Configuration des valeurs financières par défaut, des codes d’imputation, des fournisseurs et paramètres de TEC

ccppmop157
En tant que responsable financier, vous êtes chargé de créer les données financières par défaut requises. Ces valeurs par défaut permettent aux responsables d'investissement et autres utilisateurs d'entreprise d'effectuer leurs tâches de gestion financière. Les responsables de l'investissement peuvent planifier les investissements par le biais du suivi des coûts et du traitement des transactions financières en fonction de ces coûts. Les responsables de l'investissement peuvent alors prendre des décisions financières avisées concernant leurs investissements en se basant sur des données financières réelles.
2
Exemple : création des données financières pour le traitement des transactions financières et la planification des coûts d'investissement
Un responsable financier supervise les finances pour un nouveau projet de mise à niveau de ressources humaines (RH). L'initiative inclut plusieurs investissements affectés à différents responsables de l'investissement de l'organisation. Les responsables de l'investissement souhaitent effectuer le suivi des coûts d'investissement individuels et traiter les transactions par rapport à l'initiative globale. Le responsable financier crée les données financières suivantes :
  • Des fournisseurs V1 et V2 chargés d'effectuer le suivi du matériel
  • Un profil de société activé financièrement
  • Des investissements, ressources et rôles activés financièrement
  • Des codes de valorisation pour faire la distinction entre les taux des ressources à plein temps et les taux des sous-traitants
  • Des codes d'imputation pour faire la distinction entre le coût du travail standard et les frais généraux
Vérification des conditions préalables
Avant de créer les données financières requises, veillez à prendre connaissance des concepts de gestion financière suivants :
  • La planification des coûts par rapport aux charges constatées, les cycles calendaires fiscaux et les périodes fiscales, ainsi que la définition de ces éléments dans votre organisation
  • Les résultats souhaités selon le type de configuration : une fois que vous avez commencé à utiliser les données configurées pour créer des données d'instance, vous ne pouvez plus modifier la configuration. Vous ne pouvez pas supprimer les périodes fiscales ou unités des organigrammes organisationnels Département et Emplacement. De même, vous ne pouvez pas supprimer les classifications financières que l'application utilise.
  • Le mode de configuration des unités d'organigramme organisationnel d'emplacement et de département et de votre structure organisationnelle à l'aide d'une entité : Vous devez définir l'organisation avec précaution, car lorsque vous utilisez l'application ou que vous générez des rapports, les informations sont regroupées en fonction du résultat souhaité.
  • L'impact de vos configurations, de vos classifications et de vos définitions sur le flux de données dans le traitement de vos intégrations de vos produits tiers et des contre-passations.
  • L'impact des données sur les calculs des taux et des coûts côté projet de l'application et côté financier. Par exemple, les transactions enregistrées dans les travaux en cours (TEC).
Vérifiez que vous avez configuré les éléments financiers suivants :
  • Organigramme organisationnel et unités OBS d'emplacement et de département
  • Entité
  • Classes financières
  • Matrices de taux et de coûts
  • Devises
  • Investissements (projets, applications, actifs, etc.)
  • Ressource et rôles
Ajout de fournisseurs
Vous pouvez définir vos fournisseurs pour effectuer le suivi des achats que vous avez effectués auprès d'un fournisseur spécifique de produits ou de services. Par exemple, vous pouvez utiliser un fournisseur lorsque vous saisissez des transactions associées à du matériel, à des dépenses et à des équipements. L'entrée de fournisseur vous aide à suivre le lieu des achats réalisés pour les différents investissements. D'autres types d'utilisation destinés aux fournisseurs sont disponibles :
  • En-têtes de justificatif
  • Propriétés de ressource et de société
  • Intégrations de produits tiers pour l'exportation des données financières
Procédez comme suit :
  1. Dans la section Administration, sélectionnez Finances, puis cliquez sur Configuration.
    La page Structure de l'organisation financière s'affiche.
  2. Cliquez sur Fournisseurs.
  3. Cliquez sur Créer.
  4. Saisissez les informations requises.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
Création de profils de société
Vous pouvez créer des profils de société et les associer à des investissements lors de l'intégration à des systèmes de facturation tiers pour pouvoir classer facilement les données. Créez les profils de société et activez-les financièrement pour les utiliser dans le traitement des transactions financières et pour déterminer l'impact de leurs coûts sur les investissements.
Définissez les propriétés financières de la société avant de configurer les adresses de facturation. Vous pouvez configurer plusieurs adresses de facturation pour une même société. Un paramètre fictif de profil d'adresse de facturation est créé par défaut à l'aide du nom et de l'ID de la société. Vous pouvez modifier le profil pour fournir des informations d'adresse de facturation.
La sélection d'un emplacement financier et d'un département financier pour une société définit automatiquement les valeurs par défaut de classe de travaux en cours, de classe d'investissements et de classe de sociétés. Les valeurs par défaut sont entrées uniquement si vous les avez spécifiées pour l'entité associée aux organigrammes organisationnels d'emplacement et de département.
Procédez comme suit :
  1. Sélectionnez Accueil. Dans la section Gestion financière, cliquez sur Sociétés.
  2. Cliquez sur Créer.
  3. Saisissez les informations requises.
  4. Cliquez sur Enregistrer.
  5. Dans le menu Propriétés, cliquez sur Finances.
  6. Saisissez les informations requises. Ces champs requièrent une explication :
    • Statut financier
      Indique le statut du profil de la société.
      Valeurs
      :
      • Actif : vous pouvez créer des investissements activés financièrement pour la société.
      • Inactif : vous ne pouvez pas créer d'investissements activés financièrement pour la société.
      • Aucune nouvelle activité : il existe des investissements activés financièrement pour la société, mais vous ne pouvez pas créer d'autres investissements.
    • Emplacement financier
      Définit l'emplacement financier de la société utilisé pour le traitement des transactions financières.
    • Département financier
      Définit le département auquel la propriété de la société est affectée. La valeur de ce champ est définie par défaut sur la valeur de l'emplacement financier de la société. Si vous la modifiez, la valeur d'emplacement peut également changer.
    • Classe de travaux en cours
      Définit la classe de travaux en cours (TEC) indiquant la catégorie de transaction financière de la société.
    • Classe d'investissements
      Définit la classe d'investissements à laquelle cette société est affectée. Cette valeur est utilisée pour classer les investissements liés à la société.
    • Classe de société
      Définit la classe de sociétés à laquelle cette société est affectée. Cette valeur est utilisée pour décrire la société dans l'organisation.
    • Date d'ouverture
      Définit la date réelle à laquelle la société a été activée financièrement.
  7. Enregistrez les modifications.
  8. Cliquez sur Adresses de facturation et fournissez les informations relatives aux adresses de facturation.
  9. (Facultatif) Dans le menu Propriétés, cliquez sur Informations supplémentaires.
    Les propriétés supplémentaires de la société s'affichent.
  10. Saisissez les informations requises. Vous pouvez entrer l'adresse Web, le symbole boursier et le responsable de compte de la société. Ces champs requièrent une explication :
    • ID externe
      Définit l'ID externe de la société. Cet ID peut être un ID associé à un ID système de votre société.
    • Classement
      Définit le classement à utiliser pour la société.
      Valeurs
      : Elevé(e), Moyen(ne), Faible
    • Code CTI
      Définit le code CTI (Classification type des industries) de l'entreprise.
    • Division
      Définit la division si la société est une division d'une entreprise parente ou affiliée.
    • Secteur
      Indique le secteur associé à la société.
      Valeurs
      : Produits de consommation, Enseignement, Finances, Administration, Santé, Fabrication, Autres, Autres services, Technologie
    • Propriété de
      Définit le type de propriété de la société.
      Valeurs
      : Société commerciale, Société en nom collectif, Société à responsabilité limitée, SARL, EURL
    • Code boursier
      Définit le symbole utilisé par la société en bourse.
    • Source de recommandation
      Définit le nom et les informations de contact de la personne qui a recommandé la société.
  11. Enregistrez les modifications.
Création de codes de valorisation
La création de codes de valorisation permet d'atteindre les objectifs financiers suivants :
  • Classement des ressources affectées aux investissements à des fins de génération de rapports
  • Contrôle du caractère facturable des transactions
  • Différenciation des coûts et des taux basés sur le type de travail réalisé par les ressources Vous pouvez, différents taux s'appliquent au travail standard et aux heures supplémentaires dans les transactions financières détaillées enregistrées dans les TEC.
Procédez comme suit :
  1. Dans la section Administration, sélectionnez Gestion de projets, puis cliquez sur Codes de valorisation.
  2. Cliquez sur Créer.
  3. Saisissez les informations requises. Ces champs requièrent une explication :
    • Facturable
      Indique que vous pouvez utiliser le code de valorisation dans les calculs facturables. Les codes facturables permettent de traiter les transactions financières et d'effectuer le suivi des charges constatées enregistrées dans la planification financière.
  4. Enregistrez les modifications.
Création de codes d'imputation
La création de codes d'imputation permet de profiter des objectifs financiers suivants :
  • Traitement des transactions financières et des feuilles de temps
  • Prise en charge de la planification financière pour les investissements
  • Différenciation des coûts et des taux en fonction du type de travail réalisé pour les investissements (projets dans la plupart des cas).
Vous pouvez utiliser des codes d'imputation pour définir le type de travail associé aux investissements. Vous pouvez, par exemple, utiliser des codes d'imputation pour calculer le coût réel des congés maladie ou des congés payés. Les transactions financières détaillées sont enregistrées dans les travaux en cours.
Procédez comme suit :
  1. Dans la section Administration, sélectionnez Gestion de projets, puis cliquez sur Codes d'imputation.
  2. Cliquez sur Créer.
  3. Saisissez les informations requises. Le champ suivant requiert une explication :
    • Ouvrir à la saisie de temps
      Spécifie si la ressource peut utiliser des feuilles de temps dans le cadre du suivi du temps passé sur les affectations de tâche. Lorsque cette option est désélectionnée, vous ne pouvez pas sélectionner le code d'imputation pour les investissements, saisies des temps ou transactions financières.
      Par défaut
      : option sélectionnée
  4. Enregistrez les modifications.
Si le paramètre de gestion de projets
Activer les codes d'imputation propres à l'investissement
est sélectionné, un champ supplémentaire
Nom de l'investissement
apparaît. Vous pouvez parcourir et sélectionner un projet dans ce champ. Le nouveau code d'imputation est utilisé uniquement avec ce projet pour le suivi des saisies de temps et des transactions financières.
Définition des valeurs système par défaut
Vous pouvez définir des valeurs par défaut au niveau du système pour les classes financières, les matrices de taux et de coûts, ainsi que pour d'autres paramètres de gestion financière. Les valeurs système par défaut simplifient la configuration financière dans les situations suivantes :
  • Faible variation dans le type de travail
  • Application d'un ensemble standard de coûts et de taux à tous les investissements
Vous pouvez remplacer les valeurs système par défaut au niveau de l'entité ou au niveau de l'investissement. Les valeurs par défaut au niveau de l'investissement prévalent sur les valeurs par défaut de l'entité ou du système.
Les valeurs par défaut du système s'appliquent lorsque les niveaux inférieurs de la hiérarchie financière tels que les investissements ou les ressources sont manquants. Il se peut, par exemple, que vous ne puissiez pas configurer un projet avec une matrice. Dans ce cas, le logiciel utilise la matrice définie dans les valeurs par défaut de l'entrée de transaction du projet.
Si vous avez déjà défini une entité par défaut dans les propriétés de l'entité, une valeur par défaut est saisie automatiquement dans le module de gestion financière. Vous pouvez également accéder à une nouvelle entité par défaut dans la page Valeurs par défaut et la sélectionner. Si vous remplacez l'entité existante par une nouvelle valeur, l'entité nouvellement sélectionnée devient l'entité par défaut. A l'inverse, vous pouvez annuler cette entité par défaut et sélectionner une nouvelle entité par défaut à partir des propriétés de l'entité. Le champ Entité n'est pas obligatoire, mais la non-définition d'une entité par défaut a des conséquences sur la fonctionnalité de gestion des ressources dans l'intaerface
Nouvelle expérience utilisateur
.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le menu Administration, puis dans le menu Finances, cliquez sur Configuration.
    La page Structure de l'organisation financière s'affiche.
  2. Cliquez sur le lien Valeurs par défaut.
    La page de gestion financière par défaut s'affiche.
     
     
  3. Dans la section
    Maintenance des fichiers
    , sélectionnez les valeurs par défaut à utiliser pour l'entité, l'emplacement, le département et les classes financières.
  4. Dans la section Projet, cliquez sur le lien Valeurs par défaut de l'entrée de transaction du projet.
    La page Entrée de transaction apparaît.
  5. Dans la section Main-d'oeuvre, remplissez les champs suivants :
    • Source du taux
      Définit la matrice par défaut utilisée pour déterminer le taux facturable de la main-d'oeuvre.
    • Source du coût
      Définit la matrice par défaut utilisée pour déterminer les coûts de main-d'oeuvre.
    • Emplacement source
      Définit l'emplacement source par défaut lors de l'utilisation d'une matrice pour l'application des taux et des coûts.
      La source est l'employé (c'est-à-dire la ressource) ou l'emplacement de l'investissement basé sur l'organigramme organisationnel d'emplacement associé. Si l'emplacement source par défaut se trouve au niveau de l'entité, le système utilise les paramètres de cette entité pour déterminer l'emplacement source. L'emplacement défini au niveau des paramètres de TEC est également utilisé pour déterminer l'emplacement source.
    • Type de taux de change
      Définit le type de taux de change de main-d'oeuvre par défaut basé sur les devises actives pour tous les investissements dans le système.
      Valeurs
      :
      • Moyen(ne). Taux dérivé mixte pendant une période hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle.
      • Comptant. Taux variable qui change fréquemment, par exemple quotidiennement.
      • Fixe. Indique un taux fixe qui ne change pas au cours d'une période définie.
  6. Dans les sections Matériel, Equipement et Dépenses, remplissez les champs ci-dessous :
    • Source du taux
      Définit les matrices par défaut utilisées pour déterminer le taux facturable du matériel, de l'équipement ou des dépenses engagées.
    • Emplacement source
      Indique que l'unité d'organigramme organisationnel de l'emplacement source par défaut est l'emplacement de l'investissement lors de l'utilisation d'une matrice pour l'application des taux et de coûts.
    • Type de taux de change
      Définit le type de taux de change par défaut basé sur les devises actives pour tous les investissements dans le système.
  7. Cliquez sur Enregistrer et revenir.
  8. Dans la section Général, remplissez les champs suivants pour définir des taux de mesures financières par défaut. Ces taux permettent de calculer des mesures financières d'investissements, comme la VAN, le RSI, le TRI, le TRIM, le délai de remboursement et une date de rentabilité. Vous pouvez écraser les taux définis par défaut au niveau des investissements.
    • Coût annuel total du capital (%)
      Taux de financement annuel utilisé pour le calcul du coût total du capital d'un investissement.
    • Taux de réinvestissement annuel (%)
      Taux d'intérêt annuel utilisé pour le réinvestissement du flux de liquidités positif d'un investissement.
    • Ignorer les ressources/rôles autres que de type main-d'oeuvre dans le remplissage de plan de coûts
      Spécifie si l'allocation de l'équipe ou la charge restante de l'affectation des ressources et les rôles autres que de type main-d'oeuvre doit être ignorée lors du remplissage automatique d'un plan de coûts, Par exemple : remplir à partir de l'équipe d'investissement. Si vous désactivez cette option, toutes les données d'un investissement sont incluses dans le plan de coûts. Par défaut, l'option est désactivée.
  9. Enregistrez les modifications.
Définition de paramètres de travaux en cours
Les transactions de TEC permettent d'ajuster et de réviser des transactions préalablement à leur facturation. Par ailleurs, elles ajoutent les charges constatées dans les plans de coûts. Les responsables de l'investissement utilisent les toutes dernières données des plans de coûts pour prendre des décisions opérationnelles avisées et pour anticiper les contre-passations.
Pour classer les données financières par contre-passations, par transactions enregistrées dans les TEC et par plans de coûts, vous devez spécifier les paramètres de TEC. Veillez à sélectionner la même valeur pour l'entité, pour l'emplacement et pour le département (c'est-à-dire, Projet, Client ou Employé) comme illustré dans le tableau suivant.
Paramètre des travaux en cours
Option de configuration 1
Option de configuration 2
Option de configuration 3
Entité
Entité du projet
Entité du client
Entité d'employé
Emplacement
Emplacement du projet
Emplacement du client
Emplacement de l'employé
Département
Département du projet
Département du client
Département de l'employé
Si les valeurs ne correspondent pas pour l'entité, l'emplacement et le département, vous pouvez obtenir un résultat inattendu au niveau des transactions de travaux en cours.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez Administration, puis dans le menu Finances, cliquez sur Paramètres des travaux en cours.
  2. Remplissez les champs suivants :
    • Entité
      Définit l'entité qui détermine le mode de classement des données financières dans les contre-passations, dans les transactions et dans les plans de coûts.
    • Emplacement
      Définit l'emplacement qui détermine le mode de classement des données financières dans les contre-passations, dans les transactions et dans les plans de coûts.
    • Département
      Définit le département qui détermine le mode de classement des données financières dans les contre-passations, dans les transactions et dans les plans de coûts.
    • Niveaux d'ancienneté des travaux en cours (en jours)
      Définit le nombre de jours pour chaque niveau de travaux en cours. Cette valeur est utilisée dans la génération de rapports pour classer les transactions facturables qui n'ont pas été facturées.
  3. Cliquez sur Enregistrer.