Création de ressources et de rôles

ccppmop157
En tant que responsable des ressources ou administrateur d'application, créez d'abord les rôles sous forme de paramètres fictifs pour les ressources dont vos projets ont besoin. Créez ensuite les ressources que vous embauchez pour remplir la demande que les allocations de rôles représentent. Enfin, affectez vos ressources aux équipes de projet appropriées.
Par exemple, créez un rôle pour un technicien sur site, puis créez des ressources pour le personnel et les sous-traitants. Vous pouvez créer un rôle avancé pour un technicien supérieur sur site possédant des compétences supplémentaires. Créez un rôle d'équipement autre que de type main-d'oeuvre lorsqu'un projet requiert une machine. Créez ensuite une entrée de ressource pour chaque équipement disponible acheté ou loué par votre société.
L'application utilise les propriétés financières de la ressource pour appliquer les taux et les coûts appropriés à leurs transactions de travaux. Pour enregistrement du temps pour une ressource et l'afficher dans les pages financières et dans les rapports, activez les propriétés financières de la ressource. Les charges financières constatées sont affichées dans le produit uniquement pour les ressources activées financièrement.
Le diagramme suivant indique les étapes de création de ressources et de rôles :
Cette image illustre la procédure de création d'une ressource ou d'un rôle.
Cette image illustre la procédure de création d'une ressource ou d'un rôle.
Procédez comme suit :
2
 
 
Vérifier les prérequis
Vérifiez que votre administrateur a réalisé les opérations préalables suivantes :
  • vous avez configuré la hiérarchie de compétences ;
  • Affectation des droits d'accès requis
Vidéo : Création d'une hiérarchie des compétences
La vidéo ci-dessous est fournie par CA Technologies.
 

 
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Créer un rôle ou une ressource de main-d'oeuvre
Vous pouvez créer une ressource de main-d'oeuvre à l'aide des menus Accueil ou Administration. En règle générale, un responsable des ressources crée une ressource de main-d'oeuvre à partir du menu Accueil. L'administrateur peut alors activer son statut d'utilisateur et lui affecter des droits et informations d'identification.
Procédez comme suit :
  1. En tant qu'administrateur, vous pouvez créer des utilisateurs à l'aide des sous-étapes suivantes. Si vous n'êtes pas un administrateur, ignorez l'étape 1 et passez directement à l'étape 2.
    1. Cliquez sur
      Administration
      ,
      Organisation et accès
      ,
      Ressources
      .
    2. Cliquez sur
      Créer
      et remplissez les champs obligatoires, y compris ceux de nom d'utilisateur unique et d'ID de ressource.
    3. Cliquez sur
      Enregistrer et continuer
      pour naviguer dans les pages à onglets de la nouvelle ressource.
    4. Cliquez sur
      Revenir
      et confirmez que votre nouvelle ressource s'affiche dans la liste et que son statut est Actif.
      Vous venez de créer un enregistrement d'utilisateur. Un responsable des ressources peut continuer à définir la ressource de main-d'oeuvre.
  2. En tant que responsable des ressources, cliquez sur
    Accueil
    ,
    Gestion des ressources
    ,
    Ressources
    .
  3. Cliquez sur
    Créer
    ou appliquez des filtres de recherche pour rechercher l'entrée de ressource d'utilisateur qui a été créée à l'étape 1 afin de définir plus d'informations sur la ressource.
  4. Dans le champ
    Ressource ou rôle
    , sélectionnez
    Ressource
    .
  5. Dans le champ
    Type de ressource
    , sélectionnez
    Main-d'oeuvre
    .
  6. Cliquez sur
    Suivant
    .
  7. Remplissez les champs de la page
    Créer une ressource Main-d'oeuvre
    , notamment ceux ci-dessous :
    • Rôle principal
      Indique le rôle principal pour la ressource. Les rôles peuvent changer d'un investissement à l'autre. Le rôle principal permet à d'autres ressources de consulter facilement le principal domaine d'expertise de cette ressource.
    • Catégorie
      Définit la catégorie qui identifie le domaine d'expertise de la ressource.
      Exemple
      : Développement de logiciels ou Marketing produit
    • Externe
      Indique si la ressource travaille pour une société externe.
      Par défaut
      : option désactivée
    • Disponibilité
      Correspond au nombre d'heures d'une journée de travail que la ressource est supposée réaliser. La valeur de la disponibilité est automatiquement multipliée par cinq, ce qui correspond au nombre de jours dans une
      semaine
      de travail standard.
      Par défaut : 8
      Remarque
      : Ce champ est obligatoire et sa valeur doit être supérieure à zéro pour le type de main-d'oeuvre de la ressource ou du rôle. La charge restante est basée sur la disponibilité. Le type de dépense de la ressource ou du rôle affectés à une tâche n'inclut pas de charge restante par défaut.
    • Code de valorisation
      Spécifie le code utilisé pour la ressource dans les transactions financières.
    • Mode de suivi
      Indique les méthodes de suivi utilisées pour la saisie de temps de cette ressource.
      Valeurs :
      • PPM
        (anciennement Clarity) : les membres du personnel saisissent le temps consacré aux tâches à l'aide des feuilles de temps. (anciennement
        Clarity
        ).
      • Aucun(e)
        : les ressources autres que de type main-d'oeuvre assurent le suivi des charges constatées par l'intermédiaire de justificatifs de transaction ou à l'aide d'un planificateur de bureau, tel qu'Open Workbench ou Microsoft Project.
      • Autre
        : indique que les charges constatées sont importées à partir d'un programme tiers.
      Valeur par défaut :
      PPM
    • Ouvrir à la saisie de temps
      Spécifie si la ressource peut utiliser des feuilles de temps dans le cadre du suivi du temps passé sur les affectations de tâche. Si cette option est désélectionnée, la ressource ne peut pas enregistrer le temps utilisé sur ses projets.
      Par défaut : option sélectionnée
    • Inclure dans le magasin de données
      Spécifie la ressource à inclure dans le magasin de données. Si vous désactivez cette option, la ressource n'est pas ajoutée au magasin de données. Cette case à cocher définit un indicateur pour la ressource ou le rôle. Les données financières pour les portlets et les rapports sont incluses lors de l'exécution du job d'extraction du magasin de données. Par exemple, vous travaillez avec un fournisseur externe à un taux fixe. Aucune charge constatée n'est requise ; vous désactivez donc cette option pour la ressource ou pour le rôle (non inclus dans le magasin de données). La plupart de vos employés et sous-traitants remplissent une feuille de temps. Vous souhaitez inclure des charges constatées ; vous sélectionnez donc la case à cocher pour inclure cette ressource dans le magasin de données.
      Par défaut : option désactivée
    • Responsable des ressources
      Identifie le nom de la personne créant la ressource.
      Par défaut : ressource actuellement connectée
    • Responsable des réservations
      Indique le responsable des réservations par défaut pour la ressource de main-d'oeuvre.
  8. Cliquez sur
    Save
    .
  9. Pour définir la disponibilité des ressources ou des rôles, cliquez sur l'onglet
    Calendrier
    .
  10. (Facultatif) Cliquez sur l'onglet
    Propriétés
    , puis sur
    Informations de contact
    . Remplissez les champs et enregistrez les modifications.
  11. En tant qu'administrateur, activez la nouvelle ressource et créez son mot de passe de connexion initial (sauf si vous utilisez l'authentification unique) :
    1. Cliquez sur
      Administration
      ,
      Organisation et accès
      ,
      Ressources
      .
    2. Entrez le filtre de recherche de la nouvelle ressource (par ID ou par statut).
    3. Ouvrez la ressource et définissez la valeur du champ
      Statut
      sur
      Actif
      . Vous pouvez également sélectionner la ressource et cliquer sur
      Activer
      .
    4. Définissez un mot de passe et confirmez-le.
    5. Cliquez sur
      Enregistrer et revenir
      .
Vous ne pouvez pas supprimer les ressources de main-d'oeuvre (utilisateurs), car le système conserve leur historique pour préserver l'intégrité référentielle. Lorsqu'un utilisateur quitte l'entreprise, un administrateur peut verrouiller son compte. Si un utilisateur revient, l'administrateur peut déverrouiller son compte. Si un utilisateur défini comme ressource de main-d'oeuvre part et revient, il est recommandé de créer un enregistrement de ressource au lieu de réactiver l'ancien. La création d'un enregistrement permet de conserver l'historique de l'ancien enregistrement. Laissez le statut de l'ancien enregistrement de ressource défini sur
Inactif
. De même, lorsqu'une ressource ou un rôle est activé financièrement, il inclut les données de gestion financière. Vous ne pouvez pas supprimer ni modifier la valeur de l'ID de ressource.
Création d'une ressource ou d'un rôle autre que de type de main-d'oeuvre
Vous pouvez créer des ressources et des rôles autres que de type main-d'oeuvre, notamment de type équipement, matériel ou dépense. Créez un rôle sous forme de paramètre fictif dans un projet afin de faciliter la planification des tâches et l'estimation de l'étendue du travail.
Procédez comme suit :
  1. Cliquez sur
    Accueil
    ,
    Gestion des ressources
    ,
    Ressources
    .
  2. Cliquez sur
    Créer
    .
  3. Dans le champ
    Ressource ou rôle
    , sélectionnez
    Ressource
    ou
    Rôle
    .
  4. Dans le champ
    Type de ressource
    , sélectionnez
    Equipement
    ,
    Matériel
    ou
    Dépense
    .
  5. Cliquez sur
    Suivant
    .
  6. Saisissez les informations requises dans la page, notamment pour les champs suivants :
    • Rôle parent
      Spécifie le rôle au niveau supérieur à celui de ce rôle dans une hiérarchie.
      Exemple
      : Le rôle Développeur d'applications est un rôle parent du rôle Développeur Web.
    • Rôle principal
      Indique le rôle principal pour la ressource. Les rôles peuvent changer d'un investissement à l'autre. Le rôle principal permet à d'autres ressources de consulter facilement le principal domaine d'expertise de cette ressource.
    • Catégorie
      Définit la catégorie qui identifie le domaine d'expertise de la ressource.
      Exemple
      : projecteur, serveur ou poids-lourd.
    • Externe
      Indique si la ressource travaille pour une société externe.
      Par défaut
      : option désactivée
    • Disponibilité
      Ce champ correspond au nombre d'heures d'une journée de travail que la ressource est supposée réaliser. La valeur de la disponibilité est automatiquement multipliée par cinq, ce qui correspond au nombre de jours dans une semaine de travail standard. La charge restante est basée sur la disponibilité calculée. Aucune charge restante par défaut n'est attribuée aux ressources ou aux rôles de type
      dépense
      affectés à une tâche.
      Ce champ est obligatoire et sa valeur doit être supérieure à zéro uniquement pour les ressources ou les rôles de type main-d'oeuvre. Vous pouvez également définir une valeur de disponibilité pour le matériel et l'équipement (mais pas les dépenses).
      Par défaut
      : 8
    • Responsable des ressources
      Indique le nom du responsable possédant les droits d'accès nécessaires pour effectuer des tâches telles que la configuration de l'allocation pour cette ressource.
      Par défaut
      : ressource actuellement connectée
    • Responsable des ressources
      Identifie le nom de la personne créant la ressource.
      Par défaut
      : ressource actuellement connectée
    • Responsable des réservations
      Indique le responsable des réservations par défaut pour la ressource de main-d'oeuvre.
  7. Cliquez sur
    Save
    .
  8. Pour définir la disponibilité des ressources ou des rôles, cliquez sur l'onglet
    Calendrier
    .
  9. (Facultatif) Cliquez sur le menu
    Propriétés
    , puis sous Principal, cliquez sur
    Finances
    . Remplissez les champs et enregistrez les modifications.
  10. (Facultatif) Pour les ressources de main-d'oeuvre et de dépense uniquement, cliquez sur le menu
    Propriétés
    , puis sous Principal, cliquez sur
    Informations de contact
    . Remplissez les champs et enregistrez les modifications.
Affectation de compétences aux ressources de main-d'oeuvre
Vous pouvez utiliser des compétences pour décrire les talents d'une ressource ou d'un rôle de main-d'oeuvre pour la réalisation des tâches du projet. La définition des compétences des ressources de main-d'oeuvre est utile aux autres utilisateurs qui souhaitent affecter les ressources les plus qualifiées à des rôles dans des projets.
Procédez comme suit :
  1. Cliquez sur
    Accueil
    ,
    Gestion des ressources
    ,
    Ressources
    .
  2. Ouvrez une ressource ou un rôle.
  3. Cliquez sur l'onglet
    Compétences
    .
    La page Compétences des ressources s'affiche et indique les compétences de la ressource ou du rôle sélectionnés.
  4. Entrez les critères de filtrage d'une compétence existante ou cliquez sur
    Tout afficher
    .
  5. Pour ajouter une compétence à la liste, cliquez sur
    Ajouter
    .
    La page Sélectionner des compétences s'ouvre et indique toutes les compétences disponibles dans la hiérarchie de compétences pour la totalité des ressources et des rôles.
  6. Entrez les critères de filtrage d'une compétence existante ou cliquez sur
    Tout afficher
    .
  7. Sélectionnez une compétence et cliquez sur
    Ajouter
    .
    Pour ajouter une compétence à la hiérarchie des compétences, contactez l'administrateur. Veillez également à ne pas désactiver des éléments de recherche système obligatoires au niveau des compétences des ressources. Les utilisateurs risquent de ne pas pouvoir ajouter des compétences si vous désactivez l'option Niveau d'intérêt de la ressource ou Niveau de capacité de la ressource, ou certaines valeurs.
  8. Cliquez sur
    Save
    .
  9. Pour chaque compétence, sélectionnez la valeur des champs
    Niveau de capacité
    ,
    Intérêt
    et
    Pondération
    .
    1. L'affectation de niveaux de capacité aux ressources de main-d'oeuvre sous forme d'évaluations permet d'indiquer la performance des ressources.
    2. Pour indiquer l'importance de cette compétence pour la ressource ou pour le rôle, affectez un niveau d'intérêt. Par exemple, une ressource avec un niveau d'intérêt 7 - Moyen a un intérêt plus élevé dans l'accomplissement d'une tâche qu'une ressource ayant un niveau d'intérêt 4 - Moyen.
    3. Lorsque plusieurs compétences possèdent la même capacité et le même intérêt, utilisez le facteur de pondération pour les départager.
  10. Cliquez sur
    Save
    .
Activer financièrement une ressource ou un rôle
Vous pouvez activer financièrement une ressource ou un rôle à des fins de suivi de leurs transactions financières. L'activation de la ressource ou du rôle inclut des données financières associées dans des fonctionnalités telles que la planification et la prévision financières.
Vous ne pouvez pas sélectionner un département financier ou un emplacement financier spécifique pour les rôles pour les raisons ci-après.
  • Un seul rôle peut être partagé avec plusieurs ressources sur des projets identiques ou différents et sur un organigramme organisationnel départemental identique ou différent.
  • Vous ne pouvez pas publier d'heures réelles pour les rôles (uniquement pour les ressources nommées ou les équipes définies).
Procédez comme suit :
  1. Cliquez sur
    Accueil
    ,
    Gestion des ressources
    ,
    Ressources
    .
  2. Ouvrez la ressource ou le rôle.
  3. Cliquez sur l'onglet
    Propriétés
    et sous
    Principal
    , sélectionnez
    Finances
    .
  4. Remplissez les champs de la section
    Informations supplémentaires
    , notamment ceux ci-après :
    • Activé(e) financièrement
      Indique si les attributs financiers d'une ressource ou d'un rôle sont activés pour l'enregistrement des activités de gestion financière pour un investissement.
    • Classe de transactions
      Spécifie une valeur définie par l'utilisateur pour le groupement des types de transaction en vue du traitement financier de la ressource ou du rôle.
    • Classe de ressources
      Classe les ressources et les rôles activés financièrement en vue de leur traitement financier.
  5. Si la ressource est de type
    Main-d'oeuvre
    , remplissez les champs
    Département financier
    et
    Emplacement financier
    .
  6. (Facultatif) Dans le cas des ressources uniquement, remplissez les champs suivants dans la section
    Taux et coûts
    . Ces valeurs sont fournies aux responsables des ressources à titre d'information et à des fins de génération de rapports. Dans les transactions financières, la matrice de taux est utilisée.
      • Taux de facturation cible
        Ce champ permet de stocker le taux de facturation pour cette ressource.
      • Devise du taux de facturation cible
        Dans les environnements à devises multiples, sélectionnez le code de devise de facturation à utiliser dans l'application pour cette ressource.
      • Facturation de % cible
        Saisissez le pourcentage cible du taux de facturation cible de cette ressource, le cas échéant. Par exemple, dans certaines missions, le taux de facturation cible d'un consultant est de 175,00 dollars/heure. Le consultant fait partie d'une autre implémentation de solution impliquant cinq ressources facturant 200,00 dollars/heure à 100 %. Définissez le pourcentage cible représentant le temps facturable pour le consultant sur 50 % uniquement. Sous ce seuil, le consultant peut être réaffecté à une autre mission.
  7. (Facultatif) Dans le cas des ressources uniquement, remplissez les champs de la section
    Dépenses
    .
  8. Enregistrez les modifications.
Configuration des responsables de réservation par organigramme organisationnel pour un rôle
Vous pouvez utiliser cette procédure pour définir un ou plusieurs responsables des réservations en fonction des unités d'organigramme organisationnel. Par exemple, vous disposez d'un seul rôle d'analyste commercial, tandis que vous disposez d'analystes à différents emplacements. Vous pouvez spécifier le responsable des réservations pour les analystes commerciaux de chaque zone noeud d'un organigramme organisationnel. Ultérieurement, les chefs de projets et les responsables des ressources peuvent créer des réquisitions de ressources qui utilisent ces informations de réservation. Ils peuvent définir l'organigramme organisationnel de dotation en personnel de l'allocation. Lorsqu'ils créent une réquisition, le responsable des réservations approprié est inséré.
  1. Cliquez sur
    Accueil
    ,
    Gestion des ressources
    ,
    Ressources
    .
  2. Dans la liste des ressources et des rôles, ouvrez un rôle.
  3. Cliquez sur l'onglet
    Organigramme organisationnel de réservation
    .L'onglet Organigramme organisationnel de réservation s'affiche uniquement lorsque vous ouvrez un rôle.
  4. Cliquez sur
    Ajouter
    .
  5. Sélectionnez une
    unité d'organigramme organisationnel
    et le
    responsable des réservations
    pour cette unité.
  6. Cliquez sur
    Enregistrer et revenir
    .
  7. Pour chaque unité d'organigramme organisationnel et responsable des réservations que vous définissez, cliquez sur
    Ajouter
    .
  8. Pour copier les mappages de responsable des réservations et d'unité d'organigramme organisationnel d'un autre rôle, cliquez sur
    Copier à partir d'un rôle
    .
  9. Pour copier les mappages de responsable des réservations et d'unité d'organigramme organisationnel définis pour un autre rôle, cliquez sur
    Copier dans un rôle
    .
  10. Pour supprimer un mappage d'organigramme organisationnel de réservation, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur
    Supprimer
    .
Nouveauté : configuration d'équipes
La version 15.5 a introduit le concept de ressource d'équipe, une équipe définie qui peut être autonome en tant que nouveau type de ressource, mais également être remplie par des rôles et des ressources de main-d'oeuvre nommées.
Créez des équipes dans la
Nouvelle expérience utilisateur
. Avec les droits d'accès suivants, vous pouvez modifier une ressource d'équipe dans CA PPM classique :
  • Ressource - Naviguer
    : ce droit global permet d'accéder à la liste des ressources dans CA PPM classique.
  • Ressource - Modifier :
    ce droit de niveau global, instance ou organigramme organisationnel permet à un utilisateur de modifier les propriétés générales de la ressource Equipe dans CA PPM classique.
  • Ressource - Modifier les propriétés financières :
    ce droit de niveau global, instance ou organigramme organisationnel permet à un utilisateur de modifier les propriétés financières de l'équipe dans CA PPM classique.
 
20180831-TEAMS.jpg
 
 
c1.png
 
Naviguer
: dans le menu principal, cliquez sur
Administration
, puis sur
Equipes
.
 
c2.png
 
Ouvrir une équipe
: vous pouvez créer une équipe (cliquez sur
Nouvelle équipe
) ou en ouvrir une existante en cliquant sur son nom.
 
c3.png
 
Doter une équipe en personnel
: après avoir créé une équipe, ajoutez-y des ressources et des rôles. En tant qu'administrateur, gérez l'affectation de droits d'accès spécifiques pour les utilisateurs autorisés à accéder à l'équipe en tant que ressource dans l'ensemble de l'application. Un utilisateur n'a pas besoin de droits d'accès aux membres de l'équipe, mais uniquement à la ressource d'équipe.
  • Attribuez les droits d'accès suivants pour permettre à un utilisateur d'ajouter des affectations d'équipe sur la page Dotation en personnel ou Personnel du projet. Ces droits permettent également à un utilisateur d'allouer une équipe à un investissement :
    Ressource - Réservation optionnelle
    Ressource - Réservation ferme
  • Affectez le droit d'accès suivant pour permettre à un utilisateur d'ajouter une équipe comme propriétaire d'une tâche :
    Ressource - Afficher
 
c4.png
 
Ensemble réduit de propriétés :
après avoir créé une équipe dans la
Nouvelle expérience utilisateur
, l'équipe est disponible dans l'interface utilisateur classique comme ressource d'équipe. La ressource de l'équipe ne requiert pas toutes les propriétés reprises pour une ressource humaine.
 
c5.png
 
Suivi du temps de l'équipe
: vous pouvez activer le suivi du temps pour l'ensemble d'une équipe. Par exemple, un responsable des ressources peut définir une équipe de travail saisonnier. Cette équipe est rémunérée selon un taux fixe et peut déterminer elle-même la façon dont les tâches et la rémunération pour les saisies de temps sont réparties.
  • Affectez les droits d'accès suivants à un utilisateur pour lui permettre d'entrer ou d'approuver des feuilles de temps pour une équipe :
    Ressource - Saisie de temps
    Ressource - Approuver la feuille de temps
 
c6.png
 
Propriétés financières de l'équipe
: vous pouvez modifier les propriétés financières de la ressource de l'équipe. Une ressource d'équipe peut avoir des propriétés financières activées et son propre taux de coût défini dans la matrice de taux. Les caractéristiques d'une équipe apparaissent dans les plans financiers. Les données de l'équipe peuvent être complétées dans un plan de coûts à l'aide de l'action de remplissage à partir des allocations de projet ou des affectations. Lorsque les charges constatées de l'équipe sont enregistrées dans le module financier, elles s'affichent dans les plans financiers et la révision des transactions enregistrées.