaño para que ocupe un 75 % de la pantalla.Siempre que se haga clic en una tarea de un diseño de escala de tiempo, cuadrícula o tablero, aparecerá el panel de detalles.
Vídeo: Gestión de tareas en el diseño de cuadrícula
El siguiente vídeo describe cómo gestionar tareas en el diseño de la cuadrícula.

Este vídeo no estará disponible cuando descargue la documentación en formato PDF. Haga clic aquí para ver el vídeo en YouTube.
La Vista de cuadrícula permite ver tareas en una cuadrícula, como filas de datos. Utilice la cuadrícula de tareas para ordenar, filtrar y configurar la vista según sus necesidades para poder introducir mejor los datos. Cada fila de la cuadrícula muestra los siguientes detalles de las tareas e hitos:
  • Nombre
  • Fechas de inicio y de finalización
  • Estado
  • Propietario
Expanda el Panel de columna en el panel derecho para configurar la cuadrícula y mostrar otras columnas o eliminar las columnas existentes de la cuadrícula.
Se pueden crear, editar y suprimir tareas en la Vista de cuadrícula.
Es posible utilizar las siguientes funciones para editar datos en la cuadrícula de forma eficaz:
  • Cambio de fechas relativo: se puede utilizar la opción + o - para modificar los valores en el campo de fecha. Por ejemplo, se puede introducir "+2" para aumentar la fecha dos días. La función de cambio de fecha no omite las reglas de negocio. También se puede utilizar la función de cambio de fecha al realizar ediciones masivas en Clarity.
  • Uso de la funcionalidad Arrastrar para rellenar datos: se pueden rellenar datos en el diseño de la cuadrícula arrastrando el valor anterior. Esto funcionará para todos los atributos y se pueden arrastrar varios a la vez. La funcionalidad Arrastrar admite secuencias de números. Para utilizar esta funcionalidad, desplace el ratón sobre un campo y empiece a arrastrar cuando se muestre el icono del signo más (+).
Vídeo: Gestión de tareas en el diseño de tablero
El siguiente vídeo describe cómo gestionar tareas utilizando el diseño del tablero.

Este vídeo no estará disponible cuando descargue la documentación en formato PDF. Haga clic aquí para ver el vídeo en YouTube.
En el diseño del tablero, las tareas aparecen como tarjetas organizadas en columnas. Utilice el tablero de tareas para agrupar, clasificar, ordenar, visualizar y realizar tareas de trabajo. Cada tarjeta de tarea muestra los detalles siguientes:
  • Nombre de la tarea u otro atributo que elija para identificar cada tarjeta de tarea
  • Campos
  • Métrica
  • El sombreado de color
  • El menú contextual
Se pueden crear, editar y suprimir tareas en el diseño del tablero. Se pueden arrastrar y soltar las tarjetas en las distintas columnas. Por ejemplo, si se ha completado una tarea, simplemente se puede arrastrar desde la columna En curso a la columna Finalizado. El estado de la tarea cambia automáticamente a Finalizado.
Personalización del diseño de tablero
Se puede personalizar el diseño de tablero para agregar o cambiar los atributos que se muestran en la tarjeta o el atributo utilizado para colorear las tarjetas y muchas otras.
Siga estos pasos:
  1. Haga clic en
    Diseño del tablero
    .
  2. Haga clic en el icono
    Opciones de la vista
    .
  3. En la sección
    OPCIONES DEL TABLERO
    :
    • COLUMNAS
      : Seleccione el atributo que desea que utilice el tablero para cada columna.
    • COLOR POR:
      Seleccione el atributo que desea que utilice el tablero para el color de cada tarjeta.
  4. En
    OPCIONES DE LA TARJETA
    :
    • TÍTULO DE LA TARJETA:
      Seleccione un atributo de cadena para que aparezca en la parte superior para identificar cada tarjeta del tablero.
    • CAMPOS DE LA TARJETA:
      Seleccione un máximo de cuatro (4) atributos para que aparezcan en la cara de cada tarjeta en el orden seleccionado.
    • MÉTRICAS DE LA TARJETA:
      Seleccione un máximo de tres (3) atributos para que aparezcan en la parte inferior de cada tarjeta para transmitir las métricas o información de estado significativa.
  5. Para configurar sus propios atributos de visualización, opciones y el color de cada valor, haga clic en
    GESTIONAR LISTAS DE SELECCIÓN
    .
    • NOMBRE DE LA LISTA DE SELECCIÓN:
      Introduzca un nombre para la lista de selección. Cada lista de selección definida se puede aplicar solamente al elemento de inversión actual.
    • AGREGAR OPCIÓN:
      Para agregar un valor a la lista de selección, haga clic en AGREGAR OPCIÓN. Edite el nombre y el color de cada opción.
  6. Cuando haya terminado, haga clic en
    FINALIZADO
Puede guardar y volver a utilizar sus propias vistas o compartir las vistas con otros usuarios. En la mayoría de las páginas del proyecto, otros usuarios pueden reutilizar vistas guardadas y ampliarlas en varios proyectos. Sin embargo, en la página Tareas, las vistas que se guardan para trabajar con el tablero o la cuadrícula solo se aplican a un proyecto específico y no se comparten con otros proyectos. Solo los usuarios con acceso a la página Tareas de ese mismo proyecto pueden utilizar una vista guardada.
Ejemplo
: El siguiente diseño de tablero de tareas muestra dos tareas en columnas organizadas por su estado con sombreado de color también definido por el estado.
  • Campos de la tarjeta
    : los campos de la cara de la tarjeta incluyen la fecha de finalización, el propietario de la tarea, el nombre de la inversión y el porcentaje de finalización de la tarea.
  • Métricas de la tarjeta:
    las métricas que se encuentran en la parte inferior de cada tarjeta muestran el número total de elementos pendientes, abiertos y finalizados de cada tarea.
  • Leyenda
    : la leyenda que se encuentra en la parte inferior de la tarjeta indica las opciones definidas actualmente para los campos, la métrica y los colores de la columna.
Como gestor de proyectos, puede crear y gestionar todas las tareas en el diseño de escala de tiempo. El diseño de escala de tiempo se divide en una estructura de desglose del trabajo (EDT) en la parte de la izquierda y en una escala de tiempo de tareas en la parte derecha. Tanto la estructura de desglose del trabajo como la escala de tiempo de tareas muestran todas las tareas de subnivel asociadas al elemento de inversión o al proyecto seleccionado.
Group By.jpg
Etiqueta de la interfaz de usuario
Acción
Crear tarea
Permite crear una nueva tarea en la estructura de desglose del trabajo
Fase
Representa el nivel superior de la jerarquía para todos los elementos que se encuentran por debajo de él. Una fase puede tener varias tareas resumen por debajo de ella.
Se puede agregar el atributo Nombre de la fase a la cuadrícula Tareas y al panel DETALLES para ver la fase asociada a una tarea.
Tarea resumen
Representa un grupo de hitos y tareas relacionados.
Tarea
Una unidad de trabajo de un plan que se asigna a uno o varios recursos durante un período específico.
Hito
Permite realizar un seguimiento y medir el progreso de las tareas.
Filtro
Permite clasificar las tareas e identificar las tareas importantes rápidamente
Opciones de la vista
Permite personalizar el diseño de la escala de tiempo
Vista
Permite guardar la configuración y compartirla con otros usuarios
COLUMNA
Permite agregar campos a la cuadrícula Escala de tiempo
Detalles
Permite editar tareas
Leyenda
Muestra el valor asociado con cada color
Dependencia
Permite agregar y eliminar dependencias entre varias tareas
Escala de tiempo de la tarea
Muestra las tareas, las subtareas y el modo en que se distribuyen durante la duración del elemento de inversión, en función del período seleccionado en Opciones de la vista.
Estructura de desglose del trabajo
Muestra la estructura de desglose del trabajo para las tareas del elemento de inversión.
Personalización del diseño de la escala de tiempo
Se puede personalizar la escala de tiempo para asegurarse de que cumple los requisitos del negocio.
Siga estos pasos:
  1. Abra un elemento de inversión y haga clic en
    TAREAS
    .
  2. Haga clic en el diseño
    Escala de tiempo
    .
  3. Haga clic en
    Opciones de la vista
    .
  4. En Período, seleccione Semanas, Meses, Trimestres o Años.
    La escala de tiempo muestra los períodos del calendario.
    En la versión anterior, la escala de tiempo mostraba los períodos fiscales.
  5. En el atributo Color por, seleccione una lista de selección para agregar colores a las tareas en función de la asignación de visualización de los valores de la lista de selección. Por ejemplo, seleccione Estado para mostrar las tareas en diferentes colores que indican su estado. Todas las tareas que han iniciado elementos aparecen en verde. La leyenda situada en la esquina inferior derecha de la página muestra el valor asociado con cada color. Si se contrae la leyenda, se puede volver a abrir haciendo clic en LEYENDA.
  6. Para configurar sus propios atributos de visualización, opciones y el color de cada valor, haga clic en
    GESTIONAR LISTAS DE SELECCIÓN
    .
    • NOMBRE DE LA LISTA DE SELECCIÓN:
      Introduzca un nombre para la lista de selección. Cada lista de selección definida se puede aplicar solamente a la inversión actual.
    • AGREGAR OPCIÓN:
      Para agregar un valor a la lista de selección, haga clic en AGREGAR OPCIÓN. Edite el nombre y el color de cada opción.
  7. Seleccione la casilla de verificación
    Mostrar dependencias
    para asegurarse de que las dependencias estén visibles en la escala de tiempo.
  8. Cuando haya terminado, haga clic en
    FINALIZADO
    .
  9. Cierre la ventana Opciones de visualización.
  10. Haga clic en
    Columnas
    y busque los campos importantes para agregarlos a la escala de tiempo. Ahora se pueden editar los detalles de la tarea utilizando la cuadrícula Escala de tiempo o los paneles de DETALLES.
Puntos clave que hay que recordar
:
  • La escala de tiempo incluye la columna WBS como una columna fija que no se puede ocultar ni mover a otra posición de la columna en la cuadrícula.
    • Hay otro atributo llamado Orden de la estructura de desglose del trabajo que los usuarios pueden agregar opcionalmente como columna en la tabla con la escala de tiempo en la vista y guardar la configuración en una vista.
  • En la escala de tiempo, se muestra la barra de progreso % completado para todas las tareas, incluidas las tareas de resumen.
    • El color de una barra de escala de tiempo está controlado por el estado de la tarea.
    • El sombreado de una barra de escala de tiempo está controlado por el porcentaje completado de la tarea.
Exploración de tareas del proyecto en la estructura de desglose del trabajo
La estructura de desglose del trabajo
es una lista jerárquica de tareas que muestran relaciones entre las tareas. La estructura de desglose del trabajo aparece en el diseño de la escala de tiempo con la escala de tiempo de las tareas. Se puede utilizar la estructura de desglose del trabajo para crear y organizar las tareas. El diseño de la escala de tiempo muestra tareas resumen, tareas de hito y tareas de detalle.
  • Se pueden agrupar las tareas de detalles bajo una tarea de resumen. Haga clic con el botón secundario del ratón en una tarea de resumen y cree tareas de detalles como tareas secundarias. 
  • Se puede crear un número ilimitado de niveles jerárquicos en una estructura de trabajo desglosada.
  • Se puede filtrar la lista para encontrar tareas específicas que se basan en criterios de filtro simples o complejos.
Las tareas se muestran en la escala de tiempo con tal de crearlas. El orden y el nivel indican la relación de unas con las otras. La tarea que se encuentra por encima de una tarea de detalles puede ser una fase, una tarea de resumen u otra tarea de detalles.
Distinción entre fases y tareas de resumen
  • Una fase representa el nivel superior de la jerarquía para todos los elementos que se encuentran por debajo de él y puede tener varias tareas de resumen por debajo.
  • Una tarea resumen es una tarea que dispone de una o de más subtareas anidadas por debajo de ella. Se pueden indentar tareas que se deban incluir como subtareas en la tarea de resumen.
  • La barra de resumen está sombreada según la finalización de las tareas asociadas.
  • Una subtarea es cualquier tarea que se anida bajo una tarea. Las subtareas consisten en tareas de detalle o tareas resumen. Se pueden anidar tareas resumen bajo otras tareas resumen.
  • Al crear una tarea de resumen, debe proporcionársele un nombre que implique una agrupación organizativa lógica. Por ejemplo, si hay varias tareas que se deben realizar en la fase de planificación para investigar los requisitos del proyecto, cree una tarea de resumen denominada Investigación y análisis y agregue todas las subtareas como secundarias.
  • Las fechas de la tarea de detalle determinan las fechas de la fase y de la tarea resumen. La fecha de inicio más próxima las tareas de detalle determina la fecha de inicio de la fase o de la tarea resumen. La última fecha de finalización de las tareas de detalle determina la tarea resumen o la fecha de finalización de la fase.
  • Las fechas de tarea resumen cambian al editar las fechas de tarea de detalle. El esfuerzo total y el coste de una tarea resumen se calculan basándose en la información de tarea de detalle.
  • Se puede ampliar la estructura de trabajo desglosada para ver las tareas resumen. Las subtareas se anidan un nivel por debajo de la tarea de nivel superior más próxima.
Ajuste de la duración de la tarea en la escala de tiempo
Se puede pasar el ratón por encima de una tarea para ver las fechas y la hora asociadas a ella. A continuación, puede arrastrar una tarea para ajustar su duración, fechas de inicio y fecha de finalización. Cuando se arrastra una tarea, la tarea resumen asociada y la duración de la fase también se ajustan automáticamente.
A continuación se especifican un par de reglas que se aplican al cambiar las fechas de la tarea:
  • Cuando se cambia la Fecha de finalización de la tarea, se actualiza la duración de la tarea. Sin embargo, la fecha de inicio no cambiará.
  • Cuando se cambia la fecha de inicio de la tarea, se actualiza la fecha de finalización de la tarea. Sin embargo, la duración de la tarea no cambia.
No se puede editar la duración de la tarea en los casos siguientes:
  • Cuando la tarea sea un Hito o un Resumen.
  • Cuando la hoja de tiempo se haya enviado para el período.
Adición y eliminación de dependencias
Las dependencias de la tarea permiten crear mejores planes mediante la designación de una tarea sucesora o predecesora para una tarea e indicando el tipo de relación entre las tareas. Las relaciones de la tarea se muestran en la escala de tiempo. Los cuatro tipos de dependencias que se pueden crear son:
  • Fin-Inicio
    : La tarea predecesora debe finalizar antes de iniciar la tarea sucesora. Esta dependencia es el tipo de dependencia más común.
  • Inicio-Inicio
    : La tarea predecesora debe empezar antes de iniciar la tarea sucesora.
  • Inicio-Fin
    : La tarea predecesora debe empezar antes de finalizar la tarea sucesora.
  • Fin-Fin
    : La tarea predecesora debe finalizar antes de finalizar la tarea sucesora.
No se pueden crear dependencias a partir de fases y tareas de resumen.
Siga estos pasos:
  1. Abra un elemento de inversión y haga clic en
    TAREAS
    .
  2. Haga clic en el diseño
    Escala de tiempo
    .
  3. Seleccione una tarea en la escala de tiempo. La llamaremos tarea de origen. Observará dos puntos azules al inicio y al final de esta tarea.
  4. Seleccione el punto azul al principio o al final de la tarea de origen y haga clic con el botón secundario del ratón para ver la flecha de dependencia. Arrastre esta flecha a la tarea de destino y júntela con el inicio o final de la tarea de destino para crear la dependencia apropiada. Si se selecciona el punto azul al final de la tarea de origen y se conecta la flecha al principio de la tarea de destino, se establece una relación fin-inicio. 
Tareas de programación automática
La programación automática es un modo automatizado para crear programaciones de proyectos. La programación automática permite crear un modelo del plan y generar fechas para las tareas y el proyecto global. La programación automática está diseñada para programar tareas de proyecto mientras se minimizan los retrasos y las expansiones que pueden causar retrasos en el plazo, y mientras se elimina o minimiza la adjudicación por exceso del recurso. Utilice la programación automática para actualizar la programación del proyecto después de realizar cambios pequeños y rápidos en ella. El botón Acciones (tres puntos) permite trabajar con programadores como Gantt de
Clarity
, Microsoft Project u Open Workbench.
Para obtener más información sobre el uso de la programación automática, consulte la sección Creación automática de programaciones de proyectos mediante la programación automática.
Uso del módulo Lista de tareas
El módulo Lista de tareas también permite utilizar la estructura de desglose del trabajo (EDT) para un proyecto que incluye fases, hitos y tareas.
Siga estos pasos:
  1. Abra un proyecto y haga clic en
    LISTA DE TAREAS
    .
  2. Si no se muestra la ficha LISTA DE TAREAS, póngase en contacto con el administrador para agregar el módulo Lista de tareas al esquema Proyecto.
  3. Haga clic en
    Nueva tarea
    .
  4. Introduzca un nombre para la fase y haga clic en
    Agregar
    (o pulse la tecla
    Intro
    ).
    La fase o hito nuevo del proyecto se agrega en la parte superior de la jerarquía y aparece el panel Detalles.
    Como método abreviado futuro, seleccione cualquier fase, hito o tarea de la lista y haga clic en la ficha
    Detalles
    .
  5. En la ficha
    Detalles
    , introduzca las fechas de inicio y de finalización.
    • Si la fecha de inicio del proyecto es posterior a la fecha de inicio de la fase, la aplicación aplica un ajuste. La fecha de inicio del proyecto se actualiza para que coincida con la fecha de inicio de la fase.
    • Si la fecha de finalización del proyecto es anterior a la fecha de finalización de la fase, la aplicación aplica un ajuste similar. La fecha de finalización del proyecto se actualiza para que coincida con la fecha de finalización de la fase.
  6. Cambie el
    Tipo
    de
    Tarea
    a
    Fase
    o
    Hito
    .
  7. Para arrastrar y soltar, una fase, un hito o una tarea, borre los filtros para evitar que los usuarios realicen cambios en una vista filtrada sin todos los datos de las tareas necesarias.
Los hitos se muestran con un rombo en la jerarquía de tareas. La imagen siguiente muestra dos tareas y un hito en la fase de diseño de un proyecto de muestra:
Image showing design phase tasks and a milestone for a sample project
  • Se puede convertir un hito en una tarea o fase cambiando su tipo. Sin embargo, si un hito está asociado a una fase, no se puede convertir a una fase.
  • Se pueden arrastrar y soltar tareas e hitos en la misma fase o de una fase a otra. Los valores de los campos Estimación hasta finalizar, Esfuerzo y Datos reales de la fase de destino se actualizan.
    • Si se mueve una tarea con una fecha de inicio anterior a la fecha de inicio de la fase de destino, la fecha de inicio de la fase de destino se actualiza para que coincida con la fecha de inicio de la tarea.
    • Si se mueve una tarea con fecha de finalización posterior a la fecha de finalización de la fase de destino, la fecha de finalización de la fase de destino se actualiza para que coincida con la fecha de finalización de la tarea.
  • Para marcar un hito como completado, se debe cambiar el estado a
    Finalizado
    en el panel Detalles. (También puede realizar este cambio en la cuadrícula de la tarea o en el tablero de la página Tareas).
Creación de tareas del proyecto con asignaciones opcionales
Las tareas de un proyecto identifican el trabajo requerido para un proyecto. Las tareas se dividen con frecuencia por fase. Por ejemplo, tiene un proyecto para desarrollar mejoras en la seguridad de las tarjetas de crédito para una aplicación móvil. Las fases de este proyecto incluyen las fases de planificación, diseño, desarrollo, implementación y prueba. Dentro de la fase de prueba, se muestran tareas para las pruebas de integración, las pruebas de rendimiento y las pruebas de aceptación por el usuario. Estas tareas se pueden convertir en fases y se pueden especificar tareas más detalladas. También se pueden agregar asuntos pendientes en las tareas para obtener una capa adicional de granularidad.
Como mínimo, se admite una simple jerarquía de tareas de dos niveles solo con las fases y tareas. Sin embargo, para una planificación más detallada, tenga en cuenta la siguiente jerarquía de trabajo completa del proyecto:
  • Esquema
    • Plantilla
      • Proyecto
        • Fase
          • Hito
            • Tarea
              • Asunto pendiente
Se muestran los elementos pendientes en el nivel más bajo para ilustrar una jerarquía; sin embargo, también se pueden aplicar a fases e hitos.
Las tareas tienen una fecha de inicio, una fecha de finalización y un período entre ambas en el cual el trabajo se lleva a cabo. Normalmente, los gestores de proyectos asignan miembros del personal a las tareas y establecen hitos para medir su progreso. A medida que los miembros del personal actualizan sus tareas, pueden ir registrando el tiempo dedicado a estas tareas en las hojas de tiempo.
Si la fecha de inicio o finalización de la tarea cae en fin de semana, la fecha de la tarea y la fase coincidente pasarán automáticamente al día laborable de la semana más próximo.
Siga estos pasos:
  1. Abra un proyecto y haga clic en
    LISTA DE TAREAS
    .
  2. Vaya a la fase a la que desea agregar una tarea.
  3. Pase el ratón por encima de la fase y haga clic en el nombre de la tarea que desea llevar a cabo para iniciar el modo de inserción en línea. Pulse la tecla I
    ntro
    para crear una fila de tarea debajo de la tarea actual.
    Para salir del modo de inserción en línea, haga clic fuera del campo o pulse la tecla
    Escape
    .
  4. Introduzca un nombre para la tarea y pulse la tecla
    Intro
    o haga clic en
    Agregar
    .
  5. (Opcional) Se puede arrastrar y soltar la tarea en la misma fase o en una fase distinta.
  6. Para agregar una tarea en el nivel raíz, haga clic en
    NUEVA TAREA
    , que se encuentra en la parte superior de la página.
  7. En el panel Detalles, haga clic en
    Asignaciones
    .
  8. Haga clic en el campo
    Agregar
    para buscar recursos, roles y equipos. En función de la configuración de la agrupación de asignaciones del proyecto y sus derechos de acceso del recurso, puede agregar miembros del personal a la tarea.
    • Busque por nombre del recurso o rol. También puede buscar un ID o seleccionar recursos o roles de la lista.
    • Busque por equipos definidos utilizando el nombre completo o seleccione los equipos en la lista.
    • Los miembros del personal asignados se agregan a la ficha
      Asignaciones
      en el panel
      Detalles
      solo para la tarea actual. Los avatares de los mismos recursos asignados aparecen junto a la tarea en la jerarquía de tareas.
      image2019-5-6_14-40-4.png
  9. Haga clic en
    Detalles
    y complete los detalles de la tarea:
    • Propietario
      : define un recurso o un equipo definido como propietario de la tarea. No se puede seleccionar un rol como propietario de la tarea. El propietario no necesita ser un miembro del personal del proyecto.
    • Estimación hasta finalizar (ETC)
      : define el trabajo total restante para la tarea en horas del recurso (horas totales - datos reales). El valor inicial se rellena automáticamente en función de la disponibilidad y adjudicación de los recursos (asignatarios) asignados a esa tarea. Se puede sobrescribir el valor predeterminado de ETC en cualquier momento con su propia estimación. Si cambia el valor de una tarea, las asignaciones asociadas también se actualizarán a excepción de cualquier asignación con datos reales o una ETC de cero (0,0), ya que no se espera ninguna otra ETC en este escenario. Todas las ETC de todas las tareas se agregan en el nivel de la fase. Antes de poder introducir un valor de ETC, se debe crear una asignación para la tarea.
    • Porcentaje completado
      : Define un porcentaje estimado de la cantidad de trabajo que se ha completado en una tarea. El valor de porcentaje completado se puede editar siempre que el campo
      Cálculo completo de %
      esté establecido en
      Manual
      en la configuración del proyecto en
      PPM (versión clásica)
      . Para obtener más detalles, consulte Configuración de un proyecto.