Soumission d'une feuille de temps

ccppmop1561
HID_getting_started_submit_timesheet
En tant que membre de l'équipe du projet ou du personnel de l'équipe du projet, vous êtes chargé de suivre le nombre d'heures passées sur des tâches spécifiques et de soumettre une feuille de temps. Le suivi du temps de travail à l'aide de feuilles de temps permet aux sociétés de prévoir des budgets pour des projets complexes, de suivre l'allocation de ressources, d'implémenter des codes d'imputation, etc. Votre responsable peut vous demander d'effectuer le suivi des heures passées sur des tâches spécifiques pour des projets spécifiques. Si la politique de votre société le permet, votre responsable peut également vous demander d'effectuer le suivi des heures que vous consacrez à des tâches sous divers codes d'imputation et méthodes d'entrée. En tant qu'utilisateur de l'application, vous suivez vos heures de travail à l'aide de feuilles de temps. Votre responsable des ressources est chargé de gérer l'enregistrement du temps de ses subordonnés directs.
Les feuilles de temps sont disponibles dans la
Nouvelle expérience utilisateur
, PPM classique et dans l'application mobile. L'administrateur ou le responsable peut vous indiquer les options disponibles dans votre organisation.
Le flux de travaux ci-dessous indique les étapes permettant de soumettre une feuille de temps :
Image décrivant la procédure de soumission d'une feuille de temps
Image décrivant la procédure de soumission d'une feuille de temps
2
Ouverture de votre feuille de temps pour soumettre votre temps de travail
Une fois que votre responsable vous a enregistré comme utilisateur, vous pouvez commencer à utiliser
Clarity PPM
. Pour effectuer le suivi de vos heures à l'aide de feuilles de temps, accédez à vos feuilles de temps non soumises.
Procédez comme suit :
  1. Cliquez sur
    Accueil
    ,
    Personnel
    ,
    Feuilles de temps
    .
    Les feuilles de temps non soumises s'affichent.
  2. Cliquez sur l'icône
    Feuille de temps
    en regard de la feuille de temps.
    Vous pouvez également cliquer sur l'icône
    Feuille de temps actuelle
    (symbole en forme d'horloge) dans le coin supérieur droit de la page pour ouvrir la feuille de temps de la semaine actuelle.
A compter de la version 15.1, vous ne pouvez pas utiliser les feuilles de temps classiques si votre administrateur active les feuilles de temps dans l'interface
Nouvelle expérience utilisateur
.
Configuration d'une feuille de temps
Vous pouvez configurer les options d'apparence et de saisie de temps par défaut pour vos feuilles de temps. Par exemple, modifiez la disposition des colonnes et définissez l'ordre de tri des lignes (tâches) dans vos feuilles de temps. Vous pouvez également définir des options pour remplir automatiquement une nouvelle feuille de temps.
Procédez comme suit :
  1. Connectez-vous à
    Clarity PPM
    classique.
  2. Ouvrez une feuille de temps. Les modifications apportées à votre configuration s'appliquent à vos feuilles de temps. Vous modifiez uniquement le mode d'affichage de vos feuilles de temps. Les données des feuilles de temps restent inchangées.
  3. Cliquez sur le lien
    Configurer
    dans la partie inférieure droite de la page.
  4. Dans la section
    Contenu et disposition
    , allez dans la liste Colonnes disponibles et sélectionnez les étiquettes de colonne à afficher dans la feuille de temps. Pour les déplacer vers la liste
    Colonnes sélectionnées
    , cliquez sur la flèche
    Déplacer vers la droite
    .
  5. Spécifiez les options de tri suivantes :
    • Colonne de tri par défaut
      Spécifie la colonne de tri des tâches sur la page Feuille de temps. Par exemple, triez les tâches par investissement parent, description, nom court ou date de début. Les valeurs varient en fonction de la liste Colonnes sélectionnées.
    • Ordre de tri
      • Ascendant
        : trie la colonne de la valeur la plus faible à la plus élevée.
      • Descendant :
        trie la colonne de la valeur la plus élevée à la plus faible.
  6. Dans la section
    Options de saisie de temps
    , sélectionnez toutes les options que vous souhaitez pour remplir automatiquement une nouvelle feuille de temps.
    • Remplir les tâches affectées
      Permet de remplir automatiquement les nouvelles feuilles de temps avec les affectations de tâche actuellement ouvertes. Les affectations ouvertes incluent une plage de dates comprises dans la période de la nouvelle feuille de temps et incluent généralement des charges restantes non nulles en attente ou acceptées. La plage inclut également le nombre de jours défini par l'administrateur sur la page
      Options de feuille de temps
      . Le champ
      Remplir l'intervalle de temps
      inclut un paramètre pour les jours précédant et suivant le début de la période (par défaut : 7 jours). Si des affectations ouvertes incluent des charges restantes non nulles, les tâches des périodes futures hors de la plage s'afficheront également.
    • Copier les saisies de temps de la feuille de temps précédente
      Permet de remplir automatiquement une nouvelle feuille de temps avec les entrées de tâches ouvertes de votre feuille de temps précédente.
      • Inclure les charges constatées de la feuille de temps précédente (à l'exception des incidents)
        Inclut automatiquement les heures réelles de la feuille de temps précédente, à l'exception des deux cas suivants :
        • Cette option ne copie pas les charges constatées des incidents.
        • Cette option ne copie pas les saisies de temps des charges constatées uniques, telles que les congés ou congés maladie à partir des
          jours chômés
          dans le calendrier des ressources.
    • Unité d'affichage
      Indique l'unité de mesure des saisies de temps. Les valeurs incluent
      Heures
      ou
      Jours
      . En règle générale, le temps est saisi en heures arrondies au quart d'heure le plus proche. Par exemple : 8.00 heures ou 4.25 heures.
    • Décimales
      Indique le nombre de décimales utilisées pour l'unité d'affichage du temps sélectionnée pour la saisie.
  7. Cliquez sur
    Enregistrer
    .
Remplir une feuille de temps
Lors de la première ouverture d'une feuille de temps, celle-ci est vide et ne contient pas de tâches. Vous pouvez remplir automatiquement votre feuille de temps actuelle avec des tâches.
Remarque
: Les tâches liées au préremplissage d'une feuille de temps varient selon la configuration des options de feuille de temps que votre administrateur ou vous définissez.
  • Permet de copier toutes vos affectations de tâche dans votre feuille de temps actuelle.
  • Copie les entrées de feuille de temps issues de votre dernière feuille de temps soumise dans votre feuille de temps actuelle et permet d'inclure également les charges constatées.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez votre nouvelle feuille de temps de la semaine actuelle.
    Aucune entrée de tâche ne s'affiche, car la feuille de temps est nouvelle.
  2. Pour définir ou modifier les options de remplissage automatique de la nouvelle feuille de temps, cliquez sur
    Configurer
    . Pour plus d'informations sur la configuration des options de remplissage de votre feuille de temps, reportez-vous à la section Configuration de votre feuille de temps.
  3. Pour remplir la feuille de temps en fonction des options de configuration que vous ou votre administrateur avez définies, cliquez sur
    Remplir
    .
Remarque
: L'option
Remplir
s'affiche uniquement si les options de remplissage automatique sont définies.
Ajouter manuellement des entrées à une feuille de temps
Une fois votre feuille de temps remplie avec des tâches, vous pouvez en ajouter d'autres à partir de votre projet. Pour ajouter d'autres tâches à une feuille de temps, utilisez la fonction de la tâche d'ajout.
Procédez comme suit :
  1. Cliquez sur le bouton
    Ajouter une tâche
    dans la feuille de temps ouverte.
    Une page s'ouvre avec une liste de tâches disponibles pour l'utilisateur.
  2. Sélectionnez la case à cocher située en regard des tâches à ajouter à la feuille de temps et cliquez sur
    Ajouter
    au bas de la page.
(Facultatif) Spécification de codes de valorisation d'entrée et d'imputation
Les codes de valorisation et d'imputation sont utilisés pour les fiches de paie. Si votre société utilise ces codes, votre chef de projets peut les rendre disponibles dans vos feuilles de temps. Votre responsable peut également vous demander de fractionner des entrées dans ce processus. Avant de soumettre vos feuilles de temps, vérifiez la politique de votre société en matière de codes de valorisation et d'imputation.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez une feuille de temps.
  2. Dans la liste déroulante
    Code de valorisation
    ou
    Code d'imputation
    , sélectionnez un code pour la ligne de saisie de temps de votre choix.
  3. (Facultatif) Activez la case à cocher située à côté de l'entrée de la feuille de temps à diviser, puis cliquez sur
    Diviser
    .
    Cette étape convient lorsque votre responsable vous demande de saisir des heures spécifiques sous deux codes d'imputation différents. Après avoir fractionné l'entrée, vous pouvez sélectionner un code de type ou un code d'imputation à partir du champ Code de valorisation ou Code d'imputation pour la deuxième entrée.
  4. Enregistrez les modifications.
(Facultatif) Ajout d'une ligne de feuille de temps sous une catégorie indirecte
Votre responsable peut vous demander d'ajouter des lignes à une feuille de temps sous une catégorie indirecte.
Les nouvelles feuilles de temps dans CA PPM 15.x ne prennent plus en charge les saisies de temps indirect. Utilisez plutôt l'option
Autres activités
. Notez que vous pourriez observer des différences de totaux si vous avez entré et approuvé du temps indirect à l'aide des feuilles de temps PPM classique et que vous basculez ensuite vers l'interface
Nouvelle expérience utilisateur
dans CA PPM 15.x.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez une feuille de temps.
  2. Cliquez sur
    Nouvelle ligne indirecte
    .
  3. Sélectionnez les
    codes d'imputation
    ou les
    codes de valorisation
    (le cas échéant).
  4. Enregistrez les modifications.
Saisie du temps de travail dans la feuille de temps
Pour enregistrer le temps passé chaque jour sur des affectations de tâche spécifiques, utilisez la page de feuille de temps de votre période de travail actuelle.
Vous pouvez également répartir le nombre d'heures pour une tâche unique de manière égale sur toutes les journées de travail, en saisissant le nombre total d'heures travaillées dans la colonne Total pour la ligne de saisie de temps. Si vous introduisez des valeurs dans les cellules Date et Total, la valeur de la cellule Date remplacera celle de la cellule Total.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez une feuille de temps.
  2. Saisissez le nombre d'heures consacrées chaque jour à vos affectations dans les cellules
    Date
    de la feuille de temps.
  3. Enregistrez les modifications.
Envoi d'une feuille de temps pour validation
Les feuilles de temps que vous soumettez sont envoyées à l'approbateur de feuilles de temps. Le statut de la feuille de temps est défini sur
Non approuvé(e)
jusqu'à l'approbation de la feuille de temps.
Effectuez l'une des actions suivantes :
  • Dans la page de la liste de feuilles de temps, sélectionnez la feuille de temps, puis cliquez sur
    Soumettre pour approbation
    .
  • Ouvrez la feuille de temps, puis cliquez sur
    Soumettre pour approbation
    .
Corriger la feuille de temps renvoyée
Vous recevez une notification en cas de renvoi par votre responsable de l'une de vos feuilles de temps à des fins de correction. La méthode de cette notification dépend des paramètres de votre compte.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez votre feuille de temps renvoyée. Par exemple, cliquez sur le lien dans la notification envoyée par votre responsable.
    La feuille de temps renvoyée peut contenir des remarques de votre responsable sur les éléments à corriger. Les icônes Papier et Crayon sur la feuille de temps indiquent si des nouvelles remarques sont disponibles.
  2. Apportez les corrections nécessaires à votre feuille de temps.
  3. Soumettez votre feuille de temps pour approbation.
    Votre responsable est informé que la feuille de temps a été corrigée et qu'elle est prête pour révision et approbation.
Ajustement d'une feuille de temps enregistrée
Suite à l'approbation par votre responsable de votre feuille de temps soumise, les données de temps réelles sont enregistrées dans
Clarity PPM
. Vous pouvez ajuster les entrées suivantes d'une feuille de temps enregistrée :
  • Tâches ouvertes à la saisie de temps et associées à un projet actif. le projet doit également être ouvert pour la saisie de temps.
  • Tâches indirectes ; par défaut, les tâches indirectes sont considérées comme actives.
  • Tâches d'incidents d'un objet actif d'investissement hors projet (OIHP) ; l'OIHP doit être ouvert pour la saisie de temps. Utilisateurs de Clarity PPM 15.6, reportez-vous au conseil suivant.
Les contraintes OIHP parentes décrites dans le dernier point ci-dessus ont été supprimées dans la version 15.6. Dans les versions précédentes, vous ne pouviez pas ajuster une ligne de feuille de temps pour un incident si l’application parente était fermée à la saisie de temps ou inactive. Les utilisateurs pouvaient enregistrer du temps pour le même incident, mais ils ne pouvaient pas ajuster la saisie de temps, car l’application associée était fermée à la saisie de temps et la ligne était en lecture seule. Pour y remédier, vous deviez rouvrir l’application à la saisie de temps. Dans les versions 15.6 et versions ultérieures, les lignes de feuilles de temps pour les incidents prennent en charge les ajustements lorsque l’investissement parent est actif ou inactif, et lorsque le paramètre Ouvrir à la saisie de temps est sélectionné (ouvert) ou désélectionné (fermé).
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez la feuille de temps enregistrée.
  2. Cliquez sur
    Ajuster
    .
    • Le bouton
      Ajuster
      s'affiche sur la feuille de temps enregistrée uniquement si au moins l'une des tâches dans la feuille de temps est active.
    • Les tâches inactives dans votre feuille de temps s'affichent comme des entrées en lecture seule.
  3. Modifiez une ou plusieurs tâches actives dans la feuille de temps.
Le bouton
Supprime
r ne s'affiche pas lorsque vous ajustez une feuille de temps. Si vous avez réservé incorrectement du temps pour une tâche, vous ne pouvez pas supprimer la saisie de temps de la feuille de temps. Toutefois, vous pouvez définir les valeurs de cette tâche sur zéro. Ce paramètre indique qu'aucune heure n'a été réservée pour la tâche.