Gestion des portefeuilles

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La gestion de portefeuilles permet aux gestionnaires et partenaires de portefeuilles de créer et de réviser un ensemble d'investissements d'intérêt pour les partenaires de votre entreprise. A l'issue de la création d'un portefeuille, le produit crée un cliché de vos données d'investissement utilisées aux fins de gestion et de génération de rapports. Dans ce cliché, vous pouvez définir un intervalle de mise à jour des données de sorte à ce qu'elles correspondent aux informations d'investissement les plus récentes. Par la suite, vous pouvez créer d'autres versions ou plans à l'aide de ces données. Pour explorer des possibilités d'investissements, utilisez ces plans pour créer des scénarios de simulation.
Un portefeuille est un ensemble d'investissements. En fonction de vos besoins, vous pouvez créer les types de portefeuilles suivants, basés sur les éléments suivants :
  • Investissements (par exemple, projets PMO, applications informatiques, gammes de développement de nouveaux produits)
  • Investissements spécifiques (par exemple, tous les projets actifs)
  • Organisation (par exemple, plan informatique de coûts de référence, initiatives marketing, idées pour votre société).
  • Intérêt (par exemple, initiatives écologiques, propositions de fusion et d'acquisition).
Vidéo : gestion des portefeuilles
La vidéo ci-dessous est fournie par CA Technologies.

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Exemple : Portefeuille informatique de projets en cours
Max, directeur PMO chez Forward, Inc. souhaite créer un portefeuille de tous les projets actuellement pris en charge par l'organisation. Max dispose d'un moment cible pour le budget et d'une quantité cible de ressources qu'il peut utiliser pour ces projets. En intégrant tous les projets dans le portefeuille, Max utilise la gestion de portefeuilles pour réaliser les objectifs suivants de l'organisation :
  • Etablir une comparaison des coûts et de la demande de ressources pour chaque projet avec les objectifs globaux
  • Classer les projets par ordre de priorité de sorte à réaliser en premier lieu les tâches les plus importantes
  • Préparer la planification de sorte que les ressources et les coûts restent au même niveau tout le long des périodes de planification
Pour vous familiariser avec la gestion de portefeuilles, suivez la procédure suivante :
Il peut exister des incohérences entre les options indiquées dans la documentation et celles qui apparaissent dans l'interface utilisateur du produit. Cette différence est due au fait que l'accès aux fonctionnalités, menus, pages, boutons et objets dépend des droits d'accès. Votre organisation peut également configurer les pages d'application, les objets, les éléments de recherche, les partitions, les processus et l'interface utilisateur. Si vous vous trouvez dans l'incapacité de réaliser l'une des étapes indiquées dans la documentation, contactez votre administrateur.
Evaluation des conditions requises de vos portefeuilles
Pour déterminer les objectifs commerciaux que vous voulez réaliser à l'aide de la gestion de portefeuilles, évaluez les besoins de vos portefeuilles. Pour évaluer les besoins spécifiques de vos portefeuilles, tenez compte des évaluations génériques suivantes en tant qu'instructions :
Surveillance des investissements
Vous pouvez surveiller les données d'investissement qui vous intéressent en configurant les vues de portefeuilles de sorte à afficher ces données. Déterminez les données d'investissement que vous voulez afficher et les vues spécifiques des données qui vous intéressent.
Par exemple, un utilisateur peut configurer un portefeuille pour afficher les types de données d'investissement suivants :
  • Une vue qui surveille les investissements en cours et fournit leur dernier statut, par exemple leur exécution dans les temps, en avance par rapport à la planification, ou en retard
  • Une vue qui indique les investissements pris en compte pour le cycle de planification d'année suivant et les coûts prévus pour ces investissements
Après avoir déterminé les conditions pour vos vues spécifiques, configurez les vues de portefeuilles par défaut pour afficher vos données personnalisées.
Vous pouvez utiliser diverses vues de portefeuille pour surveiller différents aspects de vos investissements de portefeuilles. Toutefois, la configuration des vues par défaut ne fournit pas toutes les informations nécessaires. Les vues par défaut n'affichent pas les données personnalisées qui vous intéressent. Par exemple, la vue Lignes de séparation permet d'équilibrer la charge de vos ressources par rapport à des objectifs définis et une chronologie, dans un environnement de simulation. Cette valeur par défaut est pertinente uniquement si vous portez un intérêt aux données de ressources qui nécessitent que le module de gestion des ressources soit configuré dans le produit. De même, la vue Données financières est associée à l'installation du produit de module de gestion financière spécifique. Cette vue est pertinente pour les utilisateurs qui veulent surveiller certains aspects financiers de leurs investissements. Prévoyez de travailler avec votre administrateur système pour configurer les vues de portefeuilles par défaut, de sorte à afficher les données personnalisées dont vous avez besoin.
Les vues Lignes séparation, Plans, Investissements et Objectifs sont les seules disponibles dans le module de gestion des portefeuilles. Pour accéder aux autres vues de portefeuilles, installez et appliquez le module d'extension de l'accélérateur PMO. Pour obtenir une description détaillée du module d'extension, des instructions d'installation du module d'extension et des descriptions des vues de portefeuilles, reportez-vous à la section
Accélérateur PMO
.
Classement des investissements par priorité
La gestion d'un portefeuille consiste en grande partie à établir un classement des priorités relatives aux investissements. Le produit fournit une vue Lignes de séparation prédéfinie qui permet d'afficher et de classer vos investissements dans un portefeuille. Lors du premier accès à la vue Lignes de séparation, les investissements sont classés en fonction des critères suivants :
  • Statut d'approbation : les investissements sont d'abord triés selon leur statut d'approbation. Les investissements approuvés sont classés au-dessus des investissements non approuvés et figurent en haut de la liste.
  • Date de fin : les investissements sont ensuite triés selon leur date de fin. Les investissements dont la date de fin est plus récente sont classés au-dessus des investissements dont la date de fin est plus éloignée.
Les investissements approuvés dont la date de fin est la plus récente apparaîtront en haut de la liste. Les investissements non approuvés dont la date de fin est plus éloignée figurent en bas de liste.
Vous pouvez classer des investissements manuellement ou configurer un classement en fonction d'une règle, reposant sur les facteurs de décision suivants :
  • Montant de votre chiffre d'affaires
  • Impact des risques identifiés sur votre entreprise
Classement manuel des investissements
Pour préparer le classement manuel des investissements dans la vue Lignes de séparation, tenez compte des facteurs suivants :
  • Taille de l'organisation : Si votre organisation est relativement petite et que les employés connaissent leurs priorités, la création des règles de classement de priorité ne constitue pas un investissement judicieux.
  • Nombre d'investissements : Si le nombre d'investissements est relativement limité, il est plus simple de les classer manuellement.
  • Besoin métier : S'il n'existe aucune instruction prédéfinie pour le classement des investissements et qu'il est effectué au cas par cas, le classement manuel est la meilleure option.
Définition du classement basé sur une règle
Pour préparer des règles de classement des investissements permettant de définir leur priorité dans la vue Lignes de séparation, tenez compte des facteurs suivants :
  • Les attributs d'investissements qui déterminent les critères de classement pour vos investissements (par exemple : statut de projet, RSI, objectif)
  • La logique de classement pour chaque attribut clé. Par exemple, si l'attribut RSI est égal à 20 %, déplacez le projet vers le haut de la liste.
  • Un classement pondéré global pour chaque attribut d'investissement. Par exemple, pour appliquer une importance relativement élevée à un attribut d'investissement spécifique, affectez-lui un poids supérieur aux autres attributs.
Planification et gestion des investissements à l'aide de contraintes
Pour définir les limites et la chronologie dans lesquelles vous voulez planifier et gérer vos investissements, configurez des objectifs pour vos portefeuilles. Cela permet d'analyser les objectifs de vos portefeuilles en gérant vos investissements des manières suivantes :
  • Définition d'objectifs ou de contraintes de portefeuilles généraux et planification, suivi, ou évaluation des performances des portefeuilles par rapport à ces contraintes
  • Création de plusieurs versions d'un plan à l'aide d'un sous-ensemble des données de portefeuille. Par exemple, vous pouvez créer un plan pour l'année de planification en cours et un autre pour l'année suivante. Chaque plan peut contenir différents objectifs de coûts, de bénéfices et de ressources.
  • Ajustement des objectifs de plan et implémentation des modifications nécessaires aux investissements réels une fois les plans approuvés
Les types suivants d'objectifs sont disponibles pour un portefeuille :
  • Finances : Lors de la définition d'objectifs financiers utiles pour la gestion de votre portefeuille, tenez compte des facteurs suivants :
    • Devise : un portefeuille peut contenir des investissements exprimés en devises différentes. Collaborez avec votre administrateur système pour configurer un système multidevise. Dans un système multidevise, vous pouvez sélectionner une devise cible pour votre portefeuille. La devise cible est basée sur les devises activées dans votre système. Les montants définis dans diverses devises sont cumulés à l'aide de la devise de portefeuille unique.
    • Coûts : Les utilisateurs peuvent prévoir des types de coûts cumulés tels que les coûts totaux, les coûts du capital et les coûts d'exploitation. Ces coûts sont résumés et cumulés à partir de l'ensemble des investissements inclus dans un portefeuille. Vous pouvez définir des objectifs pour chaque type de coût (coûts du capital et d'exploitation) et afficher ensuite leur demande à partir des investissements. Si vous effectuez un suivi des coûts réels par rapport aux investissements, vous pouvez afficher les coûts réels cumulés dans les vues de portefeuille.
    • Bénéfices : Les utilisateurs peuvent prévoir des bénéfices cumulés. Vous pouvez définir des bénéfices totaux cibles pour le portefeuille, puis afficher les bénéfices prévus cumulés issus des investissements. Si vous effectuez un suivi des bénéfices réels par rapport aux investissements à l'aide de plans de bénéfices, vous pouvez afficher les bénéfices réels cumulés dans les vues de portefeuille.
  • Ressource : Lors de la définition d'objectifs de ressources utiles pour la gestion de votre portefeuille, tenez compte des facteurs suivants :
    • Unité : Réfléchissez à la planification de la capacité de vos ressources de portefeuille en utilisant des heures ou des unités ETP (Equivalent temps plein).
    • Précision : Réfléchissez à une planification basée sur la capacité totale des ressources ou sur la capacité spécifique au rôle. Les capacités spécifiques au rôle sont basées sur des rôles existants. Par exemple, vous pouvez afficher des objectifs de ressource par Ingénieurs ou par Assurance qualité.
Exploration des possibilités d'investissements
Vous pouvez définir des plans spécifiques dans les limites des portefeuilles pour déterminer la meilleure méthode permettant d'atteindre vos objectifs de portefeuilles. Avec un large ensemble de contenu défini, la planification permet d'effectuer une analyse itérative du portefeuille. Par exemple, vous pouvez créer les plans suivants pour le portefeuille de projets informatiques couvrant les années fiscales 2013 et 2014.
  • Plan de projets informatiques pour AF2013
  • Plan de projets informatiques pour AF2014
Vous pouvez créer différentes versions ou différents scénarios de plan en modifiant des paramètres spécifiques, pour explorer différentes options de planification ultérieurement. Enfin, vous pouvez approuver un plan de coûts de référence.
Pour une planification efficace, tenez compte des facteurs suivants :
  • Processus de planification formel ou informel : Déterminez si le processus de planification dans votre organisation est formel, informel ou les deux.
    • Dans un processus de planification formel, les révisions de plan sont plus longues et les modifications sont implémentées avec rigueur. Ce processus de planification est applicable lorsque les modifications recommandées sont nombreuses ou qu'elles requièrent davantage de révision avant leur implémentation. Par exemple, l'approbation d'un investissement qui requiert un budget plus important. Généralement, la planification formelle implique un processus parfaitement défini de propositions et d'approbations de plans avant de modifier quoi que ce soit.
    • Dans un processus de planification informel, les organisations implémentent les changements plus rapidement à l'issue des révisions. Les modifications sont plus limitées et prennent en charge les objectifs existants. Par exemple, il peut s'agir de repousser légèrement la date de début d'un investissement. La planification informelle peut consister en un geste aussi simple celui d'accéder au système pour marquer une modification comme approuvée, sans qu'aucune approbation formelle ne soit nécessaire.
    • Dans un processus de planification mixte, les organisations implémentent les modifications moins importantes suite à un processus de planification informel et les modifications plus vastes suite à un processus d'approbation formel.
  • Horizon de planification : Déterminez la période pour votre portefeuille indiquant la plage des données de planification. Pour permettre la planification d'investissements actuels et futurs, vérifiez que l'horizon de votre portefeuille couvre les horizons de planification.
  • Rythme de révision : Déterminez un intervalle régulier pour vos révisions de plan. Puis, vous pouvez configurer la planification de synchronisation de sorte que votre portefeuille reflète les données d'investissement réelles lorsque vous en avez besoin.
  • Données requises pour les révisions de portefeuille : Déterminez le type de données requises pour vos révisions. Puis, configurez votre portefeuille pour capturer les données requises à partir des investissements. Par exemple, pour réviser des informations sur les coûts et les ressources, vous pouvez capturer les mesures clés suivantes à partir de vos investissements de portefeuille :
    • Jours de retard
    • Ecart de coût
    • Ecart sur l'effort
    • Risque
    • RSI
    • Valeur d'en-cours
Préparation de l'utilisation de portefeuilles
Après avoir déterminé les objectifs commerciaux à atteindre à l'aide de la gestion de portefeuilles, préparez le produit de sorte à commencer à créer des portefeuilles. La création d'un portefeuille permet de gérer et de planifier vos investissements à un niveau supérieur.
Définition de critères de surveillance des investissements
Le portefeuille fournit un cliché des données réelles des investissements. Les données du portefeuille sont mises à jour avec les plus récentes données à partir des investissements réels. La mise à jour est basée sur la planification de synchronisation que vous définissez dans les propriétés du portefeuille. Quand le job
Synchroniser les investissements de portefeuille
est exécuté en fonction de la planification de synchronisation, les plus récentes données des investissements réels sont reflétées dans le portefeuille.
Toutes les données d'investissement ne sont pas reflétées dans un portefeuille. En tant que gestionnaire de portefeuilles prenant des décisions à des niveaux supérieurs, vous révisez uniquement un récapitulatif de vos données d'investissement, spécifiques aux besoins de votre entreprise. Par exemple, pour réviser un portefeuille portant sur tous les statuts de projets informatique approuvés, il n'est pas nécessaire d'effectuer un suivi des informations concernant les projets non approuvés.
Lors de la préparation de l'affichage des données résumées des investissements dans un portefeuille, tenez compte des facteurs suivants dans l'ordre recommandé :
  1. Définissez les critères de surveillance ou les données de récapitulatif que vous voulez suivre pour chaque type d'investissement. Lorsque le job de synchronisation est exécuté, les plus récentes données des investissements réels sont mises à jour dans les investissements du portefeuille. Les données sont mises à jour sont basées sur ces critères de surveillance prédéfinis.
    Par exemple, pour gérer un portefeuille de tous les projets informatiques approuvés, définissez les critères de surveillance suivants pour effectuer un suivi des données qui vous intéressent :
    • Coût
    • Statut
    • RSI
    • Risque
  2. Pour chaque investissement de portefeuille, sélectionnez les attributs que vous voulez surveiller dans un portefeuille et enregistrez-les pour l'objet Investissements de portefeuille. Lorsque le job
    Synchroniser les investissements de portefeuille
    est exécuté, les données d'investissement de portefeuille sont mises à jour en fonction des attributs actuels enregistrés.
    Les attributs Investissements de portefeuille requis sont affichés par défaut. Enregistrez tout autre attribut Investissements de portefeuille (prédéfini ou personnalisé) que vous voulez afficher. Pour plus d'informations, consultez les sections
    Objets et attributs CA PPM Studio
    .
Configuration des vues, des rapports et des flux de travaux
Après avoir décidé des données d'investissement à surveiller dans un portefeuille, vérifiez que le produit est configuré pour la prise en charge de ces données. La configuration du produit permet d'afficher les données de votre choix dans des portlets et des rapports. Par exemple, vérifiez les configurations suivantes :
  • Pour afficher les données de coût d'un projet détaillées par période, vous avez généré des plans de coûts basés sur des projets.
  • Pour détecter les risques et problèmes concernant les projets, vous avez configuré l'objet Projet de sorte à détecter ces risques et problèmes.
  • Pour enregistrer le temps réel passé sur chaque projet, vous avez configuré des feuilles de temps.
Avant de configurer le produit, tenez compte des facteurs suivants :
  • Le type de rapports que vous voulez générer et la fréquence de distribution
  • Les types de processus standard que vous voulez créer dans votre implémentation. Par exemple, vous pouvez configurer une révision de plan et processus d'approbation pour approuver et pour implémenter des modifications importantes dans vos investissements réels.
Pour utiliser la fonctionnalité complète de la gestion de portefeuilles, suivez la procédure suivante :
  1. Révisez le type précis d'informations que vous voulez tirer de vos investissements.
  2. Vérifiez que les informations requises sont disponibles sur vos investissements.
Une fois les données et les processus mis en place, vous pouvez créer des vues de ces données pour faciliter la gestion de vos investissements dans un portefeuille. Préconfiguré, le produit contient des vues de portefeuille prédéfinies. Nous vous recommandons de réviser ces vues pour décider du type d'informations que vous voulez consulter dans vos vues de portefeuille.
Configuration des données d'investissements et de ressources
Pour commencer à utiliser des portefeuilles, recherchez les données de configuration requises et vérifiez qu'elles figurent dans le produit. Les données de configuration permettent d'afficher les informations d'investissement de votre choix dans les vues de portefeuille. En fonction des données pertinentes pour votre entreprise, vous pouvez définir la configuration requise suivante dans le produit :
Configuration de la gestion financière
  • Multidevise Pour gérer un portefeuille d'investissements associés à différentes devises, vérifiez que l'option Multidevise est activée pour le produit. Pour plus d'informations sur la configuration multidevise, reportez-vous à la section
    Installation et mise à niveau
    .
  • Types de coût : pour analyser le coût total par capital et les coûts d'exploitation dans votre portefeuille, vérifiez que ces types de coût sont configurés pour vos investissements. Pour plus d'informations sur la configuration des types de coût, consultez la section
    Gestion financière
    .
Configuration de la gestion des ressources
  • Rôles. Pour planifier la capacité des ressources à l'aide d'organigrammes de rôles, vérifiez que les rôles sont définis pour vos investissements. Pour plus d'informations sur la configuration des rôles, reportez-vous à la section
    Gestion des ressources
    .
Configuration du module de gestion de projets
  • Investissements. Pour créer et gérer un portefeuille d'investissements, vérifiez que les investissements sont configurés dans le produit et que des ressources leur sont affectées. Par exemple, pour gérer un portefeuille de projets informatiques, créez les projets et les affectations associées.