Configuration d'une entité financière

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La création d'une entité financière est la première étape de la configuration du module de gestion financière. Vous pouvez définir autant d'entités que vous le souhaitez.Toutes les entités possèdent un ensemble unique d'emplacements et de départements. Ces entités sont financièrement activées. Pour établir cette limite financière, vous devez associer les entités à un organigramme organisationnel géographique pour les emplacements et à un organigramme organisationnel pour les départements.Une fois l'entité définie, vous pouvez créer des plans financiers et établir des coûts d'investissements.
Les contrôleurs financiers peuvent créer des valeurs par défaut au niveau de l'entité pour suggérer la structure de plan de coûts recommandée pour l'organisation. Ils peuvent par exemple prédéfinir le type de période fiscale et les attributs de groupement pour l'ensemble des plans de coûts. Au moment de leur création, les valeurs par défaut des plans de coûts de chaque investissement sont automatiquement remplies. Les chefs de projets peuvent modifier les valeurs par défaut de leurs investissements spécifiques.
 
 
Pour activer et utiliser une gestion financière, vous devez d'abord configurer une entité afin de définir la structure financière interne de votre organisation. La configuration de l'entité offre les avantages suivants :
  • Processus de planification financier standardisé pour tous les investissements
  • Visibilité sur le mode de suivi des coûts d'investissement.
Exemple : configuration d'une entité dans le cadre de la planification financière
Le responsable financier d'une société informatique configure une entité financière afin de fournir aux responsables de l'investissement la structure de base nécessaire pour créer des plans financiers détaillés.Le responsable financier définit les classes financières ci-dessous pour classer les informations organisationnelles à traiter financièrement :
  • Classes de ressources pour différencier les ressources locales extraterritoriales.
  • Classes de transactions pour classer les types de transaction (main-d'oeuvre de consultation, de développement et de ventes).
Pour activer la planification des coûts basée sur des périodes mensuelles, le responsable financier sélectionne un type de période fiscal mensuel allant du 1 janvier au 31 décembre.Le responsable financier sélectionne ensuite les attributs de groupement suivants pour définir la structure de tous les postes du plan de coûts de l'investissement :
  • Ressource
  • Rôle
  • Classe de transactions
Réalisation des opérations préalables
Avant de configurer une entité financière, opérations préalables, effectuez les opérations préalables ci-dessous :
Concepts liés à la gestion financière
Veillez à prendre connaissance des concepts de gestion financière suivants :
  • La planification des coûts par rapport aux charges constatées, les cycles calendaires fiscaux et les périodes fiscales, ainsi que la définition de ces éléments dans votre organisation
  • Les résultats souhaités selon le type de configuration : une fois que vous avez commencé à utiliser les données configurées pour créer des données d'instance, vous ne pouvez plus modifier la configuration. Par exemple, vous ne pouvez pas supprimer les périodes fiscales, les unités OBS de département ou d'emplacement ni les classifications financières que l'application utilise.
  • Le mode de configuration des unités d'organigramme organisationnel d'emplacement et de département et de votre structure organisationnelle à l'aide d'une entité : Vous devez définir l'organisation avec précaution, car lorsque vous utilisez l'application ou que vous générez des rapports, les informations sont regroupées en fonction du résultat souhaité.
  • L'impact de vos configurations, de vos classifications et de vos définitions sur le flux de données dans le traitement de vos intégrations de vos produits tiers et des contre-passations.
Création de l'organigramme organisationnel et de l'entité
Vérifiez que vous avez configuré les éléments suivants :
  • Une installation multidevise avec activation d'une devise système
  • Des organigrammes organisationnels d'emplacement financier et de département financier
  • Une entité associée aux organigrammes organisationnels d'emplacement financier et de département financier
  • Des unités d'organigramme organisationnel de département et d'emplacement pour l'entité associées les unes aux autres
Attributs de groupement
Déterminez les critères de groupement de vos données de planification financière. Etablir des attributs de groupement pour les détails des postes des plans de coûts
Exemple : attributs de groupement
  • Type de coût
    : inclut les différents postes pour les coûts d'exploitation et de capital.
  • Code d'imputation
    : inclut les différents types de coûts d'exploitation et de capital, par exemple les coûts d'exploitation fixes ou variables.
Création de classes financières
Pour traiter les informations financières par l'intermédiaire du classement des ressources, des investissements et des transactions, créez les classes financières suivantes :
  • Classes de ressources
    : différencient les types de ressources pour lesquelles un rapport doit être généré. Permet d'appliquer différents coûts et taux aux ressources (par ex. : employés, sous-traitants).
  • Classes de société
    : décrivent les clients ou les sociétés de l'organisation, par exemple les clients internes et les clients externes.
  • Classes de travaux en cours
    : à utiliser sous forme de colonnes dans une matrice afin de déterminer les taux et les coûts des transactions réelles ou les coûts prévus. Vous pouvez, par exemple, utiliser des classes de TEC pour distinguer les types d'investissement ou les tailles (application critique, application SOP, produit hérité, etc.) et pour fournir les coûts et les taux correspondants. Vous pouvez également utiliser des classes de travaux en cours à des fins de génération de rapports financiers ou de regroupement des ressources facturables et non facturables.
  • Classes d'investissements
    : différencient les services qu'une organisation fournit à ses clients selon leur type, administratif ou de maintenance, par exemple. Vous pouvez également créer des classes d'investissements pour les projets, les actifs, les applications ou les types de projet (non lucratif, majeur, destiné à l'administration publique, etc.).
  • Classes de transactions
    : classent le type de travail que les ressources enregistrent et différencient les coûts, tels que les coûts de la main-d'oeuvre interne ou de la main-d'oeuvre sous contrat.
Commencez par associer une classe de ressources au type de ressource de main-d'oeuvre et une classe de transactions au type de transaction de main-d'oeuvre uniquement. Vous pouvez créer les autres ressources et classes de type de transactions (matériel, équipement et dépenses) une fois la gestion financière configurée.
Procédez comme suit :
  1. Cliquez sur
    Administration
    ,
    Finances
    ,
    Configuration
    .
    La page Structure de l'organisation financière s'affiche.
  2. Dans la section
    Classifications
    , cliquez sur le nom de lien correspondant à une classe.
  3. Cliquez sur
    Créer
    .
  4. Remplissez les champs de la page et cliquez sur
    Enregistrer
    .
    Lorsque vous créez une classe de ressources, sélectionnez la case à cocher
    Actif
    pour mettre la classe de ressources à la disposition des nouvelles références au niveau des ressources, des plans de coûts et des transactions.
Création de périodes fiscales
Définissez des périodes fiscales actives pour une entité sous forme d'unités pour la génération de rapports et le traitement financier. Les responsables de l'investissement peuvent utiliser ces périodes pour créer des plans financiers détaillés ou des règles de contre-passation. Par exemple, si votre planification respecte des périodes hebdomadaires, configurez et activez des périodes fiscales hebdomadaires pour l'entité. Lors de la création de périodes, la période, l'année et la plage de dates sélectionnées permettent de créer automatiquement une série de périodes.
Après l'activation et le démarrage à l'aide d'une période fiscale, vous ne pouvez pas modifier les dates ni désactiver la période.
Remarque : Les périodes fiscales sont requises pour les fonctionnalités ci-dessous dans la
Nouvelle expérience utilisateur
.
  • Calendrier télescopique de dotation en personnel (gestion des ressources) dans CA PPM 15.2 ou version ultérieure
  • Feuilles de route dans CA PPM 15.4 ou version supérieure (les feuilles de route requièrent des types de période fiscale annuelle)
Procédez comme suit :
  1. Cliquez sur
    Administration
    ,
    Finances
    ,
    Configuration
    .
    La page de structure de l'organisation financière s'affiche.
  2. Dans la section
    Structure organisationnelle
    , cliquez sur
    Entités
    .
  3. Sélectionnez une entité.
  4. Cliquez sur
    Périodes fiscales
    .
  5. Cliquez sur
    Créer
    et remplissez les champs de la page.
    • Type de période
      Définit le type de période, par exemple, mensuelle ou trimestrielle. Une fois la période définie, cette valeur n'est plus modifiable.
    • Date de début
      Définit la date de début de la période ou de la plage de périodes.
    • Date de fin
      Définit la date de fin de la période ou de la plage de périodes.
  6. Cliquez sur
    Save
    .
Une fois les périodes
actives
, vous ne pouvez pas en modifier les dates de début et de fin. En effet, vous pouvez modifier les dates de début et de fin uniquement pour les périodes
inactives
. Pour éviter que des périodes ou des écarts se chevauchent dans des dates pour un type donné (par exemple, mensuel ou trimestriel), modifiez la date de début uniquement dans la
première
période fiscale et modifiez la date de fin dans la
dernière
période fiscale uniquement. Si vous tentez de définir des dates sur d'autres périodes comprises entre la première et la dernière période, un message d'erreur indique que vous ne pouvez pas créer d'écarts.
Lorsque vous définissez des types de périodes fiscales mensuelles, il est recommandé d'inclure le mois en cours dans la plage de dates afin de garantir l'exécution du job Extraction du magasin de données.
Activation des périodes fiscales
Toutes les périodes fiscales incluses dans la plage de dates sont créées avec le statut
Inactif
. Pour permettre aux responsables de l'investissement d'utiliser les périodes dans des plans financiers détaillés, activez les périodes.Par exemple, si vous créez des périodes fiscales mensuelles pour une année, vous pouvez activer toutes les périodes mensuelles ou certaines d'entre elles. Une fois actives, vous pouvez créer des plans financiers détaillés les concernant ou les utiliser dans les paramètres du magasin de données.
Si une période est utilisée activement dans la planification financière, dans des transactions et dans des factures, vous ne pouvez pas la supprimer.
Procédez comme suit :
  1. Cliquez sur
    Administration
    ,
    Finances
    ,
    Configuration
    .
  2. Dans la section
    Structure organisationnelle
    , cliquez sur
    Entités
    .
  3. Sélectionnez une entité.
  4. Cliquez sur
    Périodes fiscales
    .
  5. Sélectionnez chaque période fiscale à activer.
  6. Dans le menu
    Actions
    , cliquez sur
    Général
    ,
    Activer
    .
  7. Cliquez sur
    Save
    .
Création des valeurs par défaut du plan
Pour créer les types suivants de valeurs par défaut pour les plans financiers détaillés de tous les investissements, utilisez des valeurs par défaut de plan :
  • Attributs de groupement :
    groupe les données de planification financière selon des critères spécifiques. Par exemple, pour afficher la structure de coûts du projet par départements et par emplacements, sélectionnez les attributs de groupement par défaut Département et Emplacement pour tous les plans financiers.
  • Type de période fiscale :
    décompose les données de planification financières en fonction du type de période. Par exemple, pour afficher une répartition mensuelle des valeurs de coût par défaut, sélectionnez un type de période mensuel pour tous les plans de coûts.
    Vous pouvez modifier les données uniquement pour le type de période sélectionné. Vous pouvez afficher les données des autres types de période, mais vous ne pouvez pas les modifier.
  • Périodes de début et de fin :
    spécifie la plage de dates pour la création des plans financiers manuels. Par exemple, pour définir la valeur par défaut des périodes de début et de fin de tous les plans financiers dans une plage, vous pouvez spécifier le 1er janvier comme date de début et le 31 décembre comme date de fin.
  • Plans verrouillés :
    verrouille les plans financiers afin d'empêcher les responsables de modifier les attributs de groupement au niveau de l'investissement.
  • Date de gel :
    contrôle les périodes. Vous pouvez, par exemple, définir la date de gel sur le 31 décembre pour empêcher la modification des périodes des plans financiers détaillés avant cette date.
Procédez comme suit :
  1. Cliquez sur
    Administration
    ,
    Finances
    ,
    Configuration
    .
  2. Dans la section
    Structure organisationnelle
    , cliquez sur
    Entités
    .
  3. Sélectionnez une entité.
  4. Cliquez sur
    Valeurs par défaut du plan
    .
  5. Remplissez les champs de la page.
    • Date de gel
      Spécifie la date à partir de laquelle vous pouvez modifier les périodes d'un plan. Vous ne pouvez pas modifier les périodes d'un plan financier détaillé avant la date de gel.
      Vous ne pouvez pas modifier manuellement les périodes d'un plan financier détaillé avant la date de gel. Toutefois, si vous remplissez automatiquement les plans de coûts à l'aide de l'option Remplir à partir de l'équipe d'investissement ou Remplir à partir des affectations des tâches, les périodes sont mises à jour sans tenir en compte de la date de gel.
    • Verrouiller la structure du plan
      Indique si les responsables peuvent ou non remplacer les valeurs par défaut du plan lors de la définition des plans de coûts.
    • Attributs de groupement
      Spécifie les catégories permettant de concevoir la structure des détails des postes pour un plan de bénéfices ou un plan de coûts.
  6. Cliquez sur
    Save
    .