Nouvelle expérience utilisateur : suivi des tâches et des points à exécuter

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La page Mes tâches inclut désormais un tableau de résultats des points à exécuter. Sur cette page dynamique, le mot "mon" indique l'utilisateur qui utilise cette page ainsi que les tâches qu'il est en train de visualiser.
En tant que contributeur au projet, vous pouvez afficher les tâches qui vous sont affectées à partir de plusieurs projets en cliquant sur le lien
Mes tâches
dans la page des mosaïques du projet. La page Mes tâches résultante affiche uniquement les tâches affectées à l’utilisateur à partir de leurs projets actifs. La page exclut toutes les tâches de modèles, de programmes et de projets inactifs. Avec des autorisations similaires, ce même collaborateur individuel peut cliquer sur Tâches dans le menu principal pour travailler sur les tâches qui lui ont été assignées.
En tant que chef de projets, vous pouvez également accéder à une page Tâches similaire en cliquant sur
Tâches
dans le menu principal. Vos droits d’accès vous permettent d’afficher les tâches d'un ou de plusieurs membres de l’équipe dans vos projets affectés. En tant que chef de projets, vous envisagez d'utiliser "mes tâches" pour inclure toutes les tâches de votre ou de vos équipes. Par exemple, vous êtes le chef de projets d’une équipe de sécurité de dix membres travaillant sur quatre projets. La page Tâches permet de suivre les tâches affectées à chaque groupe de dix membres de l'équipe et évite d'avoir à accéder à des pages de tâche de projet distinctes.
L'interface de la
Nouvelle expérience utilisateur
de CA PPM inclut les pages suivantes pour l'affichage des tâches :
  • Affichez uniquement les tâches au sein d'un projet donné sur la page
    Tâches
    du
    projet
    .
  • Affichez uniquement les tâches qui vous sont affectées pour
    tout nombre de projets
    sur la page
    Mes tâches
    .
  • Affichez toutes les tâches affectées à tous les membres d'équipe pour
    tous les projets
    que vous êtes autorisé à consulter sur la page
    Tâches
    globale.
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Principales fonctionnalités de CA PPM : page Mes tâches
Conçue pour les membres d'équipe extrêmement occupés, le but principal de la page Mes tâches est d'
afficher toutes les tâches d'un utilisateur
pour tous les projets qui lui sont affectés, et pas seulement les tâches d'un projet unique.
Cette image illustre la page Mes tâches dans CA PPM.
1
Cliquer sur Mes tâches
: pour ouvrir les tâches qui vous sont affectées actuellement pour un ou plusieurs projets, cliquez sur
Mes tâches
dans la page Projets. Pour revenir à la vue filtrée de toutes les mosaïques de projets, cliquez sur le lien
Projets
dans le coin supérieur droit.
2
Appliquez des filtres
: en tant que membre d'équipe, vous pouvez appliquer deux filtres sur la page Mes tâches pour effectuer plus facilement des recherches sur vos tâches. Le filtre
Projet
affiche uniquement les projets pour lesquels vous disposez d'au moins une tâche affectée. Le filtre
Statut
permet de rechercher uniquement les tâches
ouvertes
ou
terminées
.
3
Mettez vos tâches à jour
: vous pouvez mettre à jour des tâches dans la grille.
  • L'icône conversation ombrée bleue indique que d'autres commentaires ont déjà été ajoutés. Cliquez sur l'icône de conversation pour démarrer une nouvelle conversation ou pour répondre au dernier commentaire. Les onglets de liste de points à exécuter, de personnel affecté et de détails des tâches s'affichent également.
  • Lorsqu'une tâche est terminée, vous pouvez la marquer comme tel directement dans la colonne
    Statut
    .
  • En tant que membre d'équipe affichant vos propres tâches, lorsque vous cliquez sur une tâche, celle-ci est affichée sous le projet parent dans la liste ou le tableau des tâches du projet.
  • En tant que chef de projets visualisant la page Mes tâches, lorsque vous cliquez sur une tâche, l'application ouvre la page à onglets par défaut du projet parent.
4
Personnalisez la liste Mes tâches :
vous pouvez trier sur une colonne, redimensionner les colonnes, effectuer des opérations de glisser-déposer pour réorganiser les colonnes et épingler les colonnes à gauche ou à droite. Dans cet exemple, Catherine trie ses tâches selon la colonne Date de début pour savoir quelle est la prochaine tâche. Ensuite, elle filtre par statut pour afficher uniquement les tâches
ouvertes
(non
terminées
). Catherine épingle également la colonne Début sur la gauche pour garder un oeil sur ses tâches.
  • Mises à jour du statut de tâche
    : en tant que membre de l'équipe, vous pouvez mettre à jour le statut d'une tâche d'un simple clic sur la case Statut. Si vous marquez une tâche comme
    terminée
    , l'application définit la valeur du champ Charge restante complète sur 0 et celle du champ Pourcentage d'avancement sur 100 %.
  • Filtres distincts
    : les filtres appliqués dans la page Projets ne sont pas appliqués dans la page Mes tâches. De même, les filtres que vous appliquez sur la page Mes tâches ne sont pas transférés à la page Projets.
  • Pour en savoir plus sur les tâches et les points à exécuter
    , consultez la section Nouvelle expérience utilisateur : phases du projet, jalons, tâches et points à exécuter.
Personnalisation de la page Mes tâches
  1. En tant que membre de l'équipe, cliquez sur
    Projets
    dans le menu principal, puis cliquez sur Mes tâches
    .
  2. Cliquez sur l’icône Conversation pour ouvrir le volet de détails :
    1. Conversations
      : lancez une conversation ou commentez une tâche.
    2. Point à exécuter
      : mettez à jour un point à exécuter pour la tâche.
    3. Personnel :
      affichez des membres du personnel, ajoutez-en ou contactez-les par courriel.
    4. Détails
      : modifiez le nom de la tâche, le propriétaire, le statut ou les dates de début et de fin.
  3. Pour masquer ou afficher les colonnes dans la grille de tâches, cliquez sur
    Panneau de colonnes
    .
  4. Appliquez un ou plusieurs filtres de recherche en haut de la page.
  5. Sélectionnez une vue dans le menu
    Afficher
    en haut à droite ou cliquez sur
    Enregistrer sous
    pour enregistrer la vue actuelle, y compris les filtres, les colonnes, l'ordre et les attributs épinglés ou groupés.
  6. Pour ouvrir le projet parent de la tâche, cliquez sur le nom de celle-ci.
    La vue de liste ou de tableau des tâches du projet s’affiche.
  7. Modifiez l'unité comme suit :
    1. Cliquez sur le menu déroulant situé en regard de vos informations de connexion et de votre avatar, puis sélectionnez
      Paramètres
      .
    2. Cliquez sur
      Général
      pour faire basculer l'unité de mesure d'ETP à Heures.
    Les valeurs de charges constatées, de charge restante et d'effort total sont mises à jour dans la grille.
Il peut exister des incohérences entre les options indiquées dans la documentation et celles qui apparaissent dans l'application. Ces différences sont dues au fait que l'accès aux fonctionnalités, menus, pages, boutons et objets CA PPM varie selon les droits d'accès. Votre organisation peut également configurer les pages d'application, les objets, les éléments de recherche, les partitions, les processus, les plans et les options système. Si vous vous trouvez dans l'incapacité de réaliser l'une des étapes indiquées dans la documentation, connectez-vous et consultez d'autres informations ou contactez votre administrateur.
Principales fonctionnalités de CA PPM : page Tâches
Conçue pour les facilitateurs et les chefs de projets extrêmement occupés, le but principal de la page Tâches est d'
afficher toutes les tâches des membres d'équipe affectés à un utilisateur pour tous les projets qu'il gère
.
Cette image illustre la page Tâches dans CA PPM.
1
Cliquez sur Tâches
: pour ouvrir la page Tâches, cliquez sur Tâches dans le menu principal. Les droits d'accès standard d'un chef de projets ou d'un directeur de produit permettent d'afficher toutes les tâches pour tous les membres d'équipe travaillant sur les projets que cette personne gère.
2
Appliquez des filtres :
vous pouvez filtrer en fonction du projet, du membre d'équipe et du statut de la tâche. En tant que chef de projets, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs projets et un ou plusieurs membres d'équipe pour afficher leurs tâches. Le filtre Statut permet de rechercher uniquement les tâches
ouvertes
ou
terminées
.
3
Mettez des tâches à jour :
vous pouvez mettre à jour des tâches directement dans la grille ou dans le panneau des détails. L'icône conversation ombrée bleue indique que des commentaires ont déjà été formulés. Cliquez sur l'icône de conversation pour démarrer une nouvelle conversation ou pour répondre à un autre commentaire. Lorsqu'une tâche est terminée, vous pouvez la marquer comme tel directement dans la colonne
Statut
. Pour afficher la tâche dans son projet parent, cliquez sur le lien du nom du projet.
4
Personnalisez la grille des tâches
: vous pouvez trier, épingler des colonnes et filtrer vos tâches. La page Tâches fournit également les fonctionnalités supplémentaires suivantes non disponibles sur la page Mes tâches :
  • Pour afficher ou masquer des attributs de tâche sous forme de colonnes de grille, cliquez sur
    Panneau de colonnes
    .
  • Vous pouvez également enregistrer et gérer des vues partagées que vous et les autres utilisateurs créez.
  • Pour ouvrir le volet des détails d'une tâche, cliquez sur le bouton
    Détails de la tâche
    . Vous pouvez également accéder à l'onglet Personnel, aux conversations et aux points à exécuter.
Personnalisation de la page Tâches
  1. En tant que chef de projets, cliquez sur
    Tâches
    dans le menu principal.
  2. Sélectionnez une tâche pour ouvrir le volet de détails :
    1. Conversations
      : lancez une conversation ou commentez une tâche.
    2. Point à exécuter
      : mettez à jour un point à exécuter pour la tâche.
    3. Personnel :
      affichez des membres du personnel, ajoutez-en ou contactez-les par courriel.
    4. Détails
      : modifiez le nom de la tâche, le propriétaire, le statut ou les dates de début et de fin.
  3. Pour masquer ou afficher les colonnes dans la grille de tâche, cliquez sur le panneau
    Colonnes
    .
  4. Appliquez un ou plusieurs filtres de recherche en haut de la page.
  5. Sélectionnez une vue dans le menu
    Afficher
    en haut à droite ou cliquez sur
    Enregistrer sous
    pour enregistrer la vue actuelle, y compris les filtres, les colonnes, l'ordre et les ajustements d'épinglage.
  6. Pour ouvrir le projet parent pour la tâche, cliquez sur son nom dans la colonne
    Nom du projet
    .
    Le projet s’ouvre et affiche la première page telle que configurée par le module de plan.
Enregistrement et partage des vues de la page Tâches
Vous pouvez continuer à travailler dans une vue non enregistrée. Toutefois, si vous appliquez les mêmes ajustements à la page Tâches, vous pouvez enregistrer vos modifications dans une vue. Les vues vous permettent de conserver l’apparence de la page actuelle. Elles vous permettent, à vous et éventuellement à d’autres utilisateurs, d'afficher les mêmes données.
  • Lorsque vous apportez des modifications à une vue que vous souhaitez conserver pour votre usage exclusif, celle-ci est qualifiée de vue
    personnalisée
    . L’application permet aux autres utilisateurs d'appliquer la vue. Pour personnaliser une vue, attribuez-lui un nom descriptif, tel que S
    am 20 juin - vue personnelle
    . Les autres utilisateurs savent qu'il s’agit de votre vue. Ils peuvent appliquer la vue ou y apporter des modifications et en enregistrer une copie. En revanche, ils ne peuvent pas directement modifier ou supprimer une vue créée par un autre utilisateur.
  • Lorsque vous apportez des modifications à une vue que vous souhaitez partager avec d'autres utilisateurs, celle-ci est qualifiée de vue
    configurée
    . Par exemple, vous pouvez nommer cette vue
    Equipe rouge - A utiliser pour notre réunion
    .
Procédez comme suit :
  1. Dans le menu principal, cliquez sur
    Tâches
    .
  2. Modifiez les filtres de vue actuels, les colonnes, l'ordre de tri et les attributs épinglés ou groupés.
    Les paramètres de vue affichent la mention
    Non enregistrée
    .
  3. Sélectionnez l'une des options suivantes :
    1. Continuez à utiliser la vue non enregistrée. Si vous terminez votre session et vous reconnectez, la page Tâches continue d’afficher les paramètres de vue non enregistrés.
    2. Basculez vers une autre vue enregistrée. L’application remplace les paramètres de vue précédemment non enregistrés par la vue sélectionnée. L’application supprime l’ancienne vue non enregistrée. Toutefois, vous pouvez ajuster la nouvelle vue en tant que sa propre nouvelle vue non enregistrée.
    3. Cliquez sur
      Enregistrer sous
      pour enregistrer la vue. Vous pouvez remplacer une vue précédemment enregistrée par la nouvelle vue enregistrée. Vos vues s'affichent dans la section
      Mes vues créées
      . Les vues partagées provenant d'autres utilisateurs s'affichent dans la section
      Vues créées par d'autres utilisateurs
      .
A l'instar des vues des feuilles de route et des autres grilles, les vues de tâche vous permettent de permuter, de créer, de modifier, de partager et de supprimer des vues avec d'autres utilisateurs disposant du droit d'accès
Tâches - Naviguer
. La
simplicité
est un principe fondamental pour gérer plusieurs vues. Basculez vers d'autres vues personnelles et partagées, et tentez de réutiliser ces vues avant de créer et d'enregistrer des vues supplémentaires. Lorsque vous estimez que la vue partagée est parfaite, vous risquez de la perdre si le créateur apporte des modifications ultérieures. Dans ce cas, enregistrez une copie de la vue partagée en tant que vue personnelle. Si vous estimez que les modifications apportées à la vue partagée sont utiles, vous pouvez continuer à l’utiliser. Si vous ne souhaitez pas appliquer les modifications, vous pouvez utiliser votre copie personnelle.
Exemple : configuration des droits d'accès pour les équipes de travail Agile hautement productives
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Suivi de la progression des points à exécuter de tâche
Si vous ou vos collègues décomposez des tâches de travail en points à exécuter, vous pouvez utiliser le tableau de résultats des points à exécuter pour suivre leur progression.
Procédez comme suit :
  1. Dans le menu principal, cliquez sur
    Tâches
    .
  2. Filtrez par projet, statut de projet ou membre de l'équipe.
  3. Sur le bouton bascule
    Tâches | Points à exécuter
    , cliquez sur
    Points à exécuter
    .
  4. Spécifiez une plage de dates pour les dates d'échéance des points à exécuter.
  5. Appliquez des filtres par propriétaire de la tâche, projet ou propriétaire du point à exécuter.
  6. Dans le champ
    Répartition
    , indiquez comment les données détaillées des points à exécuter doivent être organisées.
  7. Analysez les mesures disponibles et déterminez si des modifications sont nécessaires.
    • Les mesures sont décalées d'après les filtres que vous avez appliqués et la plage de dates que vous avez définie pour les dates de début et de fin.
    • Les points à exécuter sans date d'échéance héritent de la date de fin de leur tâche parente.
    • Vous pouvez trier les colonnes en cliquant sur les étiquettes
      Propriétaire du point à exécuter
      ,
      Terminé(e)
      ,
      Rythme cible
      et
      Rythme jusqu'à présent
      .
Découvrez comment dans l'image ci-dessous.
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Colonnes Rythme Cible et Rythme jusqu'à présent
La colonne
Rythme cible
indique le nombre de points à exécuter que le propriétaire doit terminer par jour pour que toutes les affectations soient effectuées avant l'expiration de la plage de dates d'échéance sélectionnées. Cette mesure représente le nombre total de points à exécuter ouverts pour chaque propriétaire divisé par le nombre total de jours restants dans la plage de dates que vous définissez en haut de la page.
La colonne
Rythme jusqu'à présent
indique le taux moyen quotidien d'achèvement des points à exécuter depuis la plage de dates d'échéance de début jusqu'au jours en cours. Cette mesure représente le nombre total de points à exécuter terminés pour chaque propriétaire divisé par le nombre de jours qui se sont écoulés depuis la date d'échéance de début de la plage et jusqu'au jour en cours ou jusqu'à la date d'échéance de fin dans la plage, selon la première de ces éventualités.
A des fins d'optimisation de la productivité, l'équipe de direction senior peut examiner les rapports de statut avec les chefs de projets. Les chefs de projets peuvent filtrer le tableau de résultats des points à exécuter pour rechercher les tâches non affectées et leur affecter des propriétaires. Demandez aux propriétaires des tâches de filtrer les points à exécuter non affectés et de collaborer avec leur équipe pour affecter des propriétaires et des dates d'échéance à chaque point à exécuter. Posez les questions suivantes à l'occasion de réunions ou d'appels réguliers consacrés à la mise à jour du statut :
  • Pouvons-nous définir des dates d'échéances plus serrées pour les éléments importants et étendre les dates d'échéances pour les éléments à faible priorité ?
  • Pouvons-nous identifier une méthode ou une technique permettant d'améliorer notre rythme cible ?
  • Pouvons-nous faire basculer les tâches ou les points à exécuter d'un propriétaire à un autre ou d'une équipe à une autre ?
  • Pouvons-nous faire basculer les membres de l'équipe vers une autre équipe ?