Configuration de comptes de grand livre et traitement des contre-passations

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Les contre-passations représentent les transferts de compte des coûts d'investissement ou de service entre les départements. Une contre-passation permet de débiter ou de facturer le coût partagé des investissements ou services fournis au cours d'une période spécifique pour les départements. Un crédit correspondant est émis auprès des départements qui fournissent l'investissement ou le service pour le travail accompli.
Les contre-passations impliquent que des transactions existent dans le produit pour les investissements associés. Avant de configurer des contre-passations et des comptes de grand livre, effectuez les opérations suivantes :
  • Configuration d'une entité financière et définition de périodes fiscales pour l'entité
  • Configuration des emplacements et départements financiers
  • Configuration de classes financières
  • Configuration de services ou investissements activés financièrement
  • Configuration de membres d'équipe d'investissements ou de services activés financièrement (notamment main-d'oeuvre, équipement, matériel et ressources de dépenses)
  • Vérifiez que chaque utilisateur dispose des droits d'accès appropriés pour gérer des comptes et des règles. Reportez-vous à la section
    Référence aux droits d'accès
    .
Pour traiter des transactions de contre-passation, configurez des comptes de grand livre et des règles de contre-passation. Les règles pour le débit, le crédit et les frais généraux que vous créez dépendent du type de traitement de contre-passation que vous souhaitez implémenter.
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Configuration de comptes de grand livre
Les comptes GL sont des combinaisons de codes de compte principaux et de codes de sous-comptes utilisés pour le classement des comptes. Par exemple, le code 100 correspond au compte principal Actifs. Les codes 111 et 112 correspondent respectivement aux sous-comptes d'actifs Capital et Dépenses.
Configurez des comptes de grand livre (GL) pour définir des allocations en fonction des heures utilisées dans les contre-passations et les affecter aux détails de plan de coûts. Si vous effectuez une exportation des données de planification un système comptable externe, vous pouvez utiliser le compte GL à des fins de mappage. Vous pouvez également importer des comptes GL à partir d'un système comptable externe à l'aide de XOG.
Avant de configurer des comptes GL, vérifiez qu'une entité financière a été créée. Après la configuration d'un compte GL, vous pouvez le modifier. Vos plans de coûts et transactions peuvent référencer le compte GL.
Procédez comme suit :
  1. Dans la section Administration, sélectionnez Finances, puis cliquez sur Comptes GL.
  2. Cliquez sur Créer.
  3. Saisissez les informations requises. Les champs suivants requièrent une description :
    • ID du compte principal
      Définit la première partie du numéro de compte naturel.
    • ID du sous-compte
      Définit la seconde partie du numéro de compte naturel.
    • Actif(ve)
      Indique si ce compte est actif et disponible pour l'affectation à des plans de coût.
    • Frais généraux
      Indique si ce compte est utilisé pour facturer les coûts aux départements désignés. Si cette option est sélectionnée, veillez à créer des règles de frais généraux.
    • Dépense de capital
      Indique si ce compte est utilisé pour les dépenses de capitaux.
    • Dépenses hors trésorerie
      Indique si ce compte est utilisé pour des dépenses hors trésorerie.
  4. Cliquez sur Enregistrer.
Configuration de règles de contre-passation
Les règles permettent de déterminer les contre-passations et les crédits pour les coûts d'investissement et de service. Les transactions de travaux en cours traitent ces règles. Pendant le traitement des transactions, utilisez ces règles pour appliquer des charges ou des crédits de façon appropriée aux départements ou aux comptes GL désignés. Les responsables de départements peuvent visualiser leurs frais et crédits à l'aide des outils suivants :
  • Factures du département pour affichage et approbation des frais
  • Comptes de résultats du département pour affichage des crédits. Les comptes sont disponibles pour les départements chargés de gérer des services.
Les règles de contre-passation suivantes sont prises en charge :
  • Règles de débit propres à l'investissement
    : ensemble de règles propres à un investissement qui permettent de déterminer le mode de débit des départements pour le coût des investissements ou des services qui leur ont été fournis au cours d'une période donnée. Si certains coûts sont imputés aux frais généraux, les allocations ne peuvent pas toujours être égales à 100 %. Les responsables d'investissements ou de services définissent les règles de débit. Dans la page Contre-passations d'un investissement ou d'un service, vous pouvez afficher une liste des règles de débit définies pour cet investissement ou ce service.
  • Règles de débit standard
    : Un ensemble standard de règles de débit pouvant être utilisées au sein d'une entité pour facturer les coûts de l'investissement aux départements. Les règles de débit sont spécifiques à l'investissement et sont définies par le responsable de l'investissement ou du service ou par le responsable financier.
  • Règles de crédit
    : ensemble de règles qui déterminent les départements crédités pour le coût des investissements ou des services qui leur ont été fournis au cours d'une période donnée. Les allocations sur les règles de crédit doivent être égales à 100 % des coûts débités. Le responsable financier est chargé de configurer des règles de crédit.
  • Règles de frais généraux
    : Ensemble standard de règles qui déterminent le mode d'imputation des coûts restants ou des frais généraux pour une période spécifiée. Le responsable financier est chargé de configurer des règles de frais généraux.
Comme le responsable de l'investissement ou du service définit des règles de débit, vous pouvez baser les frais sur les règles standard ou règles spécifiques à l'investissement. Vous pouvez également configurer des codes uniques à remplir automatiquement, par exemple un code d'allocation (pour les règles standard) et un code de crédit de ressource (pour les règles de crédit).
Les règles déterminent également les coûts partagés des investissements et services. Les règles de contre-passation incluent un ensemble de propriétés uniques qui sont mises en correspondance avec des transactions lors des opérations de débit et de crédit des départements. Les règles de contre-passation comprennent les éléments suivants :
  • L'en-tête contient un ensemble de propriétés uniques qui sont mises en correspondance avec les transactions lors du traitement.
  • Le compte de grand livre (GL) inclut des combinaisons de départements permettant d'identifier les départements ayant fait l'objet de d'opérations de facturation ou de crédit pour des investissements ou services spécifiés.
  • Les allocations servent à déterminer la distribution de coûts partagés ou des crédits auprès des départements.
Exemples de contre-passation
  • Partage des coûts
    : le service de banque de détail a commandité le développement d'une application d'emprunts immobiliers partagée par les self-services de détail et les comptes premiers de détail. La division Banques de détail utilise la fonctionnalité Contre-passations pour allouer des coûts engagés par le service informatique pour ce projet de développement. Ce projet a nécessité les compétences de développeurs d'application, les compétences d'analyse d'opérateurs technique de l'informatique de détail, et les compétences en sécurités techniques du service informatique des banques d'investissement. Le service informatique de la Division des banques de détail définit des règles de débit et de crédit propres à l'investissement afin de contre-passer les coûts aux départements ayant commandité le travail et de créditer ceux ayant fourni le travail.
  • Crédit de plusieurs services informatiques pour le travail accompli
    : le responsable financier du service informatique de détail définit une règle de crédit pour allouer 100 % de crédit à trois départements fournisseurs :
    • La division Développement de l'application de détail réalise la majeure partie du travail de développement et est crédité de 50 % pour les trois premiers mois et de 80 % pour les trois mois restants.
    • La division Opération technique de détail fournit des services de conseil au début du projet et est créditée de 25 % pour les trois premiers mois, puis de 10 % pour les trois mois restants.
    • Le service informatique des banques d'investissement fournit également des services de consultation au début du projet et est crédité de 25 % pour les trois premiers mois, puis de 10 % pour les trois mois restants.
  • Débit de plusieurs unités commerciales pour le travail commandité
    : le chef de projets du service informatique de détail pour ce projet définit une règle de débit pour contre-passer 50 % chaque trimestre au département Self services de détail et au département Comptes premiers de détail. Grâce à des règles de contre-passations souples, Forward Inc peut allouer des coûts de manière appropriée aux départements bénéficiant des services fournis par le service informatique. Ces règles permettent également aux départements informatiques d'obtenir un crédit pour le travail accompli.
Cette image indique la procédure à suivre pour créditer plusieurs départements informatiques pour le travail effectué.
Cette image indique la procédure à suivre pour débiter plusieurs unités commerciales pour le travail commandé.
Création d'en-têtes de règle d'allocation standard
Vous pouvez appliquer une règle standard globalement à plusieurs investissements ou services, si les mêmes règles de contre-passation peuvent être utilisées pour débiter des départements pour des coûts. Lors de la configuration de contre-passations, les responsables d'investissements ou de services peuvent appliquer des règles standard (définies par le responsable financier) ou des règles basées sur des investissements (définies par le responsable d'investissement ou de service).
Procédez comme suit :
  1. Dans la section Administration, sélectionnez Contre-passation et cliquez sur Règles standard.
    Une liste répertoriant les en-têtes de règles standard existantes apparaît.
  2. Cliquez sur Créer.
  3. Saisissez les informations suivantes :
    • Code d'allocation
      (Obligatoire) Définit le code unique utilisé pour classer la règle de contre-passation (ou de débit standard).
    • Entité
      (Obligatoire) Définit l'entité associée à cette règle de contre-passation.
    • Type de coût
      Fournit la structure de coûts (coût de capital par rapport au coût d'exploitation) associé à la contre-passation.
    • Valeur utilisateur 1, Valeur utilisateur 2.
      Propriétés personnalisées. Vous pouvez uniquement sélectionner cette option si les valeurs d'éléments de recherche ont été définies dans Studio.
    • Code d'imputation
      Définit le code d'imputation associé à la règle de contre-passation.
    • Code de valorisation
      Définit le code de valorisation associé à la règle de contre-passation.
    • Classe de transactions
      Définit la classe de transactions associée à cette règle de transaction.
    • Imputer les coûts restants aux frais généraux
      Permet de spécifier si les coûts restants doivent être imputés aux frais généraux. Si vous sélectionnez cette option, définissez également les règles de contre-passation de frais généraux.
      Par défaut
      : option désactivée
    • Statut
      (Obligatoire) Indique si la règle standard est disponible pour les contre-passations.
      Valeurs :
      • Actif. La règle est toujours prise en compte et peut être mise en correspondance avec une transaction lors de la génération de factures.
      • Inactif. La règle n'est pas prise en compte lors de la génération des factures.
      • En attente : La règle peut être prise en compte et mise en correspondance avec une transaction si aucune règle active correspondante n'est trouvée.
  4. Enregistrez les modifications et continuez à ajouter des comptes GL et un pourcentage d'allocation aux comptes de débit.
Pour modifier les propriétés d'un en-tête de règle standard, cliquez sur le lien Code d'allocation de l'en-tête de règle standard de votre choix, ouvrez le menu Propriétés et cliquez sur Principal, modifiez les propriétés et enregistrer vos modifications.
Création d'une règle de crédit
Les règles de crédit identifient les départements qui sont crédités pour le coût des investissements ou services livrés. Les départements sont crédités en fonction des attributs des ressources affectées aux investissements ou aux services livrés. L'emplacement et le département affectés à une ressource doivent correspondre à l'emplacement et au département affectés au département bénéficiaire du crédit.
Procédez comme suit :
  1. Dans la section Administration, sélectionnez Contre-passations et cliquez sur Règles de crédit.
  2. Cliquez sur Créer.
  3. Saisissez les informations suivantes :
    • Code de crédit de ressource
      Définit le code unique utilisé pour classer la règle de crédit.
    • Code de statut
      Indique si la règle de crédit est active, inactive ou en attente.
    • Entité
      Définit l'entité associée au département recevant le crédit.
    • Emplacement
      Définit l'emplacement associé au département recevant le crédit.
    • Département
      Définit le département recevant le crédit.
    • Classe de ressources
      Définit une classe de ressources associée à la règle de crédit.
    • Classe de transactions
      Définit la classe de transactions associée à la règle de crédit.
  4. Enregistrez les modifications et continuez à ajouter des comptes GL et un pourcentage d'allocation crédité.
Création de règles de débit spécifiques à l'investissement
Les propriétés des règles de débit décrivent chaque règle de manière unique et servent à établir des correspondances avec les transactions lors du traitement financier. Une règle de frais généraux doit exister pour imputer les coûts restants au compte GL complet. Si aucune règle n'a été utilisée lors du traitement des transactions, vous pouvez supprimer la règle de débit.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez un investissement ou un service.
  2. Dans le menu Contre-passations, cliquez sur Règles de débit.
  3. Cliquez sur Créer.
  4. Saisissez les informations suivantes :
    • Code d'allocation
      Définit le code unique utilisé pour classer la règle de débit pour cet investissement.
    • Type de coût
      Fournit la structure de coûts (coût de capital par rapport au coût d'exploitation) associé à la contre-passation.
    • Code d'imputation
      Définit le code d'imputation associé à la règle de débit.
    • Valeur utilisateur 1 et valeur utilisateur 2
      Définit les propriétés personnalisées associées à la règle de débit. Vous pouvez sélectionner des attributs personnalisés uniquement si des valeurs d'élément de recherche ont été définies dans
      Clarity PPM
      Studio.
    • Code de valorisation
      Définit le code de valorisation associé à la règle de débit.
    • Classe de transactions
      Définit la classe de transactions associée à la règle de débit.
    • Code de statut
      Indique si la règle de débit est disponible pour les contre-passations.
      Valeurs
      :
      • Actif. Indique que la règle est toujours prise en compte et peut être mise en correspondance avec une transaction lors de la génération de factures.
      • Inactif. Indique que la règle n'est pas prise en compte lors de la génération de factures.
      • En attente : Si aucune correspondance ne peut être établie avec une règle active, la règle est prise en compte et mise en correspondance avec une transaction.
    • Imputer les coûts restants aux frais généraux
      Permet de spécifier si les coûts restants doivent être imputés aux frais généraux. Pour imputer les coûts restants aux frais généraux, activez cette case à cocher.
  5. Enregistrez les modifications et continuez à ajouter le compte GL et les combinaisons de départements à des fins d'imputation de coûts.
Définition des allocations GL pour les règles de crédit ou standard
Une fois les règles de débit créées, définissez les allocations GL déterminant la méthode d'imputation des coûts aux départements. Les allocations GL permettent d'identifier les comptes GL et les départements qui font l'objet de débits (pour les règles standard) et de crédits (pour les règles de crédit). Les allocations GL indiquent également les pourcentages de coûts imputés ou crédités. Le pourcentage d'allocation d'une règle de crédit pendant n'importe quelle période doit toujours être égal à 100 %. Une allocation GL est composée d'un compte GL complet et d'un ensemble de règles d'allocation. Les règles représentent le pourcentage de coûts alloués pendant une période donnée. Un compte GL complet consiste en une combinaison du compte GL naturel et du département.
Pour chaque allocation GL, vous pouvez répartir de manière égale les pourcentages de contre-passation sur toutes les périodes fiscales, ou indiquer des pourcentages différents pour chaque période. Par exemple, si la période fiscale de votre entreprise est définie sur une base trimestrielle, vous pouvez spécifier une allocation de 100 % pour le premier trimestre. Vous pourrez alors spécifier 50 % pour les autres trimestres. Les coûts restants des trois derniers trimestres peuvent ainsi être imputés à un autre département ou aux frais généraux.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez l'investissement ou le service.
  2. Dans le menu Contre-passations, cliquez sur Règles de débit ou sur Règles de crédit.
  3. Pour modifier les propriétés de la règle sélectionnée, cliquez sur le lien Code d'allocation pour les règles standard ou sur le lien Code de crédit de ressource pour les règles de crédit.
  4. Effectuez l'une des actions suivantes :
    1. Pour ajouter un compte à la règle et définir des allocations, cliquez sur Créer.
    2. Pour modifier des allocations pour un compte déjà inclus dans la règle, cliquez sur le lien Compte GL.
    La page Détails de la règle s'affiche.
  5. Dans la section Général, remplissez les champs suivants :
    • Compte GL
      Définit le compte GL associé à la règle.
    • Département
      Définit le département associé à la règle. Pour les règles de crédit, cette option indique le département bénéficiaire du crédit. Pour les règles standard, cette option indique le département imputé.
    Par défaut, le pourcentage et une ligne vide contenant des champs des dates (début et fin) s'affichent.
  6. Spécifiez une période de début et de fin pour la règle.
  7. Spécifiez le pourcentage de débit ou de crédit pour le département pendant la période donnée.
  8. Pour continuer à ajouter des périodes et des pourcentages, cliquez sur Nouvelle ligne.
  9. Une fois ces opérations effectuées, cliquez sur Enregistrer et revenir.
Suppression d'allocations GL des règles de débit
Vous pouvez supprimer des allocations GL des règles de débit dans la mesure où elles ne sont pas référencées dans des plans financiers ou dans des contre-passations.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez l'investissement ou le service.
  2. Dans le menu Contre-passations, cliquez sur Règles de débit.
  3. Pour accéder aux détails de la règle, cliquez sur le lien Code d'allocation GL.
  4. Effectuez les opérations suivantes dans la section Général :
    1. Sélectionnez un compte GL.
    2. Sélectionnez le département correspondant.
  5. Dans les champs Début ou Fin, utilisez le sélecteur de dates pour sélectionner une période.
    Le type de période fiscale de l'entité détermine les périodes disponibles pour sélection.
  6. Indiquez le pourcentage d'allocation des frais au compte GL et à la combinaison de départements.
  7. Pour continuer à ajouter des allocations pour d'autres périodes, enregistrez les modifications.
  8. Enregistrez les modifications.
Création de règles de frais généraux
Lorsque les règles standard ou de débit sont utilisées pour imputer les coûts restants aux frais généraux, les règles de frais généraux permettent de déterminer les comptes GL à débiter. Les règles de frais généraux peuvent uniquement contenir un ensemble d'allocations GL. Aucune information d'en-tête n'est requise. Pour imputer des frais généraux à des départements, configurez les éléments suivants :
  • Comptes GL pour les frais généraux
  • Les coûts restants sont imputés à des règles standard ou de débit.
Procédez comme suit :
  1. Dans la section Administration, sélectionnez Contre-passations et cliquez sur Règles de frais généraux.
  2. Cliquez sur Créer.
  3. Saisissez les informations suivantes :
    • Entité
      Définit l'entité associée à la règle.
    • Compte GL
      Définit le compte GL associé à la règle.
    • Département
      Définit le département associé à la règle.
  4. Enregistrez les modifications. Une fois enregistrées, les propriétés des règles sont uniquement disponibles en lecture seule.
  5. Définissez les détails des règles de frais généraux :
    1. Spécifiez le pourcentage à allouer aux frais généraux pendant cette période.
    2. Pour continuer à ajouter des périodes et des pourcentages, cliquez sur Nouvelle ligne.
    3. Enregistrez les modifications.
Pour modifier les allocations pour les règles de frais généraux, modifiez les propriétés du compte de votre choix, sélectionnez une période, spécifiez le pourcentage pour définir l'allocation pour le compte GL complet et enregistrez les modifications. Pour supprimer une règle de frais généraux, sélectionnez-la, puis cliquez sur Supprimer.
Configuration de crédits de ressource
Avant de configurer des crédits de ressource pour l'enregistrement dans le compte GL, reportez-vous à la section
Référence sur les droits d'accès
et vérifiez que chaque utilisateur dispose du droit d'accès la Maintenance financière - Gestion financière.
La plupart des départements informatiques effectuent des contre-passations de crédits au groupe pour lequel ils ont travaillé afin d'allouer des dépenses et du travail. Le crédit de ressource indique le bénéficiaire du crédit : département, entité, emplacement, classe de transactions ou classe de ressources. Les incidents permettent de gérer les crédits de ressource.
Suppression des allocations GL au niveau des règles de contre-passation
Utilisez l'une des méthodes ci-dessous pour supprimer des allocations GL au niveau des règles de contre-passation :
  • Suppression des allocations GL au niveau des règles de crédit ou standard
  • Suppression des allocations GL dans les règles de frais généraux
Vous pouvez supprimer des allocations GL uniquement si elles ne sont pas référencées dans les contre-passations et dans les plans de coûts.
Suppression d'allocations GL dans des règles de crédit ou standard
Procédez comme suit :
  1. Pour modifier les propriétés de la règle sélectionnée, cliquez sur le lien Code d'allocation ou Code de crédit de ressource.
    Les détails des propriétés de la règle s'affichent.
  2. Activez la case à cocher située à côté de chaque allocation GL que vous souhaitez supprimer de la règle, puis cliquez sur Supprimer.
Suppression d'allocations GL de règles de frais généraux
Procédez comme suit :
  1. Pour modifier les propriétés de la règle de frais généraux sélectionnée, cliquez sur le lien Compte GL.
    La page Détails de la règle s'affiche.
  2. Activez la case à cocher située à côté de chaque période d'allocation que vous souhaitez supprimer de la règle.
  3. Cliquez sur Supprimer.
Résolution d'erreurs et avertissements de contre-passation
La page Messages vous permet d'afficher et de surveiller les erreurs et les avertissements de contre-passation. Vous pouvez afficher les erreurs et avertissements :
  • Erreurs
    . En cas d'erreur de contre-passation, la transaction à l'origine de cette erreur ne pourra faire l'objet d'aucun traitement. Vous devez corriger cette erreur afin de pouvoir traiter les imputations et les crédits.
  • Avertissements
    . Les avertissements de contre-passation vous informent de problèmes potentiels que vous pouvez corriger.
Le tableau ci-dessous répertorie quelques-uns des messages les plus courants et leur résolution :
Type
Message
Résolution
Non applicable
Erreur de déboursement des frais de débit (surallocation)
Le total des pourcentages d'allocation dépasse 100 % dans la règle de débit. Pour savoir si le total des pourcentages d'allocation de votre règle de débit est supérieur à 100 %, configurez les vues de colonne de liste Débits pour que l'objet Détail de l'allocation GL affiche une ligne de cumul. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Développement dans
Clarity PPM
Studio
.
Non applicable
Erreur de déboursement des frais généraux (surallocation)
Le total des pourcentages d'allocation dépasse 100 % dans la règle de frais généraux. Pour savoir si le total des pourcentages d'allocation de votre règle de frais généraux est supérieur à 100 %, configurez les vues de colonne Liste des règles de frais généraux pour que l'objet Détail de l'allocation GL affiche une ligne de cumul. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Développement dans
Clarity PPM
Studio
.
Avertissement
Aucun type de contre-passation n'a été défini pour l'investissement.
Définissez les options de contre-passation pour l'investissement.
Erreur
Aucune information concernant l'allocation de la règle de crédit n'apparaît dans la plage de la date de transaction.
Définissez une allocation GL dans la règle de crédit pour la date de la transaction.
Erreur
Aucune information concernant l'allocation de la règle de débit n'apparaît dans la plage de la date de transaction.
Définissez une allocation GL dans la règle de débit pour la date de la transaction.
Erreur
Aucune règle de crédit correspondante n'a été trouvée.
Effectuez l'une des actions suivantes :
  • S'il n'existe aucune règle de crédit, créez-en une. Contactez le responsable financier.
  • S'il existe une règle de crédit, comparez ses critères avec ceux de la transaction, puis ajustez cette règle ou créez-en une qui corresponde à la transaction. Vous pouvez également ajuster la transaction pour qu'elle corresponde à la règle. Contactez le responsable financier et le responsable de l'investissement.
Erreur
Aucune règle de débit correspondante n'a été trouvée.
Effectuez l'une des actions suivantes :
  • S'il n'existe aucune règle de débit, créez-en une. Contactez le responsable de l'investissement ou du service.
  • S'il existe une règle de débit, comparez ses critères avec ceux de la transaction, puis ajustez cette règle ou créez-en une qui corresponde à la transaction. Vous pouvez également ajuster la transaction pour qu'elle corresponde à la règle. Contactez le responsable financier et le responsable de l'investissement.
Erreur
Aucune règle de frais généraux n'a été trouvée.
Effectuez l'une des actions suivantes :
  • Créez une règle de frais généraux. Contactez le responsable financier.
  • Désélectionnez l'option de facturation des coûts restants aux frais généraux dans la règle de débit.
Erreur
La combinaison Département/Emplacement sélectionnée n'est pas valide.
Vérifiez que les propriétés de la règle de crédit indiquent une combinaison Département/Emplacement valide.
Avertissement
Impossible de créditer le montant total des frais.
Révisez la règle de crédit et vérifiez que l'allocation GL est égale à 100 % pour la date de transaction spécifiée. Pour plus d'informations, contactez le responsable financier.
Avertissement
Le type de dépense de la transaction des travaux en cours [Dépense de capital|Amortissement] ne correspond pas au type de dépense de facturation de l'investissement [Dépense de capital|Amortissement].
Effectuez l'une des actions suivantes :
  • Définissez le type de dépense de la transaction de travaux en cours afin qu'il corresponde avec le type de dépense de facturation de l'investissement. Contactez le responsable financier.
  • Définissez le type de dépense de facturation de l'investissement afin qu'il corresponde avec le type de dépense de la transaction de travaux en cours. Contactez le responsable de l'investissement ou du service.
Lorsque vous corrigez une erreur ou un avertissement, les messages associés sont supprimés de la page Messages.
Procédez comme suit :
  1. Dans la section Administration, sélectionnez Contre-passations et cliquez sur Messages.
    Une liste des erreurs et avertissements de contre-passation s'affichent.
  2. Vérifiez les informations suivantes :
    • Investissement
      Affiche le nom de l'investissement utilisé dans la transaction.
    • Code d'imputation
      Affiche le code d'imputation associé à l'investissement.
    • Date de transaction
      Affiche la date de la transaction.
    • Type de dépense
      Affiche le type de dépense.
    • Ressource
      Affiche la ressource qui a engagé le coût pour l'investissement.
    • Allocation
      Affiche la règle concernée par l'erreur ou l'avertissement.
    • Type d'allocation
      Indique s'il s'agit d'une règle de crédit ou de débit.
    • Sous-type d'allocation
      Indique si la règle est une règle standard ou si elle est basée sur un investissement.
    • Date du lot
      Affiche la date d'exécution du job Emettre des factures.
    • Lot exécuté par
      Affiche l'utilisateur qui a initialisé le job Emettre des factures.
    • En attente
      Affiche un message d'erreur indiquant En attente.
    • Message
      Affiche l'erreur ou l'avertissement.
  3. Activez la case à cocher située à côté de chaque message, puis effectuez l'une des actions suivantes :
    • Pour mettre le message d'erreur en attente, cliquez sur En attente.
    • Pour annuler la mise en attente du message d'erreur, cliquez sur Libérer.
  4. Corrigez les erreurs et les avertissements.
En-têtes de règles et allocations GL basées sur le temps
Les règles de débit et de crédit sont composées d'un en-tête et d'un ensemble d'allocations GL basées sur le temps.
En-têtes de règles
Un en-tête décrit de manière unique la règle et est utilisé au cours du traitement financier pour établir des correspondances avec les transactions. Voici quelques exemples :
  • Une règle de débit DB-800 est décrite comme suit : code d'imputation = Dépenses ; code de la transaction = techSup. Une règle de débit DB-900 est décrite comme suit : code d'imputation = Dépenses ; code de la transaction = SysMaint.
  • Une règle de crédit CR-000 est décrite comme suit : emplacement = Santa Clara ; classe de ressources = ENG. Une autre règle de crédit CR-111 est décrite comme suit : emplacement = Bournemouth ; classe de ressources = ENG.
Vous pouvez configurer le code d'allocation GL utilisé pour créer et identifier les règles pour le remplissage automatique.
Allocations GL basées sur le temps
Les règles de débit et de crédit sont composées d'un en-tête et d'un ensemble d'allocations GL basées sur le temps. Les allocations basées sur le temps déterminent le montant des coûts débités ou crédités aux départements au cours d'une période. Les règles de contre-passation reposent sur les éléments suivants :
  • Compte GL complet
    : Détermine le compte de grand livre sur lequel le coût est facturé et le département responsable du coût.
  • Période fiscale
    : Identifie la période pour l'allocation GL.
  • Pourcentage d'allocation
    : Détermine le pourcentage du coût total débité ou crédité sur le compte GL complet.
Définition des options de contre-passation d'investissement
La gestion des contre-passations à partir d'investissements implique la configuration d'options de contre-passation. Vous pouvez sélectionner divers options ou types de contre-passation :
  • Règles de débit standard
  • Règles de débit propres à l'investissement
Le type Dépense de facturation identifie le mode de réservation des coûts. Les dépenses de facturation servent également à établir des correspondances avec des transactions pour déterminer si les coûts d'investissement doivent être ou non facturés. Par exemple, la stratégie de votre entreprise consiste à contre-passer uniquement les investissements qui sont considérés comme des dépenses de capital. Vous gérez également les serveurs de messagerie. Les sociétés considèrent que les serveurs et autre type de matériel essentiel peuvent faire l'objet d'amortissements au fil du temps et peuvent être gérés différemment pendant le traitement des transactions. Toutes les transactions de dépenses de capital traitées par rapport à vos serveurs de messagerie seront ignorées et ne seront pas contre-passées.
Les options de contre-passation déterminent le mode et les dates de génération des frais lors de la facturation. Vous devez configurer les options de contre-passation pour pouvoir traiter des contre-passations. Le type de contre-passation détermine si une règle définie pour l'investissement ou une règle de débit standard est associée aux transactions au cours du traitement financier.
Vous devez sélectionner un type de contre-passation pour générer des factures pour les transactions correspondantes.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez un investissement ou un service.
  2. Dans le menu Contre-passations, cliquez sur Options.
  3. Remplissez les champs suivants :
    • Type de contre-passation
      Définit le type de contre-passation pour l'investissement ou le service.
      Valeurs :
      • Standard
      • Investissement
    • Type de dépense de facturation
      Indique la méthode de comptabilisation des coûts et spécifie si ces coûts sont pris en compte à des fins de facturation lors du traitement des transactions.
      Valeurs :
      • Dépense de capital
        . Les frais sont pris en compte pour la facturation.
      • Amortissement
        . Les frais ne sont pris en compte pour la facturation.
  4. Enregistrez les modifications.
Extourne de frais sur les transactions
Vous pouvez réviser les transactions traitées pour vos investissements ou vos services afin de vérifier qu'elles ont été correctement enregistrées. Si vous détectez des erreurs nécessitant des extournes, vous pouvez extourner des frais sur les transactions sélectionnées ou sur toutes les transactions répertoriées. Lorsque vous extournez des frais, les frais alloués sont supprimés des factures du département. Ces frais n'apparaîtront plus lors de la prochaine génération des factures ou lorsque le responsable du département recréera manuellement la facture. Si la facture est verrouillée ou approuvée lors de l'extourne des frais, cette modification sera répercutée sur les prochaines factures.
Pour vous assurer de la mise à jour des données de hiérarchie, exécutez le job
Mettre à jour les données cumulées
avant de générer des factures. Pour plus d'informations, reportez-vous à la page
Référence sur les jobs
.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez l'investissement ou le service.
  2. Dans le menu Contre-passations, cliquez sur Transactions.
    La page
    Transactions des contre-passations
    s'affiche.
  3. Dans la section Filtre, sélectionnez la période fiscale pour laquelle vous souhaitez afficher ou extourner des frais de transactions, puis cliquez sur Filtrer.
  4. Révisez les transactions.
  5. Si des transactions sont incorrectes et nécessitent des extournes, effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Sélectionnez chaque transaction dont vous souhaitez extourner les frais, puis cliquez sur Extourner les frais sélectionnés.
    • Pour extourner les frais de toutes les transactions répertoriées, cliquez sur Extourner les frais filtrés.
    Les transactions sélectionnées indiquent que les frais ont été extournés.
Affichage des comptes de résultats des départements
Le
compte de résultats
indique aux départements quel montant des coûts engagés peut être recouvré auprès des départements ayant bénéficié des services fournis. Le principe du compte de résultats d'un département est similaire à celui d'une entreprise. Les coûts engagés sont imputés aux départements bénéficiaires des services. Les responsables de départements peuvent afficher leurs frais à partir d'une facture. Seuls les départements fournissant des services peuvent afficher les comptes de résultats du département.
Pour afficher les comptes de résultats d'un département, vérifiez les éléments suivants :
  • Configurez des services et associez-les au département.
  • Au moins un département doit s'abonner à au moins un service offert par le département fournisseur.
  • Des règles de débit doivent exister pour les services. Contactez le responsable du service pour créer des règles de débit pour le service.
  • Des règles de crédit doivent exister.
  • Reportez-vous à la section
    Référence sur les droits d'accès
    et vérifiez que chaque utilisateur dispose des droits d'accès appropriés pour afficher les comptes de résultats.
Les comptes de résultats sont générés avec les factures lors des exécutions planifiées du job Emettre des factures.
Exemples de compte de résultats
  • Les départements informatiques ne constituent plus des centres de coûts : votre organisation souhaite proposer à ses unités commerciales plusieurs services informatiques, notamment la prise en charge d'un système de messagerie, des ordinateurs de bureau et des réseaux.. Il s'agit de services fondamentaux pour que chaque unité commerciale puisse maintenir ses activités. Ces services sont facturés à chaque département. Les départements fournisseurs de ces services reçoivent un crédit pour le travail effectué.
  • Imputation de coûts par factures approuvées aux départements bénéficiaires des services : les factures de département sont générées, révisées et approuvées tous les trimestres par les départements qui bénéficient des services fournis. Le département des ressources humaines est abonné à plusieurs services informatiques et a accepté de prendre en charge les frais d'une partie de ces services. Le département des Ressources humaines a approuvé une facture s'élevant à 17 400 $.
  • Les coûts facturés se transforment en crédit pour les départements fournisseurs : le département des services informatiques reçoit un crédit pour les services fournis. Le responsable du département affiche les crédits et les coûts engagés dans le compte de résultats du département. Le compte de résultats montre que certains frais ont été approuvés et que le département a effectué un recouvrement de 17 400 $ à ce jour. D'autres responsables de département doivent encore approuver leurs frais. Ces frais apparaissent comme écart de recouvrement.
Affichage des récapitulatifs de comptes de résultats
Vous pouvez afficher un compte de résultats qui répertorie tous les coûts engagés, les coûts recouvrés et les crédits par investissement.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez Accueil. Dans la section Organisation, cliquez sur Départements.
  2. Pour ouvrir un département, cliquez sur le lien correspondant.
  3. Cliquez sur Compte de résultats.
  4. Filtrez les informations du compte.
    Une liste des investissements détenus par le département apparaît.
  5. Vérifiez les informations du compte à l'aide des données suivantes :
    • Investissement
      Affiche le nom de l'investissement appartenant à ce département et offert sous forme de service à d'autres départements.
    • Type
      Indique si l'investissement est un service ou un autre type d'investissement.
    • Coût engagé
      Affiche le total du coût engagé à ce jour par cet investissement et facturé aux autres départements. Cliquez sur cette valeur pour accéder aux détails de la transaction.
    • Coût recouvert
      Affiche le total des frais approuvés à ce jour par les départements et facturés pour cet investissement. Ce montant représente les coûts totaux recouvrés à ce jour par ce département. Cliquez sur cette valeur pour accéder aux détails de la transaction.
    • Ecart de recouvrement
      Affiche la différence à ce jour entre les coûts engagés et les coûts recouvrés. Ce montant représente le montant total que ce département doit recouvrer.
    • Crédits
      Affiche le crédit total dû à ce département. Cliquez sur cette valeur pour accéder aux détails de la transaction.
    • Ecart de crédits
      Affiche la différence à ce jour entre les coûts recouvrés (approuvés) et le total des crédits (approuvés et non approuvés).
Affichage des détails du compte de résultats
Vous pouvez afficher les détails du compte de résultats pour afficher les détails de la transaction.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le département et cliquez sur Compte de résultats.
    Une liste des investissements apparaît.
  2. Pour afficher les détails de la transaction, cliquez sur l'un des liens suivants :
    • Coût engagé
    • Coût recouvert
    • Crédits
    Une liste des transactions traitées affectant ce compte de résultats apparaît.
  3. Pour afficher les transactions des sous-départements, activez la case à cocher Inclure les sous-départements. Cette case à cocher est désactivée si aucun sous-département n'existe.
  4. Affichez les informations suivantes :
    • Investissement
      Affiche le nom de l'investissement ayant engendré les coûts.
    • Département
      Affiche le nom du département auquel les coûts seront imputés.
    • Date de transaction
      Affiche la date de la transaction.
    • Montant
      Affiche le total des coûts engagés.
    • Pourcentage
      Affiche l'allocation GL définie dans la règle de crédit par votre responsable financier.
    • Montant mis à l'échelle
      Affiche le montant mis à l'échelle en fonction du pourcentage d'allocation GL.
Soumission et approbation des factures d'un département
Chaque département imputé pour le coût des investissements et services fournis reçoit une facture pour chaque période. Vous pouvez afficher les factures par période pour surveiller les frais, apporter des corrections, approuver ou rejeter des factures et recréer manuellement des factures. Le responsable de l'investissement ou du service configure les règles de débit qui identifient les départements imputés. Les règles indiquent également le pourcentage du coût débité.
Pour recevoir, soumettre, approuver, ou rejeter une facture, vérifiez que les éléments suivants existent :
  • Définissez le type de période fiscale pour l'établissement du cycle de facturation.
  • Configurez l'un des éléments suivants :
    • Règles de débit propres à l'investissement
    • Règles de débit standard
    • Règles de crédit
  • Reportez-vous à la section
    Référence sur les droits d'accès
    et vérifiez que chaque utilisateur dispose des droits d'accès appropriés pour afficher, soumettre, approuver ou rejeter des factures.
Approbation des factures
En règle générale, le responsable financier et le responsable du département travaillent conjointement pour approuver les factures. Le responsable financier soumet les factures pour approbation et le responsable du département les approuve ou les rejette. Les droits d'accès aux factures du département déterminent les utilisateurs autorisés à exécuter les tâches relatives aux factures.
Consultez les stratégies et les meilleurs pratiques de votre entreprise pour identifier les rôles chargés des factures et déterminer les périodes limites de soumission et d'approbation des factures. Voici une description du processus d'approbation :
  1. La facture est générée par exécution du job Emettre des factures, qui peut être planifié pour une exécution régulière. Une fois le job terminé, la facture est disponible avec le statut
    Pro forma
    . La facture est ouverte pour inclure des transactions supplémentaires et reste disponible pour révision. Si nécessaire, le responsable financier peut recréer manuellement des factures pour capturer des transactions ou des ajustements nouvellement ajoutés entre deux générations de factures planifiées.
  2. Le responsable financier soumet la facture pour approbation. Le statut devient
    Soumis(e)
    et la facture est verrouillée. Aucune transaction ne peut y être ajoutée. Si des transactions supplémentaires sont traitées pour cette période, elles sont ajoutées à la facture de la prochaine période.
  3. Le responsable du département peut approuver ou rejeter la facture.
    • Si elle est approuvée, son statut devient
      Approuvé(e)
      . La facture est complète et aucune action supplémentaire n'est requise.
    • Si la facture est rejetée, son statut devient
      Rejeté(e)
      . Le responsable financier peut ajuster ou extourner une transaction spécifique ou l'ensemble de la facture.
Approbation de facture déléguée
L'approbation de facture déléguée permet aux sous-départements d'afficher et d'approuver leurs propres factures. Cette approbation déléguée est déterminée lors de la configuration des départements. Lorsque les sous-départements sont autorisés à utiliser l'approbation de facture déléguée, les factures sont générées pour chaque sous-département et pour le département parent. Cette condition s'applique si des règles de débit existent et si des transactions y ont été enregistrées. Les frais du sous-département ne sont pas cumulés dans le parent.
Lorsque des sous-départements ne bénéficient pas de l'approbation de facture déléguée, les frais enregistrés pour ces sous-départements sont cumulés sur la facture du département parent. Ceux-ci doivent bénéficier de l'approbation de facture déléguée pour pouvoir déléguer l'approbation de facture à leurs sous-départements. Si le département parent de niveau supérieur ne définit pas l'approbation de facture déléguée, aucun sous-département de cette branche ne pourra afficher ou approuver des factures. Tous les frais sont alors cumulés au niveau supérieur du département parent.
Le diagramme suivant illustre la structure organisationnelle et l'effet de l'approbation de facture déléguée sur chaque département :
Cette image indique comment l'approbation de facture déléguée permet aux départements d'approuver leurs propres factures.
Cette image indique comment l'approbation de facture déléguée permet aux départements d'approuver leurs propres factures.
  • Banque de détail :
    délègue l'approbation de factures à ses deux sous-départements, Banque self-service et Comptes clients premiers. Une facture pour l'unité commerciale Banque de détail est générée lors de l'enregistrement de transactions sur cette unité.
  • Banque self-service
    : ne délègue pas l'approbation de factures à ses deux sous-départements, Marketing et Service client. Une facture est générée pour le département Banque self-service lors de l'enregistrement de transactions sur ce département. Les frais enregistrés pour les départements Marketing et Service clientèle sont cumulés sur la facture de la banque self-service. Les départements Marketing et Service client ne reçoivent pas de factures.
  • Comptes clients premiers :
    ne délègue pas l'approbation de factures à ses deux sous-départements, Marketing et Service client. Une facture est générée pour le département Comptes clients premiers lors de l'enregistrement de transactions sur ce département. Les départements Marketing Comptes premiers et Service client Comptes premiers reçoivent également leur propre facture lors de l'enregistrement de transactions sur leur département.
Cumul de facture
Chaque poste d'une facture indique les frais cumulés de l'investissement ou du service parent de niveau supérieur dans une hiérarchie. Vous pouvez également utiliser la navigation descendante et afficher les frais détaillés de l'investissement parent et des tous les investissements enfants inclus dans les transactions au cours de la période de facturation. Pour en savoir plus sur l'utilisation les frais dans les hiérarchies d'investissements ou de services, reportez-vous aux sections
Gestion de projets
et
Gestion des services informatiques
.
Exemple : ajout de frais des lignes inférieures aux lignes supérieures
Le département Self-service de détail chez Forward Inc gère un produit appelé Banque self-service. Ce produit constitue le parent de niveau supérieur par rapport à plusieurs autres investissements enfants, tels que le système de Présentation en ligne de factures (Online Bill Presentment, OBP) et le support technique. Lors de l'affichage des factures, les responsables de départements peuvent uniquement voir les frais cumulés du parent de niveau supérieur. Par exemple, la somme de 4 190 $ pour Banque self-service représente les frais totaux de tous les investissements de la hiérarchie inclus dans une transaction au cours de la période de facturation. Les responsables de département peuvent afficher les frais détaillés de chaque investissement de la hiérarchie, en cliquant sur le montant ou le montant total.
Ajustements de factures
Parfois, certains frais erronés peuvent nécessiter un ajustement ou une extourne. Vous pouvez alors rejeter la facture et solliciter un ajustement. Voici quelques exemples d'ajustements que vous pouvez demander :
  • Modification de votre part dans le coût de l'investissement ou du service
    : Contactez le responsable de l'investissement ou du service et demandez un ajustement de votre pourcentage d'allocation de débit.
  • Mise à jour de la transaction
    : Contactez votre responsable financier pour créer un ajustement des travaux en cours et modifiez la transaction selon vos besoins, en augmentant ou diminuant le taux, le coût ou les unités par exemple.
  • Extourne complète des frais
    : Contactez votre responsable de l'investissement ou du service, ou le responsable financier pour extourner les frais.
L'application d'ajustements ou d'extournes à des transactions ou à des règles de débit déclenche des ajustements sur d'autres départements qui partagent le coût de l'investissement. Par exemple, si votre pourcentage d'allocation est réduit de 5 %, d'autres départements récupèrent ces frais supplémentaires. Si le coût total d'une transaction est diminué, tous les départements partageant les coûts reçoivent également un ajustement de leurs frais. Tous les ajustements ou extournes appliqués aux factures verrouillées ou approuvées sont reflétés sur la prochaine facture déverrouillée ou sur la prochaine facture.
Soumission des factures d'un département
Les responsables de départements peuvent afficher une liste des factures générées pour leurs départements. Les responsables financiers peuvent afficher toutes les factures générées dans les pages relatives aux factures du module de gestion financière. Vous pouvez accéder aux détails suivants d'une facture en la faisant dérouler :
  • Statut des travaux en cours ou d'ajustement d'une transaction
  • Montant de la transaction.
  • Pourcentage imputé : Par exemple, 100 % indique qu'un service utilise la totalité de l'investissement et 50 % indique que l'investissement est partagé entre deux services.
  • Montant mis à l'échelle en dollars en fonction du pourcentage imputé au service
Votre responsable financier se charge généralement de soumettre les factures pour approbation. Les factures soumises sont automatiquement verrouillées et présentent le statut
Soumis(e)
. Les factures soumises peuvent être rappelées, approuvées ou rejetées.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez Accueil. Dans la section Organisation, cliquez sur Départements.
  2. Ouvrez le département et cliquez sur Factures.
    Une liste des factures de votre département s'affiche.
  3. Pour ouvrir une facture, cliquez sur le lien Numéro de la facture. Ces champs requièrent une explication :
    • Montant actuel
      Affiche le montant des frais pour la période spécifiée. Pour afficher les détails de la transaction, cliquez sur ce lien.
    • Ajustement de la période précédente
      Affiche le montant d'un ajustement appliqué au cours de la période précédente. Si le montant est de 0, aucun ajustement n'a été effectué au cours de la période précédente. Pour afficher les détails de l'ajustement, cliquez sur ce lien.
    • Montant total
      Affiche le montant total des frais déduits des ajustements pour la période spécifiée. Pour afficher les détails de la transaction, cliquez sur ce lien.
    • Abonnement
      Indique s'il existe un abonnement à un service. S'il existe un abonnement à un service, une coche apparaît.
  4. Soumettre la facture
Verrouillage et déverrouillage des factures d'un département
En règle générale, votre responsable financier utilise la page des éléments de facture du département pour verrouiller et déverrouiller les factures. Lorsqu'une facture est soumise, elle est automatiquement verrouillée. Une fois une facture verrouillée, aucune transaction ne peut y être ajoutée. Si vous disposez de droits d'accès pour soumettre des factures, vous pouvez déverrouiller temporairement une facture afin d'y appliquer des modifications de dernière minute.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez Accueil. Dans la section Organisation, cliquez sur Départements.
  2. Ouvrez le département et cliquez sur Factures.
    Une liste des factures de votre département s'affiche.
  3. Pour ouvrir une facture, cliquez sur le lien Numéro de la facture.
  4. Effectuez l'une des actions suivantes :
    • Pour empêcher l'application de mises à jour à la facture, cliquez sur Verrouiller.
    • Pour rendre la facture disponible pour les mises à jour, cliquez sur Déverrouiller.
Approbation et rejet des factures d'un département
Le responsable du département est généralement chargé d'approuver, de rappeler ou de rejeter les factures. Pour modifier le statut d'une facture et rétablir l'état Soumis(s), utilisez l'option de rappel. Vous ne pouvez pas rappeler les factures approuvées, ni exécuter d'autre action sur celles-ci. L'ensemble des ajustements ou extournes appliqués à la facture après son approbation sont inclus dans la prochaine facture déverrouillée ou dans la prochaine facture. Lorsqu'une facture est rejetée, des ajustements des travaux en cours ou des modifications peuvent être apportés aux règles de débit pour corriger les frais. Pour plus d'informations sur les ajustements de travaux en cours, contactez votre responsable financier.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez Accueil. Dans la section Organisation, cliquez sur Départements.
  2. Ouvrez le département et cliquez sur Factures.
    Une liste des factures de votre département s'affiche.
  3. Pour ouvrir une facture, cliquez sur le lien Numéro de la facture.
  4. Cliquez sur Approuver ou Rejeter.
Recréation des factures d'un département
Les factures sont mises à jour en permanence lors des exécutions planifiées du job Emettre des factures. Vous pouvez néanmoins mettre à jour manuellement une facture entre les exécutions planifiées et afficher les transactions récemment ajoutées. Si un recalcul affecte plusieurs factures et que toutes les factures affectées sont déverrouillées, la facture est mise à jour. Les recalculs sont ignorés si l'une des factures affectées par la modification est verrouillée. En cas de problème pour effectuer un nouveau calcul, un message apparaîtra.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la description du job
Emettre des factures
dans la page
Référence sur les jobs
.
Pour vous assurer de la mise à jour des données de hiérarchie, exécutez le job
Mettre à jour les données cumulées
avant de recréer des factures. Pour plus d'informations, reportez-vous à la page
Référence sur les jobs
.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez Accueil. Dans la section Organisation, cliquez sur Départements.
  2. Ouvrez le département et cliquez sur Factures.
    Une liste des factures de votre département s'affiche.
  3. Pour ouvrir une facture, cliquez sur le lien Numéro de la facture.
  4. Cliquez sur Recréer.
    Une barre d'avancement apparaît lors du processus de recréation. Une fois le processus terminé, la facture recalculée apparaît.
  5. Pour afficher les détails de la transaction et vérifier le résultat des ajustements sur la facture, cliquez sur le lien Montant actuel ou Montant total.