MSP : Intégration des tâches à CA PPM

ccppmop157
Cet article décrit les termes liés aux tâches et les champs réservés dans les environnements
Clarity PPM
intégrés à Microsoft Project (MSP). Vous y trouverez des informations sur le suivi de temps, la réalisation de tâches, les modèles de répartition de charge et les contours. Cet article couvre également les jalons, les durées, les heures réelles, les tâches de travail fixe et les affectations de tâches aux ressources.
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Termes liés aux tâches et champs réservés
Clarity PPM
et Microsoft Project prennent en charge les méthodologies PMI (Project Management Institute) pour la mise en place de pratiques de gestion de projet efficaces. Chaque application a adopté différentes terminologies pour des concepts courants, tels que le travail ou l'utilisation, le travail restant ou la charge restante. Prenez connaissance des deux terminologies pour interpréter les mêmes informations dans
Clarity PPM
et Microsoft Project. Par exemple, en tant que chef de projets, vous souhaitez connaître le temps nécessaire à une ressource pour travailler sur une tâche. Vous pouvez alors afficher le champ de travail restant dans Microsoft Project et le champ Charge restante dans
Clarity PPM
.
Terme MSP
Terme
CA PPM
Description
Travail (travail restant + travail réel)
Utilisation totale (Charge restante + Charges constatées)
Le travail correspond à la quantité totale d'effort planifiée pour une tâche à réaliser pendant la durée spécifiée pour toutes les ressources affectées.
Travail restant
Charge restante (CR)
Il s'agit des heures restantes estimées requises pour réaliser la tâche.
Travail réel
Charges constatées
Il s'agit des heures réelles indiquées et enregistrées par l'équipe.
Unités max
Allocation de projet
Les unités représentent la quantité de ressource affectée à un projet. Par exemple, une ressource a une disponibilité quotidienne de 8 heures. Si la ressource est allouée à un projet à 100 % ou si le nombre d'unités maximum de la ressource est égal à 1, cela signifie qu'elle passe un jour complet sur ce projet spécifique. Lorsque le nombre d'unités maximum de la ressource est de 25 %, la ressource passe 2 heures sur 8 par jour pour ce projet.
Taux d'affectation
% de chargement maximum
Les unités représentent la quantité de ressource affectée à une tâche. Il s'agit d'un sous-ensemble d'unités maximum. Par exemple, une valeur de 100 % indique que la ressource utilise toutes les unités maximum pour cette affectation spécifique. Une valeur de 50 % indique que la moitié de l'allocation de la ressource pour le projet est appliquée à cette tâche.
Durée
Durée
Définition
Clarity PPM
:
calcule le nombre de jours ouvrés comprenant les dates de début et de fin, qu'une division ait lieu ou non au cours de la réalisation de la tâche.
Définition Microsoft Project
: calcule la durée d'une tâche en comptant les heures de travail actives entre le début et la fin planifiés de la tâche. En général, il s'agit du temps écoulé entre le début et la fin de la tâche, sans tenir compte du temps entre les tâches divisées.
La planification d'une tâche divisée est interrompue. Par exemple, une tâche de deux jours qui ne requiert pas de travail contigu peut être divisée. Par conséquent, le premier jour de travail peut être planifié pour lundi et le deuxième jour pour le jeudi.
% d'avancement
% d'avancement
Vous devez spécifier manuellement le pourcentage d'avancement dans Microsoft Project et
Clarity PPM
.
% travail
achevé
% d'utilisation
Microsoft Project
calcule ce champ comme suit : Charges constatées / Travail total.
Où Travail total = Travail réel + Travail restant.
Clarity PPM
calcule ce champ comme suit : Charges constatées/Utilisation.
Où Utilisation = Charges constatées + Charge restante.
Type (Niveau de la tâche)
Variable (basée sur la disponibilité des ressources)
Valeur booléenne de durée fixe (sélectionné/désélectionné).
Microsoft Project inclut les types de tâches suivants :
  • Travail fixe
  • Unités fixes
  • Durée fixe
Dans Microsoft Project : Travail = Unités x Durée.
  • Lorsqu'une tâche est définie sur Travail fixe, le volume de travail d'affectation demeure constant, même en cas de modification de la durée ou du nombre de ressources (unités d'affectation) affectées à la tâche.
  • Lorsqu'une tâche est définie sur Unités fixes, le nombre d'unités d'affectation demeure constant, quelle que soit la quantité de travail ou la durée de la tâche.
  • Lorsqu’une tâche est définie sur Durée fixe, la durée de l'affectation demeure constante, quel que soit le nombre de ressources (unités d'affectation) affectées ou la quantité de travail.
    Vous pouvez définir une tâche sur Durée fixe dans
    Clarity PPM
    . Dans Microsoft Project, vous devez définir manuellement la tâche sur Travail fixe ou Unités fixes. Microsoft Project vous permet également de définir cette tâche par défaut.
Split task (Tâche fractionnée)
Split task (Tâche fractionnée)
Microsoft Project et
Clarity PPM
partagent le même terme. Cependant, la procédure de division diffère.
Parfois, le travail sur une tâche est interrompu. Vous pouvez fractionner des tâches pour indiquer des périodes pendant lesquelles le travail n'est pas effectué certains jours. Si vous savez à l'avance qu'une tâche sera interrompue, vous pouvez fractionner la tâche lors de sa création. Si l'interruption intervient après le début d'une tâche, vous pouvez la fractionner et utiliser la division pour afficher la période de reprise du travail sur les tâches restantes. Dans Microsoft Project, l'ajout de divisions à une tâche ne modifie pas sa durée, mais la durée écoulée.
Les champs de tâches de projet communs qui sont généralement utilisés par un chef de projets sont réservés à l’intégration.
Ces champs communs sont des champs de clé primaire dans l'intégration. Ne modifiez aucune valeur de ces champs de ressource communs réservés.
La modification des valeurs de ces champs réservés peut entraîner les conséquences négatives suivantes :
  • Répartition du contrôle de version
  • Impossible d’enregistrer le projet dans
    Clarity PPM
  • Génération de rapports incorrecte sur
    Clarity PPM
Le tableau suivant présente le mappage entre les champs de projet de Microsoft Project et
Clarity PPM
:
Champ MSP
Champ CA PPM
Menu Fichier/Propriétés/onglet Résumé/champ Titre
Nom du projet
Menu Fichier/Propriétés/onglet Personnalisé(e)/Propriétés
Champs version et ID du projet (prVersion et prUID)
Propriétés du projet réservées.
Text1
ID de la tâche (numéro dans l'organigramme des tâches)
Text2
URL des directives transmise à Microsoft Project
Text3
Unique Task ID (ID de tâche unique)
Flag1
Indique une tâche clé dans
Clarity PPM
.
Travail, unités et durée (Work, Units et Duration - WUD)
L'acronyme WUD est issu de la formule suivante :
   Work = Units × Duration
Lorsque vous mettez à jour l'un de ces trois champs, Microsoft Project recalcule cette formule. Par conséquent, sur la base de la formule, un travail de 40 heures = 100 % d'unités x 5 jours. Lorsque le chef de projets saisit 10 dans le champ Durée pour mettre à jour la durée sur 10 jours, puis clique hors de ce champ, Microsoft Project met automatiquement à jour le champ Travail sur 80 heures. Cela fonctionne correctement,
la plupart
du temps. Toutefois, des problèmes peuvent survenir si un chef de projets novice modifie une valeur de type Fixe pour une tâche, telle que la valeur de durée fixe.
Le terme
Fixe
est-il inapproprié ? Microsoft Project prend en charge trois types de tâche : Travail fixe, Unité fixe et Durée fixe. Bien que le terme
Fixe
soit utilisé, Microsoft Project permet au chef de projets de remplacer la valeur du champ fixe.
La durée est également
fixe
au niveau de l'affectation. Une affectation peut démarrer pendant une semaine, puis une autre peut démarrer au cours de la deuxième semaine. Chaque affectation a une durée de 5 jours, mais la durée totale de la tâche est de 10 jours.
Lorsque vous modifiez la valeur fixe sans savoir lequel des deux autres champs sera mis à jour, des erreurs sont très susceptibles de se produire. Si vous essayez de rétablir les paramètres d'origine en mettant à jour le champ modifié de manière inattendue, Microsoft Project examinera cette mise à jour pour recalculer la formule WUD. Souvent, une autre valeur inattendue s'affiche. Vous êtes alors entraîné dans une spirale descendante sans pouvoir rétablir les paramètres d'origine.
Cette section traite des principales fonctionnalités de Microsoft Project par défaut. Curieusement, de nombreux utilisateurs Microsoft Project n'ont jamais appris à utiliser les fonctionnalités décrites dans cette section. Ils passent de longues heures à essayer de rapprocher leurs plans de projet avec Microsoft Project.
Le tableau suivant présente les valeurs calculées par Microsoft Project. Les cellules grisées sont également marquées d'un astérisque (*). Microsoft Project met à jour ces champs lorsque vous modifiez leurs valeurs fixes. Nous vous recommandons également de créer un plan de projet MSP autonome avec un type de tâche Travail fixe, Durée fixe et Unités fixes, ainsi que de vous familiariser avec ces calculs.
Type de tâche
Lorsque vous modifiez des unités fixes
Lorsque vous modifiez la durée fixe
Lorsque vous modifiez le travail fixe
Durée
Travail
Travail*
Unités
Travail
Durée
Unités
Durée*
Unités
Durée*
Travail
Durée
  • Dans une tâche Durée fixe, Microsoft Project recalcule le travail lorsque vous remplacez la valeur Durée fixe.
  • Dans une tâche Travail fixe, Microsoft Project recalcule la durée lorsque vous remplacez la valeur Travail fixe.
  • Dans une tâche Unités fixes, Microsoft Project recalcule la durée lorsque vous remplacez la valeur Unités fixes.
La mise à jour du statut d'une tâche s'applique également au statut des ressources
La fonctionnalité
La mise à jour de l'état des tâches
entraîne la mise à jour de l'état des ressources
de Microsoft Project met automatiquement à jour le statut des projets. Par exemple, vous saisissez 25 % dans le champ % d'avancement pour une tâche de 40 heures. Microsoft Project affiche automatiquement 10 heures de charges constatées dans le champ
Travail réel
. Le programme met également à jour le champ
Travail restant
sur 30 heures.
Ce comportement peut entraîner un problème lors de l'intégration de Microsoft Project à
Clarity PPM
. Lorsque les feuilles de temps
Clarity PPM
sont activées (mode de suivi = Clarity ou CA PPM),
Clarity PPM
devient le propriétaire des heures réelles. Les heures réelles du plan de projet Microsoft Project ne sont pas appliquées et sont supprimées lorsque vous enregistrez le projet dans
Clarity PPM
.
Remarque : Aucun message d'erreur ne s'affiche pour indiquer que les heures réelles seront supprimées lors de l'enregistrement. En tant que chef de projets, tenez compte de ce comportement.
Si ce paramètre est activé, un chef de projets novice risque de mettre à jour le champ % d'avancement de Microsoft Project. Microsoft Project crée des heures réelles dans le plan de projet, qui sont ensuite supprimées lors de l’enregistrement dans
Clarity PPM
.
Si vous ouvrez le projet dans Microsoft Project, les événements suivants peuvent se produire :
  • Les heures réelles disparaissent du plan.
  • Le champ Travail restant décrémenté affiche la valeur réduite.
  • Les dates de tâche sont replanifiées.
  • Si une tâche replanifiée se trouve sur le chemin critique, la date de fin du projet peut être reportée.
Pour éviter ce scénario :
  • Désactivez l'option La mise à jour de l'état des tâches entraîne la mise à jour sous l'onglet Outils > Options > Calculer.
  • Si vous devez utiliser ce champ, le mode de suivi du projet doit être défini sur Aucun(e).
Nouvel attribut de type de tâche Microsoft Project
Dans les versions 15.5 et ultérieures de CA PPM, vous pouvez indiquer le mode de mappage d'une tâche vers la valeur
Type de tâche
Microsoft Project. Les versions 15.5 et ultérieures de CA PPM incluent un nouvel attribut de
tâche
appelé
Type de tâche Microsoft Project
qui représente le type de tâche Microsoft Project. Le nouvel attribut tire sa valeur d'une des valeurs d'éléments de recherche suivantes :
0 - Fixed Units 1 - Fixed Duration 2 - Fixed Work
Le nouvel attribut Type de tâche Microsoft Project (
msp_task_type
) est pris en charge par l'intégration de CA PPM à Microsoft Project et est disponible dans CA PPM classique, la Nouvelle expérience utilisateur, Microsoft Project et XOG.
Dans les versions antérieures, les valeurs de type de tâche Microsoft Project ont été perdues lors de la conversion du pilote hérité en nouveau pilote XML et CA PPM n’avait pas connaissance des types de tâche MSP. Dans les versions 15.5 et ultérieures, lorsque vous utilisez le nouveau pilote MSP pour ouvrir un fichier existant enregistré au format MSP hérité, les types de tâche MSP sont lus à partir du fichier enregistré et fusionnés dans le nouveau fichier. Lors du réenregistrement du nouveau fichier dans PPM, les types de tâche MSP sont copiés dans le fichier PPM et enregistrés dans le nouvel attribut de type de tâche Microsoft Project à l’aide de nouvelles règles de synchronisation.
Toutes les valeurs de type de tâche héritées sont conservées après une mise à niveau. Le nouveau pilote XML permet d'ouvrir un projet enregistré dans CA PPM avec le pilote OLE hérité et d'utiliser les types de tâche d'origine.
Exemple
 :
  1. Avant de procéder à la mise à niveau vers 15.5 ou une version plus récente, créez un projet dans CA PPM 15.4.1 ou une version antérieure avec le pilote hérité.
  2. Créez trois tâches et configurez leur type dans la page Liste des tâches.
    1. Définissez l'attribut msp_task_type de la tâche 1 sur
      Durée fixe
      .
    2. Définissez l'attribut msp_task_type de la tâche 2 sur
      Unités fixes
      .
    3. Définissez l'attribut msp_task_type de la tâche 3 sur
      Travail fixe
      .
  3. Ouvrez le projet à l'aide de votre pilote hérité.
    1. Le type de la tâche 1 doit être
      Durée fixe
      .
    2. Le type de la tâche 2 doit être
      Unités fixes
      .
    3. Le type de la tâche 3 doit être
      Travail fixe
      .
  4. Ouvrez le même projet dans Microsoft Project à l'aide du nouveau pilote après une mise à niveau vers CA PPM 15.5 ou version ultérieure :
    1. La tâche 1 affiche toujours
      Durée fixe
      .
    2. La tâche 2 affiche toujours
      Unités fixes
      .
    3. La tâche 3 affiche toujours
      Travail fixe
      .
Comportement du type de tâche MSP
Avant CA PPM 15.5, l'application prenait en charge deux types de tâche différents :
Durée fixe
et
Durée non fixe
. Un attribut booléen (
prIsFixed
) dans l'objet Tâche dans PPM indiquait si une tâche était de type
Durée fixe
ou non. Microsoft Project prend en charge 3 types de tâche :
Durée fixe, Travail fixe
et
Unités fixes
, qui correspondent respectivement aux dimensions de planification, de coût et de portée.
Pour résoudre le mappage, CA PPM 15.5 et le nouveau pilote MSP présentent les améliorations suivantes :
  • Un nouvel attribut d'objet de tâche PPM synchronisé avec l'attribut booléen Durée fixe hérité
  • Ajustements de l'intégration MSP pour utiliser le nouvel attribut
  • Nouveau traitement capable de lire les fichiers XML MSP hérités pour les types de tâche et de les transférer vers les nouveaux fichiers XML du pilote MSP
  • Affichage du nouvel attribut Type de tâche Microsoft Project dans PPM et dans l'élément Project XOG
  • Nouvelle fonctionnalité permettant aux modèles de projet d'intégrer l'attribut Type de tâche Microsoft Project aux nouveaux projets
Dans les environnements qui s'intègrent à Microsoft Project, mettez à jour vos meilleures pratiques pour que les utilisateurs connaissent les préférences de votre organisation pour définir cette valeur. Lorsqu'un utilisateur modifie la valeur de l'attribut de tâche
Durée fixe
existant ou le nouvel attribut Type de tâche Microsoft Project, les deux attributs doivent rester synchronisés :
  • Si le type
    Durée fixe
    est sélectionné, lorsque vous cliquez sur Enregistrer, CA PPM définit le
    type de tâche MSP
    sur
    Durée fixe
    .
  • Si le Type
    Durée fixe
    est défini sur False (désélectionné), CA PPM réinitialise le
    type de tâche MSP
    sur
    Unités fixes
    .
  • Si le
    type de tâche MSP
    est
    Durée fixe
    , CA PPM définit
    Durée fixe
    sur True (case sélectionnée).
  • Si le
    type de tâche MSP
    est défini sur
    Unités fixes
    ou
    Travail fixe
    , CA PPM définit
    Durée fixe
    sur False (case désélectionnée).
  • Si les deux attributs sont définis sur une nouvelle valeur, la valeur existante pour l'attribut
    Durée fixe
    hérité prévaut. Autrement dit, lorsque vous cochez la case
    Durée fixe
    , mais que le
    type de tâche MSP
    est déjà défini sur
    Unités fixes
    ou
    Travail fixe
    , la case à cocher est prioritaire. Lorsque vous enregistrez le projet, l'application réinitialise le
    type de tâche MSP
    sur
    Durée fixe
    .
Si aucune valeur n'est définie dans les tâches CA PPM pour le type de tâche Microsoft Project (
msp_task_type
), le type de tâche par défaut défini dans Microsoft Project est utilisé pour la tâche lorsque vous l'ouvrez dans Microsoft Project.
Exemple
 :
  1. Créez un projet dans CA PPM 15.5 ou une version ultérieure.
  2. Créez deux tâches.
  3. Dans la page Liste des tâches, configurez le type Durée fixe et le type Microsoft Project.
    1. Marquez la tâche 1 MPT sur
      Durée fixe
      .
    2. Ne marquez la tâche 2 sur aucun type.
  4. Ouvrez le projet dans Microsoft Project à l'aide du nouveau pilote.
  5. Définissez le type de tâche par défaut dans les options de planification sur Unités fixes et configurez le champ Type.
    1. La tâche 1 affiche le type
      Durée fixe
      .
    2. La tâche 2 affiche le type
      Unités fixes
      .
  6. Fermez Microsoft Project sans enregistrer le projet.
  7. Définissez le type de tâche par défaut dans les options de planification sur
    Travail fixe
    .
  8. Ouvrez le projet dans Microsoft Project.
    1. La tâche 1 affiche maintenant
      Durée fixe
      .
    2. La tâche 2 affiche
      Travail fixe
      .
Nouvel attribut d'objet de tâche PPM
Nom de l’attribut :
type de tâche Microsoft Project
ID de l'attribut
: msp_task_type
ID de l'attribut d'API
: mspTaskType
Valeur par défaut
: aucune. Nous vous déconseillons de définir une valeur par défaut. Cet attribut n'est pas obligatoire. Si vous en définissez une pour cet attribut, la valeur par défaut de l'attribut sera définie pour PPM, mais pas pour Microsoft Project.
Elément de recherche
: type de tâche Microsoft Project (MSP_TASK_TYPE)
Valeurs d'élément de recherche valides
: Unités fixes (0), Durée fixe (1), Travail fixe (2)
Synchronisation
: l'attribut booléen Durée fixe hérité (ID : prlsfixed) est synchronisé avec le nouveau type de tâche MSP.
Désactivation du suivi de l'heure au niveau de la tâche
Comme indiqué dans les sections précédentes, l'application de charges constatées nomades à une tâche peut entraîner la modification de ses dates de début ou de fin. Cela peut également décaler la date de fin du projet s'il se trouve sur le chemin critique. Pour réduire ce risque,
Clarity PPM
fournit une fonctionnalité qui permet au chef de projets d'activer ou de désactiver le suivi de temps pour une tâche. De cette manière, les membres de l’équipe du projet auront uniquement accès dans leurs feuilles de temps aux tâches ouvertes pour le suivi de temps, ce qui empêche les heures d’être placées accidentellement sur les tâches auxquelles aucune heure réelle ne doit être appliquée.
Quelle que soit la tâche, le chef de projets peut désactiver le suivi de temps. Cela s'avère utile dans les cas suivants :
  • Votre projet comprend plusieurs phases et vous ne souhaitez pas que les ressources enregistrent accidentellement du temps pour les phases futures.
  • Vous finalisez une tâche et vous devez empêcher le suivi de temps supplémentaire pour cette tâche.
Cette fonctionnalité est configurée et gérée dans
Clarity PPM
. Pour la configurer dans l'interface utilisateur de tâche
Clarity PPM
:
  1. Placez le champ Ouvrir à la saisie de temps dans la vue de votre tâche.
  2. Cliquez dans le champ et définissez-le sur Sélectionné(e).
  3. Enregistrez.
Cette fonctionnalité est gérée uniquement dans l'interface utilisateur
Clarity PPM
. Elle n'est pas disponible dans Microsoft Project.
1.png
Mise à jour d'une tâche sur Terminé(e)
Microsoft Project permet au chef de projets de définir le statut d'une tâche via différentes méthodes. Lorsque MSP est intégré à
Clarity PPM
, nous vous recommandons d'utiliser une approche spécifique. Sans quoi, Microsoft Project tentera d'ajouter des heures réelles supplémentaires à la tâche qui seront supprimées lors de l'enregistrement dans
Clarity PPM
.
Procédez comme suit :
  1. Dans
    Clarity PPM
    , ouvrez une tâche.
  2. Effacez la valeur Charge restante (CR) dans la zone d'affectation de ressources.
  3. Dans le champ de liste déroulante Statut de la section Tâche, sélectionnez Terminé(e).
Remarque
:
Clarity PPM
affiche un message d'erreur si le statut Terminé(e) est sélectionné avant que le champ Charge restante ne soit mis à zéro. Une tâche n'est pas terminée tant qu'une charge restante doit être effectuée.
Le scénario suivant met en évidence ce problème (reportez-vous à la capture d’écran ci-dessous) :
  • Travail = 40 heures. Un membre de votre équipe a terminé la tâche et a enregistré 19 heures de travail réel dans la feuille de temps. Vous voulez clôturer cette tâche de manière à indiquer que seules ces 19 heures de travail réel étaient requises.
  • Votre première action dans Microsoft Project consiste à définir la valeur Travail restant sur 0. Microsoft Project ajustera la valeur Travail pour qu'elle corresponde à la nouvelle somme Travail restant (0 heure) + Travail réel (19 heures).
  • Définissez le champ % d'avancement sur 100 %.
Grâce à cette séquence, la valeur Travail obtenue reflète correctement le nombre d'heures enregistrées. Dans cet exemple, les 19 heures sont correctes.
Image d'une intégration Microsoft Project illustrant les mises à jour apportées à une tâche
Mise à jour d'une tâche sur Terminé(e) (processus incorrect)
Le scénario suivant met en évidence ce problème :
  • Travail = 40 heures ; un membre de votre équipe termine la tâche après les 19 heures. Vous voulez clôturer cette tâche de manière à refléter uniquement ces 19 heures.
  • Si votre première action dans Microsoft Project consiste à modifier le champ % d’avancement sur 100 %, Microsoft Project vérifie la valeur du champ Travail et que les heures réelles sont égales à cette valeur. Dans ce cas, les 19 heures seront remplacées par les 40 heures dans le champ Travail réel. Mais ce n'est pas ce que veut le chef de projets. Par conséquent, la durée de la tâche sera désormais basée sur 40 heures, au lieu des 19 heures.
  • Lors de l'enregistrement du projet dans
    Clarity PPM
    , deux événements se produisent :
    • Les heures réelles supplémentaires que Microsoft Project vient d'ajouter (21 nouvelles heures) seront supprimées sans avertissement préalable. Par conséquent, les charges constatées de
      Clarity PPM
      pour cette tâche resteront définies sur 19 heures.
    • Lorsque vous rouvrez le projet dans Microsoft Project, la tâche affiche 19 heures de charges constatées et aucun travail restant. Cela peut perturber le chef de projets, car des heures réelles semblent avoir été perdues.
Modèles de répartition de charge et contours
Cette section décrit le mappage entre les modèles de répartition de charge de
Clarity PPM
et Microsoft Project, ainsi que le paramètre de modèle de répartition de charge par défaut recommandé dans
Clarity PPM
.
Dans Microsoft Project, les modèles de répartition de charge d'affectation des ressources sont appelés contours. Un contour correspond au mode de planification du travail d'une ressource sur une tâche au fil du temps.
Clarity PPM
et Microsoft Project proposent plusieurs types de modèles de répartition de charge que vous pouvez appliquer à l'affectation d'une ressource.
Clarity PPM
et Microsoft Project utilisent une terminologie différente dans ce domaine. Les deux listes ci-après présentent les mappages. Vous remarquerez que l'emplacement (
Clarity PPM
ou Microsoft Project) dans lequel vous créez
d'abord
l'affectation est important.
Lorsque vous créez une tâche dans l'interface utilisateur
Clarity PPM
et que vous ouvrez le projet dans Microsoft Project :
Champ
Clarity PPM
Champ Microsoft Project
Fixe
Personnalisé
Uniforme
Plat
Frontal
Frontal
Retour
Retour
Contour
Contour de travail spécifique (si la tâche a été créée dans Microsoft Project lors de l'enregistrement du projet).
Exemple : Turtle, Bell, etc.
Lorsque vous créez une tâche dans Microsoft Project et que vous enregistrez le projet dans
Clarity PPM
, le mappage est inversé. Dans Microsoft Project, les travaux avec pic à la fin, avec pic au début, en pic double, en cloche et en tortue deviennent des contours.
Modèle de répartition de charge uniforme recommandé par défaut
L'administrateur de
Clarity PPM
doit définir le paramètre de
modèle de chargement par défaut
dans
Clarity PPM
(Outil admin, Gestion de projets, Paramètres, Gestion de projets, Paramètres, Modèle de répartition de charge par défaut).
Parmi les cinq choix disponibles, nous vous recommandons de sélectionner Uniforme lorsque l'un des scénarios suivants s'applique à votre société :
  • Microsoft Project est votre seul outil de planification.
  • Votre entreprise utilise Microsoft Project et Open Workbench comme planificateurs.
Raisons de cette recommandation :
  • Le mode de répartition de la charge restante (CR) par Microsoft Project lors de l'utilisation des modèles de contour à charge croissante et décroissante
  • Performances lors de l'ouverture et de l'enregistrement dans
    Clarity PPM
Les informations ci-après décrivent ces raisons.
Charge restante de Microsoft Project lors de l'utilisation des modèles de contour à charge croissante et décroissante
Scénario 1
: Microsoft Project est le seul planificateur utilisé.
Recommandation :
le modèle de répartition de charge uniforme par défaut de
Clarity PPM
est recommandé.
La courbe Microsoft Project du modèle de charge de répartition à charge croissante et décroissante utilise une tâche de 40 heures et étend sa durée. Observez la capture d'écran suivante qui présente chacune des tâches de 40 heures dans
Clarity PPM
, l'une avec le modèle de répartition de charge décroissante, la suivante avec le modèle de répartition de charge uniforme et la dernière avec le modèle de répartition de charge croissante. Nous ouvrons ensuite le projet dans Microsoft Project.
Charge réelle : uniquement la tâche uniforme démarrée le lundi et terminée le vendredi. Les tâches à charge décroissante et croissante s'étendent sur 9 jours.
Impact potentiel : si ces tâches se trouvaient sur le chemin critique, la date de fin du projet serait reportée.
5.png
Scénario 2
: Open Workbench est le seul planificateur utilisé.
Recommandation
: aucun modèle de répartition de charge particulier n'est recommandé.
Remarque
: La plupart des chefs de projets préfèrent le modèle de charge décroissante comme modèle par défaut.
Scénario 3
: une combinaison de Microsoft Project et d'Open Workbench est utilisée.
Recommandation
: référez-vous aux commentaires du scénario 1.
Configuration d'un jalon Microsoft Project
Par définition, aucun effort ni durée n'est affecté aux jalons. Un jalon est en fait un point dans le temps qui peut être sous la responsabilité d'une personne ou non. Les champs de Microsoft Project sont conçus de manière à ce qu’un chef de projets puisse créer un jalon à l’aide de plusieurs processus. Nous nous intéressons ici à la meilleure approche pour la création d'un jalon dans Microsoft Project sans le convertir en tâche, si le chef de projets souhaite le reconfigurer le jalon ultérieurement.
S'il s'agit de votre séquence de création d'un jalon, cette méthode est la plus sûre ; vous n'aurez pas à vous préoccuper de la conversion du jalon en tâche.
  1. Ouvrez la zone Informations sur la tâche.
  2. Cliquez sur l'onglet Avancé.
  3. Sélectionnez la case
    Marquer
    la tâche en tant que jalon
    .
  4. N'entrez
    pas
    la valeur
    zéro
    dans le champ
    Durée
    .
Si vous saisissez zéro et que cette valeur du champ
Durée
est ultérieurement modifiée, le jalon sera converti en tâche.
6.png
Exemple : création d'un jalon (déconseillé)
Nous vous déconseillons d'effectuer les étapes décrites dans cet exemple.
Si vous utilisez cette séquence pour créer un jalon, celui-ci peut être converti en tâche dans certaines circonstances comme nous l'avons décrit.
  1. Ouvrez la zone Informations sur la tâche.
  2. Cliquez sur l'onglet Avancé.
  3. Sélectionnez la case
    Marquer
    la tâche en tant que jalon
    .
  4. N'entrez pas la valeur zéro dans le champ
    Durée
    .
    Les actions que vous réaliserez ensuite sont susceptibles de convertir ce jalon en tâche. Cela est dû au fait que Microsoft Project ne conserve pas la sélection de la case dans la zone de jalon si vous effectuez l'une des actions suivantes.
    Le jalon peut être converti en tâche dans les conditions suivantes :
    • Une valeur de
      Durée
      différente de zéro lui a été ajoutée.
    • Du
      travail restant
      a été ajouté à une affectation de ressource dans le jalon.
Règles métier pour les jalons
Clarity PPM
permet à l'utilisateur de Microsoft Project d'effectuer l'opération suivante :
  • Placer le jalon dans la chaîne de dépendance.
Clarity PPM
ne permet pas à l'utilisateur de Microsoft Project d'effectuer l'opération suivante :
  • Affecter le travail restant à une ressource affectée à un jalon.
    Clarity PPM
    déconseille à l'utilisateur Microsoft Project d'effectuer l'opération suivante :
  • Définir une durée dans le jalon (Par définition PMI, un jalon n'a pas de durée.)
Si le jalon se trouve sur le chemin critique et qu'il est ensuite accidentellement converti en tâche, ce changement peut affecter la date de fin du projet.
Unité de durée la plus petite
La plus petite valeur de durée de
Clarity PPM
est d’un jour. Une durée de niveau d'heure n'est pas reconnue. Le niveau le plus bas dans Microsoft Project est défini en heures et minutes.
Cette différence est généralement faible, mais peut être reflétée dans les durées des rapports
Clarity PPM
et Microsoft Project.
Durées définies de manière inattendue sur zéro jour
Les durées définies de manière inattendue sur zéro jour entraînent une modification de la durée de la tâche sur zéro, ce qui convertit instantanément la tâche en jalon. La date de fin ne reflète alors pas les dates de fin de planification réelle.
Etapes à reproduire : cette situation peut se présenter dans le cas rare où une seule ressource est affectée à une tâche et que le chef de projets décide plus tard qu'elle n'est plus requise pour cette tâche. Au lieu de supprimer cette affectation, le chef de projets met à zéro la valeur de l’unité d’affectation de la ressource.
Résultat : si l'affectation de la ressource est de zéro pour la tâche, la durée de celle-ci est également remplacée par zéro. Cela est dû à la formule suivante : Durée = unités d'affectation (CR) / disponibilité des ressources ; dans notre cas : Durée = 0 / 8 heures = 0. Et puisqu'un jalon a une durée de zéro, Microsoft Project convertit la tâche en jalon.
Copie et collage de tâches
Lors de la copie ou du collage de lignes dans Microsoft Project, vous devez sélectionner les champs, non les zones grises numérotées à gauche (cela mettrait en surbrillance la ligne complète).
7.png
Si vous sélectionnez la case grise numérotée à gauche, vous copiez tous les champs associés à cette tâche. Cela est problématique, car des champs masqués contenant des valeurs qui doivent être uniques pour
Clarity PPM
seront également copiés. Des valeurs uniques seront alors dupliquées, notamment les champs de texte de projet 1 et 3.
8.png
Gestion des heures réelles pour le suivi de temps
Parfois, les chefs de projets souhaitent ajouter manuellement le temps d'une personne directement dans le plan Microsoft Project. Ils le peuvent, mais la configuration requise pour autoriser cette action peut s'avérer trop contraignante pour être prise en charge à long terme. Cela obligerait à saisir le temps manuellement pour tous les membres de l'équipe. Par exemple, si une équipe compte 15 membres et que leur projet a une durée de 12 mois, une personne devra alors être chargée de saisir manuellement le temps de chaque membre durant toute l'année. C'est pourquoi la plupart des entreprises choisissent de déployer la fonction de feuille de temps de
Clarity PPM
.
Cependant, il arrive que le temps d’une personne doit être saisi manuellement dans
Clarity PPM
. Dans ce cas, l'administrateur
Clarity PPM
doit utiliser l'entrée de transaction pour réaliser cette opération. Bien qu’il s’agisse d’une tâche manuelle, elle peut être utile en cas de besoin.
En résumé :
  • Le scénario le plus courant est le suivant : l'ensemble des ressources, employés et/ou sous-traitants doivent suivre leur temps à l'aide de la feuille de temps
    Clarity PPM
    . Pour cela, chaque ressource doit disposer d'une licence pour accéder à
    Clarity PPM
    .
  • Il peut arriver, que seuls les employés disposent d'une licence d'accès à la feuille de temps
    Clarity PPM
    . Ce scénario est toutefois moins fréquent. Les sous-traitants sont invités à effectuer un suivi manuel de leur temps et à l'envoyer à l'administrateur
    Clarity PPM
    , qui le saisira manuellement via la fenêtre Entrée de transaction.
  • Le scénario dans lequel le chef de projets saisit manuellement le temps de tous les membres de l'équipe du projet dans le plan du projet est le moins fréquent. Il est cependant pris en charge. Dans ce scénario, la feuille de temps
    Clarity PPM
    n'est pas utilisée.
Le tableau suivant répertorie les configurations de champ
Clarity PPM
requises pour la prise en charge de chacun des scénarios décrits ci-dessus :
Scénario
Paramètres des ressources
Paramètres du projet
Tous les utilisateurs utilisant la
feuille de temps
Clarity PPM
Mode de suivi =
CA PPM
Mode de suivi =
CA PPM
Pas de feuille de temps. Saisie manuelle du temps dans le plan de projet
Mode de suivi =
aucun
Mode de suivi =
aucun
Chaque employé utilise la feuille de temps
Clarity PPM
. Les sous-traitants n'ont pas accès à
Clarity PPM
, leur temps doit donc être saisi manuellement.
Mode de suivi des employés internes =
Clarity PPM
Mode de suivi des sous-traitants =
aucun
Remarque : le temps des sous-traitants
doit être saisi manuellement via la
fenêtre Entrée de transaction dans
Clarity PPM
Mode de suivi =
CA PPM
Soyez vigilant : insistez auprès des membres de votre équipe pour qu'ils effectuent le suivi du temps de manière précise et à la date appropriée ; sans quoi, la date de fin du projet peut être inutilement reportée.
Les heures réelles de votre équipe de projet ont un impact significatif sur la planification du projet. Si elles sont correctement enregistrées, votre planification de plan est stable. Dans le cas contraire, votre planification est susceptible de présenter un comportement inattendu.
Remarques relatives aux heures réelles
Les ressources affectées à votre projet utilisent probablement les feuilles de temps dans
Clarity PPM
pour saisir le travail hebdomadaire réalisé sur les tâches de projet qui leur ont été affectées. Ces feuilles de temps contiennent automatiquement les tâches que vous avez planifiées pour la semaine en question.
Ces feuilles de temps sont soumises et approuvées avant leur enregistrement dans le plan de projet. Les charges constatées en attente s'affichent dans Microsoft Project avant l'enregistrement des charges constatées. Le champ Charges constatées en attente peut être mappé vers Microsoft Project.
Lors de l'enregistrement d'une feuille de temps, le champ Charge restante (CR) est modifié pour toutes les affectations qui présentent des charges constatées dans cette feuille de temps. Le montant des charges constatées est déduit de la charge restante, ainsi la quantité totale de travail pour l'affectation reste identique.
Dans Microsoft Project, les affectations dont le contour de travail est défini sur
Personnalisé
(
Fixe
dans
Clarity PPM
) sont traitées différemment. Dans ce cas, toutes les estimations planifiées pour la semaine qui n'ont pas été saisies comme heures réelles seront supprimées. En fonction de la planification des estimations dans Microsoft Project, le résultat peut être inférieur à la quantité totale de travail.
En cas de modification de la répartition du travail, Microsoft Project réinitialise les affectations de contour de travail sur
Personnalisé
dans la vue de la mise à l'échelle pour le temps. Si vous modifiez le travail réel total ou restant, le contour de travail demeure inchangé.
L'enregistrement d'une feuille de temps n'implique aucune modification immédiate des dates de fin des tâches que contient la feuille. Par exemple, si une tâche nécessite plus de temps de travail que prévu (à savoir, si les charges constatées saisies sont supérieures à la charge prévue), il en résultera une nouvelle charge restante réduite. Rappelez-vous que Microsoft Project est un outil de planification ; la replanification de travail aura lieu uniquement après l'exportation du plan dans Microsoft Project.
Lorsqu'une tâche prend moins de temps que prévu,
Clarity PPM
replanifie le travail à un taux supérieur dans la planification de la tâche. Dans ce cas, lorsque vous ouvrez le projet dans Microsoft Project, la tâche est replanifiée et la date de fin reportée.
Les tâches non signalées dans une feuille de temps peuvent changer en raison de l'enregistrement de la feuille de temps de la ressource affectée.
Clarity PPM
suppose que la feuille de temps d'une personne constitue une comptabilité complète du travail du projet qu’elle a réalisé cette semaine. Si une tâche planifiée n'apparaît pas dans la feuille de temps, cela signifie que la ressource n'a effectué aucun travail sur cette tâche ; celle-ci doit donc être replanifiée pour la semaine suivante ou ultérieurement.
Lorsque vous ouvrez un projet dans Microsoft Project, il est planifié. Cela est vrai même si vous utilisez le mode de calcul manuel dans Microsoft Project. Les dates de fin de la tâche et la distribution du travail entre les ressources dans Microsoft Project peuvent donc différer des valeurs affichées dans
Clarity PPM
.
Impacts des heures réelles dans les planifications de tâche :
  • Le jour de l'enregistrement des premières charges constatées a des répercussions sur la date de début de la tâche et également sur la date de fin du projet, si cette tâche se trouve sur le chemin critique.
  • A l'inverse, si une tâche se termine un vendredi et qu'un membre étourdi effectue le suivi de ses heures le mercredi suivant, la date de fin de la tâche sera le mercredi.
  • Si des jours partiels sont travaillés, la durée augmente et la date de fin du projet est déplacée.
Impact de Microsoft Project sur les heures réelles de tâches Unités fixes et Travail fixe
Contrôlez les dates de fin. Le diagramme suivant illustre l'impact d'heures réelles mal placées dans une feuille de temps sur la durée des tâches Unités fixes et Travail fixe.
9.png
Impact de Microsoft Project sur les heures réelles de tâches Durée fixe
Microsoft Project vous permet de sélectionner le type de tâche Durée fixe.
! Attention, le terme
Fixe
peut être jugé inapproprié. De nombreux utilisateurs pensent que la durée de la tâche est réellement figée s'ils utilisent le type Durée fixe. Les heures réelles mal placées modifient la durée d'une tâche Durée fixe.
Ajout d'heures réelles directement dans Microsoft Project
Les règles métier de
Clarity PPM
déterminent le mode de gestion des heures réelles dans les feuilles de temps. Les règles métier sont rédigées de telle manière que le suivi du temps à l'aide de la feuille de temps
Clarity PPM
soit effectué par tous les membres de l'équipe du projet ou aucun d'entre eux ; dans ce dernier cas, toutes les heures sont directement saisies dans le plan de projet Microsoft Project à la place.
Les résultats suivants illustrent l'impact de l'ajout des heures réelles dans un plan Microsoft Project. Le projet est configuré pour autoriser uniquement les heures réelles issues de feuilles de temps
Clarity PPM
. Si vous saisissez des charges constatées dans le plan, puis que vous l'enregistrez dans
Clarity PPM
, le traitement suivant se produit :
  • Les charges constatées saisies manuellement ne sont pas importées. Ces entrées disparaissent (sans message d'erreur). La charge restante n'est plus synchronisée avec les estimations d'effort initiales.
  • Microsoft Project modifie le modèle de répartition de charge de la tâche lorsqu'un utilisateur modifie manuellement les heures d'une affectation dans Microsoft Project. Le modèle est mappé vers le modèle Fixe dans
    Clarity PPM
    . Le comportement de l'enregistrement du temps change ; par exemple, la charge restante inutilisée est supprimée au cours la semaine en question.
Le tableau suivant reflète les paramètres respectifs :
Scénario
Paramètres de champs
Clarity PPM
Tous les membres de l'équipe du projet utilisent des feuilles de temps
Clarity PPM
Mode de
suivi
des ressources
=
Clarity PPM
Mode de
suivi
du projet
=
Clarity PPM
Vous pouvez entrer manuellement des heures réelles dans un projet à l'aide de ce paramètre dans la page Entrée de transaction de
Clarity PPM
.
Toutes les heures réelles sont saisies manuellement dans le plan de projet Microsoft Project.
Mode de
suivi
des ressources = aucun
Mode de
suivi
du projet = aucun
Configurations de tâches, tâches récapitulatives et jalons
Microsoft Project offre une très grande flexibilité au chef de projets quant au placement des ressources, des heures réelles, des durées, etc. Les règles métier de
Clarity PPM
sont très spécifiques et relativement restrictives par rapport à celles de Microsoft Project.
Des règles de configuration spécifiques établissent les actions autorisées et non autorisées dans Microsoft Project ; ainsi, le plan de projet Microsoft Project respecte les règles d'intégration à
Clarity PPM
. Si ces règles de configuration ne sont pas respectées, l'un des trois événements suivants peut se produire :
  • Affectation d'une ressource à une tâche récapitulative. Bien que cela soit autorisé dans Microsoft Project, les règles métier
    Clarity PPM
    n'autorisent pas les affectations de tâches récapitulatives. Cette action entraînera le message d'erreur suivant lors de l'enregistrement :
    Les affectations de tâches récapitulatives ne sont pas prises en charge.
  • Placement du travail restant sur un jalon directement dans le plan de projet Microsoft Project : le jalon devient une tâche lors de la prochaine ouverture du plan de projet Microsoft Project dans
    Clarity PPM
    . Motif : le projet sera correctement enregistré dans
    Clarity PPM
    . Toutefois,
    Clarity PPM
    considère un jalon comme un point dans le temps. Les règles métier de
    Clarity PPM
    indiquent que si un élément comporte des charges restantes, il s'agit d'une tâche. Lors de la prochaine ouverture du projet dans Microsoft Project, ce jalon s'affiche en tant que tâche.
  • Placement d'heures réelles dans un jalon directement dans le plan de projet Microsoft Project : si aucune ressource n'est affectée au jalon et que les heures réelles ont été ajoutées au jalon (Microsoft Project autorise l'ajout d'heures réelles à une tâche sans ressource affectée), le projet sera correctement enregistré dans
    Clarity PPM
    et les heures réelles seront toujours présentes lors de la prochaine ouverture du projet dans Microsoft Project.
    Si une ressource a été affectée au jalon et que des heures réelles sont ajoutées à cette affectation de ressource, le projet sera correctement enregistré dans
    Clarity PPM
    . Cependant, les heures réelles sont supprimées lors de l'enregistrement, sans qu'aucun message d'erreur ne s'affiche. Par conséquent, à la prochaine ouverture du projet dans Microsoft Project, les heures réelles ne seront plus présentes.
Le graphique suivant illustre les règles de configuration :
 
11.png
Affectations de tâches à des ressources et dates de début et de fin
Prêtez attention aux dates de début et de fin des affectations de ressources pour une tâche. La date de début d'une tâche ne doit pas être antérieure aux dates de début de son affectation et sa date de fin ne doit pas être ultérieure aux dates de fin de son affectation. Un retard ou un avancement dans la planification du projet peut avoir lieu.
Retard
: supposons que la tâche doit commencer le lundi. Vous créez la tâche et y affectez Catherine. Tout est correct. Mais vous apprenez que Catherine ne peut pas commencer avant jeudi, vous ajustez sa date de début d'affectation en conséquence. Microsoft Project indiquera que la tâche commence le jeudi et non le lundi comme initialement prévu. Toutefois, si personne ne peut travailler sur cette tâche le lundi, elle ne devra pas commencer avant l'arrivée de la première personne. La date de fin du projet peut être reportée si la tâche est sur le chemin critique.
Avancement
: une tâche dont la date de fin est ultérieure à la fin de l'ensemble de ses affectations obtient une nouvelle date de fin antérieure qui correspond à la date de début de la période de fin de la dernière affectation. La date de fin du projet peut être reportée si la tâche est sur le chemin critique.