Configuration des départements financiers

ccppmop1561
Les départements financiers représentent des unités spécifiques à la structure organisationnelle de votre entreprise. Vous pouvez configurer un département comme l'un des éléments suivants :
  • Fournisseur informatique. Le département possède des investissements ou des services auxquels d'autres départements peuvent s'abonner.
  • Client informatique. Le département est abonné à des investissements ou à des services fournis par un département du fournisseur informatique.
Conditions préalables
Avant d'utiliser des départements, vous devez configurer les éléments suivants :
  • Création d'une entité
  • (Facultatif) Association d'un département à des emplacements
  • (Facultatif) Association de ressources au département
  • (Facultatif) Association d'investissements au département
Gestion des départements et des sous-départements
Procédez comme suit :
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Création de départements
Pour créer un département, vous devez lui attribuer un nom et l'associer à une entité. Vous pouvez, le cas échéant, sélectionner un département parent, un responsable de département ainsi qu'un gestionnaire de relations métier. La hiérarchie des départements est déterminée en fonction du département parent sélectionné. Vous pouvez consulter la liste de sous-départements associés à votre département à partir du menu Propriétés du département.
Lorsque vous créez un département, une unité d'organigramme organisationnel est automatiquement créée en fonction de l'entité et du département parent sélectionnés.
Après sa création, vous pouvez modifier un département. S'il n'est associé à aucun emplacement, vous pouvez le supprimer. Lorsque vous supprimez un département, ses sous-départements sont également supprimés. Pour examiner la liste des sous-départements associés à votre département, ouvrez le département, ouvrez le menu Propriétés et cliquez sur Sous-départements.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez Accueil. Dans la section Organisation, cliquez sur Départements.
  2. Cliquez sur Créer.
  3. Saisissez les informations requises. Ces champs requièrent une explication :
    • Entité
      Définit l'entité utilisée pour associer une structure organisationnelle et les valeurs par défaut de la planification financière à un département. Une fois le service créé, vous ne pouvez pas modifier ce champ.
    • Département parent
      Spécifie le département parent de ce département. Cette option doit uniquement être spécifiée si ce département est le sous-département d'un autre département.
      Exemple
      : Le département informatique des banques pour particuliers est le département parent du département Développement d'applications.
    • Client informatique
      Indique si le département est abonné aux investissements ou services fournis ou détenus par d'autres départements.
    • Fournisseur informatique
      Indique si le département possède des investissements ou services auxquels des départements clients peuvent s'abonner.
    • Responsable du département
      Spécifie le responsable du département. L'utilisateur sélectionné comme responsable du département se voit automatiquement accorder le droit d'accès
      Département - Modifier
      .
      Valeur par défaut
      : Ce champ contient l'ID de la ressource de l'utilisateur ayant créé le département.
    • Gestionnaire des relations métiers
      Ce champ permet de préciser quel utilisateur sera chargé des relations entre le nouveau département et les autres départements. L'utilisateur sélectionné comme gestionnaire des relations métiers se voit automatiquement accorder le droit d'accès
      Département - Afficher
      .
    • Déléguer l'approbation des factures
      Indique si l'approbation des factures doit être déléguée aux sous-départements. Si cette option n'est pas sélectionnée, aucun sous-département de cette branche ne pourra afficher ou approuver les factures. Tous les frais sont alors cumulés au niveau supérieur du département parent.
  4. Enregistrez les modifications.
Vous pouvez supprimer des départements lorsque les conditions suivantes sont réunies :
  • Le département n'est pas référencé dans la matrice de taux et de coûts financiers.
  • Aucune transaction financière (enregistrée ou non enregistrée) n'est associée au département.
  • Le département n'est pas défini comme département du système par défaut.
  • Aucune ressource activée financièrement n'utilise le département.
  • Aucun projet activé financièrement n'utilise le département.
  • Le département n'est pas associé à un emplacement.
Définition du budget des départements
Vous pouvez planifier et assurer le suivi des coûts et bénéfices budgétés de votre département. Vous pouvez définir la date de début et de fin pour la période du budget. L'argent circule de manière constante et régulière au cours de cette période.
Par défaut, les mesures financières suivantes ne sont pas disponibles dans les propriétés du département : Calcul des mesures financières, VAN prévue, RSI prévu, Rentabilité prévue, TRI prévu, TRIM prévu, Délai de remboursement prévu (en mois), VAN du budget, RSI du budget, Rentabilité budgétaire, TRI du budget, TRIM du budget et Délai de remboursement budgétaire (en mois).
Vous pouvez configurer la vue Propriétés du département pour que l'objet Département affiche les mesures financières. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section
Développement dans CA PPM Studio
.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez Accueil. Dans la section Organisation, cliquez sur Départements.
  2. Cliquez sur le département.
  3. Cliquez sur Propriétés, puis sur Budget.
    La page Propriétés du budget apparaît.
  4. Remplissez ou vérifiez les champs suivants :
    • Devise
      Affiche la devise du système sélectionnée.
    • Budget = valeurs prévues
      Permet d'indiquer si vous souhaitez que les valeurs des coûts et des bénéfices budgétés correspondent aux valeurs du coût et du budget planifiés. Si vous souhaitez définir manuellement les valeurs de budget, désactivez cette case à cocher.
    • Coût prévu
      Définit les coûts prévus du département. Le montant contenu dans ce champ est réparti sur la période définie par les dates de début et de fin du coût prévu.
    • Début du coût prévu et Fin du coût prévu
      Définit respectivement la date de début et la date de fin du coût prévu pour le département.
    • Bénéfice prévu
      Définit le bénéfice total prévu que recevra le département.
    • Début du bénéfice prévu et Fin du bénéfice prévu
      Indiquent respectivement la date de début et la date de fin du bénéfice prévu.
    • Coût budgétaire
      Définit le coût budgété pour le département. Cette valeur est répartie sur la période définie entre les dates de début et de fin du coût budgété.
    • Début du coût budgété et Fin du coût budgété
      Indiquent respectivement la date de début et la date de fin du coût budgété pour le département.
    • Bénéfice budgétaire
      Définit le bénéfice budgété total que recevra le département.
    • Début du bénéfice budgétaire et Fin du bénéfice budgétaire
      Définit les dates de début et de fin du bénéfice budgété.
  5. Enregistrez les modifications.
Gestion des emplacements des départements
Pour associer un département à plusieurs emplacements, ouvrez le département et cliquez sur Emplacements. Les emplacements doivent appartenir à la même entité que le département. Vous pouvez afficher ces emplacements, les ajouter à un département ou les supprimer.
Si les conditions suivantes sont vraies pour le département, vous pouvez supprimer une association de département et d'emplacement :
  • Les ressources n'utilisent pas l'emplacement et le département.
  • Les projets n'utilisent pas l'emplacement et le département.
  • Les transactions enregistrées ou non enregistrées n'utilisent pas l'emplacement et le département.
Gestion des ressources des départements
Les ressources deviennent membres d'un département lorsqu'elles sont associées à un organigramme organisationnel du département dans la page des propriétés de la ressource. Une même ressource ne peut appartenir qu'à un seul et même département. La demande d'un département comprend les tâches suivantes :
  • Ensemble des tâches auxquelles les ressources du département sont allouées
  • Ensemble des tâches auxquelles des rôles sont alloués et indiquées comme issues du département
La capacité correspond au cumul de la disponibilité de toutes les ressources allouées aux investissements de ce département.
Affichage de l'allocation des ressources aux départements
Vous pouvez afficher la demande cumulée par rapport à la capacité des ressources du département, ainsi que tous les sous-départements associés.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez Accueil. Dans la section Organisation, cliquez sur Départements.
  2. Clique sur le département, puis sur Ressources.
    La page Ressources du département s'affiche.
  3. Dans la section Cumul des ressources du département, vérifiez les champs suivants :
    • Département
      Affiche le département ou n'importe lequel de ses sous-départements. Pour afficher la liste des ressources membres du département, ou modifier les propriétés ou les allocations d'une ressource spécifique, cliquez sur l'icône Ressources. Pour afficher les rôles d'un département ou d'un sous-département, ou pour modifier les propriétés ou allocations d'un rôle, cliquez sur l'icône Rôles du département ou du sous-département correspondant.
    • Allocation
      Ce champ affiche la disponibilité cumulée des employés à temps plein pour chaque période.
  4. Vous pouvez afficher la liste de ressources associées au département dans la section Ressources du département. Pour afficher ou modifier les propriétés ou les allocations d'une ressource spécifique, cliquez sur le lien de cette ressource.
Planification de la capacité des ressources
Pour planifier et organiser la capacité des ressources de vos départements et sous-départements, procédez comme suit :
  • Créez ou gérez des scénarios existants de planification de la capacité.
  • Planifiez la capacité de vos ressources en fonction des charges de travail, de l'allocation et des investissements.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le département et cliquez sur Ressources.
    La page Ressources du département s'affiche.
  2. Dans le menu Scénario, sélectionnez des scénarios pour planifier la capacité des ressources.
Gestion des investissements des départements
Les investissements sont liés à un département lorsqu'ils sont associés aux propriétés des investissements de l'organigramme organisationnel de ce département. Un investissement ne peut appartenir qu'à un seul département.
Vous pouvez afficher une liste de tous les investissements associés au département sélectionné et à ses sous-départements.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le département et cliquez sur Investissements.
    La liste des investissements apparaît.
  2. Pour afficher ou modifier un investissement, cliquez sur son lien.