Affichage des coûts de capital et d'exploitation

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Vous pouvez afficher les coûts du capital et d'exploitation de manière distincte sur la page Synthèse financière et dans un plan financier détaillé. Vous pouvez saisir les informations sur les coûts de l'une des manières suivantes :
  • Pour obtenir une estimation générale, saisissez les sommes de ces coûts directement dans la page Synthèse financière des investissements.
  • Pour obtenir une vue plus détaillée des informations de type de coût, configurez un plan financier d'investissement pour la collecte des dépenses de capital et d'exploitation. Vous pouvez collecter des informations sur les coûts détaillées à partir d'allocations de tâches ou de l'équipe.
Page Synthèse financière
La page Synthèse financière d'un investissement contient les coûts généraux d'exploitation et du capital budgétés et prévus. Vous pouvez modifier les montants dans la synthèse financière jusqu'au moment de la création d'un plan de coûts de référence. Lors de la création d'un plan de coûts de référence, les champs des coûts de capitalisation et d'exploitation des sections de coûts budgétés et prévus de la synthèse financière sont en lecture seule. Les informations du plan de coûts de référence mettent automatiquement à jour les champs de coût prévu sur la page Synthèse financière. Le dernier budget approuvé met à jour les champs de budget.
Plan financier détaillé
Vous pouvez créer un plan financier détaillé manuellement, ou remplir le plan automatiquement à partir d'allocations de tâches ou d'équipe. Pour remplir des plans de coût et budgétaires automatiquement avec les coûts du capital et d'exploitation, utilisez l'une des méthodes suivantes :
  • Tâches :
    spécifiez une valeur par défaut pour le niveau d'investissement (Capital ou Exploitation) pour toutes les tâches. Si vous ne spécifiez aucun type de coût, la valeur par défaut sera Exploitation. Le cas échéant, vous pouvez remplacer la valeur par défaut au niveau de la tâche ou de la hiérarchie des tâches pour des tâches individuelles. Par exemple, vous avez un investissement dans lequel la plupart des tâches ont des coûts d'exploitation et certaines ont des coûts du capital. Définissez le type de coût d'investissement sur Exploitation de sorte que toutes les tâches héritent du type de coût Exploitation. Pour chaque tâche ayant un coût de capital, modifiez le type de coût pour remplacer le type de coût par défaut.
  • Allocations d'équipe :
    spécifiez un pourcentage de coût du capital pour les allocations de chaque membre de l'équipe. Par exemple, six membres de votre équipe sont affectés à un projet. Alice, l'un des membres, a un coût de capital de 15 %. Spécifiez le pourcentage de capitalisation d'Alice. Le pourcentage de capitalisation est utilisé pour calculer le pourcentage du coût d'exploitation et le coût du capital pour une allocation d'employé. La définition de cette valeur à partir de l'allocation de l'équipe affecte à Alice deux lignes dans le plan de coûts. Une ligne indique le pourcentage d'exploitation et les autres indiquent les unités et les coûts pour le pourcentage d'exploitation.
Cette procédure indique les options correspondant au produit sans module d'extension. La navigation peut varier, si vous avez installé un module d'extension tel que l'accélérateur PMO.
Le diagramme suivant décrit la méthode d'affichage par un administrateur financier des coûts du capital et d'exploitation dans des plans financiers récapitulatifs et détaillés.
Cette image de flux de travaux illustre la méthode qu'utilise un responsable financier pour afficher les coûts du capital et d'exploitation dans des plans financiers récapitulatifs et détaillés.
Cette image de flux de travaux illustre la méthode qu'utilise un responsable financier pour afficher les coûts du capital et d'exploitation dans des plans financiers récapitulatifs et détaillés.
Procédez comme suit
:
 
 
Vérifier les prérequis
  • Vérifiez que le droit d'accès
    <Investissement> - Modifier les propriétés financières
    vous a été affecté.
  • Associez l'investissement à une entité.
  • Vérifiez que l'investissement dispose d'affectations de tâches et d'allocations d'équipe si vous souhaitez le remplir à l'aide de ces options.
Mise à jour manuelle de la page Synthèse financière pour afficher les coûts du capital et d'exploitation
Pour faciliter la planification générale, vous pouvez ajouter manuellement des montants de capital et d'exploitation sur la page Synthèse financière. Par exemple, vous avez un nouveau projet et devez livrer des estimations générales des coûts prévus. Vous pouvez saisir des estimations de coûts d'exploitation et du capital. Une fois le plan de coûts de référence créé ou votre budget approuvé, ces champs deviennent en lecture seule.
Pour afficher les coûts corrects sur la page Synthèse financière, sélectionnez l'attribut de groupement Type de coût. Il ne doit pas nécessairement s'agir d'un attribut de groupement du plan détaillé.
Procédez comme suit :
  1. Cliquez sur
    Accueil
    ,
    Gestion des portefeuilles
    , puis sélectionnez un type d'investissement.
  2. Ouvrez un investissement.
  3. Cliquez sur le menu de l'onglet
    Propriétés
    et sélectionnez
    Synthèse financière
    .
  4. Dans la section
    Coût prévu
    , saisissez des valeurs pour les champs suivants :
    Remarque :
    Si le plan de coûts de référence n'utilise pas d'attribut de groupement Type de coût, le champ Coût d'exploitation prévu récapitule tous les coûts comme des coûts exploitation.
    • Coût prévu du capital
      Spécifie le montant du coût de capital prévu pour l'investissement. S'il existe un plan de coûts de référence, ce champ sera rempli avec les valeurs qu'il contient et sera en lecture seule.
    • % de capital prévu
      Spécifie le pourcentage de coût total issu du capital. Ce champ en lecture seule est automatiquement calculé en fonction de la valeur du champ Coût prévu.
      % de capital prévu
      = Coût prévu du capital ÷ Coût prévu
    • Coût d'exploitation prévu
      Spécifie le montant du coût d'exploitation prévu pour l'investissement. S'il existe un plan de coûts de référence, ce champ sera rempli avec les valeurs qu'il contient et sera en lecture seule.
    • % d'exploitation prévu
      Pourcentage des coûts totaux issus de vos coûts d'exploitation prévus. Ce champ en lecture seule est automatiquement calculé en fonction de la valeur du champ Coût prévu.
      % d'exploitation prévu
      = Coût d'exploitation prévu ÷ Coût prévu
  5. Dans la section
    Coût budgété
    , saisissez une valeur pour les champs ci-dessous.
    Remarque :
    Si vous n'avez pas défini Type de coût comme attribut de groupement, toutes les valeurs sont combinées dans le champ Coût d'exploitation budgété.
    • Coût du capital budgété
      Spécifie le montant du coût de capital budgété pour l'investissement. Ce champ est indisponible dans les cas suivants :
      • Un plan de coûts de référence ou un budget approuvé existe. La valeur est remplie à partir du budget approuvé. Le champ est en lecture seule lorsqu'un plan de coûts de référence est créé ; toutefois, si aucun budget approuvé n'existe, les champs du budget sont automatiquement remplis avec des valeurs de coût nulles.
      • L'option Budget = valeurs prévues est activée et les plans financiers détaillés n'existent pas.
    • % de capital budgété
      Spécifie le pourcentage de coûts budgétés totaux issus du capital. Ce champ en lecture seule est calculé à partir de la valeur du champ Coût du capital budgété.
    • Coût d'exploitation budgété
      Spécifie le montant du coût d'exploitation budgété pour l'investissement. Ce champ est indisponible dans les cas suivants :
      • Un plan de coûts de référence ou un budget approuvé existe. La valeur est remplie à partir du budget approuvé. Le champ devient visible lorsqu'un plan de coûts de référence est créé ; toutefois, si aucun budget approuvé n'existe, les champs du budget sont automatiquement remplis avec des valeurs de coût nulles.
      • L'option Budget = valeurs prévues est activée et les plans financiers détaillés n'existent pas.
    • % d'exploitation budgété
      Spécifie le pourcentage de coûts budgétés totaux issus de l'exploitation. Ce champ en lecture seule est calculé à partir de la valeur du champ Coût d'exploitation budgété.
  6. Enregistrez les modifications.
Si un plan de coûts détaillé existe déjà, les champs Récapitulatif du plan financier sont en lecture seule (comme illustré dans l'image à droite ci-dessous). Lorsqu'aucun plan de coûts détaillé n'existe, vous pouvez ajuster les valeurs modifiables (comme illustré dans l'image à gauche ci-dessous). Dans tous les cas, le Coût prévu = Coût prévu du capital + Coût d'exploitation prévu.
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Sélection de la méthode de collecte des informations de coûts et création du plan
Créez le plan financier détaillé pour mettre à jour les coûts du capital et d'exploitation automatiquement à partir des affectations de tâches ou des allocations de l'équipe. Si vous souhaitez remplir votre plan financier à l'aide des affectations de tâche, vous pouvez remplacer le paramètre Type de coût de l'investissement au niveau de la tâche spécifique. Définissez la valeur par défaut de l'investissement pour le type de coût lorsque vous créez le plan financier.
Par exemple, supposons qu'un investissement contienne 90 tâches analysées en types de coût suivants : 80 tâches de coût d'exploitation et dix tâches de coût du capital. Dans ce cas, le responsable financier définit l'attribut Type de coût d'investissement sur Exploitation. Ce paramètre affecte automatiquement le type Coût d'exploitation de toutes les tâches et les 80 tâches de coût d'exploitation sont identifiées. Pour les dix tâches de coût du capital, l'administrateur financier spécifie le type de coût au niveau des tâches mêmes, pour remplacer le paramètre par défaut.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le menu Accueil et dans la section Gestion des portefeuilles, cliquez sur le type d'investissement approprié.
  2. Ouvrez un investissement et cliquez sur Plans financiers.
  3. Dans le menu Plans financiers, cliquez sur Plans de coûts.
  4. Dans le menu Actions, sélectionnez Général et cliquez sur l'une des options suivantes :
    • Créer à partir de l'équipe d'investissement
    • Créer à partir des affectations des tâches
    La page de propriétés qui apparaît contient les valeurs par défaut de l'entité associée et de l'investissement. Vous pouvez accepter ces valeurs par défaut ou les changer.
  5. Saisissez un nom, un ID et une description pour le plan de coûts.
  6. Dans la liste déroulante Attribut de groupement, sélectionnez Type de coût.
  7. Enregistrez les modifications.
Définition du type de coût de tâches d'investissement spécifiques
Les plans de coûts contenant les informations provenant des affectations de tâches peuvent inclure des tâches dont le type de coût ne correspond pas à la valeur par défaut. Vous pouvez, pour une tâche spécifique, indiquer un type de coût qui remplace le type de coût par défaut sélectionné pour le plan.
Exemple 1
L'attribut Type de coût d'un investissement est défini sur Exploitation. Cependant, certaines tâches ou hiérarchies de tâches requièrent le type de coût Capital. Dans ce cas, vous devez sélectionner le type de coût Capital uniquement pour ces tâches. Lorsque vous remplissez le plan de coûts à partir d'affectations de tâches, le plan affiche un organigramme de coûts du capital et d'exploitation par poste.
Exemple 2
L'attribut Type de coût d'un investissement est défini sur Exploitation. L'investissement possède une tâche parente avec un type de coût Capital. La tâche parente a deux tâches enfants : la tâche 1 a un type de coût Exploitation et aucun type de coût n'est sélectionné pour la tâche 2.
Dans ce cas, le type de coût Exploitation est défini pour la tâche 1, alors que la tâche 2 hérite du type de coût Capital de sa tâche parente. Lors de la création d'un plan de coûts à l'aide de Créer à partir des affectations des tâches, deux lignes sont créées : l'une pour Coûts d'exploitation et l'autre pour Coûts du capital.
Remarque :
Le champ Type de coût n'est pas prédéfini pour les tâches. Pour pouvoir afficher ce champ, l'administrateur système doit configurer la vue Tâches dans Studio.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le menu Accueil et dans la section Gestion des portefeuilles, cliquez sur le type d'investissement approprié.
  2. Ouvrez l'investissement et cliquez sur Tâches.
  3. Ouvrez une tâche et sous Type de coût, sélectionnez Capital ou Exploitation.
    Remarque :
    Une tâche enfant hérite de la valeur sélectionnée, sauf si son type de coût est différent.
  4. Enregistrez les modifications.
  5. Répétez cette procédure pour chaque tâche pour laquelle le type de coût diffère de celui sélectionné pour l'investissement.
Définir le pourcentage de capitalisation des allocations de l'équipe d'investissement
Pour afficher les coûts du capital par allocation d'équipe, spécifiez la valeur du pourcentage de capitalisation des membres d'équipe. Par exemple, six employés sont affectés à un projet. Vous pouvez spécifier un pourcentage de capitalisation pour chaque membre de l'équipe. Chaque membre peut avoir un pourcentage différent. Le plan de coûts affiche les coûts du capital et d'exploitation des membres de l'équipe auxquels vous définissez un pourcentage de capitalisation.
L'affichage du champ Capitalisation n'est pas prédéfini pour les équipes. Pour pouvoir afficher ce champ, l'administrateur système doit configurer la vue Equipes dans Studio. En outre, pour modifier le champ % de capitalisation, vous avez besoin du droit d'accès
<Investissement>
- Modifier les propriétés financières. Par exemple, pour modifier ce champ pour un projet, vous devez disposer du droit d'accès Projet - Modifier les propriétés financières.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le menu Accueil et dans la section Gestion des portefeuilles, cliquez sur le type d'investissement approprié.
  2. Ouvrez l'investissement et cliquez sur Equipes.
  3. Cliquez sur Equipes pour ouvrir le menu, puis cliquez sur Personnel.
  4. Cliquez sur l'icône Propriétés située près d'un nom de membre de l'équipe.
  5. Saisissez une valeur dans le champs % de capitalisation.
    La valeur est utilisée pour calculer le pourcentage du coût d'exploitation et le coût du capital pour une allocation d'employé.
  6. Cliquez sur Enregistrer et revenir.
  7. Répétez cette procédure pour tous les membres de l'équipe pour lesquels vous voulez afficher les pourcentages de coût du capital et d'exploitation.
Vérification des coûts du capital et d'exploitation
Vérifiez que le capital d'investissement et les coûts d'exploitation s'affichent dans les pages suivantes :
  • Page
    Synthèse financière
  • Page
    Détail du plan de coûts
Pour afficher la page Synthèse financière, procédez comme suit :
  1. Sélectionnez Accueil, puis dans la section Gestion des portefeuilles, cliquez sur le type d'investissement approprié (Projets par exemple).
  2. Ouvrez l'investissement et cliquez sur Propriétés pour afficher le menu.
  3. Cliquez sur Synthèse financière.
Pour afficher la page Détail du plan de coûts, procédez comme suit :
  1. Ouvrez le menu Accueil et dans la section Gestion des portefeuilles, cliquez sur le type d'investissement approprié.
  2. Ouvrez un investissement et cliquez sur Plans financiers.
  3. Dans le menu Plans financiers, cliquez sur Plans de coûts.
  4. Cliquez sur le nom du plan de coûts de référence.
Lorsque les coûts du capital et d'exploitation apparaissent sur les deux pages, vous avez affiché correctement ces informations.