Configuration d'une matrice de taux et de coûts financiers

ccppmop157
Une matrice de coûts et de taux financiers comprend des propriétés générales qui la décrivent et des colonnes permettant d'identifier les critères utilisés pour la mise en correspondance des taux et des coûts avec les transactions. Vous pouvez définir une matrice de taux pour l'utiliser lors du traitement des transactions financières et pour déterminer les coûts et les taux de facturation ou d'imputation. Vous pouvez créer des matrices de coûts et de taux pour la main-d'oeuvre, le matériel, l'équipement et les ressources de dépenses.
Vous pouvez établir des matrices par défaut à plusieurs niveaux : système, entité et investissement. Le produit recherche et applique les matrices tout d'abord au niveau de l'investissement, puis au niveau de l'entité et enfin au niveau du système. Vous pouvez définir des emplacements de taux par défaut au niveau de l'entité ou au niveau du système. Si aucune correspondance avec une matrice ne peut être établie, vous pouvez entrer les coûts et les taux manuellement lors de la création des transactions.
2
Exemple : configuration d'une matrice de taux et de coûts d'après la classe de ressources
La société Document Management Company capture les coûts dans le système financier à l'aide de la classe de ressources et du code de valorisation des ressources affectées à leurs investissements. Elle utilise quatre classes de ressources différentes affectées à deux codes de valorisation différents. Les coûts associés aux classes de ressources et aux codes de valorisation sont différents.
Par exemple, le coût réel de la main-d'oeuvre facturable est de 100 dollars, alors qu'aucun coût n'est associé à la main-d'oeuvre non facturable. Le coût des classes de ressources autres que de type main-d'oeuvre est calculé au moyen de la formule 1,00 dollar * quantité.
Pour satisfaire les exigences de votre société, le responsable financier configure une matrice de taux et de coûts incluant cinq lignes différentes. Une ligne représente chaque combinaison classe de ressources (de main-d'oeuvre et hors main-d'oeuvre) et code de valorisation. Le responsable saisit le coût approprié dans la ligne. Les lignes de matrice définissent les critères d'application des coûts aux ressources dans le cadre du traitement des transactions. Le tableau suivant indique les lignes de matrice :
Date de début
Date de fin
Classe de ressources
Code de valorisation
Coût réel
01/01/2019
31/12/2019
Main-d'oeuvre
Facturable
100,00 $
01/01/2019
31/12/2019
Main-d'oeuvre
Non facturable
0,00 dollar
01/01/2019
31/12/2019
Dépenses
*
1,00 dollar
01/01/2019
31/12/2019
Matériel
*
1,00 dollar
01/01/2019
31/12/2019
Equipement
*
1,00 dollar
Vérification des conditions préalables
Avant de configurer une matrice de taux et de coûts, effectuez les opérations préalables ci-dessous:
  1. Veillez à prendre connaissance des concepts de gestion financière suivants :
    • La planification des coûts par rapport aux charges constatées, aux cycles calendaires fiscaux et aux périodes fiscales et la définition de ces éléments dans votre organisation.
    • Les résultats souhaités selon le type de configuration : une fois que vous avez commencé à utiliser les données configurées pour créer des données d'instance, vous ne pouvez plus modifier la configuration. Par exemple, vous ne pouvez pas supprimer les périodes fiscales, les unités OBS de département ou d'emplacement ni les classifications financières que l'application utilise.
    • Le mode de configuration des unités d'organigramme organisationnel d'emplacement et de département et de votre structure organisationnelle à l'aide d'une entité : Vous devez définir l'organisation avec précaution, car lorsque vous utilisez l'application ou que vous générez des rapports, les informations sont regroupées en fonction du résultat souhaité.
    • L'impact de vos configurations, de vos classifications et de vos définitions sur le flux de données dans le traitement de vos intégrations de vos produits tiers et des contre-passations.
  2. Veillez à créer et configurer une entité financière en suivant la procédure décrite dans la section
    Procédure de configuration d'une entité financière
    .
  3. Vérifiez que vous avez configuré une devise.
  4. Vérifiez que vous avez collecté les informations suivantes requises pour la planification d'une matrice :
    1. Déterminez si la matrice est basée sur le rôle de la ressource, sur la ressource, sur le code de valorisation ou sur le code d'imputation, etc. Si elle est basée sur les investissements ou sur les ressources, vérifiez que ceux-ci sont activés financièrement.
    2. Etablissez une convention d'attribution de nom pour la matrice.
    3. Vérifiez le type de devise requise pour la matrice et activez-la.
    4. Déterminez si la matrice doit être marquée comme privée. Si tel est le cas, déterminez les personnes devant y avoir accès.
    5. Créez toutes les données devant être utilisées dans la matrice avant de définir la matrice. Par exemple, vous devez ajouter le rôle de responsable des ressources dans le module de gestion des ressources pour pouvoir l'ajouter à la matrice.
    6. (Facultatif) Configurez les codes de coûts majorés pour pouvoir les utiliser pour le marquage des coûts réels et des coûts standard dans la matrice de taux et de coûts.
Création d'une matrice de coûts et de taux
En tant que responsable financier, vous pouvez garantir l'application des coûts et des taux standard à tous les plans financiers détaillés et à toutes les transactions des investissements. Créez une matrice de taux et de coûts standard qui fournit des valeurs par défaut à partir d'une matrice centralisée de taux dans le système financier. Grâce aux informations par défaut standardisées, il n'est plus nécessaire de définir individuellement les coûts et les taux des différents plans financiers et transactions.
Remplissez la matrice taux et de coûts avec les types suivants de valeurs financières :
  • Coûts prévus des investissements devant être utilisés dans des plans financiers détaillés
  • Taux de facturation des transactions financières traitées dans les investissements
Une matrice de taux régit la structure tarifaire utilisée dans tous les modèles de tarification. Vous devrez, selon vos besoins, créer une ou plusieurs matrices. Par exemple, définissez une matrice de taux pour les projets
externes
et une autre pour les projets
internes
. Nous vous recommandons d'inclure les types de ressources main-d'oeuvre, matériel, équipement et dépenses dans votre matrice. Vous pouvez alors définir les coûts et les taux des ressources de type main-d'oeuvre ou autre pour la planification des coûts et le traitement des transactions financières. Nous vous recommandons également d'utiliser des codes d'imputation lors de la définition des coûts et des taux.
La copie d'une matrice de coûts ou de taux ajoute une nouvelle matrice utilisant les propriétés définies pour la matrice existante.
Procédez comme suit :
  1. Cliquez sur
    Administration
    ,
    Finances
    ,
    Gérer les matrices
    .
  2. Cliquez sur
    Créer
    et remplissez les champs suivants :
    • Nom de la matrice
      Entrez un nom unique pour identifier cette matrice.
    • Type de matrice
      Le type
      Coût/Taux
      par défaut est sélectionné.
    • Devise par défaut de la matrice
      Définit la devise par défaut pour cette matrice. Ce champ s'affiche uniquement lorsque l'option multidevise est activée.
    • Emplacement
      Définit l'organigramme organisationnel d'emplacement associé à une entité. Les taux et les coûts sont appliqués aux transactions uniquement en cas de correspondance avec l'organigramme organisationnel d'emplacement d'entité, de ressource ou d'investissement. Nous vous recommandons de laisser ce champ vide, car la définition d'une valeur peut aboutir à la non-application des taux.
    • Entité
      Définit l'entité financière associée à la matrice. Les taux et les coûts sont appliqués aux transactions uniquement en cas de correspondance avec l'investissement, la ressource ou l'entité. Nous vous recommandons de laisser ce champ vide, car la définition d'une valeur peut aboutir à la non-application des taux.
    • Privé(e)
      Spécifie si l'accès à cette matrice est restreint à certains utilisateurs.
  3. Cliquez sur
    Enregistrer et continuer
    . Passez à l'étape 3 de la procédure suivante.
Affectation de colonnes à la matrice
Déterminez les colonnes requises dans la matrice. Par exemple, pour permettre aux responsables d'investissement d'afficher une structure de leurs dépenses de capital et d'exploitation réelles, affectez le type de coûts sous forme de colonne dans la matrice.
Définissez l'ordre des colonnes de la matrice pour que l'évaluation de la transaction puisse avoir lieu correctement. Pour configurer les conditions d'application des taux, affectez un maximum de dix colonnes à la matrice de taux et de coûts. Les transactions sont traitées à l'aide des colonnes de matrice afin de déterminer les taux et les coûts.
L'ordre des colonnes détermine la pondération et le filtrage des coûts et des taux. Le traitement des transactions lit les colonnes en allant de gauche à droite. Par exemple, si la première colonne est nommée "Client" et la deuxième "Projet", seuls les projets associés au client sont exécutés à l'aide de cette matrice.
Procédez comme suit :
  1. Cliquez sur
    Administration
    ,
    Finances
    ,
    Gérer les matrices
    .
  2. Dans la colonne
    Nom de la matrice
    , sélectionner une matrice.
  3. Sélectionnez une colonne dans la liste
    Disponible
    et cliquez sur
    Ajouter
    .
    Le champ ou la colonne s'affiche dans la liste
    Sélection
    .
  4. Pour modifier l'ordre des colonnes sélectionnées, déplacez les colonnes vers le haut ou vers le bas dans la liste. Cliquez sur la flèche vers le haut ou vers le bas. Le haut de la liste correspond à la gauche de la matrice, alors que le bas de la liste correspond à sa droite.
  5. Cliquez sur
    Enregistrer et continuer
    . Passez à l'étape 3 de la procédure suivante.
Ajout de lignes à la matrice
Finalisez la définition de la matrice de taux et de coûts en ajoutant des lignes de valeurs spécifiques pour les colonnes de matrice. Par exemple, si vous avez affecté des colonnes de matrice Rôle de la ressource et Classe de transactions, sélectionnez des combinaisons uniques de rôles et de classes de transactions pour créer des lignes.
Remarque
: Vérifiez que chaque ligne de matrice est unique et que les dates ne se chevauchent pas.
Les lignes de matrice vous permettent de définir les critères d'application des taux et des coûts à des investissements et à des ressources dans le cadre du traitement des transactions. L'exemple de matrice illustré dans les lignes du tableau suivant définit le coût et le taux du rôle Analyste commercial pour deux classes de transactions différentes.
Date de début
Date de fin
Rôle de la ressource
Classe de transactions
Taux
Coût standard
Coût réel
Devise
1/1/13
12/31/13
Analyste commercial
Employé
90
90
100
USD
1/1/13
12/31/13
Analyste commercial
Contrat
100
100
90
USD
Procédez comme suit :
  1. Cliquez sur
    Administration
    ,
    Finances
    ,
    Gérer les matrices
    .
  2. Sélectionnez une matrice.
  3. Cliquez sur
    Modifier les lignes de la matrice
    .
  4. Cliquez sur
    Créer
    .
  5. Renseignez les deux champs de date obligatoires.
    • Date de début
      Définit le début de la plage de dates d'application pour cette ligne. Les taux et les coûts de cette matrice sont appliqués aux transactions traitées pendant cette plage.
    • Date de fin
      Définit la fin de la plage de dates d'application pour cette ligne.
  6. Entrez des valeurs pour toutes les colonnes de matrice que vous avez ajoutées.
  7. Remplissez les champs standard ci-dessous pour vos lignes de matrice :
    • Taux
      Définit le taux de facturation à appliquer à une transaction pour la ligne. Vous devez spécifier une valeur d'au moins 0,00. Le taux est égal à la quantité pour l'équipement, le matériel et les dépenses. Par exemple, si un serveur coûte 1 000 $, le taux est défini sur 1.
    • Coût standard
      Il s'agit du coût standard associé à une transaction correspondant aux critères établis dans la matrice de taux. Cet attribut n'est généralement pas utilisé ailleurs dans le produit, mais il peut être utilisé dans la génération de rapports sur les coûts définis par l'utilisateur.
    • Coût réel
      Définit le coût réel associé à une transaction correspondant aux critères spécifiés dans la matrice. Vous pouvez utiliser le coût réel lors de la génération de rapports personnalisés.
    • Devise
      Spécifie la devise utilisée pour la ligne dans la matrice. Cette valeur peut être différente pour chaque ligne de la matrice et est affectée si une correspondance de transaction est détectée.
      Ce champ s'affiche uniquement lorsque l'option multidevise est activée.
    • Code de coût majoré
      Spécifie le code de coût majoré à utiliser lorsqu'une transaction correspond aux critères spécifiés dans la matrice.
  8. Cliquez sur
    Enregistrer et revenir
    .
La matrice de taux et de coûts est configurée une fois ces trois tâches terminées. La matrice applique les coûts et les taux standard à toutes les transactions financières à partir d'un tableau centralisé de taux et de coûts.
Augmentation de taux dans les matrices de coûts/taux
Les augmentations de taux affectent la totalité de la matrice. Pour appliquer cette procédure, au moins une ligne de matrice doit exister.
Procédez comme suit :
  1. Cliquez sur
    Administration
    ,
    Finances
    ,
    Gérer les matrices
    .
  2. Sélectionnez une matrice.
    La page à onglets
    Modifier les lignes de la matrice
    s'affiche.
  3. Sélectionnez la case à cocher correspondant à une ligne.
  4. Cliquez sur
    Augmentation du taux
    .
  5. Modifiez les entrées suivantes de votre choix :
    • % du taux
      Définit le pourcentage d'augmentation à appliquer au taux pendant la période spécifiée.
    • % du coût standard
      Définit le pourcentage d'augmentation à appliquer au coût standard pendant la période spécifiée.
    • % du coût réel
      Définit le pourcentage d'augmentation à appliquer au coût réel pendant la période spécifiée.
    • Date de début source
      Définit le début de la plage de dates pour les lignes de la matrice affectées par la modification du taux.
    • Date de fin source
      Définit la fin de la plage de dates pour les lignes de la matrice affectées par la modification du taux.
    • Nouvelle date de début
      Définit le début de la plage de dates d'application pour cette nouvelle ligne de matrice.
    • Nouvelle date de fin
      Définit la fin de la plage de dates d'application pour cette nouvelle ligne de matrice.
  6. Cliquez sur
    Aperçu
    et testez la matrice.
Déverrouillage des matrices
Les matrices en cours d'affichage ou modifiées sont verrouillées, ce qui signifie qu'aucun autre utilisateur ne peut les afficher ou les modifier.
Procédez comme suit :
  1. Cliquez sur
    Administration
    ,
    Finances
    ,
    Gérer les matrices
    .
  2. Cliquez sur
    Matrices verrouillées
    .
  3. Sélectionnez la matrice que vous souhaitez déverrouiller.
  4. Cliquez sur
    Déverrouiller
    .