Gestion des idées

ccppmop157
Les idées représentent l'étape initiale de la création d'opportunités d'investissement telles que les projets, les applications, les produits et les services. Une idée pose les bases d'un investissement future, dans la mesure où elle sert de conteneur aux informations pertinentes. Développez et approuvez les meilleures idées et rejetez les idées superflues avant qu'elles deviennent des investissements à haut risque requérant une consommation inutile des ressources.
Vous pouvez effectuer le suivi des idées et les convertir en opportunités d'investissement. Par exemple, vous pouvez évaluer une idée, déterminer si elle a de la valeur et décider de la convertir en projet. Vous pouvez convertir une idée en types d'investissement suivants :
  • Projets
  • Produits
  • Services
  • Actifs
  • Applications
  • Autres activités
Ces opportunités d'investissement peuvent alors être approuvées comme partie intégrante de votre portefeuille. Vous pouvez inclure des idées dans une hiérarchie des investissements, créer une équipe et définir le budget nécessaire ou encore générer des rapports les concernant. Utilisez la piste d'audit pour effectuer le suivi de l'historique d'activités spécifiques réalisées dans le cadre du développement d'une idée. Votre administrateur définit également les champs devant faire l'objet d'un audit et les informations à stocker dans la piste d'audit. La page Audit s'affiche lorsque vous ouvrez une idée. Cette page permet d'afficher un journal de modifications, d'ajouts ou d'enregistrements supprimés.
Les idées peuvent être issues d'autres systèmes. Vous pouvez importer des idées à partir d'un autre système à l'aide de XML Open Gateway. Une fois importées, les idées font partie du processus de gestion de portefeuilles.
En tant qu'analyste ou que responsable informatique, utilisez cet article pour la gestion des demandes informatiques à partir d'idées.
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Processus d'approbation des idées
Le processus
Approbation d'idées
est un processus prédéfini de gestion des idées dans
Clarity PPM
. En tant qu'administrateur ou responsable de processus, utilisez le processus d'approbation des idées pour gérer la saisie, la révision et l'approbation des idées. Par défaut, ce processus est inactif. Un administrateur de processus doit l'activer pour que le processus d'approbation des idées puisse commencer. Vous pouvez le personnaliser en utilisant vos propres règles métier.
Vous disposez de droits d'accès pour un seul processus d'approbation d'idées à la fois. L'administrateur de processus peut octroyer des droits d'accès à un seul processus d'approbation d'idées. Dans le cas contraire, une erreur se produira lorsque vous cliquerez sur Soumettre pour approbation.
Les processus automatisés liés aux idées déplacent l'idée dans un flux de travaux implicite. Le processus inclut les étapes suivantes :
  1. Une instance du processus d'approbation d'idée est créée automatiquement chaque fois qu'un utilisateur crée une idée. Le statut
    Non approuvé(e)
    ou
    Soumis(e) pour approbation
    est affecté aux nouvelles idées.
  2. Le processus d'approbation envoie des notifications pour chaque action ou étape aux destinataires désignés. Il verrouille le statut des idées pendant toute la durée du processus d'approbation. Aucun utilisateur ne peut modifier le statut d'une idée manuellement.
  3. Un utilisateur soumet une proposition d'idée pour approbation. Toutes les informations requises sont renseignées. Le statut de l'idée devient défini sur
    Soumis(e) pour approbation
    .
  4. Lorsqu'un utilisateur soumet une idée, vous pouvez la marquer comme
    rejetée
    ,
    inachevée
    ou
    approuvée
    .
  5. Une action est envoyée à chaque réviseur autorisé à approuver l'idée. Cette action demande à l'approbateur de procéder à la révision et à l'approbation de l'idée.
  6. Le réviseur examine l'idée. Définissez le statut de l'idée sur
    Approuvé(e)
    ou sur
    Rejeté(e)
    . Pour solliciter davantage d'informations auprès la part de la personne ayant effectué la demande, sélectionnez
    Inachevé(e)
    .
  7. Les utilisateurs peuvent resoumettre les idées
    inachevées
    . Lorsqu'un utilisateur resoumet une idée, le statut de celle-ci est défini sur
    Soumis(e) pour approbation
    et cette idée est renvoyée au tout début du processus.
  8. Lorsqu'une idée est
    approuvée
    , vous pouvez la convertir en projet, service ou investissement. Les entités que vous pouvez créer varient selon vos droits d'accès.
  9. Un utilisateur marque une idée comme
    approuvée
    ,
    inachevée
    ou
    rejetée
    . Le système envoie une notification d'action à l'auteur initial de l'idée.
  10. L'approbation, le rejet ou la suppression de l'idée met fin au processus.
Plusieurs utilisateurs peuvent disposer du droit nécessaire pour approuver une même idée. Des réponses contradictoires peuvent être enregistrées. Par exemple, un réviseur peut approuver l'idée et un autre la rejeter avant le lancement du cycle du moteur de processus en arrière-plan. Dans ce cas, les actions en attente sont fermées (le cas échéant) et de nouvelles copies de la même action sont envoyées. La nouvelle action indique que des réponses contradictoires ont été reçues. De la même façon, un utilisateur muni des droits nécessaires peut marquer comme
Approuvé(e)
une idée dont le statut est défini sur
Inachevé(e)
. Si un utilisateur remplace le statut
Inachevé(e)
d'une idée par le statut
Rejeté(e)
, le message d'erreur suivant apparaît :
INV-0007 : Entrez un code de statut valide
. Pour éviter cette situation, marquez l'idée
Soumis(e) pour approbation
et définissez son statut sur
Approuvé(e)
ou sur
Refusé(e)
.
Création d'une idée
Utilisez la page de création d'une idée pour définir les propriétés, les coûts et bénéfices estimés et une description détaillée d'une idée.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez
    Accueil
    . Dans la section
    Gestion des demandes
    , cliquez sur
    Idées
    .
  2. Cliquez sur
    Créer
    .
  3. Définissez les options de la section
    Général
    :
    • Objet
      Permet de définir le nom et le récapitulatif de l'idée. Lorsque vous convertissez des données en projet, en service ou en investissement, l'objet est utilisé comme lien entre l'investissement et l'idée. Au cours du processus de conversion, l'objet devient la description de l'investissement.
    • ID de l'idée
      Définit un ID unique pour l'idée. Si la numération automatique est configurée, ce champ est en lecture seule. Au cours du processus de conversion, l'ID de l'idée correspond au nom de l'investissement.
    • Priorité de l'idée
      Permet de définir la valeur affectée à l'idée par son responsable. La valeur correspond à la priorité de risque. Les options suivantes sont disponibles : Faible (par défaut), Moyen(ne) et Elevé(e).
    • Description
      Spécifie la fonctionnalité et la valeur de l'implémentation de l'idée aux utilisateurs.
    • Responsable
      Définit le nom de la ressource propriétaire de l'idée et chargée de gérer cette idée. Le responsable de l'idée peut modifier les propriétés générales de cette dernière et afficher la hiérarchie et l'équipe. Des droits supplémentaires sont requis pour doter l'idée en personnel ou pour gérer sa hiérarchie. En outre, le responsable de l'idée requiert le droit d'accès
      Idée - Afficher les propriétés financières
      pour afficher les détails financiers sur la page Paramètres.
    • Demandeur initial
      Permet de définir le nom de la ressource à l'origine de la demande d'idée. Par défaut, ce champ affiche le nom de la ressource qui a créé l'idée. En tant que demandeur d'idée, vous pouvez modifier les propriétés générales et soumettre l'idée pour approbation. Pour afficher ou modifier la page Paramètres, vous avez besoin de droits d'accès supplémentaires tels que le droit d'accès d'instance Idée - Afficher.
    • Actif
      Spécifie si l'idée est active. Activez l'idée pour autoriser les ressources à l'afficher dans un portlet de planification de la capacité.
      Par défaut
      : option sélectionnée
    • Notes générales
      Toute information supplémentaire concernant l'idée ne figurant pas dans la description de l'idée.
  4. Définissez les options de la section
    Coûts et bénéfices estimés
    :
    Certaines propriétés sont utilisées plus tard dans le processus d'approbation lorsque vous convertissez l'idée en projet, en service ou en investissement
    .
  5. Dans la section
    Description détaillée
    , remplissez les champs suivants :
    • Impact sur les initiatives existantes
      Définit l'impact de l'idée sur les initiatives existantes.
    • Risques
      Permet de définir les risques, que l'idée soit ou non mise en oeuvre.
    • Dépendances
      Définit les dépendances associées à l'idée.
  6. Dans la section
    Organigramme organisationnel
    , cliquez sur l'icône
    Parcourir
    située à côté de l'organigramme organisationnel que vous souhaitez associer à l'idée à des fins de sécurité, d'organisation ou de création de rapports. Le département portant le nom de l'organigramme organisationnel est utilisé pour associer l'idée à un département. En cas de présence de plusieurs entrées d'organigramme organisationnel, le département portant le nom de l'organigramme organisationnel est répertorié en dernier.
  7. Pour enregistrer l'idée, cliquez sur
    Enregistrer
    .
    La nouvelle idée apparaît sur la page Idées avec le statut
    Non approuvé(e)
    .
  8. Pour enregistrer la nouvelle idée et la soumettre pour approbation, cliquez sur
    Soumettre pour approbation
    .
    La nouvelle idée apparaît sur la page Idées avec le statut
    Soumis(e) pour approbation
    .
Mise à jour des propriétés d'une idée
Pour définir l'idée, mettez à jour ses propriétés lorsque des informations sont disponibles. Certaines propriétés sont utilisées plus tard dans le processus d'approbation lorsque vous convertissez l'idée en projet, en service ou en investissement.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez
    Accueil
    . Dans la section
    Gestion des demandes
    , cliquez sur
    Idées
    .
  2. Ouvrez une idée.
  3. Cliquez sur l'onglet
    Propriétés
    et sélectionnez un élément de menu pour mettre à jour les propriétés d'idée.
  4. Modifier les informations générales, telles que le nom, le responsable, les objectifs, le statut, l'alignement et les associations d'organigrammes organisationnels.
  5. Dans le champ Responsable cible, sélectionnez une ressource. Le responsable cible est la ressource chargée de gérer l'idée lors de sa conversion en projet, en service ou en investissement. Vous devez remplir ce champ pour pouvoir convertir l'idée en projet, en service ou en investissement. Dans le cas contraire, la ressource que vous sélectionnez comme Responsable d'idées devient responsable du projet ou de l'investissement converti.
  6. Dans la page Propriétés, remplissez les champs de la section Description détaillée.
    1. Spécifiez l'impact de l'idée sur les initiatives existantes.
    2. Indiquez les risques liés à l'idée.
    3. Spécifiez toutes les dépendances entre l'idée et les initiatives existantes.
  7. Définissez les informations de planification, telles que les dates de début et de fin, ainsi que les méthodes de suivi.
  8. Définissez les informations budgétaires, telles que le coût et le bénéfice prévus, la valeur actualisée nette (VAN) et les mesures de rentabilité.
    Une présentation globale des coûts et des bénéfices estimés apparaît dans la section Coûts et bénéfices estimés de la page Propriétés.
Définition des informations de planification
Utilisez cette procédure pour définir les dates de début et de fin de l'idée, pour ouvrir l'idée pour la saisie de temps et pour définir son code d'imputation.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez
    Accueil
    . Dans la section
    Gestion des demandes
    , cliquez sur
    Idées
    .
  2. Ouvrez une idée.
  3. Cliquez sur l'onglet
    Propriétés
    , puis sur
    Planification
    .
  4. Dans la section
    Planification
    de la page, remplissez les champs suivants :
    • Date de début
      Indique la date de début de l'idée. Lors de la conversion de l'idée en investissement, la date correspond à la date de début de l'investissement.
    • Date de fin
      Indique la date de fin de l'idée. Lors de la conversion de l'idée en investissement, la date devient la date de fin de l'investissement.
    • Définir les dates du coût prévu
      Spécifie si les dates du coût prévu sont synchronisées avec les dates d'investissement. Sélectionnez cette option afin que le plan financier détaillé n'affecte pas les dates du coût prévu.
      Par défaut :
      option sélectionnée
  5. Dans la section
    Suivi
    de la page, remplissez les champs suivants :
    • Saisie de temps
      Autorise les membres du personnel à enregistrer le temps qu'ils ont consacré à l'idée dans leurs feuilles de temps.
      Par défaut :
      option sélectionnée
    • Mode de suivi
      Indique la méthode utilisée par les membres du personnel pour saisir le nombre d'heures de travail consacrées à l'idée.
      Options :
      • PPM :
        les membres du personnel utilisent des feuilles de temps pour enregistrer du temps.
      • Aucun(e) :
        les ressources autres que de type main-d'oeuvre effectuent le suivi des charges constatées à l'aide de justificatifs de transactions ou d'un planificateur (Open Workbench, par exemple).
      • Autre :
        importe les charges constatées à partir d'une application tierce.
      Valeur par défaut :
      PPM
    • Code d'imputation
      Sélectionnez le code d'imputation par défaut à utiliser pour toutes les tâches de l'idée. Si vous saisissez un autre code d'imputation au niveau de la tâche dans les feuilles de temps, les codes d'imputation de niveau tâche remplaceront le code d'imputation de niveau idée.
  6. Cliquez sur
    Enregistrer et revenir
    ou sur
    Soumettre pour approbation
    .
Définition d'informations budgétaires
Pour évaluer des idées dans le cadre de la gestion de portefeuilles, définissez les informations de coût et de bénéfice prévus pour chaque idée. Vous pouvez définir les informations budgétaires dans la page Idées : Propriétés : Principal - Budget. Vous pouvez définir les propriétés du budget ainsi que des mesures. Exemple : informations sur le coût prévu, la VAN, le RSI et la rentabilité de l'idée. Vous pouvez également choisir de programmer l'application pour qu'elle calcule automatiquement les mesures budgétées à l'aide du coût du capital.
Pour définir les dates de début et de fin du budget, utilisez les champs correspondants sur la page. Les propriétés du budget permettent de répartir les dépenses de manière constante et régulière pendant cette période. Les valeurs des propriétés de budget sont appliquées à une seule période, celle qui est comprise entre les dates de début et de fin de l'idée. Ces dates s'appliquent uniquement à votre idée et non aux investissements parents.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez l'idée et cliquez sur son objet.
  2. Dans le menu Propriétés, sélectionnez Propriétés et cliquez sur Synthèse financière.
  3. Remplissez les champs suivants :
    • Devise
      Indique la devise de l'investissement.
      Par défaut
      : devise du système
    • Budget = valeurs prévues
      Spécifie si les valeurs du budget définies dans les propriétés du budget d'un investissement correspondent aux valeurs prévues. Si un plan budgétaire détaillé existe pour l'investissement, toutes les valeurs du champ sont en affichage seul dans la section Budget. Les champs reflètent les valeurs du plan budgétaire détaillé. Si la case à cocher est désactivée, vous pouvez modifier les champs du budget.
      Par défaut
      : option sélectionnée
    • Calcul des mesures financières
      Permet de spécifier le calcul automatique des mesures financières de l'investissement. Si vous ne sélectionnez pas cette option, vous pouvez définir manuellement la mesure financière.
      Par défaut
      : option sélectionnée
    • Utiliser le taux système de réinvestissement
      Sélectionnez le champ pour calculer le coût total du capital en utilisant le taux système de réinvestissement.
    • Taux système
      Affiche le taux système utilisé pour calculer le coût total du capital.
    • Taux d'investissement
      Affiche le taux d'investissement utilisé pour calculer le coût total du capital.
    • Investissement initial
      Définit l'investissement initial pour l'idée.
    • Coût prévu
      Permet de définir les coûts prévus de l'idée. Cette valeur est répartie entre les dates de début et de fin du coût prévu.
      Dans les versions antérieures à la version 13.2, vous pouviez directement mettre à jour le champ Coût prévu. Toutefois, le champ Coût prévu n'est plus modifiable à partir de la version 13.2. Deux champs sont, eux, modifiables : Coût d'exploitation prévu et Coût prévu du capital. Lorsque vous convertissez l'idée en investissement, la valeur du coût prévu remplace le coût estimé saisi dans la section Coûts et bénéfices estimés de la page Propriétés de l'idée : Général.
    • Début du coût prévu
      Sélectionnez la date de début du coût prévu pour l'idée.
    • Fin du coût prévu
      Sélectionnez la date d'expiration du coût prévu pour l'idée.
    • Bénéfices prévus
      Permet de définir le bénéfice total prévu que vous recevrez de cette idée.
      Remarque :
      Lorsque vous convertissez l'idée en investissement, la valeur du bénéfice prévu remplace le bénéfice estimé saisi dans la section Coûts et bénéfices estimés de la page Propriétés de l'idée : Général.
    • Début des bénéfices prévus
      Sélectionnez la date de début du bénéfice prévu pour l'idée.
    • Fin des bénéfices prévus
      Sélectionnez la date d'expiration du bénéfice prévu pour l'idée.
    • VAN prévue
      Affiche la VAN (Valeur actualisée nette) prévue pour l'investissement.
    • RSI prévu
      Affiche le RSI (Retour sur investissement) prévu pour cet investissement.
    • Rentabilité prévue
      Date à laquelle le montant du coût prévu pour l'idée est égal au bénéfice prévu. Ce champ est en lecture seule.
    • TRI prévu
      Affiche le taux de rendement interne prévu pour l'investissement.
    • TRIM prévu
      Affiche le TRIM (Taux de rendement interne prévu modifié) pour l'investissement.
    • Délai de remboursement prévu
      Affiche la période de remboursement prévue pour l'investissement.
    • Coût budgété
      Affiche le montant du coût budgété pour l'investissement.
      Le coût budgété est la somme des champs Coût d'exploitation budgété et Coût du capital budgété.
    • Date de début du coût budgété
      Affiche la date de début du coût budgété pour un investissement.
    • Date de fin du coût budgété
      Affiche la date de fin du coût budgété pour un investissement.
    • Bénéfice budgété
      Affiche le montant des bénéfices budgétés pour l'investissement.
    • Date de début des bénéfices budgétés
      Affiche la date de début du bénéfice budgété pour un investissement.
    • Date de fin des bénéfices budgétés
      Affiche la date de fin du bénéfice budgété pour un investissement.
    • VAN budgétée
      Affiche la VAN (Valeur actualisée nette) budgétée pour l'investissement.
    • RSI budgété
      Affiche le RSI (Retour sur investissement) budgété pour cet investissement.
    • Rentabilité budgétée
      Affiche la date à laquelle le montant du coût budgété pour l'idée est égal au bénéfice prévu. Ce champ est en lecture seule.
    • TRI budgété
      Affiche le taux de rendement interne budgété pour l'investissement.
    • TRIM budgété
      Affiche le TRIM (Taux de rendement interne modifié) budgété pour l'investissement.
    • Délai de remboursement budgété (mois)
      Affiche les dates de la période de remboursement budgété pour l'investissement.
  4. Soumettez les modifications.
  5. Une présentation globale des coûts et bénéfices estimés s'affiche.
Création d'un plan de coûts pour une idée
Les plans de coûts peuvent être soumis à un processus d'approbation pour devenir un plan budgétaire formel. La procédure de soumission des plans de coûts pour approbation est la même que pour les autres types d'investissement. Après approbation, le plan de coûts devient le plan budgétaire actuel. Vous pouvez également associer un plan de bénéfices à un plan de coûts ou à un plan budgétaire. Après avoir créé un plan financier, vous pouvez l'inclure dans les processus administratifs ou dans les transactions XML Open Gateway (XOG).
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez
    Accueil
    . Dans la section
    Gestion des demandes
    , cliquez sur
    Idées
    .
  2. Ouvrez une idée.
  3. Cliquez sur l'onglet
    Plans financiers
    .
  4. Si l'erreur suivante s'affiche, cliquez sur l'onglet
    Propriétés
    , affectez un organigramme organisationnel du département et cliquez sur
    Enregistrer
    .
    You must associate this investment with an entity before a financial plan can be set up.
  5. Dans le menu
    Plans financiers
    , sélectionnez
    Plans de coûts
    .
  6. Cliquez sur
    Nouveau plan manuel
    .
  7. Renseignez les champs obligatoires.
  8. Pour lier le plan de coûts à un plan de bénéfices, accédez au champ
    Plan de bénéfices
    , cliquez sur
    Parcourir
    et sélectionnez un plan.
  9. Cliquez sur
    Save
    .
  10. Cliquez sur l'onglet
    Détails
    .
  11. Pour afficher la liste des types de coûts et des classes de transactions disponibles pour votre plan, cliquez sur
    Ajouter
    . Par exemple, vous pouvez ajouter des coûts d'exploitation pour du matériel.
  12. Cliquez sur
    Enregistrer et revenir
    .
  13. Sur la page
    Détails du plan de coûts
    d'une idée, cliquez dans les cellules qui se trouvent sous
    Montants par période
    .
  14. Ajoutez des coûts et des unités pour chaque classe de transactions.
  15. (Facultatif) Pour insérer des coûts à partir d'une équipe d'investissement existante, cliquez sur le menu
    Actions
    et sélectionnez
    Remplir à partir de l'équipe d'investissement
    .
  16. Cliquez sur
    Save
    .
Création d'un plan de bénéfices pour une idée
Pour calculer le RSI ou la VAN d'une idée, créez un plan de bénéfices et associez-le à un plan de coûts. Les plans de bénéfices ne requièrent pas d'approbation.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez
    Accueil
    . Dans la section
    Gestion des demandes
    , cliquez sur
    Idées
    .
  2. Ouvrez une idée.
  3. Cliquez sur l'onglet Plans financiers.
  4. Si l'erreur suivante s'affiche, cliquez sur l'onglet Propriétés, affectez un organigramme organisationnel du département et cliquez sur Enregistrer.
    You must associate this investment with an entity before a financial plan can be set up.
  5. Dans le menu Plans financiers, sélectionnez Plans de bénéfices.
  6. Cliquez sur Créer.
  7. Renseignez les champs obligatoires.
  8. Pour lier le plan de coûts à un plan de bénéfices, accédez au champ Plan de bénéfices, cliquez sur Parcourir et sélectionnez un plan.
  9. Cliquez sur Enregistrer.
  10. Cliquez sur l'onglet Détails.
  11. Pour afficher la liste des bénéfices par description, par classe et par sous-classe pour votre plan, cliquez sur Ajouter. Par exemple, vous pouvez répertorier des programmes pour augmenter le chiffre d'affaires ou réduire les coûts.
  12. Cliquez sur Enregistrer et revenir.
  13. Sur la page Détails du plan de bénéfices d'une idée, cliquez dans les cellules qui se trouvent sous Montants par période.
  14. Ajoutez des bénéfices pour chaque classe de bénéfices par période.
  15. Cliquez sur Enregistrer.
Création d'un plan budgétaire pour une idée
Lorsqu'un plan de coûts est approuvé, il devient le plan budgétaire d'un investissement.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez une idée.
  2. Dans le menu Plans financiers, sélectionnez Plans de coûts.
  3. Ouvrez un plan de coûts.
  4. Dans le menu Actions, cliquez sur Soumettre pour approbation.
    Le plan de coûts devient le plan budgétaire soumis proposé.
  5. Dans le menu Plans financiers, sélectionnez Plans budgétaires.
  6. Cliquez sur Approuver.
    Le plan de coûts devient le plan budgétaire approuvé.
Limites financières pour les idées
Les restrictions suivantes s'appliquent aux plans financiers d'une idée :
  • Les charges constatées des plans financiers, les transactions manuelles et les contre-passations ne sont pas activées financièrement.
  • L'utilisation de transactions avec les charges constatées n'est pas possible.
  • Seul un plan de coûts créé manuellement (plan de coûts de référence) peut être converti en investissement cible. Vous ne pouvez pas convertir un plan de coûts que vous créez à l'aide des méthodes Remplir à partir de l'équipe d'investissement ou Remplir à partir des affectations des tâches.
  • Vous ne pouvez pas non plus convertir un plan budgétaire en investissement cible.
  • Aucune action du système de flux de travaux n'est disponible pour convertir le plan financier d'une idée en investissement cible. Seule l'interface utilisateur permet de convertir le plan financier d'une idée.
Soumission d'une idée pour approbation
Après avoir développé une nouvelle idée, soumettez-la pour approbation. Vous pouvez également soumettre une idée pour approbation lors de sa création.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez
    Accueil
    . Dans la section
    Gestion des demandes
    , cliquez sur
    Idées
    .
  2. Ouvrez une idée.
  3. Effectuez l'une des actions suivantes :
    • Cliquez sur
      Soumettre pour approbation
      .
    • Dans le champ
      Statut
      , définissez la valeur sur
      Soumis(e) pour approbation
      , puis cliquez sur
      Enregistrer et revenir
      .
Approbation d'une idée
Seules les idées dont le statut est
Soumis(e) pour approbation
peuvent faire l'objet d'une approbation.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez
    Accueil
    . Dans la section
    Gestion des demandes
    , cliquez sur
    Idées
    .
  2. (Facultatif) Ouvrez une idée, allez dans la liste déroulante
    Statut
    et sélectionnez
    Approuvé(e)
    , puis enregistrez vos modifications.
  3. Activez la case à cocher située à côté de l'idée.
  4. Cliquez sur
    Approuver
    .
Demande d'informations complémentaires concernant une idée
Utilisez cette procédure si vous pensez qu'une idée requiert des informations supplémentaires avant son approbation et sa conversion en projet ou investissement.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez
    Accueil
    . Dans la section
    Gestion des demandes
    , cliquez sur
    Idées
    .
  2. Ouvrez une idée.
    La page Propriétés s'affiche.
  3. Définissez le statut de l'idée soumise sur
    Inachevé(e)
    .
  4. Dans le champ Notes générales, saisissez les notes ou les instructions relatives aux informations supplémentaires que vous souhaitez obtenir du responsable de l'idée.
  5. Cliquez sur Enregistrer et revenir.
    La page Idées s'ouvre et l'idée possède le statut
    Inachevé(e)
    .
  6. Envoyez une action et une notification au responsable de l'idée pour que celui-ci fournisse des informations supplémentaires et resoumettre l'idée.
    Vous pouvez également recourir à un processus pour atteindre ces objectifs
    .
Rejet d'une idée
Vous pouvez rejeter une idée dans la page de liste ou dans la page relative à ses propriétés. Vous pouvez uniquement rejeter les idées dont le statut est
Soumis(e) pour approbation
.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez Accueil. Dans la section Gestion des demandes, cliquez sur Idées.
  2. Activez la case à cocher située à côté de l'idée.
  3. Cliquez sur Rejeter.
Vous pouvez également ouvrir l'idée, allez dans la liste déroulante Statut et sélectionner
Rejeté(e)
, puis enregistrer vos modifications.
Désactivation d'une idée
Vous pouvez désactiver une idée afin de la mettre en attente de façon illimitée.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez l'idée.
    La page de liste s'affiche.
  2. Cliquez sur l'objet de l'idée à désactiver.
    La page Propriétés s'affiche.
  3. Dans la section Général de la page, désélectionnez la case à cocher Actif.
  4. Cliquez sur Enregistrer.
Suppression d'une idée
Vous pouvez supprimer des idées, y compris celles qui ont été converties en investissement. La suppression d'une idée convertie supprime également le lien menant vers l'investissement. La suppression d'une idée n'entraîne pas la suppression de l'investissement converti.
Procédez comme suit :
  1. Sur la page incluant de liste des idées, activez la case à cocher située à côté d'une idée.
  2. Définissez le champ Actif sur
    Non
    et cliquez sur Enregistrer. Les idées actives ne sont pas supprimables.
  3. Cliquez sur Marquer pour suppression. L'idée n'apparaît plus dans la liste.
    Le job Supprimer les investissements doit être exécuté pour supprimer définitivement l'investissement.
Dotation en personnel d'une équipe chargée de travailler sur une idée
Sélection des ressources
Pour lancer la planification de la capacité et du portefeuille, vous devez doter vos idées les plus prometteuses en ressources. Les idées ne sont pas associées à des tâches. Lorsque vous doter une idée en personnel, ce dernier n'est pas engagé à long terme. Par exemple, vous pouvez affecter des membres d'une équipe à une idée et les charger d'effectuer les tâches préliminaires à l'approbation de l'idée. Vous pouvez ensuite ajouter du personnel supplémentaire pour l'estimation et la planification de la capacité avant de convertir l'idée en projet, en investissement ou en service.
Vous pouvez allouer des rôles ou des ressources, de type main-d'oeuvre ou autre. Le personnel peut enregistrer le temps consacré à une idée dans sa feuille de temps.
Utilisez un rôle comme paramètre fictif lorsque vous ne connaissez pas le nom de la ressource affectée à l'idée. Lorsqu'une ressource spécifique n'est pas disponible, vous pouvez définir plusieurs instances d'un rôle comme personnel affecté à votre idée. Vous pouvez par exemple affecter un programmateur 1 et un programmateur 2 pour répondre à deux exigences différentes avec un rôle de programmateur.
Vous ne pouvez pas doter en personnel plusieurs instances d'une même ressource nommée dans une idée.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez l'idée.
  2. Cliquez sur Equipe.
  3. Pour sélectionner des ressources ou des rôles individuels à inclure dans le personnel affecté à l'idée, cliquez sur Ajouter.
    La page Sélectionner des ressources s'affiche.
  4. Pour ajouter toutes les ressources dans une unité d'organigramme organisationnel sélectionnée au personnel affecté à l'idée, cliquez sur Ajouter/Mettre à jour par organigramme organisationnel.
  5. Sélectionnez les ressources et les rôles à ajouter au personnel de l'idée.
    Pour rechercher des ressources ou des rôles par nom ou pour effectuer des recherches à l'aide d'autres critères, utilisez le filtre de recherche.
  6. Pour ajouter des ressources et des rôles, cliquez sur Ajouter. Les ressources sont automatiquement allouées à 100 % sur la base de leur disponibilité par jour ouvré.
  7. Réglez l'une des valeurs suivantes :
    • Rôle
      Affiche le rôle de la ressource, qui peut être différent du rôle principal sélectionné dans le profil de la ressource.
    • Temps
      Affiche une coche jaune si la ressource ou le rôle est autorisé(e) à saisir du temps pour l'idée.
    • Statut de la réservation
      Affiche le statut de réservation de la ressource ou du rôle :
      • Ferme. La ressource est engagée pour travailler sur l'idée.
      • Optionnel(le). La ressource travaillera sur l'idée selon une planification provisoire.
      • Mixte. Il existe une allocation ferme et une allocation optionnelle pour la ressource.
    • Début
      Affiche la date de début d'allocation du membre de l'équipe. Si vous ne définissez pas cette option, la date de début de l'idée est utilisée par défaut.
    • Fin
      Affiche la date de fin d'allocation du membre de l'équipe. Si vous ne définissez pas cette option, la date de fin de l'idée est utilisée par défaut.
    • % d'allocation
      Affiche le pourcentage d'allocation du membre de l'équipe à cette idée. Par défaut, l'affectation de chaque membre du personnel à l'idée correspond à 100 % du temps disponible de la ressource.
    • Allocation
      Affiche la durée (en heures) de réservation provisoire de la ressource pour l'idée. Sauf modification des dates de réservation, les membres du personnel sont automatiquement réservés pour toute la durée de l'idée. Ce champ n'est pas modifiable. Sa valeur change afin de refléter les modifications apportées à l'aide des options suivantes :
      • Options de définition des allocations
      • Nouvelles courbes d'allocation définies dans la page Membre du personnel de l'idée : Propriétés.
      • Option Décaler l'allocation
    • Charges constatées allouées
      Affiche le nombre total d'heures que la ressource a enregistrées à ce jour pour travailler sur cette idée.
    • Charges constatées pour l'incident
      Affiche le temps enregistré pour les incidents associés à cette idée.
    • Total des charges constatées
      Affiche le temps réel total cumulé enregistré. Cette valeur correspond à la somme des charges constatées allouées et des charges constatées pour l'incident.
  8. Pour ouvrir le profil de ressource et modifier les allocations prévues et fermes, cliquez sur l'icône
    Propriétés
    .
  9. Pour ouvrir la page Rechercher des ressources pour la ressource sélectionnée et remplacer la ressource ou le rôle par une autre ressource ou par un autre rôle, cliquez sur l'icône
    Outil de recherche de ressources
    .
  10. Pour modifier les propriétés d'une ressource, cliquez sur un nom de ressource dans la liste.
  11. Pour mettre à jour l'allocation de ressources ou de rôles, cliquez sur une entrée dans la colonne Allocation des ressources.
    Lorsque vous ajoutez des ressources au personnel affecté à l'idée, vous pouvez facilement surallouer la ressource par erreur. Dans ce cas, une page de confirmation s'affiche. Le nombre d'heures de disponibilité d'une ressource peut être inférieur au nombre total d'heures demandées. Dans ce cas, la page Confirmation de la disponibilité restante s'affiche à la place de la page Confirmation de réservation.
  12. Confirmez votre intention de surallouer la ressource ou acceptez la disponibilité restante de la ressource. Dans la page de confirmation qui apparaît, sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Surallouer
      Permet de surallouer la ressource.
    • Disponibilité restante seulement
      Permet de réserver la ressource pour la durée indiquée dans la colonne Disponibilité restante.
  13. Si vous ajoutez une ressource au projet ou à l'investissement, la ressource apparaît comme étant
    surréservée
    dans la page Confirmation de la disponibilité restante. Si vous réservez une ressource à 100 % (valeur par défaut), la colonne d'allocation de ressource à 100 % indique le nombre d'heures utilisées. La colonne Disponibilité restante indique le nombre d'heures de travail réel dont la ressource dispose pour travailler sur le projet.
  14. (Facultatif) Visualisez l'effort de travail cumulé par rôle dans un ordre croissant ou basculez la vue pour modifier le travail prévu de l'idée.
    L'allocation du personnel est la période pendant laquelle une ressource est réservée pour une idée. Sauf modification des dates de réservation, les membres du personnel sont automatiquement réservés pour toute la durée de l'idée. Vous pouvez calculer la quantité d'allocation accordée à une ressource comme suit :
    La valeur du nombre total de jours ouvrés inclut les dates de début et de fin. La charge restante repose sur le nombre d'heures d'affectation d'une ressource à l'idée.
  15. Enregistrez les modifications.
Evaluation et modification des allocations de ressources d'une idée
Vous pouvez ajuster les allocations de ressources par défaut. Vous pouvez annuler la réservation ferme d'une ressource ou prolonger la planification d'une ressource. La page Détails de l'équipe pour une idée répertorie les allocations prévues et validées d'une idée, par ressource et par période, dans un graphique. Utilisez cette vue pour déterminer si une ressource est surallouée ou sous-allouée et dans quelle proportion. Vous pouvez également vérifier si une ressource est disponible pour une idée.
Pour afficher la page, sélectionnez Equipe, puis cliquez sur Détails dans la barre d'outils de la page.
La page Détails de l'équipe affiche les données relatives à la ressource, à l'allocation et à la période. Lorsque vous faites défiler une période, une note contenant un récapitulatif des éléments affichés apparaît. Les colonnes Période sont définies par défaut sur le statut Hebdomadaire et commencent toujours par la semaine en cours. Les codes de couleurs des allocations sont les suivants :
  • Jaune
    La ressource est allouée selon la disponibilité définie pour cette période ou sur une valeur inférieure.
  • Rouge
    La ressource est surallouée (c'est-à-dire que la durée de la réservation dépasse sa disponibilité) pour cette période.
  • Vert
    Indique une allocation à d'autres investissements, idées ou services.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez l'idée.
  2. Cliquez sur Equipe.
  3. Pour modifier une allocation, cliquez sur l'icône Propriétés de la ressource.
    La page Propriétés affiche les champs de profil de base et les champs liés aux allocations.
  4. Dans le champ % d'allocation par défaut, entrez le pourcentage de temps pendant lequel cette ressource doit être allouée à l'idée. Vous pouvez saisir 0 (zéro).
    Les colonnes Allocation et % d'allocation sur la page Idée : Equipe : Personnel reflètent les modifications apportées.
  5. Dans les sections Allocation prévue et Allocation ferme, créez une ligne pour chaque écart par rapport à l'allocation par défaut.
    • Allocation prévue
      Courbe représentant le montant par défaut ou total demandé pour l'allocation par le responsable.
    • Allocation ferme
      Courbe représentant le montant d'allocation que le responsable des ressources valide.
    • Statut de la réservation
      Indique le type de réservation appliquée à une ressource. Cette valeur change d'après les montants d'allocation dans les courbes d'allocation prévue et ferme.
      Exemple : l'allocation prévue ou par défaut d'une ressource est de 100 %. La ressource est réservée pour travailler sur votre idée du 01/08/14 au 30/11/14. Toutefois, elle est également planifiée pour travailler sur une autre idée à 50 % de son temps jusqu'au 1er septembre. La ressource est en vacances du 15/09/14 au 22/09/14. Vous pourriez créer deux lignes pour deux courbes d'allocation pour la ressource, l'une pour indiquer une allocation de 50 % du 8/01 au 9/01, l'autre pour un écart de zéro % du 9/15 au 9/22.
  6. Pour créer une période d'allocation prévue ou ferme :
    1. Entrez ou sélectionnez une date de début pour la période.
    2. Entrez ou sélectionnez une
      date de fin pour la période.
    3. Entrez le pourcentage de temps de travail attendu (provisoire ou engagé) dans le champ % d'allocation. Vous pouvez saisir 0 (zéro).
  7. Pour ajouter une ligne supplémentaire, cliquez sur Nouvelle ligne et répétez l'étape 4.
  8. Cliquez sur Enregistrer et revenir.
Modification des rôles du personnel de l'équipe
Vous pouvez modifier le rôle d'un membre du personnel par idée. Cette modification n'affecte pas le rôle mentionné dans leur profil de ressource. Vous pouvez remplacer une affectation de rôle dans la page Personnel ou Détails de l'idée.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez l'idée.
  2. Cliquez sur Equipe.
    La page Liste du personnel apparaît.
  3. Cliquez sur l'icône Propriétés d'une ressource.
    La page Propriétés s'affiche.
    La page affiche les champs de profil de base et les champs liés aux allocations.
  4. Dans la section Général de la page Propriétés du membre du personnel, sélectionnez un rôle dans le champ Rôle de l'investissement.
  5. Enregistrez les modifications.
Réinitialisation des allocations de personnel
Pour décaler ou mettre à l'échelle tout ou partie des allocations de ressources d'une idée, vous pouvez déplacer les allocations de ressources dans le temps. Lorsque vous déplacez des données, les données d'allocation segmentée restent inchangées, même si le pourcentage alloué à chaque segment change. Le décalage des allocations s'avère utile pour effectuer des prévisions d'allocations au-delà de la vue mise à l'échelle pour le temps autorisée (limitée à six mois).
Par exemple, supposons qu'une allocation commence le 1er mai. Elle continue avec son taux d'allocation par défaut de 100 % jusqu'à fin mai, puis qu'elle s'étende sur le mois de juin avec un taux d'allocation réduit de 50 %. Vous pouvez décaler l'allocation afin qu'elle commence à 100 % du 1er juin au 2 juillet (soit 31 jours calendaires), puis qu'elle descende à 50 % jusqu'au 2 août. Vous pouvez également décaler des allocations pour des durées qui ne comportent pas de segments.
Vous pouvez également réinitialiser les allocations de personnel pour une idée de plusieurs façons :
  • Définir une allocation
    pour mettre à jour l'allocation de plusieurs membres de l'équipe
  • Valider une allocation prévue
    afin de réinitialiser l'allocation ferme d'une ressource pour qu'elle corresponde à l'allocation prévue
  • Accepter une allocation ferme
    afin de réinitialiser l'allocation prévue d'une ressource pour qu'elle soit égale à l'allocation de réservation ferme
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez l'idée.
  2. Cliquez sur Equipe.
  3. Activez la case à cocher située à côté d'une ressource.
  4. Pour modifier l'allocation, allez dans le menu Actions et cliquez sur Décaler l'allocation.
    1. Entrez une date de début et de fin pour la plage que vous voulez modifier.
    2. Dans la section Paramètres de décalage, procédez comme suit :
      • Dans le champ Date de décalage, entrez une nouvelle date de début. Si vous laissez ce champ vide, aucun décalage ne se produira.
      • Dans le champ Date limite de décalage, entrez la dernière date pour la plage de décalage. Vous ne pouvez pas décaler les allocations au-delà de cette date.
      • Dans le champ % de mise à l'échelle de l'allocation, saisissez le pourcentage de modification à appliquer à l'allocation devant être décalée. Si vous laissez ce champ vide, aucune mise à l'échelle ne se produira.
    3. Cliquez sur Enregistrer et revenir.
  5. Dans le menu Actions situé dans le coin supérieur droit, cliquez sur Définir une allocation.
    Dans la page du personnel de l'équipe et dans les pages Détails de l'équipe d'une idée, cliquez sur Plus pour utiliser l'option Définir une allocation.
    Dans la section Général de la page d'allocations, définissez les allocations suivantes pour les membres de l'équipe sélectionnés :
    • Date de début
      Définit la date de début du travail sur l'idée. Pour réinitialiser les demandes de dotation en personnel pour la ressource et rétablir la correspondance avec la date de début de l'idée, activez la case à cocher Réinitialiser pour correspondre avec la date de début de l'investissement.
    • Date de fin
      Définit la dernière date de travail sur l'idée. Pour réinitialiser les demandes de dotation en personnel pour la ressource et rétablir la correspondance avec la date de fin de l'idée, activez la case à cocher Réinitialiser pour correspondre avec la date de début de l'investissement.
    • % d'allocation par défaut
      Définit le pourcentage de temps d'allocation de la ressource à l'idée. Vous pouvez saisir 0 %. Les colonnes Allocation et % d'allocation sur la page Idée : Equipe : Personnel reflètent ces modifications.
    • Colonne Statut de réservation
      Affiche le statut de réservation de la ressource ou du rôle.
      Valeurs
      • Ferme. La ressource est engagée pour travailler sur l'idée.
      • Optionnel(le). La ressource travaillera sur l'idée selon une planification provisoire.
      • Mixte. Il existe une allocation ferme et une allocation optionnelle pour la ressource.
  6. (Facultatif) Vous pouvez valider l'allocation prévue et la faire correspondre à l'allocation ferme de la ressource.
    1. Dans le menu Actions, cliquez sur Valider l'allocation prévue.
      La page Confirmation s'affiche.
    2. Cliquez sur Oui. Modifiez le segment d'allocation prévue pour la réservation ferme des segments d'une ressource. Le statut de réservation ferme pour une ressource équivaut à un engagement complet.
    3. Pour utiliser l'option Valider l'allocation prévue, cliquez sur Plus dans les pages Idée : Equipe : Personnel et Idée : Equipe : Détail, puis sélectionnez l'option.
      La validation de l'allocation prévue ne permet pas de réinitialiser le pourcentage d'allocation par défaut. L'allocation prévue est copiée dans la section Allocation ferme de la page Propriétés d'un membre du personnel de la ressource. La section Allocation ferme apparaît ou non sur la page selon les paramètres de réservation mixte que vous avez définis.
  7. (Facultatif) Vous pouvez définir l'allocation prévue de façon à ce qu'elle corresponde à l'allocation avec réservation ferme validée.
    1. Cliquez sur le menu Actions et sélectionnez Accepter l'allocation ferme.
      La page Confirmation s'affiche.
    2. Cliquez sur Oui. Si la section Allocation prévue contient des segments prévus avec réservation optionnelle, ces derniers seront supprimés. Tous les segments sont réinitialisés pour être égaux au segment de réservation ferme. La valeur des colonnes % d'allocation et Allocation change. La valeur Statut de réservation est
      Ferme
      , car l'allocation a été entièrement validée.
      L'option Accepter l'allocation ferme apparaît ou non sur la page selon les paramètres de réservation mixte que vous avez définis.
  8. Cliquez sur Enregistrer et revenir.
Remplacement des ressources du personnel de l'équipe
Vous pouvez remplacer l'affectation d'un membre du personnel dans la page Equipe : Personnel d'une idée. Pour rechercher un remplacement dans l'équipe, vous pouvez utiliser indice de disponibilité. En outre, vous pouvez remplacer une ressource par une autre ressource nommée et un rôle par une ressource. Pendant le remplacement, les ressources peuvent devenir surallouées.
Avant de procéder au remplacement d'un membre du personnel, tenez compte des points suivants :
  • Le remplacement d'une ressource par une autre ne transfère pas les charges constatées ni les charges constatées en attente (le cas échéant) du membre du personnel d'origine au nouveau membre. Seule la charge restante est transférée vers le nouveau membre du personnel.
  • Le membre du personnel d'origine termine toutes ses saisies de temps pour que les données réelles soient enregistrées avant le remplacement.
  • Le rôle du membre du personnel d'origine est transféré au nouveau membre (sauf si vous changez de rôle).
Le tableau suivant permet d'identifier le mode de transfert des données du membre remplacé vers le nouveau membre.
Type de données :
Est transféré vers le nouveau membre du personnel :
Début de la disponibilité
Oui, si la date n'est pas encore passée et si la nouvelle ressource n'est pas réservée à cette date.
Fin de la disponibilité
Oui
Allocation restante
Oui
Pourcentage (%) d'allocation
Oui
Rôle de l'investissement
Oui
Charges constatées existantes
Non
Charges constatées en attente
Non
Références
Non
Suppression de ressources du personnel d'équipe
Vous pouvez supprimer un membre du personnel de l'idée dans les conditions suivantes :
  • La ressource n'a pas enregistré de charges constatées pour l'idée.
  • La ressource n'a aucune charge constatée en attente.
La suppression d'un membre du personnel de votre idée ne permet pas de :
  • Supprimer la ressource dans l'application.
  • Définir le statut de ce membre du personnel sur
    Inactif
    .
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez l'idée.
  2. Cliquez sur Equipe.
    La page Liste du personnel apparaît.
  3. Activez la case à cocher située à côté de la ressource et cliquez sur Supprimer.
    La page Confirmation s'affiche.
  4. Cliquez sur Oui.
Scénarios de planification de la capacité pour des idées
Les scénarios permettent d'appliquer une méthodologie systématique pour optimiser votre idée. Vous pouvez créer un scénario de planification de la capacité à partir de toutes les pages d'idée incluant la barre d'outils Scénario. La barre d'outils Scénario s'affiche sous la barre d'outils de la page.
Vous ne pouvez pas créer de scénarios de portefeuille à partir d'une idée. Vous devez créer des scénarios de portefeuille dans un portefeuille.
Appliquer des scénarios de planification de la capacité à des idées Utilisez la barre d'outils du scénario pour sélectionner un scénario de planification de la capacité pour lequel vous disposez de droits d'accès. Lorsque vous ouvrez une idée et que vous sélectionnez un scénario, que ce soit dans une page de planification de la capacité activée pour les scénarios ou dans la page Plan financier des propriétés de l'idée, ce scénario est défini comme scénario en cours. Appliquez des scénarios à votre idée afin d'analyser l'impact des modifications de dotation du personnel ou de décalages de dates sur les résultats de votre idée ou de votre portefeuille. Vous pouvez naviguer entre un scénario et le plan de coûts de référence pour évaluer vos idées.
Affichage de la capacité du rôle pour les idées
Vous pouvez afficher la demande de rôle cumulée, y compris les membres d'équipe basés sur les rôles et les ressources nommées. Vous pouvez comparer la demande et la capacité des ressources occupant ces rôles.
Procédez comme suit :
  1. Dans la barre d'outils du menu Equipe de l'idée, sélectionnez Capacité du rôle.
    La page Capacité du rôle s'affiche. Les ressources ne disposant d'aucun rôle d'équipe apparaissent dans la ligne [Aucun rôle].
  2. Affiche les allocations de rôles pour l'idée, les allocations à d'autres investissements et les surallocations. Comparez ces informations à la capacité de rôle disponible pour cette idée.
  3. (Facultatif) Vous pouvez afficher ces informations dans un scénario ou en dehors d'un scénario.
  4. Si un rôle apparaît comme étant suralloué, cliquez sur Personnel pour accéder à la page du personnel de l'équipe d'une idée. Affichez toutes les ressources qui utilisent ce rôle.
Association d'idées à des investissements parents
Vous pouvez définir une idée comme enfant d'un investissement existant dans le système, sauf d'une autre idée. Les idées ne peuvent pas posséder d'objet enfant. La structure hiérarchique permet de cumuler la génération de rapports au niveau parent pour afficher le récapitulatif de coût et des valeurs des activités.
Une idée peut être utilisée comme enfant de plusieurs investissements. Par exemple, 80 % d'une technologie innovante peut bénéficier du projet stratégique A. Les 20 % restants de ses coûts peuvent être attribués au projet B. Définissez le pourcentage d'allocation de chaque relation dans l'onglet Hiérarchie. Identifiez les pourcentages de propriété uniquement lorsque plusieurs investissements parents ont été identifiés.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez
    Accueil
    . Dans la section
    Gestion des demandes
    , cliquez sur
    Idées
    .
  2. Ouvrez une idée.
  3. Cliquez sur l'onglet
    Hiérarchie
    .
  4. Pour ajouter des investissements parents, cliquez sur
    Ajouter
    .
  5. Sélectionnez la case à cocher pour le parent, puis cliquez sur
    Ajouter
    . Vous pouvez sélectionner plusieurs investissements parents pour l’idée.
  6. Si l'idée peut posséder plusieurs parents, vous pouvez modifier les pourcentages d'allocation. Le total est toujours de 100 %.
  7. Cliquez sur
    Save
    .
  8. Activez une ou plusieurs cases à cocher, puis cliquez sur
    Supprimer
    pour supprimer des investissements parents. Pour supprimer un parent, ajustez les allocations des autres parents de manière à totaliser 100 %. L'allocation du parent à supprimer doit être définie sur 0 %.
  9. Cliquez sur
    Save
    .
Vous pouvez également ajouter ou supprimer des associations d'idée enfant à partir de la page de l'investissement parent.
Conversion d'une idée approuvée en investissement
Vous pouvez convertir une idée
approuvée
en un type d'investissement, tel qu'un projet. Les projets sont traité de manière identique lorsque des idées sont converties en d'autres types d'investissement.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez une idée approuvée.
  2. Cliquez sur
    Convertir
    .
    La page Sélectionner le type d'investissement apparaît. Les types d'investissements affichés sur cette page dépendent de vos droits d'accès.
  3. Sélectionnez un type d'investissement.
  4. Sélectionnez
    Copier les propriétés financières et les plans financiers
    pour inclure les données financières de l'idée lors de la conversion de celle-ci en investissement. Pour inclure les données de dotation en personnel d'une ressource ou d'un rôle à partir de l'onglet
    Equipe
    de l'idée, sélectionnez
    Copier l'équipe
    . Les deux cases sont sélectionnées par défaut. Pour exclure leurs données associées, effacez le contenu d'un des champs.
  5. Cliquez sur
    Suivant
    .
  6. Remplissez les champs de la page pour définir le nouvel investissement et cliquez sur
    Enregistrer
    .
  7. Pour convertir un modèle en projet, sélectionnez
    Projet à partir d'un modèle
    . Les propriétés du projet, telles que les données budgétaires, sont transférées vers l'idée.
Copie des propriétés financières et des plans financiers
Lorsque vous sélectionnez
Copier les propriétés financières et les plans financiers
et
Copier l'équipe
, l'action suivante se produit lors de la conversion :
  • Les options d'allocation, de pourcentage d'allocation et de segments d'allocation prévue (non ferme) sont copiées dans le nouveau projet.
  • Tous les plans de coûts de l'idée (créés manuellement ou renseignés automatiquement, qu'il s'agisse d'un plan de coûts de référence ou non) sont copiés dans le nouveau projet.
  • Tous les plans de bénéfices liés sont copiés de l'idée vers le nouveau projet.
  • Les plans budgétaires de l'idée ne sont pas copiés.
Que vous sélectionniez ou désélectionniez cette option, les éléments suivants ne sont copiés :
  • Plans budgétaires
  • Informations sur l'équipe (Consultez la section
    Copie de l'équipe
    pour copier les informations sur l'équipe.)
Les exemples suivants indiquent les éléments copiés de l'idée à l'investissement, lorsque vous sélectionnez ou désélectionnez cette case à cocher. Dans les exemples ci-dessous, l'organigramme organisationnel du département pour l'idée d'origine est DEPT1 pour l'entité ENTITY1.
Exemple 1 : association de l'idée et de l'investissement au même organigramme organisationnel
  • Option activée :
    tous les attributs financiers, l'organigramme organisationnel du département et les plans financiers sont copiés de l'idée à l'investissement cible. La page Budget simple de l'investissement cible devient accessible en lecture seule.
  • Option désactivée :
    l'attribut Organigramme organisationnel du département de la page Propriétés de l'idée et l'attribut Département de la sous-page financière sont copiés dans l'investissement cible. En revanche, les plans financiers ne sont pas copiés. Vous pouvez modifier la page Budget simple au niveau de l'investissement cible.
Exemple 2 : association de l'idée et de l'investissement au même organigramme organisationnel parent.
Dans cet exemple, nous associons l'idée à une unité (DEPT1) de cet organigramme organisationnel. Nous associons le champ Organigramme organisationnel du département de la page de création d'un investissement cible à une autre unité (DEPT2) du même organigramme organisationnel.
  • Option activée :
    tous les attributs sur la sous-page financière ainsi que les plans financiers de l'idée sont copiés dans l'investissement cible. L'organigramme organisationnel du département de l'investissement cible adopte la nouvelle valeur (DEPT2) que vous avez affectée après la conversion. Le champ Département de la sous-page Propriétés financières affiche la nouvelle valeur. La page Budget simple de l'investissement cible devient accessible en lecture seule.
  • Option désactivée :
    les plans financiers ne sont pas copiés dans l'investissement cible. Toutefois, les valeurs de l'organigramme organisationnel du département et du champ Département de la sous-page financière basculent vers la nouvelle valeur (DEPT2). Vous pouvez modifier le contenu de la page Budget simple au niveau de l'investissement cible.
Exemple 3 : association de l'idée et de l'investissement à plusieurs organigrammes organisationnels d'entités différentes
  • Option activée :
    les plans financiers de l'idée ne sont pas copiés dans l'investissement cible. Les valeurs de l'organigramme organisationnel du département et du champ Département de la sous-page financière basculent vers DEPT3. Le champ Emplacement est vide. Tous les autres attributs de la sous-page financière sont copiés dans l'investissement cible en l'état, à l'exception de l'attribut Département. Vous pouvez modifier le contenu de la page Budget simple au niveau de l'investissement cible.
  • Option désactivée :
    les plans financiers et les attributs de la sous-page financière ne sont pas copiés dans l'investissement cible. Toutefois, les valeurs de l'organigramme organisationnel du département et du champ Département de la sous-page financière basculent vers DEPT3. Vous pouvez modifier le contenu de la page Budget simple au niveau de l'investissement cible.
Exemple 4 : association de l'idée et de l'investissement à des organigrammes organisationnels différents
  • Option activée :
    tous les attributs financiers, y compris l'organigramme organisationnel du département et les plans financiers (uniquement le plan de coûts de référence et le plan de bénéfices associé) sont copiés dans l'investissement cible. Le champ Organigramme organisationnel du département est vide après l'enregistrement de l'investissement cible en tant qu'objet d'investissement cible. La page Budget simple de l'investissement cible devient accessible en lecture seule.
  • Option désactivée :
    l'attribut Organigramme organisationnel du département de la page Propriétés de l'idée et l'attribut Département de la sous-page financière sont copiés dans l'investissement cible. En revanche, les plans financiers ne sont pas copiés. Le champ Organigramme organisationnel du département est vide après l'enregistrement de l'investissement cible. Vous pouvez modifier la page Budget simple au niveau de l'investissement cible.
Copie de l'équipe
Lorsque vous sélectionnez
Copier l'équipe
, les ressources et les rôles provenant du modèle sont combinés avec les ressources et les rôles provenant de l'idée. Par exemple, le rôle
Architecte (2)
s'affiche si le modèle et l'idée incluent un rôle Architecte. Les propriétés spécifiques transférées à partir de l'idée remplacent généralement celles du modèle de projet. Par exemple, supposons que la même ressource nommée existe dans le modèle et dans l'idée. Dans le nouveau projet converti, les données de ressource et le rôle affecté à partir de l'idée écrasent les données de ressource provenant du modèle. Cette fonctionnalité résout automatiquement les conflits potentiels. Une fois l'idée convertie en projet, vous pouvez modifier les propriétés du projet.
Il est déconseillé de stocker des ressources ou des rôles potentiellement dupliqués dans le modèle. Supprimez les ressources et les rôles du modèle et affectez-les à l'idée avant ou après la conversion pour éviter la duplication d'entrées.
Sélectionner l'option
Copier l'équipe
a un impact sur la création de tâches d'effort. Cette case à cocher est sélectionnée par défaut.
Exemple : vous dotez une équipe en personnel pour une idée avec trois (3) ressources :
  • Ressource R1
  • Ressource R2
  • Ressource R3
La durée de l'idée (convertie en projet) est de cinq (5) jours ouvrés. La charge restante pour chaque ressource est de 40 heures.
Vous disposez d'un modèle de projet incluant deux (2) ressources :
  • Ressource R1
  • Ressource R2
La durée indiquée dans le modèle est de dix (10) jours ouvrés. Chaque ressource dispose d'une tâche d'effort avec 80 heures de charge restante. Examinons le projet cible dont la durée est de 20 jours ouvrés.
Lorsque vous convertissez l'idée en projet, les actions suivantes se produisent dans le logiciel. Lorsque le paramètre
Autoriser la création d'une tâche d'effort
est désactivé, le logiciel copie la tâche d'effort du modèle vers le nouveau projet cible. Si le paramètre est activé, l'effort est copié et étendu.
  • Affectation R1 : 80 heures (ancienne affectation copiée à partir du modèle)
  • Affectation R2 : 80 heures (ancienne affectation copiée à partir du modèle)
  • Affectation R3 : 160 heures (nouvelle affectation de la tâche d'effort étendue de 5 jours à 20 jours, c'est-à-dire multipliée par un facteur de 4)