Configuration d'emplacements financiers

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Les emplacements financiers représentent des lieux géographiques dans lesquels une société mène ses activités. Les emplacements (ville, état, ou pays) sont associés à une seule entité. Si vous avez défini plusieurs entités situées sur le même emplacement physique, vous devrez définir différents emplacements pour chacune d'elles. Vous pouvez définir une adresse, un numéro de téléphone et un nom de responsable pour chaque emplacement.
Exemple : emplacements à nom unique pour plusieurs entités
Forward Inc dispose d'une filiale qu'elle détient entièrement, appelée
FI Back Office Systems
. Forward Inc tient deux grands livres distincts pour chaque activité. Lors de la configuration de la structure financière, Forward Inc a créé deux entités : l'une pour elle-même et l'autre pour sa filiale. Les deux sociétés possèdent des bureaux sur le même emplacement géographique. Pour créer des entités et associer le même emplacement de façon unique à chacune de ces entités, Forward Inc a défini deux organigrammes organisationnels d'emplacement. Le premier est nommé
frd_locations
pour l'entité Forward Inc et l'autre,
fi_locations
pour l'entité FI Back Office Systems. Forward Inc. a également créé des emplacements de ville pour chaque emplacement d'entité à l'aide d'identificateurs et de noms uniques.
Après la configuration, Forward Inc associe ses unités commerciales, départements et groupes à ces emplacements. FI Back Office Systems fait de même.
Vous pouvez associer un emplacement à plusieurs départements et vice versa. Les emplacements peuvent être les emplacements parents d'autres emplacements. Par exemple, un pays peut être le parent d'un état ou d'une région. Cette hiérarchie crée automatiquement la structure de l'organigramme organisationnel pour l'organigramme organisationnel du département et de l'emplacement correspondants.
Création d'emplacements et association à une entité
Procédez comme suit :
  1. Dans la section Administration, sélectionnez Finances, puis cliquez sur Configuration.
    La page Structure de l'organisation financière s'affiche.
  2. Cliquez sur Emplacements.
  3. Cliquez sur Créer et spécifiez les informations requises. Ces champs requièrent une explication :
    • Entité
      Spécifie l'entité à laquelle appartient l'emplacement. Une fois enregistré, ce champ n'est plus modifiable.
    • Parent
      Spécifie le site auquel celui-ci appartient.
  4. Enregistrez les modifications.
Après avoir créé un emplacement, vous pouvez modifier certains de ses attributs. Toutefois, vous ne pouvez pas supprimer un emplacement s'il est utilisé par l'un des éléments suivants ou associé à l'un d'entre eux :
  • Département
  • Informations supplémentaires sur le client
  • Entité
  • Valeurs système par défaut
  • Transactions non enregistrées ou transactions en cours d'ajustement
  • Ressources
  • Contre-passations ou allocation GL
Si un emplacement est le parent d'autres emplacements, vous pouvez afficher une liste des sous-emplacements. Ouvrez l'emplacement parent, puis, dans le menu Propriétés, cliquez sur Sous-emplacements.
Association de départements à des emplacements
Vous pouvez associer un emplacement à un ou plusieurs départements. Vérifiez d'abord que ces départements ont été créés et qu'ils sont associés à la même entité que celle de l'emplacement.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez l'emplacement.
  2. Cliquez sur Propriétés, puis sur Départements.
  3. Cliquez sur Ajouter.
  4. Activez la case à cocher située à côté de chaque département que vous souhaitez associer à l'emplacement et cliquez sur Ajouter.
Les départements sélectionnés sont associés à l'emplacement.
Suppression des associations de départements d'emplacements
Si l'une des affirmations suivantes est vraie pour le département, vous pouvez supprimer l'association entre le département et l'emplacement.
  • Les investissements activés financièrement ne l'utilisent pas.
  • Aucune transaction financière n'y est associée.
  • Aucune ressource activée financièrement ne l'utilise.