Dotation en personnel d'une équipe de service

ccppmop157
En tant que responsable, vous pouvez affecter une équipe de ressources ou de rôles à un service afin qu'ils travaillent dessus. Vous pouvez implémenter un grand nombre des fonctionnalités disponibles pour les projets. Par exemple, lorsque vous utilisez des équipes de service, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :
  • Planification de la capacité par rôle
  • Ajout ou mise à jour des ressources et des rôles par organigramme organisationnel
  • Modification des rôles du personnel et des besoins en personnel
  • Modification des allocations et mise à l'échelle pour des rôles ou des ressources
Les analystes informatiques, les ingénieurs, les consultants et tout autre utilisateur peuvent enregistrer, dans leur feuille de temps, le temps qu'ils passent sur des services, des incidents et des demandes.
Les services ne sont pas associés à des tâches. Lorsque vous leur affectez du personnel, ce dernier n'est pas engagé à long terme pour ce service.
 
 
Ajout de ressources ou de rôles à l'équipe de service
Pour affecter du personnel à un service, ajouter des ressources de main-d'oeuvre nommées, des ressources autres que de main-d'oeuvre ou des rôles en tant qu'espaces réservés.
  • Les ressources sont automatiquement allouées à 100 % sur la base de leur disponibilité par jour ouvré.
  • Vous pouvez ajuster des allocations, surallouer des ressources ou allouer automatiquement uniquement une ressource pour son temps de disponibilité restant.
  • Vous pouvez ajouter plusieurs instances d'un rôle à un service mais pas plusieurs instances d'une ressource portant le même nom. Par exemple, affectez un rôle de développeur à une ressource à deux reprises afin d'indiquer qu'elle possède deux compétences de développeur différentes.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez un service et cliquez sur Equipe.
  2. Révisez la page du personnel de l'équipe pour le service
    avant d'ajouter d'autres employés. Cette page contient les colonnes et les icônes suivantes :
    • Icône Propriétés
      Permet d'ouvrir le profil de la ressource. Vous pouvez afficher les informations du profil et modifier les allocations, notamment les allocations prévues et fermes.
    • Icône Outil de recherche de ressources
      Permet d'ouvrir la page Rechercher des ressources de la ressource sélectionnée. Vous pouvez remplacer la ressource ou le rôle par une ressource ou par un rôle différents.
    • Allocation des ressources
      Permet d'ouvrir la page Allocations de ressources/rôles. Vous pouvez mettre à jour l'allocation de ressources.
    • Rôle
      Affiche le rôle de la ressource pour cette affectation. Ce rôle peut être différent du rôle principal sélectionné dans le profil de la ressource.
    • Temps
      Affiche une coche jaune si la ressource ou le rôle est autorisé(e) à saisir du temps pour l'investissement.
    • Statut de la réservation
      Affiche l'une des valeurs de statut de réservation de ressources ou de rôles suivantes :
      • Ferme
        : la ressource est engagée pour l'investissement.
      • Optionnel(le)
        : la ressource travaillera sur l'investissement selon une planification provisoire.
      • Mixte
        : il existe une allocation ferme et optionnelle pour la ressource.
    • Début
      Affiche la date de début d'allocation du membre de l'équipe. Si cette date n'est pas définie, la date par défaut sera la date de début de l'investissement.
    • Fin
      Affiche la date de fin d'allocation du membre de l'équipe. Si cette date n'est pas définie, la date par défaut sera la date de fin de l'investissement.
    • % d'allocation
      Affiche le pourcentage alloué au membre de l'équipe en question pour l'investissement.
    • Allocation
      Affiche la durée (en heures) de réservation provisoire de la ressource pour l'investissement. A moins que vous modifiiez les dates de réservation, les membres du personnel sont automatiquement réservés pour toute la durée. Vous ne pouvez pas modifier directement l'allocation. Vous pouvez modifier l'allocation en appliquant les méthodes suivantes :
      • Options de définition des allocations
      • Les courbes de nouvelle allocation définies sur la page des propriétés du membre du personnel de la ressource.
      • L'option Décaler l'allocation.
    • Charges constatées allouées
      Affiche le nombre total d'heures que la ressource a passées à ce jour sur l'investissement.
    • Charges constatées pour l'incident
      Affiche le temps validé pour les incidents associés à l'investissement en question.
    • Total des charges constatées
      Affiche le temps réel total cumulé validé pour un investissement. Cette valeur correspond à la somme des charges constatées allouées et des charges constatées pour l'incident.
  3. Pour ajouter des ressources et des rôles, cliquez sur
    Ajouter
    .
    La page Sélectionner une ressource s'affiche.
  4. Sélectionnez les ressources et les rôles à ajouter au personnel du service.
    Utilisez un rôle comme paramètre fictif lorsque vous ne connaissez pas le nom de la ressource. Vous pouvez également utiliser le rôle si la ressource n'est pas disponible pour la dotation en personnel sur votre service.
  5. Pour rechercher des ressources ou des rôles par nom ou pour effectuer des recherches à l'aide d'autres critères, utilisez le filtre de recherche.
  6. Cliquez sur Ajouter pour ajouter les ressources ou les rôles sélectionnés.
  7. (Facultatif) Pour ajouter des membres d'équipe à votre service au niveau d'organigramme organisationnel, cliquez sur Ajouter/Mettre à jour par organigramme organisationnel.
  8. (Facultatif) Vous pouvez réserver des ressources surallouées à un service. Lorsque les heures disponibles sont inférieures au nombre d'heures demandées, la page de confirmation de disponibilité restante s'affiche pour indiquer que la ressource est surréservée.
    • Si vous réservez une ressource à 100 % (valeur par défaut) de sa disponibilité, la colonne Allocation des ressources 100 % indique le nombre d'heures utilisées.
    • La colonne Disponibilité restante indique le nombre d'heures de travail réel dont la ressource dispose pour travailler sur le service.
    Sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Surallouer
      Permet de surallouer la ressource.
    • Disponibilité restante seulement
      Permet de réserver la ressource pour la durée indiquée dans la colonne Disponibilité restante.
  9. (Facultatif) Pour supprimer une ressource, activez sa case à cocher et cliquez sur Supprimer.
    Vous ne pouvez pas supprimer une ressource ayant enregistré ou soumis des charges constatées en attente pour le service.
  10. Enregistrez les modifications.
Définition des besoins en personnel pour un service
Après avoir ajouté la ressource ou le rôle à votre service, utilisez la page Membre du personnel de la ressource ou du rôle pour modifier les besoins en personnel.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le service et cliquez sur Equipe.
  2. Cliquez sur l'icône Propriétés de la ressource ou du rôle.
  3. Modifiez les propriétés du membre du personnel :
    • Nom de l'exigence
      Affiche le nom de l'exigence pour la dotation en personnel.
    • Dates de début et de fin
      Définit la date de début et de fin de l'allocation du membre de l'équipe pour l'investissement.
      Valeur par défaut : date de début et date de fin de l'investissement.
    • % d'allocation par défaut
      Définit le pourcentage de temps que vous voulez allouer pour la ressource à cet investissement (vous pouvez indiquer 0 %). La modification met à jour les colonnes Allocation et Pourcentage d'allocation sur la page du personnel de l'équipe de l'investissement.
    • Statut de la réservation
      Indique le niveau d'engagement pour l'allocation du membre du personnel. Les réservations du membre du personnel sont optionnelles, fermes ou mixtes.Le statut de réservation est défini automatiquement lorsque les membres de l'équipe sont réservés ou que leur allocation est modifiée.
    • Statut de la demande
      Détermine le type de besoin en personnel.
      Par défaut : Nouveau
    • Ressource
      Affiche la ressource associée à l'exigence.
    • Dates de début et de fin de l'investissement
      Affiche les dates de début et de fin de l'investissement.
    • Rôle de l'investissement
      Définit le rôle pour lequel les ressources ont été requises pour l'investissement.
      Exemple : Développeur, analyste commercial, architecte
    • Unité de l'organigramme organisationnel du personnel
      Définit l'unité d'organigramme organisationnel du personnel.
      Par défaut : valeur de l'unité d'organigramme organisationnel de l'investissement (si celle-ci est définie).
    • Ouvrir à la saisie de temps
      Spécifie si la ressource peut utiliser des feuilles de temps dans le cadre du suivi du temps passé sur les affectations de tâche. Si cette option est désélectionnée, la ressource ne peut pas enregistrer le temps utilisé sur ses projets.
      Par défaut : option sélectionnée
  4. Dans la section Recherche de ressources, remplissez les champs suivants :
    • Type d'emploi de la ressource
      Indique si la ressource est un contractant ou un employé à temps plein.
    • Mots clés de la candidature
      Définit les mots clés du curriculum vitae de la ressource.
    • Allocation prévue
      Définit le pourcentage total de temps alloué à la ressource pour l'investissement en question, en fonction de la demande du responsable de l'investissement. L'allocation spécifie également les dates de début et de fin.
    • Allocation ferme
      Définit le pourcentage total d'allocation ferme de la ressource pour l'investissement (tel que saisi par le responsable de la ressource). L'allocation spécifie également les dates de début et de fin de l'allocation.Les valeurs d'allocation ferme sont générées une fois que le responsable des ressources a effectué des réservations fermes d'allocations.
  5. Enregistrez les modifications.
Vérification de la capacité du rôle pour un service
Utilisez la vue cumulée de toutes les demandes de rôle pour prévoir les besoins en personnel d'un service. Vous pouvez examiner la capacité de chaque ressource par rôle.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez un service et cliquez sur Equipe.
  2. Cliquez sur le menu Equipe et sélectionnez Capacité du rôle.
  3. Affichez l'allocation du rôle pour le service et comparez-la avec les allocations pour d'autres investissements ou services. La hiérarchie des investissements cumule les données d'un rôle et chaque sous-investissement alloue un pourcentage spécifique au service.
  4. Affichez la capacité disponible du rôle pour le service et les sous-investissements
  5. Vous pouvez également afficher les ressources sans rôle d'équipe dans la ligne Aucun rôle.
  6. (Facultatif) Affichez ces informations dans un scénario ou en dehors d'un scénario. Par exemple, un rôle peut être suralloué. Pour ouvrir la page Personnel de l'équipe et pour consulter les ressources qui utilisent le rôle, cliquez sur l'icône Personnel.
Définition des allocations de ressource pour un service
Une allocation de personnel représente l'affectation d'une ressource spécifique à un service. Les membres du personnel sont automatiquement réservés pendant toute la durée du service. Vous pouvez modifier les dates de réservation et d'autres informations d'allocation du personnel.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le service et cliquez sur Equipe.
  2. Modifiez les champs suivants :
    • Ressource
      Affiche le nom de la ressource. Cliquez sur le nom d'une ressource pour ouvrir ses propriétés.
    • Rôle
      Définit le rôle de la ressource pour l'investissement.
    • Temps
      Indique si la ressource peut saisir du temps pour le travail accompli sur l'investissement.
    • Statut de la réservation
      Indique le statut de réservation de la ressource pour l'investissement.
    • Début et fin
      Définit les dates de début et de fin auxquelles la ressource est réservée pour l'investissement. La valeur de la colonne Allocation est mise à jour lorsque vous modifiez les dates.
    • % d'allocation
      Définit le pourcentage par défaut pour lequel la ressource est allouée à l'investissement en question. Vous pouvez saisir le chiffre zéro (0) comme pourcentage d'allocation. Toutes les modifications effectuées mettent aussi à jour la valeur de la colonne Allocation.
    • Allocation
      Affiche la durée (en heures) de réservation provisoire de la ressource. Un montant d'allocation est généré pour chaque ressource. Il est obtenu par multiplication du nombre total de jours ouvrés entre la date de début et la date de fin du service (toutes deux incluses) par le nombre d'heures de disponibilité de la ressource par jour. La charge restante repose sur le nombre d'heures d'affectation d'une ressource au service.
    • Charges constatées allouées
      Affiche le nombre total d'heures pour lesquelles la ressource a été affectée à cet investissement.
    • Charges constatées pour l'incident
      Affiche le temps validé pour les incidents associés à l'investissement en question.
    • Total des charges constatées
      Définit les charges constatées totales publiées pour cette ressource.
  3. Enregistrez les modifications.
Ajustement des allocations de ressource pour un service
Vous pouvez ajuster les allocations de ressource, notamment étendre l'affectation d'une ressource ou annuler la réservation ferme d'une ressource.
Exemple : l'allocation prévue ou par défaut d'une ressource est de 100 %. La ressource est réservée pour travailler sur votre service du 1er avril au 1er juillet. Il est également prévu que la ressource travaille sur un autre service du 1er avril au 30 avril, pendant 50 % de son horaire. La ressource souhaite prendre des vacances du 15 mai au 22 mai. Dans ce cas, vous pouvez créer deux courbes d'allocation. Une courbe indiquant un écart de 50 % du 1 avril au 30 avril ; Une autre courbe indiquant un écart de 0 % du 15 mai au 22 mai.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le service et cliquez sur Equipe.
  2. Cliquez sur l'icône Propriétés à côté de la ressource et examinez les éléments suivants :
    • Allocation prévue
      Cette courbe représente la quantité d'allocation
      prévue
      (valeur par défaut) totale que le gestionnaire de services a initialement demandée.
    • Allocation ferme
      Cette courbe représente le montant d'allocation que le responsable des ressources valide.
    Le statut de réservation d'une ressource s'ajuste automatiquement en fonction des modifications apportées aux courbes d'allocation prévue et d'allocation ferme. Le paramètre de gestion de projet Autoriser la réservation mixte (valeur par défaut) détermine votre capacité à afficher la section Allocation ferme.
  3. Dans le champ
    % d'allocation par défaut
    , entrez le pourcentage de temps pour la ressource allouée au service. Par exemple, entrez 0, 50 ou 100 %.
    La modification est reflétée dans les colonnes
    Allocation
    et
    % d'allocation
    de la page Personnel de l'équipe.
  4. Examinez les allocations prévues et fermes pour vos services et identifiez les écarts par rapport au champ
    % d'allocation par défaut
    .
  5. Créez une ligne pour chaque écart à partir de l'allocation par défaut. Pour reprendre l'exemple que nous avons commencé au début de cette rubrique, créez deux lignes :
    1. Une ligne pour la période pendant laquelle la ressource travaille à 50 %.
    2. Une autre pour la période pendant laquelle la ressource travaille à 0 % (absente).
  6. Pour créer une période d'allocation prévue ou ferme :
    1. Entrez la date de début de la période.
    2. Entrez la
      date de fin de la période
      .
    3. Entrez le pourcentage de temps de travail attendu (provisoire ou engagé) dans le champ
      % d'allocation
      . Par exemple, entrez 0, 50 ou 100 %.
  7. Enregistrez les modifications.
Décalage, validation ou acceptation des allocations de ressource
Vous pouvez apporter les modifications suivantes au niveau des allocations de ressource :
  • Décalage de l'allocation
    : vous pouvez décaler ou mettre à l'échelle l'intégralité ou une partie des allocations des ressources dans un service. Le décalage des allocations permet de les étendre au-delà de l'échelle de temps autorisée (limitée à six mois). Par exemple, une allocation commence le 1er mai à un taux par défaut de 100 % jusqu'au 31 mai. L'allocation s'étend sur le mois de juin à un taux d'allocation réduit de 50 %. Si vous définissez la date de début sur le 1er juin, l'allocation est décalée et est active pour la période allant du 1er juin au 1er juillet (31 jours) à 100 %. Elle est ensuite étendue jusqu'au 2 août à 50 %. Vous pouvez également décaler des allocations pour des durées qui ne comportent pas de segments.
  • Validation de l'allocation prévue
    : vous pouvez définir l'allocation ferme sur la même valeur que l'allocation prévue. Pour appliquer une réservation ferme des segments, modifiez le segment d'allocation prévue pour une ressource. Lorsqu'une ressource présente le statut de réservation ferme, cela signifie qu'elle est entièrement engagée. La validation de l'allocation prévue ne permet pas de réinitialiser le pourcentage d'allocation par défaut.
  • Acceptation de l'allocation ferme
    : vous pouvez supprimer des segments avec réservation optionnelle dans la section Allocation prévue. Tous les segments sont réinitialisés sur la valeur des segments avec réservation ferme.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez le service et cliquez sur
    Equipe
    .
  2. Pour décaler des allocations, activez la case à cocher située à côté de la ressource.
  3. Pour décaler ou mettre à l'échelle des allocations :
    1. Ouvrez le menu
      Actions
      et cliquez sur
      Décaler l'allocation
      .
    2. Dans la section
      Période à décaler
      , modifiez les dates de début et de fin allouées à la ressource pour travailler sur le service. Lorsque vous déplacez des données, les données d'allocation segmentée restent inchangées, même si le pourcentage alloué à chaque segment change.
    3. Dans la section
      Paramètres de décalage
      :
      • Dans le champ
        Date de décalage
        , entrez la date de début de l'allocation décalée.
      • Dans le champ
        Date limite de décalage
        , entrez la date de fin de l'allocation décalée. Les allocations ne peuvent pas être décalées au-delà de la dernière date.
      • Dans le champ
        % de mise à l'échelle de l'allocation
        , entrez le pourcentage de modification de l'allocation requis pour le décalage.
  4. Pour valider l'allocation prévue afin qu'elle devienne ferme :
    1. Ouvrez le menu
      Actions
      et cliquez sur
      Valider l'allocation prévue
      .
      La page Confirmation s'affiche.
    2. Cliquez sur Oui.
  5. Inversement, pour accepter l'allocation ferme et pour réinitialiser l'allocation prévue en fonction des valeurs de l'allocation ferme :
    1. Ouvrez le menu
      Actions
      et cliquez sur
      Accepter l'allocation ferme
      .
      La page Confirmation s'affiche.
    2. Cliquez sur
      Oui
      .
      Toutes les allocations sont entièrement validées. Tous les segments sont réinitialisés sur la valeur des segments avec réservation ferme. La valeur du champ
      Statut de réservation
      devient définie sur
      Ferme
      . La valeur des colonnes
      % d'allocation
      et
      Allocation
      est mise à jour.
  6. Enregistrez les modifications.
    La modification apparaît dans la colonne
    Allocation
    sur la page Personnel de l'équipe de service.
Définition d'allocation pour plusieurs membres de l'équipe
Vous pouvez définir les allocations de plusieurs membres de l'équipe en même temps.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez un service et cliquez sur
    Equipe
    .
  2. Pour mettre à jour une allocation, activez la case à cocher située à côté de la ressource.
  3. Ouvrez le menu
    Actions
    et cliquez sur
    Définir une allocation
    .
  4. Dans la section Général, définissez les allocations suivantes pour les membres de l'équipe sélectionnés :
    • Dates de début et de fin
      Définissent les dates de début et de fin de l'allocation.
      Pour réinitialiser les demandes de dotation en personnel pour la ressource et restaurer les dates de début et de fin du service, activez la case à cocher
      Réinitialiser pour utiliser la date de début de l'investissement
      .
    • % d'allocation par défaut
      Définit l'allocation de la ressource pour ce service.
  5. Sélectionnez la case à cocher
    Effacer les segments d'allocation existants
    dans la section Segments d'allocation existants de la page. Cette sélection supprime tous les segments d'allocation pour les membres d'équipe sélectionnés.
  6. Pour créer un segment d'allocation pour les membres de l'équipe sélectionnés, remplissez les champs suivants dans la section Nouveaux segments d'allocation :
    • Début et fin
      Définissent les dates de début et de fin de l'allocation.
    • % d'allocation
      Indique le pourcentage d'allocation de la ressource au service.
  7. Enregistrez les modifications.
Modification des allocations prévues et validées pour un service
En tant que gestionnaire de services, vous devez répondre aux questions suivantes :
  • Quelles sont les ressources dont je dispose pour un service ?
  • Quelles ressources sont surréservées ou sous-réservées, et dans quelle proportion ?
Vous pouvez examiner l'allocation prévue et validée pour un service par ressource et par période dans un graphique.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez un service.
  2. Dans le menu Equipe, sélectionnez Détail.
    Les allocations s'affichent par ressource, par allocation et par période.
  3. Faites défiler une période.
    Une remarque s'affiche avec un bref récapitulatif.
  4. Examinez les colonnes de période et les couleurs de l'allocation. Par défaut, les colonnes affichent
    les semaines
    et commencent toujours par la semaine en cours.
    • Jaune : indique les ressources affectées ou disponibles pour cette période.
    • Rouge : indique les ressources surallouées. Cela signifie que la durée de la réservation dépasse la disponibilité pour cette période.
    • Vert : indique les allocations de ressource à d'autres investissements, idées ou services.
  5. Pour modifier les valeurs de temps, cliquez quelque part dans le graphique. Vous pouvez par exemple modifier les informations des cellules temporelles pour chaque ressource.
  6. Enregistrez les modifications.
Remplacement des ressources pour une équipe de service
Vous pouvez remplacer les membres du personnel affectés à une équipe de service. Utilisez l'indice de disponibilité pour trouver un remplacement possédant des compétences similaires. Vous pouvez également remplacer une ressource par une autre ou remplacer un rôle par une ressource.
Le processus de remplacement peut engendrer la surallocation des ressources. Si possible, demandez au membre du personnel d'origine de finaliser le service et d'enregistrer ses saisies de temps avant le remplacement.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez un service et cliquez sur Equipe.
  2. A côté du nom de la ressource à remplacer, cliquez sur l'icône Outil de recherche de ressources.
  3. Examinez les champs suivants :
    • Disponibilité
      Identifie la période d'affectation et le nombre d'heures pour l'allocation de ressource. L'opération de remplacement transfère les dates et les heures vers un nouveau remplacement.
    • Correspondance de disponibilité
      Affiche un indice qui prend en compte la durée de l'affectation (période de travail) et la disponibilité de chaque ressource correspondant à la ressource. Plus l'indice est élevé, plus la correspondance est proche.
      Lorsqu'aucune compétence n'est ajoutée à vos critères de recherche, la colonne
      Correspondance totale
      duplique l'indice de correspondance de disponibilité. La colonne Correspondance de compétence peut ne contenir aucune valeur. Si vous effectuez une recherche à l'aide de critères de compétence et de disponibilité, la colonne Correspondance totale affiche une moyenne des deux indices.
  4. Examinez le message suivant qui apparaît en haut de la page :
    Les indices de correspondance peuvent être inexacts si les dates de disponibilité ne sont pas comprises dans la plage suivante : ddmmyy - ddmmyy
    S'il existe une différence entre les dates figurant dans le message et le champ
    Disponibilit
    é, l'indice
    Correspondance de disponibilité
    peut être inexact. Par exemple, les dates dans le champ Disponibilité peuvent être 01/10/2017 à 07/02/2018. La plage de dates dans le message peut être 07/10/2019 à 07/10/2020. Aucune comparaison n'est disponible pour aucune ressource. Cette situation baisse les indices de correspondance de disponibilité globaux.
  5. Activez la case à cocher située à côté de la nouvelle ressource et cliquez sur
    Remplacer
    .
  6. Pour confirmer, cliquez sur
    Oui
    .
  7. Le rôle du membre du personnel d'origine est transféré au nouveau membre (sauf si vous changez de rôle). La nouvelle ressource reçoit les propriétés suivantes de la ressource qui a été remplacée :
    1. Début de la disponibilité (si la date n'est pas encore passée et si la nouvelle ressource n'est pas réservée à cette date)
    2. Fin de la disponibilité
    3. Allocation restante
    4. Charge restante
    5. Pourcentage (%) d'allocation
    Les charges constatées, les charges constatées en attente et la référence du membre du personnel d'origine ne sont pas transférées au nouveau membre du personnel.
Modification des rôles des membres du personnel pour un service
Vous pouvez modifier le rôle d'un membre du personnel pour un service. La modification n'est pas permanente au niveau de la ressource. La modification du rôle s'applique en effet uniquement au niveau du service local.
Procédez comme suit :
  1. Ouvrez un service et cliquez sur
    Equipe
    .
  2. Cliquez sur l'icône Propriétés à côté de la ressource.
  3. Dans la section Général, sélectionnez une valeur pour le champ Rôle de l'investissement.
  4. Cliquez sur
    Ajouter
    .
  5. Enregistrez les modifications.